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及时开具发票是业务的重要组成部分,尤其是当企业规模较小或您是现金流有限且依赖及时付款的自由职业者时。
开票的想法是为您提供给客户的产品或服务生成收据,以便他们以后可以向您付款。 然而,困难在于生成发票和等待付款之间的时间段。
在这里,“未结发票”一词开始发挥作用。 阅读本文以深入分析未结发票。 这些是什么? 未结发票如何运作?
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什么是未结发票?
尽管未结发票在任何业务的现金连续性中都起着不可或缺的作用,但它们并不难理解。 未结发票是供应商或供应商就其提供的产品或服务向其客户开具但尚未付款的发票文件。
当您的企业向客户提供产品或服务时,您会向他们开具付款发票,其中显示到期金额以及与所提供服务相关的详细信息。 该发票提供了有关付款到期日和首选付款方式的所有详细信息。
这是付款过程中的发票被称为打开的点,因为它已发送给客户,但尚未付款。 未结发票表明客户承诺为您的服务付费。
了解未结发票
幸运的是,了解未结发票一点也不难。 对于进行基于信用的交易的企业来说,它们是会计周期的常见部分。
虽然这听起来可能与到期付款的供应商有关,但未结发票可以作为客户和供应商的证据,证明一定的付款到期,他们必须在有限的时间内支付。
在生成未结发票方面没有硬性规定。 通常,未结发票包含以下信息:
- 唯一发票号和采购订单号
- 公司和客户的名称和地址
- 提供的商品或服务的详细信息
- 供应日期和发票创建日期
- 每个项目的成本和应付总额
- 到期日和付款方式
据说所有发票都是开放的,因为它们尚未付款。 在制作发票时,正确添加所有细节以匹配客户的购买细节至关重要。 如果输入不正确,付款可能会延迟。
一些公司会向客户发送未结发票以及银行详细信息以进行付款,而其他公司可能会发送链接以将您重定向到不同的付款方式选项。
未结发票如何工作?
从技术上讲,未结发票的工作并不像看起来那样复杂。 一旦客户从您的企业购买了商品或服务,您企业的应付部门将向欠您钱的客户发送未结发票。
既然客户已收到未结发票,其会计部门将使用发票匹配流程确保发票合法且准确。
如果未结发票显示有任何差异,客户的会计部门会将其发送回供应商进行审核。 但是,如果未结发票没有不一致,则必须在供应商提供的时间范围内付款。
如果发票未在约定的时间范围内支付,供应商可能会或可能不会向客户收取额外费用作为逾期付款的罚款。
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发票匹配流程是什么?
这是客户财务部门将未结发票上的详细信息与客户购买的原始详细信息进行匹配的过程。
自动发票匹配流程确保采购订单 (PO) 和未结发票之间没有不一致。 它包括匹配的信息,例如:
- 供应商名称
- 供应商代码
- 数量
- 采购订单
- 采购量
- 等
未结发票的常见类型
有一系列不同类型的未结发票。 有些可能很常见,而另一些可能需要比其他人更仔细地处理。 一些常见的未结发票类型是:
在线待付款
在线支付通常是通过支付处理器生成的。 如果付款不是由买家的银行账户完成的,它会进入待处理的在线支付类别,并在客户付款后得到确认。
这些发票是通过发票自动化生成的,不需要手动生成发票。 我们将在本文后面讨论发票自动化及其好处。
手动、离线待付款
顾名思义,手动离线待付款可能是现金、支票或卡在待处理阶段的银行转账。
与在线支付不同,离线支付需要您手动更新客户交易的支付状态。
票据
账单是已超过到期日的未结发票。 付款处理器将在到期日后自动将付款标记为“已退休”。 比尔作为未结发票存在于系统中,直到客户付款为止。
此外,逾期付款显示客户如何处理付款,他们可能在发送付款时遇到问题。 供应商可能会向客户收取额外费用作为罚款。
付款失败
付款失败也称为不完整付款,是由于客户的责任而发生的付款。
付款失败的原因可能有多种,包括客户的银行详细信息不正确或客户账户中的资金不足。
折扣和费用
尽管许多供应商可能会因逾期付款而收取罚款,但有些供应商也会为忠实客户提供折扣,以便及时付款和合作。
逾期付款的罚款通常在 20 美元至 55 美元之间,一些供应商还可能为其客户提供宽限期以进行付款。 建议债权人不要每年收取 10% 的利息作为逾期还款的罚款。
在收到付款之前提前打折有助于激励客户尽早付款。 有现金流问题的供应商可以通过向客户提供吸引人的优惠和折扣而从按时付款中受益。
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未结发票示例
让我们以发票存储平台 Quickbooks 为例。它是全球使用的基于网络的会计解决方案。 Quickbooks 提供了一种全面的方法来查看哪些发票是未结的(尚未支付)。它可以帮助公司保持数据井井有条。
让我们看看如何在 Quickbooks 上获取未结发票的报告。
- 从菜单栏中打开“报告菜单”。 出现下拉菜单后,单击“客户和应收账款”。 然后点击“打开发票”
- 您还可以按照您希望查看报告的方式进行排序。 过滤日期字段中的数据,或者您可以从“排序”菜单中的不同选项中进行选择。 如果您不想对报告进行排序,请将该字段保留为“默认”设置。
- 您可以查看特定发票。 此外,您可以保存特定发票的排序设置,以备日后再次查看。
- 您也可以打印报告。 单击“打印”将其发送到打印机,或者如果您想在 Excel 表中查看它,可以将其导出。
这些是您可以在 Quickbooks 中查看未结发票报告的一些选项。
未结发票的挑战
未结发票的最大挑战之一是同时有太多未结发票。 这意味着您的业务包含许多尚未支付的发票。 有太多未结发票会给您的企业带来现金流问题。
此外,您无法支付自己的付款,从而导致业务流程停止。 虽然这个问题可以通过使用发票贴现服务来解决,但从长远来看,它可能不会被证明是有效的。
第三方负责处理未结发票。 他们需要一定比例的利润来让你摆脱坏账。 这不是一个有益的长期解决方案,因为它会占用您一定比例的利润率。
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从打开到关闭的发票
客户向供应商付款后,未结发票被称为已结发票。 双方将记录完成的交易,使其成为封闭的发票。
对于客户,付款记录为应付账款账户的贷方。 此外,付款的详细信息通常包括发票编号和供应商信息。
此外,这使企业可以为审计做好准备,并在支付流程出现问题时记录一切。 在供应商端,已关闭的发票被记录为客户付款的备忘录。
双方现在都有明确的付款记录。 现在,未结发票转换为已结发票,并将作为供应商和客户的记录保留在系统中。
支付未结发票时会发生什么?
如上所述,一旦您收到未结发票的付款,您就可以关闭发票。 当发票未付款时,它被称为未结发票。 既然已经付款并且供应商已收到付款,则未结发票将转换为已结发票。
开票软件如何工作?
发票软件是发票自动化的工具。 它为所提供的服务和产品生成并向客户发送未结发票。 该工具会自动创建包含产品和服务详细信息以及成本详细信息的发票,并将其发送给买方。
简单地说,发票软件专为准确性和自动化而设计。 如果您的企业需要定期发送发票,发票自动化可以帮助您处理重复性任务,同时确保准确有效地完成。
如果您使用发票和收据或担心身份验证,请查看 Nanonets 在线 OCR or PDF文本提取器 从 PDF 文档中提取文本 免费。 点击下面了解更多信息 Nanonets 企业自动化解决方案.
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发票软件有哪些特点?
发票软件有几个不同的功能来进行发票自动化。 它的特点包括,
打开发票创建
它允许您创建干净和专业的未结发票。 您还可以自定义这些发票以匹配您的品牌。
客户记录创建
在生成未结发票时,记录创建是必不可少的部分。 发票工具使您能够制作与客户购买和付款相关的记录。 您可以将这些记录存储在配备的数据库中。
信用卡处理
该系统通过及时向信用卡收费来节省您的时间。
内置的预定义模板
许多工具都有内置模板,可让您轻松开具未结发票。 您只需选择所需的模板并输入字段。
多种货币设置
多种货币设置有助于管理收据、接受付款和管理税收。 它使具有全球业务的企业受益。
接收/发送信息
由于易于集中的数据库的可用性,您可以立即发送和接收信息。
发票和付款报告
良好的发票软件可以最大限度地减少使用外部系统进行税务报告的需要。 您可以在系统内制作发票、付款和税务报告。
发票软件有什么作用?
发票软件使您能够执行以下关键流程。
创建和自定义发票
发票软件允许您创建和自定义未结发票。 与传统发票不同,自动发票使您能够使用内置模板生成发票。
方便结算和支付
发票工具能够方便地处理帐单和付款。 它使您能够创建一个在线门户,客户可以在其中直接付款,并且您可以在收到付款后立即处理它们。
此外,发票软件支持多种语言和货币,使您能够接受外币。
产生报告
发票工具可帮助您生成报告,并帮助您跟踪和监控未结发票的报告。
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发票自动化的好处
尽量减少错过或延迟付款
拥有正确的软件解决方案可以帮助您通过跟踪所有发票来最大程度地减少错过或延迟付款。 它准确而积极地监控您的账单承诺,以便永远不会错过付款。
保持专业形象
良好且专业的计费解决方案可以帮助您提高声誉。 大多数发票软件还允许您自定义徽标并改进付款文件和未结发票的其他设计。 它将允许您在其他供应商和您的客户中拥有专业的方法。
减少欺诈并提高安全性
发票软件还具有安全功能,可确保对支付流程进行安全计费并保护您免受欺诈和黑客攻击。 这是一种比手动流程更安全的开票方式。
更快、更准确地创建发票
与手动生成发票不同,发票自动化使您能够更快、更准确地创建发票,您只需输入可变元素。
随时随地生成发票
大多数在线发票软件通过云计算和基于 Web 的技术连接,允许您从任何具有互联网连接的位置生成发票。
让供应商和供应商满意
作为良好的业务关系意识,与供应商、供应商和其他承包商建立良好关系至关重要。 发票自动化使您能够更快地处理发票,从而实现快速付款,从而改善供应商和客户之间的整体关系。
准确的现金流
通过发票自动化,您可以看到准确的现金流量。 它使您可以查看您的钱在哪里,帐户中存储了多少资金以及剩余多少。 无需手动记录现金流量。
解放员工
当有发票软件生成未结发票时,这肯定会减轻员工因手动和传统发票生成而产生的负担。 无需花费数小时生成和匹配未结发票的详细信息。 这将使员工能够将时间花在其他事情上并提高生产力。
未结发票在业务方面很有帮助,因为它们允许我们记录应付金额。 熟悉未结发票将帮助您快速浏览应付账款流程。 您现在知道什么是未结发票、它们是如何工作的,以及开票软件在生成未结发票中所起的作用。
是时候投资开发票软件以轻松生成无错误的未结发票了。 利用应付账款自动化的优势。
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