Kujutage ette, et avastate, et lihtne ülevaatus ärikulude haldamisel viis selleni, et väike varandus kulutati tahtmatult välditavatele kuludele.
See ei ole ainult hüpoteetiline stsenaarium; see on reaalsus organisatsioonide jaoks, kes eiravad hoolikalt kavandatud kulupoliitika strateegilist tähtsust.
Selles artiklis pakume välja kulupoliitika malli, mis on mõeldud teie ettevõtte kulupoliitika koostamiseks.
Raamistik on loodud nii töötajate volituste suurendamiseks kui ka organisatsiooni finantstervise kaitsmiseks.
Rändame läbi kulupoliitika olemuse, tutvustame mitmekülgset malli ning anname juhiseid selle praktiliseks rakendamiseks ja automatiseerimiseks.
Kokkuvõte: kulupoliitika
Kulupoliitika on reeglite kogum, mis dikteerib töötajaid
- kuidas nad saavad ettevõtte raha kulutada.
- kuidas nad saavad kulusid hüvitada.
- mis juhtub mittevastavuse korral.
Kulupoliitika põhieesmärke on kaks.
Esiteks mängib see poliitika üliolulist rolli ettevõtte rahanduse juhtimisel ja selle tagamisel, et töötajad teavad, mida organisatsiooni nimel kulutusi tehes oodatakse.
Teiseks aitab see ettevõttel olla kooskõlas finantsseaduste ja -määrustega, vältides juriidilisi probleeme ja trahve. See kahekordne eesmärk muudab kulupoliitika oluliseks vahendiks nii töötajate kui ka ettevõtte finantsseisundi jaoks.
Selge kulupoliitika rakendamine toob kaasa mitmeid olulisi eeliseid:
- Hoiab ära pettuse: Seades kulutustele ranged juhised, vähendab see ebaausate väidete tõenäosust.
- Tagab õigluse: Kõik teavad, mis on lubatud ja mis mitte, muutes kulunõuded arusaadavamaks ja õiglasemaks.
- Kontrollib eelarvet: Aitab kulutusi kontrolli all hoida, tagades, et kulud on vastavuses ettevõtte eelarvepiirangutega.
Kulupoliitika mall
Tõhusa kulupoliitika dokumendi koostamine on oluline finantskontrolli säilitamiseks, nõuetele vastavuse tagamiseks ja töötajatele selguse pakkumiseks.
Siin on kulupoliitika malli dokument, mis juhendab teid oma kulupoliitika koostamisel:
Sõna vorming:
Malli koopia saate salvestada ka Google'i dokumendina:
Kulupoliitika mall (eelvaade)
[Ettevõtte nimi] Kulupoliitika dokument
[Ettevõtte nimi]
[Kuupäev]
Versiooni number
Seda dokumenti võidakse muuta ja seda võidakse perioodiliselt uuendada, et kajastada [ettevõtte nimi] ja selle töötajate muutuvaid vajadusi.
See kulupoliitika dokument on mõeldud selleks, et suunata ettevõtte [Ettevõtte nimi] töötajaid tegema teadlikke ja vastutustundlikke otsuseid tööga seotud kulude kandmise ja aruandluse kohta. Meie eesmärk on tagada, et kõik kulutused oleksid vajalikud, mõistlikud ning kooskõlas meie ettevõtte eesmärkide ja väärtustega. Seda poliitikat järgides edendame oma finantstavade läbipaistvust, vastutust ja tõhusust.
Kulud
Kulude täpse ja järjepideva käsitlemise hõlbustamiseks on ülioluline selgelt määratleda, mis on [Ettevõtte nimi] hüvitatav kulu. Allpool on esitatud hüvitatavate kulude kategooriad koos näidetega iga kategooria kohta, et vältida ebaselgust:
- reisimine: ärireisidega seotud kulud, sealhulgas lennupiletid, maapealne transport ja majutus. Näiteks edasi-tagasi lennupilet ärikonverentsile või rongipilet kliendikohtumisele.
- majutus: kulud, mis tekivad ärireisidel hotellis viibimise või muu majutuse korraldamisel. Näitena võiks tuua kahe öö hotellis äriseminari jaoks.
- Toitlustamine: Mõistlikud kulud toitlustamiseks tööreiside või kliendikohtumiste ajal. See hõlmab hommiku-, lõuna- ja õhtusööki, näiteks õhtusööki potentsiaalse kliendiga.
- Kliendi meelelahutus: kulud klientide meelelahutuseks, nt söögikulud või ürituste piletid, eeldusel, et need on otseselt seotud ettevõtte arendamise või säilitamisega. Näiteks võib tuua kliendi võõrustamise spordiüritusel, et arutada tulevasi ärivõimalusi.
- Kontoritarbed: kulud kontori igapäevaseks toimimiseks vajalike esemete, sealhulgas kirjatarvete, trükimaterjalide ja väikeste kontoriseadmete jaoks. Näiteks kontoris kasutamiseks mõeldud pastakate, paberi ja tindikassettide ostmine.
- Tehnoloogia: kulud, mis on seotud töö tootlikkust toetava tehnoloogiaga, sealhulgas tarkvaratellimused ja hädaolukorras riistvara ostmine. Näiteks võib tuua projektihaldustööriista tellimise või ootamatu rikke tõttu uue klaviatuuri ostmise.
Mittekulud
Sama oluline on täpsustada kulud, mida [Ettevõtte nimi] ei hüvita. Nende hulka kuuluvad, kuid mitte ainult:
- Äritegevusega mitteseotud isiklikud kulud.
- Trahvid või karistused, nagu liiklusrikkumised või viivised.
- Kulud, mis ületavad konkreetsete kategooriate jaoks etteantud piirmäärasid ilma eelneva nõusolekuta.
Kulutuspiirangud
Oleme kehtestanud igale hüvitatavate kulude kategooriale selged kululimiidid. Need piirangud on loodud selleks, et suunata töötajaid tegema mõistlikke kulutusi, mis on kooskõlas ettevõtte eelarveliste kaalutluste ja finantseesmärkidega. Lisaks on kaasatud osakonnaspetsiifilised erandid, et rahuldada ettevõtte eri valdkondade ainulaadseid vajadusi ja kulumustreid.
Üldised kulutuste piirangud
Allpool on tabel, mis kirjeldab iga kulukategooria maksimaalseid lubatud kululimiite, mille eesmärk on tagada, et kõik kulutused on nii vajalikud kui ka mõistlikud:
Kulu kategooria | Maksimaalne limiit | märkused |
---|---|---|
Reisimine (lennupiletid) | $500 | Turistiklass siselendudeks |
Reisimine (majutus) | 150 dollarit öö kohta | Standardtoa hind |
Toitlustamine | 25 dollarit söögikorra kohta | Välja arvatud alkohoolsed joogid |
Kliendi meelelahutus | $100 | Iga inimese kohta on erandite jaoks vajalik eelnev luba |
Kontoritarbed | 50 dollarit tellimuse kohta | Ainult hädavajalikud asjad |
Tehnoloogia | $300 | Sellest limiidist ületavate üksuste puhul on vajalik eelkinnitus |
Osakonnapõhised kululimiidid
[Ettevõtte nimi] erinevate osakondade erivajaduste rahuldamiseks kehtestame ka osakonnapõhised kululimiidid järgmiselt.
- Müügiosakond:
- Kliendi meelelahutus: suurendatud limiiti 150 dollarini inimese kohta, et mahutada potentsiaalseid väärtuslikke kliendikohtumisi.
- Reisimine: Täiendav paindlikkus lennupiletite osas kuni 700 dollarini rahvusvaheliste reiside puhul eelneval nõusolekul.
- IT osakond:
- Tehnoloogia: suurendatud limiiti 500 dollarini, et toetada osakondade tööks vajaliku spetsiaalse tarkvara või riistvara ostmist.
Kõik kulud, mis eeldatavasti ületavad neid piirmäärasid, tuleb esitada eelkinnitamiseks, et tagada vastavus eelarvepiirangute ja tegevuseesmärkidega.
Heakskiitmise menetlused
Ettevõtte [Ettevõtte nimi] kulude haldamise protsessi tõhusus ja vastutus on ülimalt tähtsad. Selle tagamiseks kehtestatakse järgmised üksikasjalikud protseduurid ja dokumentatsiooninõuded, mis juhendavad töötajaid kulude kinnitamise ja hüvitamise protsessis.
Reisimine ja majutus
- Reisieelne kinnitus:
- Tööreise planeerivad töötajad peavad esitama meie määratud veebiportaali kaudu kinnitamiseks teekonna ja hinnangulise eelarve.
- Esitamine peaks toimuma vähemalt kaks nädalat enne kavandatud väljumiskuupäeva, et oleks piisavalt aega läbivaatamiseks ja heakskiitmiseks.
- Reisijärgne dokumentatsioon:
- Tagasipöördumisel on töötajad kohustatud ühe nädala jooksul esitama kõik reisi- ja majutuskuludega seotud kviitungid.
- See hõlmab lende, hotelle ja muid reisiga seotud kulusid, mis tuleb üles laadida meie digitaalsele kuluhaldusplatvormile.
Ärikulud
- Kliendikohtumistel, kontoritarvete ostmisel või muudel äritegevusega seotud vajadustel tehtud kulutuste kohta peavad töötajad esitama kviitungi ja ärieesmärgi lühikirjelduse.
- Need esildised tuleks esitada meie kuluaruandlustööriista kaudu kolme päeva jooksul alates kuludest.
Suured kulud
- Suured kulud on defineeritud kui mis tahes üksik kulu, mis ületab 2500 dollarit, või sellega seotud kulud, mis ühes kuus ületavad 2500 dollarit.
- Üksikasjalik ettepanek, mis sisaldab põhjendust, eeldatavat kasu ja kogumaksumust, tuleb enne kulude tegemist esitada kõrgemal tasemel juhtkonnale ja selle heaks kiita.
Dokumentatsioon ja kviitungid
Kulude tõhusa töötlemise hõlbustamiseks on portaali kaudu hüvitamistaotluse tegemisel vaja esitada järgmised dokumendid:
- Kõigi kulude kviitungid, mis tõendavad makset.
- Iga kulu ärilise eesmärgi lühikirjeldus, mis suurendab läbipaistvust ja põhjendatust.
- Reisikulude puhul on esitamise täitmiseks vaja täielikke marsruute ja kulutõendit.
Ajakava
- Reisikulude kuluaruanded tuleb esitada ühe nädala jooksul pärast reisi.
- Muude ärikulude aruanded tuleb esitada kolme päeva jooksul alates kulude tekkimisest.
- Esitatud kulude kooskõlastus või tagasiside antakse kolme tööpäeva jooksul, tagades töötajatele kiire hüvitamise ja selguse.
Digitaalne esitamine ja töötlemine
[Ettevõtte nimi] kasutab kõigi kulude esitamiseks ja kinnitamiseks digitaalset kuluhaldusplatvormi [Link].
See jaotis sisaldab üksikasjalikke juhiseid portaalile juurdepääsu ja selle tõhusa kasutamise kohta.
- Sisselogimise URL: navigeerige mis tahes veebibrauseri abil saidile [Portal Link]. See link on saadaval ka ettevõtte siseveebis jaotises „Töötajate ressursid”.
- Kasutajanimi ja parool: teie sisselogimismandaadid on teie ettevõtte e-posti aadress ja parool, mille algselt andis IT-osakond. Kui logite sisse esimest korda, palutakse teil oma parool muuta.
- Kahefaktoriline autentimine (2FA): turvalisuse suurendamiseks nõuab portaal kahefaktorilist autentimist. Saate SMS-i või meili teel koodi, mille peate sisestama sisselogimisekraanile.
Pärast sisselogimist leiate järgmised põhijaotised:
- armatuurlaud: vaadake oma hiljutisi kuluettepanekuid ja nende olekut (ootel, heaks kiidetud või tagasi lükatud).
- Esitage uus kulu: sisestage uus kuluavaldus, sh kviitungite üleslaadimine ja kuluandmete lisamine.
- Aruanded: koostage aruandeid esitatud kulude kohta valitud ajaperioodide kohta.
- Seaded: värskendage oma isiklikku teavet, muutke parooli ja konfigureerige 2FA seaded.
Uue kulu esitamiseks:
- Minge jaotisse "Esita uus kulu": klõpsake armatuurlaual sellel valikul.
- Kulude üksikasjad: täitke kuluvorm selliste üksikasjadega nagu kuupäev, kategooria (nt Reisimine, Toitlustamine), summa ja lühikirjeldus.
- Laadi kviitungid üles: lisage kviitungite digitaalsed koopiad, klõpsates nuppu Laadi üles. Portaal aktsepteerib JPG-, PNG- ja PDF-faile.
- Esitage kinnitamiseks: kontrollige oma sisestuse täpsust ja klõpsake siis nuppu "Esita". Saate oma esitamise kohta e-kirjaga kinnituse.
Oleku ja aruannete kontrollimiseks
- Esitatud kulude oleku kontrollimiseks külastage 'Armatuurlauda'. Iga kirje näitab selle praegust olekut.
- Üksikasjalike kulude aruannete vaatamiseks minge jaotisse "Aruanded" ja kohandage aruande kriteeriume kuupäevavahemiku, kategooria või oleku alusel.
Kui teil on probleeme või küsimusi portaali kasutamise kohta:
- KKK ja kasutusjuhend: lugege põhjalikku KKK-d ja kasutusjuhendit, mis on saadaval portaali jaotises „Abi”.
- Võtke ühendust IT-toega: tehnilise toe, sealhulgas sisselogimisprobleemide või dokumentide üleslaadimisega seotud probleemide korral võtke ühendust IT-abikeskusega aadressil ithelp@[ettevõttenimi].com või (123) 456-7892.
Erimõtted
Olukordades, kus poliitikast kinnipidamine tekitab väljakutseid, julgustatakse töötajaid ennetavalt suhtlema oma otsese juhi või finantsmeeskonnaga. Selle lähenemisviisi eesmärk on otsida juhiseid või arutada võimalikke erandeid, tagades tegevusvajaduste rahuldamise poliitika terviklikkust kahjustamata.
Parimad tavad, ressursid ja partnerlussuhted
Selleks, et toetada ettevõtte [Ettevõtte nimi] töötajaid kulude tõhusal haldamisel ja strateegiliste partnerluste kaudu võimalikke sääste kasutada, pakub see jaotis väärtuslikke ressursse, parimaid tavasid ja üksikasju kasulike partnerluste kohta.
Parimad tavad ja näpunäited
- Broneeri ette: Reisi ja majutuse võimalikult varane planeerimine ja broneerimine võib kulusid oluliselt vähendada. Eesmärk on need broneerida vähemalt kolm nädalat ette.
- Kasutage eelistatud hankijaid: Kasutage võimaluse korral reisimise, majutuse, kontoritarvete ja tehnoloogia jaoks eelistatud tarnijaid. Nende müüjate väärtust ja teenuse kvaliteeti on kontrollitud.
- Digitaalsed kviitungid: säilitage kõigi kviitungite digitaalsed koopiad. Enamik müüjaid pakub e-kviitungeid, mida on lihtsam hallata ja kuluaruannetega esitada.
- Kuluaruande õigeaegsus: esitage kuluaruanded kiiresti, et tagada kiire töötlemine ja hüvitamine. Hilinenud esitamine võib põhjustada viivitusi tagasimaksmisel ja raskendada eelarve jälgimist.
Vahendid
- Digitaalne kuluhaldusplatvorm: [Ettevõtte nimi] pakub veebiplatvormi kulude jälgimiseks ja esitamiseks, millele pääseb ligi ettevõtte siseveebi kaudu. Selle platvormi kasutamise koolitused on saadaval kord kvartalis.
- Rahandusosakond Slack Channel: Kulupoliitika kohta küsimuste või selgituste saamiseks võivad töötajad võtta ühendust rahandusosakonna Slack Channeliga, mis on saadaval tööajal aadressil #expense-queries.
Strateegilised partnerlused
[Ettevõtte nimi] on sõlminud partnerlussuhted mitme välise müüjaga, et pakkuda töötajatele allahindlusi ja eritingimusi, mis suurendavad ettevõtlusega seotud kulutuste väärtust ja tõhusust.
- Reisipartnerlus: TravelCo-ga saavad töötajad kasutada lendude ja hotellibroneeringute jaoks soodushindu. Kasutage TravelCo platvormi või rakenduse kaudu broneerimisel ettevõtte koodi [TC123]. [Link]
- Tehnoloogilised tarvikud: TechSolutions pakub arvutitarvikutele ja tarkvarale [ettevõtte nimi] töötajatele erihindu. Juurdepääs sellele meie siseveebis oleva lingi kaudu, kasutades ettevõtte kontot. [Link]
- Kontoritarvete allahindlus: OfficeMax on meiega koostööd teinud, et pakkuda kontoritarvetele allahindlusi. Tellimusi saab esitada otse meie hankesüsteemi kaudu, kusjuures allahindlused rakenduvad automaatselt. [Link]
Nende partnerluste kasutamiseks peaksid töötajad kasutama ettevõtte siseveebis pakutavaid spetsiifilisi koode ja linke. Esmakordsel juurdepääsul või raskuste ilmnemisel on hankemeeskond saadaval, et aidata ja tagada, et töötajad saaksid neid pakkumisi täielikult ära kasutada.
Mittevastavuse eeskirjad
Ettevõtte [Ettevõtte nimi] kulupoliitikast kinnipidamise tagamine on organisatsioonis rahalise aususe ja vastutuse säilitamiseks ülioluline. Selles jaotises kirjeldatakse kulupoliitika mittejärgimise tagajärgi ning mittevastavuse ülevaatamise ja vaidlustamise protsessi.
Kulupoliitika mittejärgimine võib olenevalt rikkumiste iseloomust ja sagedusest kaasa tuua mitmesuguseid toiminguid:
- Esimene solvumine: töötajad, kes ei täida kulupoliitikat esimest korda, saavad kirjaliku hoiatuse ja neil võidakse nõuda osalemist kulupoliitika järgimise koolitusel.
- Korduvad süüteod: Jätkuv mittevastavus toob kaasa karmimad meetmed, sealhulgas mittevastavate kulude hüvitamisest keeldumine, ametlik läbivaatamine osakonnajuhatajaga ja võimalikud distsiplinaarmeetmed kuni lõpetamiseni (kaasa arvatud).
- Tõsised rikkumised: Pettuste või tahtlikult eksitavate kulunõuete suhtes kohaldatakse viivitamatut distsiplinaarkaristust, mis võib hõlmata töösuhte lõpetamist ja kohtumenetlusi.
Ülevaatamise ja vaidlustamise protsess on dokumenteeritud järgmiselt:
- Esialgne ülevaade: kui töötaja kuluaruanne märgitakse mittevastavuse tõttu, saab töötaja teatise, milles kirjeldatakse konkreetset probleemi. Töötajal on võimalus probleemi lahendamiseks esitada täiendavaid dokumente või selgitusi.
- Ametlik apellatsioonkaebus: Kui töötaja ei nõustu pärast esmast läbivaatamist tehtud otsusega, on tal õigus otsus ametlikult edasi kaevata. Kaebus tuleb esitada kirjalikult rahandusosakonnale 10 tööpäeva jooksul alates esialgse otsuse tegemisest.
- Apellatsioonikomisjon: Apellatsiooni läbivaatamise komitee, mis koosneb rahanduse, personaliosakonna ja töötajate osakonna esindajatest, vaatab kaebuse läbi. See komisjon kaalub lõpliku otsuse tegemiseks kõiki esitatud dokumente ja argumente.
- Lõplik otsus: Komisjoni otsus on lõplik ja see edastatakse töötajale 10 tööpäeva jooksul alates apellatsiooni esitamisest. Otsuses kirjeldatakse kõiki võetavaid meetmeid või kinnitatakse probleemi lahendamine.
Ettevõtte [Ettevõtte nimi] mittevastavuse eeskirjad on loodud selleks, et edendada kulupoliitika mõistmist ja järgimist, pakkudes samas õiglast protsessi probleemide käsitlemiseks ja lahendamiseks. Selline lähenemine tagab, et töötajad on teadlikud nõuetele vastavuse tähtsusest ja kehtestatud juhiste mittejärgimise tagajärgedest, säilitades seeläbi organisatsiooni finantsseisundi ja eetilised standardid.
Kontaktid ja tugi
Tagamaks, et kõikidel ettevõtte [ettevõtte nimi] töötajatel on juurdepääs kulupoliitikaga seotud juhistele ja toele, on selles jaotises üksikasjalikud kontaktandmed üksikisikute ja osakondade jaoks, kes vastutavad kuludega seotud päringute ja protsesside järelevalve ja abistamise eest.
- Kulupoliitika päringud ja selgitused: kulupoliitika juhiste, lubatavate kulude või hüvitamisprotsessidega seotud küsimuste korral.
- Kontakt: Jane Doe, kulupoliitika juht
- E-post: jane.doe@[ettevõttenimi].com
- Telefon: (123) 456-7890
- Koolitus ja vastavus: kulupoliitika koolituste, vastavusprobleemide või kuluhüvitistega seotud muredest teatamiseks.
- Kontakt: John Smith, personalinõuete täitmise juht
- E-post: john.smith@[ettevõttenimi].com
- Telefon: (123) 456-7891
- Digitaalse kuluhaldusplatvormi abi: tehnilise toe jaoks veebipõhise kulude esitamise platvormi jaoks, sealhulgas sisselogimisprobleemid, esitamisvead või dokumentatsiooni üleslaadimine.
- Kontakt: IT Help Desk
- E-post: ithelp@[ettevõttenimi].com
- Telefon: (123) 456-7892
- Müüjate partnerlussuhted ja allahindlused: abi saamiseks eelistatud hankijate allahindlustele juurdepääsu saamiseks, ettevõtte kontode kaudu tellimiseks või päringute saamiseks kinnitatud hankijate kohta.
- Kontakt: Lisa Green, hankespetsialist
- E-post: lisa.green@[ettevõttenimi].com
- Telefon: (123) 456-7893
- Üldised päringud: Mis tahes muude küsimuste või abi korral, mida ülal ei ole konkreetselt loetletud, võivad töötajad võtta ühendust üldise tugiliini või e-posti teel, kus päringud suunatakse vastavale osakonnale või üksikisikule.
- Üldine toe e-post: support@[ettevõttenimi].com
- Üldine tugitelefon: (123) 456-7894
See kulupoliitika dokument, mis on mõeldud [Ettevõtte nimi] jaoks, on põhjalik juhend tööga seotud kulude haldamiseks viisil, mis on kooskõlas meie organisatsiooni aususe, aruandekohustuse ja maksuvastutuse väärtustega.
Julgustame kõiki töötajaid selle poliitikaga kurssi viima, kasutama pakutavaid ressursse ja kontakte ning pühenduma finantsjuhtimise kõrgeimate standardite järgimisele.
Selle poliitika regulaarseid ülevaatusi ja värskendusi edastatakse, et kajastada muutusi meie ärikeskkonnas, regulatiivsetes nõuetes või ettevõtte vajadustes.
Kui teil on küsimusi või vajate täiendavaid selgitusi, võtke palun ühendust eelmises jaotises loetletud asjakohaste kontaktidega.
Teie arusaamine, koostöö ja ennetav seotus selle poliitikaga on hindamatu väärtusega ettevõtte [Company Name] maine ja edu säilitamiseks.
Täname teid pühendumise eest nende standardite järgimisele ja meie ettevõtte tipptaseme ja aususe kultuurile kaasaaitamise eest.
Dokumendi lõpp
Kuidas kulupoliitika malli oma ettevõttes rakendada?
Kui olete oma ärivajadustele vastava kulupoliitika kujundamise lõpetanud, on järgmine samm selle juurutamine ettevõtte igapäevategevuses.
Nüüd uurime, kuidas kulusid tõhusalt hallata lihtsa käsitsi töövoo abil, sealhulgas sammud poliitika jagamisest kuni protseduuride värskendamiseni.
Edasi vaatleme ka seda, kuidas kuluhaldustarkvara, nagu Nanonets, saab automatiseeritud kuluhalduse abil protsessi veelgi lihtsustada, pakkudes selliseid funktsioone nagu veebis esitamine, kviitungite skannimine ja otsene kinnitamine.
Käsitsi töövoog: lihtsustatud ja praktilised sammud
- Jaga poliitikat: Saatke kulupoliitika kõigile meiliga ja postitage see ettevõtte sisevõrku. Veenduge, et ka uued töötajad saaksid selle.
- Treeni kõiki: Korraldage poliitika selgitamiseks istungeid. Kaasake juhtidele spetsiaalne sessioon, kuidas oma meeskonna kulusid jälgida.
- Kulude esitamine: Töötajad täidavad standardse kuluvormi alati, kui neil tekivad ärikulud. Need peaksid sisaldama, mille jaoks kulu oli, kui palju see maksis ja kuupäeva, mil see juhtus.
- Kulude liigitamine: Pärast üksikasjade sisestamist sorteerib finantsisik iga kulu kategooriatesse, nagu reisimine või toitlustamine. See aitab asju korras hoida ja muudab aruandluse lihtsamaks.
- Kviitungite lisamine: Töötajad peavad koos vormidega esitama kviitungid. Kui kviitungid on paberkandjal, tuleks need teha selge pildi või skannida.
- Andmete sisestamine: Keegi finantsspetsialist sisestab lisatud kviitungite andmed ettevõtte kulude jälgimise süsteemi. See tagab, et kõik kulud on täpsed ja salvestatud ühes kohas.
- Vaadake üle ja kinnitage: Kulud vaadatakse läbi, tavaliselt kõigepealt töötaja juht ja seejärel finantsosakond, et veenduda, kas need järgivad poliitikat.
- Hüvitised: Pärast kinnitamist korraldab finantsosakond kulude hüvitamise järgmisel palgalehel või vastavalt ettevõtte hüvitamisgraafikule.
- Kontrollige ja auditeerige: Finantsmeeskond kontrollib perioodiliselt kuluaruandeid poliitika suhtes, et tuvastada probleeme või pettusi.
- Värskendus ja tagasiside: Koguge töötajatelt tagasisidet kuluprotsessi kohta ja värskendage poliitikat või protseduure vastavalt vajadusele, et asjad toimiksid sujuvalt.
Automatiseeritud töövoog kuluhaldustarkvaraga
Automatiseeritud kuluhaldustarkvara nagu Nanonets rakendab kulupoliitikat sujuvamaks töövoos.
Vaatame kuidas.
- Alustama: Registreeruge sisse app.nanonets.com.
- Seadistamine: Konfigureerige oma NanoNetsi kontol oma kulupoliitika. Lisage kinnituskontrollid ja kinnitamise marsruutimine.
- Internetis esitamine: Töötajad logivad oma kulud kohe NanoNetsi, laadides lihtsalt üles kviitungi skannitud või digitaalse koopia!
- Andmete ekstraheerimine: NanoNets tõmbab esitatud kviitungitelt automaatselt andmed, nagu kuupäev, summa ja kaupleja, välistades nii käsitsi andmete sisestamise ja veendudes, et teie kuluandmed on alati täpsed.
- Automaatne sortimine: Seejärel sorteerib NanoNets kõik kulutused õigesse kategooriasse vastavalt teie poliitika kontekstile ja kategooriate raamistikule (nt reisimine või toitlustamine).
- Eeskirjade kontrollimine: Kategooriate jagamisel kontrollib NanoNets iga kulu vastavust teie poliitikareeglitele. See märgistab automaatselt kõik, mis ülevaatamiseks ei sobi.
- Otsene heakskiit: Süsteem suunab iga kulu õigele haldurile kinnitamiseks teie määratud reeglite alusel, nagu kulusumma või osakond. See kiirendab kinnitusprotsessi.
- Kiire tagasimakse: Pärast heakskiitmist reastatakse kulud automaatselt hüvitamiseks. NanoNets saab linkida teie raamatupidamistarkvaraga, et see toimuks ilma lisatoiminguteta.
- Statistika ja aruanded: NanoNets pakub aruandeid ja analüüse kulumustrite ja eeskirjade järgimise kohta, andes teile selge pildi raha liikumisest.
Täiendavaks lugemiseks on siin nimekiri parimatest kuluhaldustarkvaradest turul, mis aitaks teil kulupoliitikat hõlpsalt rakendada.
- SEO-põhise sisu ja PR-levi. Võimenduge juba täna.
- PlatoData.Network Vertikaalne generatiivne Ai. Jõustage ennast. Juurdepääs siia.
- PlatoAiStream. Web3 luure. Täiustatud teadmised. Juurdepääs siia.
- PlatoESG. Süsinik, CleanTech, Energia, Keskkond päikeseenergia, Jäätmekäitluse. Juurdepääs siia.
- PlatoTervis. Biotehnoloogia ja kliiniliste uuringute luureandmed. Juurdepääs siia.
- Allikas: https://nanonets.com/blog/sample-employee-business-expense-policy-template/
- :on
- :on
- :mitte
- : kus
- $ UP
- 1
- 10
- 2000
- 2024
- 2FA
- 32
- 35%
- a
- MEIST
- üle
- Nõustub
- juurdepääs
- juurdepääsetav
- Ligipääs
- tarvikud
- majutada
- majutus
- Vastavalt
- konto
- aruandekohustus
- raamatupidamine
- Kontod
- täpsus
- täpne
- tegevus
- meetmete
- tegevus
- lisama
- lisatud
- lisades
- Täiendavad lisad
- Lisaks
- aadress
- adresseerimine
- kinni pidama
- kinnipidamine
- kinni pidades
- edendama
- ADEelis
- pärast
- vastu
- eesmärk
- viia
- joondatud
- joondumine
- Joondab
- Materjal: BPA ja flataatide vaba plastik
- võimaldama
- lubatud
- mööda
- Ka
- alati
- Mitmetähenduslikkus
- summa
- an
- analytics
- ja
- Oodatud
- mistahes
- app
- kaebus
- taotlus
- rakendatud
- lähenemine
- asjakohane
- heakskiit
- kinnitused
- heaks kiitma
- heaks
- OLEME
- valdkondades
- argumendid
- AS
- abistama
- Abi
- abistamine
- At
- kinnitage
- osalema
- audit
- Autentimine
- Automatiseeritud
- automaatselt
- Automaatika
- kasutada
- saadaval
- vältides
- teadlik
- ära
- põhineb
- BE
- olnud
- enne
- nimel
- on
- alla
- kasulik
- Kasu
- BEST
- parimaid tavasid
- raamat
- broneerimine
- tellimustele
- mõlemad
- hommikusöök
- Toob
- brauseri
- eelarve
- äri
- ettevõtluse arendamine
- kuid
- nupp
- by
- CAN
- juhtudel
- maadlus
- kategooriad
- Kategooria
- väljakutseid
- vastuolu
- muutma
- Vaidluste lahendamine
- Kanal
- kontrollima
- kontroll
- Kontroll
- Vali
- nõudma
- nõuete
- selgus
- klass
- selge
- selgelt
- klõps
- klient
- kliendid
- kood
- koodid
- koguma
- kollektiivselt
- COM
- endale
- kohustus
- komitee
- edastatud
- KOMMUNIKATSIOON
- ettevõte
- Ettevõtte omad
- täitma
- Vastavus
- täitma
- terviklik
- kompromiteeriv
- arvuti
- Murettekitav
- Konverents
- Kinnitama
- kinnitus
- Tagajärjed
- Arvestama
- kaalutlused
- kaaluda
- järjepidev
- Koosneb
- piiranguid
- konsulteerima
- kontakt
- sidemed
- kontekst
- jätkas
- kaasa
- kontrollida
- koostöö
- koopia
- Korporatiivne
- Maksma
- kulud
- võiks
- käsitöö
- volikiri
- kriteeriumid
- otsustav
- kultuur
- Praegune
- kohandada
- iga päev
- armatuurlaud
- andmed
- andmesisestus
- kuupäev
- Päeva
- otsus
- otsused
- määratlema
- määratletud
- Hilineb
- viivitusi
- näidates
- osakond
- osakonnad
- lahkumine
- Olenevalt
- kirjeldus
- määratud
- kavandatud
- kirjutuslaud
- üksikasjalik
- Detailimine
- detailid
- & Tarkvaraarendus
- dikteerib
- erinev
- raskusi
- digitaalne
- Lõuna
- otsene
- suunatud
- otse
- distsiplinaar-
- diskonteeritud
- soodustust
- avastama
- avastades
- arutama
- ebaaus
- do
- dokument
- dokumentatsioon
- dokumendid
- nastik
- Kodu-
- don
- tehtud
- kahekordne
- kaks
- ajal
- e
- iga
- Varajane
- leevendada
- lihtsam
- Tõhus
- tõhusalt
- efektiivsus
- tõhus
- tõhusalt
- kõrvaldama
- kõrvaldades
- avarii
- Töötaja
- töötajad
- töö
- volitamine
- kohtumine
- kohtumine
- julgustama
- julgustada
- tegelema
- tegevus
- suurendamine
- tagama
- tagab
- tagades
- sisene
- Sisse
- Siseneb
- lõbus
- meelelahutus
- kanne
- keskkond
- Võrdselt
- seadmed
- vead
- olemus
- oluline
- looma
- asutatud
- Hinnanguliselt
- eetiline
- sündmus
- igaüks
- areneb
- näide
- näited
- ületama
- ületab
- Excellence
- oodatav
- kulud
- Selgitama
- uurima
- väline
- lisatasu
- kaevandamine
- hõlbustada
- FAIL
- vastasel
- õiglane
- õiglus
- tutvuma
- FUNKTSIOONID
- tagasiside
- Tasud
- Faile
- täitma
- lõplik
- rahastama
- Finances
- finants-
- leidma
- lõpp
- esimene
- Esimest korda
- Maksualane
- sobima
- märgistatud
- lipud
- Paindlikkus
- lend
- Piletid
- järgima
- Järel
- järgneb
- eest
- vorm
- formaalne
- Vormiliselt
- formaat
- vormid
- heaolu
- Soodustama
- Raamistik
- pettus
- pettusega
- Sagedus
- Alates
- täis
- edasi
- tulevik
- Üldine
- tekitama
- saama
- andmine
- Go
- Eesmärgid
- läheb
- Green
- Maa
- juhised
- suunata
- suunised
- suunav
- Käsitsemine
- juhtuda
- juhtus
- juhtub
- riistvara
- Olema
- juhataja
- Tervis
- aitama
- aitab
- siin
- kõrgeim
- palgab
- hoidma
- Hosting
- hotell
- Hotellid
- Lahtiolekuajad
- Kuidas
- Kuidas
- hr
- HTTPS
- if
- Vahetu
- rakendada
- tööriistad
- tähtsus
- oluline
- in
- sisaldama
- lisatud
- hõlmab
- Kaasa arvatud
- kasvanud
- tekkinud
- eraldi
- inimesed
- info
- teavitatakse
- esialgne
- esialgu
- Päringud
- Näiteks
- juhised
- terviklikkuse
- ette nähtud
- tahtlikult
- rahvusvaheliselt
- sisse
- hindamatu
- pole
- probleem
- küsimustes
- IT
- kirjed
- ITS
- jane
- John
- teekond
- jpeg
- jpg
- lihtsalt
- hoidma
- Võti
- Teadma
- teab
- Hilja
- Seadused
- Seadused ja määrused
- viima
- Õppida
- kõige vähem
- Led
- Õigus
- Legaalsed probleemid
- kohtumenetlus
- Finantsvõimendus
- nagu
- LIMIT
- piiratud
- piirid
- joon
- vooderdatud
- LINK
- lingid
- nimekiri
- Loetletud
- ll
- logi
- loginud
- metsaraie
- Logi sisse
- Vaata
- lõuna
- tehtud
- põhiline
- säilitamine
- tegema
- TEEB
- Tegemine
- juhtima
- juhtimine
- juht
- Juhid
- juhtiv
- viis
- käsiraamat
- Turg
- materjalid
- maksimaalne
- mai..
- sööki
- koosolekul
- kohtumised
- Kaupmees
- mõdu
- hoolikalt
- eksitav
- raha
- kuu
- rohkem
- kõige
- palju
- peab
- nimi
- loodus
- Navigate
- vajalik
- Vajadus
- vaja
- vajadustele
- Uus
- järgmine
- teade
- nüüd
- eesmärgid
- esineda
- esinemine
- of
- pakkuma
- pakkumine
- Pakkumised
- Office
- on
- kunagi
- ONE
- Internetis
- töökorras
- Operations
- Võimalused
- Võimalus
- valik
- or
- tellimuste
- organisatsioon
- organisatsioonid
- Korraldatud
- Muu
- meie
- Firmast
- välja
- kontuur
- piirjooned
- visandades
- üle
- valvama
- järelevaataja
- Järelevalve
- enda
- Paber
- Tähtsam
- partnerlusega
- partnerluste
- Parool
- mustrid
- makse
- Palgaarvestus
- karistused
- kuni
- kohta
- perioodid
- inimene
- isiklik
- telefon
- pilt
- tükk
- Koht
- plaanitud
- planeerimine
- inimesele
- Platon
- Platoni andmete intelligentsus
- PlatoData
- mängib
- palun
- Poliitika
- poliitika
- Portal
- võimalik
- post
- potentsiaal
- Praktiline
- tavad
- eelistatud
- kingitusi
- Eelvaade
- eelmine
- hinnapoliitika
- trükkimine
- Eelnev
- Proaktiivne
- probleeme
- menetlused
- Menetlused
- protsess
- Protsessid
- töötlemine
- hange
- tootlikkus
- projekt
- projektihaldus
- edendama
- viivitamatult
- tõend
- ettepanek
- anda
- tingimusel
- annab
- pakkudes
- Tõmbab
- ostma
- Ostud
- ostmine
- eesmärk
- kvaliteet
- kord kvartalis
- päringud
- Küsimused
- valik
- Rates
- põhjendus
- jõudma
- Lugemine
- Reaalsus
- mõistlik
- laekumised
- saama
- hiljuti
- dokumenteeritud
- vähendama
- vähendab
- viitama
- viide
- kajastama
- kohta
- määrused
- regulatiivne
- Tagasi lükatud..
- seotud
- aru
- Aruandlus
- Aruanded
- Esindajad
- maine
- taotleda
- nõudma
- nõutav
- Nõuded
- Vajab
- resolutsioon
- lahendama
- lahendamine
- Vahendid
- vastutus
- vastutav
- kaasa
- säilitamine
- tagasipöördumine
- läbi
- läbivaatamine
- Arvustused
- õige
- Roll
- ruum
- liinidel
- Marsruutimine
- eeskirjade
- jooksmine
- s
- kaitsmine
- proov
- Säästa
- Hoiused
- skaneerida
- skaneerimine
- stsenaarium
- ajakava
- Ekraan
- Osa
- lõigud
- turvalisus
- vaata
- otsima
- väljavalitud
- seminar
- Seeria
- teenima
- teenib
- teenus
- istung
- istungid
- komplekt
- kehtestamine
- seaded
- mitu
- raske
- jagamine
- peaks
- näitama
- kirjutama
- märgatavalt
- lihtne
- lihtsustatud
- lihtsustama
- lihtsalt
- ühekordne
- olukordades
- nõrk
- väike
- sepp
- sujuvalt
- SMS
- tarkvara
- Lahendused
- Keegi
- eriline
- spetsialiseeritud
- konkreetse
- eriti
- kiirused
- kulutama
- Kulutused
- kasutatud
- spordi-
- standard
- standardite
- alustatud
- kirjatarbed
- olek
- jääma
- Samm
- Sammud
- Stewardship
- lihtne
- Strateegiline
- Strateegilised partnerlused
- Sujuvamaks
- Range
- teema
- esitamine
- Ettepanekud
- esitama
- esitatud
- esitamine
- tellimine
- tellimuste
- edu
- selline
- piisav
- tarnete
- toetama
- Toetab
- kindel
- SWIFT
- süsteem
- tabel
- Võtma
- võtnud
- meeskond
- Tehniline
- Tehnoloogia
- šabloon
- tingimused
- et
- .
- maailm
- oma
- ennast
- SIIS
- sellega
- Need
- nad
- asjad
- see
- kolm
- Läbi
- Seega
- pilet
- piletid
- aeg
- ajajooned
- et
- liiga
- tööriist
- Summa
- Jälgimine
- liiklus
- Rong
- koolitus
- läbipaistvus
- transportimine
- reisima
- reis
- kaks
- all
- mõistmine
- Ootamatu
- ainulaadne
- avalikustama
- Värskendused
- ajakohastatud
- Uudised
- ajakohastamine
- ülalpidamine
- laetud
- Üleslaadimine
- us
- kasutama
- Kasutaja
- kasutamine
- tavaliselt
- ära kasutama
- kasutab ära
- kinnitamine
- väärtuslik
- väärtus
- Väärtused
- Ve
- müüja
- müüjad
- mitmekülgne
- kontrollitud
- kaudu
- vaade
- Rikkumised
- visiit
- tähtis
- hoiatus
- oli
- we
- web
- veebibrauseri
- nädal
- nädalat
- M
- millal
- millal iganes
- mis
- kuigi
- WHO
- will
- koos
- jooksul
- ilma
- Töö
- töövoog
- töö
- maailm
- oleks
- kirjutamine
- kirjalik
- sa
- Sinu
- sephyrnet