在时间就是金钱的世界里,企业和客户都在寻求既省时又提高效率的便捷支付方式。
您知道吗,中小企业可能需要 为期25天 完成单张发票的处理?
进入支付自动化——由于大流行病和新的竞争格局,该解决方案近年来越来越受欢迎。 通过自动化支付流程,企业和个人可以节省时间并将错误风险降至最低。
在本文中,我们将探讨支付自动化的优势、它的工作原理,以及如何实施它来简化支付流程并提高各种规模企业的利润。 无论您是小企业主还是大公司的首席财务官,支付自动化都可能是您需要的解决方案。
什么是支付自动化?
支付自动化是一种处理支付相关数据并以最少的人工参与执行操作的系统。
与手动支付流程相关的缺点导致需要支付自动化。 常见的挑战包括人为错误、耗时的任务、缺乏透明度、安全风险和生产力下降。
自动化支付流程可降低出错风险、加快支付处理时间、提高透明度、增强安全性并提高工作效率。 支付自动化不再只是大公司的奢侈品,而是各种规模的企业越来越需要。
在个人层面,支付自动化可能涉及信用卡账单、抵押贷款支付、贷款支付和储蓄存款的自动支付。
在业务层面,支付自动化涉及使用软件工具来管理和完成支付供应商的过程。 这包括批准付款,通过不同的付款方式发送付款,例如 ACH 转账、支票、电汇和虚拟卡付款。
自动化加快了支付处理时间,确保支付准确及时。 最好的自动化支付服务无缝集成这些流程,降低出错风险并节省企业时间和金钱。
支付自动化如何运作?
企业从供应商那里收到从供应商处收到的产品或服务的发票。 发票通常在 AP 部门处理,一旦通过,就可以清算付款。
支付自动化系统通常内置于一个综合的 AP 自动化系统中,该系统包含各种流程,包括发票捕获、编码、审查、批准、支付授权和支付执行。
在支付授权阶段,自动化可能需要在软件中建立编码规则以启动支付。
在手动流程中,AP 经理会提交一批付款以供付款授权人审核,然后由付款授权人确定要释放、保留或拒绝哪些付款。 但是,在没有支付授权人的情况下,支付发放过程可能会延迟,对人工操作造成很大障碍。
通过自动化,无论是在办公室、家里还是在旅途中,都可以从任何地点批准或拒绝发票付款。 在此阶段,付款授权人还可以决定何时安排付款,例如将付款推迟到到期日以节省现金或提前付款以获得折扣。
在自动化流程的支付执行阶段,批准的支付被安排和传输。 付款完成后,详细信息将同步回会计系统,发票将标记为已付款。 此外,所有的审批记录、发票副本、收据和付款记录都与发票相关联,任何人在未来需要调查交易时,都可以在一个地方找到所有相关信息。
自动支付系统最常见的方法之一是 ACH 转账。 使用 ACH 转账的支付流程涉及收款人创建由发起银行接收的支付订单。 发起银行编译所有 PO,并将它们发送到 ACH 进行处理。 然后,ACH 运营商批准 PO 金额并将其发放给收款银行。 此过程允许支付自动化服务快速准确地处理支付,而无需大量人工参与,从而降低错误风险并提高支付流程的整体效率。
支付自动化的类型
支付自动化可以有多种形式,每种形式都有其独特的优势。 以下是一些最常见的支付自动化类型:
- ACH(自动清算所)付款:ACH 付款是美国银行账户之间的电子资金转账。它们是一种经济有效且可靠的自动化支付方式,特别是对于工资或供应商付款等经常性交易。 ACH 付款是分批处理的,比电汇更高效
- 电汇:电汇是银行之间以电子方式转移资金的一种方法,通常用于大额或紧急付款。与其他形式的支付自动化相比,电汇可能既昂贵又耗时,但它们也安全可靠。
- 信用卡支付:信用卡支付是一种流行的支付自动化形式,特别是对于在线交易。信用卡支付快速、安全且被广泛接受,使其成为需要快速购物的企业的理想选择。
- 电子发票 电子发票或电子发票是以电子方式而不是通过邮件发送发票的过程。电子发票可以通过自动化发票流程、减少错误并改善现金流来节省企业的时间和金钱。电子发票还使企业能够更有效地跟踪付款并与客户实时沟通。
支付自动化的好处
以下是支付自动化的一些主要好处:
即时付款
自动支付解决方案可以促进具有各种交易量级别的企业的及时支付。 对于低发票量的公司,自动化系统是 如图 33% 的时间按时付款,而没有自动化的情况下这一比例为 24%。 同样,发票量适中的企业也经历了类似的趋势,42% 的 PO 发票在自动化的情况下按时支付,而在没有自动化的情况下这一比例为 25%。
更高的准确性
自动化支付处理通过根据 ERP 或会计系统验证发票数据、消除导致错误的手动流程和纸质交接以及标记重复发票来提高准确性。
促进供应商和内部利益相关者之间的协作,并使用商业智能来识别问题供应商。 一些技术提供商保证准确性。 与依赖未跟踪的电子邮件和电话的手动方法相比,电子协作可实现高效的错误解决。 根据 ”AP 自动化的方法、原因和投资回报率”报告显示,23% 的公司由于实施自动化而减少了重复发票。
降低成本
自动支付系统通过提高提前付款折扣的捕获率和减少延迟付款罚款,为企业提供显着的成本效益。 IOFM 基准 表明,大多数应付账款部门获得的所有提前付款折扣不到 21%,但自动化通过简化发票审批周期,帮助企业在折扣期内支付更多发票。 IOFM 报告还显示,每月处理 5,000 张发票的应付账款部门使用自动化每月可节省 55,650 美元。
提高生产率
支付自动化使会计专业人员能够专注于流动性规划等战略任务。 它还减少了对全职员工的需求,提高了生产力和盈利能力。 共享文档的实时协作简化了流程并消除了不必要的延迟,使远程工作人员的工作更加轻松。 这会带来更多的便利,更少的挫折和纠纷,以及更和平的工作环境。 员工可以为应付账款流程的持续改进做出贡献,从而有助于业务的持续增长。
减少欺诈机会
去中心化的人工支付流程很容易受到欺诈的影响,因为要支付的假发票有多个入口点,而且对谁因什么而获得报酬的可见性有限。 然而,自动化简化了流程,使所有发票都可以通过一个在线系统传输,以实现完全可见并轻松识别可疑付款。 AP Automation 解决方案建立了自动支付控制,包括职责分离、双因素身份验证和积极支付文件,以防止内部欺诈和防止账户接管。 Positive Pay Files 每天将已签发支票的文件传输到相应的银行,以验证授权付款。
支付自动化最佳实践
设置和实施自动支付服务并不能自动确保公司从中获益。 为了真正受益于支付自动化,必须遵循其实施和管理的最佳实践。 这些做法不仅有助于避免代价高昂的错误,还可以确保公司利润的长期成功和可持续性。 通过遵循下面列出的一些最佳实践,公司可以更高效地实现支付自动化并降低成本。
- 确保遵守法规:企业应确保其支付自动化流程符合所有相关法规,例如支付卡行业数据安全标准 (PCI DSS)、通用数据保护条例 (GDPR) 和反洗钱 (AML) 法规. 遵守这些法规有助于保护企业免受法律和财务风险。
- 验证支付信息:在开始支付之前,企业应验证支付信息的准确性,例如收款人姓名、银行帐号和路由号码。 这有助于防止错误并避免将付款发送给错误的收款人。
- 维护安全和数据隐私:支付自动化流程的设计应具有强大的安全措施,以防止欺诈、黑客攻击和数据泄露。 这包括实施加密、多因素身份验证和定期监控访问日志。 企业还应确保遵守数据隐私法规并保护敏感信息,例如银行账户详细信息和个人数据。
- 定期审查和更新流程:应定期审查和更新支付自动化流程,以确保它们仍然有效和高效。 这包括监控任何错误或问题、审查工作流程和审批流程,以及整合利益相关者的反馈。 通过定期审查和更新他们的支付自动化流程,企业可以不断改进他们的运营并取得更好的结果。
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- 根据业务规则对事务进行分类和编码。
- 设置自动审批工作流程以获得内部审批和管理异常。
- 使用 ACH、银行卡或电汇在全球范围内以 45 种以上的货币进行支付。
- 核对所有交易。
- 与 ERP 或会计软件(如 Quickbooks、Sage、Xero 等)无缝集成。
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支付流程的自动化可以使企业及其客户受益匪浅。 它简化了支付流程,减少了错误,并为客户提供了更广泛的支付选项。 通过采用人工智能支付系统、智能会计软件和移动支付选项等支付自动化技术,企业可以增强财务健康、提高效率并提高客户满意度。 通过投资于支付自动化,企业可以保持领先地位,释放宝贵的资源,并专注于他们的核心竞争力。
随着自动化支付处理的不断发展,它无疑将在所有行业的企业成功中发挥越来越重要的作用。
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