Tìm kiếm một giải pháp tự động hóa doanh nghiệp? Không cần tìm đâu xa!
.cta-first-blue {chuyển tiếp: tất cả 0.1s khối-bezier (0.4, 0, 0.2, 1) 0s; bán kính đường viền: 0px; font-weight: bold; font-size: 16px; chiều cao dòng: 24px; đệm: 12px 24px; nền: # 546fff; màu trắng; chiều cao: 56px; text-align: left; hiển thị: inline-flex; flex-hướng: hàng; -moz-box-align: trung tâm; align-các mục: trung tâm; khoảng cách giữa các chữ cái: 0px; box-sizing: border-box; border-width: 2px! important; border: solid # 546fff! important; } .cta-first-blue: hover {color: # 546fff; nền: trắng; quá trình chuyển đổi: tất cả 0.1s khối-bezier (0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width: 2px! important; border: solid # 546fff! important; } .cta-second-black {chuyển tiếp: all 0.1s khối-bezier (0.4, 0, 0.2, 1) 0s; bán kính đường viền: 0px; font-weight: bold; font-size: 16px; chiều cao dòng: 24px; đệm: 12px 24px; nền: trắng; màu: # 333; chiều cao: 56px; text-align: left; hiển thị: inline-flex; flex-hướng: hàng; -moz-box-align: trung tâm; align-các mục: trung tâm; khoảng cách giữa các chữ cái: 0px; box-sizing: border-box; border-width: 2px! important; border: solid # 333! important; } .cta-second-black: hover {color: white; nền: # 333; quá trình chuyển đổi: tất cả 0.1s khối-bezier (0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width: 2px! important; border: solid # 333! important; } .column1 {min-width: 240px; max-width: vừa với nội dung; padding-right: 4%; } .column2 {min-width: 200px; max-width: vừa với nội dung; } .cta-main {display: flex; }
Tài liệu đã là một phần không thể thiếu của các doanh nghiệp trong nhiều thế kỷ nay. Khi các tổ chức mở rộng và các quy trình kinh doanh trở nên phức tạp hơn, nhu cầu tài liệu kinh doanh đã tăng gấp bội và hóa ra ngày càng trở nên thách thức. AI và các công nghệ tiên tiến của nó đã giúp cho việc tự động hóa tài liệu trở nên khả thi, giảm bớt các quy trình lập tài liệu thủ công tẻ nhạt và rườm rà cũng như tác động đến cách các doanh nghiệp quản lý tài liệu.
var contentTitle = “Mục lục”; // Đặt tiêu đề của bạn ở đây, để tránh tạo tiêu đề cho nó sau này var ToC = “
“+ ContentTitle +”
“; ToC + = “
“; var tocDiv = document.getElementById ('dynamicictocnative'); tocDiv.outerHTML = ToC;
Tự động hóa tài liệu là gì?
Tự động hóa tài liệu thường được gọi là tập hợp tài liệu liên quan đến việc sử dụng các hệ thống và công nghệ phần mềm để tạo ra các tài liệu điện tử với sự phụ thuộc tối thiểu của con người.
Dữ liệu và văn bản được trích xuất từ các nguồn khác nhau được sử dụng làm đầu vào để tạo tài liệu mới. Các quy tắc được định nghĩa dưới dạng các mẫu thiết kế sẵn có thể hoạt động như một hướng dẫn để tạo một tài liệu cuối cùng.
Tự động hóa tài liệu có thể là:
Xử lý tài liệu
Được coi là tự động hóa quy trình tài liệu, nó đòi hỏi việc xác định, trích xuất và xác thực thông tin liên quan từ các loại tài liệu khác nhau và chuyển đổi nó thành dữ liệu được bổ sung cho người dùng cuối.
Tạo tài liệu
Điều này liên quan đến việc lấy thông tin hiện có hoặc được trích xuất và sử dụng chúng làm đầu vào để tạo tài liệu có thể là hóa đơn, hợp đồng, thư kinh doanh, đề xuất, v.v.
Tầm quan trọng của tự động hóa tài liệu
Tự động hóa tài liệu giảm thiểu các công việc lặp đi lặp lại làm giảm thời gian và công sức của nhân viên. Quét, trích xuất dữ liệu, phân loại và lưu trữ dữ liệu tài liệu là điều quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào để hoạt động hiệu quả. Tự động hóa tài liệu thực hiện tất cả những điều này và hơn thế nữa.
Nó có thể loại bỏ sự không nhất quán và hợp lý hóa quá trình xử lý tài liệu bằng cách sử dụng các mẫu tùy chỉnh để giảm thời gian dành cho tài liệu. Điều này giúp tổ chức thiết lập một quy trình tài liệu mà mọi nhân viên có thể tuân theo để làm cho thời gian và nỗ lực của họ có hiệu quả.
Tự động hóa tài liệu là rất quan trọng để tiết kiệm thời gian và nhân lực, giảm bảo trì tệp vật lý và giảm nguy cơ tài liệu không có sẵn và không chính xác. Bên cạnh đó, nó cũng cho phép quy trình làm việc trôi chảy giữa các bộ phận và nâng cao tổ chức tổng thể để quản lý các quy trình kinh doanh một cách hiệu quả.
Muốn trích xuất dữ liệu từ PDF tài liệu, chuyển đổi PDF sang XML or tự động hóa trích xuất bảng? Kiểm tra Nanonets ' Trình quét PDF or Trình phân tích cú pháp PDF để chuyển đổi PDF sang cơ sở dữ liệu mục!
.cta-first-blue {chuyển tiếp: tất cả 0.1s khối-bezier (0.4, 0, 0.2, 1) 0s; bán kính đường viền: 0px; font-weight: bold; font-size: 16px; chiều cao dòng: 24px; đệm: 12px 24px; nền: # 546fff; màu trắng; chiều cao: 56px; text-align: left; hiển thị: inline-flex; flex-hướng: hàng; -moz-box-align: trung tâm; align-các mục: trung tâm; khoảng cách giữa các chữ cái: 0px; box-sizing: border-box; border-width: 2px! important; border: solid # 546fff! important; } .cta-first-blue: hover {color: # 546fff; nền: trắng; quá trình chuyển đổi: tất cả 0.1s khối-bezier (0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width: 2px! important; border: solid # 546fff! important; } .cta-second-black {chuyển tiếp: all 0.1s khối-bezier (0.4, 0, 0.2, 1) 0s; bán kính đường viền: 0px; font-weight: bold; font-size: 16px; chiều cao dòng: 24px; đệm: 12px 24px; nền: trắng; màu: # 333; chiều cao: 56px; text-align: left; hiển thị: inline-flex; flex-hướng: hàng; -moz-box-align: trung tâm; align-các mục: trung tâm; khoảng cách giữa các chữ cái: 0px; box-sizing: border-box; border-width: 2px! important; border: solid # 333! important; } .cta-second-black: hover {color: white; nền: # 333; quá trình chuyển đổi: tất cả 0.1s khối-bezier (0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width: 2px! important; border: solid # 333! important; } .column1 {min-width: 240px; max-width: vừa với nội dung; padding-right: 4%; } .column2 {min-width: 200px; max-width: vừa với nội dung; } .cta-main {display: flex; }
Giới thiệu về phần mềm tự động hóa tài liệu
Phần mềm tự động hóa tài liệu là một công cụ sử dụng các công nghệ tiên tiến để giúp các doanh nghiệp đạt được tự động hóa tài liệu một cách dễ dàng. Khả năng tích hợp với các công nghệ khác như Nhận dạng ký tự quang học (OCR), Xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP), Học máy (ML), v.v. và khả năng làm việc với Hệ thống quản lý tài liệu (DMS) và phần mềm khác, làm cho nó một sự phù hợp lý tưởng cho nhiều tổ chức.
Tùy thuộc vào loại tài liệu mà tổ chức làm việc, các yêu cầu về tự động hóa cũng có thể khác nhau rất nhiều. Trong khi một số doanh nghiệp nhỏ yêu cầu một phần mềm đơn giản để xử lý các tài liệu như hợp đồng, thư từ hoặc đề xuất, thì các doanh nghiệp khác như công ty luật hoặc công ty tài chính có thể cần các giải pháp tự động hóa để xử lý nhiều loại tài liệu, từ những tài liệu đơn giản đến những tài liệu phức tạp. có thể liên quan đến mệnh đề hoặc phép tính. Họ cũng có thể 'tập hợp' các tài liệu liên quan thành một tài liệu duy nhất để tăng giá trị. Một ví dụ là bao gồm một chính sách bảo hiểm với các khoản vay hoặc các tài liệu tham chiếu, vật chứng, v.v. trong các hợp đồng pháp lý.
Mặc dù phần mềm như vậy có thể được thiết kế với một loạt các chức năng để phù hợp với bất kỳ tổ chức nào, nhưng tất cả chúng đều thực hiện việc sử dụng các khuôn mẫu để tạo điều kiện thuận lợi cho việc tạo và tạo tài liệu. Các mẫu có thể chứa dữ liệu tĩnh và động cho phép thay đổi nội dung phù hợp để làm cho tài liệu có mục đích.
Phần mềm tự động hóa tài liệu giúp:
- Tạo các mẫu có thể được sử dụng lại, sao chép và chỉnh sửa theo yêu cầu của tổ chức
- Tập hợp các tài liệu khác nhau có dữ liệu được điền tự động từ các nguồn có liên quan
- Hợp lý hóa quy trình làm việc với quy trình tạo tài liệu dễ dàng hơn
- Tuân thủ các chỉ tiêu tuân thủ khi được yêu cầu và giảm thiểu rủi ro vi phạm
Tự động hóa tài liệu hoạt động như thế nào?
Các mẫu được xác định trước là cốt lõi của tự động hóa tài liệu. Đầu vào dữ liệu bao gồm văn bản được điền từ các nguồn khác nhau được chèn vào các phần của các mẫu này để tạo tài liệu mới. Mẫu có thể chứa một loạt các phần tử bao gồm các đoạn văn bản, bảng, số, biểu trưng hoặc các hình ảnh khác.
Tự động hóa tài liệu có thể khác nhau trong quá trình xử lý và tạo tài liệu.
Xử lý tài liệu tự động
Chủ yếu có 3 bước trong xử lý tài liệu tự động. Họ đang:
Khai thác
Bước đầu tiên để có được dữ liệu liên quan là trích xuất thông tin cần thiết từ các tài liệu có thể có cấu trúc, bán cấu trúc hoặc phi cấu trúc.
- Tài liệu có cấu trúc – Việc lấy thông tin cần thiết từ các tài liệu có cấu trúc như bảng excel, khảo sát hoặc bảng câu hỏi khá đơn giản vì hầu hết thông tin đều được sắp xếp. Phần mềm tự động hóa với sự trợ giúp của khả năng OCR (nhận dạng ký tự quang học) có thể trích xuất thông tin chính xác ngay cả khi tài liệu hiển thị dưới dạng hình ảnh và được đưa vào sử dụng.
- Tài liệu bán cấu trúc – Các tài liệu như hóa đơn hoặc đơn đặt hàng không có trường dữ liệu cố định nên việc trích xuất trở nên hơi khó khăn. Trong những trường hợp như vậy, phần mềm tự động hóa tài liệu sử dụng kết hợp OCR và DL (học sâu) để thu thập và sắp xếp nó thành dữ liệu có cấu trúc.
- Tài liệu phi cấu trúc – Với rất ít trường dữ liệu có cấu trúc, việc trích xuất dữ liệu từ các tài liệu như hợp đồng, bản ghi nhớ, thư từ, v.v. có thể ngày càng phức tạp. Tuy nhiên, OCR và DL có thể được sử dụng để thu thập dữ liệu cần thiết, tập trung nhiều hơn vào các khía cạnh quan trọng giúp tăng thêm giá trị cho quy trình lập tài liệu.
THẨM ĐỊNH
Bước tiếp theo để trích xuất là kiểm tra tính chính xác và chất lượng của dữ liệu có nguồn gốc dựa trên các quy tắc kinh doanh, chính sách nội bộ và tiêu chuẩn của dữ liệu bên ngoài.
- Với các quy tắc kinh doanh – Kiểm tra xem dữ liệu có trùng lặp hay không, như thường thấy với hóa đơn và liệu dữ liệu thu được có đồng bộ với yêu cầu kinh doanh hay không
- Với các chính sách nội bộ – Một tổ chức có thể thiết lập các chính sách trong khi xác thực dữ liệu. Điều này bao gồm việc xác minh xem dữ liệu được trích xuất có tuân thủ các nguyên tắc của công ty hay không để lấy và nhập thông tin vào các trường thích hợp như ngày, số tiền, v.v.
- Với các tiêu chuẩn về dữ liệu bên ngoài – Hầu hết các tài liệu đều có những hướng dẫn tiêu chuẩn cần phải được tuân theo khi soạn thảo và những hướng dẫn này cũng trở thành một phần quan trọng của quá trình xác nhận. Ví dụ: hóa đơn có thể khác nhau nhưng có các trường chung như ngày lập hóa đơn, số hóa đơn, địa chỉ người nhận và người gửi, ngày cung cấp, mô tả hàng hóa và tổng số tiền.
sự phong phú
Làm giàu dữ liệu đề cập đến quá trình bổ sung giá trị cho thông tin nội bộ để làm cho dữ liệu hiện có hoàn thiện hơn. Điều này chủ yếu được thực hiện bằng cách sử dụng các nguồn dữ liệu bên ngoài. Điều này có thể được thực hiện bằng cách:
- Thêm thuộc tính với siêu dữ liệu để làm cho tài liệu hoàn chỉnh.
- Bổ sung thông tin cho bức tranh hoàn chỉnh hơn. Ví dụ: cung cấp đầy đủ mã bưu điện hoặc mã zip
Tạo tài liệu tự động
Các công cụ tự động hóa có thể giúp các tổ chức nhận được dữ liệu cần thiết và thay đổi chúng thành các loại tài liệu cần thiết. Toàn bộ quy trình có thể được thực hiện trơn tru, dễ dàng và không có lỗi để tạo ra số lượng tài liệu cao hơn trong thời gian quay vòng ít hơn.
Quá trình tạo tài liệu được trình bày chi tiết dưới đây:
Nhận dữ liệu đầu vào để hợp nhất với các mẫu
Trước tiên, các công cụ tự động hóa lấy thông tin cần thiết từ cơ sở dữ liệu hoặc hệ thống thích hợp. Dữ liệu ví dụ như tên, số, địa chỉ, v.v.
Chọn định dạng đầu ra mong muốn
Chọn các tài liệu mà tự động hóa sẽ được yêu cầu và hiệu quả. Những tài liệu này có thể bao gồm hợp đồng pháp lý, hóa đơn, đơn đặt hàng công việc và thông tin liên lạc với khách hàng và có thể liên quan đến nhiều loại tài liệu, với các mẫu cụ thể cho từng loại tài liệu đó.
Chuyển đổi dữ liệu sang một định dạng cụ thể
Khi dữ liệu đầu vào đã sẵn sàng và tài liệu để tạo tự động được chọn, thông tin đã chọn sẽ sẵn sàng để đưa vào các mẫu được thiết kế trước. Điều này có thể liên quan đến việc chuyển đổi dữ liệu từ loại này sang loại khác. Ví dụ từ hình ảnh đến văn bản.
Kiểm tra nội dung xem có mâu thuẫn hoặc sửa đổi không
Trước khi tạo ra kết quả cuối cùng, hệ thống tự động hóa tài liệu sẽ kiểm tra các điểm bất thường hoặc các điều chỉnh trong nội dung được yêu cầu. Một ví dụ có thể là các ký tự của trường vượt quá giới hạn đã đặt. Phần mềm có thể phát hiện những điểm không nhất quán như vậy và thực hiện các điều chỉnh cần thiết trước khi tài liệu cuối cùng sẵn sàng.
Tạo tài liệu
Khi tài liệu đã hoàn tất và sẵn sàng, phần mềm sẽ tiến hành tạo tài liệu hoàn chỉnh ở định dạng mong muốn và lưu trữ trong các thư mục, hệ thống quản lý tài liệu (DMS) hoặc Hệ thống thông tin doanh nghiệp (EIM), v.v., để sử dụng trong tương lai.
Bạn muốn tự động hóa các công việc thủ công lặp đi lặp lại? Kiểm tra phần mềm xử lý tài liệu dựa trên quy trình làm việc Nanonets của chúng tôi. Trích xuất dữ liệu từ hóa đơn, chứng minh thư hoặc bất kỳ tài liệu nào trên chế độ lái tự động!
.cta-first-blue {chuyển tiếp: tất cả 0.1s khối-bezier (0.4, 0, 0.2, 1) 0s; bán kính đường viền: 0px; font-weight: bold; font-size: 16px; chiều cao dòng: 24px; đệm: 12px 24px; nền: # 546fff; màu trắng; chiều cao: 56px; text-align: left; hiển thị: inline-flex; flex-hướng: hàng; -moz-box-align: trung tâm; align-các mục: trung tâm; khoảng cách giữa các chữ cái: 0px; box-sizing: border-box; border-width: 2px! important; border: solid # 546fff! important; } .cta-first-blue: hover {color: # 546fff; nền: trắng; quá trình chuyển đổi: tất cả 0.1s khối-bezier (0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width: 2px! important; border: solid # 546fff! important; } .cta-second-black {chuyển tiếp: all 0.1s khối-bezier (0.4, 0, 0.2, 1) 0s; bán kính đường viền: 0px; font-weight: bold; font-size: 16px; chiều cao dòng: 24px; đệm: 12px 24px; nền: trắng; màu: # 333; chiều cao: 56px; text-align: left; hiển thị: inline-flex; flex-hướng: hàng; -moz-box-align: trung tâm; align-các mục: trung tâm; khoảng cách giữa các chữ cái: 0px; box-sizing: border-box; border-width: 2px! important; border: solid # 333! important; } .cta-second-black: hover {color: white; nền: # 333; quá trình chuyển đổi: tất cả 0.1s khối-bezier (0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width: 2px! important; border: solid # 333! important; } .column1 {min-width: 240px; max-width: vừa với nội dung; padding-right: 4%; } .column2 {min-width: 200px; max-width: vừa với nội dung; } .cta-main {display: flex; }
Ai cần tự động hóa tài liệu?
Tự động hóa tài liệu là rất cần thiết cho những người dùng cần thường xuyên tạo hoặc tạo tài liệu cho các mục đích khác nhau. Các ngành xử lý quy trình công việc phức tạp, phụ thuộc lẫn nhau và sử dụng nhiều tài liệu có thể được hưởng lợi từ tự động hóa tài liệu.
Không phân biệt ngành, các giải pháp tự động hóa tài liệu nhằm mục đích giảm khối lượng công việc và các hoạt động quản trị và hậu cần của một tổ chức. Điều này giúp tạo và chia sẻ các tài liệu có độ chính xác cao, nhất quán, tuân thủ và được yêu cầu liên tục để làm cho quy trình kinh doanh trôi chảy và hiệu quả.
Tự động hóa tài liệu là cần thiết khi năng suất là quan trọng hàng đầu. Khi nhân viên không có 'thời gian chờ đợi', điều đó giúp họ làm việc hiệu quả hơn. Bất kỳ người dùng nào có quyền truy cập đều có thể tạo và tạo các tài liệu cần thiết vì chúng được số hóa và hoặc sử dụng các tài liệu được lưu trữ từ cơ sở dữ liệu tập trung để hoàn thành nhiệm vụ một cách nhanh chóng.
Trong khi các công ty nhỏ yêu cầu rất ít tài liệu có thể không được hưởng lợi từ việc sử dụng hệ thống tự động hóa tài liệu phức tạp, các tổ chức lớn có nhiều phòng ban sử dụng nhiều tài liệu có thể trực tiếp hưởng lợi từ việc sử dụng phần mềm tự động hóa tài liệu phù hợp và có thể tùy chỉnh.
Các lợi ích khác nhau của tự động hóa tài liệu
Các giải pháp tự động hóa tài liệu là một phương tiện để giải quyết các vấn đề phải đối mặt với quá trình xử lý tài liệu và tạo tài liệu. Với số lượng giao dịch kinh doanh ngày càng tăng, nhiều tổ chức được hưởng lợi từ việc tận dụng các khả năng của phần mềm tự động hóa tài liệu để giúp việc tạo tài liệu trở nên dễ dàng. Những lợi ích quan trọng nhất được trình bày chi tiết dưới đây:
Tạo tài liệu nhanh hơn
Lợi ích chính của tự động hóa là nó giúp giảm bớt những công việc khó khăn trong việc tạo tài liệu mọi lúc mọi nơi. Tự động hóa tài liệu giúp tăng tốc độ tạo / tạo tài liệu, tiết kiệm thời gian quý báu cho nhân viên. Việc cuộn ra khỏi các tài liệu tiêu chuẩn nhanh hơn nhiều và ngay cả khi có nhiều tài liệu khác nhau yêu cầu nhiều bản sao, công việc hàng loạt được xử lý hiệu quả và nhanh chóng bằng phần mềm tự động hóa.
Dễ sử dụng
Tự động hóa có thể giúp loại bỏ thời gian chờ đợi vô tận để các chuyên gia đến và tạo các tài liệu cần thiết. Người dùng có thể sử dụng các khả năng của phần mềm tự động hóa tài liệu để tạo hoặc tạo ra các tài liệu được yêu cầu với độ chính xác cao trong tích tắc. Điều này làm giảm lãng phí thời gian và dẫn đến việc chốt hợp đồng, mua bán,… nhanh hơn, tăng hiệu quả kinh doanh.
Tỷ lệ lỗi thấp hơn
Việc tạo tài liệu theo cách thủ công có thể liên quan đến việc sao chép, dán hoặc những tài liệu mới hơn có thể có những điểm không nhất quán đòi hỏi sửa chữa nhiều lần và nỗ lực hết sức của con người gây ra sự chậm trễ không cần thiết trong quy trình làm việc. Tự động hóa có thể giúp loại bỏ hoặc giảm đáng kể các loại lỗi này với độ chính xác được đảm bảo. Việc sử dụng các mẫu được xác định trước và các công nghệ dựa trên AI sử dụng thu thập dữ liệu, giúp lấy thông tin cần thiết một cách dễ dàng và gửi cảnh báo cho nhân viên có liên quan trong trường hợp thiếu dữ liệu.
Duy trì tiêu chuẩn và tính nhất quán
Các tài liệu được tạo theo cách thủ công có thể không nhất quán về định dạng của chúng mọi lúc. Ví dụ: một đề xuất bán hàng do hai cá nhân tạo ra có thể luôn khác nhau về phong cách của họ. Điều này có thể gây nhầm lẫn cho các bên nhận và khó theo dõi cho công ty. Với tự động hóa, các mẫu cung cấp cấu trúc và chỉ một số dữ liệu đầu vào có thể cần được thay đổi. Điều này đảm bảo rằng bất kỳ loại tài liệu nào, bất kể bao nhiêu cá nhân xử lý nó, luôn chính xác và nhất quán.
Tiết kiệm chi phí
Giảm chi phí là một lợi ích đảm bảo mà các tổ chức có thể trải nghiệm từ việc tự động hóa việc tạo / tạo tài liệu. Ngoài việc cải thiện khả năng kiểm soát của tổ chức, tự động hóa có thể giảm đáng kể chi phí tổng thể như in tài liệu, tạo tủ lưu trữ tài liệu vật lý, v.v. chi phí cho các công ty.
Nâng cao năng suất
Việc tạo tài liệu, đặc biệt là cùng loại, là một công việc mệt mỏi và lặp đi lặp lại có thể làm nhân viên rút hết thời gian quý báu của họ. Vì tự động hóa sử dụng các mẫu và lấy dữ liệu từ các hệ thống tích hợp khác một cách dễ dàng, nó làm giảm khối lượng công việc cho nhân viên. Bằng cách giải phóng thời gian quý báu, nó cho phép họ tránh những công việc rườm rà, đòi hỏi kỹ năng thấp và tập trung chú ý vào những nhiệm vụ quan trọng hoặc phức tạp hơn một cách hiệu quả, giúp họ hài lòng hơn với công việc và cải thiện mức năng suất.
Tăng cường quyền riêng tư và bảo mật
Các tài liệu giấy thường được lưu trữ trong tủ vật lý hoặc các tập tin dễ bị hỏng. Hệ thống tự động hóa có không gian lưu trữ kỹ thuật số sẵn có với quyền truy cập thích hợp để ngăn ngừa mất tài liệu và tăng cường bảo mật dữ liệu. Các giải pháp tự động hóa có các biện pháp kiểm soát bảo mật bổ sung giúp các ngành như dịch vụ pháp lý hoặc chăm sóc sức khỏe bảo mật dữ liệu nhạy cảm chống lại vi phạm và rò rỉ. Điều này giúp các tổ chức tuân thủ, ngăn chặn vi phạm và duy trì bảo mật tài liệu cho tất cả các tài liệu của họ ở một nơi.
Cải thiện mối quan hệ kinh doanh và trải nghiệm khách hàng
Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phát triển nhờ các mối quan hệ tốt, có thể là nội bộ, nhà cung cấp hoặc khách hàng. Việc tạo các tài liệu theo cách thủ công có thể gây ảnh hưởng đến việc duy trì các mối quan hệ tốt nếu chúng dễ xảy ra sai sót, chậm trễ và không nhất quán. Tự động hóa giúp giảm bớt tất cả những điều trên. Nó tạo điều kiện thuận lợi cho việc tạo / tạo tài liệu nhanh chóng và dễ dàng và làm cho chúng luôn sẵn sàng ở một vị trí tập trung. Việc đóng các quy trình bán hàng, phê duyệt tự động và ký hợp đồng kỹ thuật số bằng chữ ký điện tử, tất cả đều có thể thực hiện được với tính năng tự động hóa tài liệu. Quyền truy cập được bật vào tài liệu trực tuyến giúp hợp tác với nhiều nhà cung cấp hơn và tiếp cận nhiều khách hàng dễ dàng và an toàn hơn. Sự tiện lợi của việc truy cập tài liệu ở mọi nơi, mọi lúc, giúp tăng cường mối quan hệ tốt hơn và góp phần mang lại trải nghiệm cá nhân hóa cho khách hàng.
Bạn muốn sử dụng tự động hóa quy trình bằng robot? Kiểm tra phần mềm xử lý tài liệu dựa trên quy trình làm việc Nanonets. Không có mã. Không có nền tảng phức tạp.
.cta-first-blue {chuyển tiếp: tất cả 0.1s khối-bezier (0.4, 0, 0.2, 1) 0s; bán kính đường viền: 0px; font-weight: bold; font-size: 16px; chiều cao dòng: 24px; đệm: 12px 24px; nền: # 546fff; màu trắng; chiều cao: 56px; text-align: left; hiển thị: inline-flex; flex-hướng: hàng; -moz-box-align: trung tâm; align-các mục: trung tâm; khoảng cách giữa các chữ cái: 0px; box-sizing: border-box; border-width: 2px! important; border: solid # 546fff! important; } .cta-first-blue: hover {color: # 546fff; nền: trắng; quá trình chuyển đổi: tất cả 0.1s khối-bezier (0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width: 2px! important; border: solid # 546fff! important; } .cta-second-black {chuyển tiếp: all 0.1s khối-bezier (0.4, 0, 0.2, 1) 0s; bán kính đường viền: 0px; font-weight: bold; font-size: 16px; chiều cao dòng: 24px; đệm: 12px 24px; nền: trắng; màu: # 333; chiều cao: 56px; text-align: left; hiển thị: inline-flex; flex-hướng: hàng; -moz-box-align: trung tâm; align-các mục: trung tâm; khoảng cách giữa các chữ cái: 0px; box-sizing: border-box; border-width: 2px! important; border: solid # 333! important; } .cta-second-black: hover {color: white; nền: # 333; quá trình chuyển đổi: tất cả 0.1s khối-bezier (0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width: 2px! important; border: solid # 333! important; } .column1 {min-width: 240px; max-width: vừa với nội dung; padding-right: 4%; } .column2 {min-width: 200px; max-width: vừa với nội dung; } .cta-main {display: flex; }
Những thách thức trong việc thực hiện tự động hóa tài liệu
Mặc dù tự động hóa tài liệu rất có lợi nhưng nhiều tổ chức có thể phải đối mặt với những thách thức nhất định trong quá trình số hóa các quy trình lập tài liệu. Những cái phổ biến được trình bày chi tiết bên dưới:
Yêu cầu lập kế hoạch và quy trình tài liệu
Thường thì điểm khởi đầu của các quy trình tự động hóa là khó nhất. Việc lập kế hoạch rất cần thiết để lựa chọn bộ phận hoặc quy trình kinh doanh cần được tự động hóa để có lợi cho tổ chức. Việc lập kế hoạch bao gồm việc lựa chọn các quy trình, thời gian giới thiệu / đào tạo nhân sự sử dụng và điều chỉnh để tự động hóa tài liệu và chi phí sẽ phải chịu để thiết lập nó. Nó cũng có nghĩa là lựa chọn một giải pháp tự động hóa linh hoạt, toàn diện, có thể tùy chỉnh và có thể được tích hợp với các hệ thống hiện có.
Một vấn đề khác trong việc lập kế hoạch là có bao nhiêu quy trình cần được tự động hóa. Trong một tổ chức lớn, các bộ phận khác nhau có thể thích các quy trình khác nhau được tự động hóa. Mặc dù các giải pháp tự động hóa có khả năng xử lý nhiều quy trình nhưng thời gian và nỗ lực cần thiết cho việc đó sẽ rất lớn. Bên cạnh đó, nếu việc tự động hóa bị phát hiện là không phù hợp hoặc không hiệu quả, thì công ty sẽ phải gánh thêm các khoản chi phí khác. Ưu tiên các quy trình và lựa chọn tự động hóa cho một hoặc hai quy trình ban đầu và sau đó mở rộng dần dần có thể giúp các tổ chức tránh được những cạm bẫy và làm cho việc tự động hóa tài liệu trở nên khả thi hơn.
Hiểu và chấp nhận thay đổi
Việc thực hiện các thay đổi đối với quy trình tài liệu thông qua tự động hóa có thể rất khó khăn nếu các bộ phận hoặc nhân viên có liên quan phản đối nó. Người dùng mới sử dụng phần mềm tài liệu có thể không hiểu cách các giải pháp này thực sự hoạt động như thế nào hoặc có thể miễn cưỡng đối với ý tưởng tự động hóa.
Để lập hồ sơ tự động hóa có thể đạt được, các nhà lãnh đạo có thể lấy thông tin đầu vào từ nhân viên và trước tiên làm cho họ quen với ý tưởng đi vào tự động hóa. Giao tiếp hai chiều, sự tham gia của lãnh đạo / người đứng đầu cao nhất và giải thích lợi ích của họ là một số cách để đảm bảo sự hiểu biết và chấp nhận tổng thể nhằm duy trì việc triển khai tự động hóa tài liệu một cách suôn sẻ.
Kiểm tra và Thực hiện
Thực tế giữa lập kế hoạch và triển khai một phần mềm tự động hóa có thể rất khác nhau. Các mốc thời gian có thể khác nhau, sự phối hợp giữa các nhóm và các bên bên ngoài có thể không nhất quán và bất kỳ thay đổi nào trong các quy trình đã lên kế hoạch có thể ảnh hưởng đến các mốc quan trọng để triển khai thực tế,
Giai đoạn kiểm tra sẽ giúp loại bỏ các lỗ hổng và thực hiện các sửa đổi khi cần thiết để chuyển đổi suôn sẻ sang tự động hóa tài liệu. Đặt các mốc quan trọng để đạt được giai đoạn hoạt động là điều cần thiết để làm cho việc triển khai các giải pháp tự động hóa tài liệu có hiệu quả.
Bảo trì và cải tiến
Phần mềm tự động hóa cũng liên quan đến các cải tiến khi tổ chức bắt đầu quen với nó. Việc bổ sung nhiều quy trình hơn có nghĩa là xem xét chuyên sâu, thực hiện các cải tiến đối với các quy trình tự động hiện có và chi phí bổ sung có thể phải phát sinh để tăng thêm các chức năng và duy trì hiệu quả của giải pháp.
Loại thách thức này là phổ biến và có thể liên quan đến các cuộc đấu tranh ban đầu để hợp lý hóa giải pháp nhưng nó có thể chứng minh là rất xứng đáng để đạt được tự động hóa tài liệu mượt mà hơn có thể giúp quy trình làm việc trơn tru hơn và tăng năng suất.
Bảo mật
Một trong những thách thức lớn trong việc triển khai tự động hóa các tài liệu quan trọng là đảm bảo rằng chúng an toàn và bảo mật. Các tài liệu thủ công được xử lý riêng. Mặc dù chúng có thể dễ bị lỗi do con người, nhưng tính bảo mật của chúng thường không bị xâm phạm. Với tự động hóa, mọi thứ có thể hoàn toàn khác.
Các tổ chức không chọn giải pháp tự động hóa tài liệu nổi tiếng có thể có nguy cơ mất tài liệu hoặc đối mặt với các vấn đề tuân thủ. Hầu hết các ngành như chăm sóc sức khỏe, dịch vụ pháp lý và dịch vụ tài chính đều xử lý dữ liệu nhạy cảm không thể bị xâm phạm. Thách thức nằm ở việc lựa chọn một hệ thống có tích hợp dựa trên đám mây có thể ngăn chặn các vấn đề bảo mật, hỗ trợ chia sẻ an toàn các tài liệu quan trọng và đảm bảo tuân thủ.
Tài liệu Thích hợp cho Tự động hóa Tài liệu
Tự động hóa tài liệu có thể phù hợp với vô số ngành công nghiệp. Tùy thuộc vào tính chất công việc của họ, nhu cầu tự động hóa có thể khác nhau. Một số tài liệu phổ biến được nhiều công ty yêu cầu thường xuyên và hoàn toàn phù hợp để tự động hóa tài liệu là:
- Báo giá bán hàng
- Các thỏa thuận như thỏa thuận không tiết lộ (NDA), thỏa thuận dịch vụ, thỏa thuận cho vay
- Các hợp đồng như hợp đồng nhà cung cấp, hợp đồng lao động
- Các thư như thư liên lạc với khách hàng, thư chào hàng, hóa đơn
- Hoá đơn
- Các loại báo cáo khác nhau
Ngoài các tài liệu tổng quát, các tài liệu có thể được tự động hóa có thể khác nhau giữa các ngành. Dưới đây là danh sách một số tài liệu, tùy theo ngành, có thể được tự động hóa để quản lý dễ dàng hơn.
Dịch vụ pháp lý
- Thỏa thuận việc làm
- Tài liệu thư ký công ty
- Thỏa thuận mua cổ phần
- Các thỏa thuận pháp lý
- Các thỏa thuận về Di chúc và Tín thác
- Thư ý kiến pháp lý
Chăm sóc sức khỏe
- Hồ sơ bệnh án của bệnh nhân
- Kế hoạch điều trị
- Quy định
- Báo cáo
- Bảng chấm công
Tài chính
- Hoá đơn
- Đơn đặt hàng
- Vận đơn
- Tài liệu tuân thủ
Nhân sự (HR)
- Phiếu thanh toán
- Thư mời nhân viên
- Thư liên lạc nội bộ
- Sổ tay nhân viên
Ngân hàng
- báo cáo của Ngân hàng
- Thư chào mừng
- Thư dàn xếp
- Thỏa thuận cho vay
- Lời nhắc trước
Nếu bạn làm việc với hóa đơn và biên lai hoặc lo lắng về xác minh ID, hãy xem Nanonets OCR trực tuyến or Công cụ giải nén văn bản PDF để trích xuất văn bản từ tài liệu PDF miễn phí. Nhấp vào bên dưới để tìm hiểu thêm về Giải pháp tự động hóa doanh nghiệp Nanonets.
.cta-first-blue {chuyển tiếp: tất cả 0.1s khối-bezier (0.4, 0, 0.2, 1) 0s; bán kính đường viền: 0px; font-weight: bold; font-size: 16px; chiều cao dòng: 24px; đệm: 12px 24px; nền: # 546fff; màu trắng; chiều cao: 56px; text-align: left; hiển thị: inline-flex; flex-hướng: hàng; -moz-box-align: trung tâm; align-các mục: trung tâm; khoảng cách giữa các chữ cái: 0px; box-sizing: border-box; border-width: 2px! important; border: solid # 546fff! important; } .cta-first-blue: hover {color: # 546fff; nền: trắng; quá trình chuyển đổi: tất cả 0.1s khối-bezier (0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width: 2px! important; border: solid # 546fff! important; } .cta-second-black {chuyển tiếp: all 0.1s khối-bezier (0.4, 0, 0.2, 1) 0s; bán kính đường viền: 0px; font-weight: bold; font-size: 16px; chiều cao dòng: 24px; đệm: 12px 24px; nền: trắng; màu: # 333; chiều cao: 56px; text-align: left; hiển thị: inline-flex; flex-hướng: hàng; -moz-box-align: trung tâm; align-các mục: trung tâm; khoảng cách giữa các chữ cái: 0px; box-sizing: border-box; border-width: 2px! important; border: solid # 333! important; } .cta-second-black: hover {color: white; nền: # 333; quá trình chuyển đổi: tất cả 0.1s khối-bezier (0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width: 2px! important; border: solid # 333! important; } .column1 {min-width: 240px; max-width: vừa với nội dung; padding-right: 4%; } .column2 {min-width: 200px; max-width: vừa với nội dung; } .cta-main {display: flex; }
Chọn một công cụ tự động hóa tài liệu
Các giải pháp tự động hóa tài liệu được thiết kế để hợp lý hóa các quy trình kinh doanh bằng cách trích xuất dữ liệu và sử dụng chúng để tạo tài liệu, có thể tiết kiệm thời gian và công sức quý báu cho bộ phận đó. Tuy nhiên, không phải tất cả các giải pháp tự động hóa đều giống nhau. Do đó, lập kế hoạch cẩn thận và nghiên cứu thích hợp dựa trên nhu cầu kinh doanh có thể giúp lựa chọn phần mềm phù hợp.
Các giải pháp tự động hóa có thể khác nhau nhiều trong các dịch vụ của họ. Trong khi một phần mềm có thể yêu cầu chuyên môn kỹ thuật, một phần mềm khác có thể không hỗ trợ tất cả các loại tài liệu. Tuy nhiên, một người khác có thể có quá nhiều khả năng mà một doanh nghiệp có thể không bao giờ cần đến.
Với rất nhiều tùy chọn trên thị trường để lựa chọn, việc lựa chọn giải pháp tự động hóa tài liệu phù hợp có thể gây khó khăn. Dưới đây là một số lưu ý cần ghi nhớ khi chọn một phần mềm tốt:
Người dùng thân thiện
Khi chọn bất kỳ phần mềm tự động hóa nào, điều đầu tiên cần kiểm tra là mức độ thân thiện với người dùng. Người dùng phải có thể hiểu cách thức hoạt động của nó và sử dụng nó một cách hiệu quả ngay cả khi họ không giỏi về mặt kỹ thuật. Bất kỳ phần mềm nào không làm cho công việc trở nên đơn giản và trên thực tế, nó phức tạp hơn sẽ là một thất bại toàn diện.
Phần mềm tự động hóa tài liệu phải cho phép dễ dàng tạo các mẫu, sử dụng các mẫu hiện có và tạo điều kiện dễ dàng điều hướng thông qua các tính năng của nó cho người dùng mà không cần phải gọi chuyên gia.
Hầu hết các nhà cung cấp giải pháp tự động hóa tài liệu sẽ sẵn lòng cung cấp phiên bản dùng thử trong thời gian giới hạn để có được khách hàng tiềm năng. Hãy tận dụng những điều này để hiểu cách phần mềm có thể phù hợp với nhu cầu của công ty và nhân viên để tăng hiệu quả trong quá trình tự động hóa tài liệu.
Tích hợp với các hệ thống kinh doanh hiện có
Ngay cả giải pháp tự động hóa tài liệu tốt nhất cũng có thể vô dụng nếu chúng không cung cấp khả năng tích hợp tốt với các hệ thống hiện có được doanh nghiệp sử dụng.
Phần mềm tự động hóa tốt có khả năng tích hợp để lấy dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Tích hợp với hệ thống CRM, CMS, hệ thống lưu trữ tệp, phần mềm phân tích, phần mềm xử lý thanh toán và phần mềm truyền thông là những thứ được tìm kiếm nhiều nhất.
Một hệ thống tự động hóa tài liệu hỗ trợ tích hợp dễ dàng có thể giúp thu thập dữ liệu chính xác từ nhiều nguồn khác nhau để tạo hoặc tạo ra các tài liệu có giá trị. Kiểm tra với nhà cung cấp về khả năng tích hợp và thu thập dữ liệu từ các nguồn khác nhau của phần mềm có thể giúp các tổ chức quyết định về tính hữu ích của giải pháp tự động hóa.
Khả Năng Tiếp Cận
Một trong những tính năng hiện đại có thể tạo nên sự khác biệt của một phần mềm tự động hóa là khả năng truy cập của nó. Ngày nay, nhiều đại diện của một doanh nghiệp đang di chuyển và họ yêu cầu các giải pháp có thể nhanh chóng tạo hoặc tạo tài liệu để trình bày cho khách hàng tiềm năng hoặc các bên liên quan.
Hãy tưởng tượng một giám đốc bán hàng cần tạo các đề xuất để chốt giao dịch với một khách hàng quan tâm. Sử dụng giải pháp tự động hóa tài liệu tương thích với thiết bị di động, máy tính bảng hoặc các thiết bị khác giúp bạn có thể sao chép các tài liệu cần thiết và chia sẻ chúng khi đang di chuyển.
Hỗ trợ các định dạng tài liệu khác nhau
Khi chọn giải pháp tự động hóa tài liệu, cách tốt nhất là xác minh xem phần mềm có hỗ trợ các loại định dạng tài liệu khác nhau như tệp văn bản, tệp hình ảnh, PDF, tài liệu được bảo vệ bằng mật khẩu, v.v. có thể được yêu cầu trong một doanh nghiệp hay không.
Hệ thống được chọn cũng phải có khả năng hỗ trợ tự động hóa tài liệu khác nhau, cụ thể là hàng loạt, tương tác và theo yêu cầu. Việc tạo hàng loạt tài liệu liên quan đến việc tạo ra nhiều số lượng một hoặc nhiều loại tài liệu cho các mục đích kinh doanh cụ thể.
Tự động hóa tài liệu tương tác là khi phần mềm tự động tạo biểu mẫu dựa trên mẫu và sau đó tạo tài liệu bằng cách kéo dữ liệu từ biểu mẫu vào mẫu. Tự động hóa theo yêu cầu, như tên cho thấy, đề cập đến một tài liệu được tạo ra để đáp ứng 'nhu cầu của người dùng' khi thông tin được yêu cầu được gửi đi.
Tập trung vào bảo mật
Các tổ chức cần quan tâm đến vấn đề bảo mật khi tìm kiếm một giải pháp tự động hóa tài liệu. Các tài liệu kinh doanh là duy nhất và phải được bảo mật chống đánh cắp dữ liệu để tránh bị tổn thương và để bảo vệ lợi ích kinh doanh. Có thể tập hợp và chia sẻ tài liệu mà không phải lo lắng về việc mất dữ liệu. Bảo vệ bằng mật khẩu hoặc mã hóa đầu cuối là một vài tính năng có thể đảm bảo an toàn cho dữ liệu. Mặc dù quyền truy cập có thể hoạt động có lợi cho việc bảo vệ dữ liệu khỏi bị lạm dụng, nhưng chúng không nên trở thành cản trở để duy trì quy trình làm việc suôn sẻ.
Hỗ trợ khách hàng hài lòng
Như với bất kỳ sản phẩm nào, người dùng tự động hóa tài liệu cũng sẽ được hưởng lợi rất nhiều từ sự hỗ trợ khách hàng tốt từ nhà cung cấp. Xếp hạng theo đánh giá và hỗ trợ của người dùng ngay cả khi đang sử dụng phiên bản dùng thử có thể cung cấp thông tin chi tiết về cách một công ty phản hồi và hỗ trợ người dùng.
Có nhiều hơn một kênh liên lạc bao gồm email, điện thoại, trò chuyện trực tuyến, v.v. có thể hiệu quả hơn khi bạn có nghi ngờ hoặc trục trặc cần được giải quyết nhanh chóng để tránh gián đoạn quy trình kinh doanh.
Bạn muốn tự động hóa các công việc thủ công lặp đi lặp lại? Tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc đồng thời nâng cao hiệu quả!
.cta-first-blue {chuyển tiếp: tất cả 0.1s khối-bezier (0.4, 0, 0.2, 1) 0s; bán kính đường viền: 0px; font-weight: bold; font-size: 16px; chiều cao dòng: 24px; đệm: 12px 24px; nền: # 546fff; màu trắng; chiều cao: 56px; text-align: left; hiển thị: inline-flex; flex-hướng: hàng; -moz-box-align: trung tâm; align-các mục: trung tâm; khoảng cách giữa các chữ cái: 0px; box-sizing: border-box; border-width: 2px! important; border: solid # 546fff! important; } .cta-first-blue: hover {color: # 546fff; nền: trắng; quá trình chuyển đổi: tất cả 0.1s khối-bezier (0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width: 2px! important; border: solid # 546fff! important; } .cta-second-black {chuyển tiếp: all 0.1s khối-bezier (0.4, 0, 0.2, 1) 0s; bán kính đường viền: 0px; font-weight: bold; font-size: 16px; chiều cao dòng: 24px; đệm: 12px 24px; nền: trắng; màu: # 333; chiều cao: 56px; text-align: left; hiển thị: inline-flex; flex-hướng: hàng; -moz-box-align: trung tâm; align-các mục: trung tâm; khoảng cách giữa các chữ cái: 0px; box-sizing: border-box; border-width: 2px! important; border: solid # 333! important; } .cta-second-black: hover {color: white; nền: # 333; quá trình chuyển đổi: tất cả 0.1s khối-bezier (0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width: 2px! important; border: solid # 333! important; } .column1 {min-width: 240px; max-width: vừa với nội dung; padding-right: 4%; } .column2 {min-width: 200px; max-width: vừa với nội dung; } .cta-main {display: flex; }
Tự động hóa tài liệu với Nanonet
Nanonets là một phần mềm OCR dựa trên AI cùng với khả năng ML có thể giúp trích xuất tự động dữ liệu có cấu trúc và phi cấu trúc từ tài liệu PDF, tệp được quét, hình ảnh, v.v. So với phần mềm OCR truyền thống, Nanonets có ưu điểm là không có quy tắc và khuôn mẫu riêng cho từng loại tài liệu.
Thuật toán AI và các mô hình OCR được sử dụng trong Nanonet liên tục học hỏi theo thời gian, giúp việc xử lý các loại tài liệu bán cấu trúc hoặc thậm chí không nhìn thấy trở nên dễ dàng. Chúng có thể được đào tạo nhiều lần, có thể được tùy chỉnh để kéo dữ liệu cho phù hợp với nhu cầu kinh doanh cụ thể và đủ dễ dàng để thực thi mà không cần nhóm nhà phát triển nội bộ.
Sử dụng Nanonet có thể mang lại nhiều lợi ích bao gồm tiết kiệm chi phí, dễ sử dụng, độ chính xác và khả năng mở rộng. Những lợi ích độc đáo nhất làm nên sự khác biệt của Nanonet là:
- Không cần mã hóa
- Hoạt động hoàn hảo với dữ liệu tùy chỉnh
- Liên tục học các thuật toán
- Không cần xử lý hậu kỳ
- Xử lý các ràng buộc dữ liệu một cách dễ dàng
- Khả năng đa ngôn ngữ
- Kết quả đầu ra tùy chỉnh
Lấy đi
Tự động hóa tài liệu có thể mang lại vô số lợi ích cho các doanh nghiệp dựa vào thủ tục giấy tờ cho hoạt động của họ. Đây là một giải pháp hiệu quả để loại bỏ sự kém hiệu quả, giảm bớt khối lượng công việc thủ công cho nhân viên và cho phép chuyển đổi quy trình làm việc một cách suôn sẻ. Tự động hóa tài liệu với các công cụ dựa trên AI có thể hợp lý hóa toàn bộ quy trình tạo tài liệu để tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh và lợi nhuận.
Câu Hỏi Thường Gặp
Tự động hóa một tài liệu có nghĩa là gì?
Tự động hóa tài liệu đề cập đến việc trích xuất thông tin có ý nghĩa từ các tài liệu phi cấu trúc và / hoặc bán cấu trúc bằng một công cụ kỹ thuật số. Do đó, thông tin được trích xuất từ tài liệu là một định dạng có tổ chức có thể được xử lý sau đó hoặc lưu trữ cho hậu thế.
Bạn có thể tự động hóa tài liệu Word không?
Trong một từ - Vâng! Tài liệu có thể ở dạng tài liệu xử lý văn bản như tài liệu MS word. Hầu hết các doanh nghiệp đều yêu cầu dữ liệu trong tài liệu để xử lý tiếp theo. Ví dụ: các công ty có thể yêu cầu các chi tiết có trong hóa đơn dựa trên Word để xử lý các đơn đặt hàng trực tuyến tiếp theo. Việc tự động hóa tài liệu bao gồm việc tải tài liệu lên phần mềm và trích xuất thông tin liên quan từ chúng để lưu trữ ở dạng phù hợp cho quá trình xử lý tiếp theo.
Làm cách nào để tạo một tài liệu tự động hóa?
Việc tự động hóa một tài liệu bao gồm các bước sau:
- Chuyển đổi tài liệu từ dạng bản in sang phiên bản kỹ thuật số mà từ đó dữ liệu có ý nghĩa có thể được trích xuất.
- Phân biệt các yếu tố của tài liệu để xác định nội dung có ý nghĩa
- Phân loại tài liệu thông qua phân tích nội dung đã xác định
- Trích xuất nội dung liên quan từ tài liệu
- Xử lý dữ liệu sau đó thông qua các công cụ phân tích dữ liệu để lưu trữ cho hậu thế.
Tự động hóa tài liệu thông minh là gì?
Khi công cụ kỹ thuật số trích xuất dữ liệu có ý nghĩa từ tài liệu sử dụng các tính năng AI như ML, tự động hóa sẽ trở thành "Tự động hóa thông minh", bản thân quá trình này được gọi là Xử lý tài liệu thông minh (IDP). Nó kết hợp khai thác dữ liệu với quản lý và điều phối tệp và không chỉ liên quan đến việc trích xuất dữ liệu mà còn liên quan đến các chức năng phân loại, xác nhận và lưu trữ. Các công cụ này bao gồm IDP có thể hoạt động độc lập hoặc phối hợp để trích xuất dữ liệu phi cấu trúc từ nhiều loại tài liệu khác nhau và chuyển đổi chúng thành thông tin có cấu trúc, có ý nghĩa.
var contentTitle = “Mục lục”; // Đặt tiêu đề của bạn ở đây, để tránh tạo tiêu đề cho nó sau này var ToC = “
“+ ContentTitle +”
“; ToC + = “
“; var tocDiv = document.getElementById ('dynamicictocnative'); tocDiv.outerHTML = ToC;
Ống nano API OCR & OCR trực tuyến có nhiều điều thú vị trường hợp sử dụng that có thể tối ưu hóa hiệu suất kinh doanh của bạn, tiết kiệm chi phí và thúc đẩy tăng trưởng. Tìm ra cách các trường hợp sử dụng của Nanonets có thể áp dụng cho sản phẩm của bạn.
- "
- &
- a
- có khả năng
- Giới thiệu
- truy cập
- khả năng tiếp cận
- truy cập
- chính xác
- Đạt được
- mua lại
- Hành động
- hoạt động
- Ngoài ra
- thêm vào
- địa chỉ
- quản lý
- tiên tiến
- ảnh hưởng đến
- chống lại
- thỏa thuận
- AI
- thuật toán
- Tất cả
- cho phép
- luôn luôn
- số lượng
- phân tích
- phân tích
- Một
- bất cứ nơi nào
- ngoài
- Đăng Nhập
- thích hợp
- hợp ngữ
- liên kết
- sự chú ý
- thuộc tính
- tự động hóa
- Tự động
- tự động
- tự động hóa
- Tự động hóa
- có sẵn
- lý lịch
- Ngân hàng
- trở nên
- trước
- được
- phía dưới
- hưởng lợi
- Lợi ích
- BEST
- giữa
- biên giới
- vi phạm
- mang lại
- được xây dựng trong
- kinh doanh
- các doanh nghiệp
- cuộc gọi
- khả năng
- có khả năng
- Sức chứa
- nắm bắt
- Thẻ
- cẩn thận
- trường hợp
- gây ra
- tập trung
- nhất định
- thách thức
- thách thức
- thách thức
- thay đổi
- nhân vật
- kiểm tra
- Chọn
- lựa chọn
- phân loại
- đóng cửa
- mã
- Lập trình
- kết hợp
- Đến
- Chung
- Giao tiếp
- Truyền thông
- Các công ty
- công ty
- so
- tương thích
- hoàn thành
- phức tạp
- tuân thủ
- compliant
- toàn diện
- thích hợp
- liên tục
- nội dung
- nội dung
- hợp đồng
- điều khiển
- điều khiển
- thuận tiện
- phối hợp
- Trung tâm
- Chi phí
- có thể
- tạo
- tạo ra
- tạo ra
- Tạo
- tạo
- quan trọng
- CRM
- quan trọng
- khách hàng
- khách hàng
- Hỗ trợ khách hàng
- khách hàng
- tùy biến
- dữ liệu
- Phân tích dữ liệu
- bảo mật dữ liệu
- cơ sở dữ liệu
- nhiều
- sâu
- sự chậm trễ
- Tùy
- thiết kế
- chi tiết
- chi tiết
- phát triển
- Thiết bị (Devices)
- khác nhau
- khác nhau
- khó khăn
- kỹ thuật số
- số hóa
- trực tiếp
- Giao diện
- Gián đoạn
- tài liệu
- năng động
- nới lỏng
- Hiệu quả
- hiệu quả
- hiệu quả
- hiệu quả
- hiệu quả
- nỗ lực
- điện tử
- các yếu tố
- loại bỏ
- nhân viên
- việc làm
- cho phép
- cho phép
- mã hóa
- Cuối cùng đến cuối
- Làm giàu
- Doanh nghiệp
- doanh nghiệp
- đặc biệt
- thiết yếu
- thành lập
- vv
- ví dụ
- quá
- Excel
- Tập thể dục
- triển lãm
- hiện tại
- Mở rộng
- mở rộng
- chi phí
- kinh nghiệm
- Kinh nghiệm
- chuyên môn
- các chuyên gia
- Chất chiết xuất
- Đối mặt
- phải đối mặt
- Không
- nhanh hơn
- Tính năng
- Lĩnh vực
- tài chính
- tài chính
- dịch vụ tài chính
- Tên
- phù hợp với
- linh hoạt
- Tập trung
- theo
- tiếp theo
- hình thức
- định dạng
- tìm thấy
- Miễn phí
- từ
- Full
- chức năng
- chức năng
- xa hơn
- tương lai
- tạo ra
- tạo ra
- thế hệ
- nhận được
- đi
- tốt
- hàng hóa
- rất nhiều
- Tăng trưởng
- đảm bảo
- hướng dẫn
- hướng dẫn
- Xử lý
- vui mừng
- có
- chăm sóc sức khỏe
- cao
- giúp đỡ
- giúp
- tại đây
- Cao
- cao hơn
- cao
- trở ngại
- Độ đáng tin của
- Tuy nhiên
- hr
- HTTPS
- Nhân loại
- ý tưởng
- lý tưởng
- Xác định
- xác định
- Bản sắc
- hình ảnh
- hình ảnh
- thực hiện
- thực hiện
- tầm quan trọng
- quan trọng
- cải thiện
- cải thiện
- bao gồm
- bao gồm
- Bao gồm
- Tăng lên
- tăng
- tăng
- lên
- độc lập
- chỉ số
- các cá nhân
- các ngành công nghiệp
- ngành công nghiệp
- thông tin
- đầu vào
- cái nhìn sâu sắc
- bảo hiểm
- tích hợp
- tích hợp
- hội nhập
- Thông minh
- tương tác
- quan tâm
- lợi ích
- vấn đề
- các vấn đề
- IT
- chính nó
- Việc làm
- Giữ
- Ngôn ngữ
- lớn
- Luật
- các nhà lãnh đạo
- hàng đầu
- Dẫn
- Rò rỉ
- LEARN
- học tập
- Hợp pháp
- niveaux
- tận dụng
- Hạn chế
- LINK
- Danh sách
- Các khoản cho vay
- địa điểm thư viện nào
- . Các địa điểm
- hậu cần
- Xem
- tìm kiếm
- máy
- học máy
- thực hiện
- duy trì
- bảo trì
- chính
- làm cho
- LÀM CHO
- Làm
- quản lý
- quản lý
- giám đốc
- nhãn hiệu
- thủ công
- thị trường
- có ý nghĩa
- có nghĩa
- y khoa
- Might
- Các cột mốc
- tâm
- ML
- di động
- mô hình
- tiền
- tháng
- chi tiết
- hầu hết
- di chuyển
- MS
- nhiều
- nhân
- nhiều
- cụ thể là
- tên
- Tự nhiên
- Thiên nhiên
- THÔNG TIN
- cần thiết
- nhu cầu
- con số
- số
- nhiều
- cung cấp
- Cung cấp
- Trực tuyến
- Hoạt động
- Ý kiến
- Tối ưu hóa
- tối ưu hóa
- Các lựa chọn
- dàn nhạc
- đơn đặt hàng
- cơ quan
- tổ chức
- tổ chức
- Tổ chức
- Nền tảng khác
- tổng thể
- một phần
- Mật khẩu
- thanh toán
- xử lý thanh toán
- hoàn hảo
- hiệu suất
- kinh nguyệt
- Cá nhân
- Nhân viên
- vật lý
- hình ảnh
- kế hoạch
- lập kế hoạch
- nền tảng
- Điểm
- Chính sách
- điều luật
- có thể
- tiềm năng
- trình bày
- khá
- chính
- riêng tư
- tiền thu được
- quá trình
- Quá trình Tự động hóa
- Quy trình
- xử lý
- Bộ xử lý
- sản xuất
- Sản phẩm
- năng suất
- lợi nhuận
- đề nghị
- bảo vệ
- bảo vệ
- cho
- nhà cung cấp dịch vụ
- nhà cung cấp
- cung cấp
- kéo
- mua
- mục đích
- chất lượng
- Nhanh chóng
- Mau
- Giốc
- phạm vi
- xếp hạng
- đạt
- Thực tế
- giảm
- đề cập
- Mối quan hệ
- có liên quan
- yêu cầu
- cần phải
- Yêu cầu
- nghiên cứu
- Thông tin
- phản ứng
- xem xét
- Đánh giá
- Nguy cơ
- Tự động hóa quá trình robot
- Lăn
- quy tắc
- an toàn
- bán
- bán hàng
- tương tự
- sự hài lòng
- tiết kiệm
- khả năng mở rộng
- quét
- an toàn
- Bảo mật
- an ninh
- chọn
- lựa chọn
- dịch vụ
- DỊCH VỤ
- định
- thiết lập
- Chia sẻ
- chia sẻ
- Đơn giản
- kể từ khi
- duy nhất
- nhỏ
- Tiểu thương
- So
- Phần mềm
- rắn
- giải pháp
- Giải pháp
- một số
- tinh vi
- không gian
- riêng
- tốc độ
- Traineeship
- đứng
- Tiêu chuẩn
- tiêu chuẩn
- bắt đầu
- Vẫn còn
- là gắn
- hàng
- cửa hàng
- hợp lý hóa
- mạnh mẽ
- cấu trúc
- trình
- Sau đó
- cung cấp
- hỗ trợ
- Hỗ trợ
- hệ thống
- hệ thống
- dùng
- nhiệm vụ
- nhóm
- Kỹ thuật
- Công nghệ
- mẫu
- Kiểm tra
- Sản phẩm
- trộm cắp
- điều
- điều
- Thông qua
- thời gian
- thời gian
- Yêu sách
- công cụ
- công cụ
- hàng đầu
- đối với
- theo dõi
- truyền thống
- Giao dịch
- Chuyển đổi
- biến đổi
- quá trình chuyển đổi
- thử nghiệm
- loại
- hiểu
- sự hiểu biết
- độc đáo
- sử dụng
- Người sử dụng
- thường
- xác nhận
- giá trị
- nhiều
- khác nhau
- nhà cung cấp
- nhà cung cấp
- Xác minh
- xác minh
- xác minh
- phiên bản
- dễ bị tổn thương
- cách
- liệu
- trong khi
- CHÚNG TÔI LÀ
- không có
- Công việc
- Luồng công việc
- công trinh
- giá trị
- sẽ
- trên màn hình