Mitä on laskujen käsittely? – Laskujen käsittely selitetty

Laskujen käsittely tai laskujen käsittely on koko joukko toimintoja, jotka liittyvät toimittajalta tuotteiden/palvelujen ostamiseen liiketoiminnan päämäärään (tahaton sanaleima).

Niin yksinkertaiselta kuin se kuulostaakin – vastaanota lasku, tarkista oikeellisuus, maksa lasku, sulje tapahtuma – laskujen käsittely ei useimmissa tapauksissa ole yksinkertaista työnkulkua. Kaikki tämän prosessin viivästykset tai häiriöt voivat vaikuttaa negatiivisesti suhteisiisi tavarantoimittajien kanssa ja haitata palvelujen, tarvikkeiden ja materiaalien oikea-aikaista toimittamista.

Katsotaan kuinka laskut käsitellään ja miten AP-automaatio auttaa virtaviivaistamaan laskujen hallinta auttaa yrityksiä toimimaan tehokkaammin.

Mitä on laskujen käsittely?

Laskun käsittely on työnkulku, jota ostovelattiimi seuraa toimittajalaskun vastaanottamisesta lähtien. Se kattaa kaikki vaiheet aina myyjän laskun vastaanottamisesta maksun kirjaamiseen asianmukaisten tarkistusten ja hyväksyntöjen jälkeen.

Lasku voidaan käsitellä maksua varten vasta, kun se on tyhjentänyt kaikki laskun käsittelyvaiheet. Tässä on yksityiskohtaiset laskun käsittelyvaiheet:

Laskujen käsittelyn työnkulku

• Kerää ja järjestä useiden kanavien kautta lähetetyt laskut: sähköposti, posti jne.
• Tallenna laskutiedot, määritä pääkirjakoodit ja yhdistä laskun tiedot tositteisiin (ostot tai kuitit).
  • Jos ristiriitoja ilmenee, lasku palautetaan myyjälle.
• Lähetä laskut valtuutetuille hyväksyjille, jotka voivat hyväksyä tai hylätä sisäisten kulutuskäytäntöjen perusteella.
• Määritä maksut pankkisiirrolla, ACH:lla tai tarkista hyväksytyt laskut.
• Tallenna maksu ERP- tai kirjanpito-ohjelmistoon.

Virtaviivainen laskujen käsittelyn työnkulku on ratkaisevan tärkeää ostovelkojen tunnistamisessa ja kassavirran optimoinnissa kelvollisten maksujen täyttämiseksi.

Miten laskut käsitellään?

Keskisuurissa ja suurissa yrityksissä laskujen käsittely on osa AP-prosessia. Prosessi laskujen hallinta on tärkeää kassavirran järjestämisen lisäksi myös myyjien ja tavarantoimittajien käsittelyssä oikea-aikaisten hankintojen varmistamiseksi.

Perinteinen laskun käsittely sisältää seuraavat perusvaiheet:

• Myyjältä saadun laskun arvio: Tavallisesti ostotilauksella (PO) tilatusta tuotteesta tai palvelusta saadaan ensin lasku myyjältä. Ostoreskontralaskujen käsittelyhenkilöstö kirjaa laskun kirjanpitoon tunnistekoodilla (pääkirja- tai GL-koodi).
• Laskun täsmäytys: Laskun tietoja, mukaan lukien tilatun tuotteen/palvelun tyyppi, sovittu hinta, toimituspäivä jne., verrataan alkuperäiseen tilaukseen. Mikäli lasku nostetaan tuotteen/palvelun toimituksen jälkeen, myös laskun tiedot täsmäytetään toimituskuitin tietoihin. Tämä Tsuorasuuntainen sovitus" käsittelee kysymyksiä, kuten:

o Ovatko maksuehdot vastaavat?

o Sisältyvätkö luvatut alennukset?

o Onko lasku koodattu asianmukaisille kulutileille?

o Onko kuitin jälkeisiä suorituskykyongelmia, jotka oikeuttavat maksun pidättämisen?

• Poikkeavuuksien tarkistaminen: Laskutietojen poikkeavuudet merkitään poikkeukseksi. AP-henkilöstö ottaa sitten yhteyttä myyjään ja asianomaiseen yrityksen osastoon korjatakseen virheen/ristiriidan. Kun poikkeus on ratkaistu, toimittaja lähettää laskun uudelleen ja laskun täsmäytysprosessi toistetaan.
• Vastaanota asianmukaiset valtuutukset ja hyväksynnät: Yrityksen politiikoista riippuen lasku reititetään eri hallintotasoille todentamista ja hyväksyntää varten. Vaadittujen hyväksyntöjen määrä ja luonne riippuvat yrityksen politiikasta ja koosta. Muita tekijöitä ovat hankinta- ja hankintaprosessiin osallistuvat osastot, tuotetyyppi ja laskun määrä. Jotkut yritykset voivat esimerkiksi vaatia hallintatason hyväksyntää laskujen arvoille, jotka ylittävät tietyn kynnyksen.
• Valtuuta laskun maksu: Kaikkien hyväksymistasojen jälkeen lasku maksetaan toimittajan kanssa neuvoteltujen ehtojen mukaisesti. Maksu voi olla AP-osaston, talousosaston tai ostoosaston vastuulla liiketoimintarakenteesta riippuen. Maksu käsitellään sekkeinä, tilisiirtoina tai muilla tavoilla ennalta määritettyjen ehtojen mukaisesti.
• Tapahtuman päättäminen: Kun maksu on suoritettu, kyseinen laskuketju suljetaan ja tapahtuma kirjataan valmiiksi. Lasku- ja maksutiedot arkistoidaan PK:ssa tulevia tarkastuksia varten.

---

Haluatko automatisoida manuaaliset AP-prosessit? Varaa 30 minuutin live-demo nähdäksesi, kuinka Nanonets voi auttaa tiimiäsi toteuttamaan päästä päähän AP-automaatio.

Aikataulu esittely

[Upotetun sisällön]

---

Haasteita laskujen käsittelyssä

1. Kadonneet tai kadonneet laskut

Tämä on ongelma, kun yritys käsittelee useita myyjiä ja useita laskuja päivittäin. Ongelmaa pahentaa se, että laskuja voidaan vastaanottaa eri muodoissa – paperikopioina, skannattuina pdf-tiedostoina, tekstinkäsittelytiedostoina jne. Näiden erilaisten laskujen hallinta eri aikoina ja usein eri henkilöstön toimesta tulee haastavaksi. .

Puuttuneet laskut johtavat maksujen viivästymiseen ja niihin liittyviin sakkoihin, kireisiin toimittajasuhteisiin, viivästyksiin toiminnassa ja tarkastusongelmiin.

2. Tiedot eivät täsmää tai puuttuu

Lasku sisältää tärkeitä tietoja, kuten yritystunnuksia, verotietoja, toimitettua palvelua/tuotetta, hintaa, toimituksen tilaa jne. Jos laskut ovat eri muodoissa, niistä tulee hankalaa, ellei mahdotonta tarkistaa kaikki kelvolliset tiedot. Joitakin virheitä, jotka on helppo jättää huomiotta, ovat:

– Asiakkaan väärän nimen käyttö

– Tuotteita/palveluita ei ole eritelty selkeästi

– Ei vastaa pyydettyä merkkiä

– Laskentavirheet

– Ei käytetä oikeaa valuuttaa

– Eräpäivää ei mainita

– Puhumattakaan alennuksista tai sakkomaksuista

– Veroprosenttivirheet

Mukaan Kiihkeät yhteistyökumppanit, lähes neljännes kaikista laskuista on merkitty poikkeuksiksi, joihin ostoreskontralaskujen käsittelyhenkilöstön on puututtava. Laskuvirheet johtavat sekä rahallisiin että aikahäviöihin.

Se on ollut raportoitu että pelkästään sairaalat menettävät noin 68 miljardia dollaria vuodessa laskutusvirheiden vuoksi. Paperisten laskujen virheet ovat melko kalliita korjata – laskutietojen korjaaminen voi maksaa $53.50 keskimäärin laskua kohden!

Manuaaliseen laskujen käsittelyyn liittyvät ongelmat muodostavat yli 30 % AP-tiimin kustannuksista. Tarkkuuden tarkistamiseen kuluu myös kohtuuttoman paljon aikaa, ja jos se todetaan riittämättömäksi tai virheelliseksi, esiin nostetun poikkeuksen ratkaiseminen vie enemmän aikaa. Tällaiset laskujen käsittelyn viiveet vaikuttavat maksuaikatauluihin. Lähes 1/5 yritystä menetät edullisista ehdoista ja alennetuista hinnoista toimittajan maksujen viivästymisen vuoksi.

3. Tuntematon laskun tila

Laskun nykyinen tila sen käsittelykaaviossa on usein tuntematon, varsinkin jos prosessissa on mukana monia sidosryhmiä. Missä se on? Kuka sen on hyväksynyt? Mitä muuta se tarvitsee? Milloin maksu suoritetaan? Nämä ovat kysymyksiä, jotka heräävät usein läpinäkyvyyden puutteen vuoksi.

4. Laskun reititysvirheet

Voi olla useita myyjiä, jotka lähettävät useita laskuja yritykselle päivittäin. Alustavan tarkistuksen jälkeen AP-laskujen käsittelytiimi lajittelee jokaisen laskun reititysjonoon. Tehokkainkin AP-asiantuntija voi tehdä virheen laskun reitityksessä. Kun lasku on reititetty väärin, se käy läpi tarpeettomia vaiheita – ajan ja inhimillisen vaivan hukkaa. Tämä "high-touch" skenaario on erityisen stressaava, varsinkin kun AP-tiimin on suljettava kirjat säännöllisesti. Näin ollen vaikka ostoreskontratiimit on suunniteltu parantamaan hankinta ja hankinta prosessissa, todellisuudessa he voivat viettää kohtuuttoman paljon aikaa laskujen jahtaamiseen monimutkaisen hyväksyntäreitin läpi ja ketjussa esiintyvien virheiden korjaamiseen.

Laskujen käsittelyongelmien käytännön seuraukset

Perinteisen ongelmat laskujen hallintaprosessi, jotka on lueteltu edellisessä osiossa, voivat vaikuttaa vakavasti yrityksen tuottavuuteen ja kannattavuuteen:

• Tehokkuuden ja tuottavuuden menetys: Laskun tarkistaminen, virheiden ja poikkeusten käsittely, kulun seuranta, hyväksynnät ja laskun maksaminen ovat aikaa vieviä prosesseja. Tällaisiin tehtäviin "hukastettu" aika olisi parempi käyttää tehtäviin, jotka lisäävät yrityksen arvoa. Laskujen käsittelyyn liittyvät toistuvat tehtävät voivat tukahduttaa organisaation tuottavuuden.
• Työntekijöiden moraali ja kulttuuri: 60 % AP:n henkilöstöstä kuulemma laskujen käsittely on heidän työnsä vihatuin työ – tyytymättömyys yli puoleen heidän työstään johtaa moraalin ja innostuksen menettämiseen työntekijöiden keskuudessa. On luonnollista, että työntekijät löytää heidän työnsä mielenkiintoisiin puoliin käytetty aika on palkitsevaa. Näin ollen laskujen käsittelyprosessin arkipäiväisten askareiden minimoiminen ja työntekijän haastaviin ja mielenkiintoisiin tehtäviin käytetyn ajan lisääminen voivat parantaa työtyytyväisyyttä ja sitä kautta työntekijöiden pysyvyyttä.
• Laajentuvat velat: Laskujen käsittelyn työnkulussa aiheutuvat viiveet voivat johtaa laskuihin, joita ei voida periä. Tämä voi johtaa velkojen kertymiseen ajan mittaan, paineen lisääntymiseen tarkastusjaksojen aikana ja vaatimusten noudattamatta jättämiseen. Kaikki nämä vaikuttavat tulokseen.
• Petoshaavoittuvuus: Joitakin laskutusprosessissa tapahtuvia petoksia ovat muun muassa kolmannen osapuolen petokset, virheelliset veloitukset, päällekkäiset maksut ja muut sisäiset virheet. Laskupetokset voivat ilmetä epätavallisena laskumääränä, toimitetun tuotteen/palvelun ja laskun eritelmien välisenä ristiriitaisuutena, tilauksen ja laskun välisinä eroina sekä työntekijöiden epäilyttävänä käytöksenä. Manuaaliset laskujen käsittelytehtävät voivat olla tylsiä ja johtaa henkiseen letargiaan. Tämä voi johtaa siihen, että petokset jäävät huomaamatta, kun laskut tarkistetaan virheiden ja tietoongelmien varalta. Tämä pätee erityisesti kriisiaikoina. Esimerkiksi Covid-19 pandemia kuulemma lisäsi laskupetosten ilmaantuvuutta vuonna 2020. Laskupetoksia on vaikea havaita manuaalisesti, varsinkin kun liiketoiminnan volyymi on suuri.
• Hajautettu laskujen käsittely: Johdonmukaisen tai yhtenäisen laskunhallinnan työnkulun puuttuminen voi johtaa prosessien hajanaisuuteen, mikä puolestaan ​​voi haitata keskitettyä näkyvyyttä ja hallintoa.
• Kasvun esteet: Yrityksen kasvaessa manuaalinen laskujen käsittely on raskasta. Siten jatkaminen siitä, mikä oletettavasti toimii pienelle kokoonpanolle, estää laajentumisen ja skaalautumismahdollisuudet. Yrityksen perimmäisenä tavoitteena ei ole säilyttää status quo, vaan kasvaa!

---

Määritä kosketusvapaat AP-työnkulut ja virtaviivaistaa ostoreskontraprosessia sekunneissa. Varaa 30 minuutin live-demo nyt.

Aikataulu esittely

---

Automatisoitu laskujen käsittely

Laskujen käsittelyn automatisointi tarjoaa selkeän ratkaisun useimpiin, ellei kaikkiin tähän manuaaliseen prosessiin liittyviin ongelmiin. Varoitus "jos ei kaikki" johtuu vähäisestä manuaalisen puuttumisen tarpeesta joissakin vaiheissa. Siitä huolimatta monien prosessin toistuvien tehtävien automatisointi voi säästää aikaa, säästää rahaa, säilyttää työntekijöiden moraalin ja ylläpitää hyviä toimittajasuhteita.

Täysin kosketusvapaa laskujen reititys – laskujen automaattinen käsittely vastaanottamisesta sulkemiseen ilman manuaalista puuttumista – on edelleen harvinaista. A tutkimus AP-prosesseihin osallistuvan henkilöstön keskuudessa suoritettu tuki osoittaa ylivoimaisen tuen useimpien manuaalisten tehtävien automatisoinnissa.

Jotkut laskunkäsittelyn työnkulun joidenkin tai useimpien tehtävien automatisoinnin erityisetuja ovat:

• Tietojen johdonmukaisuus: Automaattiset laskujen käsittelytyökalut sisältävät usein automaattisia tiedonpoimintatyökaluja, jotka voivat poimia tarvittavat tiedot laskuista ja tallentaa ne standardoituun muotoon, joka helpottaa myöhempiä tarkastuksia ja hyväksyntöjä. Monissa laskunkäsittelytyökaluissa on sisäänrakennetut OCR-moduulit, jotka voivat poimia tarvittavia tietoja laskuista. AI-yhteensopiva laskunhallintatyökalut kuten Nanonets voidaan kouluttaa poimimaan tiettyjä tietoja eri muodoissa laskuista.
• Nopeampi kolmisuuntainen täsmäys: Laskun automaattinen kolmisuuntainen vertailu ostotilauksen ja kuitin kanssa on nopeampaa kuin manuaalinen vahvistus, koska kaikki tapahtumaan liittyvät tiedot tallennetaan digitaalisesti samaan paikkaan ja niitä voidaan verrata helposti joko visuaalisesti tai tekoälyn avulla. ohjelmisto. Automatisoidut laskujen käsittelyn työnkulut voidaan integroida tietokantoihin ja muihin kirjanpitojärjestelmiin automaattista täsmäämistä varten ilman ihmisen väliintuloa.
• Virtaviivaiset hyväksynnät: Laskun automaattinen siirto vaiheesta toiseen ja hyväksymismuistutusten asettaminen voivat välttää viiveet laskun käsittelyssä. Varautuneiden tapahtumien ja muistutusten sisällyttäminen työnkulkuun voi poistaa pullonkauloja. Sähköisten allekirjoitusten ja digitaalisten lomakkeiden yhdistäminen voi mahdollistaa prosessin eri osallistujien liikkeellä olevat hyväksynnät, jotta fyysinen poissaolo ei viivästyisi hyväksymisprosessia.
• Prosessin läpinäkyvyys: Monitasoinen pääsy tietoihin ja keskitetty tietojen tallennus voivat mahdollistaa läpinäkyvyyden. Laskujen käsittelyn automatisointi luo myös auditointiketjun laskun etenemisen seurantaan tarkastuspisteitä pitkin.
• Tietoturva: Laskutietojen digitalisointi voi estää tietojen katoamisen, joka yleensä liittyy asiakirjan fyysiseen siirtämiseen vahvistusta ja hyväksyntää varten. Automaatio voi myös mahdollistaa laskunhallinnan työnkulun integroinnin yrityksen omaan asiakirjanhallintajärjestelmä ja muut kirjanpitotyökalut tarkastus- ja arkistointitarkoituksiin. Se auttaa myös säännösten noudattamisessa.
• Parempi bisnesäly: Automatisoitu laskujen hallinta voi mahdollistaa ostotietojen ja kulujen helpon pääsyn ja arvioinnin, mikä mahdollistaa paremman analytiikan ja päätöksenteon.
• Myyjäsuhteiden ylläpito: Viiveiden puuttuminen ja laskujen hallittu hallinta johtavat oikea-aikaisiin maksuihin, parempaan toimittajaviestintään ja siten tuottaviin suhteisiin toimittajien kanssa.
• Petosten poistaminen: Laskun hyväksymistyönkulkujen automatisointi voi eliminoida petokset asettamalla tarkistuksia työnkulkuun ja lisäämällä näkyvyyttä. Epäsäännöllisyydet voidaan merkitä automaattisesti aikana automaattinen kolmiottelu. Sähköisen allekirjoituksen todentaminen voi estää sekä sisäiset/ulkoiset petokset että niihin liittyvät menetykset.

AP-prosessit, jotka sopivat hyvin automaatioon

Jotkut laskun käsittelyvaiheista, jotka hyötyisivät automatisoinnista, ovat:

• Laskun vastaanotto: Koska eri toimittajilta vastaanotetaan erimuotoisia laskuja, laskun eri asiaankuuluvien kenttien automaattinen havaitseminen auttaisi laskun digitalisoinnissa ja parempaa tietojen hallintaa. OCR-työkalut ovat hyödyllisiä tässä.
• Laskun validointi: Laskujen tietojen eheyden ja täydellisyyden tarkistamiseksi on helppo määrittää säännöt. Erilaisten räätälöityjen kenttien täyttäminen laskutietokannassa voi auttaa havaitsemaan puutteelliset tai puuttuvat tiedot.
• Kolmisuuntainen täsmäytys: laskut nostetaan usein vastauksena ostotilaukselle, ja ne liittyvät usein kuittiin. Nämä kolme asiakirjaa yhdistettäisiin yhteisellä ostotilausnumerolla. Laskujen, ostotilausten ja kuittien automaattinen täsmäys nopeuttaa vahvistusprosessia ja siirtää laskun seuraavalle tasolle ilman viiveitä.
• Poikkeuskäsittely: Poikkeukset ja reunatapaukset eivät ole harvinaisia ​​laskujen hallinnassa. Edge-tapaukset voivat johtua aikavyöhykkeiden muutoksista, useista toistuvista maksuista, taannehtivista hinnanmuutoksista ja vaihtelevista kuukausien pituuksista. Jotkut ohjelmistot, erityisesti tekoälyllä toimivat ohjelmistot, kuten Nanonets, voivat käsitellä näitä reunatapauksia, kun taas jotkin vaativat erilaisen ihmisen puuttumisen.
• Hyväksyntäprosessi: Digitaalisia laskuja voidaan siirtää hallintahierarkiassa automaattisesti hyväksyntää varten. Muistutusten asettaminen voi myös nopeuttaa laskutusprosessia.
• Maksu: Digitaaliset maksut (pankkisiirto jne.) voidaan integroida ohjelmistoon mahdollistamaan automaattinen maksu toimittajalle, kun kaikki hyväksynnät on vastaanotettu.
• Analytiikka: Automatisointi voi mahdollistaa kulutusmallien ja toimittajasuhteiden arvioinnin ja analyysin, mikä voi auttaa kurssin korjauksissa ja tuottavissa liiketoimintapäätöksissä. Tekoälypohjaiset järjestelmät mahdollistaisivat paremman analytiikan lisäämällä laskujen koulutusta.

---

Varaa tämä 30 minuutin live-demo, jotta tämä on viimeinen kerta, kun sinun on koskaan syötettävä laskujen tai kuittien tiedot manuaalisesti ERP-ohjelmistoon.

Aikataulu esittely

---

Nanonetit älykkääseen laskujen käsittelyyn

Nanonets on tekoälypohjainen ohjelmisto, jonka avulla voit automatisoida ja virtaviivaistaa yrityksesi laskujen käsittelyvaiheita.

Tiedot voidaan kaapata virheettömästi useista eri laskutiedostotyypeistä. Nanonetsin tekoälymoottori voidaan kouluttaa oikeilla laskuilla ilman koodausta, mikä tekee siitä räätälöitävissä yritykselle.  

Siinä on myös sisäänrakennetut huippuluokan algoritmit ja vahva infrastruktuuri monivaiheista hyväksyntää varten. Nanonets-laskujen käsittelyohjelmisto voidaan integroida muihin järjestelmiin, kuten Mysql-tietokantaan, QuickBooksiin tai Salesforceen, ja se on alustaagnostikko. Se on tarkka ja skaalautuva, säästää ostovelkakirjojen käsittelytiimin aikaa ja rahaa ja parantaa tuottavuutta.

Noutoateria

Laskujen käsittelyn automatisointi virtaviivaistaa ostoprosessia, lisää laskureitin läpinäkyvyyttä, säästää aikaa ja rahaa, lisää työntekijöiden tuottavuutta ja parantaa toimittajasuhteita. Laskuvirran automaation avulla työntekijät voivat keskittyä vähemmän arkipäiväisiin, arvokkaampiin toimintoihin, kuten suunnitteluun ja strategioihin. Nämä voivat puolestaan ​​johtaa liiketoiminnan yleisen tehokkuuden ja kannattavuuden paranemiseen.

• SEO-pohjainen sisällön ja PR-jakelu. Vahvista jo tänään.
• PlatoAiStream. Web3 Data Intelligence. Tietoa laajennettu. Pääsy tästä.
• Tulevaisuuden lyöminen Adryenn Ashley. Pääsy tästä.
• Osta ja myy osakkeita PRE-IPO-yhtiöissä PREIPO®:lla. Pääsy tästä.
• Lähde: https://nanonets.com/blog/invoice-processing/