Hangete automatiseerimise põhjalik juhend

Kas olete väsinud taotluste käsitsi sisestamisest, ostutellimuste koostamine, ja arvete jälgimine? Kas olete väsinud toetumast vanaduse töömahukatele meetoditele vastavusprobleemide lahendamiseks? Kas soovite, et oleks võimalik oma hankeprotsesse tõhusamaks muuta?

Kui jah, siis peate teadma kõike hangete automatiseerimise kohta – see on võimas tööriist, mis aitab teil ostuprotsessi tõhusalt hallata. Selles artiklis selgitame välja hangete automatiseerimise protsessi ja arutame sellega seotud paljusid väljakutseid (ja eeliseid), esilekerkivaid suundumusi ja parimaid tavasid.

Mis on hangete automatiseerimine?

Hangete automatiseerimine on tehnoloogia kasutamine kaupade ja teenuste hankimise sujuvamaks muutmiseks. See on viis käsitsi tehtavate toimingute automatiseerimiseks hankeprotsess, muutes selle tõhusamaks ja kulutõhusamaks. Selle protsessi automatiseerimine võib esineda mitmel kujul, alates automaatsetest e-kirjade meeldetuletustest kuni tehisintellekti (AI) algoritmide kasutamiseni.

Kasutades arenenud tehnoloogiaid, nagu AI, masinõpe, robotprotsesside automatiseerimine (RPA), loomuliku keele töötlemine (NLP) ja plokiahel, saavad ettevõtted automatiseerida erinevaid hankeprotsesse. Need protsessid võivad hõlmata tellimuste töötlemist, maksegraafikuid, hankija valikut ja hindamist, dokumendihaldust, nõudluse prognoosimist, arvete kooskõlastamist ja tarneahela automatiseerimine.

---

Kas soovite automatiseerida käsitsi AP protsesse? Broneerige 30-minutiline reaalajas demo, et näha, kuidas Nanonets saab aidata teie meeskonnal täielikult rakendada AP automaatika.

Ajakava demo

Hangete automatiseerimise eelised

Vähendatud kulud

Automatiseerimine võib vähendada tellimuste töötlemiseks, ostutaotluste koostamiseks ja paljudeks muudeks ülesanneteks kuluvat aega. Mis tähendab, et kulutate palkadele ja muudele ressurssidele vähem raha.

Parem tõhusus

Kui iga ülesande kallal töötab vähem inimesi, on inimeste hinnangul tehtud vigu vähem. See tähendab, et teie ettevõte saab ka lühema ajaga rohkem ära teha!

Parem täpsus

Kuna inimesed, kes pole väljaõppinud professionaalid, teevad vähem vigu, on vähem vigu, kui on vaja veenduda, et kõik on õigesti tehtud, enne kui asute edasi millegi muuga, mis on seotud konkreetselt organisatsiooni enda hankeprotsessidega.

Suurenenud Agility

Hangete automatiseerimine on nagu lisakätepaar, mis aitab organisatsioonidel turu ja ärivajadustega kohaneda. Korduvate hankeülesannete eest hoolitsemine vabastab väärtuslikku aega ja ressursse, et ettevõtted saaksid keskenduda tarnijatega paremate suhete loomisele, uuenduslike ideede väljamõtlemisele ja strateegiliste otsuste tegemisele.

Andmepõhine otsuste tegemine

Kui ettevõtted kasutavad hangete automatiseerimist, saavad nad juurdepääsu võimsatele andmete analüüsimise tööriistadele. See hõlmab näiteks kulutuste analüüsi, mis aitab teil mõista, kui palju raha erinevatele asjadele kulutate, ja toimivusmõõdikuid, mis näitavad teile, kui hästi teie hankeprotsessid toimivad. Kuid see pole veel kõik – kaasatud on ka ennustav analüütika, mis tähendab, et saate andmete abil ennustada, mis võib tulevikus juhtuda. Kogu seda teavet omades saavad ettevõtted teha paremaid otsuseid oma raha kulutamise kohta ning tuvastada ka võimalusi ja riske, mida nad muidu poleks märganud. Nii et hangete puhul on andmete kasutamine otsuste tegemisel kindlasti õige tee!

Täiustatud vastavus

Kui ettevõtted kasutavad hankeprotsessides automatiseerimist, saavad nad olla kindlad, et järgivad kõiki nende suhtes kehtivaid eeskirju ja eeskirju. See hõlmab selliseid asju nagu hankepoliitika, eetilised standardid ja jätkusuutlikkuse nõuded. Järelevalvega seotud ülesandeid automatiseerides saavad ettevõtted vähendada ohtu sattuda reeglite eiramise tõttu hätta. See võib tähendada karistuste või trahvide vältimist, mis võivad olla tõesti kulukad.

Mis on hangete automatiseerimise protsess?

Automatiseeritud hankega alustamine on lihtsam, kui arvate. Protsessi võib jagada mitmeks põhietapiks:

Andmete kogumine

Alustage selliste andmete kogumisega nagu toote ja tarnija andmed, ostutellimuste ajalugu, arve olek ja palju muud. Selle teabe kogumine aitab teil paremini mõista oma organisatsiooni vajadusi ja eesmärke.

Astuge samm tagasi ja hinnake, kui tõhus on teie praegune protsess, kus on tõrgeteta punktid ja milline automatiseerimine aitaks asju muuta.

Hangete optimeerimine

Kui teil on kõik vajalikud andmed olemas, on aeg oma protsessi optimeerida. Kasutage kogutud andmete analüüsimiseks algoritme ja tuvastage võimalikud kulude kokkuhoiu, aegunud tooted, ülekulu riskid ja standardimisvõimalused.

Hangete automatiseerimine

Kasutage hankeprotsessi automatiseerimiseks tehnoloogilisi tööriistu, sealhulgas automaatseid ostutellimusi, hankija valikut, lepingute haldamist ja palju muud. See parandab teie võimet lepinguid jälgida ja hallata, vähendades samal ajal kulusid töötlemisaja ja halduskulude näol.

Seal on palju erinevaid lahendusi – alates põhilahendustest kuni täielike ettevõtte tasemel lahendusteni –, seega on oluline uurida saadaolevat ja leida oma organisatsioonile sobiv.

Teostatavus ja sidusrühmade väljalogimine

Hankige ettekujutus rakenduskuludest, et saaksite pärast kolimist teada, mis teid huvitab. Enne mis tahes kohustuste võtmist veenduge, et kõik otsustusprotsessis osalejad oleksid kaasatud, et kõik oleksid samal lehel ja toetaksid üleminekut paberilt digitaalsele.

Töötage välja plaan

Kui kõik eeltööd on tehtud, on aeg enne automatiseeritud hankesüsteemide kasutuselevõttu välja töötada rakendusplaan, mis arvestab töötajate koolitamise, andmeturbe ja muude vajalike sammudega.

Järelevalve ja aruandlus

Lõpuks jälgige toimivusmõõdikuid, nagu tarneajad, kulutuste nähtavus ja tarnija jõudlus aja jooksul, et tagada eesmärkide täitmine ning probleemide kiire tuvastamine ja lahendamine.

Hangete automatiseerimise väljakutsed

Kui tegemist on automatiseeritud hankega, tuleb arvestada mõne väljakutsega. Kuigi protsess võib paberil tunduda lihtne, võib see praktikas olla keeruline. Siin on mõned takistused, millega võite kokku puutuda:

Muutuste juhtimine

Automatiseeritud hankelahendustele üleminek nõuab sidusrühmadelt ja töötajatelt kogu organisatsiooni sisseostu. See võib osutuda keeruliseks, kuna sageli on muutustele teatud vastupanu ja uue tehnoloogia kasutuselevõtt võtab aega.

Kulude kaalutlused

Automatiseerimine nõuab nii aja- kui ka rahalisi investeeringuid, mis võib muuta ülemineku mõne organisatsiooni jaoks hirmutavaks. Teie organisatsiooni vajadustele kõige paremini vastava automatiseeritud lahenduse valimisel on võtmetähtsusega valikute hoolikas hindamine ja kaasnevate kulude mõistmine.

Andmete integreerimine

Hangete automatiseerimise lahendused on edukad ainult siis, kui need integreeruvad olemasolevate süsteemide ja andmebaasidega, et pakkuda terviklikku ülevaadet tarnijate andmetest, tootehindadest, ostutellimustest jne. Näiteks peaks iga teie valitud võimalik lahendus suutma suhelda teie finantsasutustega. süsteem, mis pakub üksikasjalikku tehingute ajalugu organisatsioonis paremate otsustusprotsesside jaoks.

---

Seadistage puutevabad AP töövood ja võlgnevuste protsessi sujuvamaks muutmiseks sekundites. Broneerige kohe 30-minutiline reaalajas demo.

Ajakava demo

Hangete automatiseerimise parimad tavad

Hinnake oma vajadusi

Enne kui hakkate tehnoloogiat uurima, on oluline hinnata, mida täpselt soovite hangete automatiseerimisega saavutada. Kas soovite kuluandmete paremat nähtavust? Kas soovite analüütika ja ülevaate abil tarnijate toimivust parandada? Kas praegustes protsessides on ebaefektiivsust, mida saaks lahendada uute tööriistade või süsteemidega? Kui teil on selge pilt sellest, mis vajab parandamist, on aeg teha teine ​​samm!

Töötage ekspertidega

Üks olulisemaid asju, mida saate teha, on hanke automatiseerimisega seotud ekspertide kaasamine. Nad saavad teid protsessi käigus juhendada, aidates teil planeerida väljakutseid ja tuvastada võimalikke lõkse. Asjatundjaga konsulteerimine võib teie ülemineku kiirust ja usaldusväärsust oluliselt parandada.

Valige oma ettevõtte jaoks õige tehnoloogia ja järgige seda!

Valides, milline hangete automatiseerimise tarkvara on teie organisatsiooni jaoks mõistlik, arvestage selliseid tegureid nagu kuluefektiivsus versus kasutuslihtsus aja jooksul; nii tarkvaralahenduste enda skaleeritavus kui ka nende suutlikkus suuremates organisatsioonides. Kas need integreeruvad hästi teiste olemasolevate süsteemidega, mida ettevõtte keskkonnas, näiteks ERP-platvormidel, juba kasutatakse. Samuti on oluline mitte ainult vaadata ühte hankijat, vaid pigem uurida mitut võimalust enne hanke automatiseerimisprotsessi kohta otsuste tegemist.

Töötage välja plaan

Enne mis tahes uue tarkvarasüsteemi või protsessimuudatuse rakendamist – eriti nii keerukate nagu hangete automatiseerimine – on mõistlik koostada selge plaan, kuidas asjad toimivad, kui kõik on ellu viidud. See peaks sisaldama iga sammu ajakava koos konkreetsete mõõdikutega, mille alusel saab hiljem edu mõõta. Näiteks eeldame, et see uus poliitika suurendab meie müüki kuue kuu jooksul 20%.

Hangete automatiseerimise levinumad juhtumid

Inventory Management

See on hangete automatiseerimise üks elementaarsemaid kasutusviise, kuna see võimaldab teil jälgida oma varude taset ja tagada, et teil ei saaks tooted või tarvikud otsa enne, kui neid vaja läheb.

Müüja juhtimine

See funktsioon võimaldab ettevõtetel jälgida kõiki oma hankijaid ühes kohas, muutes nendega regulaarse töötamise lihtsaks ja tagades, et kõik maksed sujuvad iga kuu (või aasta) lõpus.

Lepingute haldamine

Lepinguhaldusfunktsioonid võimaldavad ettevõtetel sõlmida lepinguid oma tarnijatega, et tagada kvaliteedikontrolli standardite järjepidev täitmine aja jooksul. See aitab vältida probleemide tekkimist, mis on tingitud kummagi poole halvast toimimisest projekti ajal või muud tüüpi lepingute sõlmimisel kahe poole vahel.

Tarnijasuhete juhtimine

Tarnijasuhete halduslahendused võivad tarnijatega koostööd tegevate organisatsioonide jaoks muutuda. Need lihtsustavad tarnijasuhete haldamise protsessi, automatiseerides selliseid ülesandeid nagu tarnijate jõudluse jälgimine, nendega ühenduses olemine ja ühiste eesmärkide nimel töötamine.

Hangete automatiseerimise esilekerkivad suundumused

Kuigi hangete automatiseerimine on juba ostuprotsessis muutlik, läheb see ainult paremaks. Siin on mõned hangete automatiseerimise esilekerkivad suundumused:

Tehisintellekt ja masinõpe

AI-põhised automatiseerimislahendused muutuvad üha populaarsemaks ning need suudavad andmeid kiiresti ja täpselt analüüsida, et teha kiiremini paremaid otsuseid. Mitte ainult see, vaid masinõpe võimaldab neil tööriistadel aja jooksul täpsemaks ja tõhusamaks muutuda, kuna need koguvad rohkem andmeid.

Blockchaini tehnoloogia

Hankeprotsessis kasutatakse plokiahela tehnoloogiat, et luua muutumatu pearaamat, mis salvestab ostuprotsessi iga etapi. See aitab tagada suurema läbipaistvuse, täpsuse ja kulude kokkuhoiu ning seda saab kasutada eeskirjade järgimise toetamiseks.

Dokumentide digitaliseerimine

Dokumentide digiteerimine on tehtud võimalikuks pilvepõhiste tehnoloogiatega, nagu OCR (optiline märgituvastus). See tehnoloogia võimaldab skannitud dokumente teisendada digitaalseteks failideks, mis võimaldab kiiremat dokumentide töötlemisaega. Lisaks on selle asemel, et paberimajandus oleks kõikjal laiali, talletatud turvaliselt ühes süsteemis.

Nende esilekerkivate suundumuste lubadus ja praeguste protsesside jätkuv arendamine näitab, et hangete automatiseerimine jääb äritegevuse ümberkujundavaks jõuks.

Kuidas saab Nanonets aidata hangete automatiseerimisel?

Nanonetsi tehisintellektil põhinev platvorm võib aidata hanke automatiseerimisprotsesse, automatiseerides dokumentide andmete kogumise ja ekstraheerimise ülesandeid. Näiteks saab platvorm hankida andmeid arvetest, ostutellimustest ja muudest hankega seotud dokumentidest ning sisestada need andmed automaatselt hankesüsteemidesse või töövoogudesse. See automatiseerimine vähendab vigade riski, suurendab töötlemise kiirust ja võimaldab töötajatel keskenduda rohkem lisandväärtust loovatele ülesannetele.

Lisaks sellele pakub Nanonets süsteemi, millel on intuitiivne kasutajaliides ja kohandatud töövood, et muuta teie protsesside automatiseerimine sujuvamaks.

Ajakava demo

Järeldus

Kokkuvõttes on hangete automatiseerimise tulevik käes. Sellega kaasnevad ainulaadsed võimalused ja väljakutsed. Kuid need, kes kasutavad selle võimsust, saavad kasu suurenenud tõhususest, paremast täpsusest ja kulude kokkuhoiust. Siin kirjeldatud parimaid tavasid järgides saavad organisatsioonid oma hankeprotsesse sujuvamaks muuta ja saada konkurentsivõimelisemaks globaalsel turul.

Nanonetsiga saavad ettevõtted kasutada uusimaid masinõppe ja tehisintellekti tehnoloogiaid, et automatiseerida oma hankeprotsesse, et parandada täpsust, vähendada kulusid ja kasutada oma tööjõudu tõhusamalt.

Seega, ärge kartke astuda sammu. On aeg alustada hankeprotsessi automatiseerimist ja viia oma äri järgmisele tasemele.

• SEO-põhise sisu ja PR-levi. Võimenduge juba täna.
• PlatoAiStream. Web3 andmete luure. Täiustatud teadmised. Juurdepääs siia.
• Tuleviku rahapaja Adryenn Ashley. Juurdepääs siia.
• Ostke ja müüge IPO-eelsete ettevõtete aktsiaid koos PREIPO®-ga. Juurdepääs siia.
• Allikas: https://nanonets.com/blog/the-comprehensive-guide-to-procurement-automation/