Was ist interne Audit-Automatisierung?

Interne Audits spielen eine entscheidende Rolle bei der Beurteilung der internen Kontrollen, der Unternehmensführung und der Rechnungslegungsprozesse eines Unternehmens. Diese Prüfungen sind unerlässlich, um die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften sowie die Aufrechterhaltung einer genauen und zeitnahen Finanzberichterstattung und Datenerfassung sicherzustellen. Der traditionelle interne Auditprozess ist jedoch oft zeitaufwändig, überflüssig und anfällig für die Meldung von Ungenauigkeiten und Fehlern.

Um diese Herausforderungen anzugehen und die betriebliche Effizienz zu steigern, wenden sich Unternehmen der Automatisierung interner Audits zu. Durch die Nutzung der Leistungsfähigkeit fortschrittlicher Technologien wie Robotic Process Automation (RPA), Datenanalyse und künstlicher Intelligenz können Unternehmen ihre Prüfungsverfahren revolutionieren. Durch die Implementierung von Intelligence-Automatisierung können Prüfer sowohl quantitative als auch qualitative Prozesse aufzeichnen, verfolgen und überwachen, was zu einer verbesserten Genauigkeit und Qualität führt.

Da sich die Automatisierung in der internen Revision weiterhin rasant weiterentwickelt, nutzen zukunftsorientierte Unternehmen bereits Vorhersagemodelle, RPA und kognitive Intelligenz in Verbindung mit konventionellen Analysen. Frühanwender haben erhebliche Verbesserungen bei der Risikointelligenz, Qualität und Effizienz festgestellt. Bemerkenswert ist, dass die Umfrage von Deloitte einen wachsenden Trend hervorhebt 43% der befragten Prüfer nutzen bereits fortschrittliche Analysen und Automatisierung in ihren internen Revisionsfunktionen.

Das Institut für Interne Revision 2022 North American Pulse of Internal Audit zeigt, dass, wenn CAEs über zusätzliche Mittel verfügten, 48 % der Personalaufstockung Priorität einräumen würden, während 25 % sich auf Technologie konzentrieren würden. Interessanterweise stieg der Anteil derjenigen, die sich für Technologie entschieden, mit zunehmender Finanzierung von 20 % auf 33 %, während der Anteil derjenigen, die sich für Personal entschieden, von 61 % auf 31 % zurückging. Unter denjenigen, die in Technologie investieren, waren Datenanalysesoftware (68 %) und Audit-Management-Software (54 %) die Interessengebiete mit dem höchsten Interesse.

Automatisierungstechnologien für die interne Revision

Im Laufe der Jahre wurden die Buchhaltungsprozesse von Unternehmen schrittweise in große ERPs (Enterprise Resource Planning-Systeme) und Buchhaltungssoftware integriert. Allerdings nutzen Prüfer häufig Technologien aus verschiedenen Quellen, um Überprüfungs-, Archivierungs- und Extrapolationsfunktionen durchzuführen, was zu sich wiederholenden und arbeitsintensiven Aufgaben führt, die von Auftrag zu Auftrag unterschiedlich sind. Als Lösung ist ein Kernsatz automatisierbarer Funktionen entstanden, der zu einer Neugestaltung der Prüfverfahren führt, die an verschiedene Kunden und Partner angepasst werden können. Heutzutage umfasst das Spektrum der Software zur Automatisierung interner Audits eine breite Palette digitaler Technologien, die von grundlegender Datenintegration und -analyse bis hin zu fortschrittlichen kognitiven Elementen reicht, die menschliches Verhalten nachahmen. Zu den häufig verwendeten Tools gehören die folgenden:

Audit-Management-Software: Diese Software trägt dazu bei, den gesamten Audit-Lebenszyklus zu rationalisieren, von der Planung bis zur Berichterstattung. Es integriert Daten aus verschiedenen Quellen, um Prüfern eine konsistente und zuverlässige Informationsgrundlage zu bieten. Damit können Prüfer Prüfungspläne verwalten, Ressourcen effizient zuweisen und den Prüfungsfortschritt in Echtzeit verfolgen. Über eine benutzerfreundliche Oberfläche können Prüfer problemlos zusammenarbeiten, Aufgaben zuweisen und den Status jedes Audits verfolgen. Diese Automatisierungslösung zentralisiert prüfungsbezogene Daten, erleichtert die nahtlose Kommunikation zwischen Teammitgliedern und verbessert die Gesamteffizienz der Prüfung.

Datenanalyse-Tools: Predictive Analytics nutzt Software mit Vorhersagemodellen, wie z. B. Compliance-Risikomodellen, um zukünftige Ergebnisse vorherzusagen und potenzielle Risiken zu identifizieren. Datenvisualisierungssoftware stellt Daten mithilfe von GRC-Dashboards (Governance, Risk und Compliance) in einem visuellen Kontext dar und verbessert so das Verständnis und die Analyse. Fortschrittliche Datenanalysesoftware ermöglicht es Prüfern, große Datensätze schnell zu analysieren und so Muster, Anomalien und Trends zu erkennen. Diese Technologie erweist sich als unschätzbar wertvoll, wenn es darum geht, potenzielle Fälle von Betrug oder Nichteinhaltung innerhalb des Unternehmens zu erkennen, tiefere Einblicke in den Geschäftsbetrieb zu ermöglichen und datengesteuerte Entscheidungen zur Stärkung des Risikomanagements und der Compliance-Maßnahmen zu ermöglichen.

Roboter-Prozessautomatisierung (RPA): Robotic Process Automation (RPA) ist ein Game-Changer für die Automatisierung interner Audits. Dabei werden Software-Bots eingesetzt, um sich wiederholende und regelbasierte Aufgaben wie Dateneingabe und Berichtserstellung zu automatisieren. RPA rationalisiert mühsame Prozesse, verbessert die Genauigkeit erheblich und spart wertvolle Zeit für Prüfer. Durch die Entlastung der Prüfer von alltäglichen Aufgaben ermöglicht RPA ihnen, sich auf strategischere und wertschöpfendere Aktivitäten zu konzentrieren, was letztendlich die Gesamtqualität der Prüfung steigert.

Künstliche Intelligenz (KI): KI verändert die Landschaft der internen Revision und stellt Prüfern intelligente Tools zur Verfügung, die die Risikobewertung, die Erkennung von Anomalien und die Vorhersagemodellierung revolutionieren. Mithilfe von KI-gestützten Lösungen können Prüfer historische Daten analysieren, um potenzielle Risiken zu identifizieren und ihre Bemühungen effektiv zu priorisieren. Die Integration der Erzeugung natürlicher Sprache ermöglicht die Umwandlung strukturierter Dateneingaben in scheinbar unstrukturierte Erzählungen und optimiert so die Berichterstattung und Analyse. Die Verarbeitung natürlicher Sprache ermöglicht die Verarbeitung unstrukturierter Daten wie Text, was die Datenabfrage und die Generierung strukturierter Informationen erleichtert. Anwendungen für maschinelles Lernen verbessern die Prüffähigkeiten weiter, indem sie durch datengesteuerte Erkenntnisse die Vorhersagbarkeit und die betriebliche Effizienz kontinuierlich verbessern. Letztlich ahmen KI-Anwendungen menschliches Verhalten nach und umfassen visuelle Wahrnehmung, Spracherkennung, Entscheidungsfindung und Sprachübersetzung, was die proaktive Erkennung neu auftretender Risiken und die Umsetzung präventiver Maßnahmen erleichtert. Diese Transformation verbessert die Risikomanagementfähigkeiten und schafft einen erheblichen Mehrwert für Unternehmen, indem sie die interne Revision in eine neue Ära der Effizienz und Effektivität katapultiert.

Blockchain Technologie: Die Blockchain-Technologie bietet erhebliche Vorteile für die interne Revision, insbesondere durch die Verbesserung der Transparenz und Genauigkeit von Audit-Trails. Durch die Bereitstellung einer unveränderlichen Aufzeichnung von Transaktionen und Aktivitäten stellt die Blockchain die Integrität und Authentizität kritischer Prüfinformationen sicher. Diese Technologie erhöht die Zuverlässigkeit von Prüfungsnachweisen, stärkt die Vertrauenswürdigkeit des Prüfungsprozesses und erleichtert die nahtlose Überprüfung von Finanzunterlagen und Transaktionen.

Cloud-basierte Lösungen: Cloudbasierte Lösungen sind von unschätzbarem Wert für die Erleichterung von Remote-Audits und den nahtlosen Datenaustausch zwischen Audit-Teams. Mit sicheren Speicher- und Kollaborationsfunktionen ermöglichen Cloud-Plattformen Prüfern, von überall auf prüfungsbezogene Informationen zuzugreifen und diese zu bearbeiten, was die Flexibilität und Agilität des Prüfungsprozesses fördert. Diese Technologie ermöglicht geografisch verteilten Prüfungsteams eine effiziente Zusammenarbeit und fördert eine kohärente und gut koordinierte interne Revisionsfunktion.

Vorteile der Automatisierung interner Audits

Die Automatisierung in der internen Revision bringt eine Vielzahl von Vorteilen mit sich und steigert die Effizienz und Effektivität in verschiedenen Aspekten des Prüfungslebenszyklus. Einer der bemerkenswerten Vorteile ist die schnellere und umfassendere Datenerfassung und -bereinigung. Unabhängig davon, ob es sich um interne oder externe Audits handelt, sammeln Prüfer häufig Beweise aus unterschiedlichen Quellen, wie z. B. Prozessdokumenten, Rechnungen, Systemprotokollen oder Berichten. Die manuelle Datenerfassung aus unstrukturierten Quellen kann zeitaufwändig und mühsam sein. Mit intelligenten Automatisierungstools, die mit Natural Language Processing (NLP) und intelligenten Dokumentenverarbeitungstechnologien ausgestattet sind, können Prüfer jedoch Aufgaben wie die Konvertierung unstrukturierter Daten in strukturierte Formate, die Durchführung von Berechnungen mit extrahierten Daten und die Kombination von Daten aus verschiedenen Quellen in einer Zieldatei automatisieren. Dadurch können Prüfer die gesamte Population prüfen und nicht nur eine Stichprobe, was den Zeitaufwand für manuelle Prüfungen erheblich verkürzt.

Ein weiterer wesentlicher Vorteil der Automatisierung der internen Revision ist eine bessere Risikobewertung. Zusätzlich zu statistischen Analysen und Visualisierungen können intelligente Bots maschinelle Lernalgorithmen einsetzen, um gesammelte Daten zu analysieren und anhand vorgegebener Regeln Anomalien wie potenziellen Betrug oder verdächtige IT-Protokolle zu identifizieren. Durch die Erkennung dieser Anomalien können sich Prüfer auf Hochrisikobereiche in der gesamten Bevölkerung konzentrieren und so ein effektiveres Risikomanagement ermöglichen.

Darüber hinaus lernen KI-fähige Bots kontinuierlich und passen sich an Datensätze an, wodurch die Genauigkeit der Anomalieerkennung im Laufe der Zeit verbessert wird. Beispielsweise implementierten Forscher der Rutgers University einen RPA-Bot für eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, der Anomalien, einschließlich überhöhter Kreditbeträge in Transaktionen, effizient erkannte.

Die Automatisierung der internen Revision erleichtert auch häufigere Prüfungen, da die Reduzierung der manuellen Arbeit es den Prüfern ermöglicht, Prüfungen häufiger durchzuführen. Diese Anpassungsfähigkeit an das sich ständig ändernde Geschäftsumfeld bietet Unternehmen ein höheres Maß an Sicherheit.

Intelligente Bots können auch zur kontinuierlichen Überwachung festgelegter Kontrollen in Echtzeit beitragen und Probleme zur weiteren Prüfung durch Prüfer kennzeichnen. Dieser proaktive Ansatz ermöglicht es Prüfern, potenzielle Risiken umgehend anzugehen und sicherzustellen, dass die Organisation die Compliance-Anforderungen einhält.

Wie fange ich mit der Automatisierung interner Audits an?

Der Einstieg in die Automatisierung interner Audits erfordert einen systematischen Ansatz, um eine reibungslose und erfolgreiche Implementierung sicherzustellen. Hier sind die wesentlichen Schritte, um den Prozess einzuleiten:

Schritt 1: Identifizieren Sie Automatisierungsmöglichkeiten. Beginnen Sie mit der Identifizierung von Prozessen und Aufgaben innerhalb der internen Revision, die für eine Automatisierung geeignet sind. Suchen Sie nach sich wiederholenden, regelbasierten und zeitaufwändigen Aktivitäten, die durch Automatisierung rationalisiert werden können. Berücksichtigen Sie auch Bereiche, die menschliches Urteilsvermögen erfordern, da bestimmte Aspekte dieser Prozesse automatisiert werden können, während dennoch eine menschliche Aufsicht erforderlich ist.

Schritt 2: Definieren Sie die Vision und Strategie. Formulieren Sie klar die Vision für die Automatisierung der internen Revision und definieren Sie die Strategie für deren Umsetzung. Verstehen Sie die Ziele, die Sie durch Automatisierung erreichen möchten, sei es die Verbesserung der Effizienz, Genauigkeit, Risikobewertung oder die Bereitstellung wertvollerer Erkenntnisse für das Unternehmen. Kommunizieren Sie die Strategie allen Beteiligten, einschließlich Prüfungsteams, Management und IT.

Schritt 3: Bauen Sie die erforderliche Infrastruktur auf. Um die Automatisierung zu unterstützen, richten Sie eine robuste Infrastruktur ein, die die erforderliche Technologie, Tools und Ressourcen umfasst. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team über die erforderlichen Fähigkeiten und Schulungen verfügt, um die Automatisierung effektiv zu nutzen. Entwickeln Sie ein Governance-Framework, das Rollen, Verantwortlichkeiten und Genehmigungsprozesse für Automatisierungsinitiativen definiert.

Schritt 4: Wählen Sie die richtigen Automatisierungstools. Wählen Sie die geeigneten Automatisierungstools aus, die zu Ihrer Automatisierungsstrategie und den spezifischen Anforderungen Ihrer internen Revisionsprozesse passen. Dazu können Robotic Process Automation (RPA), Datenanalysesoftware, Natural Language Processing (NLP) und Anwendungen der künstlichen Intelligenz (KI) gehören.

Schritt 5: Pilot- und Testautomatisierung Bevor Sie die Automatisierung in allen internen Auditprozessen vollständig implementieren, führen Sie einen Pilotversuch oder einen Proof-of-Concept durch, um die ausgewählten Automatisierungstools in einer kontrollierten Umgebung zu testen. Dies hilft dabei, potenzielle Herausforderungen oder Anpassungen zu erkennen, die für eine erfolgreiche Implementierung erforderlich sind.

Schritt 6: Überwachen und optimieren: Sobald die Automatisierung implementiert ist, überwachen Sie kontinuierlich deren Leistung und sammeln Sie Feedback von Prüfern und anderen Stakeholdern. Bewerten Sie regelmäßig die Auswirkungen der Automatisierung auf Prüfungsprozesse und -ergebnisse. Identifizieren Sie Verbesserungsmöglichkeiten und nehmen Sie die notwendigen Anpassungen vor, um die Wirksamkeit der Automatisierung zu optimieren.

Schritt 7: Erweitern Sie die Automatisierung schrittweise. Wenn das Vertrauen und die Erfahrung mit der Automatisierung interner Audits zunehmen, erweitern Sie deren Implementierung schrittweise, um weitere Prozesse und Aufgaben abzudecken. Dieser stufenweise Ansatz ermöglicht es Prüfern, sich effektiv an die Änderungen anzupassen und gleichzeitig die Vorteile der Automatisierung zu nutzen.

Zusammenfassung

Die Automatisierung der internen Revision ist eine transformative Kraft innerhalb von Organisationen, die traditionelle Prüfungsprozesse revolutioniert und den Weg für mehr Effizienz, Genauigkeit und strategische Erkenntnisse ebnet. Durch den Einsatz fortschrittlicher Technologien wie robotergestützter Prozessautomatisierung, Datenanalyse, künstlicher Intelligenz und Verarbeitung natürlicher Sprache können Prüfer sich wiederholende Aufgaben rationalisieren, tiefere Erkenntnisse aus riesigen Datensätzen gewinnen und potenzielle Risiken proaktiv identifizieren. Wenn interne Revisionsteams die Automatisierung nutzen, sind sie bestens gerüstet, um sich auf höherwertige Aktivitäten zu konzentrieren, strategisch zum Erfolg des Unternehmens beizutragen und sich mit größerer Agilität in der sich ständig verändernden Geschäftslandschaft zurechtzufinden. Durch die Integration von Automatisierungstechnologien kann die interne Revision als vertrauenswürdiger Berater fungieren und ein solides Risikomanagement, Compliance und fundierte Entscheidungsfindung für eine nachhaltige und wettbewerbsfähige Zukunft gewährleisten.

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• Quelle: https://nanonets.com/blog/internal-audit-automation/