Comment gérer les contrôles internes pour les comptes fournisseurs

Republié par Platon

Suiveurs: 0

Comment gérer les contrôles internes pour les comptes fournisseurs PlatoBlockchain Data Intelligence. Recherche verticale. Aï.

Toutes les entreprises doivent gérer de manière experte les paiements qu’elles doivent à d’autres personnes ou entités. Cette fonction, appelée comptes à payer, est essentiel aux opérations commerciales, à la gestion financière et à l’établissement de relations à long terme dans tous les secteurs.

Les équipes chargées des comptes créditeurs doivent trouver l'équilibre entre rapidité et précision pour acheminer les bons paiements aux bons partenaires. à temps. La possibilité d'erreurs entourant les paiements nécessite la mise en œuvre de plusieurs contrôles des comptes créditeurs tout au long du processus. processus des comptes fournisseurs.

Les contrôles internes des comptes créditeurs ont été soigneusement développés, largement mis en œuvre et continuellement affinés pour protéger les entreprises contre les risques de paiement, quel que soit leur origine dans le processus AP. Nous examinerons les différents types de contrôles AP, les meilleures pratiques en matière de contrôle interne des comptes fournisseurs et la manière de gérer les contrôles AP dans le paysage numérique actuel.

Comprendre les contrôles internes des comptes créditeurs

Lorsqu'il s'agit de décaisser des fonds – qu'il s'agisse d'un client qui effectue un retour, d'un fournisseur qui envoie des matières premières ou d'une entité gouvernementale qui perçoit des taxes ou des frais – il est important qu'aucune erreur de traitement ne soit un obstacle. L'entreprise à qui l'on doit de l'argent enverra une facture, cette facture sera traitée par l'équipe AP, puis l'équipe AP enverra les fonds au propriétaire de la facture. Une fois les fonds dégagés, le processus sera terminé et les affaires pourront continuer comme d’habitude.

Contrôles internes des comptes créditeurs Il s'agit d'un ensemble de normes et d'exigences qui rendent les processus AP plus efficaces, réduisent les risques commerciaux associés à la fonction et optimisent la gestion de la trésorerie à long terme. En bref, un équipe AP efficace et efficiente aura un impact positif sur toutes les fonctions commerciales en aval.

Risques liés aux comptes créditeurs

Comptes créditeurs les risques vont bien au-delà des retards de paiement et des relations commerciales endommagées ; si la situation est suffisamment grave, la viabilité de l'entreprise peut être remise en question en raison de problèmes de comptes créditeurs. Certains des risques les plus importants au sein de cette fonction commerciale sont :

Surveillance
Paiements en retard ou incomplets
Non-conformité aux exigences d'audit
Mauvaise gestion des factures
Paiements en trop

La fonction commerciale des contrôles des comptes créditeurs

Lorsqu'ils sont mis en œuvre correctement, les contrôles internes des comptes fournisseurs répartissent les rôles et les responsabilités tout au long du processus, garantissent l'exactitude des factures et des paiements, atténuent le risque de paiements multiples, maintiennent une trace écrite qui peut être auditée et réduisent les erreurs humaines du début à la fin.

Avec les bons contrôles AP en place, les chefs d'entreprise, les clients et les autres fournisseurs peuvent dormir sur leurs deux oreilles en sachant que le risque de fraude est faible, que le transfert de fonds sera rapide et précis et que la gestion financière de votre organisation est fiable. Il existe de nombreuses bonnes pratiques en matière de contrôle interne des comptes créditeurs que chaque entreprise devrait donner la priorité ; allons-y.

Types de contrôles internes pour les comptes créditeurs

Les contrôles internes des comptes fournisseurs sont divisés en trois sous-catégories principales : les contrôles de l'obligation de payer, les contrôles de saisie des données et les contrôles de saisie des paiements. Chaque catégorie correspond aux principales étapes du processus de paiement : valider les factures entrantes, garantir que les données sont correctement enregistrées en interne et décaisser le montant approprié de fonds au destinataire du paiement.

Obligation de payer les contrôles

Le premier type de contrôles internes pour les comptes créditeurs se concentre sur l’obligation de payer d’une entreprise. Lorsque des factures entrantes sont envoyées à une entreprise, celle-ci doit valider chaque facture. Elles doivent correspondre aux biens ou services reçus et ne doivent pas être des doublons de factures déjà traitées. À cette étape du processus, votre équipe AP doit faire preuve de diligence raisonnable en utilisant les méthodes suivantes :

Approbation de facture

En fonction de la structure de votre organisation, le rôle exact en charge de approbations de factures peut varier, mais en général, une personne ou une petite équipe de personnes examine les factures entrantes, vérifie que le montant dû est correct et approuve le paiement de cette facture.

Cela peut être plus difficile à faire que vous ne le pensez. L'approbateur doit savoir quelle quantité d'un produit est achetée, quel est le prix de vente convenu et si ce produit a été reçu. Avec la facture, le bon de commande original et les reçus d’expédition, ils peuvent recouper les informations pour garantir leur exactitude.

Approbation du bon de commande

Lorsqu'une entreprise décide d'effectuer un achat, l'équipe d'approvisionnement doit émettre et approuver le bon de commande. Une fois le bon de commande approuvé, il reçoit un numéro de commande et est partagé avec le fournisseur. Cela donne à l'approbateur de facture une simple vérification avant d'approuver le paiement de chaque facture. C'est un excellent moyen d'atténuer les dépenses excessives et de gérer les prévisions de dépenses.

Correspondance à trois

Le processus de comparaison des factures aux bons de commande et de réception d'informations est appelé correspondance à trois voies. Cela garantit que les articles payés ont été reçus. L'appariement doit être effectué avant d'autoriser le paiement.

Facture en double ou audit de paiement

La dernière étape consiste à vérifier que le paiement n'a pas déjà été envoyé à un fournisseur pour les éléments de ligne de la facture. Auparavant, cela était manuel, mais désormais, la plupart des entreprises s'appuient sur un outil logiciel tel que Nanonets pour parcourir leur système, rechercher le numéro de facture et le numéro de commande associés et signaler tout paiement en double.

Contrôles de saisie des données

Contrôles de saisie des données – en particulier avec les solutions numériques utilisées dans la plupart fonctions comptables et FP&A – sont aujourd’hui des contrôles internes clés pour les équipes chargées des comptes créditeurs. Après avoir déterminé votre obligation de payer, des contrôles de saisie des données sont en place pour obtenir les données correctes dans votre logiciel de comptabilité fournisseurs. Que vous utilisiez un ERP, une plateforme d'automatisation ou une combinaison d'outils, la saisie précise des données doit être une priorité. Il existe deux façons de naviguer dans ces contrôles internes pour les comptes créditeurs :

Enregistrer la facture avant approbation

Avec cette approche, une facture et son débit respectif sont enregistrés dès que l'équipe AP la reçoit de l'expéditeur. Il est ensuite envoyé via le processus d'approbation, ce qui entraîne souvent un traitement et un décaissement des fonds plus rapides.

Enregistrer la facture après approbation

Si vous craignez les paiements en double, choisissez d'enregistrer la facture dans votre système après qu'elle ait été approuvée par l'autorité compétente en interne. Si vous faites preuve de prudence, c’est l’approche recommandée.

Contrôles de saisie des paiements

Le dernier grand type de contrôles internes pour les processus de comptes créditeurs concerne tous les contrôles de saisie des paiements. Ceux-ci se concentrent sur l'envoi des paiements associés aux factures qui ont été approuvées et téléchargées dans votre système. Les contrôles des comptes créditeurs dans cette catégorie sont :

Séparation des tâches

Ne confiez pas à la même personne la préparation et la signature des chèques ; gardez-les séparés pour créer une couche de sécurité supplémentaire. Cela garantit également qu’une deuxième personne vérifie tout avant qu’un paiement ne soit effectué. Cela peut sembler simple, mais cela joue un rôle majeur dans les contrôles internes globaux des comptes créditeurs.

Signature manuelle des chèques

Éloignez-vous des cachets de signature et imposez la signature manuelle des chèques à l’ancienne pour tous les paiements des fournisseurs. Les timbres pourraient être utilisés par des personnes non autorisées, augmenter le risque de fraude et provoquer des paiements en double accidentels.

Stockage sécurisé des chèques

Conservez les chèques dans une zone de stockage verrouillée, distincte de tous les cachets de signature utilisés par votre organisation.

Numéros de contrôle de suivi

En surveillant de près tous les chèques envoyés à l'aide d'un cycle de chèques, les équipes AP peuvent identifier si des chèques manquent et signaler le problème par les canaux appropriés.

Double signature

Les contrôles des comptes créditeurs ne seraient pas complets sans une politique de double signature pour tout paiement dépassant un certain montant. Un manager ou un cadre supérieur peut constituer une protection efficace lorsque de grosses sommes d’argent sont en jeu.

Meilleures pratiques en matière de contrôle interne des comptes créditeurs

Toutes les catégories de contrôles AP sont accompagnées de recommandations de bonnes pratiques. Il est important de rester informé des meilleures pratiques actuelles en matière de contrôle interne des comptes créditeurs, d'autant plus que les nouvelles technologies modifient le processus AP en interne et en externe.

Bonnes pratiques : obligation de payer des contrôles

Pour bénéficier d’une protection maximale contre les contrôles de l’obligation de payer, veillez à utiliser une solution cohérente de stockage de documents. Si votre entreprise accepte les factures papier, les conserve toutes à des endroits différents et n'a pas mis en place de processus standard pour savoir où elles vont, des choses seront perdues.

Investissez plutôt dans Logiciel PA tels que Nanonets, qui peuvent conserver une copie numérique de chaque facture, suivre le flux d'approbation et faire correspondre les données de facture avec d'autres systèmes au sein de votre organisation. Les solutions logicielles peuvent également signaler les doublons ou avertir les particuliers lorsqu'un paiement a déjà été envoyé. Même avec un outil numérique, veillez à éviter les conflits d'intérêts et à impliquer plusieurs personnes dans les processus d'approbation et de paiement afin de séparer les rôles et les responsabilités.

Meilleures pratiques : contrôles de saisie des données

La saisie de données est un risque majeur d’erreur humaine. Au lieu de compter sur l'un des membres de votre personnel AP pour saisir manuellement les informations de chaque facture ou bon de commande, numérisez les documents dans un outil de lecture de documents qui peut automatiquement extraire les informations et les diffuser via les systèmes commerciaux que vous utilisez. Flow by Nanonets est personnalisé pour éliminer la saisie manuelle des données et communique de manière transparente avec tous meilleurs ERP, CRM et autres outils commerciaux.

Meilleures pratiques : contrôles de saisie des paiements

Conformément aux contrôles de saisie des paiements eux-mêmes, veillez à maintenir une certaine séparation des tâches dans le processus. Vous ne voulez pas que la même personne qui a approuvé la facture soit celle qui rédige et signe le chèque ; une autre paire d’yeux devrait tout examiner avant qu’un paiement ne soit effectué. Mieux encore, envisagez de passer aux paiements ACH ou aux virements électroniques au lieu des chèques imprimés. Les objets ne peuvent pas se perdre, les traces écrites sont indestructibles et les paiements sont reçus presque immédiatement.

Les contrôles internes des comptes fournisseurs protègent votre entreprise, vos fournisseurs et vos clients

Si vous êtes impatient de mettre en œuvre de nouveaux contrôles AP mais que vous ne savez pas par où commencer. Asseyez-vous et auditez le processus du début à la fin. Qui est impliqué? Quelles sont les étapes exactes qui se déroulent entre la réception d’une facture et son paiement ? Quels sont les points faibles du processus actuel ? Comment la technologie prend-elle en compte

Une fois que vous avez la réponse à ces questions comme base de référence, vous pouvez commencer à identifier les fruits à portée de main et les changements plus complexes avant de vous lancer. Vous aurez besoin de personnes qui comprennent très bien la fonction pour vous aider à mettre en œuvre de nouveaux contrôles ou des processus mis à jour. mais une fois terminés, ces contrôles protégeront votre entreprise et chaque personne ou organisation qui y est impliquée.