راهنمای کامل تحول دیجیتال در حساب های پرداختنی

فرآیندهای حساب های پرداختنی (AP) یک عملکرد مهم برای هر کسب و کار است که بر پرداخت های خروجی به تامین کنندگان و فروشندگان نظارت دارد. تحول دیجیتال که به طور سنتی از طریق فرآیندهای دستی انجام می شود، اکنون در خط مقدم AP قرار دارد، با فناوری هایی مانند AI و ML که چگونه کسب و کارها را مدیریت مالی خود را متحول کرده است. 

در عصری که تحول دیجیتال در حال تغییر شکل هر جنبه ای از عملیات تجاری است، نقش حساب های پرداختنی (AP) نیز در حال تحول قابل توجهی است. اتوماسیون AP در سراسر جهان بازار پیش بینی می شود از 2.6 میلیارد دلار در سال 2021 به 7.5 میلیارد دلار تا سال 2030 با CAGR 12.5 درصد رشد کند.

این تحول فقط یک روند نیست. این یک شاخص برای مشاغلی است که هدف آنها رقابتی ماندن، کاهش هزینه ها و افزایش کارایی عملیاتی است که راه حل آن در اتوماسیون و تحول AP نهفته است. در این مقاله، به تفاوت‌های ظریف تغییر AP و اینکه چگونه یک حرکت استراتژیک در عملیات مالی است که به کسب‌وکارها کمک می‌کند در یک چشم‌انداز اقتصادی دائماً در حال تحول رقابتی باقی بمانند، می‌پردازیم.

تحول دیجیتال در حساب های پرداختنی چیست؟

تحول دیجیتال در AP  ادغام فناوری‌های پیشرفته مانند یادگیری ماشینی (ML)، هوش مصنوعی (AI)، و اتوماسیون فرآیند روباتیک (RPA) در فرآیند استریم و خودکارسازی فرآیندهای پشتیبان است. این تغییر اتکا به گردش کار دستی را از بین می برد و کارایی را به طور قابل توجهی افزایش می دهد و خطر تقلب و خطا را کاهش می دهد. هرچه تعداد بیشتری از مدیران مالی مالی و تیم‌های مدیریت مالی تحول دیجیتال AP را اتخاذ می‌کنند، متوجه می‌شوند که سیستم‌های خود هوشمندتر می‌شوند و در زمان و هزینه صرفه‌جویی می‌کنند و در عین حال کنترل‌های مالی و انطباق با مقررات جهانی را بهبود می‌بخشند. 

اهمیت تحول دیجیتال در حساب های پرداختنی

اهمیت تحول دیجیتال در حساب‌های پرداختنی (AP) فراتر از پذیرش فناوری است. این نشان دهنده یک تغییر اساسی در نحوه مدیریت عملیات مالی کسب و کارها است. در عصری که با پیشرفت‌های سریع فناوری مشخص شده است، دیجیتالی کردن فرآیندهای AP برای سازمان‌ها ضروری است تا از این تغییرات مطلع شوند و رقابتی باقی بمانند. 

روش‌های سنتی و دستی برای پردازش AP نه تنها زمان‌بر هستند، بلکه مستعد خطاها و ناکارآمدی‌ها هستند. دیجیتالی شدن در AP نه تنها گردش کار را ساده می کند، بلکه باعث افزایش دید در فرآیند در سراسر سازمان می شود. این امکان کنترل بیشتر بر تراکنش های مالی را فراهم می کند و منجر به تصمیم گیری آگاهانه تر می شود. 

این در یک چشم انداز تجاری که با تورم فزاینده و کمبود نیروی کار مشخص می شود، بسیار مهم است، عواملی که به ویژه در طول همه گیری COVID-19 برجسته شدند. این بیماری همه‌گیر بر نیاز به انعطاف‌پذیری و سازگاری در عملیات تجاری تأکید کرد و بخش‌های پیشرفته دیجیتالی AP می‌توانند محیط‌های کار از راه دور مدرن و انتقال را راحت‌تر هدایت کنند.

مهمتر از همه، سیستم‌های AP دیجیتال، کسب‌وکارها را قادر می‌سازد تا از قدرت تجزیه و تحلیل داده‌ها استفاده کنند و بینش‌های مهمی را در مورد الگوهای هزینه، عملکرد فروشنده، و فرصت‌هایی برای صرفه‌جویی در هزینه‌ها ارائه کنند. این سطح از تجزیه و تحلیل با روش های سنتی AP غیرممکن است، که بر ارزش استراتژیک تحول دیجیتال در این زمینه تأکید می کند. در اصل، دیجیتالی کردن AP فقط یک ارتقای تکنولوژیکی نیست، بلکه یک سرمایه‌گذاری استراتژیک است که به کسب‌وکارها قدرت می‌دهد تا در یک چشم‌انداز اقتصادی در حال تغییر، چابک‌تر، انعطاف‌پذیرتر و از نظر مالی زیرک باشند.

مزایای اتوماسیون AP

با استفاده از ابزارهای اتوماسیون مدرنAP، سازمان‌ها خود را برای همگام شدن با دیجیتالی شدن و بهبود مستمر عملکرد خود در طول زمان، بدون توجه به اینکه در حال حاضر در مسیر دیجیتالی‌سازی و AP خود قرار دارند، قرار می‌دهند.

1. کارایی و دقت افزایش یافته: اتوماسیون AP ورود دستی داده ها را کاهش می دهد، خطاهای انسانی را به حداقل می رساند و در نتیجه زمان صرف شده برای ورود و بررسی خطا را کاهش می دهد. این منجر به مدیریت دقیق تر داده ها و پردازش کارآمد فاکتورها می شود.
2. صرفه جویی در زمان و هزینه: سازمان‌ها با خودکارسازی صورت‌حساب و پرداخت‌های دیجیتال، در زمان و منابع صرفه‌جویی می‌کنند. این کارایی همچنین به رسیدگی به افزایش حجم فاکتورها بدون نیاز به نیروی اضافی گسترش می یابد. بنابراین سازمان منابعی را برای مقابله با وظایف ارزش افزوده بیشتر آزاد کرده است.
3. مقیاس پذیری بهبود یافته: با رشد یک تجارت، حجم فاکتورها و پیچیدگی تراکنش های مالی افزایش می یابد. اتوماسیون AP به شرکت ها اجازه می دهد تا عملیات خود را به طور یکپارچه مقیاس کنند. با توانایی رسیدگی به تعداد بیشتری از فاکتورها به طور کارآمد، کسب و کارها می توانند بدون افزایش متناسب کارکنان AP خود رشد کنند و در نتیجه عملکرد ناب و کارآمدی را حفظ کنند.
4. مدیریت جریان نقدی بهینه: اتوماسیون AP کنترل بیشتری بر زمان بندی و روش های پرداخت ارائه می دهد. با برنامه ریزی استراتژیک پرداخت ها، شرکت ها می توانند جریان نقدی خود را بهتر مدیریت کنند. استفاده از روش‌های پرداخت الکترونیکی مانند کارت‌های مجازی و زمان‌بندی پرداخت خودکار نیز به جلوگیری از تأخیر در پرداخت کمک می‌کند. این به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد تا از تخفیف‌های پرداخت زودهنگام استفاده کنند و سلامت مالی کلی کسب‌وکار را بهینه کنند.
5. بهبود روابط با تامین کنندگان: فرآیندهای خودکار AP منجر به پرداخت های به موقع و دقیق تر می شود و اعتماد و رضایت تامین کننده را افزایش می دهد. با ویژگی‌هایی مانند صورت‌حساب الکترونیکی و فرآیندهای پرداخت ساده، تامین‌کنندگان تاخیر و خطاهای کمتری را تجربه می‌کنند و روابط تجاری و تامین‌کننده را تقویت می‌کنند. نرم‌افزار AP کسب‌وکارها را قادر می‌سازد ترجیحات و ارزهای تامین‌کننده را ذخیره کنند و از روان و منصفانه بودن فرآیند پرداخت اطمینان حاصل کنند.
6. دید و کنترل بیشتر: اتوماسیون AP امکان مشاهده بی درنگ فرآیند AP را از دریافت فاکتور تا پرداخت فراهم می کند. این شفافیت امکان پیگیری، حسابرسی و برنامه ریزی مالی بهتر را فراهم می کند. مدیران می توانند فرآیندهای AP را به طور موثرتر نظارت کنند، گلوگاه ها را شناسایی کنند و تصمیمات مبتنی بر داده را اتخاذ کنند.
7. پیشگیری و رعایت تقلب: سیستم‌های خودکار برای شناسایی مغایرت‌هایی مانند صورت‌حساب‌های تکراری یا الگوهای پرداخت غیرمعمول، مجهز شده‌اند و پیشگیری از تقلب را افزایش می‌دهند. علاوه بر این، این سیستم ها با اطمینان از ثبت دقیق و به موقع سوابق، به حفظ انطباق با مقررات مالی مختلف کمک می کنند.
8. تجزیه و تحلیل داده ها و گزارش: ابزارهای اتوماسیون AP اغلب با قابلیت های تجزیه و تحلیل پیشرفته ارائه می شوند. آن‌ها می‌توانند گزارش‌ها و معیارهای ارزشمندی تولید کنند و بینش‌هایی در مورد الگوهای هزینه، عملکرد فروشنده و زمینه‌های بالقوه برای صرفه‌جویی در هزینه ارائه دهند. این داده ها برای برنامه ریزی استراتژیک مالی و تصمیم گیری بسیار مهم هستند.
9. مزایای زیست محیطی: دور شدن از فرآیندهای مبتنی بر کاغذ به راه حل های دیجیتال به اهداف پایداری سازمان کمک می کند. این کاهش در استفاده از کاغذ نه تنها به محیط زیست کمک می کند، بلکه هزینه های ذخیره سازی و حمل و نقل مرتبط با اسناد فیزیکی را نیز کاهش می دهد.

به طور خلاصه، اتوماسیون AP فرآیند حساب‌های پرداختنی را به یک عملکرد کارآمدتر، مقرون‌به‌صرفه‌تر و استراتژیک‌تر تبدیل می‌کند، که برای کسب‌وکارهایی که هدفشان پیشرفت در محیط اقتصادی پرشتاب و رقابتی امروزی است، حیاتی است.

کدام توابع AP را می توان خودکار کرد؟

تحول دیجیتال در فرآیند AP می تواند و باید چند وجهی باشد. در اینجا برخی از چندین عملکردی که می توانند خودکار شوند آورده شده است:

1. حضور تامین کننده و رعایت مالیات: اتوماسیون فرآیند ورود تامین کننده را ساده می کند و تضمین می کند که تمام داده های لازم از جمله اطلاعات مالیاتی به طور دقیق جمع آوری و مدیریت می شوند. این شامل بررسی های خودکار برای انطباق مالیاتی و سایر الزامات نظارتی است.
2. ضبط داده های فاکتور تامین کننده: اتوماسیون AP از فناوری‌هایی مانند OCR برای جمع‌آوری و دسته‌بندی خودکار داده‌ها از صورت‌حساب‌های تامین‌کننده استفاده می‌کند و ورود دستی را به میزان قابل توجهی کاهش می‌دهد.
3. پردازش فاکتور: این شامل خودکارسازی کل گردش کار پردازش فاکتور از دریافت تا ارسال است. اتوماسیون تضمین می کند که صورتحساب ها با رعایت قوانین از پیش تعیین شده برای تأییدیه ها و استثنائات به طور مؤثر پردازش می شوند.
4. فرآیندهای تطبیق: اتوماسیون به تطابق دو طرفه و سه طرفه با مقایسه فاکتورها با سفارش خرید و رسید تحویل، اطمینان از ردیابی و صحت پرداخت ها و همچنین جلوگیری از اضافه پرداخت کمک می کند.
5. تایید فاکتور: گردش کار خودکار فاکتورها را بر اساس قوانین از پیش تعریف شده به پرسنل مربوطه جهت تایید می رساند و از پردازش به موقع و کارآمد فاکتور اطمینان حاصل می کند.
6. مدیریت هزینه: اتوماسیون به دسته بندی و ردیابی هزینه ها در برابر بودجه، بهبود دید و مدیریت هزینه ها کمک می کند.
7. پرداخت های جهانی: راه حل های اتوماسیون AP پرداخت های جهانی یکپارچه، مدیریت ارزهای مختلف و انطباق با مقررات پرداخت بین المللی را تسهیل می کند.
8. تطبیق پرداخت ها: سیستم‌های خودکار پرداخت‌ها را با صورت‌حساب‌های بانکی تطبیق می‌دهند و اطمینان می‌دهند که همه تراکنش‌ها به‌دقت ثبت و حساب‌شده هستند.
9. نظارت بر وضعیت پرداخت فاکتور: سیستم‌های AP وضعیت هر پرداخت فاکتور را ردیابی می‌کنند و در زمان واقعی فرآیند AP را مشاهده می‌کنند.
10. ایجاد معیارها و روندهای KPI: ابزارهای اتوماسیون قابلیت های تجزیه و تحلیل و گزارش را ارائه می دهند، بینش هایی را در مورد عملکرد AP، مدیریت فروشنده و برنامه ریزی مالی ایجاد می کنند.

مراحل حساب های پرداختنی که می توانند خودکار شوند

همانند توابع فرآیند AP، مراحل جداگانه فرآیند AP نیز می‌تواند خودکار شود. به این صورت است:

1. دریافت، ضبط و کدگذاری فاکتورها: ابزارهای اتوماسیون داده‌های فاکتور را پس از دریافت دریافت و طبقه‌بندی می‌کنند، که کار دستی و احتمال خطا را کاهش می‌دهد.
2. تطبیق سفارش خرید (PO).: سیستم‌های AP میانی تطبیق فاکتورها با POهای مربوطه را خودکار می‌کنند و اطمینان می‌دهند که پرداخت‌ها در مقابل خریدهای تأیید شده انجام می‌شود.
3. تطبیق سه طرفه: این شامل تطبیق صورت‌حساب‌ها، POها و رسیدهای تحویل است تا تأیید شود که سفارش‌ها قبل از پرداخت به درستی انجام شده‌اند.
4. تسهیل ارتباطات: سیستم های پیشرفته شکاف بین تیم AP و سایر بخش ها را پر می کند و امکان پردازش فاکتور و تصمیم گیری مشترک را فراهم می کند.
5. اتوماسیون انتها به انتها: پیچیده‌ترین سیستم‌های AP اتوماسیون جامعی را ارائه می‌دهند که هر مرحله از ضبط فاکتور گرفته تا پردازش پرداخت را انجام می‌دهد. آنها انعطاف پذیری در روش های پرداخت را فراهم می کنند و تطبیق را ساده می کنند و کل فرآیند AP را کارآمد و کاربرپسند می کنند.

نتیجه

دگرگونی حساب‌های پرداختنی از طریق اتوماسیون فقط یک روند نیست، بلکه یک تغییر اساسی در مدیریت مالی برای مشاغلی است که می‌خواهند در یک چشم‌انداز کاری در حال تحول رقابتی باقی بمانند. با استقبال از اتوماسیون AP، کسب‌وکارها کارایی، دقت و مقیاس‌پذیری را افزایش می‌دهند و در عین حال به صرفه‌جویی در هزینه‌ها و بهبود روابط با تامین‌کنندگان نیز دست می‌یابند. 

این تغییر به سمت دیجیتالی شدن در فرآیندهای AP، سازمان‌ها را به توانایی و ابزارهایی مجهز می‌کند تا پیچیدگی‌های مالی مدرن را هدایت کنند، تصمیم‌گیری، روابط و برنامه‌ریزی استراتژیک بهتر را تقویت کنند. همانطور که جهان به سرعت به سمت رویکرد دیجیتال اول پیش می رود، نقش اتوماسیون AP اهمیت فزاینده ای پیدا می کند و کسب و کارهای سازگار را برای موفقیت موقعیت می دهد.

• محتوای مبتنی بر SEO و توزیع روابط عمومی. امروز تقویت شوید.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. به خودت قدرت بده دسترسی به اینجا.
• PlatoAiStream. هوش وب 3 دانش تقویت شده دسترسی به اینجا.
• PlatoESG. کربن ، CleanTech، انرژی، محیط، خورشیدی، مدیریت پسماند دسترسی به اینجا.
• PlatoHealth. هوش بیوتکنولوژی و آزمایشات بالینی. دسترسی به اینجا.
• منبع: https://nanonets.com/blog/ap-transformation/