Làm cách nào để tự động hóa quy trình Đối chiếu bằng Phần mềm Đối chiếu?

Đối chiếu là một quá trình bắt buộc đối với các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Đối chiếu giúp các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về chi tiêu của doanh nghiệp và các danh mục của họ trong thời gian thực.

Hòa giải tài khoản mất nhiều thời gian và công sức. Ngoài ra, phương pháp đối chiếu thủ công dễ xảy ra lỗi. Nó liên quan đến việc khớp hồ sơ trên nhiều tài liệu, có thể dẫn đến sai sót trong báo cáo và sau đó, khiến doanh nghiệp có nguy cơ đưa ra quyết định sai lầm để hạn chế chi tiêu của họ.

Với tự động hóa thông minh, bối cảnh hòa giải đang thay đổi. Phần mềm đối chiếu (một phần của phần mềm tự động hóa kế toán) giống Ống nano giúp doanh nghiệp kiểm soát chi tiêu, cập nhật sổ sách và tăng cường báo cáo tài chính với số liệu chính xác.

Hãy xem xét các quy trình đối chiếu và cách phần mềm đối chiếu đơn giản hóa việc đối chiếu cho bộ phận tài chính của bạn.

Làm thế nào để điều chỉnh thủ công?

Đây là quy trình điều chỉnh thủ công trông như thế nào:

• Thu thập và đối chiếu tài liệu - Bạn cần thu thập bảng sao kê ngân hàng, máy tính tiền và bằng chứng thanh toán để khớp với chúng. Đối với mọi giao dịch được đăng ký trong bảng sao kê ngân hàng, bạn phải có cùng một mục nhập trong máy tính tiền cùng với bằng chứng thanh toán.
• Trích xuất dữ liệu từ các tài liệu – Để so sánh dữ liệu một cách chính xác, bạn nên nhập dữ liệu từ các tài liệu vào một trang tính excel theo cách thủ công hoặc sử dụng bảng sao kê ngân hàng cho CSV bộ chuyển đổi.
• Kiểm tra các mục phù hợp - Gạch bỏ các mục phù hợp trên cả ba tài liệu.
• Kiểm tra các mục nhập không khớp - Nhiều mục nhập sẽ không khớp. Bạn sẽ phải tìm ra lý do và loại chi phí phù hợp và điều chỉnh số dư hợp lý.
• Kiểm tra số dư cuối kỳ - trên màn hình sổ cái chung số dư cuối kỳ phải khớp với số dư bảng sao kê ngân hàng của bạn sau tất cả các điều chỉnh của bạn.

Quy trình thủ công bao gồm

• So khớp các tài liệu theo cách thủ công hoặc sử dụng các trang tính excel khác nhau.
• Thu thập bằng chứng thanh toán theo cách thủ công.
• Các quy trình không nhất quán, như mọi kế toán, thực hiện theo các bước hơi khác một chút.

Có thể làm gì để loại bỏ các yếu tố thủ công khỏi toàn bộ quy trình? Bạn có thể dùng phần mềm tự động hóa kế toán Lượt thích Ống nano để giới thiệu tính năng tự động hóa thông minh trong toàn bộ quy trình của bạn. Nhưng chúng ta hãy trả lời câu hỏi sau đây trước.

Bạn có thể tự động hóa quá trình hòa giải không?

Đúng. Bạn có thể tự động hóa các khía cạnh thủ công của quy trình đối chiếu bằng phần mềm đối chiếu. Hãy xem xét một trong những cách bạn có thể sử dụng phần mềm tự động hóa kế toán Lượt thích Ống nano để tự động hóa quá trình đối chiếu.

Phần mềm liên kết nanonets để tự động hóa đối chiếu

Nanonet là một nền tảng tự động hóa tài liệu thông minh điều đó thúc đẩy không có mã quy trình làm việc tự động hóa, Phần mềm OCR và nền tảng thanh toán toàn cầu để tự động hóa các quy trình đối chiếu. Nanonet giúp các tổ chức cập nhật hồ sơ tài chính của họ, theo dõi các danh mục chi tiêu và cải thiện khả năng hiển thị tài chính với tự động hóa quy trình tiên tiến.

Quy trình làm việc của phần mềm đối chiếu Nanonets

Bạn có thể sử dụng tự động hóa quy trình làm việc của Nanonets và các mô hình OCR để tự động hóa quy trình đối chiếu ngân hàng. Đây là quy trình hòa giải của bạn với Nanonets làm phần mềm hòa giải của bạn.

Đầu vào tài liệu

Cung cấp bảng sao kê ngân hàng, máy tính tiền và bằng chứng thanh toán cho Nanonets qua chuyển tiếp email, Google Drive hoặc các tích hợp trực tiếp khác. Tự động tải tài liệu lên các mô hình Nanonets với các tùy chọn dễ dàng. Không cần phải tự mình thu thập tài liệu.

Trích xuất dữ liệu tài liệu

Sau khi tải lên, các tài liệu sẽ được tự động phân loại với Bộ phân loại tài liệu nanonets. Sau đó, Nanonets sẽ trích xuất tất cả dữ liệu có liên quan từ các tài liệu, như

• Khoảng thời gian, tiền tệ, nhận xét,
• Các bảng từ bảng sao kê ngân hàng & máy tính tiền chứa thông tin chi tiết về các giao dịch
• Tổng phụ và Tổng số tiền

Và chuyển đổi dữ liệu sang định dạng bạn chọn như CSV. [Xem cách nó hoạt động với công cụ PDF sang CSV]

Khớp dữ liệu tài liệu

Bây giờ bạn đã có dữ liệu, bạn có thể sử dụng quy trình làm việc dựa trên quy tắc để đối sánh dữ liệu. Sau khi được thiết lập, quy trình công việc sẽ khớp dữ liệu trong vài giây.

Gắn cờ và gửi dữ liệu để xem xét

Trong bước này, các số tiền không khớp sẽ được xem xét bằng quy trình phê duyệt tự động. Bạn có thể thiết lập các quy tắc thích hợp để định tuyến truy vấn đến người đánh giá có liên quan. Trong bước này, bạn sẽ nhận được thông báo để kiểm tra các mục nhập không khớp và đề xuất các điều chỉnh để khớp với số dư cuối kỳ.

Chú thích tài liệu

Người đánh giá có thể thêm nhận xét của họ vào chính tài liệu. Mọi người đánh giá đều có thể xem nhận xét từ người đánh giá khác, điều này giúp cải thiện khả năng cộng tác và giảm nguy cơ lỗi chui vào tệp cuối cùng.

Đánh giá cuối cùng

Sau khi tất cả các mục nhập khớp nhau, người đánh giá nhận được tệp cuối cùng để kiểm tra lại tất cả các mục nhập và phê duyệt tệp với các chỉnh sửa.

Cập nhật các mục nhập phù hợp

Sau khi phê duyệt, tất cả các mục được cập nhật trong ERP hoặc phần mềm kế toán. Bạn cũng có thể tạo một tệp mới trên Google Trang tính hoặc cơ sở dữ liệu mà bạn chọn có chứa tất cả dữ liệu được trích xuất.

Tại sao bạn nên chọn Nanonets?

Ngoài quy trình hòa giải được đơn giản hóa đã đề cập ở trên, có những lợi ích bổ sung khi sử dụng Nanonet làm phần mềm hòa giải của bạn.

[Nhúng nội dung]

• Hỗ trợ 24 × 7
• Dùng thử miễn phí
• Hỗ trợ di cư tự do
• Gói định giá linh hoạt
• Dịch vụ tùy chỉnh - Tùy chỉnh các mô hình OCR & quy trình làm việc theo các trường hợp sử dụng của bạn.
• Hơn 5000 tích hợp - Có sẵn các tích hợp tùy chỉnh
• Hỗ trợ đào tạo
• Nền tảng không mã
• Người quản lý thành công khách hàng tận tâm
• Lưu trữ đám mây hoặc tại chỗ

Chúng tôi có thể giúp bạn giải quyết tất cả các vấn đề hòa giải của bạn. Đặt cuộc gọi tư vấn với các chuyên gia tự động hóa của chúng tôi hoặc bắt đầu dùng thử miễn phí!

Lợi ích của việc sử dụng Nanonet làm Phần mềm đối chiếu của bạn

Tăng cường khả năng hiển thị tài chính

Giám sát các quy trình đối chiếu với báo cáo trạng thái quy trình làm việc. Hiểu khối lượng giao dịch, các bước đối chiếu của chúng và chi tiết về các quy trình điều chỉnh. Nanonet cũng duy trì nhật ký kiểm tra thích hợp cho các cuộc kiểm tra của bên thứ ba, do đó bạn không cần phải lưu tài liệu về mặt vật lý.

Cập nhật hồ sơ tài chính của bạn khi đang di chuyển

Luôn cập nhật tất cả sách của bạn. Sử dụng quy trình làm việc dựa trên quy tắc để cập nhật các mục nhập Sổ cái với mã phù hợp khi hóa đơn / hóa đơn được nhập vào. Nhập, phân loại và cập nhật tất cả các giao dịch tài chính của bạn trong vài giây.

Khớp hóa đơn với Giao dịch ngân hàng với 0 lỗi

Sử dụng khớp tài liệu 3 chiều Nanonets để khớp bất kỳ tài liệu nào với độ chính xác cao nhất.

Phần mềm OCR mạnh mẽ có thể trích xuất dữ liệu từ các hóa đơn, hóa đơn, biên lai, bảng sao kê ngân hàng và bất kỳ tài liệu nào khác chỉ trong nháy mắt.

Nhận các bài viết của bạn được đánh giá đúng hạn

Quy trình phê duyệt tự động sẽ đảm bảo rằng tất cả các tài liệu của bạn được xem xét đúng cách trước thời hạn của bạn.

Phần mềm đối chiếu thay thế

Ngoài Nanonets, có những phần mềm điều chỉnh khác có thể giúp bạn tự động điều chỉnh tài khoản. Dưới đây là ba phần mềm điều chỉnh phổ biến:

Xero

Xero là một phần mềm kế toán mạnh mẽ dành cho các doanh nghiệp nhỏ, kế toán và sổ sách kế toán. Xero có các tính năng tuyệt vời như nắm bắt các giao dịch ngân hàng hàng ngày, các quy tắc tùy chỉnh để khớp với hóa đơn và giao dịch ngân hàng, đồng thời nhóm các khoản chi tiêu tương tự. Xero + Nanonet là sự kết hợp hoàn hảo cho các doanh nghiệp quy mô từ trung bình đến lớn muốn kết hợp sức mạnh của xử lý tài liệu thông minh và phần mềm kế toán đơn giản.

vạch đen

Blackline chuyên về quản lý chặt chẽ tài chính với nhiều công cụ đối chiếu như mẫu, thủ tục, chính sách và quy trình làm việc. Phần mềm đối chiếu Blackline cung cấp khả năng báo cáo mạnh mẽ để giám sát các quá trình đối chiếu.

Bạn sẽ vẫn phải nhập dữ liệu vào Blackline, bạn có thể tự động hóa bằng cách sử dụng Nanonet.

ReconArt

ReconArt cung cấp một phần mềm đối chiếu dễ sử dụng để đối chiếu ngân hàng, đối chiếu thẻ tín dụng, đối chiếu bảng cân đối kế toán, khóa sổ tài chính, đối chiếu tài khoản, phân tích phương sai, nhập nhật ký và đối chiếu giữa các công ty. ReconArt không có phiên bản miễn phí và các gói hàng tháng của họ bắt đầu từ $ 1500.

Lợi ích của việc sử dụng phần mềm đối chiếu

• Quy trình đối chiếu tiêu chuẩn hóa với quy trình làm việc dựa trên quy tắc được tạo mẫu. Loại bỏ nhu cầu nhập dữ liệu thủ công và khớp tài liệu thủ công.
• Quy trình không có lỗi – Sử dụng một nền tảng tự động hóa thông minh để giảm các lỗi thủ công, tăng cường kiểm soát nội bộ và thực hiện các quy tắc một cách tự động.
• Đường mòn kiểm tra tự động - Duy trì tất cả lịch sử đối chiếu để kiểm tra và tuân thủ
• Cải thiện trách nhiệm giải trình với quyền truy cập của người dùng dựa trên vai trò trên phần mềm điều chỉnh.

Kết luận

Dữ liệu tài chính thời gian thực giúp bạn đưa ra quyết định kinh doanh đúng đắn. Với phần mềm điều chỉnh, tự động hóa tất cả các quy trình tài chính của bạn đồng thời giảm chi phí, tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất. Với rất nhiều lợi ích, thật khó để không thử nó.

Nanonet có thể tự động hóa các quy trình hòa giải một cách hiệu quả trong khi tích hợp liền mạch với ngăn xếp công nghệ hiện có của bạn. Với bản dùng thử miễn phí 14 ngày, Hỗ trợ 24 × 7 và hỗ trợ di chuyển miễn phí, có vẻ như một thỏa thuận mà bạn không thể bỏ qua.

Nhận cuộc gọi tư vấn miễn phí or bắt đầu dùng thử miễn phí.