发票是详细说明供应商向买方交付的货物或提供的服务的文件。然而,除了简单的日志之外,发票还包含大量信息,包括付款条款、法律协议等。发票是任何企业的重要文件,有助于防止审计和法律困难。同时,当作为整体数据管理策略的一部分收集时,有效且完善的发票支持有助于战略决策的数据分析。
什么是发票?
发票就像您购买杂货或更换机油后收到的收据,但顺序不同 - 而且复杂得多。虽然您在付款后会收到杂货收据,但您将在支付账单或收款之前发送或收到发票。与收据一样,发票也记录买方和卖方之间的财务交易。
那么,什么是发票以及它与收据有何不同?发票具有上述所有功能,但还提供:
- 正确实施后将受到严格的法律保护。
- 有用的数据点有助于制定更广泛的分析策略。
- 一种对您的业务进行审核的方法。
- 纳税申报便利化。
- 详细说明付款方法的条款和条件。
- 更多,取决于您的企业情况。
底线——发票是买方和卖方之间正式的、受法律支持的交易日志,包含详尽的细节,可确保双方之间达成共识,在发生争议时具有法律地位,并可作为支持分析工作、防范风险的文件。审计结果不佳,最长纳税时间更简单。
发票有哪些类型?
当您管理、发送或接收发票时,它们通常是以下四种类型之一:
- 销售发票: 最常见的类型是销售发票,通常是您听到该术语时想到的。与销售收据不同,销售发票包含有关双方的详细信息、定价信息、付款信息等。此外,一旦资金易手并签署了发票,该文件就可以在发生争议时充当法律工具。
- 形式发票: 形式发票本质上类似于初步销售发票 - 它在继续工作或发送物品之前向买方提供预计交货日期和成本报价。形式发票允许买方在做出承诺之前提出问题并了解成本。
- 经常性发票: 如果您与买方/卖方保持着持续的关系,并定期但持续地交付货物或提供服务,那么每次手动生成和批准发票是一种浪费。相反,您可能会使用定期发票。此类发票在下一个周期的可交付成果(即每月、每季度或每年)之前发送,并且需要在交易执行之前付款。这有点像流媒体视频订阅 - 如果您在 31 月 XNUMX 日收到 Netflix 的邮寄账单st 15 月 XNUMX 日th 每月续订但不付款,您将失去访问权限。
- 时间表发票: 如果您与基于服务的公司合作,例如顾问或外包簿记服务,您的供应商将记录员工在每个时期的时间,并将总计合并到时间表发票上。该发票将包括每位员工的小时费率、总工作时间、员工的工作内容(一份简短的参考备忘录通常就足够了)以及您在合同中同意的任何管理费。
会计中的其他类型发票包括:
- 逾期发票
- 合并发票
- 保留发票和临时发票
- 贷项和借项通知单
- 商业发票(用于海关跨境交易)
发票是什么样的?
有许多发票模板可用,并且都可以根据您的独特需求进行自定义。以下是发票通常的样子 - 它详细说明了日期、交易各方、提供的商品/服务、付款信息以及所需的任何其他详细信息。
发票的目的是什么?
从本质上讲,发票满足收据的所有标准功能,但为买家和卖家提供额外的好处。
文件和记录管理
当您作为企业执行交易时,法律要求您对所有采购和销售进行严格的会计核算。有效开具发票意味着您可以免受审计或法律追究,而质量记录管理使纳税申报每年变得更加简单。
发票不仅是 必须 记录管理,但保持对文档的控制是整体业务健康的标志。如果你不能把小事做好,你就永远无法正确地做大事——而发票就是代表你的整体组织效率的小事之一。
付款跟踪和数据分析
一个核心功能是 对账 包括发票管理 - 如果没有发票,您将无法有效匹配采购订单和收货确认之间的交易。发票也是三向匹配的第三站,也是会计实践的核心功能,例如 发票匹配.
与此同时,如果您要与许多供应商和供应商打交道,您需要密切关注现金流出以及欠谁的金额。组织良好的发票有助于保持整个支付环境的平衡,确保您的企业和供应商之间保持良好的关系。
如果您已经开发了足够的发票计费深度,则该文档还可以作为数据分析的有效供给信息,特别是如果您是供应商方面的。发票有助于确定购买趋势、商业周期等,从而帮助您制定营销策略。从采购方面来看,有效的发票分析还有助于降低成本并识别浪费或效率低下。
法律保护
虽然有效的发票有助于避免审计或税务问题,但它们也是您法律武器库中的一种工具。由于签署的发票是合同协议和程序的一部分,因此您可以使用发票来确保您支付商定的商品或服务价格或作为供应商获得适当的付款。这可以帮助防止不必要的诉讼,或者在您被迫进入法院系统强制付款时作为证据。
发票包含哪些详细信息?
虽然形式可能因行业和企业的不同而有所不同,但功能却没有变化。您通常会包含大部分(如果不是全部)这些核心细节:
- 发票号码可有效归档和跟踪整个企业的发票和付款。
- 提供服务或交付货物的日期(或形式发票情况下的预测),以及发票准备和发送的日期。
- 买家和卖家的联系信息。
- 任何适用的条款和条件,即按 net-30 条款付款、任何争议条款等。
- 每件交付的货物或提供的服务的详细信息以及该特定行项目的定价(无论是按单位价格还是集体收费)。
- 任何适用的税费。
- 欠款总额和货币信息(如果是) 国际交易.
- 给收件人的任何附加备忘录、注释或个性化消息。
您应该什么时候发送发票?
发送发票没有“最佳时间”,但一个好的经验法则是 早期且经常。 沟通在生活的各个方面都至关重要,尤其是在从事具有重大法律影响的 B2B 或 B2C 服务时。
虽然您的特定业务需求会影响时间安排,但最好在消化客户要求后发送形式发票,以确保您达成共识,并在收到确认或完全提供服务后快速发送销售发票。事后开发票称为 交货时开具发票。
如果您正在与新客户合作或合同特别大,您可能还需要在开始工作之前发送初步发票以确保预付款。这就是所谓的 高级发票。 同样,如果合同很长,中期发票或根据设定的预先确定的里程碑开具的发票可以帮助确保您在计费时间和预算方面都步入正轨。
发票和内部控制
发票是三向匹配的核心部分,因此对于有效匹配至关重要 应付账款内部控制。跟踪发票流向有助于确保您根据商定的成本及时获得订购的货物,同时防止员工欺诈或特立独行的支出。
内 应付账款或应收账款,根据您作为买方或供应商的角色,发票还可以帮助管理您的信用帐户,因为它是在付款之前收到的。从销售的角度来看,如果您是一家基于服务的企业,发票还可以帮助您密切关注库存水平或人员需求。
结论
发票本身并不复杂,但根据您公司的规模和范围,您可能很快就会因处理许多发票并确保及时正确地发送(或接收)付款而不知所措。
如今,随着数字化和跨境交易成为常态,发票正在发生快速变化。众多的 自动AP 和 发票软件 帮助用户自动化发票流程,包括定制模板,以快速向买家交付发票并简化应付账款和 发票审批工作流程 执行账户调节时或 采购流程.
由于下一代发票平台是完全数字化的,因此您还可以通过减少人员需求并让员工专注于改善您的业务定位而不是费力地处理大量手动数据来节省资金。如果您确实发送或接收实体发票,许多平台还提供 光学字符识别 (OCR),一种自动填充数字文本和从物理文档扫描的信息的技术。
请记住,正确地做小事是有效管理的基础——严格控制发票流程是让您的组织取得成功的简单胜利之一。
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