نظارت بر ارتباطات: ملاحظاتی در سطح شرکت

وظیفه اصلی کمیسیون بورس اوراق بهادار (SEC) حفاظت از سرمایه گذاران با تهیه پیش نویس و اجرای مقرراتی است که شرکت ها را در قبال اقدامات خود مسئول می داند. یکی از مثال‌های اساسی این است که تمام تعاملات بین کارگزاران و سرمایه‌گذاران باید مورد بررسی دقیق قرار گیرد تا از عدم انجام تخلف اطمینان حاصل شود. 

رواج ارتباطات دیجیتال در دنیای مدرن باعث بازنگری اساسی در قوانین شده است و از سپتامبر 2022، SEC الزامات ثبت سوابق را به میزان قابل توجهی گسترش داده است. دو مورد از اقدامات برجسته آنها در زیر ذکر شده است. 

i) اجرای یک قانون بازاریابی جدید، که اساساً ارتباطاتی را که باید توسط شرکت‌های تحت نظارت کنترل شود، تغییر داده است. 

ii) در کنار سازمان تنظیم مقررات صنعت مالی (FINRA) و کمیسیون معاملات آتی کالا (CTFC)، اجرای میلیاردها دلار جریمه در سرکوب استفاده غیرقانونی از دستگاه های تلفن همراه در سطح صنعت.  

در نتیجه این فعالیت، انطباق در مرکز توجه قرار گرفته است. پلتفرم های نظارت بر ارتباطات در حال حاضر کمتر یک بیمه نامه و بیشتر یک الزام اجباری هستند. عملکرد انطباق بیش از هر زمان دیگری مستقیماً بر رفتارهای کارکنان تأثیر می گذارد و بنابراین اجرای آن بر کل سازمانی که به آن خدمت می کند تأثیر می گذارد، نه فقط بر تیم انطباق. این دیگر فقط یک کادر نیست که باید تیک خورده شود. 

ما نقش‌های حیاتی در هر سازمان را بررسی خواهیم کرد و این که چگونه آنها بر تصمیم خرید فروشندگان نظارت و نظارت تأثیر می‌گذارند. 

رئیس امور مالی افسر 

هزینه بهره وری 

مانند هر محصول یا خدماتی که شرکت استفاده می کند، هزینه یکی از ملاحظات اصلی مدیر مالی است. انطباق می تواند یک کسب و کار پرهزینه باشد و کاهش خطرات ناشی از عدم انطباق برای مدیر مالی پیشتاز خواهد بود. فرض ارزش هر فروشنده بالقوه نیز حیاتی خواهد بود، به این معنی که اولویت ها به سمت پیشنهادات با قیمت رقابتی متمایل خواهند شد. 

 هزینه های شفاف 

هنگام بررسی قراردادهای خدمات، درک این نکته مهم است که هزینه‌های "پنهان" در بخش نظارت رایج است. ممکن است برای شرکت‌ها صورت‌حساب اضافی برای آموزش پلتفرم دریافت شود، برای مثال، ویژگی‌ای که به طور منطقی انتظار می‌رود در هزینه خدمات لحاظ شود. 

La
قانون SEC 17a-4 الزام می کند که سوابق ارتباطات تجاری باید به مدت 6 سال نگهداری شود. به منظور دستیابی به این امر، شرکت‌ها ممکن است هنگام خروج از فروشنده نظارتی خود، هزینه‌های صادرات داده را دریافت کنند. این کار کاربران را به طور نامحدود به رابطه کاری مرتبط می‌کند، زیرا هزینه‌های صادرات می‌تواند بسیار پرهزینه باشد، زیرا معمولاً بر اساس حجم داده است. 

هزینه های پنهان، بودجه بندی را بسیار دشوار می کند، زیرا مدیر مالی هرگز نمی تواند مطمئن باشد که چه چیزی در گوشه و کنار است، یا چه چیزی در پایان قرارداد در انتظار است. 

ضبط پلت فرم مدرن 

همانطور که گفته شد، SEC و CTFC
بیش از 2 میلیارد دلار جریمه صادر کرد سپتامبر گذشته به دلیل استفاده غیرمجاز از WhatsApp در سراسر صنعت. هر مدیر مالی مایل است شرکت خود را از خط شلیک مالی دور نگه دارد، بنابراین در حالی که نظارت بر کانال های اضافی (واتس اپ، تلگرام) هزینه بیشتری دارد، ممکن است برای آرامش کامل آن را ارزشمند بدانند. 

تنظیم‌کننده‌ها زمان می‌گذارند تا برای اشکال جدید تخلفات قانونی وضع کنند، اما تمایل خود را برای صدور مجازات‌های گذشته‌نگر پس از انجام این کار نشان داده‌اند. از SMS گرفته تا WhatsApp، iMessage، WeChat و Telegram، فهرست کانال‌های مختلف شرکتی (عمدتاً تلفن همراه) با افزایش پلتفرم‌های دیجیتال افزایش یافته است. انطباق جزئی فقط عبارت دیگری برای عدم انطباق است، و بنابراین منطقی است که CFO از مدیر ارشد اجرایی خود در گرفتن هر چه بیشتر این کانال ها حمایت کند تا از هرگونه غافلگیری ناخوشایند در آینده جلوگیری کند. 

در حال تکامل قابلیت های ضبط 

مدیر مالی باید به دنبال فروشنده ای باشد که بتواند به سرعت واکنش نشان دهد تا محصول خود را توسعه دهد و با تقاضای نظارتی تکامل یابد. برخی از ارائه دهندگان پیشرو بر اساس سیستم های قدیمی ساخته شده اند و به چرخه های توسعه محصول طولانی تری نیاز دارند که می تواند پیامدهای مالی مخربی داشته باشد. 

 
مدیر ارشد عملیاتی 

محدودیت های حداقلی 

برای هر کسب و کاری، برقراری ارتباط بر اساس شرایط مشتریان یک مزیت رقابتی به همراه دارد. با محدود کردن تعداد کانال‌های مجاز که کارگزاران می‌توانند استفاده کنند، ممکن است به معنای اتصال آنها به پلتفرمی باشد که مشتری یا مشتری بالقوه با استفاده از آن راحت نیست. معاملات منجر به آسان‌تر کردن زندگی مردم می‌شود، و یک مدیر ارشد اجرایی می‌داند که هرچه محدودیت‌های کمتری اعمال کنند، بهتر است. به عنوان مثال، SMS است

راه ترجیحی ارتباط با برند برای 48 درصد از مصرف کنندگان. ایمیل با تنها 24 درصد بالاترین رتبه بعدی را دارد.  

این فقط در مورد خوشحال کردن مصرف کنندگان نیست. COO می تواند کارایی را با توانمند ساختن کارگزاران برای عملکرد مطابق با هر کانال ارتباطی ترجیحی آنها بهینه کند.  

انگشت روی نبض 

گرفتن بسیاری از پلتفرم ها فقط مربوط به پوشش نظارتی نیست. اگر شرکت‌ها نتوانند پلتفرم‌های مدرن را تصاحب کنند، خطر اعتبار وجود دارد، زیرا آنها با چشم‌اندازهای باهوش فناوری درگیر نمی‌شوند. COO تشخیص می دهد که رویکرد محافظه کارانه در چشم انداز دیجیتال فعلی پایدار نیست و باید به دنبال سازگاری و جذب پلت فرم مدرن در راه حل خود باشد. 

نخ بومی 

نخ بومی نیز باید در لیست علاقه مندی های COO قرار گیرد، زیرا بار دیگر، هر چه عادات کمتر به اصلاح نیاز داشته باشند، فرآیند انطباق کارآمدتر خواهد بود. در بخش نظارت بر ارتباطات، ناامیدی در مورد پیام‌هایی که در قالب اصلی خود نمایش داده نمی‌شوند تشدید شده است و بررسی‌های مربوط به انطباق را گیج‌کننده و وقت‌گیر کرده است. با بررسی محتوا در قالبی که تشخیص می دهند، در زمان صرفه جویی می کنند و کل عملیات را سرعت می بخشند. 

بینش عملی 

بینش داده‌های بایگانی‌شده، محرک‌های ارزشمند کسب‌وکار هستند. در حالی که همه فروشندگان این اطلاعات را تا حد معینی ارائه می دهند، یکی از تمایزهای کلیدی کیفیت جذب وب سایت است. عملکرد وب سایت را می توان از طریق "بازپخش" به بهترین وجه ارزیابی و تجربه کرد - توانایی دسترسی به نسخه تعاملی وب سایت همانطور که در زمان ضبط ظاهر می شد.  

این کار موثرتر از فرآیند نسبتاً غیرمرتبط تجزیه و تحلیل اسکرین شات است، زیرا احساس واقعی تری به سفر کاربر می دهد. به همین دلیل برای تنظیم کننده ها نیز جذاب تر است. در نتیجه، COO فقط باید به قابلیت‌های پخش کامل رضایت دهد تا مشتریان خود را بهتر درک کند. 

خدمات مشتری 

نرم افزار نظارت بر ارتباطات فنی است و با گسترش قابلیت های آن، اجرای آن در یک تیم گسترده تر پیچیده تر می شود. این اغلب برای کارمندان مسن تر و با مهارت های دیجیتالی کمتر دشوار است، و بنابراین شهرت برای آموزش سریع، موثر و خدمات مشتری بسیار ارزشمند است. برای جلوگیری از آسیب رساندن به تنگناها، این باید یک ملاحظات کلیدی برای COO باشد. 

 
بخش قانونی 

رعایت قوانین بازاریابی 

در حالت ایده‌آل، راه‌حل نظارت تمام کانال‌های دیجیتال را به منظور انطباق با موارد جدید ضبط می‌کند

قانون بازاریابی SEC، که اجباری است. با گرفتن همه چیز، از Slack گرفته تا ایمیل، وب‌سایت‌ها و رسانه‌های اجتماعی، بخش حقوقی نیازی به نگرانی در مورد پیامدهای «تبلیغات» دیجیتال نخواهد داشت. 

مطابقت Mobicomms 

ما قبلاً در مورد جریمه‌های هنگفتی که در سال گذشته در سراسر خدمات مالی برای استفاده نادرست از برنامه‌های پیام‌رسان تلفن همراه صادر شده است صحبت کرده‌ایم. بخش حقوقی باید در نظر داشته باشد که حتی اگر خطر انطباق شناسایی شود و کانال‌های خاصی ممنوع شوند، باز هم می‌توانند توسط کارمندانی که به راحتی آنها اعتماد کرده‌اند، غیرمجاز استفاده شوند. بنابراین به نفع تیم حقوقی است که هر چه بیشتر پلتفرم‌ها را در اختیار بگیرد.  

علاوه بر این، اگر بتوان راه‌حلی را پیاده‌سازی کرد که ارتباطات تجاری و خصوصی را در دستگاه‌های شخصی (BYOD) از هم جدا کند، مطمئناً به عنوان یک لایه حفاظتی اضافی، ارزش کاوش را دارد.   

جستجوی تمام متن 

هنگامی که یک توقف قانونی (یا توقف دعوی قضایی) در طول فرآیند فعال می شود
کشف الکترونیکی، سازمان مورد نظر می تواند ناگهان مجبور به تولید شش سال سوابق الکترونیکی شود. محتوای آرشیو شده را می توان برای پشتیبانی از چنین موقعیت هایی استفاده کرد، و اگر داده های انباشته شده به راحتی قابل جستجو باشد بسیار مفید است، بنابراین بخش حقوقی می تواند بخش های مناسب را بدون ریشه یابی از طریق حجم وسیعی از داده ها مشخص کند. بنابراین قابلیت جستجو یک ویژگی بسیار ارزشمند است و تیم های حقوقی به آن وابسته خواهند بود. 

در حال تکامل قابلیت های ضبط 

نظارت حقوقی بخش بزرگی از کار روزانه تیم حقوقی را به خود اختصاص می دهد. مهم این است که راه حلی که آنها انتخاب می کنند بتواند به سرعت چرخیده و با چشم انداز انطباق موقتی سازگار شود، که آنها برای همگام شدن با آن تلاش خواهند کرد. 

مدیر ارشد فناوری 

راه حلی برای آینده 

CTO احتمالاً طرفدار فروشنده ای است که با کانال های ارتباطی مدرن هماهنگ باشد. این به معنای محدودیت‌های کمتر، سازگاری بیشتر و ادغام ساده‌تر با پروژه‌های فناوری گسترده‌تر است. حتی اگر شرکت در حال حاضر از مجموعه کاملی از پلتفرم‌های مدرن استفاده نمی‌کند، اگر بخواهند کانال‌های ارتباطی خود را در آینده گسترش دهند، قابلیت نظارت گسترده‌تر مفید است. 

شبانه روزی 

در حالی که CTO دارای تفکر فنی خواهد بود، آنها از فروشنده ای بهره مند خواهند شد که منجر به ورود اطلاعات می شود، و اطمینان حاصل می کند که همه چیز برای یک انتقال آرام و همزمان با مدیریت پروژه فرآیند حیاتی (و حساس) انتقال داده ها فراهم است. زمان پاسخگویی ضعیف و مشکلات اتصال باید اجتناب شود، بنابراین ارزش انجام برخی تحقیقات را دارد تا اطمینان حاصل شود که زمان تلف نمی شود. 

گواهی 

نظارت بر داده ها یک رویه پیچیده است که مملو از ملاحظات فنی و قانونی است. مدیر ارشد فناوری به آرامش خاطر نیاز دارد که داده های شرکت آنها به طور مناسب در یک پلتفرم قابل اعتماد، قوی و قوی مدیریت می شود. گواهینامه ها و فهرست های ISO و SOC مناسب با مقامات مربوطه (مانند فهرست راهنمای فروشنده انطباق FINRA) باید باعث اطمینان خاطر شود. 

خوبی بزرگتر 

هنگام در نظر گرفتن یک فروشنده نظارت بر ارتباطات، به وضوح عوامل بی شماری وجود دارد. موفقیت در هر نقش متفاوت به نظر می رسد، و بنابراین ویژگی های مختلف مزایای متفاوتی را برای ذینفعان مختلف فراهم می کند.  

بسیاری از این جزئیات به طور ذاتی به هم مرتبط هستند. کاستی های تکنولوژیک در نهایت می تواند عواقب قانونی داشته باشد که به نوبه خود بر امور مالی شرکت و غیره تأثیر می گذارد. بنابراین، کسب‌وکارها باید تلاش کنند تا راه‌حلی را انتخاب کنند که بهترین تأثیر کل‌نگر را بر سازمان شما داشته باشد و آنها را از سرفصل‌ها دور نگه دارد و در عین حال کمترین تأثیر را بر رفتار روزانه کارکنان داشته باشد.  

مهمتر از همه، آنها باید تحقیقات خود را انجام دهند. وضعیت موجود اغلب در چشم انداز انطباق تغییر می کند و هوشمندانه است که خود را به راه حلی مجهز کنند که بتواند با آن سازگار شود.

• محتوای مبتنی بر SEO و توزیع روابط عمومی. امروز تقویت شوید.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. به خودت قدرت بده دسترسی به اینجا.
• PlatoAiStream. هوش وب 3 دانش تقویت شده دسترسی به اینجا.
• PlatoESG. خودرو / خودروهای الکتریکی، کربن ، CleanTech، انرژی، محیط، خورشیدی، مدیریت پسماند دسترسی به اینجا.
• BlockOffsets. نوسازی مالکیت افست زیست محیطی. دسترسی به اینجا.
• منبع: https://www.finextra.com/blogposting/24643/communications-surveillance-a-company-wide-consideration?utm_medium=rssfinextra&utm_source=finextrablogs