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Les documents font partie intégrante des entreprises depuis des siècles. À mesure que les organisations se développent et que les processus métiers deviennent plus complexes, les besoins en matière de documentation commerciale se sont multipliés et se sont révélés de plus en plus difficiles. L'IA et ses technologies avancées ont rendu possible l'automatisation des documents, facilitant les processus de documentation manuels fastidieux et fastidieux et ayant un impact sur la façon dont les entreprises gèrent la documentation.
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Qu'est-ce que l'automatisation des documents ?
L'automatisation des documents, communément appelée assemblage de documents, implique l'utilisation de systèmes et de technologies logicielles pour produire des documents électroniques avec une dépendance humaine minimale.
Les données et les textes extraits de différentes sources sont utilisés comme entrées pour créer de nouveaux documents. Les règles sont définies sous la forme de modèles prédéfinis qui peuvent servir de guide pour créer un document final.
L'automatisation des documents peut être :
Traitement des documents
Appelé automatisation des processus documentaires, il implique l'identification, l'extraction et la validation d'informations pertinentes à partir de différents types de documents et leur transformation en données enrichies pour l'utilisateur final.
Génération de documents
Cela implique de prendre des informations existantes ou extraites et de les utiliser comme entrées pour créer des documents qui peuvent être des factures, des contrats, des lettres commerciales, des propositions, etc.
Importance de l’automatisation des documents
L'automatisation des documents minimise les tâches répétitives qui réduisent le temps et les efforts des employés. La numérisation, l'extraction de données, la classification et le stockage des données documentaires sont importants pour le fonctionnement efficace de toute entreprise. L'automatisation des documents fait tout cela et bien plus encore.
Il peut éliminer les incohérences et rationaliser le traitement des documents en utilisant des modèles personnalisés pour réduire le temps consacré à la documentation. Cela aide l'organisation à établir un processus de documentation que chaque employé peut simplement suivre pour rendre son temps et ses efforts productifs.
L'automatisation des documents est cruciale pour économiser du temps et de la main d'œuvre, réduire la maintenance physique des fichiers et réduire le risque d'indisponibilité et d'inexactitude des documents. En plus de cela, il permet également un flux de travail fluide entre les départements et améliore l'organisation globale pour gérer efficacement les processus métier.
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À propos du logiciel d'automatisation des documents
Un logiciel d'automatisation de documents est un outil qui utilise des technologies avancées pour aider les entreprises à automatiser facilement leurs documents. Sa capacité à s'intégrer à d'autres technologies telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR), le traitement du langage naturel (NLP), l'apprentissage automatique (ML), etc., et sa capacité à travailler avec des systèmes de gestion de documents (DMS) et d'autres logiciels, en font une solution idéale pour de nombreuses organisations.
Selon les types de documents avec lesquels les organisations travaillent, les exigences en matière d'automatisation peuvent également varier considérablement. Alors que certaines petites entreprises ont besoin d'un logiciel simple pour traiter des documents tels que des contrats, des lettres ou des propositions, d'autres entreprises, comme les cabinets d'avocats ou les sociétés financières, peuvent avoir besoin de solutions d'automatisation traitant une grande variété de documents, des plus simples aux plus complexes. peut impliquer des clauses ou des calculs. Ils peuvent également « assembler » les documents associés en un seul pour une valeur accrue. Un exemple est d'inclure une police d'assurance avec des prêts ou des documents référencés, des expositions, etc. dans des contrats juridiques.
Bien que ces logiciels puissent être conçus avec une gamme de fonctionnalités adaptées à toute organisation, tous utilisent des modèles pour faciliter la création et la génération de documents. Les modèles peuvent contenir des données statiques et dynamiques qui permettent des modifications appropriées du contenu pour rendre les documents utiles.
Un logiciel d'automatisation de documents aide à :
- Créez des modèles qui peuvent être réutilisés, dupliqués et modifiés selon les exigences de l'organisation
- Assembler différents documents dont les données sont automatiquement renseignées à partir de sources pertinentes
- Rationalisez les flux de travail avec un processus de création de documents plus simple
- Adhérer aux normes de conformité lorsque cela est nécessaire et réduire les risques de violations
Comment fonctionne l'automatisation des documents ?
Les modèles prédéfinis sont au cœur de l’automatisation des documents. Les entrées de données, y compris le texte provenant de différentes sources, sont insérées dans les sections de ces modèles pour créer de nouveaux documents. Les modèles peuvent contenir une multitude d'éléments, notamment des morceaux de texte, des tableaux, des chiffres, des logos ou d'autres images.
L'automatisation des documents peut différer dans le traitement et la génération des documents.
Traitement automatisé des documents
Il y a principalement 3 étapes dans le traitement automatisé des documents. Elles sont:
extraction
La première étape pour obtenir des données pertinentes consiste à extraire les informations nécessaires à partir de documents qui peuvent être structurés, semi-structurés ou non structurés.
- Documents structurés – Obtenir les informations requises à partir de documents structurés tels que des feuilles Excel, des enquêtes ou des questionnaires est assez simple car la plupart des informations sont organisées. Les logiciels d'automatisation, à l'aide des capacités OCR (reconnaissance optique de caractères), peuvent extraire des informations correctes même si les documents sont présents sous forme d'images et les remplir pour être utilisés.
- Documents semi-structurés – Les documents tels que les factures ou les bons de commande n'ont pas de champs de données définis et l'extraction devient donc légèrement difficile. Les logiciels d'automatisation de documents, dans de tels cas, utilisent une combinaison d'OCR et de DL (apprentissage profond) pour les rassembler et les organiser en données structurées.
- Documents non structurés – Avec très peu de champs de données structurés, l’extraction de données à partir de documents tels que des contrats, des mémos, des lettres, etc., peut s’avérer de plus en plus complexe. Néanmoins, l'OCR et le DL peuvent être utilisés pour obtenir les données requises, en mettant davantage l'accent sur les aspects importants qui ajoutent de la valeur au processus de documentation.
Validation
L'étape suivante de l'extraction consiste à vérifier l'exactitude et la qualité des données obtenues en fonction des règles métier, des politiques internes et des normes des données externes.
- Avec des règles métier – Vérifier s’il n’y a pas de duplication de données, comme c’est souvent le cas pour les factures, et si les données acquises sont synchronisées avec les exigences de l’entreprise
- Avec des politiques internes – Une organisation peut avoir défini des politiques lors de la validation des données. Cela inclut de vérifier si les données extraites sont conformes aux directives de l’entreprise pour obtenir et saisir des informations dans les champs appropriés tels que la date, le montant, etc.
- Avec des normes de données externes – La plupart des documents comportent des directives standard qui doivent être suivies lors de leur création et celles-ci deviennent également une partie importante du processus de validation. Par exemple, les factures peuvent différer mais avoir des champs communs tels que la date de la facture, le numéro de facture, les adresses du destinataire et de l'expéditeur, la date de fourniture, la description des marchandises et le montant total.
Enrichissement
L'enrichissement des données fait référence au processus d'ajout de valeur aux informations internes pour rendre les données existantes plus complètes. Ceci est principalement réalisé à l’aide de sources de données externes. Cela peut être fait par :
- Ajout d'attributs avec des métadonnées pour rendre la documentation complète.
- Informations complémentaires pour une image plus complète. Exemple : fournir des codes postaux complets
Génération automatisée de documents
Les outils d'automatisation peuvent aider les organisations à obtenir les données requises et à les transformer en types de documents nécessaires. L’ensemble du processus peut être rendu fluide, sans effort et sans erreur afin de générer un plus grand nombre de documents dans un délai d’exécution réduit.
Le processus de génération de documents est détaillé ci-dessous :
Obtenir des données d'entrée à fusionner avec des modèles
Les outils d'automatisation extraient d'abord les informations requises des bases de données ou des systèmes appropriés. Exemples de données telles que noms, numéros, adresses, etc.
Choisir le format de sortie souhaité
Sélectionnez les documents pour lesquels l’automatisation sera nécessaire et efficace. Ces documents peuvent comprendre des contrats juridiques, des factures, des bons de travail et des communications clients, et peuvent impliquer plusieurs types de documents, avec des modèles spécifiques pour chacun d'eux.
Convertir les données dans un format spécifique
Une fois que les données d'entrée sont prêtes et que le document à générer automatiquement est choisi, les informations sélectionnées sont alors prêtes à être placées dans des modèles prédéfinis. Cela peut impliquer la transformation de données d’un type à un autre. Exemple de l'image au texte.
Vérifier le contenu pour les incohérences ou les modifications
Avant de générer le résultat final, les systèmes d'automatisation des documents vérifient les anomalies ou les ajustements dans le contenu requis. Un exemple peut être les caractères d'un champ qui dépassent les limites définies. Le logiciel peut détecter de telles incohérences et apporter les ajustements nécessaires avant que le document final ne soit prêt.
Générer des documents
Une fois que le document est prêt, le logiciel génère le document complet dans le format souhaité et le stocke dans des dossiers, des systèmes de gestion de documents (DMS) ou des systèmes d'information d'entreprise (EIM), etc., pour une utilisation ultérieure.
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Qui a besoin de l'automatisation des documents ?
L'automatisation des documents est essentielle pour les utilisateurs qui ont besoin de créer ou de générer fréquemment des documents à diverses fins. Les industries qui gèrent des flux de travail complexes, interdépendants et gourmands en documents peuvent bénéficier de l’automatisation des documents.
Quel que soit le secteur, les solutions d’automatisation documentaire visent à réduire la charge de travail et les activités administratives et logistiques d’une organisation. Cela permet de créer et de partager des documents très précis, cohérents, conformes et constamment nécessaires pour rendre les flux de travail métier fluides et efficaces.
L'automatisation des documents est nécessaire lorsque la productivité est d'une importance primordiale. Lorsque les employés n'ont plus de « temps d'attente », cela leur permet d'être plus productifs. Tout utilisateur disposant d'autorisations d'accès peut créer et générer les documents requis car ils sont numérisés et/ou utilisent ceux stockés dans des bases de données centralisées pour effectuer les tâches rapidement.
Alors que les petites entreprises qui ont besoin de très peu de documents ne bénéficieront peut-être pas de l'utilisation d'un système d'automatisation de documents sophistiqué, les grandes organisations comptant plusieurs départements utilisant de nombreux documents peuvent directement bénéficier de l'utilisation d'un logiciel d'automatisation de documents adapté et personnalisable.
Les nombreux avantages de l'automatisation des documents
Les solutions d'automatisation des documents sont un moyen de résoudre les problèmes liés au traitement et à la génération de documents. Avec le nombre croissant de transactions commerciales, de nombreuses organisations ont tout intérêt à tirer parti des capacités des logiciels d'automatisation des documents pour simplifier la création de documents. Les avantages les plus importants sont détaillés ci-dessous :
Création plus rapide de documents
Le principal avantage de l’automatisation est qu’elle facilite les tâches ardues de création de documents à chaque fois à partir de zéro. L'automatisation des documents permet d'accélérer la création/génération de documents, faisant ainsi gagner un temps précieux aux employés. Le déploiement de documents standard est beaucoup plus rapide et même si divers documents nécessitent plusieurs copies, le travail en gros est traité efficacement et rapidement par un logiciel d'automatisation.
Facilité d’utilisation
L'automatisation peut contribuer à éliminer les délais d'attente interminables avant que les experts viennent créer les documents nécessaires. Les utilisateurs peuvent utiliser les capacités du logiciel d'automatisation des documents pour créer ou générer les documents requis avec une grande précision en un tournemain. Cela réduit la perte de temps et conduit à une conclusion plus rapide des contrats, des ventes, etc. avec une efficacité commerciale accrue.
Moins d'erreurs
La création manuelle de documents peut impliquer un copier-coller ou les documents plus récents peuvent présenter des incohérences qui nécessitent des corrections répétées et un effort humain exhaustif, entraînant des retards inutiles dans les flux de travail. L'automatisation peut aider à éliminer ou à réduire considérablement ce type d'erreurs avec une précision garantie. L'utilisation de modèles prédéfinis et de technologies basées sur l'IA qui utilisent la saisie des données, aidez à obtenir facilement les informations requises et envoyez des alertes au personnel concerné en cas de données manquantes.
Maintenir le standard et la cohérence
Les documents créés manuellement peuvent ne pas être cohérents dans leur format à chaque fois. Par exemple, une proposition commerciale créée par deux personnes peut invariablement différer par leurs styles. Cela peut être déroutant pour les parties qui le reçoivent et difficile à suivre pour l'entreprise. Avec l'automatisation, les modèles fournissent la structure et seules certaines données d'entrée peuvent devoir être modifiées. Cela garantit que tout type de document, quel que soit le nombre de personnes qui le traitent, est toujours précis et cohérent.
Économies sur les coûts
La réduction des dépenses est un avantage assuré dont les organisations peuvent bénéficier grâce à l’automatisation de la création/génération de documents. En plus d'améliorer le contrôle organisationnel, l'automatisation peut réduire considérablement les dépenses globales telles que l'impression de documents, la création d'armoires de stockage pour les documents physiques, etc. Les documents numérisés créés ou générés peuvent être stockés dans des emplacements centralisés avec toutes les données requises, ce qui permet de gagner du temps et coût pour les entreprises.
Productivité améliorée
La génération de documents, notamment du même type, est une tâche fatigante et répétitive qui peut faire perdre un temps précieux aux collaborateurs. Étant donné que l’automatisation utilise des modèles et extrait facilement les données d’autres systèmes intégrés, elle réduit la charge de travail des employés. En libérant un temps précieux, cela leur permet d'éviter des tâches aussi lourdes et peu qualifiées et de concentrer leur attention sur des tâches plus importantes ou plus complexes avec efficacité, conduisant à une meilleure satisfaction au travail et à des niveaux de productivité améliorés.
Renforce la confidentialité et la sécurité
Les documents papier sont généralement stockés dans des armoires ou des fichiers physiques susceptibles d'être endommagés. Les systèmes d'automatisation disposent d'espaces de stockage numérique intégrés avec des autorisations d'accès appropriées pour éviter la perte de documents et améliorer la sécurité des données. Les solutions d'automatisation dotées de contrôles de sécurité supplémentaires aident des secteurs tels que les services juridiques ou les soins de santé à sécuriser les données sensibles contre les violations et les fuites. Cela aide les organisations à se conformer à la conformité, à prévenir les violations et à maintenir la sécurité de tous leurs documents en un seul endroit.
Améliore les relations commerciales et l’expérience client
Toute entreprise prospère grâce à de bonnes relations, qu’elles soient internes, avec les fournisseurs ou les clients. La création manuelle de documents peut nuire au maintien de bonnes relations si elles sont sujettes à des erreurs, des retards et des incohérences. L'automatisation facilite tout ce qui précède. Il facilite la création/génération rapide et facile de documents et les rend facilement disponibles dans un emplacement centralisé. Les processus de clôture des ventes, les approbations automatisées et la signature de contrats numériques avec des signatures électroniques sont tous possibles grâce à l'automatisation des documents. L'accès activé aux documents en ligne facilite et sécurise les partenariats avec davantage de fournisseurs et l'accès à plusieurs clients. La commodité d’accéder aux documents n’importe où et à tout moment améliore de meilleures relations et contribue à des expériences client personnalisées.
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Défis liés à la mise en œuvre de l'automatisation des documents
Bien que l’automatisation des documents soit très bénéfique, de nombreuses organisations peuvent être confrontées à certains défis lors de la numérisation des processus documentaires. Les plus courants sont détaillés ci-dessous :
Exigences de planification et processus de documentation
Le point de départ des processus d’automatisation est souvent le plus difficile. Une grande planification est essentielle pour sélectionner le département ou le processus métier qui doit être automatisé afin qu'il soit bénéfique pour l'organisation. La planification comprend la sélection des processus, le temps qu'il faudra pour introduire/former le personnel à utiliser et s'adapter à l'automatisation des documents, et le coût qui devra être engagé pour sa mise en place. Cela signifie également choisir une solution d’automatisation flexible, complète, personnalisable et pouvant être intégrée aux systèmes existants.
Un autre problème de planification concerne le nombre de processus qui doivent être automatisés. Dans une grande organisation, différents départements peuvent préférer que différents processus soient automatisés. Bien que les solutions d’automatisation soient capables de gérer plusieurs processus, le temps et les efforts requis pour cela seront monumentaux. En outre, si l’automatisation s’avère inadaptée ou inefficace, l’entreprise devra alors supporter des dépenses supplémentaires. Hiérarchiser les processus et choisir l'automatisation pour un ou deux processus dans un premier temps, puis étendre progressivement ces processus peut aider les organisations à éviter les pièges et à rendre l'automatisation des documents plus réalisable.
Comprendre et accepter le changement
Apporter des modifications aux processus de documentation via l'automatisation peut être très difficile si les services ou les employés concernés s'y opposent. Les utilisateurs qui débutent dans les logiciels de documentation peuvent ne pas comprendre comment ces solutions fonctionnent réellement ou être réticents à l'idée de l'automatisation.
Pour documenter l'automatisation réalisable, les dirigeants peuvent prendre en compte les commentaires des employés et les habituer d'abord à l'idée de se lancer dans l'automatisation. La communication bidirectionnelle, l'implication de la haute direction et l'explication de leurs avantages sont quelques-uns des moyens de garantir une compréhension et une acceptation globales afin de maintenir une mise en œuvre fluide de l'automatisation des documents.
Test et mise en œuvre
La réalité entre la planification et la mise en œuvre d’un logiciel d’automatisation peut être très différente. Les délais peuvent différer, la coordination entre les équipes et les parties externes peut être incohérente et tout changement dans les processus planifiés peut affecter les jalons de la mise en œuvre réelle.
La phase de test aidera à éliminer les lacunes et à apporter les modifications nécessaires pour une transition en douceur vers l'automatisation des documents. Fixer des jalons appropriés pour atteindre la phase de mise en service est essentiel pour rendre la mise en œuvre de solutions d'automatisation de documents efficace.
Entretien et améliorations
Les logiciels d'automatisation impliquent également des améliorations à mesure que l'organisation commence à s'y habituer. L'ajout de processus supplémentaires signifie un examen approfondi, des améliorations des processus automatisés existants et des coûts supplémentaires qui peuvent devoir être engagés pour augmenter les fonctionnalités et maintenir l'efficacité de la solution.
Ce type de défi est courant et peut impliquer des difficultés initiales pour rationaliser la solution, mais cela peut s'avérer utile pour parvenir à une automatisation plus fluide des documents, susceptible de contribuer à un flux de travail plus fluide et à une productivité accrue.
Sécurité
L’un des défis majeurs dans la mise en œuvre de l’automatisation des documents critiques est de garantir leur sécurité. Les documents manuels sont traités individuellement. Même s’ils sont sujets aux erreurs humaines, leur sécurité n’est généralement pas compromise. Avec l’automatisation, les choses peuvent être complètement différentes.
Les organisations qui n'optent pas pour une solution d'automatisation de documents bien connue peuvent risquer de perdre des documents ou d'être confrontées à des problèmes de conformité. La plupart des secteurs tels que les soins de santé, les services juridiques et les services financiers traitent des données sensibles qui ne peuvent être compromises. Le défi réside dans le choix d’un système doté d’une intégration basée sur le cloud capable de contrecarrer les problèmes de sécurité, de prendre en charge le partage sécurisé de documents critiques et de garantir la conformité.
Documents adaptés à l'automatisation des documents
L’automatisation des documents peut convenir à une multitude d’industries. Selon la nature de leur travail, les besoins en automatisation peuvent différer. Certains des documents courants fréquemment requis par de nombreuses entreprises et parfaitement adaptés à l'automatisation des documents sont :
- Devis de vente
- Accords tels que les accords de non-divulgation (NDA), les accords de service, les accords de prêt
- Contrats tels que contrats de fournisseurs, contrats de travail
- Lettres telles que lettres de communication avec les clients, lettres d'offre, factures
- Factures
- Différents types de rapports
Outre les documents généralisés, les documents pouvant être automatisés peuvent varier selon les secteurs. Voici une liste de quelques documents, par secteur, qui peuvent être automatisés pour une gestion plus facile.
Services juridiques
- Contrats de travail
- Documents de secrétariat de la société
- Contrat d'achat d'actions
- Accords réglementaires
- Testaments et accords de fiducie
- Lettres d'opinion juridique
Système de santé
- Dossiers médicaux des patients
- Plans de traitement
- Prescriptions
- Rapports
- Feuilles de temps
financier
- Factures
- Acheter en ligne
- Connaissement
- Documents de conformité
Ressources Humaines (RH)
- Bulletins de paie
- Lettres d'offre aux employés
- Lettres de communication interne
- Manuel des employés
Banks
- relevés bancaires
- Lettres de bienvenue
- Lettres de règlement
- Accords de prêt
- Rappels anticipés
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Choisir un outil d'automatisation de documents
Les solutions d'automatisation des documents sont conçues pour rationaliser les processus métier en extrayant des données et en les utilisant pour créer des documents, ce qui peut permettre à ce service de gagner un temps et des efforts précieux. Cependant, toutes les solutions d’automatisation ne sont pas identiques. Par conséquent, une planification minutieuse et des recherches appropriées basées sur les besoins de l’entreprise peuvent aider à choisir le bon logiciel.
Les solutions d'automatisation peuvent varier considérablement dans leurs offres. Même si un logiciel peut nécessiter une expertise technique, un autre peut ne pas prendre en charge tous les types de documents. Un autre encore peut avoir trop de fonctionnalités dont une entreprise n’aura peut-être jamais besoin.
Avec autant d’options disponibles sur le marché, choisir la bonne solution d’automatisation des documents peut s’avérer intimidant. Voici quelques conseils à garder à l’esprit lors du choix d’un bon logiciel :
Convivialité
Lors du choix d’un logiciel d’automatisation, la première chose à vérifier est sa convivialité. Les utilisateurs doivent être capables de comprendre son fonctionnement et de l’utiliser efficacement même s’ils ne sont pas techniquement forts. Tout logiciel qui ne simplifie pas le travail et le complique davantage serait un échec total.
Un logiciel d'automatisation de documents doit permettre de créer facilement des modèles, d'utiliser ceux existants tels quels et de faciliter la navigation aisée dans ses fonctionnalités pour les utilisateurs sans avoir à faire appel à des experts.
La plupart des fournisseurs de solutions d'automatisation de documents seraient heureux de proposer une version d'essai pour des périodes limitées afin d'attirer des clients potentiels. Utilisez-les pour comprendre comment le logiciel peut répondre aux besoins de l'entreprise et des employés afin d'accroître l'efficacité de l'automatisation des documents.
Intégrations avec les systèmes d'entreprise existants
Même la meilleure solution d'automatisation des documents peut être inutile si elle ne permet pas une bonne intégration avec les systèmes existants utilisés par une entreprise.
Un bon logiciel d’automatisation possède des capacités intégrées pour obtenir des données provenant de diverses sources. L'intégration avec les systèmes CRM, les CMS, les systèmes de stockage de fichiers, les logiciels d'analyse, les logiciels de traitement des paiements et les logiciels de communication sont les plus recherchés.
Un système d'automatisation de documents qui facilite une intégration facile peut aider à capturer des données précises provenant de diverses sources pour créer ou générer des documents de valeur. Vérifier auprès du fournisseur les capacités d'un logiciel à intégrer et à collecter des données provenant de diverses sources peut aider les organisations à décider de l'utilité d'une solution d'automatisation.
Accessibilité
L'une des caractéristiques modernes qui peuvent distinguer un logiciel d'automatisation est son accessibilité. De nos jours, de nombreux représentants d'une entreprise sont en déplacement et ont besoin de solutions capables de créer ou de générer rapidement des documents à présenter à des clients ou parties prenantes potentiels.
Imaginez un directeur commercial qui doit créer des propositions pour conclure une affaire avec un client intéressé. L'utilisation d'une solution d'automatisation de documents compatible avec les mobiles, les tablettes ou d'autres appareils permet de préparer les documents requis et de les partager en déplacement.
Prise en charge de différents formats de documents
Lors du choix d'une solution d'automatisation de documents, il est préférable de vérifier si le logiciel prend en charge différents types de formats de documents, tels que les fichiers texte, les fichiers image, les PDF, les documents protégés par mot de passe, etc., qui peuvent être requis dans une entreprise.
Le système sélectionné doit également être capable de prendre en charge différentes automatisations de documents, à savoir en masse, interactives et à la demande. La génération groupée de documents implique la production de nombreuses quantités d'un ou plusieurs types de documents à des fins commerciales spécifiques.
L'automatisation interactive des documents se produit lorsque le logiciel crée automatiquement un formulaire basé sur un modèle, puis crée un document en extrayant les données du formulaire vers le modèle. L'automatisation à la demande, comme son nom l'indique, fait référence à un document créé en réponse à la « demande d'un utilisateur » lorsque les informations requises sont soumises.
Focus sur la sécurité
Les organisations doivent se préoccuper de la sécurité lorsqu'elles recherchent une solution d'automatisation des documents. Les documents commerciaux sont uniques et doivent être protégés contre le vol de données pour éviter toute vulnérabilité et protéger les intérêts commerciaux. L'assemblage et le partage de documents devraient être possibles sans craindre de perdre des données. La protection par mot de passe ou le cryptage de bout en bout sont quelques fonctionnalités qui peuvent garantir la sécurité des données. Même si les autorisations d’accès peuvent contribuer à protéger les données contre toute utilisation abusive, elles ne doivent pas devenir un obstacle au maintien de flux de travail fluides.
Support client satisfaisant
Comme pour tout produit, les utilisateurs d’automatisation de documents bénéficieront également d’un bon support client de la part du fournisseur. Les évaluations basées sur les avis des utilisateurs et l'assistance, même lors de l'utilisation de versions d'essai, peuvent donner un aperçu de la manière dont une entreprise répond et soutient les utilisateurs.
Disposer de plusieurs canaux de communication, notamment le courrier électronique, le téléphone, le chat en ligne, etc., peut s'avérer plus efficace lorsque vous avez des doutes ou des problèmes qui doivent être résolus rapidement pour éviter toute interruption des flux de travail de l'entreprise.
Vous souhaitez automatiser les tâches manuelles répétitives ? Économisez du temps, des efforts et de l'argent tout en améliorant l'efficacité !
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Automatisation des documents avec les nanonets
Nanonets est un logiciel OCR basé sur l'IA qui, associé aux capacités de ML, peut aider à l'extraction automatisée de données structurées et non structurées à partir de documents PDF, de fichiers numérisés, d'images, etc. Par rapport aux logiciels OCR traditionnels, Nanonets est avantageux car il n'y a pas de règles ni de modèles distincts pour chaque type de document.
L'algorithme d'IA et les modèles OCR utilisés dans les Nanonets apprennent continuellement avec le temps, ce qui rend la gestion de types de documents semi-structurés ou même invisibles un jeu d'enfant. Ceux-ci peuvent être formés plusieurs fois, peuvent être personnalisés pour extraire des données afin de répondre aux besoins spécifiques de l'entreprise et sont assez faciles à exécuter sans avoir besoin d'une équipe interne de développeurs.
L’utilisation de Nanonets peut apporter de nombreux avantages, notamment des économies de coûts, une facilité d’utilisation, une précision et une évolutivité. Les avantages les plus uniques qui distinguent les Nanonets sont :
- Aucun codage requis
- Fonctionne parfaitement avec des données personnalisées
- Des algorithmes à apprentissage continu
- Aucun post-traitement n'est requis
- Gère facilement les contraintes de données
- Capacités multilingues
- Sorties personnalisées
À emporter
L'automatisation des documents peut apporter une multitude d'avantages aux entreprises qui dépendent de la paperasse pour leurs opérations. Il s'agit d'une solution efficace pour éliminer les inefficacités, réduire la charge de travail manuelle des employés et permettre une transition en douceur des flux de travail. L'automatisation des documents avec des outils basés sur l'IA peut rationaliser l'ensemble du processus de création de documents pour optimiser l'efficacité et la rentabilité de l'entreprise.
FAQ
Qu'est-ce que cela signifie d'automatiser un document ?
L'automatisation d'un document désigne l'extraction d'informations significatives à partir de documents non structurés et/ou semi-structurés par un outil numérique. L'information ainsi extraite d'un document est un format organisé qui peut ensuite être traité ou archivé pour la postérité.
Pouvez-vous automatiser des documents Word ?
En un mot – Oui ! Les documents peuvent se présenter sous la forme de documents de traitement de texte comme les documents MS Word. La plupart des entreprises ont besoin des données contenues dans les documents pour un traitement ultérieur. Par exemple, les entreprises peuvent exiger les détails présents dans une facture Word pour le traitement ultérieur des commandes en ligne. L'automatisation des documents implique de télécharger le document dans un logiciel et d'en extraire les informations pertinentes pour les stocker sous une forme adaptée à un traitement ultérieur.
Comment créer un document d'automatisation ?
L'automatisation d'un document implique les étapes suivantes :
- Conversion du document de sa forme papier à une version numérique à partir de laquelle des données significatives peuvent être extraites.
- Distinguer les éléments du document pour identifier le contenu signifiant
- Classement du document par analyse du contenu identifié
- Extraire le contenu pertinent du document
- Traitement ultérieur des données soit via des outils d'analyse de données pour l'archivage pour la postérité.
Qu'est-ce que l'automatisation intelligente des documents ?
Lorsque l'outil numérique qui extrait des données significatives d'un document utilise des fonctionnalités d'IA telles que le ML, l'automatisation devient une « automatisation intelligente », le processus lui-même étant appelé traitement intelligent des documents (IDP). Il combine l'extraction de données avec la gestion et l'orchestration de fichiers et implique non seulement l'extraction de données, mais également des fonctions de catégorisation, de validation et de stockage. Ces outils qui composent IDP peuvent fonctionner indépendamment ou en synergie pour extraire des données non structurées de différents types de documents et les convertir en informations structurées et significatives.
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