企业之间的主要交易之一发生在以下情况: 采购订单 就位,一项项目或服务完成, 发票 由卖方发送,买方付款。 即使现在许多企业仍然手动执行此操作,通过电子邮件来回发送 PDF,并等待人工干预来完成每个步骤。
当然,AP自动化和 改进审批工作流程 可以减少完成这些步骤所需的时间,但如果人类没有在此过程中的任何地方创建停止点怎么办? 通过 EDI 付款,两个组织的计算机系统可以相互通信,以发送和履行采购订单、传输发票,最后将资金从一个银行帐户发送到另一个银行帐户。
EDI 付款与无线传输或 ACH付款,尽管它们通常彼此混淆。 在本文中,我们将介绍 EDI 付款的定义、其优势、EDI 付款类型以及 EDI、ACH 和 EFT 之间的差异。
什么是 EDI 付款?
EDI 代表“电子数据交换”,EDI 支付使用统一的数据格式在计算机之间传输支付信息和其他数据。 不同网络中的计算机可以使用 EDI 支付即时相互发送和接收信息。
EDI 基础设施的功能不仅仅限于支付,企业还可以使用它们来传输:
近年来,电子文档和通信取得了长足的进步。 EDI 技术是推进业务关系、简化流程的下一步 供应商付款流程,并在更大范围内将财务和会计带入数字时代。
重申一下:EDI 是 不能 仅支付技术。 它是一种标准化电子数据并在计算机之间发送数据的自动化方法。
EDI 付款的实践示例是什么?
当进行 EDI 付款时,每次都会经历相同的周期。 当收款人的计算机系统从供应商处收到发票时,发票以电子数据的形式出现,并由接收计算机自动评估和解码。
然后,作为响应,买方的电子系统发送与发票上的金额一致的付款。 由于其格式,双方的电子数据都可以自动记录在各自公司的 ERP 系统中。
供应商付款管理成为一种快速、轻松的体验,而不是涉及多人和潜在瓶颈的耗时工作。 由于与 EDI 支付相关的结构和流程,小型和大型企业都可以从这种尖端的信息共享方法中获益。
EDI 付款类型
虽然“什么是EDI支付?”的核心不会改变,有很多方法可以在您的企业中实施 EDI 技术。 随着 EDI 支付在商业中变得越来越普遍,技术将不断改进,EDI 支付的好处只会扩大。
截至目前,使用EDI技术实现支付的主要途径是Web EDI支付、直接EDI支付和移动EDI。
网络 EDI 支付
EDI 付款可以通过标准互联网浏览器通过 Web EDI 进行处理。 通过在线表格,电子数据可以通过 Safari、Google、Bing 和其他互联网平台传输。 如果您正在寻找 简化发票结算、Web EDI 支付是一个很好的起点。
直接 EDI 付款(点对点)
直接 EDI 支付通常称为点对点支付,其核心是与您经常合作的业务合作伙伴进行一对一的联系。 通过放弃标准网络 EDI 支付,点对点减少了 EDI 支付可能失败的区域。 这些也被认为更加安全和私密,为定期合作开展高价值交易的大型供应商和供应商提供了绝佳的选择。
移动电子数据交换
由于用户采用缓慢、安全问题和屏幕尺寸较小,移动 EDI 交易将变得更加普遍,因为该技术适应了我们生活和工作的以手机为中心的世界。在未来几年,更多的企业领导者将完成主要任务直接通过手机进行交易。
EDI、ACH 和 EFT 之间的区别
正如所讨论的,EDI 支付含义并不完全与 ACH 同义, EFT 付款。 虽然这些电子支付选项表面上看起来可能相同,但它们的工作方式各不相同,而且EDI本身并不是一种支付技术,而是一种数据传输技术。 尽管彼此不同,但即使是经验丰富的商业专业人士也很容易混淆电子数据交换、自动清算所和电子资金转账。
EFT 和 ACH 支付都属于电子支付,但实际上 ACH 是 EFT 支付的子类别。 电子资金转账是最重要的类别。 它包括 ACH、电汇和其他数字支付渠道。 但反之则不然——ETF 不是 ACH 的一种。
与 ACH 付款相比,重要的是要记住 EDI 本身并不是一种付款。 相反,它是一种数据格式,使多个实体能够发送和接收支付信息及相关文档,而无需人工干预。 EDI 可以在世界任何地方使用,即时发生,并使用专用网络或互联网传输信息。 另一方面,ACH 依赖 ACH 网络,可能需要几天时间才能转移资金,并且仅在美国境内有效
“ETF”是所有电子支付的总称,而EDI是指用于传输支付信息的后端技术。 尽管这三个项目有明确的界限,但它们都在下一代业务中发挥着关键作用。
纸质支票和电话账单支付? 由于电子支付技术的出现,这些很快就会成为过去。
下表列出了这三种操作系统之间的差异:
EDI(电子数据交换) |
ACH(自动清算所) |
EFT(电子资金转账) |
|
定义 |
商业文件和交易的电子交换。 |
美国境内银行账户之间的电子资金转账 |
银行账户之间的电子资金转账。 |
范围 |
广泛的商业文件(发票、采购订单)。 |
主要用于支付,包括工资和账单支付。 |
主要用于企业账户之间的资金转移。 |
数据交换 |
各种商业文件的标准化格式。 |
重点关注付款指令和相关银行信息。 |
主要涉及交易数据和账户信息。 |
交易时间 |
取决于文件的复杂程度; 可以是实时的或批量的。 |
通常分批处理,可以在第二天或当天进行。 |
各不相同; 可以是实时的,也可以需要几个工作日。 |
交易成本 |
成本因交易量和 EDI 提供商而异。 |
根据交易量和服务的固定或可变费用。 |
可能会收取交易费用,但通常低于纸质方法。 |
安保行业 |
加密的数据传输确保安全的文档交换。 |
安全,具有在电子传输过程中保护数据的协议。 |
安全,但如果传输不安全,就会存在漏洞。 |
集成 |
需要与内部系统集成以创建文档。 |
与银行系统集成; 与其他系统的集成有限。 |
与内部系统集成,实现无缝资金转账。 |
用例 |
非常适合进行复杂文档交换的企业(零售、制造)。 |
广泛用于工资、供应商付款和账单结算。 |
通常用于工资单、供应商付款和经常性账单。 |
国际使用 |
在全球范围内广泛用于国际贸易和供应链管理。 |
主要在美国境内使用,国际交易也有限。 |
在国际上广泛用于跨境支付。 |
EDI 付款的好处
以同样的方式 机器人过程自动化 已经开始永远改变财务和会计,EDI 支付正在为买家和卖家之间的支付动态开辟一条新的道路。
在不需要人工干预的情况下,数据错误几乎不可能发生,信息不会在此过程中丢失,并且每次都会按时付款。 使用 EDI 支付的高级方法带来的好处是:
生产力
供应商发票管理 变得容易多了。 过去需要多个组织内多名专业人员投入时间和注意力的流程现在可以自主完成,从而节省了时间 应收账款和应付账款 传统上管理和推动此类交易的团队。
改善关系管理
延迟付款或流程问题的减少使供应商的动态比以往任何时候都更加积极。 当您的组织知道它可以轻松获得付款并按时付款时,每个人都会更高兴。 追究逾期付款或解决付款错误可能会导致沮丧、不信任和业务关系破裂。
减少错误
EDI 付款中传输的数据不会被损坏。 这意味着,由于计算机自动复制和发送数据,因此人为错误不会混淆数字、记录错误金额或将付款发送给错误的接收者。
功能焦点转移
与 EDI 支付相关的生产力提升有助于转变财务和会计职能。 有了更多的时间,这些团队的专家将有更多的空间来更具战略性,与同事协作,并使用自动化工具突出新的机会领域。
EDI 付款正在取代手动付款
因此,归根结底,EDI 是一种发送和接收详细付款信息的高级方式。 它帮助企业进行数字化转型,并改变安全支付未来的格局。
EDI 技术正在推动手动支付流程; 他们该走了! 当我们采用耗时的手动流程并用可管理的技术工具取代它们时,每个人都会受益。
就像 EDI 支付正在取代手动流程一样, 财务和会计自动化 正在以相同的意图进行扩展。 您过去花费数小时准备的日记条目? 这些现在可以自动化。 修复未调整试算表中的不平衡问题? 其中很多都可以自动化。 我们正在见证一个 自动化革命; 让我们共同努力,找出如何充分利用它的方法,而不是与之抗争。
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