供应商管理流程：重要性、优势和挑战

良好的供应商关系对于任何企业的成功都很重要。供应商管理旨在组织和加强企业与供应商的关系。有效的供应商管理可以使企业高效运营，同时防止供应方冲击。

什么是供应商管理？

供应商管理是企业管理其供应商或供货商所遵循的结构化流程。供应商管理侧重于与供应商建立/维持良好的长期合作关系；从而防止潜在的供应中断并以最佳价值实现业务目标。

供应商管理流程非常复杂，包括选择合适的供应商、谈判可行的合同、控制成本、最大限度地降低风险以及确保按时交付货物或服务。

供应商管理的重要性

供应商管理是一个战略流程，如果做得正确，可以帮助企业实现特定的业务目标。

它为更快地加入多个供应商提供了可能性，从而可以最大限度地减少潜在的供应方风险和延迟。有了精选的供应商，企业还可以享受更低的成本和更快的交付，以保持业务的连续性。

简化供应商流程可以确保相互信任和更牢固的关系。它可以帮助提高业务效率，重点提高客户满意度、盈利能力和增长。

供应商管理流程包括什么

尽管供应商管理流程可能简单也可能复杂，具体取决于组织的规模，但所涉及的步骤几乎相同。但是，一些先决条件是必要的：

先决条件

1. 定义业务目标——当公司目标明确时，企业可以进行良好的供应商管理。确定业务目标可以提供更清晰的供应商管理情况。

2. 创建供应商管理团队——拥有熟练的人员作为专门团队的一部分可以使供应商管理变得更容易、更富有成效。选择、谈判和评估供应商并不是一件容易的事。一个经验丰富的团队可以充当内部部门和供应商之间的桥梁，优化供应商管理流程。

供应商管理流程的步骤

由于市场上充满了潜在的供应商，从事供应商管理的公司将遵循一些通用步骤来确保选择正确的供应商。他们是：

1. 选择供应商 – 该流程首先选择适合业务的供应商。然后使用以下方式寻求报价 电子采购工具 例如报价请求 (RFQ) 和建议请求 (RFP)。尽管价格将是决定性因素，但公司还可以根据质量、声誉、满足要求的能力和跟踪记录来衡量供应商的潜力。

2. 参与合同谈判 – 此阶段涉及公司与所选供应商之间合同条款和条件的讨论。条款可以与商品和/或服务的类型/数量、交货日期、付款条件以及涵盖风险的法律条件相关。合同必须是双方都能接受且互利的。

3. 供应商入职 – 收集相关信息和相关文件的过程对于将供应商识别为公司批准的供应商非常重要。银行账户信息、纳税表格、有效的行业许可证是为向供应商付款和审计目的而收集的一些主要信息。

4. 跟踪和评估供应商绩效 – 公司需要检查供应商的表现，看看是否符合标准、产品或服务质量是否良好、交货是否准时以及服务是否令人满意。可以通过与供应商讨论的行动计划来纠正偏差，以确保业务交易更加顺利。

5. 监控和管理风险 – 风险管理涉及评估和监控供应商是否存在可能严重影响业务的潜在风险。违反合规规定， 供应商欺诈、数据泄露、诉讼、知识产权损失都是需要作为风险监控的一部分予以解决的严重风险。

6. 及时付款 – 按时向供应商付款对于确保良好的工作关系至关重要。遵守付款合同条款并确保及时清算发票可以为供应商建立持续服务的信任和信心。

实施供应商管理系统

供应商管理对于任何组织来说都是确保增长和成功的关键流程。先进技术的出现改变了当今供应商管理流程的方式。

供应商管理系统 (VMS) 是一种基于 Web 或基于云的软件，旨在帮助从一个地方组织和管理多个供应商相关活动。它们高效、简单、经济高效，并且对于拥有多个供应商的组织非常有利。

供应商管理的好处

实施供应商管理的各种好处包括：

1.有利于更好的选择 – 该组织将从更广泛的供应商选择中受益，这些供应商以具有竞争力的价格提供更多选择。

2. 具有成本效益的谈判 – 供应商管理可以确保多个供应商争夺业务。这使公司能够协商更好的价格并获得更低的价格或折扣。

3、有效的合同管理 – 拥有供应商管理系统的优点之一是集中数据。整个组织都可以从一个地方访问所有合同、供应商信息和相关文档。这使得跟踪合同和更有效地做出决策变得更容易。

4. 更轻松的绩效管理 – 供应商管理系统可以鸟瞰供应商的整体绩效。跟踪绩效并将其与过去的数据进行比较很容易。利益相关者可以确保供应商遵守合同条款并有效满足业务需求。

5. 加强供应商关系 – VMS 中的集中供应商信息有助于简化决策过程。识别延误和及时沟通可以减少供应链的中断，并防止双方产生额外成本或损失，从而建立信任和更好的关系。

6. 更好地缓解风险 – VMS 软件能够识别供应商风险，可以尽早预防或解决这些风险，以避免对业务造成影响。由于所有与供应商相关的数据都经过验证并且可以持续监控，因此风险缓解变得更加容易。

供应商管理的挑战

供应商管理流程不当或缺乏可能会带来许多挑战：

1. 供应商不合规 – 没有为供应商制定标准的组织面临着供应商不遵守标准的风险。在合同谈判期间选择合适的供应商并设定标准对于避免偏差非常重要。

2. 供应商不良声誉风险 – 当涉及多个供应商时，评估供应商的工作质量很困难，单个供应商的不良表现可能会影响业务。在供应商管理的选择过程中，进行彻底的背景调查和深入了解过去的表现变得至关重要。

3. 手动存储供应商数据的麻烦 – 随着业务的增长和更多供应商的加入，扩展业务可能会发现存储供应商数据变得困难。缺乏供应商管理系统会给必要时检索供应商信息带来更多麻烦。

4. 决策不可见 – 供应商管理系统可以通过集中数据的可用性提供整体可见性，以便做出良好的决策。如果没有适当的 VMS，这将成为一项复杂的任务。

5. 无法处理不同的付款 – 即使付款条件或方式不同，VMS 软件也可以维护和跟踪付款。向多个供应商手动付款可能会很麻烦、复杂且容易出错，从而导致供应商不满意。

结论

瞬息万变的时代迫使许多企业寻找有效的解决方案来有效地处理供应商关系。与多个供应商打交道的组织，无论大小，都可以从实施良好的供应商管理系统中受益。有效的 VMS 软件可以帮助克服挑战、培养更牢固的供应商关系、增加价值并提高业务绩效。