خودکارسازی پردازش ادعای هزینه ها: راهنمای کسب و کارها

ساده‌سازی فرآیند ادعای هزینه‌های شما فقط برای کارایی و دقت کسب‌وکار عالی نیست - بلکه یک تغییر بازی برای نتیجه شما است.

در مورد آن فکر کنید: بازپرداخت سریع تر، سوابق مالی دقیق، و انطباق آسان تر با قوانین شرکت و مالیات. اما همچنان یک تمرین دردناک است. با توجه به این گزارش انجمن جهانی سفرهای تجاری، پردازش یک گزارش هزینه برای یک شب اقامت در هتل به طور متوسط ​​58 دلار هزینه دارد و 20 دقیقه طول می کشد!

مهم نیست که مدل کسب و کار شما چقدر درخشان است یا تعداد فروش شما چقدر عالی است، فرآیندهای ادعای هزینه های نشتی می تواند یک قاتل آرام و بی صدا برای امور مالی شما باشد. و اگر یک کسب و کار جدید یا در حال رشد هستید، این موفقیتی است که نمی توانید از عهده آن برآیید.

خبر خوب این است که خودکار کردن فرآیند ادعای هزینه می‌تواند آن را سریع‌تر، دقیق‌تر و کم‌هزینه‌تر کند. اگر می خواهید یک تقویت سریع و تاثیرگذار در امور مالی خود داشته باشید، باید روی این زمینه تمرکز کنید.

این مقاله نحوه خودکارسازی و مدیریت بهتر ادعاهای هزینه خود را نشان می دهد.

ادعای هزینه چیست؟

ادعای هزینه یک درخواست رسمی است که توسط یک کارمند برای بازپرداخت هزینه های انجام شده از طرف شرکت مطرح می شود. اینها می تواند هزینه های سفر، غذا، لوازم اداری یا هر هزینه دیگری باشد که یک کارمند از جیب خود پرداخت کرده است.

روش های مختلف ادعاهای هزینه ایجاد می شود

اگر عضو تیم شما در سفر کاری بلیط ترافیک دریافت کند، این هزینه کاری نیست. اما اگر از مشتری با یک شام شیک پذیرایی کرده باشند یا یک هتل رزرو کرده باشند، می توانند برای آن ادعا کنند.

La IRS یک قانون ساده در مورد اینکه چه چیزی به عنوان هزینه کسب و کار قانونی محسوب می شود دارد. باید معمولی و ضروری باشد. معمولی به این معنی است که در زمینه کاری شما رایج است و ضروری به این معنی است که برای تجارت شما مفید و مناسب است.

ادعای هزینه می تواند از جاهای مختلفی باشد، مانند سفر، لوازم اداری یا ایجاد ارتباط با مشتری. 

بیایید آن را بشکنیم:

1-هزینه سفر: زمانی که کارمندان برای تجارت در جاده هستند به بلیط هواپیما، هتل ها، اتومبیل های کرایه ای و بنزین فکر کنید.

2. غذا و سرگرمی: این می تواند شامل ملاقات تیم فروش شما با مشتریان بالقوه برای صرف غذا یا گرفتن بلیط برای یک رویداد شبکه باشد.

3. هزینه های دفتر: همه چیز از لوازم اداری روزانه تا قبض اینترنت در این دسته قرار می گیرد.

4. محل اقامت: هر گونه هزینه برای اقامت شبانه، مانند اتاق های هتل یا آپارتمان های اجاره ای، در اینجا محاسبه می شود.

5. هزینه های غیرمنتظره مرتبط: این هزینه‌ها شامل هزینه‌های پیش‌بینی‌نشده‌ای است که کارمندان به دوش می‌کشند، مانند تعمیرات اضطراری یا هزینه‌های قانونی، که بخشی از عملیات عادی نیستند، اما برای کسب‌وکار ضروری هستند.

چندین روش برای ایجاد ادعای هزینه وجود دارد:

رسید: در سنتی ترین روش، کارمندان رسیدهای خود را از خریدهای مربوط به کسب و کار ذخیره می کنند و به همراه گزارش ادعای هزینه خود ارسال می کنند.

صورت های کارت اعتباری: اگر شرکت کارت اعتباری تجاری ارائه دهد، هزینه ها را می توان مستقیماً از صورت حساب کارت پیگیری کرد.

برنامه های موبایل: بسیاری از مشاغل در حال حاضر استفاده می کنند مدیریت هزینه برنامه هایی که به کارمندان اجازه می دهد عکسی از رسید خود بگیرند و فوراً آن را ارسال کنند.

کمک هزینه روزانه: در برخی موارد، کسب و کارها ممکن است کمک هزینه روزانه برای کارکنان برای پوشش هزینه های خود در نظر بگیرند. هر گونه هزینه ای فراتر از این کمک هزینه باید جداگانه مطالبه شود.

همه این روش ها مزایا و معایبی دارند و بهترین انتخاب اغلب به اندازه و نیازهای کسب و کار شما بستگی دارد.

چگونه کسب و کارها ادعاهای هزینه را پیگیری و مدیریت می کنند

به طور سنتی، شرکت ها برای ردیابی و مدیریت ادعاهای هزینه بر فرآیندهای دستی تکیه می کردند. این معمولاً شامل پر کردن گزارش‌های هزینه کاغذ، پیوست کردن رسیدهای فیزیکی و ارسال آن‌ها به مدیر یا یک کنترل‌کننده توسط کارکنان است.

سپس مدیر ادعاها را بررسی و تایید می کند. پس از آن، گزارش برای پردازش بیشتر به بخش حسابداری ارسال می شود. تیم حسابداری داده‌ها را وارد سیستم حسابداری می‌کند، هزینه‌ها را تأیید می‌کند و بازپرداخت‌ها را برای کارکنان صادر می‌کند.

کار زیاد به نظر می رسد، اینطور نیست؟ و هست. اما این حتی بدترین قسمت هم نیست. به تمام مشکلات و خطاهای احتمالی که ممکن است رخ دهد فکر کنید.

• کارمندان باید تمام کارهای خود را پیگیری کنند رسید و آنها را به موقع ارسال کنید.
• مدیران باید هر یک از ادعاها را به صورت جداگانه بررسی و تأیید کنند و زمان ارزشمندی را که بهتر می‌توان در جای دیگری صرف کرد، هدر داد.
• ادعاهای جعلی یا متورم ممکن است از بین بروند و باعث زیان مالی شوند.
• هنگام وارد کردن دستی داده ها ممکن است خطاهای حسابداری رخ دهد که منجر به مغایرت در سوابق مالی شود.
• تاخیر در پردازش می تواند منجر به بازپرداخت دیرهنگام شود و باعث نارضایتی کارکنان شود.
• تیم حسابداری باید داده ها را برای مقاصد مالیاتی استخراج و دسته بندی کند که می تواند زمان بر و مستعد خطا باشد.
• داده های نادرست می تواند برنامه ریزی مالی و بودجه را مختل کند و منجر به تصمیمات تجاری ضعیف شود.

با تمام این موانع، جای تعجب نیست که بسیاری از کسب و کارها از راه حل های مدیریت هزینه خودکار استقبال می کنند. این ابزارها کل فرآیند را، از ارسال تا تایید تا بازپرداخت، ساده می‌کنند. آنها همچنین می توانند با سیستم حسابداری شما یکپارچه شوند و ردیابی و طبقه بندی هزینه ها را آسان تر کنند.

چرا باید فرآیند ادعای هزینه خود را خودکار کنید؟

این را تصور کنید: یک کارمند رسیدی را می گیرد و آن را در یک پلت فرم آنلاین آپلود می کند. به طور خودکار داده ها را استخراج می کند، هزینه ها را طبقه بندی می کند و ادعا را ارسال می کند. سپس این ادعا به طور خودکار برای تأیید به مدیر مربوطه ارسال می شود و سپس بخش حسابداری برای پردازش قرار می گیرد. کارمند بازپرداخت می شود و داده های هزینه به طور خودکار در سیستم حسابداری ثبت و طبقه بندی می شود.

با یک راه حل اتوماسیون مانند OCR ادعای هزینه نانوشبکه ها، این یک سناریوی فرضی نیست بلکه یک واقعیت است. شما می توانید نیاز به وارد کردن دستی داده ها را از بین ببرید، خطر خطاها را کاهش دهید و کل فرآیند ادعای هزینه را تسریع کنید.

چندین دلیل وجود دارد که چرا باید فرآیند ادعای هزینه خود را خودکار کنید:

1. سرعت پردازش را بهبود می بخشد: اتوماسیون ورود دستی داده ها را حذف می کند، زمان تایید را سرعت می بخشد و بازپرداخت سریع تر را تضمین می کند. تیم شما می تواند به جای گرفتار شدن در کارهای اداری، روی کارهای مهم تر تمرکز کند.

2. کاهش مداخلات دستی: از آنجایی که قوانین و گردش کار درست در ابتدا تنظیم می شوند، مدیران و تیم های حسابداری نیازی به صرف زمان زیادی برای بررسی و تایید هر ادعا ندارند. این امر خطر خطای انسانی را کاهش می دهد و ثبات در فرآیند را تضمین می کند.

3. عدم دقت را کاهش می دهد: داده‌های نامعتبر، ورودی‌های تکراری و ادعاهای جعلی به‌طور خودکار پرچم‌گذاری می‌شوند و می‌توان بلافاصله با آنها برخورد کرد. این تضمین می کند که سوابق مالی شما دقیق، قابل اعتماد و منطبق باشد.

4. افزایش دید: با اتوماسیون، هزینه های خود را در زمان واقعی مشاهده می کنید. می توانید روند هزینه ها را ردیابی کنید، مناطق پر هزینه را شناسایی کنید و برای کنترل هزینه ها تصمیمات آگاهانه بگیرید.

5. تطابق را تضمین می کند: سیستم های خودکار را می توان با سیاست های هزینه شرکت شما و مقررات IRS برنامه ریزی کرد. این تضمین می کند که همه ادعاها مطابقت دارند و خطر حسابرسی و مجازات را کاهش می دهد.

6. گزارش دهی را ساده می کند: ابزارهای خودکار گزارش های دقیقی را تولید می کنند و تجزیه و تحلیل داده ها و به دست آوردن بینش در مورد الگوهای هزینه شما را آسان تر می کنند. این می تواند به بودجه ریزی و برنامه ریزی مالی کمک کند.

7. رضایت کارکنان را بهبود می بخشد: کارمندان نمی خواهند صدها گزارش هزینه ارسال کنند یا هفته ها صبر کنند تا بازپرداخت شوند. با یک سیستم خودکار، آنها می توانند هزینه های خود را به راحتی ارسال کنند و به سرعت بازپرداخت شوند. دیگر نیازی به تعقیب تاییدیه ها یا نگرانی در مورد رسیدهای گم شده نیست.

8. سازگار با محیط زیست: دیگر از چاپگر و دستگاه کپی استفاده نمی کنید. با دیجیتالی شدن، ردپای کربن خود را کاهش می‌دهید و به افزایش بیشتر کمک می‌کنید قابل تحمل محیط زیست است.

9. مقیاس پذیر: همانطور که تجارت شما رشد می کند، هزینه های شما نیز افزایش می یابد. برخلاف پردازش دستی، سیستم‌های خودکار می‌توانند به آسانی مقیاس شوند تا کاربران و تراکنش‌های بیشتری را در خود جای دهند و با توسعه شرکت شما، عملیات روان را تضمین کنند.

10. صرفه جویی در پول: مطمئناً، خودکار کردن سیستم شما قیمت بالایی دارد، اما این را در نظر بگیرید: دیگر هیچ هزینه‌ای روی کاغذ، جوهر و سایر موارد مختلف ندارید. دیگر نیازی به پرداخت هزینه برای ساعت‌های صرف شده برای ورود و پردازش دستی خسته‌کننده داده‌ها نیست. به علاوه، بهبود دقت و کاهش ادعاهای تکراری و جعلی می‌تواند در درازمدت باعث صرفه‌جویی در هزینه‌های شما شود.

چگونه فرآیند ادعای هزینه خود را خودکار کنید

کسب و کار شما ممکن است نیازها و الزامات منحصر به فردی داشته باشد. یک کسب و کار کوچک ممکن است فقط به یک ابزار OCR برای گرفتن داده های رسید نیاز داشته باشد. بقیه را می توان با استفاده از یک صفحه گسترده مدیریت کرد.

از سوی دیگر، یک شرکت با اندازه متوسط ​​ممکن است به راه حل جامع تری نیاز داشته باشد. یکی که همه چیز را از جمع‌آوری داده‌ها گرفته تا گردش‌های کاری تأیید و ادغام با نرم‌افزار حسابداری را مدیریت می‌کند.

قبل از اینکه به اتوماسیون فکر کنید، مطمئن شوید که الزامات خود را به وضوح درک کرده اید.

در اینجا خلاصه‌ای از مراحلی است که می‌توانید برای خودکار کردن فرآیند ادعای هزینه خود دنبال کنید:

1. نیازهای خود را شناسایی کنید

تعیین کنید که می خواهید با اتوماسیون به چه چیزی برسید. این می تواند زمان پردازش سریع تر، کاهش خطا، انطباق بهتر یا همه موارد فوق باشد.

همچنین عواملی مانند:

• اندازه شرکت شما
• سیاست هزینه شما
• حجم ادعاهای هزینه ای که شما رسیدگی می کنید
• توانایی های فنی تیم شما
• میزان بودجه شما:
• موانع در گردش کار موجود

2. راه حل های موجود را ارزیابی کنید

در بازار برای راه حل های مدیریت هزینه های موجود تحقیق کنید. به دنبال ویژگی هایی باشید که با نیازهای شما مطابقت دارند:

• OCR برای ضبط و پردازش داده ها
• تأییدیه‌های مبتنی بر قانون برای پردازش سریع‌تر
• پرچم‌گذاری ناهنجاری مبتنی بر هوش مصنوعی
• الگوریتم های خودآموز برای طبقه بندی هزینه ها
• ادغام با نرم افزار حسابداری شما
• ارسال هزینه در حال حرکت
• گردش کار تایید قابل تنظیم
• بررسی های انطباق و هشدارها
• گزارش و تجزیه و تحلیل دقیق

3. یک راه حل مدیریت هزینه را انتخاب کنید و آن را اجرا کنید

هنگام انتخاب راه حل، عواملی مانند کاربرپسندی، آموزش مورد نیاز، مقیاس پذیری، اقدامات امنیتی، هزینه و پشتیبانی مشتری را در نظر بگیرید.

گزینه های خود را محدود کنید. یک نسخه آزمایشی یا یک دوره آزمایشی را درخواست کنید. این به شما تجربه عملی با نرم افزار می دهد و به شما کمک می کند تا تعیین کنید که آیا این نرم افزار به خوبی با کسب و کار شما سازگار است یا خیر.

هنگامی که راه حل مناسب را پیدا کردید، می توانید آن را در سازمان خود پیاده سازی کنید. این ممکن است شامل موارد زیر باشد:

• آموزش کارکنان خود
• تعریف هزینه های واجد شرایط، تایید کنندگان، محدودیت های تایید و گردش کار
• راه اندازی نقش ها و سیستم برای مطابقت با خط مشی هزینه و مقررات شما
• ادغام آن با سیستم های موجود (حسابداری، حقوق و دستمزد، منابع انسانی و غیره)

4. نظارت و بهینه سازی عملکرد

دقت جمع‌آوری داده‌ها، زمان‌های تایید و زمان بازپرداخت را بررسی کنید. دریابید که هر چند وقت یکبار به مداخله دستی نیاز است و آیا سیستم به درستی ناهنجاری ها را علامت گذاری می کند. نقش ها و قوانین را در صورت لزوم به روز کنید.

بازخورد کاربران را پیگیری کنید. آیا کارمندان شما سیستم را برای استفاده آسان می یابند؟ آیا آنها می توانند هزینه های خود را ارسال کنند و به سرعت بازپرداخت کنند؟ می توانید از نظرات آنها برای بهبود استفاده کنید.

همچنین، تأثیر سیستم را بر روی نتایج خود نظارت کنید. آیا در زمان و هزینه خود صرفه جویی می کنید؟ آیا این ابزار به شما در کنترل هزینه ها و کاهش تقلب کمک می کند؟

چگونه نانو شبکه‌ها می‌توانند به خودکارسازی فرآیند ادعای هزینه شما کمک کنند

پردازش ادعای هزینه بسیار آسان تر می شود نانوت. می‌توانید کل فرآیند ادعای هزینه‌ها، از دریافت رسید گرفته تا تأیید هزینه و پردازش پرداخت را خودکار کنید.

[محتوای جاسازی شده]

در اینجا یک مرور سریع از نحوه کمک نانونت ها وجود دارد:

1. ضبط خودکار داده ها: کارمندان می توانند رسیدهای خود را به صورت انبوه آپلود کنند و تمام اطلاعات به صورت خودکار استخراج و دسته بندی شوند. نگران اشکالات قالب بندی یا ورود دستی داده ها نباشید.

2. متمرکز کردن مدیریت هزینه: تمام ادعای هزینه در یک مکان ذخیره می شود و ردیابی، مدیریت، پرداخت و حسابرسی را آسان می کند. شما به راحتی می توانید داده های تجزیه شده را به صورت CSV یا صادر کنید اکسل فایل برای تجزیه و تحلیل یا گزارش بیشتر.

3. با یک مدل هوشمند کار کنید: مدل پردازش ادعای هزینه ما در طول زمان از اقدامات شما درس می گیرد. این به بهبود دقت استخراج و طبقه‌بندی داده‌ها کمک می‌کند و فرآیند را در طول زمان کارآمدتر می‌کند.

4. سفارشی کردن گردش کار: می‌توانید گردش‌های کاری تأیید را تنظیم کنید که با خط‌مشی‌های شرکت شما همسو باشد. این تضمین می کند که تمام ادعاهای هزینه قبل از تأیید، بررسی ها و تعادل های لازم را انجام می دهند.

5. علامت گذاری خودکار ناهنجاری ها: ادعاهای هزینه غیرمعمول را بر اساس داده های تاریخی شناسایی کنید و آنها را برای بررسی علامت گذاری کنید. این به جلوگیری از تقلب و حفظ انطباق با سیاست های شرکت کمک می کند.

6. یکپارچه سازی با سیستم های موجود: به طور یکپارچه با ابزارهایی مانند Google Drive، Zapier، Xero، Sage، Gmail، QuickBooks و موارد دیگر یکپارچه شوید. مهاجرت بی پایان داده را فراموش کنید و از انتقال روان لذت ببرید.

7. دسترسی به تجزیه و تحلیل زمان واقعی: در مورد الگوهای مخارج خود اطلاعاتی کسب کنید، روندها را شناسایی کنید و تصمیمات مبتنی بر داده بگیرید. ادعاهای هزینه خود را در زمان واقعی نظارت کنید و در صورت لزوم اقدام فوری انجام دهید.

8. اطمینان از رعایت: با بررسی‌های انطباق داخلی و هشدارها، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که تمام ادعاهای هزینه‌ها مطابق با سیاست‌ها و مقررات شرکت شما هستند. حفظ دنباله حسابرسی کار ساده‌ای است و می‌توانید از هرگونه مشکل قانونی بالقوه جلوگیری کنید.

افکار نهایی

مدیریت ادعاهای هزینه برای هر کسب و کاری حیاتی است. با این حال، از دست دادن ردیابی هزینه ها آسان است، به خصوص زمانی که به دنبال رشد و توسعه هستید.

خبر خوب این است که خودکار کردن فرآیند ادعای هزینه کمک می کند. این نه تنها باعث صرفه جویی در وقت و هزینه شما می شود، بلکه عملیات شما را نیز روان نگه می دارد.

خطاهای دستی را کاهش می دهد، انطباق را تضمین می کند، دقت بودجه بندی را بهبود می بخشد و دید واضحی از هزینه های شرکت شما ارائه می دهد. این فقط مربوط به کنترل هزینه نیست - تصمیمات تجاری هوشمندانه و آگاهانه نیز اتخاذ می شود.

نانوشبکه ها می توانند با ارائه راه حلی هوشمند، قابل اعتماد، ایمن و کارآمد از شما در این سفر حمایت کنند رسیدگی به ادعای هزینه. پلت فرم ما برای انطباق با نیازهای کسب و کار شما طراحی شده است و تغییر به سمت مدیریت هزینه های خودکار را روان و بدون دردسر می کند.

امروز یک نسخه نمایشی با Nanonets برنامه ریزی کنید و به ما کمک کنید مدیریت هزینه های خود را ساده کنید.

• محتوای مبتنی بر SEO و توزیع روابط عمومی. امروز تقویت شوید.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. به خودت قدرت بده دسترسی به اینجا.
• PlatoAiStream. هوش وب 3 دانش تقویت شده دسترسی به اینجا.
• PlatoESG. خودرو / خودروهای الکتریکی، کربن ، CleanTech، انرژی، محیط، خورشیدی، مدیریت پسماند دسترسی به اینجا.
• PlatoHealth. هوش بیوتکنولوژی و آزمایشات بالینی. دسترسی به اینجا.
• ChartPrime. بازی معاملاتی خود را با ChartPrime ارتقا دهید. دسترسی به اینجا.
• BlockOffsets. نوسازی مالکیت افست زیست محیطی. دسترسی به اینجا.
• منبع: https://nanonets.com/blog/expense-claim-processing-automation/