Nhu cầu lưu trữ WhatsApp bất tiện của dịch vụ tài chính (Harriet Christie)

Vào tháng 2022 năm 1.8, Ủy ban Giao dịch Chứng khoán (SEC) và Ủy ban Giao dịch Hàng hóa Tương lai Hàng hóa (CTFC) đã đạt được thỏa thuận dàn xếp với tổng trị giá khoảng XNUMX tỷ USD với

12 ngân hàng đầu tư hàng đầu Phố Wall. Các tổ chức nổi bật, bao gồm Morgan Stanley, Citigroup, Goldman Sachs và Bank of America, đã bị phạt vì không giám sát việc nhân viên sử dụng các ứng dụng nhắn tin trái phép, như Whatsapp, với
đồng nghiệp và khách hàng. 

Cuộc điều tra tiếp theo sau khoản phạt 200 triệu đô la của JP Morgan vào tháng 2021 năm 200, với việc các cửa xả lũ dường như đã mở. Các nhà chức trách dường như đã sử dụng con số thanh toán ban đầu XNUMX triệu USD đó làm thước đo cho ngành, biểu thị sự kết thúc của một thỏa thuận không chính thức.
thời gian ân hạn giúp các công ty thích ứng với đại dịch.  

Tất nhiên, những hình phạt nặng nề như vậy đã có tác động địa chấn đối với bối cảnh dịch vụ tài chính, với những hậu quả vượt xa những gã khổng lồ rõ ràng đã được lấy làm ví dụ. Nhưng làm thế nào chúng ta đến được giai đoạn này và làm cách nào các công ty có thể giải quyết được những vấn đề đó.
những hành vi của nhân viên rõ ràng là không còn được dung thứ nữa?

Có chuyện gì với WhatsApp vậy? 

Nhiệm vụ của SEC rằng các ngân hàng lưu giữ hồ sơ về tất cả các thông tin liên lạc giữa khách hàng và nhà môi giới. Trao đổi riêng tư, giống như những trao đổi xảy ra thông qua WhatsApp,
khó giám sát hơn nhiều và khả năng dữ liệu bị xâm phạm chỉ tăng lên khi các thiết bị cá nhân được đưa vào phương trình. 

Điều quan trọng cần lưu ý là vấn đề ở đây không nằm ở chính WhatsApp; những lo ngại tương tự cũng xảy ra với WeChat, Telegram và các ứng dụng nhắn tin 'phù du' khác. Đó là những khó khăn trong việc ghi lại thông tin liên lạc trên các nền tảng được mã hóa này và những hậu quả tiếp theo
trái với yêu cầu lưu giữ hồ sơ, đó là vấn đề. 

Gọi điện thoại mệt mỏi 

Cho đến gần đây, người tiêu dùng có rất ít lựa chọn nếu họ muốn tiếp cận với một công ty được quản lý. Ví dụ: để thảo luận về tài khoản ngân hàng của họ, họ cần gọi điện thoại hoặc đến chi nhánh địa phương để trao đổi cá nhân.
cuộc thảo luận. Giờ đây, họ có thể giao tiếp với tổ chức thông qua vô số kênh kỹ thuật số. 

Đó không chỉ là một lựa chọn mà còn là một sở thích. WhatsApp, Facebook Messenger và Telegram nằm trong số những ứng dụng

ứng dụng được tải xuống nhiều nhất trong Quý 1 năm 2022và bản thân WhatsApp cũng có một thiên văn
2 tỷ người dùng đang hoạt động trên toàn thế giới. Dựa theo
Forbes, 93% người tiêu dùng Hoa Kỳ muốn giao tiếp qua tin nhắn văn bản với tốc độ, tính dễ sử dụng và (người tiêu dùng) quen thuộc với các nền tảng chứng tỏ được những lợi thế mang tính quyết định.  

Điều này hoạt động theo cả hai cách; việc nhân viên giao tiếp thông qua các công cụ mà họ quen sử dụng trong cuộc sống hàng ngày cũng dễ dàng và hiệu quả hơn so với công cụ do chủ lao động cung cấp. 

Kênh từ xa 

Sự gián đoạn của đại dịch Covid-19 đã dẫn đến sự phụ thuộc nhiều hơn vào các ứng dụng nhắn tin, vì sự gần gũi về mặt vật lý, ngay cả với đồng nghiệp, đều bị cấm. Năm 2019, 68.1 triệu người dùng điện thoại di động ở Mỹ đã truy cập WhatsApp để liên lạc. Con số này được dự đoán là

tăng lên 85.8 triệu người dùng vào năm 2023. Sản phẩm phụ của sự phụ thuộc vào các kênh kỹ thuật số mới này là sự gia tăng số lượng công nhân sử dụng

điện thoại cá nhân hoặc máy tính bảng cho công việc kinh doanh, khi các ranh giới bắt đầu mờ nhạt và cuộc sống nghề nghiệp và cá nhân đan xen vào nhau. 

Nhân viên có nhiều khả năng hành động ngẫu nhiên hơn khi làm việc từ xa, cho dù điều đó có nghĩa là phải nghỉ giải lao lâu hơn hoặc nhắn tin cho khách hàng hoặc đồng nghiệp thông qua một kênh trái phép. Sau khi đã cho phép những thói quen giao tiếp này hình thành trong một thời gian dài, chúng sẽ
hiện rất khó để chuyển trở lại mức trước Covid, do sự tiện lợi và khả năng sử dụng vốn có mà nhân viên đã quen. 

Trả hóa đơn 

JP Morgan's
phạt 200 triệu USD vào tháng 2021 năm 1.8 là hình phạt đáng kể đầu tiên trong một cuộc điều tra cũng đã ảnh hưởng đến hàng chục ngân hàng đầu tư hàng đầu nói trên với số tiền lên tới XNUMX tỷ USD. Cuộc đàn áp của SEC kể từ đó đã tiếp tục mở rộng, khi Phố Wall

gã khổng lồ cổ phần tư nhân đã tiết lộ rằng họ đang bị điều tra.  

Cơ quan thực thi cũng đã vào cuộc
yêu cầu về các giao thức Cố vấn Đầu tư đã Đăng ký (RIA) nhỏ hơn dành cho hoạt động liên lạc kinh doanh 'ngoài kênh'. RIA phải tuân theo các quy định tương tự như các công ty lớn hơn đã bị trừng phạt trước đây, vì vậy mặc dù họ có thể tránh được sự phục kích của
Tuy nhiên, trong các cuộc điều tra ban đầu, họ nên lưu ý rằng họ vẫn nằm trong tầm ngắm của các cơ quan quản lý. 

Theo? 

Tình hình khiến các nhà lãnh đạo doanh nghiệp và các nhóm tuân thủ rơi vào tình thế khó khăn. Họ có nên hy sinh sự thuận tiện và hiệu quả hoạt động để theo đuổi sự tuân thủ, cấm hoàn toàn các ứng dụng nhắn tin và thay vào đó dựa vào các giải pháp đã được thử nghiệm và thử nghiệm của
email, cuộc gọi điện thoại và ở mức độ thấp hơn là mạng xã hội? 

Đây có lẽ là một lựa chọn hấp dẫn do mức độ nghiêm trọng của các hình phạt được áp dụng. Đây chắc chắn là cách tiếp cận phổ biến hơn vì vào tháng 2022 năm XNUMX, chỉ

15% công ty tài chính đang theo dõi WhatsApp. 

Nhưng nó không hoàn toàn đơn giản như vậy. Cấm nhân viên sử dụng các kênh cụ thể không nhất thiết có nghĩa là mọi rủi ro đều được loại bỏ. Việc cấm các công cụ hữu ích có thể sẽ dẫn đến sự bất bình của nhân viên và “khoảng trống trong việc tuân thủ” tại nơi làm việc.
Lựa chọn an toàn hơn là các nhà lãnh đạo doanh nghiệp phải hiểu rõ nền tảng mà nhân viên và người tiêu dùng ưa thích sử dụng, từ đó phát triển các chính sách phù hợp.  

Cuối cùng, nếu nhân viên muốn sử dụng các ứng dụng trái phép, họ sẽ làm như vậy, trừ khi có quy trình giám sát để cảnh sát chính xác. Điều này đã gây ra hậu quả to lớn đối với những người như Goldman Sachs, Bank of America và những người khác, những người đã không thành công với
bước này, bất chấp nguồn lực của họ.  

WhatsApp có thể được theo dõi? 

Tùy chọn thích hợp hơn ở đây chắc chắn là trao quyền cho nhân viên sử dụng các nền tảng mà họ cảm thấy thoải mái nhất, giảm thiểu những hạn chế bất cứ khi nào có thể.  

Để đạt được sự tuân thủ trên các nền tảng mã hóa như WhatsApp, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp phải đảm bảo rằng họ có thể nắm bắt, lưu giữ và giám sát các cuộc trò chuyện. Điều này nói thì dễ hơn làm và quá trình này về mặt lịch sử luôn là nguồn gốc của nhiều khó khăn. Tuy nhiên, trong
Những năm gần đây, các giải pháp mới đã được phát triển đặc biệt để giải quyết nhu cầu cấp thiết này.  

Giống như các nền tảng truyền thông xã hội trước đây, các nhà cung cấp lưu trữ kỹ thuật số hàng đầu đã xây dựng công nghệ để thu thập và lưu trữ dữ liệu liên lạc từ các ứng dụng như WhatsApp, WeChat, Signal và Telegram. Điều này giải cứu các nhà lãnh đạo doanh nghiệp khỏi sự thất vọng
phải lựa chọn giữa hiệu quả và tuân thủ; cả hai bây giờ có thể cùng tồn tại rất hòa bình. 

Điều quan trọng là các công ty cũng có thể phân bổ các số thứ cấp trên thiết bị cá nhân, cho phép nhân viên phân biệt giữa các liên hệ kinh doanh và không liên quan đến công việc, đồng thời thu thập dữ liệu thích hợp cho phù hợp. Điều này có nghĩa là quyền riêng tư cũng có thể được duy trì mặc dù
mức độ kiểm tra chuyên môn. 

Sẽ là phản trực giác nếu bỏ qua nhu cầu ngày càng tăng đối với các ứng dụng nhắn tin được mã hóa tại nơi làm việc. Rất may, các doanh nghiệp không còn phải làm vậy nữa.