Descargue nuestra guía de expertos sobre la incorporación de pacientes.
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El campo de la salud está experimentando un período de cambios tremendos. Afortunadamente, gran parte de ese cambio mejora el proceso para los pacientes y los trabajadores de la salud. Sin embargo, a través de estos cambios, los pacientes esperan automatización, digitalización y soporte instantáneo debido al rápido ritmo al que avanza la tecnología y los dispositivos inteligentes están cada vez más disponibles.
Los pacientes de hoy no desean tener responsabilidades que consumen demasiado tiempo. Como consecuencia directa de este desarrollo, la industria de la salud se enfoca en mejorar la experiencia del paciente.
Según la investigación sobre la satisfacción del paciente por el Altarum Institute Center for Consumer Choice in Health Care, los médicos creían que el 76 % de sus pacientes estaban satisfechos con su atención. Aún así, solo el 39% de los pacientes estaban satisfechos con su tratamiento.
Con frecuencia, existe una división entre el paciente y el médico, lo que puede afectar su práctica. Uno de los aspectos más importantes de esto es la primera impresión que das, incluido el proceso de incorporación por el que pasas con nuevos pacientes.
Este artículo examinará de cerca el flujo de trabajo para la incorporación de nuevos pacientes, que es un componente esencial para producir la excelente experiencia del paciente que los profesionales médicos buscan lograr.
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¿Qué es la incorporación de pacientes?
El registro de nuevos pacientes y brindarles una orientación en su centro de atención médica se conoce como "Incorporación de pacientes". El proceso de onboarding de pacientes frecuentemente pasa desapercibido en las prácticas médicas. Sin embargo, perfeccionar este proceso puede mostrar resultados inmediatos en las puntuaciones de satisfacción del paciente.
Los pacientes pueden tener una impresión inicial menos que favorable de la práctica si el proceso de incorporación de un nuevo paciente es difícil de entender, requiere una cantidad excesiva de tiempo o se basa en métodos anticuados, como completar páginas y páginas de papel. formularios Sin embargo, tomar medidas para acelerar el proceso de incorporación les da a los posibles pacientes la impresión de que su institución brinda atención que no solo es rápida y conveniente, sino también personal.
La incorporación de nuevos pacientes puede ser estresante y requiere mucho tiempo y esfuerzo. Puedes reducir el estrés, el tiempo y el esfuerzo de incorporar nuevos pacientes sin sacrificar la satisfacción del paciente a través de un procedimiento de incorporación sin papel.
Para asegurarse de que sus pacientes tengan un buen comienzo, debe establecer un flujo de trabajo digital eficiente que consta de los siguientes cuatro componentes esenciales:
- Incorporación de pacientes eficaz y eficiente
- Seguridad de Datos
- Comentarios del paciente
- Almacenamiento y enrutamiento de datos
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Los beneficios de la incorporación de pacientes sin papel
La documentación siempre ha jugado un papel importante en la industria de la salud. Los médicos necesitan que los pacientes completen el papeleo de admisión, firmen acuerdos de consentimiento y obtengan acceso a su información, entre otros requisitos.
Una solución de incorporación de pacientes sin papeles que lo conecte completamente con sus sistemas existentes ahora es una necesidad. Dado que la atención remota se está convirtiendo en un requisito absoluto para los proveedores de todo el mundo, la incorporación de pacientes sin papel ofrece una solución eficaz para promover la atención remota.
Por lo tanto, estos son solo algunos de los beneficios que puede esperar ver cuando implemente la incorporación de pacientes sin papel:
- Documentación sin contacto: La incorporación de pacientes sin papeles le permite disminuir las restricciones de tiempo impuestas por la admisión de pacientes y los acuerdos, al mismo tiempo que ofrece una experiencia sin contacto segura para pacientes y departamentos internos.
- Bases de conocimiento accesibles y buscables: La incorporación de pacientes sin papel le permite agilizar la recopilación de datos y el mantenimiento de registros. Puede utilizar repositorios de contenido centralizados a los que todos los departamentos necesarios pueden acceder y buscar libremente. Esto permite que su personal trabaje de manera más eficiente dejando más tiempo para la atención del paciente y al mismo tiempo reduce los riesgos de errores en la entrada de datos.
- Seguimiento de datos: La incorporación de pacientes sin papel también le permite administrar y actualizar acuerdos al conectar documentos firmados a su software de administración de contenido. Este proceso allana el camino para el seguimiento y la gestión de cambios sin papel.
- Accesibilidad remota: Puede optimizar aún más los registros sin contacto con la ayuda de una solución de incorporación de pacientes sin papel que les brinda a sus pacientes una experiencia más fácil en su práctica. Esta solución permite a los pacientes reservar citas e iniciar sesión desde cualquier lugar.
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Mejores prácticas para una incorporación eficiente de pacientes
Cada paso del viaje del paciente debe centrarse en el paciente. Mantener el enfoque en el paciente le da un sentido de valor e importancia mientras recibe tratamiento en su práctica. Con los procesos de atención médica digital, los proveedores de atención médica pueden ampliar sus capacidades y reunirse con sus pacientes en cualquier lugar para una experiencia más conveniente.
Los pacientes pueden utilizar sus dispositivos preferidos para compartir datos de historial médico, firmar documentos críticos y administrar citas. Este proceso utiliza la recopilación de datos en línea, la producción de documentos y la recopilación de firmas electrónicas para una transacción completamente segura. Los flujos de trabajo digitales reducen la necesidad de procedimientos y procesos tediosos y desactualizados que son propensos a errores humanos.
En consecuencia, las siguientes recomendaciones mejorarán su proceso de incorporación de nuevos pacientes y lo ayudarán a establecer una base sólida para sus conexiones con nuevos pacientes.
Proporcionar acceso en línea a los formularios de los pacientes
El uso de formularios en papel en las profesiones médicas es una de las prácticas más ineficientes. Por lo general, los pacientes ya tienen poco tiempo y muchos están enfermos. Los formularios son lo último con lo que quieren lidiar cuando están sentados en una sala de espera concurrida.
El desorden del papel no es solo un problema para los pacientes. Por poco un tercio de los médicos informó pasar al menos 20 horas a la semana lidiando con el papeleo y otras actividades administrativas.
Hacer el cambio a los formularios de admisión de pacientes en línea es el primer paso para optimizar su proceso de incorporación de pacientes. Se les pide a los nuevos pacientes que completen estos formularios para proporcionar su historial médico, información de contacto y otra información relevante. El consentimiento informado de los pacientes se puede obtener mediante firmas electrónicas, que puede utilizar para incorporar términos y condiciones. Los pacientes pueden completar toda la documentación necesaria antes de llegar a su clínica, lo que reduce la probabilidad de sentirse apurados una vez que llegan allí.
Además, su personal puede dedicar más tiempo al trabajo estratégico y menos tiempo al tedioso ingreso de datos con la ayuda de estos sistemas, que no requieren administración manual.
Mantener la Confidencialidad y Seguridad de sus Datos
Es imposible incorporar formularios en línea e información de salud protegida (PHI, por sus siglas en inglés) para nuevos pacientes sin hacer referencia a la Ley de Responsabilidad y Portabilidad del Seguro de Salud (HIPAA). Debe tomar ciertas precauciones para mantener la integridad y confidencialidad de la información de salud protegida.
La protección de los datos confidenciales de salud del paciente recopilados a través de formularios de admisión en línea es esencial para la incorporación sin papel de los pacientes. Disminuye la posibilidad de una brecha de seguridad y facilita la adquisición y el mantenimiento de la confianza del paciente.
Además de utilizar formularios que cumplen con HIPAA, las siguientes medidas de seguridad adicionales pueden ayudar a garantizar el cumplimiento y la confidencialidad durante el proceso de incorporación:
- Control de acceso: Al implementar controles de acceso, puede monitorear cuidadosamente quién tiene acceso a los datos recopilados. Para proteger los datos del paciente y del consultorio, puede establecer permisos de usuario individuales en función de las responsabilidades.
- Auditoría y registro: Debe esperar mantener registros de auditoría durante al menos seis años y realizar un seguimiento de la actividad de los usuarios en sus cuentas, lo que puede ayudar a descubrir posibles violaciones de datos o problemas relacionados con la seguridad de los datos.
- Cifrado de datos: El cifrado protege los datos del paciente cifrándolos con una clave que solo puede ser decodificada por alguien con acceso a la clave de cifrado. Incluso si los piratas informáticos obtienen acceso a los archivos, su información será inaccesible sin una clave de descifrado.
- Tiempos de espera de inactividad: Al configurar las sesiones de usuario para que caduquen después de una cantidad predeterminada de inactividad, puede disminuir la posibilidad de que los datos del paciente o de la práctica sean accesibles en un dispositivo inactivo.
Un paso crucial en su procedimiento de incorporación de pacientes sin papeles es almacenar y enrutar de forma segura la ePHI que adquiere de los pacientes. Sus flujos de trabajo pueden optimizarse en gran medida y la precisión de sus datos puede aumentar al automatizar estas tareas.
- Almacenamiento de datos: Con frecuencia, a los nuevos pacientes se les solicita mucha información, incluidos detalles básicos de identificación, un historial médico y prueba de seguro. Puede almacenar los datos de inmediato en una base de datos segura si recopila esta información mediante formularios en línea. Cuando un paciente hace clic en enviar, la información sobre ese paciente ingresa a la base de datos requerida, donde los usuarios autorizados pueden acceder a ella para verificar el seguro o hacer planes de tratamiento.
- Enrutamiento de datos: El flujo de pacientes puede mejorar mediante el uso de métodos seguros para entregar automáticamente ePHI para completar formularios cruciales o crear registros. Dado que no es necesario mover manualmente los datos del punto A al punto B, también puede reducir los errores de datos. Hay varias formas de implementar el enrutamiento de datos:
- Email: Cuando se envían los datos, se envía un simple mensaje de correo electrónico a los miembros del personal informándoles que se han agregado nuevos datos a la base de datos. Puede incluir un enlace a los datos de envío almacenados en la base de datos en estos correos electrónicos. Otra opción es utilizar el correo electrónico SMTP, que tiene la ventaja de enviar correos electrónicos a través de un servidor privado, lo que permite que los datos de envío se incluyan directamente en el correo electrónico.
- Sistemas de terceros: Los datos de envío se pueden reenviar a aplicaciones de terceros a través de integraciones, API y webhooks si las conexiones cumplen con HIPAA. Para generar y actualizar registros de pacientes, puede usar una interfaz de CRM, como Salesforce, para pasar ePHI desde un formulario en línea al CRM.
- Colección de firmas electrónicas: Los datos enviados también se pueden utilizar para completar documentos importantes y transmitirlos para firmas electrónicas. Puede encargarse de firmar cualquier formulario en una computadora, tableta o teléfono móvil. Además, puede configurar el sistema para que se emitan recordatorios para fomentar la puntualidad.
Pida a los pacientes sus opiniones y comentarios
Tan pronto como la información del paciente se obtiene electrónicamente y el médico pertinente ha visto al paciente, es hora de averiguar qué tan satisfechos estaban con toda su experiencia.
Esta característica se puede lograr de manera más eficiente enviando una encuesta de satisfacción del paciente a todos los pacientes nuevos, pidiéndoles que califiquen su experiencia general, incluido el proceso de incorporación.
Busque tendencias que puedan ayudarlo a mejorar la experiencia general. Como resultado, puede estar seguro de que está haciendo todo lo posible para brindarles a sus pacientes una visita fluida y de alta calidad.
Un procedimiento de incorporación rápido y conveniente es crucial porque es la primera impresión que el paciente tiene de su centro médico. Un enfoque para acelerar el proceso es utilizar formularios sin papel seguros y protegidos. Los pacientes pueden enviar sus datos en el momento y lugar que elijan, y pueden hacerlo con confianza, sabiendo que sus datos están seguros y protegidos.
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Conclusión
En estos días, el tiempo es el bien más valioso que existe. Por lo tanto, implementar procesos de incorporación antiguos y tradicionales en lugar de procesos sin papel es contraproducente y un desperdicio para todas las partes.
Cree un procedimiento de incorporación de pacientes sin papeles como primer paso en su plan para mejorar la experiencia general del paciente en su centro de atención médica. Debido a que la atención médica puede ser personal e invasiva, es esencial tranquilizar a las personas y disminuir su carga desde el comienzo de su experiencia.
En última instancia, la implementación de flujos de trabajo de atención médica en línea ahorrará tiempo para su back office, optimizará la experiencia del paciente y preservará la información crítica de salud del paciente.
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- A través de esta formación, el personal docente y administrativo de escuelas y universidades estará preparado para manejar los recursos disponibles que derivan de la diversidad cultural de sus estudiantes. Además, un mejor y mayor entendimiento sobre estas diferencias y similitudes culturales permitirá alcanzar los objetivos de inclusión previstos.
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