On suppose que le système d'écriture a évolué parmi les humains pour enregistrer les transactions financières; les premières tablettes d'argile remontant à 3000 avant notre ère sont des comptes de documents financiers - les "comptes créditeurs" des civilisations mésopotamienne et égyptienne, pour ainsi dire.
Dès lors, le système de suivi des interactions financières entre les vendeurs et les clients a évolué à travers le système de comptabilité en partie double, Chez Pacioli système de grand livre légendaire, la rationalisation du processus de compte fournisseur de l'industrie américaine des transports dans les années 1960, aux processus de compte fournisseur actuellement améliorés numériquement et adoptés dans le monde entier.
Apprenons-en plus sur Meilleures pratiques en matière de comptes fournisseurs et le processus des comptes créditeurs.
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Table des matières
- Introduction
- Le processus de flux de travail AP de base
- Documents associés au processus AP
- L'importance de la gestion des AP
- L'étendue du processus AP
- Les défis du processus AP
- Rationalisation du cycle des comptes fournisseurs
- Automatisation du processus de gestion des AP
Automatisez la capture de données, créez des workflows et rationaliser les processus AP en secondes. Aucun code requis.
Introduction
Toutes les entreprises fonctionnent sur des cycles interconnectés de revenus et de dépenses. Les comptes clients (AR) relèvent du cycle des revenus, tandis que les comptes fournisseurs relèvent des dépenses et des cycles d'achat associés.
Les comptes fournisseurs ou comptes fournisseurs (AP) sont le montant d'argent qu'une entité commerciale doit aux vendeurs/fournisseurs pour avoir utilisé leurs biens/services. Le processus des comptes fournisseurs est la gestion et l'exécution des obligations de paiement à court terme de l'entreprise envers le vendeur/fournisseur.
En termes simples, le traitement des comptes fournisseurs est le processus chargé de payer les fournisseurs et les vendeurs pour les biens et services dont profite toute entreprise. L'objectif du processus AP est d'assurer la légitimité et l'exactitude de tout paiement provenant de l'entreprise. Cela fait partie du processus P2P (procure-to-pay) qui couvre toutes les activités, de l'approvisionnement au traitement des factures et aux paiements des fournisseurs.
La plupart des entreprises ont un service AP distinct qui gère les factures entrantes et les paiements effectués aux fournisseurs. Les responsabilités du département peuvent varier selon la nature et la taille de l'entreprise.
Le processus de flux de travail AP de base
L'ampleur du traitement des comptes fournisseurs de toute organisation dépend de :
- le nombre de vendeurs/prestataires de services qui répondent à ses besoins
- le montant du paiement qui devrait être effectué sur une courte période de temps
- les types de documentation requis pour valider le processus d'achat
Le service AP peut également s'interfacer avec d'autres services tels que le service des achats dans ses opérations.
Par exemple, un petit magasin familial ne nécessiterait qu'une procédure de compte fournisseur de base. Un seul grand livre peut enregistrer les factures et factures, dans deux colonnes - une pour les factures reçues et l'autre pour les paiements effectués. Ici, le service des achats se dédouble en tant que service AP.
Les services de traitement des comptes fournisseurs des grandes entreprises avec plus de parties prenantes ne peuvent pas fonctionner sur ce système de grand livre unique. Ils auraient besoin de procédures impliquant plusieurs étapes : réception du bon de commande (PO) du service des achats, réception des factures du fournisseur, mise en correspondance des détails du bon de commande et de la facture, validation, approbation et paiement des factures au fournisseur.
Dans de tels cas, un flux de travail plus élaboré devient essentiel pour gérer efficacement la valeur élevée et le volume des transactions.
Un flux de travail simple du processus AP comprend les étapes suivantes :
À la fin du processus, le montant qui était «payable» à la première étape ne serait plus un passif. Il peut y avoir des interventions processus impliquant des bons de commande, vérifications et approbations, mais les cinq étapes de base sont essentielles pour éviter les erreurs et les fraudes dans les dépenses.
Documents associés au processus AP
Selon l'ampleur des opérations, les procédures de comptes fournisseurs d'une entreprise peuvent inclure plusieurs ou tous les documents suivants :
Bon de commande - le bon de commande : le bon de commande est un accord juridiquement contraignant émis par l'entreprise au vendeur, informant du type de produit/service commandé et de la quantité et des prix convenus. Pour les grandes entreprises, plusieurs entités sont impliquées dans le processus de commande, notamment la personne/le service qui demande les biens/services, le service des achats, le service des comptes fournisseurs, le service de réception et le fournisseur.
Rapport de réception : Le rapport de réception de biens/services est une confirmation de l'acquisition du produit/service commandé auprès du fournisseur. Les détails du rapport de réception doivent correspondre à ceux du bon de commande émis précédemment.
Facture du fournisseur : Simultanément à ou après la réception des marchandises commandées, l'entreprise recevrait la facture/facture pour le produit du fournisseur des marchandises/services. Du côté commercial, on l'appelle la facture fournisseur. Le traitement de la facture fournisseur relève de la seule responsabilité du service AP, qui vérifie les détails de la facture par une triple correspondance entre le bon de commande, le rapport de réception et la facture fournisseur et planifie les paiements après approbation.
Pièces justificatives : les pièces justificatives sont parfois utilisées pour "garantir" l'exhaustivité du processus d'approbation - c'est comme un index des documents justificatifs tels que le bon de commande, le rapport de réception, la facture du fournisseur, etc. et contient des informations sur les approbations, les numéros de dossier et d'autres informations liées à cet achat particulier.
Ces documents sont conservés dans un dossier « ouvert » jusqu'à ce que le paiement ait été entièrement traité, après quoi il est étiqueté « fermé ».
Par exemple, supposons qu'un acheteur, Buyer Inc., ait besoin de 10 clés USB pour l'entreprise. Il émet un bon de commande à son fournisseur, Supplier Inc., pour les dix articles, au prix de, disons, 15 $ par clé USB, à livrer en cinq jours. Le bon de commande est généré par le service des achats, dont un exemplaire est envoyé à Fournisseur Inc., un au service AP, un au service bénéficiaire et un à conserver par le service des achats. Lorsque le fournisseur Inc. fournit les clés USB, un rapport de réception (ou un rapport de réception) est préparé par ABC Inc., par le service des achats et la facture du fournisseur est classée par le service AP. À ce stade, le service AP effectue une correspondance à trois entre le bon de commande, le rapport de réception et la facture d'achat pour vérifier si la description, la quantité, le coût et les conditions correspondent dans les trois documents. Une fois la correspondance vérifiée par le service AP, le paiement est lancé. Toutes les entreprises n'ont peut-être pas la correspondance à trois, mais une correspondance à double sens entre le bon de commande et la facture est nécessaire pour éviter une mauvaise gestion des fonds.
L'importance de la gestion des AP et du flux de travail des comptes fournisseurs
La gestion des processus de comptes fournisseurs est essentielle au fonctionnement efficace et sans erreur d'un établissement commercial. Son importance découle du fait que :
- Cela permet de payer rapidement les factures, ce qui est important pour la solvabilité de l'entreprise et contribue à établir des relations saines entre le vendeur et l'entreprise.
- Les paiements rapides évitent également les frais de retard, les pénalités ou les frais de retard.
- Le traitement des comptes fournisseurs contrôle les dépenses excessives et empêche les paiements multiples/dupliqués pour le même produit/service.
- Il suit les besoins et les achats de l'entreprise, ce qui permet d'éviter les retards et les interruptions dans le fonctionnement quotidien de l'entreprise.
- Il consolide toutes les actions d'achat pour une récupération facile.
- Le traitement des AP élimine la fraude grâce à un suivi rigoureux et à des contrôles à chaque étape du processus.
- Il permet une meilleure gestion des flux de trésorerie en permettant les paiements uniquement à l'échéance, en utilisant la facilité de crédit offerte par les fournisseurs, etc.
L'étendue du processus AP
Le processus des comptes fournisseurs englobe presque tous les paiements effectués par une entreprise pour des biens et des services ; la paie, cependant, ne fait pas partie du processus AP, mais relève de la classe de gestion des ressources humaines. L'AP tient des registres de tous les aspects financiers des achats effectués par l'entreprise, ce qui est crucial à des fins d'audit et de fiscalité.
Les principaux objectifs de l'AP sont :
- Pour s'assurer que les paiements sont légitimes et exacts
- Pour tirer parti des paiements anticipés ou des remises dynamiques.
L'intégration de contrôles internes dans le processus AP, en particulier dans les processus automatisés, élimine les paiements frauduleux ou inexacts tout en garantissant que toutes les factures sont comptabilisées.
Les défis du processus AP
Certains défis courants liés au traitement des points d'accès sont :
- Retards : cela est particulièrement vrai avec le traitement manuel des AP, car les documents papier doivent être déplacés entre les tables et les départements. Cela peut entraîner des retards dans le traitement d'une facture et le paiement du fournisseur. Les retards dans le cycle des comptes fournisseurs peuvent faire boule de neige et entraîner des réceptions tardives des articles commandés, une mauvaise cote de crédit, de mauvaises relations avec les fournisseurs et des frais/amendes.
- Erreurs de correspondance : la triple correspondance est nécessaire pour s'assurer que toutes les factures des fournisseurs sont payées correctement. Des divergences peuvent survenir en cas d'erreurs de saisie de données ou d'informations de facturation incorrectes, ce qui peut prendre du temps à identifier ou à corriger.
- Gestion des exceptions : les départements des comptes fournisseurs doivent gérer des exceptions telles que des informations incomplètes et non concordantes dans les factures, ce qui peut entraîner des retards coûteux.
- Achats inutiles : L'absence de contrôles et de points de contrôle adéquats dans le cycle des comptes créditeurs peut entraîner des achats inutiles ou non autorisés.
- Fraude et vol : Les équipes AP doivent être constamment vigilantes contre la fraude et le vol, internes et externes à l'entreprise.
- Documents manquants : la paperasserie peut entraîner l'égarement et la perte de documents importants comme les factures. Cela peut entraîner une pléthore de problèmes tout au long du cycle de la comptabilité fournisseurs, des frictions avec le fournisseur aux opérations retardées.
- Double paiement : les incohérences et les inefficacités dans la documentation peuvent entraîner le paiement en double d'une même facture. Des doubles paiements peuvent également se produire si plusieurs logiciels financiers sont utilisés, au lieu d'un seul système intégré.
- Angles morts : Les processus papier et manuels sont associés à une opacité qui empêche les équipes AP de suivre en temps réel la trésorerie de l'entreprise.
- Externalisation des comptes fournisseurs activités vs Automatisation des responsabilités AP
Rationalisation du cycle des comptes fournisseurs
Le traitement des comptes fournisseurs peut être rationalisé en centralisant tous les documents AP pertinents et en les classant pour un accès facile. Une telle rationalisation peut être rendue possible par l'automatisation. L'automatisation sert les objectifs suivants :
- Élimine l'encombrement du papier, réduisant ainsi le temps de traitement et les taux d'erreur
- Relie les bons de commande et les factures aux paiements électroniques, ce qui présente une image complète du cycle des comptes fournisseurs
- Aide à une meilleure gestion des fournisseurs et prévenir la fraude des fournisseurs
- Permet une correspondance à trois voies sans tracas
- Permet l'intégration du processus des comptes fournisseurs avec d'autres systèmes d'entreprise de base tels que l'ERP et le CRM
- Permet la mise en place de plusieurs points de contrôle dans le cycle comptable fournisseur pour éviter les dépenses excessives ou les achats inutiles
- Des avertissements et des alarmes peuvent être définis lorsque des écarts sont détectés à n'importe quelle étape du flux de travail des comptes fournisseurs
- Permet de paramétrer les délais de paiement
- Permet la génération de rapports périodiques pour comprendre les habitudes de dépenses de l'entreprise et se préparer aux audits et à la fiscalité
Automatisation du processus de gestion des AP
On pense que le flux de travail des comptes fournisseurs amélioré numériquement a commencé en 1978, avec Visical, le premier tableur pouvant être utilisé pour la gestion des comptes. Cela a été suivi par des logiciels similaires qui pourraient aider les entreprises à informatiser leur comptabilité. Aujourd'hui, le processus numérique des comptes fournisseurs comprend la capture des données de facturation, le codage des factures avec le compte et le centre de coûts corrects, l'approbation des factures, la mise en correspondance des factures avec les bons de commande et leur validation pour les paiements.
Une variété de logiciels de workflow de comptes fournisseurs utilisent des fonctionnalités telles que Reconnaissance optique de caractères (OCR) et la capture intelligente de données (IDC) pour capturer automatiquement des éléments de données clés tels que le numéro de bon de commande, le montant et la date. Ils utilisent également des modèles prédéfinis pour convertir tous les documents associés à la gestion des AP en versions numériques.
Plus récemment, toutes les tâches comptables, y compris les comptes fournisseurs, sont automatisées à l'aide de technologies basées sur l'IA. L'apprentissage automatique permet au système AP d'apprendre des éléments habituels du processus et de faire des suggestions significatives sur la façon de gérer ces éléments à l'avenir. Une telle automatisation des processus AP par l'IA peut donner à l'équipe AP plus de temps à consacrer aux fonctions analytiques et administratives qui profitent à l'entreprise.
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