Η άβολη ανάγκη των οικονομικών υπηρεσιών για αρχειοθέτηση WhatsApp (Χάριετ Κρίστι)

Τον Σεπτέμβριο του 2022, η Επιτροπή Κεφαλαιαγοράς (SEC) και η Επιτροπή Μελλοντικής Εκπλήρωσης Εμπορευμάτων (CTFC) κατέληξαν σε διακανονισμούς συνολικού ύψους περίπου 1.8 δισεκατομμυρίων δολαρίων με

12 από τις κορυφαίες επενδυτικές τράπεζες της Wall Street. Τα εξέχοντα ιδρύματα, στα οποία περιλαμβάνονταν η Morgan Stanley, η Citigroup, η Goldman Sachs και η Bank of America, τιμωρήθηκαν επειδή απέτυχαν να παρακολουθήσουν τη χρήση μη εξουσιοδοτημένων εφαρμογών ανταλλαγής μηνυμάτων, όπως το Whatsapp, με
συναδέλφους και πελάτες. 

Η έρευνα ακολούθησε το πρόστιμο 200 εκατομμυρίων δολαρίων της JP Morgan τον Δεκέμβριο του 2021, με τις πύλες να ανοίγουν προφανώς. Οι αρχές φαίνεται ότι χρησιμοποίησαν αυτό το αρχικό ποσό διακανονισμού των 200 εκατομμυρίων δολαρίων ως μέτρο για τον κλάδο, υποδηλώνοντας το τέλος μιας ανεπίσημης
περίοδος χάριτος παρείχε στις επιχειρήσεις προσαρμογής στην πανδημία.  

Τέτοιες μνημειώδεις ποινές είχαν φυσικά σεισμικό αντίκτυπο στο τοπίο των χρηματοπιστωτικών υπηρεσιών, με τις επιπτώσεις που φτάνουν πολύ πέρα ​​από τα μεγαθήρια να αποτελούν προφανώς παράδειγμα. Αλλά πώς φτάσαμε σε αυτό το στάδιο και πώς μπορούν οι εταιρείες να αντιμετωπίσουν το πρόβλημα
συμπεριφορές εργαζομένων που σαφώς δεν θα γίνονται πλέον ανεκτές;

Τι συμβαίνει με το WhatsApp; 

Η SEC αναθέτει ότι οι τράπεζες διατηρούν αρχεία όλων των επικοινωνιών μεταξύ πελατών και μεσιτών. Ιδιωτικές ανταλλαγές, όπως αυτές που πραγματοποιούνται μέσω του WhatsApp,
είναι πολύ πιο δύσκολο να παρακολουθηθούν και η πιθανότητα να παραβιαστούν δεδομένα αυξάνεται μόνο καθώς εισάγονται προσωπικές συσκευές στην εξίσωση. 

Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι το ζήτημα εδώ δεν αφορά το ίδιο το WhatsApp. Οι ίδιες ανησυχίες ισχύουν για το WeChat, το Telegram και άλλες «εφήμερες» εφαρμογές ανταλλαγής μηνυμάτων. Είναι οι δυσκολίες στην τεκμηρίωση των επικοινωνιών σε αυτές τις κρυπτογραφημένες πλατφόρμες και οι επακόλουθες
παράβαση των απαιτήσεων τήρησης αρχείων, αυτό είναι προβληματικό. 

Κούραση τηλεφωνικών κλήσεων 

Μέχρι σχετικά πρόσφατα, οι καταναλωτές είχαν περιορισμένες επιλογές στη διάθεσή τους εάν ήθελαν να απευθυνθούν σε μια ελεγχόμενη εταιρεία. Για να συζητήσουν τον τραπεζικό τους λογαριασμό, για παράδειγμα, θα πρέπει είτε να τηλεφωνήσουν είτε να πάνε στο τοπικό τους υποκατάστημα για μια προσωπική
συζήτηση. Τώρα, είναι σε θέση να επικοινωνούν με τον οργανισμό μέσω μιας πληθώρας ψηφιακών καναλιών. 

Δεν είναι απλώς μια επιλογή, αλλά μια προτίμηση. Το WhatsApp, το Facebook Messenger και το Telegram ήταν μεταξύ των

εφαρμογές με τις περισσότερες λήψεις το 1ο τρίμηνο του 2022, και το ίδιο το WhatsApp έχει ένα αστρονομικό
2 δισ. Ενεργούς χρήστες Παγκόσμιος. Σύμφωνα με
Forbes, το 93% των καταναλωτών στις ΗΠΑ επιθυμεί να επικοινωνεί μέσω μηνυμάτων κειμένου, με ταχύτητα, ευκολία στη χρήση και (καταναλωτή) εξοικείωση με τις πλατφόρμες που αποδεικνύουν καθοριστικά πλεονεκτήματα.  

Αυτό λειτουργεί και με τους δύο τρόπους. Είναι επίσης ευκολότερο και πιο αποτελεσματικό για τους εργαζόμενους να επικοινωνούν μέσω εργαλείων που είναι εξοικειωμένοι με τα οποία χρησιμοποιούν στην καθημερινή τους ζωή, σε σχέση με αυτά που παρέχει ο εργοδότης τους. 

Απομακρυσμένα κανάλια 

Η διακοπή της πανδημίας Covid-19 οδήγησε σε πολύ μεγαλύτερη εξάρτηση από τις εφαρμογές ανταλλαγής μηνυμάτων, καθώς η φυσική εγγύτητα, ακόμη και με συναδέλφους, ήταν απαγορευμένη. Το 2019, 68.1 εκατομμύρια χρήστες κινητών τηλεφώνων στις ΗΠΑ είχαν πρόσβαση στο WhatsApp για να επικοινωνήσουν. Ο αριθμός αυτός προβλέπεται να

αυξηθεί σε 85.8 εκατομμύρια χρήστες το 2023. Ένα υποπροϊόν αυτής της εξάρτησης από νέα ψηφιακά κανάλια ήταν η κλιμάκωση του αριθμού των εργαζομένων που χρησιμοποιούν

προσωπικά τηλέφωνα ή tablet για τις επιχειρήσεις, καθώς οι γραμμές άρχισαν να θολώνουν και η επαγγελματική και η προσωπική ζωή μπλέκονταν. 

Οι εργαζόμενοι είναι πιο πιθανό να ενεργούν επιπόλαια όταν εργάζονται εξ αποστάσεως, είτε αυτό σημαίνει ότι κάνουν μεγαλύτερα διαλείμματα είτε στέλνουν μηνύματα σε πελάτες ή συναδέλφους μέσω μη εξουσιοδοτημένου καναλιού. Έχοντας αφήσει αυτές τις συνήθειες επικοινωνίας να εδραιωθούν για μια παρατεταμένη περίοδο, είναι
Τώρα είναι πολύ δύσκολο να επιστρέψουμε σε επίπεδο πριν από την Covid, δεδομένης της εγγενούς ευκολίας και χρηστικότητας που έχουν συνηθίσει οι εργαζόμενοι. 

Πληρώνοντας τον λογαριασμό 

JP Morgan's
Πρόστιμο 200 εκατομμυρίων δολαρίων τον Δεκέμβριο του 2021 ήταν η πρώτη σημαντική ποινή σε μια έρευνα που επηρέασε επίσης τις προαναφερθείσες δεκάδες κορυφαίες επενδυτικές τράπεζες ύψους 1.8 δισεκατομμυρίων δολαρίων. Η καταστολή της SEC από τότε συνέχισε να επεκτείνεται, όπως και της Wall Street

γίγαντες ιδιωτικών μετοχών αποκάλυψαν ότι βρίσκονται υπό έρευνα.  

Η μονάδα επιβολής έχει επίσης ξεκινήσει
πληροφορίες σχετικά με μικρότερα πρωτόκολλα Registered Investment Advisor (RIA) για επιχειρηματικές επικοινωνίες «εκτός καναλιού». Οι RIA υπόκεινται στους ίδιους κανονισμούς με τις μεγαλύτερες εταιρείες που είχαν προηγουμένως τιμωρηθεί, οπότε ενώ μπορεί να είχαν γλιτώσει από την ενέδρα
στις αρχικές έρευνες, θα πρέπει να έχουν υπόψη ότι βρίσκονται στο στόχαστρο των ρυθμιστικών αρχών, ωστόσο. 

Τι τώρα; 

Η κατάσταση αφήνει τους ηγέτες των επιχειρήσεων και τις ομάδες συμμόρφωσης σε δίλημμα. Εάν θυσιάσουν την ευκολία και τη λειτουργική τους αποτελεσματικότητα στην επιδίωξη της συμμόρφωσης, απαγορεύοντας τις εφαρμογές ανταλλαγής μηνυμάτων και αντ' αυτού βασίζονται στις δοκιμασμένες και δοκιμασμένες λύσεις του
email, τηλεφωνήματα και, σε μικρότερο βαθμό, μέσα κοινωνικής δικτύωσης; 

Αυτή είναι πιθανώς μια δελεαστική επιλογή δεδομένου του τεράστιου όγκου των κυρώσεων που επιβάλλονται. Ήταν σίγουρα η πιο δημοφιλής προσέγγιση δεδομένου ότι, τον Ιούλιο του 2022, μόλις

Το 15% των χρηματοοικονομικών εταιρειών παρακολουθούσε το WhatsApp. 

Αλλά δεν είναι τόσο απλό. Η απαγόρευση χρήσης συγκεκριμένων καναλιών στους υπαλλήλους δεν σημαίνει απαραίτητα ότι εξαλείφονται όλοι οι κίνδυνοι. Η απαγόρευση χρήσιμων εργαλείων θα οδηγήσει πιθανώς σε δυσαρεστημένους υπαλλήλους και «κενά συμμόρφωσης» στο χώρο εργασίας.
Η ασφαλέστερη επιλογή είναι για τους ηγέτες των επιχειρήσεων να κατανοήσουν τις πλατφόρμες που προτιμούν να χρησιμοποιούν οι εργαζόμενοι και οι καταναλωτές και στη συνέχεια να αναπτύξουν κατάλληλες πολιτικές ανάλογα.  

Σε τελική ανάλυση, εάν οι εργαζόμενοι θέλουν να χρησιμοποιήσουν μη εξουσιοδοτημένες εφαρμογές, θα το κάνουν, εκτός εάν υπάρχει εποπτική διαδικασία για τη σωστή αστυνόμευση. Αυτό είχε τεράστιο αντίκτυπο για τους όπως η Goldman Sachs, η Bank of America et al, που δεν τα κατάφεραν με
αυτό το βήμα, παρά τους πόρους τους.  

Μπορεί να παρακολουθείται το WhatsApp; 

Η προτιμότερη επιλογή εδώ είναι σίγουρα να δοθεί η δυνατότητα στο προσωπικό να χρησιμοποιεί τις πλατφόρμες με τις οποίες είναι πιο άνετο, ελαχιστοποιώντας τους περιορισμούς όπου είναι δυνατόν.  

Για να επιτύχουν συμμόρφωση σε κρυπτογραφημένες πλατφόρμες όπως το WhatsApp, οι ηγέτες των επιχειρήσεων πρέπει να διασφαλίσουν ότι μπορούν να καταγράφουν, να διατηρούν και να παρακολουθούν συνομιλίες. Αυτό είναι πιο εύκολο να ειπωθεί παρά να γίνει, και η διαδικασία ήταν ιστορικά πηγή μεγάλης δυσκολίας. Ωστόσο, σε
Τα τελευταία χρόνια, έχουν αναπτυχθεί νέες λύσεις ειδικά για την αντιμετώπιση αυτής της αναδυόμενης ανάγκης.  

Όπως και στο παρελθόν για τις πλατφόρμες μέσων κοινωνικής δικτύωσης, οι κορυφαίοι προμηθευτές ψηφιακής αρχειοθέτησης έχουν δημιουργήσει την τεχνολογία για τη λήψη και αρχειοθέτηση δεδομένων επικοινωνίας από εφαρμογές όπως το WhatsApp, το WeChat, το Signal και το Telegram. Αυτό σώζει τους ηγέτες των επιχειρήσεων από την απογοήτευση
να πρέπει να επιλέξουν μεταξύ της αποτελεσματικότητας και της συμμόρφωσης· και τα δύο μπορούν πλέον να συνυπάρξουν πολύ ειρηνικά. 

Κυρίως, οι εταιρείες μπορούν επίσης να εκχωρούν δευτερεύοντες αριθμούς σε προσωπικές συσκευές, επιτρέποντας στους υπαλλήλους να διαφοροποιούν τις επαγγελματικές και τις μη σχετιζόμενες με την εργασία επαφές και να συλλαμβάνουν ανάλογα δεδομένα. Αυτό σημαίνει ότι το απόρρητο μπορεί επίσης να διατηρηθεί παρά την αυξημένη
επίπεδα επαγγελματικού ελέγχου. 

Θα ήταν αντιδιαισθητικό να αγνοήσουμε την αυξανόμενη ζήτηση για εφαρμογές κρυπτογραφημένων μηνυμάτων στο χώρο εργασίας. Ευτυχώς, οι επιχειρήσεις δεν χρειάζεται πλέον.