Digitale Archivierungstrends 2023 (Harriet Christie)

Digitale Archivierungstrends 2023 (Harriet Christie)

Zeitstempel: 16. Februar 2023, 5:22 Uhr
Digitale Archivierungstrends 2023 (Harriet Christie) PlatoBlockchain Data Intelligence. Vertikale Suche. Ai.

Im Jahr 2023 steht die digitale Archivierung fest im Fokus der Unternehmen.

Das verbrauchte Datenvolumen wächst rasant in allen Facetten des Lebens und erst recht am Arbeitsplatz. Wir haben eine Zunahme von Plattformen und digitalen Kanälen erlebt, die von Unternehmen genutzt werden, insbesondere nach Covid-19, und obwohl die schiere Menge an Informationen die Verwaltung erschwert hat, sind die dafür geltenden Vorschriften strenger geworden. Die Gratwanderung wird immer schwieriger zu bewältigen.

Solche Umstände erfordern eine sorgfältige Anpassung, was wir im Archivierungsbereich und insbesondere bei Finanzdienstleistungen sehen. Wir werden uns 4 digitale Archivierungstrends ansehen, die derzeit auftreten und den Rest des Jahres 2023 prägen werden.

1. Die Anforderungen an die Aufbewahrung von Aufzeichnungen nehmen weiter zu

Regierungsbehörden wie die Securities Exchange Commission (SEC) und die Commodity Futures Trading Commission (CTFC) haben in den letzten Monaten ihr Tempo bei der Regelsetzung erhöht. Dies erfolgt nach der Einführung der neuen Marketingregel der SEC im November 2022, einer seismischen Entwicklung, die zu einem völligen Umdenken darüber geführt hat, wie Unternehmen mit ihrer digitalen Kommunikation umgehen müssen. 

Man hätte erwarten können, dass die Aufsichtsbehörde bei einer solchen Überholung am Horizont ihren Fuß vom Gas nimmt. Im Gegenteil, jüngste Berichte zeigen, dass die Agentur Regulierungsvorschläge ausgearbeitet hat nur Monate vor dem Zeitplan, wodurch ein Tempo der Regelsetzung beschleunigt wurde, das bereits Bedenken hinsichtlich des Burnouts von Mitarbeitern aufgeworfen hatte. Im August 2022, als die Unternehmen sich bemühten, die Einhaltung der Marketingregel sicherzustellen, veröffentlichte die Kommission doppelt so viele Vorschläge wie im gesamten Jahr 2021 und mehr als in jedem der vorangegangenen fünf Jahre.

2. Für weitaus mehr Plattformen wird die Archivierung zum Standard

Unter Bezugnahme auf die neue Marketingregel definiert das Update den Begriff „Werbung“ auf wirkungsvolle Weise neu. Die vorhergehende, anachronistische „Werberegel“ war seit ihrer Verabschiedung im Jahr 1961, einer Ära von Printmedien, Fernsehen und Radio, weitgehend unverändert geblieben. Die neue Vermarktungsvorschrift geht formell auf die seither erfolgten technologischen Fortschritte ein, was bedeutet, dass sich eine beträchtliche Anzahl digitaler Kommunikationsplattformen (Websites, E-Mail, soziale Medien) nun unter regulatorischer Kontrolle befindet.

Bei kurzlebigen Messaging-Apps wie WhatsApp, WeChat und Telegram ist die Dringlichkeit noch größer. Im September die SEC und CTFC
16 führende Finanzunternehmen mit Geldstrafen belegt (einschließlich Barclays, Goldman Sachs und Morgan Stanley) insgesamt fast 2 Milliarden US-Dollar wegen Fehlern bei der digitalen Aufzeichnung. Mitarbeiter hatten persönliche Geräte verwendet, um geschäftliche Angelegenheiten über WhatsApp zu besprechen, und diese Kommunikation wurde nicht archiviert.  

Seitdem hat die SEC ihren Geltungsbereich erweitert, um über Broker-Dealer hinauszublicken in registrierte Anlageberater (RIA). Diese kleineren RIAs unterliegen den gleichen Vorschriften wie die Firmen, die zuvor bestraft wurden, und obwohl ihre Nichteinhaltung weniger bemerkenswert sein mag, möchte die SEC dieses weit verbreitete kulturelle Problem umfassend angehen.

Digitale Plattformen sind heute nicht nur ein großer Teil des Geschäftsbetriebs, sondern Werkzeuge, die für Compliance-Zwecke erfasst und archiviert werden müssen. Dies gilt allgemein für digitale Kanäle im Finanzdienstleistungsbereich, so dass in Verbindung mit dem harten Vorgehen gegen kurzlebige Nachrichten viel mehr Unternehmen dringend dazu veranlasst werden sollten, ihre Richtlinien zu überprüfen.

3. Größere Anforderungen an die Datenspeicherung

Da jetzt so viele weitere Plattformen archiviert werden, sind auch die Anforderungen an die digitale Datenspeicherung dramatisch gestiegen. Dies gilt insbesondere angesichts der Datenqualität. Bei Websites beispielsweise sind dynamische Elemente heute allgegenwärtig und müssen erfasst werden, um eine wahrheitsgetreue Darstellung der Darstellung von Mitteilungen oder „Anzeigen“ zu geben. Da sich so viele Unternehmen auf einen individuelleren Ansatz verlassen – z. B. durch Geolokalisierung oder CMS-Personalisierung –, hat sich die Anzahl der erfassten Kundeneventualitäten (und damit das Datenvolumen) vervielfacht.

Compliance-Teams werden alle Hände voll zu tun haben, und daher werden Datenverarbeitung und Durchsuchbarkeit auf hohem Niveau immer mehr zu einer Anforderung für diejenigen, die zeitnah auf Audit- und Rechtsstreitigkeiten reagieren möchten. Darüber hinaus wird es nicht effizient (oder vielleicht sogar möglich) sein, die riesigen Datenmengen, die angesammelt werden, manuell zu durchsuchen, und daher werden erweiterte Suchfunktionen immer mehr zu einer Notwendigkeit, selbst für kleinere Unternehmen, für die dies möglicherweise früher der Fall war gilt als Luxus. 

Angesichts der Herausforderung wachsender Datenmengen können wir davon ausgehen, dass Cloud-Archivierungslösungen immer beliebter werden. Sie bieten klare Vorteile, nicht zuletzt die Skalierbarkeit, die für alle Unternehmen erforderlich ist, von den kleinsten RIAs bis zu den führenden Broker-Dealern, die von der WhatsApp-Sonde betroffen sind. Mit der Cloud-Datenarchivierung können Unternehmen die Kosten vermeiden, die mit der Wartung einer Vor-Ort-Lösung verbunden sind, ohne Kompromisse bei der Sicherheit einzugehen. Cloud-Anbieter haben viel in die Aufrechterhaltung einer zuverlässigen Infrastruktur investiert, und Cloud-Daten werden während der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt.

4. Die Zufriedenheit der Mitarbeiter hat einen höheren Stellenwert

Abgesehen von dem technologischen Fortschritt und den erweiterten Möglichkeiten, die wir im Jahr 2023 erleben werden, gibt es auch einen menschlichen Einfluss zu berücksichtigen. Mit zunehmender Compliance-Verpflichtung wird die Rolle der Compliance-Beauftragten immer anspruchsvoller, mit größerer individueller Verantwortung aufgrund unzähliger Faktoren, wie z. B. der häufigen Neubewertung der Regeln, für die sie zur Rechenschaft gezogen werden.

Im vergangenen Jahr führte Corporate Compliance Insights a
Umfrage zu Arbeitsbedingungen, Stress und psychischen Problemen bei Compliance-Mitarbeitern. Beim Teilen der Ergebnisse wurde deutlich, dass noch viel zu tun ist. 59 % der Befragten gaben an, sich „ausgebrannt“ zu fühlen, wobei die größte Sorge (69 %) das Tempo der sich ändernden Vorschriften war. Wie zu Beginn dieses Artikels erwähnt, hat sich dieses Tempo in den letzten Monaten nur beschleunigt. 

In einer zunehmend volatilen und herausfordernden Landschaft müssen Compliance-Mitarbeiter bei Laune gehalten und mit Tools unterstützt werden, die ihre Arbeit nicht nur überschaubar, sondern auch angenehm machen. Durch die Vereinfachung von Compliance-Prozessen und die Verringerung der Belastung für Einzelpersonen können Unternehmen Stunden am Tag freisetzen, Stress reduzieren und die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler minimieren, was letztendlich die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht.

So meistern Sie das kommende Jahr

Wie in den letzten Jahren im Bereich der digitalen Archivierung wird sich auch 2023 weiter aufwärts bewegen. 

Eine wachsende Abhängigkeit von Fernkommunikation am Arbeitsplatz hat zu einer Verbreitung digitaler Messaging-Plattformen geführt, was zu einem Anstieg des Datenverbrauchs geführt hat, was wiederum zu einer strengeren Kontrolle durch die Regulierungsbehörden geführt hat, um die Rechenschaftspflicht von Unternehmen sicherzustellen. 

Diese Informationen, die aufgezeichnet und gespeichert werden müssen, belasten die Datenkapazität und führen zu einer stärkeren Abhängigkeit von Cloud-basierten Infrastrukturen. Die Fülle an Daten, die verwaltet werden müssen, sowie einige monumentale Bußgelder der Aufsichtsbehörden führen zu einer stressigen Zeit für die Compliance-Verantwortlichen.

Diese Faktoren sind alle miteinander verbunden und führen zu einem Ziel; die Notwendigkeit größerer Compliance-Ressourcen in regulierten Unternehmen, sei es durch zusätzliches Personal oder Lösungen von Drittanbietern. Da die Vorschriften immer strenger werden, ist Beratung von entscheidender Bedeutung, und Datenarchivierungsexperten können vielbeschäftigte Mitarbeiter entlasten, indem sie aktuelle Ratschläge geben, wie diese Vorschriften am besten eingehalten werden können. 

Während die regulatorischen Anforderungen und Durchsetzungsmaßnahmen in den letzten Monaten erheblich zugenommen haben, wird eine umfassende Aufzeichnungsstrategie sicherstellen, dass im Jahr 2023 keine bösen Überraschungen auf uns warten.

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