对于任何企业来说,采购都是一项关键职能,战略采购和成本管理的支柱就在于采购。这不仅仅是购买;它涉及以优化组织价值的方式获取商品和服务。最终,理解和完善这一流程对于引导您的企业走向更有利可图和可持续的未来至关重要。
在本博客中,我们将剖析采购的关键作用,从理解采购的含义到在您的业务环境中执行采购,并在此过程中揭开常见的误解。通过导航每个采购阶段(需求识别、供应商评估、合同谈判等),我们将提供有关制定与业务目标相一致的战略决策和框架的见解。
此外,我们将正面应对采购中遇到的挑战,并探索采购自动化软件如何简化和增强采购实践。无论是解决人工效率低下的问题,还是利用技术获得更好的结果,本博客旨在为您提供知识和策略,以实现更高效、更稳健的采购流程。
了解采购基础知识
在商业世界中,采购是一项基石职能,但采购的细微差别、它与采购和供应链管理等相关概念的区别及其目标往往仍然模糊不清。让我们揭开这些神秘面纱。
什么是采购?
采购是一项战略业务职能,负责组织运营所需资源的采购、获取和管理。采购的战略本质在于其通过优化支出、利用供应商关系获得战略优势以及确保货物和服务的及时可用性来影响和推动整个组织价值的能力。
采购流程
采购流程大致可分为几个关键阶段,每个阶段对于确保采购职能的有效性都发挥着关键作用:
为了逐步了解采购流程的每个阶段,让我们使用一家中型制造公司的采购工作流程的实际示例,该公司的生产线需要新的机械。
1. 需要识别
公司在这里确定需要购买或收购什么来改善其运营。
- 过程: XYZ Corp 的生产经理注意到生产效率下降,并确定需要新的制造机器来满足不断增长的客户需求。
- 文档: A 需求评估报告 已准备好,详细说明所需机械的类型、生产效率的预期改进以及预算。
如下所示的报告将提交给采购部门。
XYZ 公司的需求评估报告
执行摘要
本报告确定了 XYZ 公司对新制造机械的需求,以解决生产效率下降的问题并满足不断增长的客户需求。经过生产管理团队的详细分析,得出的结论是,投资新的制造机器对于提高生产率和效率至关重要。本文件概述了采购必要机械的需求识别过程、预期改进和预算估算。
1. 需要识别
语言要求
- 观察: 生产经理注意到上季度生产效率持续下降,产量比去年同期下降了15%。
- 分析: 深入分析显示,当前制造机器的运行率为其预期产能的 75%,导致生产时间更长,维护停机时间增加。
- 要求: 为了解决这个问题并满足增加20%的客户需求,采购一台新的制造机器势在必行。
预期改善
- 效率提升: 新机器预计将以 95% 的效率运行,将生产时间减少 20%,并将维护停机时间减少 30%。
- 容量提升: 它还将使我们的产能提高 25%,使我们能够满足当前和预期的客户需求。
2。 产品规格
- 机械类型: 高效数控机床
- 主要特征:
- 先进的自动化能力
- 节能运营
- 提高精度和速度
- 供应商: 确定了三个领先的供应商,提供符合我们规格的最新型号。
3. 预算估算
- 机械成本: $500,000
- 安装和培训: $50,000
- 总投资额: $550,000
- 投资回报率 (ROI): 考虑到生产效率和产能的提高,预计需要 2 年。
4。 建议
根据需求识别和进行的分析,建议 XYZ 公司继续采购新的制造机器。这项投资对于提高生产效率、满足不断增长的客户需求以及保持我们的市场竞争优势至关重要。
5。 下一步
本需求评估报告提交采购部门审批。获得批准后,采购流程将开始,目标是在未来六个月内安装和运行新机器。
2. 供应商评估与选择
- 过程: 采购团队进行市场调查以确定潜在的供应商。他们发出 信息请求 (RFI) 收集有关供应商能力和行业标准遵守情况的初始数据。
- 文档: 根据对 RFI 的回复,团队筛选出供应商并发出 征求建议书 (RFP) 获取详细的投标,包括定价、交付时间表和维护服务。
- 评估: 采购团队使用以下方法评估提案 供应商记分卡,重点关注成本、质量、交货时间和售后服务等标准。
- 选择: XYZ Corp 选择提供最佳价值主张的供应商。
让我们看看 XYZ Corp 如何根据上述步骤实际实现这一目标。
- 市场调查: XYZ Corp 的采购团队首先在全球范围内确定 10 家制造所需机械的潜在供应商。
- 询价流程:
- 行动: RFI 已发送给这 10 家供应商。
- 目的: 收集有关每个供应商的能力、认证以及安全和环境标准合规情况的初步信息。
- RFI 回复:
- 收稿日期: 8 家供应商中有 10 家的回应。
- 结果: 2 家供应商因响应不充分或未能满足基本合规标准而被淘汰。
- 征求建议书发布:
- 行动: 详细的 RFP 已发送给其余 8 家供应商。
- 内容: RFP 要求提供有关 5 台机器的定价、交付时间表(特别是希望在 3 个月内交付)以及维护服务和保修详细信息的信息。
- RFP 响应:
- 收稿日期: 所有 8 家供应商都响应了投标。
- 变化: 每台价格从 50,000 美元到 75,000 美元不等,交货时间从 2 到 5 个月不等,并提供不同的保修和维护服务包。
- 供应商记分卡创建:
- 标准: 成本(30%)、质量(30%)、交货时间(20%)和售后服务(20%)。
- 评分: 根据供应商的回答,他们的得分为 100 分。
- 评分示例:
- 供应商 A 得分 85,提供成本(每件 52,000 美元)、质量(ISO 9001 认证)、交货时间(3 个月)和全面售后服务的最佳平衡。
- 最低分为65分,供应商价格低廉,但交货时间较长,售后服务有限。
- 选择:
- 决定: XYZ Corp 选择供应商 A,因为它根据记分卡提供了最佳价值主张。
- 理由: 尽管供应商 A 不是最便宜的,但它提供了所有评估标准的最佳平衡,符合 XYZ Corp 对质量、及时交货和强大售后支持的需求。
- 概述:
- 发送的 RFI: 10个供应商
- 收到的 RFI 回复: 8个供应商
- 已发送 RFP: 8个供应商
- 收到的 RFP 回复: 8个供应商
- 价格范围: 每单位 50,000 美元 – 75,000 美元
- 提供的交货时间: 2 - 5个月
- 选择: 供应商 A 得分为 85/100
该模拟演示了 XYZ Corp 如何根据其采购需求评估和选择供应商,使用结构化方法和可量化数据做出明智的决策,平衡成本、质量、交货时间和售后服务。
3. 合同谈判
- 过程: 采购团队和选定的供应商进行谈判以最终确定合同条款。
- 文档: 谈判结果是 供应协议,其中概述了购买条款,包括定价、交货时间表、付款条件、保修和违规处罚。
供应协议如下所示。
供应协议
XYZ Corp(“买方”)和供应商 A(“供应商”)之间
本供应协议(“协议”)由位于[买方地址]的 XYZ 公司与位于[供应商地址]的供应商 A 于[日期]签订。
1. 热销产品
供应商同意根据本协议的条款和条件供货,而买方同意购买[机械描述](“产品”)。
2. 定价
每个产品的价格为 52,000 美元(“价格”)。 [数量] 单位的总价应为 [总价]。
3. 交货时间表
供应商同意在[交货日期]或之前将产品交付至[交货地址]。在本协议中,时间至关重要。
4. 付款条件
本协议签署后,买方应向供应商支付总价款的 30% 作为押金。其余 70% 应在买方交付并验收产品后 30 天内支付。
5. 检验验收
自交货之日起,买方应有 [Number] 天的时间检查产品并将任何缺陷通知供应商。如果未发现任何缺陷,则应在检验期结束后对产品进行验收。
6. 保修政策
供应商保证产品自交付之日起【保修期】内不存在材料和工艺缺陷。在保修期内,供应商应自行选择修理或更换任何有缺陷的产品。
7. 保密协议
双方同意对本协议以及本协议期限内交换的任何专有信息保密。
8. 违规处罚
如果供应商未能在约定的交货日期前交付产品,则供应商应按每延迟一天向买方支付[罚款金额]的罚款。
9. 终止合同
如果另一方违反了本协议项下的任何义务,并且在收到书面通知后 [Number] 天内未能纠正此类违约行为,则任何一方均可在书面通知 [Number] 天后终止本协议。
10. 适用的法律
本协议受[司法管辖区]法律管辖。
11. 签名
特此声明,双方已于上述第一个日期签署本供应协议。
XYZ 公司:
经过: ___________________________
名称:
称谓:
日期:
供应商A:
经过: ___________________________
名称:
称谓:
日期:
4. 采购订单处理
- 过程: 供应协议签订后,XYZ 公司发出 采购订单 (PO) 向供应商正式确定机械需求。
- 文档: 采购订单包括机械的详细规格、数量、约定价格、交货日期和用于跟踪的采购订单编号。
这就是采购订单通常的样子。
供应商
名称: 小工具世界公司
地址:123 Tech Lane,硅谷,CA 94088
电话:(555)123,4567
电子邮件: sales@gadgetworld.com
对客户的
姓名:约翰·多伊
公司名称: 多伊企业
地址:456 Innovation Drive, Tech Park, Boston, MA 02110
电话:(555)987,6543
电子邮件:purchase@doeenterprises.com
代码 | 产品介绍 | 数量 | 单价 | 金额 |
---|---|---|---|---|
1001 | 无线鼠标 | 10 | $25.00 | $250.00 |
1002 | 蓝牙键盘 | 5 | $45.00 | $225.00 |
1003 | USB-C 集线器 | 15 | $20.00 | $300.00 |
5. 交货及检验
- 过程: 收到机械后,接收部门根据采购订单和供应协议检查货物。
- 文档: A 收货单 (GRN) 准备好记录收到的机器的状况和数量。任何差异都会立即报告给供应商以供解决。
这是一个示例模板,用于描述收货单的外观。
配送信息
采购订单号:123456
供应商:小工具世界公司
交货日期:15年2024月XNUMX日
接收人:约翰·多伊
已收到货物
代码 | 产品介绍 | 订购数量 | 收到数量 | Condition | 评论 |
---|---|---|---|---|---|
1001 | 无线鼠标 | 10 | 10 | 好 | 无 |
1002 | 蓝牙键盘 | 5 | 5 | 好 | 无 |
1003 | USB-C 集线器 | 15 | 15 | 好 | 盒子损坏,物品经检查发现完好无损 |
交货及检验流程
收到机械后,接收部门根据采购订单和供应协议检查了货物。已准备好收货单 (GRN) 以记录收到的机械的状况和数量。任何差异都会立即报告给供应商以供解决。
所有收到的物品都经过检查,状况良好,除了上面提到的一个损坏的盒子外。经核实,内容物完好无损。没有发现进一步的差异。
6. 绩效评估和关系管理
- 过程: 安装后,生产团队根据采购订单中的规格和预期的生产效率改进来评估机器的性能。
- 文档: A 供应商绩效评估 进行,记录任何问题或成功。作为持续关系管理的一部分,该评估将与供应商共享。
这就是 XYZ 公司的供应商绩效评估框架可能包含的内容。
- 评价标准和评分系统
- 交货及时性: 机器是否在约定的时间内交付?
- 产品质量:机械是否符合 PO 中规定的质量标准?
- 遵守规范:机器与采购订单中概述的规格的匹配程度如何?
- 售后支持:售后服务的质量,包括培训、维护和查询响应。
每个标准的评分范围为 1 到 10,其中 10 代表最高满意度。
- 数据收集
- 交货日期:二月15,2024
- 安装日期:二月25,2024
- 评估期:安装后 3 个月
- 供应商绩效评分
- 交货及时性:9/10(准时送达)
- 产品质量:8/10(高质量,需要微调)
- 遵守规范:10/10(完全符合规格)
- 售后支持:7/10(良好的支持,响应时间还有改进的空间)
- 整体表现得分
整体表现得分按个人得分的平均值计算。
根据评估标准,供应商 A 的总体绩效得分为 8.5 分(满分 10 分)。该得分表明供应商 A 在为 XYZ 公司交付和支持新型制造机械方面的表现非常满意。
这种结构化的供应商绩效评估方法促进了 XYZ 公司和供应商 A 之间的透明沟通,为建立稳健、持续的业务关系奠定了基础,这种关系可以随着时间的推移进行调整和改进。使用标准化机制可确保有效评估和比较供应商关系。
7. 发票处理和付款
此阶段包括以下步骤 –
- 发票收据: 供应商发送一个 发票 向 XYZ 公司的应付账款部门索取机械。
- 订单匹配: 应付账款团队在采购订单、GRN 和发票之间进行三向匹配,以确保所有细节保持一致。
- 交付过程: 一旦三路比赛确定, 付款授权表 准备就绪,并根据供应协议的条款处理付款。
- 数据录入 ERP: 付款详情记录在 付款凭证,并将交易输入ERP/财务系统进行对账、记录保存等。
8. 核对和记录保存
- 过程: 财务部门定期将付款与银行对账单进行核对,以确保准确性。
- 文档: 与采购流程相关的所有文件,包括需求评估报告、RFP、供应商记分卡、供应协议、采购订单、GRN、发票、付款授权表和付款凭证,均以纸质和数字格式归档,以供审计之用。
采购挑战及其解决方法
在错综复杂的采购活动中,企业面临着无数的挑战,这些挑战可能会扰乱其运营节奏并影响其利润。了解这些挑战是减轻其影响并确保无缝采购流程的第一步。让我们深入研究企业在采购中遇到的一些最常见的障碍,并探讨克服这些障碍的策略。
手动流程和低效率
问题: 在太多组织中,采购仍然深陷手动流程的泥潭。从申请表到采购订单和发票的纸质系统不仅是过去时代的遗物,而且是过去时代的遗物。它们是效率的积极障碍。这些手动系统带来了几个问题:它们耗时、难以跟踪、容易出现人为错误和欺诈。结果是采购流程比实际需要的更慢、更容易出错、成本更高。
示例: 一家中型制造公司严重依赖手动采购流程,采购请求、订单和发票均以纸质方式处理。这导致效率显着低下,包括订单处理时间延迟以及订单数量和定价经常出现错误。例如,人工录入错误导致原材料订购量过多,不仅不必要地占用了资金,而且还产生了额外的仓储成本。
解决方案: 优先采用在效率、节省成本和增强供应商协作方面具有明显优势的技术。这基本上指的是 采购自动化软件。为什么这很重要?考虑一下手动将数据输入电子表格或追踪书面记录以批准采购订单所花费的时间。花在这些任务上的每一分钟都没有花在可以推动业务发展的战略活动上。此外,手动流程引起的错误可能会导致错误订单、超额付款,甚至欺诈,这些都会直接影响利润。 我们将在下一节中讨论采购自动化软件。
支出的可见性和控制
问题: 缺乏对全公司支出的可见性是另一个重大挑战。如果没有清晰地了解资金去向,几乎不可能有效管理预算、识别节省成本的机会或确保遵守企业支出政策。这种缺乏可见性的原因有以下几个因素:
- 分散采购,
- 数据收集不足,
- 以及缺乏综合采购系统。
示例: 由于采购分散在多个地点,一家全国性零售连锁店难以了解其全公司支出。每家商店独立运营,根据即时需求进行采购,没有集中监督或策略。这种缺乏可见性导致定价不一致、错失批量折扣的机会以及执行企业支出政策的困难。通过实施集中采购软件,该公司可以实时了解所有地点的支出,从而实现更好的预算管理、战略供应商谈判以及遵守支出政策。
解决方案: 采用集成采购软件解决方案是获得可见性和控制全公司支出的最有效方法之一。这些系统集中了采购数据,可以实时跟踪不同部门和项目的支出。
- 标准化采购流程和表格
- 创建明确且简化的审批流程。
- 将采购与其他业务系统集成
- 分类管理: 采用类别管理实践来优化不同类别的商品和服务的支出和供应商绩效。这样可以分析支出模式、市场趋势和供应商能力,以做出明智的采购决策。
品质保证
挑战: 确保采购的商品和服务的质量是采购流程的一个关键方面,直接影响企业的运营效率、客户满意度和整体声誉。在与新的供应商或产品打交道时,这种挑战变得更加明显,因为这些供应商或产品不存在既定的信任和绩效记录。固有风险包括收到不合格或不合规的产品、因质量问题而面临供应链中断,以及与退货、维修或更换相关的成本增加的可能性。此外,在安全和合规性至关重要的行业中,例如制药、汽车或食品和饮料,质量保证不足的影响可能会延伸到法律责任和监管处罚。
示例: 让我们考虑一个现实世界的实际例子,了解一家专门生产汽车零部件的公司 XYZ Manufacturing 如何通过实施全面的战略来改进其采购质量保证流程。
解决方案: 根据您的特定业务需求开发和实施全面的质量检查框架。让我们看一下在上面的示例中运行的示例框架。
XYZ Manufacturing 面临着供应商质量不稳定的挑战,导致采购组件的退货率为 15%,这影响了生产时间表和客户满意度。该公司决定彻底改革采购质量保证流程,力争在一年内将退货率降至5%以下。
1. 供应商评估和选择流程:
- 行动: XYZ Manufacturing 开发了供应商记分卡,其中包括质量认证(例如 ISO 9001)、按时交货率、缺陷率和响应能力等标准。每个标准都根据其对 XYZ 运营的重要性进行加权。
- 日期: 供应商的评分范围为 1 到 100。供应商获得主要供应商资格的门槛分数为 75 分。
- 结果: 这一过程导致供应商的识别和选择平均得分为 85 分,提高了来料的整体质量。
2. 建立质量标准和期望:
- 行动: 该公司为每个部件制定了具体的质量标准,包括尺寸精度、材料规格和压力测试下的性能,使其与国际汽车标准保持一致。
- 日期: 例如,关键部件的尺寸精度设定为±0.02毫米的公差,与现场产品性能直接相关。
- 结果: 将这些标准纳入合同后,前六个月内不合规零件减少了 30%。
3. 与供应商的合作关系:
- 行动: XYZ Manufacturing 启动了供应商合作伙伴计划,其中包括季度审查会议、联合质量改进项目和共享绩效数据。
- 日期: 共享数据表明,40% 的组件损坏是由包装问题造成的。
- 结果: 他们共同开发了一种新的包装解决方案,将运输相关的缺陷减少了 50%。
4. 质量检验和测试制度:
- 行动: 实施了两阶段检查流程:初步目视检查,然后随机抽样进行详细测试。
- 日期: 抽样检测每批次的 5%,高于之前的 2%,重点关注高风险成分。
- 结果: 这有助于及早发现问题,将缺陷率降低 20%。
5. 利用技术进行质量管理:
- 行动: XYZ 采用了与其 ERP 系统集成的质量管理软件 (QMS),可以实时跟踪供应商绩效和质量指标。
- 日期: QMS 生成月度报告,突出显示缺陷率高于 2% 的供应商,从而触发审核流程。
- 结果: 持续监控和反馈提高了供应商绩效,95% 的供应商在一年内将缺陷率降至 2% 以下。
6. 风险管理和应急计划:
- 行动: 开发了一个风险管理框架,识别关键组件并为每个组件建立替代供应商和安全库存水平。
- 日期: 对于高风险零部件,安全库存水平从 2 周供应量增加到 4 周。
- 结果: 这一策略最大限度地减少了因质量问题造成的生产延误,确保了向客户提供 99.8% 的准时交货率。
到年底,XYZ Manufacturing 成功将退货率从 15% 降低至 4.5%,超额完成了目标。加强采购质量保证的综合方法不仅提高了运营效率和产品质量,还加强了供应商关系并提高了客户满意度。此示例展示了数据驱动的结构化采购质量保证方法的有效性,展示了通过战略举措实现重大改进的潜力。
供应商关系管理
挑战: 管理供应商关系是采购中复杂但至关重要的组成部分,直接影响公司的供应链效率、产品质量和整体市场竞争力。我们面临的挑战在于,如何在确保供应商提供尽可能最佳的条款和培养积极的长期合作伙伴关系(鼓励共同增长、创新和应对市场变化的能力)之间保持平衡。常见的障碍包括沟通故障、目标不一致、缺乏信任以及未能利用技术进步来实现更好的协作。这些问题可能会导致供应链中断、成本增加以及双方错失机会。
示例: 让我们深入研究一个现实示例,了解领先的消费电子制造商 ElecTech 如何成功改进其供应商关系管理 (SRM) 战略,以解决质量问题、供应链中断并促进创新。
解决方案: 让我们使用上面的示例来了解需要纳入 SRM 策略的组件。
1. 战略供应商细分:
使用 Kraljic 矩阵根据供应商的风险和对您业务的影响对供应商进行分类。这有助于确定哪些关系需要更多关注和战略管理。
将供应商分为战略合作伙伴、杠杆供应商、瓶颈供应商和非关键供应商。制定管理每个类别的定制策略,重点是与战略和杠杆供应商建立更深层次的关系。
通过了解每个供应商的角色和重要性,公司可以更有效地分配资源,确保培养和维护关键的供应商关系。
2. 制定联合目标和关键绩效指标 (KPI):
协作开发供应商绩效平衡计分卡,包括财务、运营、客户和创新视角。与每个主要供应商制定明确的、双方商定的目标和 KPI。这些应与双方的战略目标保持一致,并包括质量、交付、成本改进和创新的指标。
3. 投资于关系建设和信任:
应用信任方程(考虑可信度、可靠性、亲密性和自我导向等因素)来发展更牢固的关系。
建立信任和理解可以建立更有弹性和灵活的关系,能够承受市场波动和挑战。
4. 利用技术实现更好的协作:
利用 SCOR(供应链运营参考)模型来确定采购流程中可以通过技术支持的改进领域。
风险管理
挑战: 采购中的风险管理涉及识别、评估和减轻可能影响组织的供应链、财务稳定性、合规性和整体运营效率的风险。这些风险可能源自多种来源,包括供应商可靠性、地缘政治因素、监管变化、市场波动、自然灾害和网络安全威胁。挑战在于这些风险的动态性和相互关联性,需要采取积极主动和全面的方法来确保采购活动的弹性和连续性。
解决方案: 为了有效管理采购风险,采用结构化框架至关重要。您可以选择最适合您的框架。一种得到广泛认可和专家推荐的方法是 ISO 31000 风险管理框架。它提供了一套通用的风险管理原则和指南,可以根据任何组织的具体需求(包括采购领域的需求)进行定制。让我们看看 ISO 31000 框架如何具体应用于采购风险管理,结合具体的行动和流程:
1. 建立背景
- 目的: 了解采购职能的内部和外部环境。这包括组织目标、采购策略以及采购运作的监管、市场和技术背景。
- 行动: 进行全面的利益相关者分析,以确定内部利益相关者(例如采购和财务部门)和外部利益相关者(例如供应商、监管机构和客户)的需求和期望。
2. 风险识别
- 目的: 确定采购过程中可能出现的风险的内容、地点、时间、原因和方式。
- 行动: 利用SWOT(优势、劣势、机会、威胁)分析和PESTLE(政治、经济、社会、技术、法律和环境)分析等工具系统地识别潜在风险。
3. 风险分析
- 目的: 了解风险的性质及其特征。这涉及评估已识别风险的可能性和影响。
- 行动: 应用定性方法(例如专家判断、风险矩阵)和定量方法(例如统计分析、财务模型)来评估风险。这可能涉及分析供应商绩效、市场趋势和事件报告的历史数据。
4. 风险评估
- 目的: 将风险分析结果与风险标准进行比较,以确定每个风险的优先级。
- 行动: 使用风险矩阵根据风险的影响和可能性对风险进行优先级排序。这将有助于关注可能影响采购目标的最重大风险。
5. 风险处理
- 目的: 选择并实施减轻、转移、避免或接受风险的选项。
- 行动: 制定风险处理计划,其中可能包括供应商多元化、建立战略合作伙伴关系、实施更严格的合同条款或投资技术解决方案以加强监控和合规性。
通过遵循 ISO 31000 框架等系统,组织可以实施强大且主动的采购风险管理流程。这种结构化方法使组织能够最大限度地降低风险、改善采购结果并支持组织的总体战略目标。
衡量采购绩效
要真正推动家居改善,跟踪正确的指标至关重要。成本节省等 KPI 是既定的,但也关注供应商绩效、采购流程的周期时间以及对合规协议的遵守情况。将这些 KPI 与您的战略目标保持一致,可以将采购从后台职能转变为具有前瞻性思维的战略参与者。例如,如果您的组织正在推动创新,请纳入衡量供应商对创新贡献的指标,例如新产品创意或流程改进。
以下是您可以根据您的目标考虑跟踪的指标的全面列表。单击每个目标以探索潜在的 KPI。
CPI | 计算 |
---|---|
节约成本 | (基准成本 – 实际成本)/基准成本 x 100 |
规避成本 | (预期成本 – 实际成本)/预期成本 x 100 |
管理下的总支出 | 管理总支出/总采购支出 x 100 |
CPI | 计算 |
---|---|
供应商准时交货 (OTD) | (准时交货次数/总交货次数)x 100 |
供应商质量评价 | (可接受的货物数量/收到的货物总数)x 100 |
供应商合规率 | (合规供应商行为数量/供应商行为总数)x 100 |
CPI | 计算 |
---|---|
采购订单周期时间 | 所有采购订单的总时间/采购订单的数量 |
采购投资回报率 | (节省 – 采购业务成本)/采购业务成本 |
电子采购使用率 | (电子采购交易额/采购交易总额)x 100 |
CPI | 计算 |
---|---|
合约利用率 | (合同支出价值/采购支出总额)x 100 |
与首选供应商的支出百分比 | (与首选供应商的支出/总采购支出)x 100 |
CPI | 计算 |
---|---|
库存周转率 | 销售成本/平均库存 |
库存准确性 | (正确库存记录/总库存记录)x 100 |
现有库存天数 (DOH) | (平均库存/销售成本)x 365 |
CPI | 计算 |
---|---|
可持续采购率 | (可持续采购支出/总采购支出)x 100 |
供应商风险评估已完成 | (完成供应商风险评估的数量/供应商总数)x 100 |
标杆测试
外面的世界有很多值得学习的地方。根据行业标准和同行进行基准测试可以帮助您了解自己的立场以及需要走向何方。这是关于找出采购实践中的差距并从最佳实践中寻找灵感。这可能包括采用新技术和重组供应商合同以提高灵活性和成本效率。
APQC 的采购开放标准基准强调了关键采购基准的中值绩效水平,例如执行采购流程的总成本、平均供应商交货时间以及电子批准的采购订单的百分比,为组织如何衡量和改进其绩效提供了广泛的视角。采购职能。
您可以浏览互联网以获取更多行业和用例特定的基准。
采购自动化
采购自动化是指使用数字技术来简化和增强端到端的采购流程。它包括自动化与采购商品和服务相关的日常任务和工作流程,从而减少人工工作,最大限度地减少错误并加快交易速度。这种自动化扩展到采购的各个方面,包括供应商选择、合同管理、采购订单处理和发票对账。
采用采购自动化工具不仅可以优化运营效率,还可以提供战略优势。它使企业能够实时了解其支出,提高对采购政策的合规性,并通过更高效和透明的流程与供应商建立更牢固的关系。最终,采购自动化是利用技术使采购更具战略性、更省时且更具成本效益。
自动化采购流程
为了说明采购自动化的变革性影响,让我们重新审视之前概述的采购流程,现在使用 Nanonets 采购自动化软件实现自动化:
需要识别(自动): Nanonets 与您选择的文档软件集成,并在新的文档出现时触发工作流程的开始 需求评估报告 在您的文档应用程序中提交。
供应商评估和选择:采购部门手工对供应商进行评估,选择最合适的供应商。如果供应商帐户尚不存在,则会在 ERP 系统中创建该帐户。
合同谈判(简化):Nanets 支持数字合同管理,以促进合同的创建、谈判和签署。采购部门创建模板、跟踪变更并管理审批全部通过 Nanonets 平台进行,从而简化了谈判流程。
采购订单处理(自动):团队在 Nanonets 上创建数字 PO,并通过邮件直接发送给供应商。
交货和检验:团队根据 PO 和合同条款手动验证货物接收,并生成 货物已收到备注。
发票捕获(自动): 借助移动技术的奇迹以及从应用程序和数据库导入收据的无缝集成,可以立即捕获发票。
数据提取(自动): 光学字符识别 (OCR) 技术介入,以眨眼的速度将发票中的结构化数据提取为数字数据。
GL 编码和数据导出至 ERP(自动): Nanonets 使用 NLP 和 LLM 来自动化 GL 编码,并立即与您的 ERP 和其他应用程序同步数据。
三路匹配(自动):自动三向匹配比较采购订单、交货收据和发票,标记差异。
批准(简化): Nanonets 的批准不再是瓶颈。它们变得灵活并可在您的组织所在的地方运行 - 无论是在电子邮件、Slack 还是 Teams 上。这样就不再需要干扰性的电话和再熟悉不过的一连串提醒。
付款处理(自动): 您可以使用 Nanonets 在全球范围内直接付款,并相信该系统将处理外汇费用并避免突然退款。
对账(自动): 最后,我们来谈谈结账的事情。自动对账可导入您的银行对账单,并改变这项通常艰巨的任务,将银行交易与分类账条目进行匹配,所需时间仅为过去的一小部分。以前需要几天时间才能完成的事情现在只需几分钟即可完成。
因此,纳米网的采购自动化将传统的采购流程转变为高效、数据驱动和战略性的功能。它不仅减轻了手动任务的负担,还使财务团队能够专注于更高价值的活动,例如成本优化、战略采购和建立供应商合作伙伴关系。
结论
总之,采购的本质超越了单纯购买商品和服务的行为。它体现了对于推动价值、优化成本和促进组织内可持续增长至关重要的战略职能。正如我们在本博客中探讨的那样,采购过程非常复杂,涉及从需求识别到供应商评估、合同谈判等各个阶段,每个阶段都需要细致的关注和战略思考。
采购自动化软件的出现标志着该领域的重大发展,提供了以前无法实现的简化运营、提高效率和战略洞察力的承诺。通过利用技术,企业可以克服传统挑战、降低风险并利用机会增强其采购职能。
此外,供应商关系的战略管理、对质量保证的关注以及采用全面的风险管理实践是提高采购效率的重要组成部分。这些要素,加上对持续改进和对行业标准进行基准测试的承诺,将使组织能够充分发挥其采购能力的潜力。
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