Qu'est-ce que l'automatisation du workflow documentaire ?

Dans le monde actuel axé sur l'information, la collaboration et la communication au sein des équipes dépendent fortement des données et des documents. Des contrats et factures aux manuels et rapports, les documents jouent un rôle essentiel dans la transmission d'informations structurées qui peuvent être facilement partagées, comprises et exploitées. Cependant, pour exploiter tout le potentiel des documents, une gestion efficace est cruciale. C'est là que les workflows d'approbation de documents entrent en jeu.

Les workflows d'approbation de documents sont une série d'étapes qui impliquent une intervention humaine, toutes visant à garantir qu'un document répond aux normes internes avant de pouvoir être utilisé. Ces flux de travail servent de mécanisme d'assurance qualité, garantissant que les documents remplissent leur objectif dans le cadre organisationnel. En mettant en œuvre des workflows d'approbation de documents, les organisations peuvent rationaliser leurs processus de gestion de documents et améliorer leur efficacité globale.

Traditionnellement, la gestion des flux de travail documentaire reposait sur des tâches manuelles, telles que l'impression, la numérisation, l'envoi, la saisie manuelle des données, la transmission physique des documents à travers la hiérarchie pour approbation, etc. Avec l'avènement des outils d'automatisation, les entreprises tirent désormais parti de l'automatisation pour mieux gérer leurs workflows documentaires.

Dans cet article, nous définirons et explorerons le rôle de l'automatisation dans la gestion des workflows documentaires.

Qu'est-ce que l'automatisation du workflow documentaire ?

L'automatisation du flux de travail des documents fait partie du domaine plus large de l'automatisation du flux de travail d'entreprise et fait référence à l'utilisation d'outils intelligents pour gérer le mouvement des documents au sein d'une organisation impliquant divers individus, travailleurs et services. Il permet aux entreprises de gérer efficacement leurs documents en guidant les documents à travers des chemins prédéfinis et des actions opérationnelles jusqu'à ce qu'ils atteignent leur destination ou résultat final. En mettant en œuvre l'automatisation des flux de travail, les organisations peuvent améliorer l'efficacité du travail et rationaliser les opérations.

L'automatisation du flux de travail documentaire est utile dans presque tous les domaines d'activité, car toutes les activités de toute entreprise nécessitent de gros volumes de paperasse. Voyons, par exemple, comment le flux de travail d'automatisation des documents peut aider le service des comptes fournisseurs dans le processus d'approvisionnement au paiement - une opération commerciale de routine qui implique une quantité importante de paperasse, d'approbations et de routage.

1. Réception des documents : Le processus commence par la capture des documents d'approvisionnement pertinents tels que les factures, les bons de commande et les reçus. Cela peut se faire par divers moyens, notamment la numérisation de documents physiques ou leur réception électronique par des fournisseurs.
2. Extraction de documents : Les outils d'automatisation peuvent extraire des données clés des documents capturés à l'aide de technologies telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR) ou la reconnaissance intelligente de documents (IDR). Cela permet au système de capturer des informations importantes telles que les numéros de facture, les détails du fournisseur, les descriptions des articles et les montants.
3. Validation et vérification des données : Les données extraites sont validées par rapport à des règles prédéfinies et mises en correspondance avec les bons de commande et les reçus correspondants pour garantir l'exactitude et la cohérence. Des matchs à deux et à trois sont effectués. Les divergences ou les exceptions peuvent être signalées pour un examen et une résolution plus approfondis.
4. Routage du flux de travail : Le système automatisé achemine les documents vers les parties prenantes appropriées pour examen et approbation en fonction de flux de travail prédéfinis. Il peut s'agir de personnes chargées de vérifier les éléments de ligne, de vérifier la conformité du contrat ou d'autoriser les paiements. Le système garantit que les documents sont envoyés aux bonnes personnes de manière séquentielle ou parallèle, selon la conception du flux de travail.
5. Gestion des approbations et des exceptions : Les parties prenantes reçoivent des notifications et peuvent consulter les documents par voie électronique. Ils peuvent approuver, rejeter ou demander des informations supplémentaires si nécessaire. Les exceptions, telles que les écarts de prix ou les informations manquantes, peuvent être signalées pour résolution avant de passer aux étapes suivantes.
6. Intégration avec les systèmes ERP : Le système de flux de travail automatisé des documents s'intègre au système de planification des ressources d'entreprise (ERP) de l'organisation, permettant un transfert de données et une mise à jour transparents des dossiers financiers. Les documents approuvés et les données pertinentes sont automatiquement capturés dans le système ERP, garantissant la cohérence et éliminant le besoin de saisie manuelle des données.
7. Traitement du paiement: Une fois que les documents ont passé les approbations et validations nécessaires, le système génère des instructions de paiement basées sur les données approuvées. Cela peut déclencher le processus de paiement, qu'il s'agisse de générer des chèques, d'initier des transferts électroniques de fonds ou d'utiliser d'autres méthodes de paiement.
8. Piste d'audit et rapports : Tout au long du processus automatisé d'approvisionnement au paiement, le système conserve une piste d'audit complète, documentant chaque action entreprise sur les documents. Cette piste d'audit sert d'enregistrement à des fins de conformité, d'audits internes et d'exigences en matière de rapports.

Un autre domaine qui peut grandement bénéficier de l'automatisation du flux de travail des documents est le service des ressources humaines. Un excellent exemple est le processus d'intégration des nouvelles recrues, qui implique souvent des tâches chronophages telles que la vérification des antécédents et la saisie manuelle des données. Grâce à l'automatisation du flux de travail des documents, ces tâches peuvent être automatisées, ce qui permet aux employés des RH de se concentrer sur des projets plus significatifs et engageants. Cette automatisation améliore non seulement l'efficacité des RH, mais s'étend également à d'autres départements tels que l'informatique, le marketing, la finance, le juridique et les ventes, leur permettant d'automatiser les tâches de routine et d'augmenter la productivité globale. En mettant en œuvre l'automatisation du flux de travail des documents, les services RH peuvent rationaliser leurs opérations, améliorer la productivité et allouer des ressources à des initiatives plus stratégiques qui ajoutent de la valeur à l'organisation.

La gestion des données client est un autre domaine qui bénéficie de l'automatisation du flux de travail des documents. En utilisant des modèles standardisés et en tirant parti des demandes d'API, les organisations peuvent insérer automatiquement des informations client dynamiques dans des documents. Par exemple, lorsqu'un client soumet ses informations via un formulaire Web en ligne, une proposition peut être automatiquement générée avec ses détails, y compris son nom complet, son adresse, le nom de sa société, ses coordonnées, etc. Différents modèles peuvent être configurés pour divers flux de travail et opérations, garantissant une création de documents personnalisée et efficace basée sur des informations client spécifiques.

Dans le secteur de la santé, une gestion efficace des dossiers des patients est primordiale. L'automatisation du processus de gestion des documents simplifie la génération et la maintenance des dossiers médicaux, permettant aux prestataires de soins de santé de fournir des soins de qualité supérieure aux patients. Les plates-formes d'automatisation offrent un référentiel sécurisé et centralisé pour stocker et accéder aux dossiers médicaux, aux informations sur les prescriptions et aux plans de traitement, permettant aux professionnels de la santé de fournir des services de santé améliorés.

De même, dans le secteur de l'éducation, l'automatisation de la gestion des documents peut révolutionner les processus administratifs et améliorer l'expérience des étudiants. Les écoles et les universités peuvent regrouper tous les dossiers des étudiants, y compris les relevés de notes, les formulaires d'inscription et les documents d'aide financière, en un seul endroit, améliorant ainsi l'accessibilité des données et garantissant l'exactitude des données. L'automatisation aide également les enseignants à optimiser les processus tels que la notation, la soumission des devoirs et le suivi des présences, améliorant ainsi l'efficacité opérationnelle globale.

Avantages de l'automatisation du workflow documentaire

Selon les recherches de McKinsey, on estime que 50% du travail peut être automatisé, et environ 31% des entreprises ont déjà adopté l'automatisation pour au moins une de leurs fonctions. Cela met en évidence la reconnaissance croissante des avantages découlant de l'automatisation de divers aspects des processus métier. La demande de communication rationalisée, d'allocation efficace des ressources et de systèmes informatiques robustes a encore alimenté la croissance du marché mondial de l'automatisation des processus métier. Les projections indiquent que d'ici 2026, ce marché devrait atteindre une valeur de 19.6 milliard de dollars. Cela signifie l'adoption généralisée des technologies d'automatisation pour améliorer la productivité, réduire les efforts manuels et optimiser l'efficacité opérationnelle dans tous les secteurs.

L'automatisation du flux de travail des documents a évolué à partir des systèmes de gestion de documents (DMS), qui ont été développés à la fin des années 1980. Le premier produit DMS commercial a été introduit au début des années 1990, se concentrant principalement sur l'organisation et le stockage des documents. Cependant, à mesure que les organisations ont reconnu le besoin de fonctionnalités plus avancées, les systèmes DMS ont évolué pour intégrer des fonctionnalités telles que le contrôle de version des documents, des modules de sécurité complets et des capacités de flux de travail de documents. L'intégration de la gestion des flux de travail dans le DMS a naturellement conduit à une croissance impressionnante de la taille de son marché ; en 2021, la taille du marché mondial des DMS, qui était évaluée à 5.00 milliards USD, devrait atteindre un niveau impressionnant 16.42 milliards dès 2029.

Certains avantages spécifiques de l'automatisation du flux de travail de documents incluent :

• Génération accélérée de documents : La création manuelle de documents est une entreprise laborieuse et chronophage. L'automatisation du processus élimine le besoin de saisie manuelle des données et rationalise la collaboration, permettant aux entreprises de générer des factures, des contrats et des propositions en quelques minutes plutôt qu'en plusieurs semaines. Par exemple, grâce à la numérisation du processus de documentation, le district scolaire public de St. Louis a réduit le temps de réquisition du personnel de trois semaines à trois heures.
• Réduction d'erreur : La saisie manuelle des données peut entraîner une 40% probabilité d'erreurs humaines, entraînant des défis techniques et financiers importants pour les organisations. L'automatisation des documents minimise la probabilité d'erreurs en automatisant la saisie des données, en signalant les erreurs potentielles et en validant les données au point d'entrée.
• Une meilleure collaboration : Collaborer à la création manuelle de documents implique souvent un suivi et une communication complexes, entraînant des erreurs et des retards. L'automatisation des documents fournit une plate-forme centralisée où les parties prenantes peuvent travailler ensemble en temps réel, réduisant les temps d'attente et minimisant le besoin de longues chaînes de messagerie et de réunions.
• Cohérence et clarté de la version : L'automatisation des documents garantit la clarté de la dernière version du document, offre un contrôle de version et maintient la cohérence. L'automatisation suit les modifications, identifie la version la plus récente et permet aux entreprises d'établir des modèles et des normes pour un formatage cohérent.
• Sécurité des données: La création manuelle de documents présente des risques de violation et de perte de données. L'automatisation des documents fournit une plate-forme numérique sécurisée pour la création et le stockage de documents, avec des fonctionnalités telles que les contrôles d'accès, le cryptage et les pistes d'audit, garantissant la protection des informations sensibles.
• Avantages environnementaux: Selon l'EPA, l'employé de bureau moyen génère environ deux livres de produits en papier et en carton chaque jour, ce qui entraîne une quantité importante de déchets de bureau. Les sources courantes de gaspillage comprennent les erreurs d'impression, les photocopies de mauvaise qualité, les mémos et rapports périmés et les périodiques obsolètes. Fait remarquable, les déchets de papier représentent environ 90 % de tous les déchets de bureau. La mise en œuvre de l'automatisation des documents juridiques n'élimine peut-être pas entièrement le gaspillage de papier, mais elle peut avoir un impact substantiel sur l'amélioration de la précision et la réduction des erreurs qui contribuent au gaspillage de papier
• Résultat net amélioré : L'automatisation des documents offre des avantages financiers significatifs en réduisant les coûts associés aux processus manuels, notamment l'impression, l'envoi et le stockage physique. De plus, l'automatisation permet d'économiser du temps et des efforts, permettant au personnel de se concentrer sur des activités à valeur ajoutée. Il améliore également les processus de facturation et de paiement, garantissant des paiements rapides et précis.

Comment automatiser les workflows documentaires avec les Nanonets ?

Nanonets est un logiciel intelligent d'automatisation de documents basé sur l'IA qui offre une gamme d'outils et de fonctionnalités pour automatiser les processus d'approbation de documents via des workflows basés sur des règles sans code. Avec Nanonets, les équipes peuvent gérer efficacement divers aspects du flux de travail documentaire, y compris la manière dont les informations entrent et se déplacent dans le flux de travail, les points de contrôle pour les commentaires et les approbations, et l'attribution de tâches aux membres de l'équipe.

Avec les nanonets, les entreprises peuvent améliorer la gestion de leur workflow documentaire de plusieurs manières :

Exécution automatisée des tâches :

• Automatisez les tâches répétitives telles que l'extraction et la validation des données dans le flux de travail, ce qui vous fait gagner du temps et réduit la charge de travail manuelle.
• Établissez des conditions et des règles pour rationaliser le traitement des documents en fonction de valeurs de champs spécifiques.
• Classez automatiquement les documents entrants, tels que les factures, les bons de commande, les contrats et les reçus, en améliorant l'organisation et l'extraction des données.
• Déterminez les droits d'accès, en vous assurant que seul le personnel autorisé peut afficher ou modifier les documents sensibles.

Traitement avancé des documents :

• Utilisez la technologie OCR avancée pour reconnaître avec précision le texte, les chiffres et les caractères de divers types de documents, y compris l'écriture manuscrite et le texte imprimé à la machine.
• Exploitez des algorithmes d'apprentissage en profondeur pour comprendre le contexte des données, permettant une extraction précise à partir de documents complexes et non structurés.
• Personnalisez le modèle en ajustant les règles d'extraction et entraînez-le à l'aide d'exemples de documents permettant une extraction précise des données.

Automatisation du flux de travail:

• Créez facilement des workflows d'approbation à l'aide de modèles et de paramètres personnalisables.
• Définissez des réviseurs, des règles et des étapes pour garantir l'efficacité des processus de révision et d'approbation des documents.
• Exécutez des règles définies sur le pilote automatique pour chaque document, en minimisant les erreurs et en éliminant les goulots d'étranglement d'approbation.
• Rationalisez la collaboration et la communication entre les services, en réduisant les goulots d'étranglement et en améliorant la productivité globale.

Interface conviviale et intégration :

• Bénéficiez d'une interface conviviale qui facilite l'examen et la correction des données extraites, garantissant ainsi l'exactitude des données.
• Exportez les données extraites dans plusieurs formats, tels que CSV, JSON et Excel, pour une intégration transparente avec d'autres systèmes.
• Utilisez la prise en charge multilingue, permettant l'extraction à partir de documents écrits dans différentes langues.
• Tirez parti de l'intégration des API pour intégrer les nanonets aux outils et systèmes existants, tels que les logiciels de comptabilité, les ERP et les CRM.

Insights et évolutivité :

• Obtenez des informations précieuses grâce à des rapports et des analyses complets, permettant de surveiller les performances et d'identifier les goulots d'étranglement.
• Optimisez en continu les flux de travail en fonction des améliorations basées sur les données pour atteindre une efficacité et une productivité maximales.
• Bénéficiez de l'évolutivité des Nanonets, permettant une gestion efficace de gros volumes de documents et de données.

En tirant parti des capacités des nanonets, les entreprises peuvent rationaliser la gestion de leur flux de travail documentaire, améliorer la précision, améliorer la sécurité des données et atteindre une plus grande efficacité dans leurs processus liés aux documents.

À emporter

Selon gitnux, la mise en œuvre de l'automatisation des flux de travail entraîne une amélioration de 88 % de la précision des données. Des études ont montré que jusqu'à 72% des travailleurs estiment que des processus inefficaces ont un impact négatif sur leur satisfaction au travail. En l'absence de numérisation et d'automatisation, les employés éprouvent souvent des niveaux accrus de frustration, de stress et d'insatisfaction générale.

L'automatisation du workflow documentaire est une solution transformatrice qui offre une multitude d'avantages indéniables. En mettant en œuvre l'automatisation, les entreprises peuvent constater une augmentation de la productivité et du débit, ainsi qu'une amélioration significative de la précision des données. L'adoption d'une plate-forme d'automatisation des processus basée sur des règles comme Nanonets peut aider les entreprises à établir un processus centralisé et rationalisé pour générer, modifier et signer des documents critiques. L'interface conviviale permet aux utilisateurs de suivre et de gérer sans effort toute la documentation, éliminant ainsi la dépendance à l'égard de systèmes papier obsolètes.

Si vous souhaitez profiter des avantages de l'automatisation des documents et améliorer les performances opérationnelles de votre organisation, nos experts sont disponibles pour vous conseiller. Ils peuvent vous guider à travers les caractéristiques et les capacités remarquables des nanonets, vous aidant à déterminer s'ils correspondent à vos besoins spécifiques. Ne manquez pas l'opportunité de rationaliser vos processus de gestion de documents et d'optimiser votre flux de travail. Adoptez la puissance de l'automatisation et propulsez votre entreprise vers plus d'efficacité et de succès.

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• Décalages de bloc. Modernisation de la propriété des compensations environnementales. Accéder ici.
• La source: https://nanonets.com/blog/document-workflow-automation/