आंतरिक लेखापरीक्षा में स्वचालन

आंतरिक ऑडिट किसी कंपनी के आंतरिक नियंत्रण, कॉर्पोरेट प्रशासन और लेखांकन प्रक्रियाओं का आकलन करने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं। आंतरिक ऑडिट को स्वचालित करने से पारंपरिक प्रक्रिया की कई चुनौतियों का समाधान किया जा सकता है।

ये ऑडिट कानूनों और विनियमों का अनुपालन सुनिश्चित करने और सटीक और समय पर वित्तीय रिपोर्टिंग और डेटा संग्रह बनाए रखने के लिए आवश्यक हैं। हालाँकि, यह अक्सर समय लेने वाला, अनावश्यक और अशुद्धियों और त्रुटियों की रिपोर्ट करने वाला होता है।

आइए देखें कि आंतरिक ऑडिट को स्वचालित करना आपके व्यवसाय के लिए प्रक्रिया को कैसे सुव्यवस्थित कर सकता है।

आप आंतरिक ऑडिट के लिए स्वचालन कैसे अपना सकते हैं?

आंतरिक ऑडिट में स्वचालन मूलभूत डेटा एकीकरण और विश्लेषण से लेकर मानव व्यवहार की नकल करने वाले उन्नत संज्ञानात्मक तत्वों तक, डिजिटल प्रौद्योगिकियों की एक विस्तृत श्रृंखला के माध्यम से किया जा सकता है।

आम तौर पर उपयोग किए जाने वाले टूल में ऑडिट प्रबंधन सॉफ़्टवेयर, डेटा एनालिटिक्स टूल, शामिल हैं। रोबोट प्रक्रिया स्वचालन (RPA), कृत्रिम बुद्धिमत्ता (AI), ब्लॉकचेन प्रौद्योगिकी, और क्लाउड-आधारित समाधान।

यहां कुछ विशिष्ट उदाहरण दिए गए हैं कि इन प्रौद्योगिकियों का उपयोग आंतरिक लेखापरीक्षा में कैसे किया जा सकता है:

• ऑडिट प्रबंधन सॉफ़्टवेयर का उपयोग इसके लिए किया जा सकता है:
• ऑडिट के शेड्यूलिंग और ट्रैकिंग को स्वचालित करें
• ऑडिट बजट और संसाधनों का प्रबंधन करें
• ऑडिट डेटा एकत्र करें और संग्रहीत करें
• ऑडिट रिपोर्ट तैयार करें
• डेटा एनालिटिक्स टूल का उपयोग इसके लिए किया जा सकता है:
• डेटा में पैटर्न और रुझान को पहचानें
• डेटा में विसंगतियों का पता लगाएं
• जोखिमों का आकलन करें
• आरपीए का उपयोग इसके लिए किया जा सकता है:
• डेटा प्रविष्टि और निष्कर्षण को स्वचालित करें
• रिपोर्ट जनरेट करें
• अनुपालन जांच करें
• AI का उपयोग इसके लिए किया जा सकता है:
• जोखिमों को पहचानें
• धोखाधड़ी का पता लगाएं
• नियंत्रणों की प्रभावशीलता का आकलन करें
• ब्लॉकचेन तकनीक का उपयोग निम्न के लिए किया जा सकता है:
• एक अपरिवर्तनीय बनाएँ लेखा परीक्षा निशान
• ऑडिट डेटा को सुरक्षित रूप से संग्रहीत करें
• क्लाउड-आधारित समाधानों का उपयोग इसके लिए किया जा सकता है:
• ऑडिट डेटा सुरक्षित रूप से साझा करें
• ऑडिट पर दूर से सहयोग करें

आंतरिक लेखापरीक्षा में स्वचालन का उपयोग अभी भी विकसित हो रहा है। विशेष रूप से, डेलॉइट का सर्वेक्षण एक बढ़ती प्रवृत्ति पर प्रकाश डालता है 43% तक सर्वेक्षण में शामिल ऑडिटर पहले से ही अपने आंतरिक ऑडिट कार्यों में उन्नत विश्लेषण और स्वचालन का लाभ उठा रहे हैं। हालाँकि, यह स्पष्ट है कि इन प्रौद्योगिकियों में आंतरिक लेखापरीक्षा की दक्षता, प्रभावशीलता और जोखिम-आधारित दृष्टिकोण में उल्लेखनीय सुधार करने की क्षमता है।

आंतरिक लेखापरीक्षा के लिए स्वचालन के क्या लाभ हैं?

आंतरिक ऑडिट में स्वचालन असंख्य लाभ लाता है, ऑडिट जीवन चक्र के विभिन्न पहलुओं में दक्षता और प्रभावशीलता बढ़ाता है।

यहाँ कुछ लाभ दिए गए हैं:

• बढ़ी हुई दक्षता: स्वचालन डेटा प्रविष्टि, रिपोर्ट निर्माण और अनुपालन जांच जैसे दोहराए जाने वाले और समय लेने वाले कार्यों को सुव्यवस्थित करने में मदद कर सकता है। इससे ऑडिटरों का समय खाली हो सकता है ताकि वे जोखिम मूल्यांकन और धोखाधड़ी का पता लगाने जैसी अधिक मूल्यवर्धित गतिविधियों पर ध्यान केंद्रित कर सकें।
• बेहतर सटीकता: स्वचालन मानवीय त्रुटि के जोखिम को कम करके ऑडिट परिणामों की सटीकता में सुधार करने में मदद कर सकता है। ऐसा इसलिए है क्योंकि स्वचालन को विशिष्ट नियमों और प्रक्रियाओं का पालन करने के लिए प्रोग्राम किया जा सकता है, जो यह सुनिश्चित करने में मदद कर सकता है कि डेटा सही ढंग से दर्ज और संसाधित किया गया है।
• उन्नत जोखिम पहचान और मूल्यांकन: स्वचालन मैन्युअल तरीकों की तुलना में बड़ी मात्रा में डेटा का अधिक तेज़ी से और कुशलता से विश्लेषण करके जोखिमों को अधिक प्रभावी ढंग से पहचानने और उनका आकलन करने में मदद कर सकता है। इससे ऑडिटरों को उन क्षेत्रों पर अपना ध्यान केंद्रित करने में मदद मिल सकती है जहां धोखाधड़ी या त्रुटि का अधिक जोखिम है।
• पारदर्शिता और लेखापरीक्षा में वृद्धि: स्वचालन ऑडिट ट्रेल्स उत्पन्न करके आंतरिक ऑडिट प्रक्रियाओं की पारदर्शिता और ऑडिटेबिलिटी में सुधार करने में मदद कर सकता है जिसका उपयोग ऑडिट की प्रगति को ट्रैक करने और परिणामों को सत्यापित करने के लिए किया जा सकता है। इससे हितधारकों के साथ विश्वास बनाने और आंतरिक ऑडिट फ़ंक्शन की समग्र प्रभावशीलता में सुधार करने में मदद मिल सकती है।
• कम लागत: स्वचालन दोहराए जाने वाले कार्यों को स्वचालित करके और ऑडिट प्रक्रिया की दक्षता और सटीकता में सुधार करके आंतरिक ऑडिट की लागत को कम करने में मदद कर सकता है।

कुल मिलाकर, स्वचालन आंतरिक ऑडिट के लिए एक मूल्यवान उपकरण हो सकता है, जो फ़ंक्शन की दक्षता, प्रभावशीलता और जोखिम-आधारित दृष्टिकोण को बेहतर बनाने में मदद करता है।

आंतरिक लेखापरीक्षा को स्वचालित करने की चुनौतियाँ

हालाँकि आंतरिक ऑडिट को स्वचालित करना काफी हद तक लाभकारी प्रक्रिया हो सकती है, लेकिन कुछ चुनौतियाँ भी हो सकती हैं:

• आधार सामग्री की गुणवत्ता: स्वचालन के लिए उपयोग किए जाने वाले डेटा की गुणवत्ता महत्वपूर्ण है। यदि डेटा गलत या अधूरा है, तो स्वचालन के परिणाम अविश्वसनीय होंगे। इसका मतलब यह है कि किसी भी आंतरिक ऑडिट प्रक्रिया को स्वचालित करने से पहले एक अच्छी डेटा गुणवत्ता प्रबंधन प्रक्रिया का होना महत्वपूर्ण है।
• तकनीकी विशेषज्ञता: स्वचालन को डिजाइन, विकास और कार्यान्वयन के लिए तकनीकी विशेषज्ञता की आवश्यकता होती है। यह उन आंतरिक ऑडिट टीमों के लिए एक चुनौती हो सकती है जिनके पास आवश्यक कौशल और संसाधन नहीं हैं। कुशल पेशेवरों की एक टीम का होना महत्वपूर्ण है जो संगठन की विशिष्ट आवश्यकताओं को पूरा करने वाले स्वचालन समाधान विकसित और कार्यान्वित कर सके।
• परिवर्तन प्रबंधन: स्वचालन आंतरिक लेखापरीक्षा के संचालन के तरीके को बाधित कर सकता है। इसे दूर करना एक चुनौती हो सकती है, जिसके लिए सभी हितधारकों की भागीदारी की आवश्यकता होगी। सभी हितधारकों को स्वचालन के लाभों के बारे में बताना और व्यवधान को कम करने के लिए स्वचालन को लागू करने की योजना विकसित करने के लिए उनके साथ काम करना महत्वपूर्ण है।
• लागत: सॉफ़्टवेयर की लागत और समाधान को लागू करने और बनाए रखने की लागत दोनों के संदर्भ में, स्वचालन एक महत्वपूर्ण निवेश हो सकता है। इसे लागू करने का निर्णय लेने से पहले स्वचालन की लागत और लाभों पर सावधानीपूर्वक विचार करना महत्वपूर्ण है।

आंतरिक लेखापरीक्षा स्वचालन के साथ शुरुआत करना

क्रियान्वयन आपके आंतरिक ऑडिट में स्वचालन पहली बार में यह कठिन लग सकता है, लेकिन इसे आसान बनाने के लिए आप कुछ चरणों का पालन कर सकते हैं:

1. स्वचालन के अवसरों को पहचानें. दोहराए जाने वाले, नियम-आधारित और समय लेने वाले कार्यों की तलाश करें जिन्हें स्वचालित किया जा सकता है।
2. दृष्टिकोण और रणनीति को परिभाषित करें. आप स्वचालन से क्या हासिल करना चाहते हैं? दक्षता, सटीकता, जोखिम मूल्यांकन में सुधार करें, या अधिक मूल्यवान अंतर्दृष्टि प्रदान करें?
3. आवश्यक बुनियादी ढांचे का निर्माण करें. इसमें प्रौद्योगिकी, उपकरण, संसाधन, कौशल और प्रशिक्षण शामिल हैं।
4. सही स्वचालन उपकरण चुनें. आरपीए, डेटा एनालिटिक्स, एनएलपी और एआई सभी विकल्प हैं।
5. पायलट और परीक्षण स्वचालन। पूर्ण कार्यान्वयन से पहले नियंत्रित वातावरण में परीक्षण करें।
6. मॉनिटर करें और अनुकूलित करें. फीडबैक इकट्ठा करें और आवश्यकतानुसार समायोजन करें।
7. स्वचालन का धीरे-धीरे विस्तार करें। कुछ प्रक्रियाओं और कार्यों से शुरुआत करें, फिर आत्मविश्वास बढ़ने पर विस्तार करें।

नैनोनेट्स जैसे टूल के उपयोग से, जिसमें एआई-संचालित ओसीआर तकनीक है, आप अपनी आंतरिक ऑडिट प्रक्रिया को स्वचालित करने की चुनौतियों से निपट सकते हैं।

नैनोनेट्स विभिन्न वित्तीय दस्तावेजों में विशिष्ट प्रविष्टियों, जैसे दिनांक, खरीद आदेश संख्या और संदर्भ आईडी की खोज के लिए मशीन लर्निंग एल्गोरिदम का उपयोग करता है।

नैनोनेट्स एक नो-कोड इंटेलिजेंट ऑटोमेशन प्लेटफॉर्म है। इसका मतलब यह है कि इसे प्रत्येक संगठन की विशिष्ट आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए आसानी से अनुकूलित किया जा सकता है। नैनोनेट को अधिकांश सीआरएम, ईआरपी, या आरपीए सॉफ्टवेयर के साथ भी एकीकृत किया जा सकता है, जिससे परेशानी मुक्त कार्यान्वयन प्रक्रिया सुनिश्चित होती है।

अक्सर पूछे गए प्रश्न

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• स्रोत: https://nanonets.com/blog/internal-audit-automation/