स्प्रेडशीट रूपांतरण के लिए ओसीआर की अंतिम मार्गदर्शिका: वर्कफ़्लो, उपकरण और सटीकता युक्तियाँ

क्या आपको कभी पीडीएफ या स्कैन किए गए दस्तावेज़ से स्प्रेडशीट में डेटा निकालने की आवश्यकता पड़ी है? ओसीआर वास्तव में समय बचाने वाला हो सकता है। बस अपने दस्तावेज़ों को स्कैन करें और छवियों को संपादन योग्य, खोजने योग्य पाठ में परिवर्तित करें। ओसीआर डेटा निष्कर्षण को आसान बनाता है, चाहे वह पीडीएफ, फोटो या स्कैन किए गए पृष्ठों के साथ काम कर रहा हो।

यह मार्गदर्शिका आपको ओसीआर से लेकर स्प्रेडशीट प्रक्रिया - स्कैनिंग से लेकर सटीकता में सुधार तक - के बारे में बताएगी। हम ओसीआर टूल की अनुशंसा करेंगे और सटीकता और वास्तविक दुनिया के ओसीआर उपयोग के मामलों को बढ़ाने के लिए युक्तियां प्रदान करेंगे जो मैन्युअल काम के घंटों को बचाते हैं।

OCR के साथ डेटा को स्प्रेडशीट में पुनर्व्यवस्थित क्यों करें?

OCR पूरी तरह से गेम-चेंजर है। यह आपके स्कैन किए गए कागजात, पीडीएफ और तस्वीरों में बंद डेटा लेता है और उन्हें संरचित डेटा में बदल देता है। हम उपयोग के लिए तैयार स्प्रेडशीट के बारे में बात कर रहे हैं। यह संभावनाओं की एक पूरी नई दुनिया खोलता है।

यहां कुछ कारण दिए गए हैं कि क्यों आपको अपने डेटा को स्प्रेडशीट में व्यवस्थित करने के लिए ओसीआर का उपयोग करने पर विचार करना चाहिए:

1. आसान डेटा विश्लेषण

एक बार जब आपका डेटा निकाला जाता है और स्प्रेडशीट में पंक्तियों और स्तंभों में बड़े करीने से व्यवस्थित किया जाता है, तो इसका विश्लेषण करना और इसके साथ काम करना बहुत आसान हो जाता है। आप तुरंत रुझान पहचान सकते हैं, क्रमबद्ध कर सकते हैं, फ़िल्टर कर सकते हैं, फ़ार्मुलों का उपयोग कर सकते हैं और पिवट टेबल और चार्ट बना सकते हैं। स्कैन किए गए दस्तावेज़ों या पीडीएफ़ में डेटा हेरफेर का यह स्तर संभव नहीं है।

2. बेहतर डेटा गुणवत्ता

स्प्रेडशीट में ओसीआर रूपांतरण आपको स्वच्छ, संरचित डेटा देता है। ओसीआर प्रक्रिया के दौरान डेटा को मान्य और मानकीकृत किया जा सकता है। यह असंरचित स्कैन किए गए दस्तावेज़ों की तुलना में समग्र डेटा गुणवत्ता और सटीकता में सुधार करता है।

3. खोज क्षमता में सुधार

स्कैन किए गए दस्तावेज़ों और छवियों को खोजना जटिल है - ओसीआर छवियों को वास्तविक पाठ में परिवर्तित करके इसे ठीक करता है। एक बार स्प्रेडशीट में, डेटा पूरी तरह से खोजने योग्य हो जाता है। आपको जो चाहिए वह तुरंत मिल सकता है।

4. उन्नत डेटा साझाकरण

निकाले गए डेटा वाली स्प्रेडशीट को सहयोग के लिए दूसरों के साथ आसानी से साझा किया जा सकता है। डेटा अब अलग-अलग दस्तावेज़ छवियों में कैद होने के बजाय एक मानकीकृत पुन: प्रयोज्य प्रारूप में है।

5. स्वचालन क्षमताएँ

स्प्रेडशीट डेटा को व्यावसायिक प्रणालियों में स्वचालित और सुव्यवस्थित किया जा सकता है। सीएसवी फाइलों को आउटपुट करने की क्षमता के साथ, ओसीआर निकाला गया डेटा स्वचालित रूप से डेटाबेस और अन्य लाइन-ऑफ-बिजनेस अनुप्रयोगों में प्रवाहित हो सकता है।

6. मैन्युअल प्रोसेसिंग छोड़ें

आपकी टीम को अब स्कैन किए गए दस्तावेज़ों से डेटा को मैन्युअल रूप से ट्रांसक्रिप्ट करने की आवश्यकता नहीं होगी और न ही पीडीएफ के लिए थकाऊ और अप्रभावी कॉपी-पेस्ट वर्कफ़्लो को सहन करना होगा। आप नीरस डेटा प्रविष्टि कार्यों को समाप्त करके त्रुटियों को कम कर सकते हैं और डेटा की सफाई और सत्यापन में समय बचा सकते हैं। परिणामस्वरूप, आपका स्टाफ अधिक उत्पादक और संतुष्टिदायक कार्य के लिए अपने प्रयास समर्पित कर सकता है।

7। अनुमापकता

डेटा वॉल्यूम बढ़ने के साथ-साथ ओसीआर रूपांतरण स्केल भी बढ़ता है। चाहे आपको सैकड़ों या हजारों दस्तावेज़ पृष्ठों को संसाधित करने की आवश्यकता हो, ओसीआर स्वचालन इसे आसानी से संभाल लेता है। बड़ी मात्रा में मैन्युअल डेटा प्रविष्टि इतनी तेज़ी से स्केल नहीं होती है।

स्प्रेडशीट वर्कफ़्लो के लिए ओसीआर

जब आप इन प्रमुख चरणों का पालन करते हैं तो दस्तावेज़ों को ओसीआर के साथ स्प्रेडशीट में परिवर्तित करना आसान होता है। एक कुशल वर्कफ़्लो स्थापित करके, आप मैन्युअल डेटा प्रविष्टि के घंटों को बचा सकते हैं और पीडीएफ या स्कैन की गई फ़ाइलों में बंद जानकारी तक तुरंत पहुंच सकते हैं।

चलो अंदर चलो

1. ओसीआर के लिए दस्तावेज़ इकट्ठा करें

सबसे पहले, दस्तावेज़ की छवियां, पीडीएफ, या स्कैन किए गए कागजात एकत्र करें जिनमें वह डेटा हो जिसे आपको निकालने की आवश्यकता है। नैनोनेट्स आपको ईमेल, क्लाउड स्टोरेज, ड्रॉपबॉक्स, गूगल ड्राइव, वनड्राइव और अन्य सहित कई स्रोतों से आसानी से फ़ाइलें आयात करने की अनुमति देता है।

आप किसी भी नई फ़ाइल या आने वाले अनुलग्नकों को स्वचालित रूप से संसाधित करने के लिए स्वचालित वॉच फ़ोल्डर या ईमेल भी सेट कर सकते हैं। निर्बाध डेटा निष्कर्षण के लिए एपीआई कॉल और अन्य व्यावसायिक सॉफ़्टवेयर के साथ एकीकरण भी स्थापित किया जा सकता है।

2. डेटा फ़ील्ड को परिभाषित करें

इसके बाद, उन डेटा फ़ील्ड या कॉलम को निर्दिष्ट करें जिन्हें आप निकालना चाहते हैं, जैसे इनवॉइस नंबर, दिनांक, ग्राहक का नाम, देय राशि, आदि। नैनोनेट्स इनवॉइस, रसीदें, व्यवसाय कार्ड और अधिक जैसे दस्तावेज़ प्रकारों के लिए अलग-अलग एआई मॉडल प्रदान करता है।

पूर्व-निर्मित मॉडल पहले से ही जानते हैं कि प्रत्येक दस्तावेज़ प्रकार से सामान्य फ़ील्ड को समझदारी से कैसे निकाला जाए। आप अपने स्वयं के कस्टम फ़ील्ड भी कॉन्फ़िगर कर सकते हैं और एआई मॉडल को प्रशिक्षित कर सकते हैं। फिर आप कुछ नमूनों के साथ मॉडल तैयार कर सकते हैं। महत्वपूर्ण डेटा कहां मौजूद है, इसका पता लगाने के लिए बस नमूना दस्तावेज़ों पर क्षेत्र बनाएं।

अब, आप OCR चलाने और अपने दस्तावेज़ों से डेटा निकालने के लिए तैयार हैं। नैनोनेट्स उच्च सटीकता के साथ जटिल दस्तावेज़ लेआउट से टेक्स्ट को स्वचालित रूप से पहचानने और कैप्चर करने के लिए उन्नत एआई और एमएल एल्गोरिदम का लाभ उठाता है। एआई प्रत्येक दस्तावेज़ को "पढ़ता है", परिभाषित फ़ील्ड निकालता है, और निर्यात के लिए तैयार संरचित डेटा आउटपुट करता है।

एक बार डेटा फ़ील्ड और एआई मॉडल सही ढंग से कॉन्फ़िगर हो जाने पर यह चरण आपके लिए पूरी तरह से स्वचालित हो जाता है। पर्दे के पीछे, OCR तकनीक स्कैन की गई छवियों को टेक्स्ट में परिवर्तित करती है। इंटेलिजेंट ज़ोन डिटेक्शन फिर प्रासंगिक डेटा फ़ील्ड चुनता है।

4. डेटा को सत्यापित और सही करें

सटीकता के लिए निकाले गए डेटा की समीक्षा करें। नैनोनेट्स इसे आसान बनाता है क्योंकि यह आपको सीधे दस्तावेज़ व्यूअर पर सुधार करने देता है। अधिक उन्नत उपयोगकर्ताओं के लिए, आप संरचित JSON आउटपुट को भी संपादित कर सकते हैं।

आप कैप्चर किए गए डेटा को सत्यापित करने के लिए नियम स्थापित करने के लिए स्वचालित सत्यापन क्षमताओं का भी उपयोग कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप जांच सकते हैं कि कोई तारीख वैध सीमा के भीतर आती है या किसी सीमा से नीचे संख्यात्मक मान में आती है। किसी भी सत्यापन मुद्दे को समीक्षा के लिए चिह्नित किया जाता है।

5. स्प्रेडशीट डेटा निर्यात और एकीकृत करें

आपके स्कैन किए गए दस्तावेज़ों या पीडीएफ़ से निकाले गए संरचित डेटा वाले अंतिम आउटपुट को डाउनलोड किया जा सकता है और डाउनस्ट्रीम उद्देश्यों के लिए उपयोग किया जा सकता है। नैनोनेट्स आपको इसे CSV, Excel, या JSON फ़ाइल के रूप में निर्यात करने की अनुमति देता है, जिससे आप आसानी से अपने पसंदीदा स्प्रेडशीट एप्लिकेशन या अन्य व्यावसायिक सॉफ़्टवेयर में डेटा आयात कर सकते हैं।

आप Google शीट्स, क्विकबुक, सेल्सफोर्स आदि जैसे लोकप्रिय एप्लिकेशन के साथ सीधे एकीकृत हो सकते हैं। जैपियर एकीकरण आपको निर्बाध डेटा प्रवाह के लिए 5000+ से अधिक ऐप्स से जुड़ने की अनुमति देता है। यह एकीकरण सुनिश्चित करता है कि आपका डेटा वास्तविक समय में आपके सभी प्लेटफ़ॉर्म पर स्वचालित रूप से अपडेट हो जाए।

स्प्रेडशीट प्रक्रिया में ओसीआर को कैसे सुधारें

OCR तकनीक उत्तम नहीं है. यह कभी-कभी निम्न-गुणवत्ता वाले स्कैन, जटिल लेआउट या असामान्य फ़ॉन्ट के साथ संघर्ष कर सकता है। लेकिन, ओसीआर प्रक्रिया में छोटे-छोटे मामूली सुधारों से भी महत्वपूर्ण समय और लागत की बचत हो सकती है।

मान लीजिए कि आप एक बीमा कंपनी चलाते हैं जो प्रतिदिन हजारों दस्तावेज़ संसाधित करती है। यहां तक ​​कि ओसीआर सटीकता में 2% सुधार भी प्रति सप्ताह सैकड़ों श्रम घंटे बचा सकता है।

स्प्रेडशीट प्रक्रिया में ओसीआर को बेहतर बनाने के कुछ तरीके यहां दिए गए हैं:

1. अपने स्कैन की गुणवत्ता में सुधार करें

सुनिश्चित करें कि आप जिन दस्तावेज़ों को स्कैन कर रहे हैं वे स्पष्ट और सुपाठ्य हैं। खराब गुणवत्ता वाले स्कैन से ओसीआर प्रक्रिया में त्रुटियां हो सकती हैं। इसलिए, आपके OCR सिस्टम में फीड करने से पहले छवि गुणवत्ता बढ़ाने के लिए प्रीप्रोसेस स्कैन करें।

स्कैन गुणवत्ता में सुधार के लिए युक्तियाँ:

• उच्च-रिज़ॉल्यूशन स्कैनर (कम से कम 300 डीपीआई) का उपयोग करें। यह बारीक विवरण कैप्चर करता है जो ओसीआर इंजन को पात्रों को सटीक रूप से पहचानने में मदद कर सकता है।
• सुनिश्चित करें कि पृष्ठ सही ढंग से संरेखित हों और तिरछे न हों। डेस्क्यूविंग झुके हुए स्कैन को ठीक करता है।
• स्कैन की चमक और कंट्रास्ट की जाँच करें। स्तरों को समायोजित करें ताकि पाठ स्पष्ट रूप से दिखाई दे और बहुत हल्का या गहरा न हो।
• स्कैन की गई छवियों पर धूल, धब्बे या कलाकृतियों से बचने के लिए स्कैनर ग्लास को साफ करें।
• अपने स्मार्टफोन का उपयोग करके उच्च गुणवत्ता वाले स्कैन कैप्चर करने के लिए एडोब स्कैन या इसी तरह के ऐप्स का उपयोग करें।
• शार्पनिंग, शोर में कमी और बाइनराइजेशन जैसी छवि वृद्धि तकनीकों का उपयोग करें।

2. अपने दस्तावेज़ों का मानकीकरण करें

दस्तावेज़ लेआउट और डिज़ाइन में एकरूपता से ओसीआर सटीकता में उल्लेखनीय सुधार हो सकता है। यदि संभव हो, तो आपके द्वारा संसाधित किए जाने वाले दस्तावेज़ों के प्रारूप को मानकीकृत करें। इसका मतलब है कि प्रत्येक दस्तावेज़ पर डेटा फ़ील्ड को एक ही स्थान पर रखना, लगातार फ़ॉन्ट और आकार का उपयोग करना और एक साफ़, सुव्यवस्थित लेआउट बनाए रखना।

दस्तावेज़ों को मानकीकृत करने के लिए यहां कुछ सुझाव दिए गए हैं:

• एक ही प्रकार के सभी दस्तावेज़ों के लिए एक सुसंगत टेम्पलेट का उपयोग करें।
• प्रत्येक दस्तावेज़ पर आवश्यक डेटा फ़ील्ड को एक ही स्थान पर रखें।
• स्पष्ट, सुपाठ्य फ़ॉन्ट का उपयोग करें और कलात्मक या असामान्य फ़ॉन्ट से बचें।
• अव्यवस्था से बचें और लेआउट को साफ़ और सरल रखें।
• महत्वपूर्ण टेक्स्ट फ़ील्ड के पास छवियों, लोगो और ग्राफ़िक्स का उपयोग सीमित करें।
• सुपाठ्यता में सुधार के लिए टेक्स्ट और पृष्ठभूमि के लिए उच्च-विपरीत रंगों का उपयोग करें।

3. एआई-संचालित ओसीआर प्रणाली में निवेश करें

ये सिस्टम संसाधित प्रत्येक दस्तावेज़ से सीखने के लिए मशीन लर्निंग एल्गोरिदम का उपयोग करते हैं, जिससे प्रासंगिक डेटा को पहचानने और निकालने की उनकी क्षमता में लगातार सुधार होता है।

नैनोनेट्स एआई-संचालित ओसीआर प्रणाली का एक प्रमुख उदाहरण है। यह विभिन्न दस्तावेज़ प्रकारों के लिए पूर्व-प्रशिक्षित मॉडल प्रदान करता है और आपको अपनी आवश्यकताओं के अनुसार मॉडल को अनुकूलित करने की अनुमति देता है। यह जितना अधिक डेटा संसाधित करता है, उतना ही बेहतर यह पैटर्न को पहचानता है और सटीक रूप से डेटा निकालता है।

इसके अलावा, एआई-संचालित ओसीआर सिस्टम की भाषा पहचान और संदर्भ समझने की क्षमताएं उन्हें विभिन्न भाषाओं, मुद्राओं, कर प्रारूपों और बहुत कुछ में दस्तावेजों को संभालने की अनुमति देती हैं। यह उन्हें अत्यधिक बहुमुखी और विविध व्यावसायिक आवश्यकताओं के अनुकूल बनाता है।

4. स्वचालित वर्कफ़्लो सेट करें

आपके OCR वर्कफ़्लो में दोहराए जाने वाले मैन्युअल चरणों को स्वचालित करने से दक्षता बढ़ सकती है और त्रुटियाँ कम हो सकती हैं। उदाहरण के लिए, आप ऑटो-इम्पोर्ट नियम सेट कर सकते हैं जो सुनिश्चित करते हैं कि ओसीआर सिस्टम भेजे गए प्रत्येक चालान को स्वचालित रूप से संसाधित करता है एकाउंटिंग@yourbusiness.com.

ईआरपी जैसे व्यावसायिक सॉफ़्टवेयर के साथ एकीकरण निर्बाध डेटा प्रवाह की अनुमति देता है। निकाला गया स्प्रेडशीट डेटा स्वचालित रूप से डाउनस्ट्रीम डेटाबेस में सिंक हो सकता है। स्वचालित सत्यापन नियम किसी भी निष्कर्षण त्रुटि को जल्दी पकड़ने में मदद करते हैं। वर्कफ़्लो समीक्षा की आवश्यकता वाले दस्तावेज़ों को उपयुक्त कर्मचारियों तक पहुंचा सकता है। स्वचालित सूचनाएं और अनुस्मारक यह सुनिश्चित करते हैं कि कोई भी समय सीमा छूटे नहीं।

अंतिम विचार

ओसीआर तकनीक ने स्कैन किए गए दस्तावेजों और पीडीएफ से डेटा निकालने और उसके साथ काम करने के तरीके में क्रांति ला दी है। छवियों को संरचित स्प्रेडशीट डेटा में परिवर्तित करके, OCR विश्लेषण क्षमताओं को बढ़ाते हुए कठिन मैन्युअल प्रविष्टि को समाप्त करता है।

जैसा कि इस गाइड में बताया गया है, नैनोनेट्स जैसे सही टूल के साथ एक कुशल ओसीआर वर्कफ़्लो बनाने से भारी मात्रा में समय बचाया जा सकता है। सटीकता में मामूली सुधार भी जल्दी ही महत्वपूर्ण बचत में तब्दील हो जाते हैं।

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• स्रोत: https://nanonets.com/blog/ocr-to-spreadsheet/