Tilpasning til en verden, hvor hybride begivenheder er den nye norm

Hybrid event AV er en kompleks forretning, der kræver opmærksomhed på detaljer, et solidt teknisk kompetencesæt og evnen til at tænke hurtigt på fødderne. AVTEAMUK har mestret alle tre.

I begyndelsen af ​​pandemien hjalp Matthew Thompson, virksomhedens ejer og administrerende direktør, sit team og sine kunder med at lave et hurtigt omdrejningspunkt fra personlig begivenhedsproduktion til en hybridmodel. AJA Video Systems talte med ham om denne transformation, og hvordan han udnytter teknologien til at holde trit med et område i hastig udvikling.

Hvad inspirerede lanceringen af ​​AVTEAMUK, og hvilke tjenester leverer du? 
Jeg var chef for AV på Royal College of Surgeons i England, da organisationen besluttede at rive ned og genopbygge. Jeg valgte at købe kollegiets eksisterende udstyr og lancere AVTEAMUK i 2017. Vi er overvejende et live-event produktionsselskab og arbejder med kunder inden for forsvar, cybersikkerhed, forsyningsselskaber, sundhedsvæsen, uddannelse, virksomhed og underholdning. Gennem vores projektarbejde har vi også etableret relationer med vigtige spillesteder i hele Storbritannien. Vores team hjælper med at finde ud af den bedste måde at hjælpe kunder med at gennemføre en begivenhed - enten fysisk eller hybrid. Vi håndterer alt fra udlejningsudstyr til besætning, planlægning og logistik. Når vi har underskrevet en kunde, bygger vi et forslag, der skitserer risikovurderinger, projektgulvplaner og mere. Efter arrangementet gennemfører vi opvask med kunder for at identificere områder, hvor den næste begivenhed kunne forbedres.

Fortæl os mere om din rolle og start i virksomheden
Som stifter, ejer og administrerende direktør for AVTEAMUK bærer jeg mange hatte og er involveret i at drive forretningen – fra projektplanlægning til teknisk ledelse, drift, levering, fakturering, planlægning og markedsføring. Jeg faldt i AV ved et uheld efter at have dimitteret fra universitetet med en grad i medieproduktion. Jeg havde til hensigt at arbejde med film VFX, men tog en anden retning og begyndte at arbejde for et AV-firma. Min anden koncert var som AV-tekniker på College of Surgeons, hvor jeg senere fungerede som medieproduktionsvejleder. I 2008 var jeg chef for AV. Jeg har bevaret et godt forhold til kollegiet, og AVTEAMUK er nu dens foretrukne leverandør.

Hvordan har pandemien påvirket din branche? 
Siden pandemien ramte, har vi været vidne til et paradigmeskifte i begivenhedsproduktion, som drastisk har ændret vores dagligdag. Vi var nødt til at pivotere for at støtte flere hybride begivenheder, hvilket blev oversat til nye teknologiinvesteringer. Nu er 99 % af de projekter, vi påtager os, hybride. Kunder, der tager en hybrid eventmodel til sig for første gang, kræver dog ekstra coaching. Vi hjælper med at guide dem gennem processen, da de ofte bliver overrasket over, hvor meget ekstra arbejde den virtuelle komponent tilfører.

Er hybride begivenheder kommet for at blive?
Når det kommer til begivenhedsproduktion, åbnede pandemien Pandoras æske, og hybrid er den nye norm; der er ingen vej tilbage. Heldigvis er teknologien til at eksekvere hybride begivenheder udviklet sig hurtigt, og der er en masse fordele ved at blande fysiske og virtuelle begivenheder, herunder en bredere, global publikumsrækkevidde. Når det er sagt, forsvinder fysiske begivenheder ikke. Nogle klientsponsorer ønsker adgang til publikum i fysiske pladser i stedet for en liste over kundeemner efter webinar. Hybrid tilbyder det bedste fra begge verdener.

Hvad er udfordringerne med at producere hybride begivenheder? 
Vi var ikke klar over, hvor meget mere arbejde hybride begivenheder tager, før vi begyndte at udføre dem. Det handler ikke kun om forudgående planlægning, men også styring af flere elementer under en begivenhed, fra moderering af livestreams til inkorporering af realtidsinteraktioner på sociale medier. For eksempel, hvis 3,000 mennesker ser en livestream, og én vil stille et spørgsmål, kan vi få et hold til at køre virtuelle grønne rum, hvor vi kører en test med den deltager, før vi sender dem live ind i streamen. Vi skal også forberede det meste indhold på forhånd, fordi ændringer i sidste øjeblik af PowerPoint- eller Keynote-præsentationer kan skabe forsinkelser. Alligevel kan vi ikke altid få adgang til alles indhold før en begivenhed.

For at komme disse udfordringer foran har vi ofte en teknisk direktør på stedet, som er kamera og show calling, en grafiker, der kører præsentationsmaterialet, en lydtekniker, kameraoperatører, løbere og andre nøglemedarbejdere. Som et resultat kræver hybridbegivenheder større besætninger. Fra et teknisk perspektiv er der også så mange hybride platforme tilgængelige – og hver klient har deres præferencer (Hopin, Zoom, Teams, All in the Loop). Vi udvikler løbende nye løsninger og tjenester for at gøre det muligt for vores kunder at udføre deres hybride vision med deres foretrukne platform. Det kan være besværligt at følge med i al denne nye teknologi.

Hvordan har du udviklet din arbejdsgang til at understøtte produktion af hybride begivenheder?
Vi har investeret massivt i ny teknologi, herunder AJA Io 4K Plus. Det er en bærbar I/O-løsning, som vi kan tage med overalt og giver os mulighed for at indtaste alle SDI-kilder, vi har brug for, til vores bærbare computere på få sekunder. Denne hastighed er afgørende, da spillesteder ofte opkræver en overnatning – og tid er penge. Heldigvis kan vi trække videodelen af ​​arbejdsgangen sammen hurtigt, fordi Io 4K Plus nemt forbindes til en computer via Thunderbolt. Det har også sådan et flot funktionssæt, der giver os fleksibiliteten til at håndtere uventede klientkurvebolde. AJA er markedsleder inden for video og bygger pålidelige kvalitetsprodukter. Afhængigt af projektet bruger vi også NDI til at bringe andre kilder ind; vi bruger primært vMix til streaming. Meget af denne teknologi tilsluttes en mobil hybrid-event produktionsvogn, vi byggede. Det inkluderer alle mikrofoner, skærme, streamingteknologi, optagere og andet udstyr, samt en slot til Io 4K Plus. Vores team kan aflæsse enheden fra en lastbil, rulle den ind på stedet – og vi kan hurtigt være klar til at gå i gang.

Fortæl os om et af dine seneste projekter 
Vi afsluttede for nylig produktionen på en aortakirurgi masterclass. Kirurger rejste fra Holland, og vi fangede og streamede deres demonstrationer til virtuelle deltagere over hele verden. Vi havde ikke meget tid til at sætte AV'en op i det kirurgiske område, så Io 4K Plus kom godt med, da vi nemt kunne tilslutte os vores bærbare computer. Vi havde et teammedlem, der gik rundt med et let rigt kamerasystem, et overhead-kamera og et kamera på kirurgens hoved. Vi var i stand til at fange nogle flotte billeder.

Hvilke teknologitrends overvåger du?
Selvom de fleste af vores projekter streames i 1080p, erhverver vi optagelser i 4K, når det er muligt, især når et highlight-hjul eller promo er en del af pakken. Det giver os større stabilisering og mere fleksibilitet i posten, så vi holder øje med 4K-teknologiske innovationer. Mere generelt ser vi også på teknologier, der kan accelerere implementeringen på stedet uden at gå på kompromis med produktionskvaliteten. Det kan tage ret lang tid at implementere disse live-begivenhedsarbejdsgange, når du tager højde for video, lyd, projektion, iscenesættelse, belysning og andre behov. Målet er at reducere opsætningstiden til blot et par timer.