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电子发票自动化深入指南

时间戳：6年2022月4日上午54:XNUMX

电子发票自动化深入指南

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发票对企业来说既重要又不可避免。 发票处理是应付账款部门的主要职责。 手动处理发票繁琐、耗时且容易出错。 似乎改变游戏规则的最有效解决方案之一是电子发票。

电子发票或电子发票可帮助组织简化 AP 功能并简化它们。 它减少了发票处理时间，接管了重复性任务，并实现了企业与其客户之间的顺畅运作。

本文深入了解了电子发票的全部内容、自动化如何帮助电子发票、好处和挑战等。

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什么是电子发票？

电子发票是电子账单的一种形式，是指生成​​发票的自动化过程。 这种电子文件交换是从供应商发送给买方的商品或服务交付的，是用于公司与其客户/合作伙伴之间交易的合法批准的文件。

与通过电子邮件作为 PDF 附件发送的发票相比，电子发票中的传输、接收、处理和支付处理完全是数字化的。

电子发票是纸质发票的理想替代品，有助于消除手动发票过程中出现的问题。

电子发票的重要性

电子发票的概念对企业来说并不新鲜。 从欧盟采用电子发票作为标准并发布 指示 2014年，香港、日本、南美、亚洲等多个国家纷纷效仿。

2012 年全球电子发票研究 由基于云的电子发票和购买支付解决方案的领导者 Basware 与公认的金融运营权威和教育机构金融运营研究所联合开展，并详细介绍了电子发票如何在全球范围内扩展。 根据这项研究，“73 年有 2012% 的受访者在一定程度上使用电子发票，这比 14 年增加了 2011%。同样，供应商对电子发票的抵制也显着增加。”从 46 年的 2011% 下降到 26 年的 2012%。

对于许多与多个客户或买家打交道并且必须每天处理大量发票的组织而言，电子发票是一种改变游戏规则的方式。 由于它们在企业中是合法的，因此它们也可以毫无困难地用于合规目的。

电子发票有助于正式处理发票、改进工作流程并简化付款流程。 电子发票中使用的自动化工具使流程顺畅、安全、无差错且高效。

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什么是电子发票自动化？

电子发票自动化是指部署旨在使发票过程电子化或计算机化以方便使用的软件。 这些电子发票解决方案能够自动化整个过程，从读取数据以获取发票到将其从卖方发送到买方的应付账款系统，无论发票格式如何，以进行付款处理。

电子发票解决方案可以成为应付账款自动化的重要组成部分。 它支持更顺畅的工作流程，例如支持系统集成、自动执行发票匹配和批准等任务，以及处理完成发票支付流程所需的重复性任务。

电子发票自动化如何工作？

电子发票解决方案会生成一个发票文件文件，该文件会自动导入系统。 EDI（电子数据交换）、XML（可扩展标记语言）或 CSV（逗号分隔值）是用于在电子发票中导出文件的一些常规数据格式。

技术进步使人工智能 (AI) 和机器学习 (ML) 技术的使用能够自动 捕获数据 甚至消除错误的微小可能性。

自动电子发票解决方案旨在使用预设规则执行所有验证，以验证所开具并发送给客户的发票是否准确且易于阅读。 来自电子发票解决方案的数据主要存储在一个集中的基于云的平台中，供应商和买家可以使用该平台来管理发票数据。

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自动化在电子发票中的作用

电子发票对于许多依靠定期付款来运营和维持公司的中小型企业来说是一个福音。 自动化使电子发票变得轻而易举。

捕获相关数据并防止任何未经授权的更改，确保过程无错误。 由于预先设定的规则会在付款处理发生之前验证数据，因此没有过度开发票或重复付款的余地。

自动化使电子发票解决方案能够与现有系统集成。 通过设置适当的访问和安全级别来保护数据不被滥用或丢失，可以开具、发送和发送发票给适当的人。

电子发票解决方案可优化支付流程、减少员工工作量、实现合规性和审计跟踪，并为分析和决策提供对应付账款流程的更多可见性。

如何使用电子发票？

电子发票是一个完整的过程，应该具备一些基本要求才能有效地使用它。

  • 应该有一个 ERP（企业资源计划）或会计系统来查看所涉及的交易。
  • 在讨论应付账款、信息技术 (IT) 和采购团队的输入后，必须预先定义规则并设置路由。
  • 发票例外的验证规则，3 向 发票匹配，并在发票被批准或拒绝时发送通知。
  • 试点测试以了解系统和流程如何工作
  • 实时实施自动化流程

电子发票的类型

电子发票的普及在许多国家正在扩大。 尽管一些国家没有电子发票合规法规，但它仍然在执行，因为它可以提高发票支付流程的效率。 从这个意义上说，电子发票分为两种类型——不合规的电子发票和合规的电子发票。

电子发票不合规

在这种类型中，电子发票仅遵循买卖双方约定的数据格式，不符合国家的电子发票规定。 遵循的过程是：

  • 涉及的各方，即买方和供应商决定并同意发票的数据和格式。
  • 发票将包含使用 EDI 技术或简单 Web 表单的结构化数据
  • 电子发票由供应商从其应收账款系统或通过基于 Web 的表单创建和发送。
  • 收到的电子发票采用买方应付账款系统可以立即处理的格式

电子发票合规

各国对电子发票的规则和规定各不相同。 遵守合规性的电子发票遵循类似的流程，但以下情况除外：

  • 发票格式受交易方国家法律法规的约束
  • 在电子发票过程中遵循政府关于内容验证、安全性等的具体指导方针。
  • 发票可用于审计和增值税 (VAT) 目的
  • 不涉及纸张

合规的电子发票是一种更好的方法，因为它有助于审计跟踪。 根据进行贸易交易的地区，明智的做法是遵循这种类型的电子发票以获得更大的商业利益。

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使用电子发票自动化的好处

使用电子发票解决方案的自动化可以简化应付账款功能，并为贸易伙伴及其业务带来巨大的利益。 使用自动电子发票解决方案的一些最大优点是：

纸质发票的理想替代品

纸质发票的创建和处理很麻烦，容易出错，并且需要买卖双方的时间和精力。 在涉及许多交易或多个买家的情况下，这个过程变得非常困难。 电子发票解决方案可以消除发票数据形式、无需纸张等问题。

简化流程并缩短周转时间

电子发票解决方案有助于优化发票处理周期，并有助于减少在包括跟踪、批准和处理付款在内的各个阶段花费的时间和精力。 消除对纸质发票、验证和匹配相关文件的需求以及重复性任务的自动化都可以缩短处理时间并加快周转时间。

改善了关系

电子发票解决方案充当了维持业务合作伙伴之间良好关系的桥梁。 由于一切都是自动化的，供应商可以跟踪他们的发票状态，而无需反复打电话或邮寄确认。 甚至可以更快地纠正错误，并设置批准以更快地处理发票。 总体而言，这有助于改善人际关系和顺畅运作。

提高可见性和透明度

电子发票可以提高整个发票流程的可见性。 自动化电子发票解决方案跟踪发票、验证和批准流程，并启用详细的审计跟踪。 实时交易数据提高了对承诺的可见性，从而提高了预测准确性。

降低成本

电子发票可以为企业带来巨大的节省。 电子发票可确保增加现金流，因为发票会立即交付以供处理。 转换为电子发票可以降低纸张成本，处理成本降低近 70%。 使用电子发票解决方案，利益相关者可以跟踪付款、分析支出趋势并找到更多节省成本的机会。 虽然及时付款有利于供应商，但提前付款折扣有利于买家，从而为双方节省成本。

更高的合规性

合规性是使用电子发票解决方案的最大优势之一。 这些解决方案旨在处理合规性。 电子发票消除了纸质记录，并集中存储了发票数据和所有其他相关文件，以促进轻松遵守增值税法律。 它保持发票数据的真实性并防止其被轻易更改。

降低风险

使用电子发票解决方案可以降低或消除各种风险。 重复发票和手动发票常见的超额发票在电子发票中是不可能的，因为验证规则会处理这些问题。 安全加密协议检查每张电子发票，标记欺诈发票，并防止数据滥用或业务信息的数据丢失。

绿色倡议

改用电子发票无需维护纸质发票。 除了帮助绿色倡议以改善全球环境外，电子发票解决方案还使企业具有成本效益和能源效率。 这方面的一些最大好处是：

  • 在发票过程中消除对纸张的需求
  • 降低印刷和运输
  • 对人力的需求较少
  • 减少浪费
  • 较小的物理存储

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电子发票自动化的主要用例

电子发票提高了对公司财务状况的了解，并成为不可或缺的预测工具。 电子发票解决方案还可以实现协作客户关系，从而支持及时发票支付。 供应商和客户之间的电子发票通用门户允许双方访问相关文件，这可以减少争议和误解，从而促进更好的客户关系。 Nanonets 已被许多客户用于发票的数字化。 在下面找到一些使用 Nanonets 实现电子发票自动化的成功用例：

  • ACM 服务：ACM Services 是一家位于美国马里兰州的全方位环境修复承包商。 Nanonets AI 的使用帮助 ACM Services 自动提取发票，为应付账款团队节省了 90% 的时间。
  • In2 项目管理，一家澳大利亚城市水务公司使用 Nanonets 预训练发票提取器实时捕获发票信息，并将此信息路由到 In2 Project Management 的 SQL 数据库。 提取的信息已根据客户的支出管理系统进行验证。 更新后的数据库被插入 Power BI，通过电子邮件发送富有洞察力的可视化。
  • 奥吉奥美国一家虚拟会计公司使用 Nanonets 的人工智能驱动的数据处理平台实现发票的数字化，并将电子发票数据上传到会计程序中以进行进一步处理和工作流。
  • 快乐珠宝商，美国的一家家族企业，使用 NanoNets 对以电子邮件形式传入的发票进行数字化和组织，通过发票模型运行它以捕获关键发票信息，如卖方名称、发票金额、发票日期、到期日等，以及将云上的发票保存在由卖家名称构成的文件夹中。 NanoNets 在合同签署之日起不到 7 天内为 Happy Jewelers 部署了自定义工作流程。 这直接影响了财务团队，他们现在可以在不雇用更多人的情况下同时处理 50% 的发票。

使用电子发票和电子发票自动化系统的挑战

正如使用电子发票有很多好处一样，采用电子发票也有一些挑战。 他们是：

选择电子发票解决方案

最重要的挑战是决定是通过利用可用资源还是使用电子发票服务提供商来选择电子发票解决方案。 实施电子发票解决方案意味着对成本、资源、时间和技能的投资。 获得所需的许可证、在不同地点加入具有不同技术能力的合作伙伴、维护更新和适应变化是选择内部电子发票解决方案的不同挑战。 使用服务提供商可能是一个更容易和可行的选择，但组织必须确保他们支持 B2B 标准、提供集成选项、具有多语言支持、提供基于云的访问，并且可以适应不断变化的法规。

高技术和复杂的过程

实施电子发票可能是一项艰巨的任务。 它需要 IT、采购、财务团队等内部团队的共识和努力，可能还需要一些税务顾问，以帮助制定国家法规。 提供必要的资源和技术知识来建立两端系统的平稳运行是一个需要解决的重大挑战。

系统集成

集成是电子发票执行过程中面临的最大挑战之一。 自动化解决方案需要确保所有系统，包括应付账款、应收账款和 ERP 系统，以实现顺畅的发票支付流程。 所执行的集成应支持任何格式的文档交换，允许验证，并符合国家法规。

客户不情愿

只有在客户方面接受从手动更改为数字流程的情况下，电子发票才会起作用。 许多客户可能更喜欢维护手动发票的老式流程，尤其是在没有国家法律要求他们遵循电子发票的情况下。 通过事先讨论好处甚至提供处理数字流程的培训来说服客户，可以缓解电子发票的挑战。

数据存储

与纸质发票相比，选择电子发票可能会减少所需的数据存储。 既然如此，政府法律可能会要求长期存储电子发票。 即使是中型组织每天也可以处理大量发票。 除了采购订单、货物收据和合同等随附文件外，可能还需要维护以方便增值税和审计目的。 这占了很多数据存储的原因，这对于组织来说可能变得越来越困难。

错误和延误

小错误可能导致无法克服的延误。 由于电子发票解决方案的版本不兼容、数据字段中的数字缺失或过多以及主数据与供应商发票上的数据不匹配，都可能导致延迟。 尽管电子发票意味着非接触式处理，但此类延迟可能需要人工参与并从头开始重新执行整个发票流程，这使得供应商在接收付款方面面临巨大挑战。

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如何根据需求选择最好的软件？

随着对电子发票解决方案需求的增加，选择一个好的解决方案成为一项艰巨的任务。 以下是一些重要的提示，可用于选择满足业务需求的最佳电子发票解决方案：

促进电子文档交换

电子发票解决方案必须支持多种发票格式和多种支付形式的配置。 它应该能够在交易双方之间交换文件，而不考虑其规模或技术能力。 必须支持处理发票所需的其他随附文件才能完成该过程。

易于系统集成

大多数公司都希望保留企业资源规划 (ERP) 系统的功能。 电子发票解决方案应该能够轻松地与现有系统和 Web 表单集成，并支持买方和卖方系统的直通式处理 (STP)。

验证检查和合规性

有效的电子发票解决方案应该能够执行良好的数据质量检查。 它应该验证是否捕获了必填字段，发票中的数据是否与采购订单或合同和收货等相关文件中的数据相匹配，是否符合既定的贸易规则，并符合各国设定的合规标准。

归档和云存储

许多国家都将电子发票的存档时间更长作为一项标准。 因此，电子发票解决方案应该能够通过足够的云存储需求来支持它。 此外，基于云的访问是发票处理过程中存储和访问的首选模式，便于审计跟踪。

高效的支持系统

一个好的电子发票解决方案可能会在功能和可能的定制方面为其客户提供良好的支持。 它应该支持多语言和时区，以适应全球合作伙伴关系和商业交易。 它还应该能够及时更新，以跟上规则或国家增值税法的任何变化。

总结

电子发票目前是一个上升趋势，许多国家可以利用它来获得良好的商业利益。 这是公司可以采用的实现发票流程数字化的最佳策略之一。 管理支付流程对于所有企业在竞争激烈的世界中生存都是必要和关键的。 在电子发票中使用自动化可确保发票流程可以加快、简化、安全、合规，并且可以保证不仅为供应商和买方而且为鼓励它的国家提供良好的回报。

常见问题

什么是电子发票，它是如何工作的？

电子发票或简称电子发票是指使用数字方法创建发票并将其发送给买家进行付款处理，而不是使用常规的纸质发票。

电子发票使用结构化数据格式工作，保证买卖双方之间的系统互操作性。 验证规则、合规性和基于云的访问使电子发票成为一种安全、可靠且合法有效的商业交易数字文档。

电子发票是强制性的吗？

电子发票越来越受欢迎，以至于许多国家都强制要求电子发票避免逃税和增加税收，其中欧洲处于领先地位。 虽然墨西哥和巴西等国家使用政府控制的系统来强制使用电子发票，但美国财政部已强制其所有供应商使用电子发票。 同样，挪威和丹麦已强制要求其公共部门交易使用电子发票，印度已强制要求营业额超过 20 亿的公司使用电子发票，以确保遵守 GST。 英国、德国、法国等国家正在寻求对公共部门强制使用电子发票。

谁有资格在 GST 中使用电子发票？

新兴的数字全球化使税收变得复杂，世界各地的政府都在利用技术来实现有条不紊的税收。 许多国家现在要求在提交纳税申报表期间直接从公司的 ERP 系统直接提交电子财务文件。 这种自动化的数字提交使政府和税务机构能够更好地进行审计和执法。 电子发票在这方面特别有用。 根据一个 报告 根据应付帐款网络，至少 56 个国家早在 2013 年就采用或正在认真考虑电子发票的授权，自那时以来这个数字肯定会增加。

有资格使用电子发票的企业类型，特别是用于税收和 GST 目的的企业类型因国家而异。 大多数拥有 GST 系统的国家/地区都有电子发票的资格标准。

美国是唯一没有增值税或商品及服务税制度的主要经济体，因此该国还没有电子发票的框架或授权。 尽管如此，美国的一些州正在慢慢诉诸数字发票。 例如，由明尼阿波利斯联邦储备银行领导的商业支付联盟 (BPC) 促进采用电子企业对企业 (B2B) 支付、汇款数据和发票。 BPC 目前的一项举措是开发和维护标准和要求，以实现电子发票的广泛交换。

电子发票的用途是什么？

使用电子发票的目的是克服使用纸质发票的必要性，提高发票支付流程的效率。 组织希望在成本、工作量和时间方面节省更多资金，此外还要提高从创建发票到结算付款的速度和准确性。 电子发票的数字化还有助于遵守合规性和增值税法规，并确保重要审计文件的安全性。

发票和电子发票有什么区别？

发票是从供应商发送给买方的商业票据文件，用于收取商品和服务的付款。 扫描的纸质发票或在 Word 中创建的发票称为数字发票。 电子发票是使用电子数据交换 (EDI) 或可扩展标记语言 (XML) 格式或通过基于互联网的标准 Web 表单发布的发票数据文件。

电子发票是如何产生的？

电子发票由供应商或供应商通过会计或计费软件创建。 以下是生成电子发票的步骤：

  • 先完成带强制参数的电子发票模式，然后创建一个 JSON 文件
  • 生成唯一的发票参考号 (IRN)
  • 然后对电子发票进行数字签名并生成快速响应 (QR) 代码，以便即使通过手持设备也可以访问它。
  • 发票上传到发票注册门户 (IRP) 以供审批
  • 上传的数据与 E-way bill 和 GST 系统共享
  • 数字签名的 JSON 连同 IRN 和 QR 码由门户网站发回给卖家，买家也将在其电子邮件 ID 上收到发票。

谁可以免于电子发票？

免于电子发票的企业种类也因国家而异。 例如，在印度，保险公司、银行和金融机构、货物运输机构、运输服务提供商以及经济特区、自由贸易区和仓储区的单位免于提交 GST/税收的电子发票。 ZUGFeRD、NLCIUS 和 Finvoice 是整个欧盟使用的一些电子发票标准，其中包含有关哪些类型的公司有资格和不符合资格或免除电子发票的信息。 所有这些标准均基于 EN 16931 标准（语义数据模型），可以参考有关豁免的更多详细信息。

什么是电子发票软件？

电子发票解决方案或软件是一种用于简化应付账款 (AP) 发票流程的工具。 它使用结构化数据格式使供应商和客户系统兼容，并使用适当的字段映射以实现更好的互操作性。 该软件通常使用基于云的数据库或 Saa 进行访问和存储。

电子发票的限额是多少？

电子发票的限额因国家而异，最好从相关国家的税务部门获取有关规定限额的信息。 例如，在印度，营业额为 50 Cr 的公司。 – 100 铬。 需要提交电子发票以用于税收目的。

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