Mẫu quy trình công việc Tài khoản phải thu

Duy trì dòng tiền lành mạnh với lời nhắc thanh toán kịp thời, thu tiền thanh toán hợp lý và hồ sơ tài chính được cập nhật với mẫu quy trình công việc Tài khoản phải thu của Nanonets.

Giới thiệu về Mẫu quy trình công việc tài khoản phải thu

Bạn có cập nhật hồ sơ tài chính của mình mỗi khi bạn bán chịu không? Bạn có một quy trình hợp lý hóa để nắm bắt tất cả các khoản phải thu của mình trong một lần không?

Nếu không, đã đến lúc thay đổi điều này. Tự động hóa, nâng cao khả năng hiển thị và loại bỏ lỗi trong quy trình khoản phải thu bằng cách sử dụng mẫu quy trình công việc khoản phải thu tự động trong vài phút. Tăng tốc các khoản phải thu với lập hóa đơn định kỳ và nhắc nhở kịp thời. Nhận báo cáo AR theo thời gian thực với khả năng trao đổi dữ liệu liền mạch với phần mềm kế toán của bạn. Luôn biết dòng tiền của bạn đang ở đâu với mẫu quy trình làm việc Nanonets AR.

Các bước trong Mẫu quy trình công việc phải thu tài khoản Nanonets

Để sử dụng mẫu quy trình công việc phải thu tài khoản Nanonets, đăng nhập vào tài khoản Nanonets của bạn hoặc tạo một tài khoản miễn phí nếu bạn chưa có.

Hóa đơn

Tự động tạo và gửi hóa đơn sau khi khách hàng mua hàng bằng tích hợp của bên thứ ba. Sử dụng quy trình công việc để xác định xem giao dịch mua là định kỳ, một lần, đáng tin cậy hay rủi ro.

Thanh toán chế biến

Áp dụng các khoản phí tài chính cần thiết, thuế hoặc giảm giá thanh toán sớm dựa trên tiêu chí của bạn. Gửi hóa đơn hoặc bảng sao kê phí tài chính cho khách hàng với tất cả các chi tiết.

Cập nhật hồ sơ tài chính

Đồng bộ hóa chi tiết thanh toán với phần mềm kế toán của bạn như Sage, Xero, QuickBooks, NetSuite, v.v. bằng cách sử dụng tích hợp liền mạch.

Lợi ích của việc sử dụng Mẫu quy trình công việc phải thu tài khoản Nanonets

Các khoản phải thu đang chờ xử lý có thể có tác động gợn sóng đối với dòng tiền. Quản lý các khoản phải thu của bạn, theo dõi dòng tiền của bạn và tăng tốc độ thanh toán của bạn với Nanonets. Với mẫu quy trình công việc phải thu tài khoản của Nanonets, bạn có thể

Giảm thiểu lỗi của con người

Tự động đồng bộ hóa dữ liệu với phần mềm kế toán của bạn bằng các tích hợp liền mạch. Giảm lỗi nhập dữ liệu thủ công xuống 0.

Quy trình công việc tự động

Thiết lập quy trình công việc tự động với một vài cú nhấp chuột. Sử dụng các mẫu quy trình công việc, tùy chỉnh quy trình công việc của bạn hoặc để nhóm của chúng tôi thiết lập chúng cho bạn.

Tắc nghẽn tiền mặt tại chỗ

Có được cái nhìn đầy đủ về dòng tiền với dữ liệu thời gian thực trên phần mềm kế toán của bạn mà không cần bảng tính hoặc tài liệu.

tự động nhắc nhở

Tăng tốc thanh toán, phê duyệt và báo cáo tài chính với lời nhắc tự động cho các bên liên quan.

Tích hợp, tự động hóa và luôn được thanh toán đúng hạn

Tự động hóa từng bước của chu trình chuyển hóa đơn thành tiền mặt với quy trình công việc thông minh. Nanonets tích hợp với tất cả các phần mềm kế toán chính để luôn cập nhật các Khoản phải thu trong Tài khoản của bạn với khả năng theo dõi chuyên sâu, lời nhắc tự động và khả năng hiển thị đầy đủ.

Tăng tốc dòng tiền của bạn với quy trình công việc AR ngay hôm nay!

Tự động hóa quy trình công việc tài khoản phải thu của bạn không có mã nền tảng tự động hóa thông minh. Tối ưu hóa hiệu suất kinh doanh của bạn, tiết kiệm chi phí và thúc đẩy tăng trưởng với Nanonets.

Liên hệ với các chuyên gia tự động hóa của chúng tôi, hoặc là thử tự tạo quy trình công việc tài khoản phải thu.

Đọc thêm các bài báo kế toán:

Tự động hóa kế toán với các mẫu kế toán miễn phí

Tìm phần mềm tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn

Tài khoản phải thu là gì?

AR, còn được gọi là Tài khoản phải thu, là số tiền mà công ty nhận được từ khách hàng sau các dịch vụ của họ. Để dễ hiểu, chúng ta hãy lấy một ví dụ từ thực tế cuộc sống. Hãy tưởng tượng bạn vay tiền đồng nghiệp để thanh toán đơn hàng vì lúc đó bạn không có tiền. Đây có thể được gọi là Tài khoản phải thu, vì bạn sẽ trả lại cho anh ta sau. Bây giờ quay trở lại vấn đề kinh doanh, khoản phải thu là khoản tín dụng do công ty cấp, có thể kéo dài từ vài ngày đến thậm chí một năm và là 'IOU'.

Sau khi thực hiện tương tự hoặc cung cấp dịch vụ, nếu công ty vẫn chưa nhận được tiền từ khách hàng, thì đó được gọi là khoản phải thu của công ty. Nhiều công ty cung cấp dịch vụ này để thuận tiện cho khách hàng thanh toán cho họ sau này. Ví dụ: Một nhà sản xuất đồ sành sứ giao dao kéo cho cửa hàng bán lẻ. Sau khi lập hóa đơn cho cửa hàng, khoản thanh toán được ghi trực tiếp vào tài khoản phải thu. Và khi cửa hàng bán lẻ nhận được hàng, họ sẽ trả tiền cho chúng.

Các quy trình AR có thể phức tạp nếu được xử lý thủ công, do đó, một công ty nên có quy trình AR tự động. Nó giúp công ty quản lý dòng thu nhập một cách hiệu quả và cho phép công ty phát triển. Ngoài ra, các khoản đã nhận và còn lại đều được thể hiện rõ ràng trong tài khoản nên nhân viên sẽ dễ dàng theo dõi số tiền.

Quy trình tài khoản phải thu là gì?

Hầu hết các công ty đều có quy trình tài khoản phải thu. Điều này giúp họ quản lý và theo dõi việc thanh toán một cách dễ dàng. Do đó, việc tạo và sử dụng một giải pháp kế toán tự động để quản lý và theo dõi quy trình các khoản phải thu cho phép công ty duy trì các giao dịch diễn ra suôn sẻ. Các bước của quy trình công nợ phải thu như sau:

Thiết lập thông lệ tín dụng

Tạo thủ tục đăng ký tín dụng trong công ty là bước đầu tiên trong quy trình tài khoản phải thu. Dựa trên uy tín của bất kỳ khách hàng tổ chức hoặc cá nhân nào, công ty sẽ quyết định xem họ có cung cấp hàng hóa của mình theo hình thức tín dụng hay không. Hơn nữa, công ty cần thiết lập các điều khoản và điều kiện để cung cấp tín dụng dựa trên nhu cầu và yêu cầu của khách hàng. Tài liệu nêu rõ lãi suất và các điều kiện tín dụng một cách chi tiết để không xảy ra sự khác biệt.

Điều tiếp theo trong quy trình tín dụng bao gồm khoảng thời gian mà một tổ chức cho khách hàng vay tín dụng. Các công ty lớn có thể cho vay tín dụng trong thời gian dài hơn, trong khi các công ty nhỏ cần nhiều tiền mặt hơn.

lập hóa đơn cho khách hàng

Bước tiếp theo trong quy trình tài khoản phải thu bao gồm gửi hóa đơn cho khách hàng. Hóa đơn là một tài liệu nêu rõ chi tiết sản phẩm, chi phí, ngày thanh toán và các chi tiết ngân hàng khác. Nó có thể được gửi ngay sau khi gửi hàng để có thể thanh toán càng sớm càng tốt.

Theo dõi các khoản phải thu

Một Accounts Receivables Officer theo dõi việc thanh toán đơn đặt hàng. Vai trò của nhân viên AR là kiểm tra số tiền được gửi vào tài khoản ngân hàng, cung cấp dữ liệu vào hệ thống AR và phân bổ dữ liệu đó cho hóa đơn. Hơn nữa, anh ta phải đối chiếu sổ cái các khoản phải thu để đảm bảo rằng tất cả các khoản thanh toán được ghi chính xác và phải phát hành báo cáo hàng tháng cho khách hàng.

Có sự khác biệt giữa quy trình theo dõi đối với các tổ chức lớn và nhỏ. Các tổ chức lớn thuê một nhóm nhân viên AR sử dụng hệ thống phần mềm theo dõi tiên tiến. Điều này làm giảm thời gian và công sức và cung cấp kết quả chính xác. Mặt khác, các tổ chức nhỏ thường cần một hệ thống tiên tiến, vì vậy họ thực hiện quy trình theo dõi theo cách thủ công. Điều này có thể được thực hiện bởi một kế toán viên chuyên nghiệp hoặc một nhóm của họ.

Kế toán các khoản phải thu

Bước tiếp theo liên quan đến việc Nhân viên thu nợ ấn định ngày đến hạn thanh toán. Sau đó, họ cần duy trì một tạp chí để ghi lại các đơn đặt hàng sau khi sắp xếp dữ liệu cho các khoản nợ chưa thanh toán. Quá trình này được sử dụng để hạch toán các khoản nợ chưa thanh toán và xác định các khoản chiết khấu thanh toán sớm.

Tại sao các khoản phải thu lại quan trọng đến vậy?

Thủ tục tiêu chuẩn để trả lại tiền chỉ là một huyền thoại. Mọi người cần tuân theo quy trình lý tưởng, đó là lý do tại sao quy trình các khoản phải thu trở nên cần thiết. Nếu việc thanh toán bị trì hoãn, nó có thể dẫn đến sự sụp đổ của tổ chức và toàn bộ hệ thống dòng tiền có thể ngừng hoạt động. Hơn nữa, nó có thể dẫn đến tình trạng khan hiếm tiền mặt để đầu tư tiếp tục sản xuất và thanh toán cho các cổ đông. Do đó, thủ tục tài khoản phải thu là điều cần thiết cho hoạt động trơn tru của bất kỳ tổ chức nào. Nó cho biết bạn cần nhận bao nhiêu tiền mặt và thời hạn để duy trì dòng tiền lành mạnh.

Làm thế nào để tự động hóa tài khoản phải thu?

Mua sắm

Bộ phận mua hàng thực hiện bước đầu tiên trong quy trình tự động hóa. Nó đặt hàng và gửi một bản sao của đơn đặt hàng đến bộ phận tài khoản phải thu. Sau đó, tổ chức gửi hóa đơn ghi rõ khoản thanh toán và các chi tiết khác sau khi nhận được đơn đặt hàng.

Xử lý hóa đơn

Xử lý hóa đơn có thể được thực hiện thủ công cũng như điện tử. Tuy nhiên, xử lý thủ công là một quy trình cực kỳ mất thời gian, do đó, nên chuyển sang xử lý dữ liệu tự động. Điều này giúp giảm sai sót và mang lại độ chính xác, từ đó giúp vận hành toàn bộ quy trình suôn sẻ.

Phê duyệt hóa đơn

Tương tự như xử lý hóa đơn, phê duyệt hóa đơn có thể được tiến hành thủ công và điện tử. Điều này liên quan đến việc khớp thông tin với đơn đặt hàng để khoản thanh toán nhận được khớp chính xác với đơn đặt hàng. Sau đó, các tài liệu được chuẩn bị về chi phí, thời gian giao hàng, số lần và các chi tiết cần thiết khác.

THANH TOÁN

Sau đó là thanh toán, có thể được nhận bằng tiền mặt và séc có thể được xử lý tự động. Người quản lý các khoản phải thu phải phê duyệt khoản thanh toán và tiến hành tất cả các thủ tục để khoản thanh toán có thể được nhận một cách suôn sẻ.

Quản lý đại lý

Cần kiểm tra với khách hàng nếu anh ta gặp phải bất kỳ vấn đề nào liên quan đến thanh toán. Nhiệm vụ của bộ phận tài khoản phải thu là kiểm tra xem hóa đơn có còn đang trong quá trình phê duyệt hay khoản thanh toán đã được nhận hay chưa.

Nâng cấp hệ thống

Để tự động hóa quy trình các khoản phải thu, điều cần thiết là phải luôn nâng cấp hệ thống ERP (Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) bằng cách cài đặt các phiên bản phần mềm mới theo yêu cầu của nhóm để tiến hành quy trình thanh toán suôn sẻ.

Báo cáo và Phân tích

Bước cuối cùng trong quy trình tự động hóa đối với các khoản phải thu là báo cáo các trang tính đã chuẩn bị cho các đơn đặt hàng đã gửi và các khoản thanh toán mà bộ phận AP nhận được. Sau đó, phân tích các giao dịch và khảo sát hiệu suất của bộ phận để họ có thể thay đổi nếu có điều gì đó đằng sau chúng. Một lần nữa, điều này giúp tổ chức vận hành suôn sẻ.

Mẹo để cải thiện tài khoản phải thu

Duy trì thông tin chi tiết về người tiêu dùng

Giả sử một tổ chức sử dụng mục nhập dữ liệu thủ công; nó có thể dẫn đến các lỗi ảnh hưởng đến thủ tục thanh toán. Do đó, hệ thống tài khoản phải thu tự động sẽ tải tất cả các chi tiết cần thiết, đặc biệt là các điều khoản thanh toán và tín dụng. Quy trình AR tự động giúp duy trì độ chính xác trong việc thường xuyên kiểm tra cơ sở dữ liệu, thông báo deadline và đào tạo nhân viên quản lý chi tiết chính xác để dòng tiền được thông suốt.

Cung cấp các ưu đãi tích cực và tiêu cực

Ưu đãi có thể làm nên điều kỳ diệu cho quy trình dòng tiền tổng thể. Nó giống như ví dụ thực tế về việc mua hàng hóa; khi giảm giá được cung cấp, doanh số bán hàng tăng lên. Theo cách tương tự, các khuyến khích tích cực và tiêu cực hoạt động để từ chối tiền mặt từ các doanh nghiệp và cá nhân. Một ví dụ về khuyến khích tích cực có thể là tặng quà nếu nhận được thanh toán sớm. Một ví dụ về khuyến khích tiêu cực có thể là phạt họ bằng các khoản phí bổ sung nếu thanh toán bị chậm trễ. Điều này có thể gieo rắc nỗi sợ hãi và họ bắt đầu thực hiện các khoản thanh toán một cách nghiêm túc, điều này có thể mang lại lợi ích cho tổ chức của bạn.

Đảm bảo chính sách tín dụng của bạn rõ ràng và ngắn gọn

Trước khi cho vay tiền để mua bất kỳ hàng hóa và dịch vụ nào, hãy đảm bảo tổ chức của bạn có một bộ chính sách tín dụng mạnh mẽ. Điều này rất quan trọng để dòng tín dụng được duy trì hợp lý. Đây là nhiệm vụ của nhóm tài chính và bán hàng để đặt giới hạn tín dụng và hình phạt nếu ngày được gia hạn. Các nhân viên cũng nên sắp xếp các cuộc họp để đảm bảo các chính sách đáp ứng các điều kiện kinh tế đang thay đổi.

Giữ liên lạc với khách hàng của bạn

Nhiều khi xảy ra trường hợp khách hàng cần nhớ thanh toán cho đơn hàng vì đây là bản năng chung của con người. Hoặc những lần khác, họ có thể có lý do chính đáng để không thanh toán hóa đơn đúng hạn. Dù lý do có thể là gì, nó có thể được giải quyết bằng cách giao tiếp lành mạnh. Với sự trợ giúp của quy trình tài khoản phải thu, vấn đề này có thể được giải quyết. Bạn có thể gửi lời nhắc để họ ghi nhớ khoản thanh toán hoặc gọi trực tiếp cho họ để tìm giải pháp.

Sử dụng phí hàng tháng thông thường thay vì hóa đơn tiêu chuẩn

Bạn luôn nên gửi hóa đơn hàng tháng nếu đơn đặt hàng lớn hoặc có giao dịch thường xuyên giữa các doanh nghiệp. Trái ngược với hóa đơn không thường xuyên, hóa đơn hàng tháng hiệu quả hơn cho bất kỳ tổ chức nào. Nó giúp công ty điều hòa dòng tiền, cải thiện quy trình sản xuất và giúp công ty phát triển. Hơn nữa, hóa đơn hàng tháng có nghĩa là khách hàng có thể thanh toán bằng Ghi nợ Trực tiếp, đơn giản hóa toàn bộ thủ tục thanh toán.

Đơn giản hóa quy trình lập hóa đơn của bạn

Để quy trình tài khoản phải thu diễn ra suôn sẻ, điều cần thiết là không có bất kỳ sai sót nào. Các lỗi có thể bao gồm từ lỗi chính tả đến các chi tiết hoàn toàn không chính xác. Vì vậy, bạn nên sử dụng các mẫu hóa đơn có định dạng để bạn có thể nhớ những gì cần bao gồm và những gì không. Đổi lại, điều này sẽ tăng tốc toàn bộ quy trình tài khoản phải thu và giúp hoạt động trơn tru của bất kỳ tổ chức nào.

Cung cấp các lựa chọn thanh toán cho khách hàng của bạn

Một tổ chức nên cung cấp các tùy chọn thanh toán cho khách hàng của mình để nhận tiền mặt kịp thời. Nó làm cho họ cảm thấy thoải mái với việc thanh toán theo phương thức họ muốn trước khi nhận được tiền kịp thời. Các tùy chọn bằng sáng chế bao gồm séc, tiền mặt, thẻ ghi nợ, thẻ tín dụng, ghi nợ trực tiếp và chuyển khoản ngân hàng. Trong số các tùy chọn này, Ghi nợ trực tiếp là hiệu quả nhất vì đây là khoản thanh toán kéo thay vì thanh toán đẩy. Điều này ngụ ý rằng nó đã được phê duyệt trước và khách hàng không cần phải tiến hành phê duyệt thanh toán.