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几个世纪以来,文档一直是企业不可或缺的一部分。随着组织规模的扩大和业务流程变得更加复杂,业务文档需求成倍增加,并且变得越来越具有挑战性。人工智能及其先进技术使文档自动化成为可能,简化了繁琐的手动文档流程,并影响了企业管理文档的方式。
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什么是文档自动化?
文档自动化通常称为文档组装,涉及使用系统和软件技术来生成电子文档,而对人类的依赖程度最低。
从不同来源提取的数据和文本用作创建新文档的输入。规则以预先设计的模板的形式定义,可以作为创建最终文档的指南。
文档自动化可以是:
文件处理
它被称为文档流程自动化,需要从各种类型的文档中识别、提取和验证相关信息,并将其转换为最终用户的丰富数据。
文件的生成
这涉及获取现有或提取的信息并将其用作输入来创建文档,这些文档可能是发票、合同、商业信函、提案等。
文档自动化的重要性
文档自动化最大限度地减少重复性任务,从而减少员工的时间和精力。文档数据的扫描、数据提取、分类和存储对于任何企业的有效运作都很重要。文档自动化可以完成这一切以及更多。
它可以通过使用自定义模板来减少文档处理时间,从而消除不一致并简化文档处理。这有助于组织建立一个文档流程,每个员工都可以遵循该流程,从而使他们的时间和精力富有成效。
文档自动化对于节省时间和人力、减少物理文件维护以及降低文档不可用和不准确的风险至关重要。除此之外,它还可以实现部门之间的顺畅工作流程,并增强整体组织以有效地管理业务流程。
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关于文档自动化软件
文档自动化软件是一款利用先进技术帮助企业轻松实现文档自动化的工具。其与光学字符识别 (OCR)、自然语言处理 (NLP)、机器学习 (ML) 等其他技术集成的能力,以及与文档管理系统 (DMS) 和其他软件配合使用的能力,使其成为非常适合许多组织。
根据组织使用的文档类型,自动化要求也可能有很大差异。虽然一些小型企业需要简单的软件来处理合同、信件或提案等文档,但律师事务所或金融公司等其他企业可能需要处理各种文档的自动化解决方案,从简单的文档到需要处理的复杂文档。可能涉及子句或计算。他们还可以将相关文档“组装”为单个文档以增加价值。一个例子是在法律合同中包含带有贷款或参考文件、证据等的保险单。
尽管此类软件可能设计有一系列功能以适合任何组织,但它们都使用模板来促进文档的创建和生成。模板可以包含静态和动态数据,允许对内容进行适当的更改以使文档具有目的。
文档自动化软件有助于:
- 根据组织要求制作可重复使用、复制和编辑的模板
- 组装具有从相关来源自动填充数据的不同文档
- 通过更轻松的文档创建过程来简化工作流程
- 根据需要遵守合规规范并降低违规风险
文档自动化如何工作?
预定义模板是文档自动化的核心。包括从不同来源填充的文本的数据输入被插入到这些模板的部分中以创建新文档。模板可以包含许多元素,其中包括文本块、表格、数字、徽标或其他图像。
文档自动化在文档的处理和生成方面可能有所不同。
自动文档处理
自动化文档处理主要有 3 个步骤。 他们是:
萃取
获取相关数据的第一步是从结构化、半结构化或非结构化文档中提取必要的信息。
- 结构化文件 – 从 Excel 表格、调查或问卷等结构化文档中获取所需信息非常简单,因为大多数信息都是经过组织的。即使文档以图像形式呈现并填充它们以供使用,借助 OCR(光学字符识别)功能的自动化软件也可以提取正确的信息。
- 半结构化文件 – 发票或采购订单等文档没有设置数据字段,因此提取变得稍微困难。在这种情况下,文档自动化软件会结合使用 OCR 和 DL(深度学习)来收集数据并将其组织成结构化数据。
- 非结构化文档 – 由于结构化数据字段很少,从合同、备忘录、信件等文档中提取数据可能会变得越来越复杂。尽管如此,OCR 和 DL 仍可用于获取所需数据,并更加关注为文档流程增加价值的重要方面。
验证
提取的下一步是根据业务规则、内部政策和外部数据标准检查源数据的准确性和质量。
- 有业务规则 – 检查是否存在发票中常见的重复数据,以及获取的数据是否与业务需求同步
- 有内部政策 – 组织可以在验证数据时制定策略。这包括验证提取的数据是否符合公司的指南,以在适当的字段(例如日期、金额等)中获取和输入信息。
- 具有外部数据标准 – 大多数文件都有制作时需要遵循的标准指南,这些也成为验证过程的重要组成部分。例如,发票可能有所不同,但具有共同字段,例如发票日期、发票编号、收件人和发件人地址、供应日期、商品描述和总金额。
丰富
数据丰富是指对内部信息进行增值,使现有数据更加完整的过程。这主要是使用外部数据源来完成的。这可以通过以下方式完成:
- 添加带有元数据的属性以使文档完整。
- 补充信息以获得更完整的图片。示例:提供完整的邮政编码
自动生成文档
自动化工具可以帮助组织获取所需的数据并将其转换为必要的文档类型。整个过程可以变得平稳、轻松、无差错,从而在更短的周转时间内生成更多数量的文档。
文档生成过程详细如下:
获取输入数据以与模板合并
自动化工具首先从适当的数据库或系统中提取所需的信息。示例数据,例如姓名、号码、地址等。
选择所需的输出格式
选择需要自动化且有效的文档。这些文档可能包括法律合同、发票、工单和客户通信,并且可能涉及不止一种类型的文档,每种文档都有特定的模板。
将数据转换为特定格式
一旦输入数据准备就绪并选择了自动生成的文档,所选信息就可以放置在预先设计的模板中。这可能涉及将数据从一种类型转换为另一种类型。从图像到文本的示例。
检查内容是否不一致或修改
在生成最终输出之前,文档自动化系统会检查所需内容是否存在异常或调整。一个例子可能是字段的字符超出了设定的限制。该软件可以检测此类不一致之处,并在最终文档准备好之前进行必要的调整。
产生文件
一旦文档全部设置完毕并准备就绪,软件就会继续生成所需格式的完整文档,并将其存储在文件夹、文档管理系统 (DMS) 或企业信息系统 (EIM) 等中,以供将来使用。
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谁需要文档自动化?
文档自动化对于需要频繁创建或生成用于各种目的的文档的用户来说非常重要。处理复杂、相互依赖和文档密集型工作流程的行业可以从文档自动化中受益。
无论哪个行业,文档自动化解决方案都旨在减少组织的工作量以及管理和后勤活动。这有助于创建和共享高度准确、一致、合规的文档,并且始终需要使业务工作流程顺畅有效。
当生产力至关重要时,就需要文档自动化。当员工摆脱“等待时间”时,他们的工作效率就会更高。任何具有访问权限的用户都可以创建和生成所需的文档,因为它们已数字化和/或使用集中数据库中存储的文档来快速完成任务。
虽然需要很少文档的小公司可能无法从使用复杂的文档自动化系统中受益,但拥有多个部门使用大量文档的大型组织可以直接从使用合适且可定制的文档自动化软件中受益。
文档自动化的各种好处
文档自动化解决方案是解决文档处理和文档生成所面临问题的一种手段。随着业务交易数量的不断增加,许多组织将受益于利用文档自动化软件功能使文档创建变得轻而易举。最重要的好处详述如下:
更快地创建文档
自动化的主要好处是它减轻了每次从头开始创建文档的艰巨任务。文档自动化有助于加快文档的创建/生成速度,为员工节省宝贵的时间。标准文档的推出速度要快得多,即使存在需要多份副本的各种文档,自动化软件也可以高效、快速地处理批量工作。
使用方便
自动化可以帮助消除专家前来创建必要文档的无休止的等待时间。用户可以利用文档自动化软件功能快速创建或生成高精度的所需文档。这减少了时间浪费,并导致更快地完成合同、销售等,从而提高了业务效率。
错误发生率较低
手动创建文档可能涉及复制粘贴,或者较新的文档可能存在不一致之处,需要反复纠正和耗费大量人力,从而导致工作流程不必要的延迟。自动化可以帮助消除或显着减少此类错误,并保证准确性。使用预定义模板和基于人工智能的技术 数据抓取,帮助轻松获取所需信息,并在数据丢失时向相关人员发送警报。
保持标准和一致性
手动创建的文档每次的格式可能不一致。例如,由两个人创建的销售提案的风格可能总是不同。这可能会让接收方感到困惑,并且公司也很难追踪。通过自动化,模板提供了结构,并且仅可能需要更改一些输入数据。这确保了任何类型的文档,无论有多少人处理它,都始终准确且一致。
节省成本
组织可以从自动化文档创建/生成中体验到减少开支的好处。除了改善组织控制之外,自动化还可以显着减少总体费用,例如打印文档、为物理文档创建存储柜等。创建或生成的数字化文档可以与所有所需数据一起存储在集中位置,从而节省时间和成本企业的成本。
提高生产力
文档生成(尤其是同一类型的文档)是一项繁琐且重复的任务,可能会耗尽员工的宝贵时间。由于自动化使用模板并轻松从其他集成系统提取数据,因此减少了员工的工作量。通过释放宝贵的时间,他们可以避免此类繁琐、低技能的任务,并将注意力集中在更重要或更复杂的任务上,从而提高工作满意度和生产力水平。
增强隐私和安全性
纸质文档通常存储在容易损坏的物理柜子或文件中。自动化系统具有内置的数字存储空间,具有适当的访问权限,以防止文档丢失并增强数据安全性。具有额外安全控制功能的自动化解决方案可帮助法律服务或医疗保健等行业保护敏感数据免遭破坏和泄漏。这有助于组织在一个地方遵守合规性、防止违规并维护所有文档的安全性。
改善业务关系和客户体验
任何企业的繁荣都依赖于良好的关系,无论是内部关系、供应商关系还是客户关系。如果手动创建文档容易出现错误、延迟和不一致,则可能会影响维持良好的关系。自动化缓解了上述所有问题。它有助于快速、轻松地创建/生成文档,并使它们可以在集中位置轻松使用。通过文档自动化,可以完成销售流程、自动审批以及使用电子签名签署数字合同。启用对在线文档的访问使与更多供应商合作以及接触多个客户变得更加容易和安全。随时随地方便地访问文档可以增强更好的关系并有助于打造个性化的客户体验。
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实施文档自动化的挑战
尽管文档自动化非常有益,但许多组织在文档流程数字化过程中可能面临某些挑战。常见的详细如下:
规划要求和文档流程
通常,自动化过程的起点是最难的。大量的规划对于选择需要自动化的部门或业务流程至关重要,这样才能对组织有利。规划包括流程的选择、引入/培训人员使用和调整文档自动化所需的时间以及设置所需的成本。它还意味着选择灵活、全面、可定制且可与现有系统集成的自动化解决方案。
规划中的另一个问题是有多少流程需要自动化。在大型组织中,不同的部门可能更喜欢将不同的流程自动化。尽管自动化解决方案能够处理多个流程,但所需的时间和精力将是巨大的。此外,如果发现自动化不合适或效率低下,那么公司将承担额外的费用。优先考虑流程并首先为一两个流程选择自动化,然后逐渐扩展,可以帮助组织避免陷阱并使文档自动化更加可行。
理解和接受变化
如果相关部门或员工反对,通过自动化对文档流程进行更改可能会非常困难。刚接触文档软件的用户可能不了解这些解决方案的真正工作原理,或者可能不愿意接受自动化的想法。
为了记录可实现的自动化,领导者可以听取员工的意见,并首先让他们习惯自动化的想法。双向沟通、高层管理人员/负责人的参与以及对其好处的解释是确保总体理解和接受以保持文档自动化顺利实施的一些方法。
测试和实施
规划和实施自动化软件之间的现实可能有很大不同。时间表可能不同,团队和外部各方之间的协调可能不一致,计划流程的任何变化都可能影响实际实施的里程碑,
测试阶段将有助于排除差距并根据需要进行修改,以顺利过渡到文档自动化。设置适当的里程碑以达到上线阶段对于有效实施文档自动化解决方案至关重要。
维护和改进
当组织开始习惯自动化软件时,它也会涉及到改进。添加更多流程意味着深入审查、对现有自动化流程进行改进,以及可能需要产生额外成本来增加更多功能并保持解决方案的有效性。
这种挑战很常见,可能会涉及简化解决方案的最初困难,但事实证明,实现更顺畅的文档自动化是非常值得的,有助于更顺畅的工作流程和提高生产力。
安保行业
实现关键文档自动化的主要挑战之一是确保它们的安全。手动文档单独处理。尽管它们可能容易出现人为错误,但它们的安全性通常不会受到损害。有了自动化,事情就会完全不同。
不选择知名文档自动化解决方案的组织可能会面临丢失文档或面临合规性问题的风险。大多数行业(例如医疗保健、法律服务和金融服务)都处理无法泄露的敏感数据。挑战在于选择一个具有基于云的集成的系统,该系统可以阻止安全问题、支持关键文档的安全共享并确保合规性。
适合文档自动化的文档
文档自动化适用于多种行业。根据他们的工作性质,自动化需求可能会有所不同。许多公司经常需要且非常适合文档自动化的一些常见文档包括:
- 销售报价
- 保密协议 (NDA)、服务协议、贷款协议等协议
- 合同,例如供应商合同、雇佣合同
- 客户沟通函、报价函、发票等函件
- 费用单据
- 不同类型的报告
除了通用文档之外,可自动化的文档可能因行业而异。以下是一些行业文档的列表,可以自动化以方便管理。
法律服务
- 雇佣协议
- 公司秘书文件
- 股份购买协议
- 监管协议
- 遗嘱和信托协议
- 法律意见书
健康防护
- 患者病历
- 治疗计划
- 处方
- 业务报告
- 时间表
金融
- 费用单据
- 订单
- 提货单
- 合规文件
人力资源(HR)
- 工资单
- 员工录取通知书
- 内部沟通函
- 员工手册
银行
- 银行对账单
- 欢迎信
- 和解信
- 贷款协议
- 提前提醒
如果您使用发票和收据或担心身份验证,请查看 Nanonets 在线 OCR or PDF文本提取器 从 PDF 文档中提取文本 免费。 点击下面了解更多信息 Nanonets 企业自动化解决方案.
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选择文档自动化工具
文档自动化解决方案旨在通过提取数据并使用它们创建文档来简化业务流程,这可以为该部门节省宝贵的时间和精力。然而,并非所有自动化解决方案都是相同的。因此,根据业务需求进行仔细的规划和适当的研究可以帮助选择正确的软件。
自动化解决方案的产品差异很大。虽然一种软件可能需要技术专业知识,但另一种软件可能不支持所有文档类型。还有一个可能拥有太多企业可能永远不需要的功能。
市场上有如此多的选项可供选择,选择正确的文档自动化解决方案可能会令人畏惧。选择好的软件时请记住以下几点:
用户友好
选择任何自动化软件时,首先要检查它的用户友好程度。即使技术不强,用户也应该能够理解它的工作原理并有效地使用它。任何不能使工作变得简单、实际上使工作变得更加复杂的软件都将是彻底的失败。
文档自动化软件应该能够轻松创建模板,按原样使用现有模板,并帮助用户轻松导航其功能,而无需聘请专家。
大多数文档自动化解决方案提供商都乐意提供有限期限的试用版来吸引潜在客户。利用这些来了解该软件如何满足公司和员工的需求,以提高文档自动化的效率。
与现有业务系统集成
如果不能与企业使用的现有系统进行良好的集成,即使是最好的文档自动化解决方案也可能毫无用处。
好的自动化软件具有从各种来源获取数据的内置功能。与 CRM 系统、CMS、文件存储系统、分析软件、支付处理软件和通信软件的集成最受欢迎。
易于集成的文档自动化系统可以帮助从各种来源捕获准确的数据,以创建或生成有价值的文档。与提供商核实软件集成和收集各种来源数据的能力可以帮助组织决定自动化解决方案的有用性。
无障碍
使自动化软件脱颖而出的现代功能之一是其可访问性。如今,许多企业代表都在流动,他们需要能够快速创建或生成文档以呈现给潜在客户或利益相关者的解决方案。
想象一下,一位销售经理需要创建提案以与感兴趣的客户达成交易。使用与移动设备、平板电脑或其他设备兼容的文档自动化解决方案,可以快速生成所需的文档并随时随地共享它们。
支持不同的文档格式
选择文档自动化解决方案时,最好验证该软件是否支持业务可能需要的不同类型的文档格式,例如文本文件、图像文件、PDF、受密码保护的文档等。
所选系统还应该能够支持不同的文档自动化,即批量、交互式和按需。批量生成文档涉及为特定业务目的生成大量的一种或多种类型的文档。
交互式文档自动化是指软件根据模板自动创建表单,然后通过将表单中的数据提取到模板中来创建文档。顾名思义,按需自动化是指在提交所需信息时根据“用户的需求”创建的文档。
专注安全
组织在寻找文档自动化解决方案时需要关注安全性。商业文档是独一无二的,必须防止数据被盗,以避免漏洞并保护商业利益。文档组装和共享应该可以实现,而不必担心丢失数据。密码保护或端到端加密是确保数据安全的一些功能。虽然访问权限有利于保护数据免遭滥用,但它们不应成为维持平稳工作流程的障碍。
满意的客户支持
与任何产品一样,文档自动化用户也将从提供商的良好客户支持中受益匪浅。即使在使用试用版时,用户评论和支持的评级也可以深入了解公司响应和支持用户的方式。
当您有疑问或问题需要快速解决以避免业务工作流程中断时,拥有多种沟通渠道(包括电子邮件、电话、在线聊天等)可能会更有效。
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使用 Nanonet 实现文档自动化
Nanonets 是一款基于 AI 的 OCR 软件,结合 ML 功能,可以帮助从 PDF 文档、扫描文件、图像等中自动提取结构化和非结构化数据。与传统的 OCR 软件相比,Nanonets 的优势在于每种文档类型没有单独的规则和模板。
Nanonets 中使用的人工智能算法和 OCR 模型随着时间的推移不断学习,使得处理半结构化甚至不可见的文档类型变得轻而易举。这些可以进行多次训练,可以进行定制以提取数据以满足特定的业务需求,并且很容易执行,无需内部开发团队。
使用纳米网可以带来许多好处,包括节省成本、易用性、精确性和可扩展性。 Nanonet 与众不同的最独特优势是:
- 无需编码
- 与自定义数据完美配合
- 不断学习算法
- 无需后期处理
- 轻松处理数据约束
- 多国语言能力
- 定制输出
总结
文档自动化可以为依赖文书工作进行运营的企业带来诸多好处。它是消除效率低下、减少员工手动工作量并实现工作流程平稳过渡的有效解决方案。使用基于人工智能的工具实现文档自动化可以简化整个文档创建流程,从而优化业务效率和盈利能力。
常见问题
自动化文档意味着什么?
文档的自动化是指通过数字工具从非结构化和/或半结构化文档中提取有意义的信息。 因此从文档中提取的信息是一种有组织的格式,可以随后进行处理或存档以供后代使用。
您可以自动化 Word 文档吗?
一句话——是的!文档可能采用文字处理文档的形式,例如 MS Word 文档。大多数企业都需要单据中的数据进行后续处理。例如,公司可能需要基于 Word 的发票中提供的详细信息,以便后续在线处理订单。文档的自动化涉及将文档上传到软件中并从中提取相关信息以适合进一步处理的形式存储。
如何创建自动化文档?
文档的自动化涉及以下步骤:
- 将文档从其硬拷贝形式转换为可以从中提取有意义数据的数字版本。
- 区分文档的元素以识别有意义的内容
- 通过分析识别的内容对文档进行分类
- 从文档中提取相关内容
- 通过数据分析工具对数据进行后续处理,以便为后代存档。
什么是智能文档自动化?
当从文档中提取有意义的数据的数字工具使用机器学习等人工智能功能时,自动化就变成了“智能自动化”,该过程本身被称为智能文档处理(IDP)。它将数据提取与文件管理和编排相结合,不仅涉及数据的提取,还涉及分类、验证和存储功能。组成 IDP 的这些工具可以独立工作,也可以协同工作,从各种文档中提取非结构化数据,并将其转换为结构化的、有意义的信息。
var contentsTitle = “目录”; // 在这里设置你的标题,以避免以后为它做标题 var ToC = “
“+内容标题+”
“; 目录 += “
“; var tocDiv = document.getElementById('dynamictocnative'); tocDiv.outerHTML = ToC;
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