Comment l’automatisation AP peut-elle vous aider à faire évoluer votre entreprise ?

Republié par Platon

Suiveurs: 0

Comment l'automatisation AP peut-elle vous aider à faire évoluer votre entreprise ? Intelligence des données PlatoBlockchain. Recherche verticale. Aï.

À mesure que les entreprises se développent, le volume des transactions, la complexité des opérations financières et le besoin d’une gestion stratégique des flux de trésorerie s’intensifient. C'est là que l'automatisation des comptes fournisseurs (AP) apparaît comme un outil essentiel, non seulement pour gérer les paiements, mais aussi comme outil stratégique pour faire évoluer votre entreprise.

AP Automation implique de tirer parti de la technologie pour rationaliser, optimiser et automatiser les processus associés à la gestion des comptes créditeurs d'une entreprise. Il s'agit d'une transformation d'une gestion manuelle traditionnelle des dépenses sortantes vers une approche numérique plus efficace. Ce changement est crucial pour les entreprises qui cherchent à se développer, car il a un impact direct sur des domaines tels que l'efficacité opérationnelle, la précision financière, les relations avec les fournisseurs, la conformité réglementaire et la prise de décision stratégique.

Cependant, le parcours d’intégration de l’automatisation AP dans une entreprise en croissance ne consiste pas seulement à adopter de nouveaux logiciels. Cela implique de comprendre les manières nuancées dont cette technologie recoupe les différentes facettes de vos opérations commerciales. De la réception des factures à la gestion des approbations, en passant par l'exécution des paiements et la garantie de bonnes pratiques comptables, chaque étape du processus AP peut être optimisée grâce à l'automatisation.

Dans cet article, nous abordons les aspects critiques de l'automatisation des AP qui sont essentiels pour les entreprises axées sur l'évolutivité. Nous explorerons les indicateurs clés à surveiller, les processus à prendre en compte lors de la mise à l'échelle et ce qu'il faut rechercher dans un logiciel d'automatisation AP, fournissant ainsi une feuille de route permettant aux entreprises de relever les défis de la croissance avec le support de solutions AP avancées.

Qu’est-ce que l’automatisation des comptes fournisseurs ?

L'automatisation des comptes fournisseurs (AP) fait référence au processus dans lequel les solutions logicielles et les technologies d'automatisation rationalisent chaque étape du processus AP, du paiement des factures au calcul des taxes et à la gestion des fournisseurs. Ce passage des processus manuels aux processus automatisés garantit que les tâches sont exécutées plus efficacement, réduisant ainsi le temps consacré à la saisie des données, à la vérification des erreurs humaines et à la résolution des écarts. L'automatisation des comptes fournisseurs est nécessaire pour les entreprises qui cherchent à améliorer l'intégrité financière globale de leur entreprise.

Comment l'automatisation AP peut-elle vous aider à faire évoluer votre entreprise ?

L’automatisation des comptes fournisseurs (AP) est un pilier pour les entreprises qui souhaitent évoluer efficacement. À la base, l’automatisation des comptes fournisseurs implique l’utilisation de la technologie pour rationaliser et optimiser le processus de gestion des paiements sortants vers les fournisseurs et les vendeurs. Cette transformation numérique du processus AP ne constitue pas seulement un changement dans la façon dont les paiements sont traités, mais un changement fondamental dans la façon dont les entreprises gèrent leurs opérations financières.

1. Réception des factures

Les entreprises en pleine croissance sont souvent confrontées à un déluge de factures dans divers formats, du papier au numérique, et avec divers types et structures de documents au sein de chacun. L'automatisation AP utilise des technologies telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR) et l'IA pour numériser et extraire les données clés des factures, quel que soit leur format.

Cela garantit que les factures sont reçues et enregistrées dans le système rapidement et avec précision, ouvrant la voie à un processus AP plus rapide et moins sujet aux erreurs. Cela améliore non seulement l'efficacité, mais réduit également le risque de perte ou d'oubli de factures, ce qui est crucial pour éviter les retards de paiement et maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs.

2. Traitement des factures

Une fois les factures reçues, elles doivent être traitées. Cela implique de vérifier les détails de la facture, de les faire correspondre aux bons de commande et de s'assurer que les biens ou services facturés ont été reçus. Manuellement, il s'agit d'une tâche fastidieuse et sujette aux erreurs.

Cependant, les systèmes d'automatisation AP gèrent ces processus plus rapidement et avec plus de précision. Ils peuvent automatiquement faire correspondre les factures aux bons de commande correspondants et signaler toute anomalie pour examen. Cela accélère non seulement le temps de traitement, mais réduit également le risque de trop-payés ou de fraude.

3. Processus d'approbation

Dans toute entreprise, en particulier celles en cours de croissance, disposer d'un processus d'approbation des factures robuste et efficace est essentiel pour garantir que les budgets financiers ne soient pas dépassés. Les outils d'automatisation AP rationalisent ce processus en acheminant automatiquement les factures vers la bonne personne ou le bon service pour approbation, sur la base de règles prédéfinies.

Ce flux de travail automatisé garantit que les factures sont approuvées dans les délais, évitant ainsi les goulots d'étranglement. De plus, il offre une plus grande visibilité sur le processus d'approbation, ce qui facilite le suivi du statut des factures et tient les services responsables des retards.

4. Exécution et paiement

Une fois les factures approuvées, l’étape suivante est l’exécution du paiement. L'automatisation des comptes fournisseurs peut planifier les paiements pour déclencher une approbation postérieure, en fonction des conditions du fournisseur et des considérations de trésorerie de l'entreprise, garantissant ainsi une utilisation optimale des ressources financières.

Ce traitement automatisé des paiements peut gérer différents modes de paiement, des virements électroniques aux chèques, et peut même proposer des options de paiement anticipé pour profiter de remises (si les fournisseurs les proposent pour les paiements anticipés). Ce niveau de contrôle et d’efficacité dans la gestion des flux de trésorerie sortants constitue un énorme avantage pour les entreprises en croissance.

5. Enregistrement et comptabilité

La dernière étape du processus AP consiste à enregistrer les transactions dans le système comptable de l'entreprise. Les solutions d'automatisation AP s'intègrent parfaitement aux logiciels de comptabilité, garantissant que tous les paiements sont enregistrés avec précision en temps réel. Cette intégration élimine le besoin de saisie manuelle des données, réduisant ainsi le risque d'erreurs et garantissant que les dossiers financiers sont toujours à jour.

Des données financières précises et actuelles sont essentielles à l'analyse commerciale et à la prise de décision, en particulier dans une entreprise en pleine expansion où la gestion financière est une question de stratégie, essentielle pour permettre une croissance durable.

Mesures des comptes créditeurs à surveiller

Afin de déterminer si un exercice d'automatisation des comptes fournisseurs est réussi, il est bon que les entreprises définissent au préalable comment elles suivront et vérifieront cela. Vous trouverez ci-dessous les mesures et indicateurs clés permettant d'identifier le degré d'amélioration que l'automatisation des comptes fournisseurs apporte à l'entreprise. Le suivi constant de ces mesures, avant, après et tout au long du processus AP, est essentiel pour prendre des décisions éclairées qui ont un impact sur la stratégie et l'intégrité financières d'une entreprise.

Délai de traitement des factures : Cette métrique mesure le temps écoulé entre la réception d'une facture et son approbation. Des délais de traitement plus courts indiquent une plus grande efficacité et une meilleure gestion des flux de trésorerie.
Coût par facture traitée : Il s’agit d’une mesure essentielle pour comprendre l’efficacité opérationnelle de votre service AP. Il comprend tous les coûts associés au traitement d'une facture, tels que la main-d'œuvre, les frais généraux et les coûts technologiques.
Pourcentage de factures électroniques : Le suivi du ratio de factures électroniques par rapport aux factures papier peut indiquer le niveau d'intégration numérique dans votre processus AP. Un pourcentage plus élevé de factures électroniques est généralement corrélé à une plus grande efficacité et à des coûts de traitement inférieurs.
Ratio de rotation des comptes créditeurs : Ce ratio mesure la fréquence à laquelle une entreprise rembourse ses fournisseurs au cours d'une période donnée. Un taux de rotation plus élevé peut indiquer de bonnes relations avec les fournisseurs, mais doit également être mis en balance avec des considérations de trésorerie.
Taux d'exception : Le taux d'exception suit le pourcentage de factures qui s'écartent du traitement standard – par exemple, les factures qui nécessitent une approbation supplémentaire ou présentent des écarts. Un taux d’exception plus faible suggère un processus AP plus rationalisé.

La surveillance de ces mesures fournit des informations précieuses sur l'efficience et l'efficacité de vos processus AP, guidant les améliorations et les décisions stratégiques.

Processus à prendre en compte lors du développement de votre entreprise

Tout en essayant de faire évoluer une entreprise de manière efficace, il est essentiel que les domaines du processus AP qui peuvent influencer de manière significative l'efficacité globale soient bien pris en compte. Vous trouverez ci-dessous quelques éléments clés et bonnes pratiques à garder à l’esprit :

Centraliser les fonctions AP : À mesure que les entreprises évoluent, la centralisation des fonctions AP peut conduire à un contrôle, une standardisation et une efficacité accrus. Cela inclut la mise en place d'un système centralisé pour la gestion, le traitement, l'approbation et les paiements des factures.
Développer des relations solides avec les fournisseurs : Développer des relations solides avec les fournisseurs et réviser régulièrement les conditions des fournisseurs peut conduire à des conditions plus favorables, telles que des remises ou de meilleures conditions de paiement, qui sont vitales pour une entreprise en pleine expansion. Payer les fournisseurs à temps, ou avant la date d'échéance, augmente les chances d'obtenir des remises et des conditions avantageuses qui peuvent s'avérer importantes en phase de croissance.
Intégrez AP à d’autres systèmes d’entreprise : L'intégration de l'automatisation des comptes fournisseurs avec d'autres systèmes d'entreprise, comme l'ERP ou le CRM, garantit la cohérence des données et fournit une vue globale de la santé financière de l'entreprise.
Mettre en œuvre des analyses avancées : Tirer parti de l'analyse pour obtenir des informations sur les modèles de dépenses, les performances des fournisseurs et les domaines potentiels d'économies de coûts peut changer la donne pour la prise de décision, la planification stratégique et la santé financière de l'entreprise.
Examen régulier et optimisation : L'examen et l'optimisation continus des processus AP garantissent qu'ils restent efficaces et alignés sur l'évolution des besoins de l'entreprise.

Que rechercher dans un logiciel d'automatisation AP pour faire évoluer votre entreprise

Le marché mondial des solutions AP était évalué à 2.6 milliards de dollars américains en 2021 et devrait atteindre 6.7 milliards de dollars américains d'ici 2032, avec un TCAC de 10 %. Bien qu'il existe de nombreuses solutions d'automatisation AP qui inondent le marché, une entreprise doit en choisir une en fonction de ses propres besoins, objectifs et systèmes existants. Vous trouverez ci-dessous quelques fonctionnalités essentielles qui, selon nous, devraient être natives de tout logiciel que vous choisissez.

Évolutivité: Le logiciel devrait être capable de gérer des volumes accrus de transactions sans baisse de performances, ce qui est essentiel pour les entreprises en croissance.
Capacités d'intégration : Recherchez un logiciel qui s'intègre facilement à vos systèmes comptables existants et à d'autres logiciels d'entreprise pour garantir un flux de données fluide.
Interface conviviale: Une interface conviviale est essentielle pour garantir que votre équipe puisse utiliser efficacement le logiciel, réduisant ainsi le temps et les coûts de formation.
Sécurité des données robuste : Compte tenu de la nature sensible des données financières, le logiciel doit disposer de protocoles de sécurité solides pour se protéger contre les violations de données.
Flux de travail personnalisables : La possibilité de personnaliser les flux de travail et les hiérarchies d'approbation dans le logiciel est essentielle pour plus de flexibilité à mesure que votre entreprise, sa taille et ses processus évoluent.
Analyses et rapports en temps réel : Les logiciels dotés d'outils d'analyse et de reporting intégrés fournissent des informations précieuses pour la prise de décision stratégique.
Gestion de la conformité: Assurez-vous que le logiciel est conforme aux réglementations financières et de protection des données en vigueur, ce qui est crucial à mesure que votre entreprise se développe et éventuellement se développe sur de nouveaux marchés.

Conclusion

La croissance du marché de l'automatisation des comptes fournisseurs peut être attribuée à divers facteurs, notamment la demande croissante de solutions améliorant la visibilité et l'efficacité des systèmes financiers au sein des entreprises, ainsi que la nécessité de réduire les délais et les coûts de transaction.

Mais l’automatisation des comptes fournisseurs est bien plus qu’un simple outil permettant d’améliorer l’efficacité du traitement des factures et des dépenses sortantes. Il s'agit d'un atout stratégique pour les entreprises qui cherchent à évoluer, et en améliorant l'efficacité, la précision et la gestion des flux de trésorerie de leurs processus AP, l'automatisation AP permet aux entreprises de se développer de manière durable, de renforcer leurs relations avec les fournisseurs et de réussir.