应付账款是一个会计术语，是指公司因使用其产品或服务而欠供应商或供应商的款项。
当公司从供应商/供应商处购买产品/服务并安排稍后付款时，该金额称为应付账款 - 直到付款。 这是一种信用形式 由供应商/供应商提供。
应付账款在发票批准付款时记录。 它在总帐（或 AP 子帐）中记录为未偿付款或负债，直到支付该金额。 应付账款可以是贸易应付账款（购买记录在库存中的实物商品）或费用应付账款（购买有发票的商品和服务，例如广告、娱乐、旅行、办公用品和公用事业）。
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应付账款示例
ABC 面包店以每磅 50 美分的价格从批发零售商 XYZ Traders 订购 50 磅糖。 XYZ Traders 提供的信用期为交货到面包店后 30 天，在此期间 ABC 应支付 25 美元的账单。 在面包店向 XYZ 贸易商付款之前，25 美元的金额将被称为应付账款，并在面包店的资产负债表中显示为对债权人的负债。
在收到付款之前，这 25 美元在 XYZ 交易者的资产负债表中被记录为资产。
应付账款除了购买商品外，还包括以下内容：
- 运输和物流
- 电力/能源/燃料
- 租赁楼盘
- 许可证
- 服务（组装/分包）
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应付账款的重要性
AP很重要，原因如下：
它确保及时支付账单，从而提高公司的信用评级和与供应商的长期关系。
- 及时支付发票可确保供应和服务的不间断流动，从而实现业务运营的无缝流动。
- 及时付款可避免逾期付款、罚款和其他滞纳金。
- 有组织的 AP 允许系统地跟踪发票和付款。
- AP 通过仅在到期时付款并使用供应商提供的信贷便利来缓解现金流。
- 严格的AP避免 供应商欺诈 和盗窃。
AP并非没有缺点。 对于必须在产品和服务交付后等待付款的供应商来说，这通常被认为是一种经济负担。 从公司的角度来看，长期应付账款的资产负债表表明现金状况不稳定。 这些缺点可以通过道德、法律和逻辑来克服 AP流程.
应付账款流程的组成部分
应付帐款是一个多步骤流程，包括一些基本步骤：
- AP 从公司决定在信用系统上采购商品/服务开始。
- 选择提供信贷便利的供应商。
- 比较供应商的信用政策，包括信用天数、延迟付款费用、提前付款现金折扣等，选择最适合公司的供应商。
- 继 采购流程 - 采购申请， 采购订单, 发票, 收据 – 业务。
- 收到货物后，将账簿中的发票/账单记为应付账款。
- 簿记有助于公司的内部和外部审计以及分析支出模式，这反过来有助于财务规划和满足标准和法规。
- 跟踪账单上的日期以确保在到期日之前付款。
- 在到期日前付款
- 与供应商沟通付款已完成。
充分利用信贷期限将有助于有效地管理现金流。 但是，必须记住，最有效地使用信用条款是知道何时兑现账单。
传统的应付账款部门
负责手动应付账款流程的团队负责记录和处理与采购和供应商有关的财务交易。
为此目的聘请了一系列专业人员：
- 数据输入分析师在收到发票后将其输入到数字系统中。
- 付款处理分析师负责在发票到期日支付发票
- 异常分析师解决发票中的差异并处理付款失败问题。
- 供应商管理 人员创建和管理供应商数据库，并将其与各种采购操作相关联。
- 应付账款经理与团队协调，以实现无差错和无缝的发票管理。
团队的所有成员都致力于建立和维护牢固的供应商关系。 团队还必须密切关注应付账款的支出，并保持内部控制以保护现金流出。
一个高效且管理良好的 应付账款工作流程 可以在 AP 流程方面为公司节省大量时间和金钱。 在极少数情况下，组织也可以 外包AP 外部机构的职能。
手动应付账款流程面临的挑战
手工应付账款流程存在以下问题：
- 与手动数据输入相关的问题：将发票手动输入系统可能非常耗时、效率低下且容易出错。 所有这些都会对公司的运作和底线造成影响。
- 付款延迟：人工监督和错误可能导致延迟付款和供应商不满意。 它还会影响公司作为供应商客户的信用评级和信誉。
- 不满意的员工：AP 流程中涉及的许多任务的平凡、重复性可能会导致工作不满意和相关问题，包括员工流失。
- 难以处理的信息：随着公司规模的扩大和要处理的发票数量的增加，有关供应商、产品、服务、成本、交货和到期日的信息量可能会变得不堪重负。 查找文件也变得困难，簿记可能成为一场噩梦。
- 数据不透明：当 AP 部门扩大规模以处理大量采购流程时，跟踪纸质发票和物理 AP 文档可能会变得很困难，如果不是不可能的话。
- 欺诈倾向：手动应付账款系统缺乏可见性可能会使您的公司面临安全漏洞和欺诈。
自动化应付账款流程的好处
自动化应付帐款流程带来以下好处：
- 节省时间：据说 每周工作时间的 25% 花费在平凡的手动发票管理任务上，这些时间可以更好地用于更有成效的活动。
- 节省成本：人工处理单张发票的成本为 12-15 美元。 自动化可以消除大部分成本。 此外，自动化解决方案跟踪发票到期日并帮助在最佳时间支付发票，从而改善现金流，避免逾期付款费用并与供应商保持更好的关系。
- 创收：自动化实现的及时付款不仅可以避免滞纳金，还可以提高公司的信用等级，并使其接受供应商的折扣和回扣。
- 减少错误：手动发票管理与人为疏忽导致的错误有关。 自动化可以消除与手动应付账款流程相关的大部分错误。
- 支付的灵活性：自动化可以决定何时以及如何支付发票（例如纸质支票、ACH 或通过虚拟卡获得现金返还）。
- 更好地维护数据：手动筛选文书工作可能很痛苦且容易出错。 维护数字数据库可以更好地访问和检索数据，从而简化从采购到付款的周期。 这种管理还支持分析报告和跟踪公司的采购和现金流。
- 安全性：应付账款自动化解决方案可以将数据存储在提供安全性的集中式服务器或云中
在应付帐款软件中寻找什么
选择一个很重要 AP自动化软件 从而提供最大的投资回报。 应付账款自动化软件必须包括数据采集、发票处理、自动审批和付款。 寻找 AP 自动化软件时必须寻求的基本功能包括：
- 准确的发票数据捕获：将发票数据转换为通用数字格式是提高 AP 自动化效率的最重要方面。 手动数据输入成本高、容易出错且耗时。 一个好的 OCR 工具可以在无需人工干预的情况下智能捕获相关数据，从而节省时间、金钱和人为错误。
- 轻松的发票审批：审批发票的人通常是忙碌的经理和执行人员，自动发票审批对于此类人员来说必须简单、直观和方便。 批准人必须能够通过单击查看和批准发票，无论他们从哪个设备访问发票。
- 实时跟踪 AP 发票的能力：工作流工具还必须允许任何利益相关者轻松跟踪发票。 这将避免账户处理过程中的延误、沟通不畅和管理不善。
- 与现有会计系统集成：公司可能使用其他数字平台和软件，AP工具必须能够与之集成，以防止数据和操作不匹配。
- 付款自动化：AP 流程的最后一步是付款。 在记录所有批准后，软件必须能够启动和处理对供应商的付款，以完成和关闭该特定采购的应付帐款流程。
- 数据存储：根据公司的需要，所有AP数据都可以存储在中央服务器或云端。 在启动 AP 自动化之前，存储类型必须由公司决定。
结论
帐户处理操作的自动化可以消除与手动流程相关的问题，例如时间延迟、错误和人力浪费。
Nanonets 等高效的 AP 软件可以实现更好的采购到付款流程、确保税收合规性、自动化 三向匹配, 优化 AP天或DPO、防止欺诈、简化现金流、维护供应商关系并为后代存储数据。 自动化可以提高效率，并可以协调从采购到付款的流程以实现长期价值。 数字化支持 AP 流程将通过将供应商与客户的关系转变为竞争优势来推进业务战略。
