根据一个 2020年职业欺诈和虐待研究报告 根据注册舞弊审查师协会 (ACFE) 的调查,每年因职业舞弊造成的金钱损失对全球经济来说是一个惊人的消耗,它直接影响组织创造就业机会、生产商品和服务以及提供公共服务的能力。根据这项研究,该行业最常见的职业欺诈计划包括计费计划。计费方案是一种欺诈性支付方案,其中一个人通过提交虚构商品或服务的发票、虚增的发票或个人购买的发票,促使其雇主发放付款。
对于这样的骗局,安全总比后悔好。在本博客中,我们将深入探讨发票审计的含义以及为什么它们对企业的财务诚信至关重要。
什么是应付账款审计?
应付账款审计是审计师检查应付账款部门的财务记录的过程。在此过程中,审计师检查交易的准确性、完整性、对公认会计原则 (GAAP) 的遵守情况以及交易的有效性。
所有企业都需要接受审计吗?
2002 年《萨班斯-奥克斯利法案》规定上市公司必须提供所有记录以供独立审计。在检查程序和记录后,审计师对财务报表发表意见。外部审计师测试公司的会计程序和内部控制,并就其运作情况分享他们的意见。这意味着上市公司无法避免其账目受到审计。
尽管法律可能不要求小型企业进行审计,但至少他们的发票经过适当审计才符合他们的最大利益。
什么是发票审核?
发票审计涉及对财务文件的仔细检查,以验证其准确性、是否遵守公司政策以及是否符合行业标准和法规。这些审计在保持财务透明度和防止差异方面发挥着关键作用。
通过发票审核,企业可以有效地降低客户和员工欺诈和盗窃的风险。
谁进行发票审核?
发票审计和应付账款审计可以由员工内部进行,也可以通过第三方外部审计员进行。
内部审计师
与外部审计师相比,内部审计师具有某些优势,例如了解企业的特殊需求。他们的服务比较便宜。然而,内部审计师的评估可能并不客观,并且往往存在偏见。
外部审计师
外部审计师的评估是客观和独立的,他们对企业财务系统的运作有更广泛的了解。他们还具备更好、更实用的法律法规知识。因此,外部审计师在审计的总体结果上比内部审计师具有优势。
值得注意的是,法定的应付账款审计只能由外部审计师进行。除了外部审计师的审计外,企业还可以进行内部审计。
发票审核清单
- 收据和文件: 发票是从供应商和供应商处收到的。所有相关文件(包括采购订单、合同和收据)均已收集并与发票相关联。
- 数据输入和验证: 发票详细信息(例如金额、日期和项目描述)会输入到会计系统中。根据支持文件对输入的数据进行验证,以确保准确性。
- 编码和分类: 发票根据费用或服务的性质进行编码。分类可确保正确分配到正确的成本中心或帐户。
- 合规性检查: 根据公司的政策、采购订单和合同协议检查发票,以确保合规性。任何差异或偏差都会被标记以供进一步调查。
- 准确性评估: 验证发票计算的数学准确性。数量、单价以及任何适用的税费或折扣均经过交叉检查。
- 内部控制评价: 评估公司与发票处理相关的内部控制程序。这包括审查授权流程、职责分离和审批工作流程。
- 优化分析: 专家可以分析发票来确定成本节约或效率提高的机会。这可能涉及与供应商谈判以获得更好的条款或折扣。
- 与利益相关者的沟通: 如果发现差异,则会与相关利益相关者(例如供应商或内部部门)进行沟通以进行澄清。差异可以通过协商或更新会计记录来解决。
- 审计跟踪文档: 维护全面的审计跟踪,记录审计过程的每个步骤。该文件是审计的证据,对于合规和报告目的至关重要。
- 报告和分析: 摘要报告强调了审计结果和所采取的任何纠正措施。可以分析趋势或重复出现的问题,以提高未来的发票处理效率。
发票审核最关键的部分
检查发票的准确性是发票审核过程的关键方面,手动验证的方法主要有以下三种:
- 双向匹配
在此方法中,将发票的详细信息与装运收据进行比较。目标是确认发票上的行项目准确地代表了交付的内容。这可确保发票上列出的商品或服务与实际收到的物品相符。
- 三路匹配
这种方法不仅涉及将发票详细信息与装运收据进行比较,还涉及与采购订单进行比较。三向匹配过程验证商品或服务是否已订购和收到。它确保发票、采购订单和发货收据上的数据保持一致,从而提供更全面的验证流程。
- 无需采购订单即可检查
在未发出采购订单的情况下,应付账款部门仍然可以验证发票。这可能涉及与采购部门、托运人的直接确认,或参考其他交易文件(例如运费单)。当正式采购订单不是交易的一部分时,此方法是传统双向匹配的替代方法。
如果在验证过程中发现差异,标准做法是拒绝发票并将其发回供应商进行更正。这确保了财务记录中保留准确有效的信息。如果有证据表明存在欺诈或可疑活动,标记的发票通常会被搁置以进行进一步调查,以确定问题的性质和程度。
应付账款 (AP) 团队成功验证发票、确认其准确性并符合相关文件后,即可将其发送以供审批并启动付款处理。此步骤标志着发票审核的最后阶段,确保只有合法且准确的发票才能批准付款,从而有助于组织内的财务完整性和合规性。
AP Automation 如何改进发票审核?
应付账款 (AP) 自动化在提高发票审核流程的效率和准确性方面发挥着关键作用。一项显着优势是通过光学字符识别 (OCR) 等功能加速发票处理,从而无需手动输入数据。这种速度不仅加快了整个流程,而且还允许更频繁和及时的审核。
此外,AP 自动化降低了手动数据输入和处理错误的风险。自动化数据提取和验证可确保准确捕获相关信息,从而最大限度地减少审计期间出现差异的可能性。这种准确性对于维护财务记录的完整性至关重要。
AP 自动化的匹配能力是另一个值得注意的好处。该系统将发票与采购订单和发货收据等支持文件无缝匹配,确保所有细节一致。这种全面的匹配功能提高了准确性,并最大限度地减少了审计过程中忽略差异的机会。
AP 自动化促进了实时可见性和透明度。利益相关者可以跟踪发票、审批和付款的状态,从而深入了解工作流程。这种透明度对于识别瓶颈、及时解决问题以及确保遵守既定准则至关重要。
此外,AP 自动化还提供战略分析,可深入了解支出模式和供应商绩效。这些分析使组织能够在审计过程中做出明智的决策,确定成本优化和效率改进的领域。
此外,AP 自动化强制遵守公司政策和监管要求。可以将自动化工作流程配置为遵循预定义的规则和审批层次结构,从而降低不合规的风险。这可确保发票得到一致并符合既定准则的审计。
维护全面的审计跟踪是 AP 自动化的一个关键功能。所采取的行动、批准和任何修改的详细历史记录提供了可靠的文档跟踪,有利于内部和外部审计。自动化系统确保记录与发票处理相关的所有活动,以实现问责制和透明度。
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- 综合匹配能力: 我们的 AP 自动化解决方案拥有全面的匹配功能,确保发票详细信息与采购订单和发货收据等支持文档无缝匹配。这种细致的匹配过程提高了准确性,在审核过程中不留任何差异。
- 实时可见性和透明度: Nanonets 提供对发票处理工作流程的实时可见性。轻松跟踪发票、审批和付款的状态,为您的团队提供洞察力,从而做出明智的决策。告别瓶颈,迎接财务流程透明的新时代。
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- 全面的问责审计追踪: 借助 Nanonets,您可以对与发票处理相关的所有活动进行全面的审计跟踪。这些操作、批准和修改的详细历史记录为内部和外部审计提供了可靠的文档跟踪。确保财务运营每一步的问责制和透明度。
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