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दस्तावेज़ सदियों से व्यवसायों का एक अभिन्न अंग रहे हैं। जैसे-जैसे संगठनों का विस्तार होता है और व्यावसायिक प्रक्रियाएँ अधिक जटिल होती जाती हैं, व्यावसायिक दस्तावेज़ीकरण की ज़रूरतें कई गुना बढ़ गई हैं और तेजी से चुनौतीपूर्ण हो गई हैं। एआई और इसकी उन्नत तकनीकों ने दस्तावेज़ स्वचालन को संभव बना दिया है, थकाऊ और बोझिल मैनुअल दस्तावेज़ीकरण प्रक्रियाओं को आसान बना दिया है और व्यवसायों के दस्तावेज़ीकरण के प्रबंधन के तरीके को प्रभावित किया है।
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दस्तावेज़ स्वचालन क्या है?
दस्तावेज़ स्वचालन को आमतौर पर दस्तावेज़ असेंबली के रूप में संदर्भित किया जाता है जिसमें न्यूनतम मानव निर्भरता वाले इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ तैयार करने के लिए सिस्टम और सॉफ़्टवेयर तकनीकों का उपयोग शामिल होता है।
विभिन्न स्रोतों से निकाले गए डेटा और टेक्स्ट को नए दस्तावेज़ बनाने के लिए इनपुट के रूप में उपयोग किया जाता है। नियमों को पूर्व-डिज़ाइन किए गए टेम्प्लेट के रूप में परिभाषित किया गया है जो अंतिम दस्तावेज़ बनाने के लिए एक मार्गदर्शक के रूप में कार्य कर सकते हैं।
दस्तावेज़ स्वचालन हो सकता है:
दस्तावेजों का प्रसंस्करण
दस्तावेज़ प्रक्रिया स्वचालन के रूप में गढ़ा गया, इसमें विभिन्न प्रकार के दस्तावेज़ों से प्रासंगिक जानकारी की पहचान, निष्कर्षण और सत्यापन शामिल है और इसे अंतिम उपयोगकर्ता के लिए समृद्ध डेटा में बदलना है।
दस्तावेजों का निर्माण
इसमें मौजूदा या निकाली गई जानकारी लेना और दस्तावेज़ बनाने के लिए इनपुट के रूप में उनका उपयोग करना शामिल है जो चालान, अनुबंध, व्यावसायिक पत्र, प्रस्ताव आदि हो सकते हैं।
दस्तावेज़ स्वचालन का महत्व
दस्तावेज़ स्वचालन दोहराए जाने वाले कार्यों को कम करता है जो कर्मचारियों के समय और प्रयास को कम करते हैं। किसी भी उद्यम के प्रभावी ढंग से कार्य करने के लिए स्कैन, डेटा का निष्कर्षण, वर्गीकरण और दस्तावेज़ डेटा का भंडारण महत्वपूर्ण है। दस्तावेज़ स्वचालन यह सब और बहुत कुछ करता है।
यह दस्तावेज़ीकरण पर खर्च किए गए समय को कम करने के लिए कस्टम टेम्प्लेट का उपयोग करके विसंगतियों को समाप्त कर सकता है और दस्तावेज़ प्रसंस्करण को सुव्यवस्थित कर सकता है। यह संगठन को एक दस्तावेज़ीकरण प्रक्रिया स्थापित करने में मदद करता है जिसका पालन प्रत्येक कर्मचारी अपने समय और प्रयास को उत्पादक बनाने के लिए कर सकता है।
दस्तावेज़ स्वचालन समय और जनशक्ति बचाने, भौतिक फ़ाइल रखरखाव को कम करने और दस्तावेज़ की अनुपलब्धता और अशुद्धि के जोखिम को कम करने के लिए महत्वपूर्ण है। इसके अलावा, यह विभागों के बीच सुचारू कार्यप्रवाह को भी सक्षम बनाता है और व्यावसायिक प्रक्रियाओं को कुशलतापूर्वक प्रबंधित करने के लिए समग्र संगठन को बढ़ाता है।
चाहते पीडीएफ से डेटा खंगालें दस्तावेज़, रूपांतरित करें पीडीएफ से एक्सएमएल or स्वचालित तालिका निष्कर्षण? नैनोनेट्स की जाँच करें' पीडीएफ खुरचनी or पीडीएफ पार्सर कन्वर्ट करने के लिए डेटाबेस के लिए पीडीएफ प्रविष्टियां!
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दस्तावेज़ स्वचालन सॉफ्टवेयर के बारे में
दस्तावेज़ स्वचालन सॉफ़्टवेयर एक ऐसा उपकरण है जो व्यवसायों को दस्तावेज़ों के स्वचालन को आसानी से प्राप्त करने में मदद करने के लिए उन्नत तकनीकों का उपयोग करता है। ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकॉग्निशन (ओसीआर), प्राकृतिक भाषा प्रसंस्करण (एनएलपी), मशीन लर्निंग (एमएल), आदि जैसी अन्य तकनीकों के साथ एकीकृत करने की इसकी क्षमता और दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (डीएमएस) और अन्य सॉफ्टवेयर के साथ काम करने की इसकी क्षमता इसे बनाती है। कई संगठनों के लिए एक आदर्श फिट।
संगठनों के साथ काम करने वाले दस्तावेज़ों के प्रकारों के आधार पर, स्वचालन आवश्यकताएँ भी बहुत भिन्न हो सकती हैं। जबकि कुछ छोटे व्यवसायों को अनुबंधों, पत्रों, या प्रस्तावों जैसे दस्तावेजों से निपटने के लिए एक सरल सॉफ्टवेयर की आवश्यकता होती है, अन्य व्यवसायों जैसे कि कानून फर्मों या वित्त कंपनियों को स्वचालन समाधान की आवश्यकता हो सकती है जो कि विभिन्न प्रकार के दस्तावेजों से निपटते हैं, साधारण से लेकर जटिल दस्तावेजों तक खंड या गणना शामिल हो सकते हैं। वे बढ़े हुए मूल्य के लिए संबद्ध दस्तावेज़ों को एकल के रूप में 'इकट्ठा' भी कर सकते हैं। एक उदाहरण कानूनी अनुबंधों में ऋण या संदर्भित दस्तावेजों, प्रदर्शनों आदि के साथ बीमा पॉलिसी शामिल करना है।
हालांकि इस तरह के सॉफ़्टवेयर को किसी भी संगठन के अनुरूप कई प्रकार की कार्यात्मकताओं के साथ डिज़ाइन किया जा सकता है, ये सभी दस्तावेज़ों के निर्माण और निर्माण की सुविधा के लिए टेम्प्लेट का उपयोग करते हैं। टेम्प्लेट में स्थिर और गतिशील डेटा हो सकता है जो दस्तावेज़ों को उद्देश्यपूर्ण बनाने के लिए सामग्री में उचित परिवर्तन की अनुमति देता है।
दस्तावेज़ स्वचालन सॉफ्टवेयर मदद करता है:
- ऐसे टेम्पलेट बनाएं जिन्हें संगठन की आवश्यकताओं के अनुसार पुन: उपयोग, डुप्लिकेट और संपादित किया जा सके
- प्रासंगिक स्रोतों से स्वचालित रूप से पॉप्युलेट किए गए डेटा वाले विभिन्न दस्तावेज़ों को इकट्ठा करें
- एक आसान दस्तावेज़ निर्माण प्रक्रिया के साथ वर्कफ़्लो को सुव्यवस्थित करें
- जहां आवश्यक हो वहां अनुपालन मानदंडों का पालन करें और उल्लंघन के जोखिम को कम करें
दस्तावेज़ स्वचालन कैसे काम करता है?
पूर्वनिर्धारित टेम्पलेट दस्तावेज़ स्वचालन के मूल में हैं। विभिन्न स्रोतों से भरे हुए टेक्स्ट सहित डेटा इनपुट को नए दस्तावेज़ बनाने के लिए इन टेम्प्लेट के अनुभागों में डाला जाता है। टेम्प्लेट में कई तत्व हो सकते हैं जिनमें टेक्स्ट खंड, टेबल, संख्याएं, लोगो या अन्य छवियां शामिल हैं।
दस्तावेज़ स्वचालन दस्तावेज़ों के प्रसंस्करण और निर्माण में भिन्न हो सकता है।
स्वचालित दस्तावेज़ प्रसंस्करण
स्वचालित दस्तावेज़ प्रसंस्करण में मुख्य रूप से 3 चरण होते हैं। वे हैं:
निष्कर्षण
प्रासंगिक डेटा प्राप्त करने के लिए पहला कदम उन दस्तावेजों से आवश्यक जानकारी निकालना है जो संरचित, अर्ध-संरचित या असंरचित हो सकते हैं।
- संरचित दस्तावेज - संरचित दस्तावेजों जैसे एक्सेल शीट, सर्वेक्षण, या प्रश्नावली से आवश्यक जानकारी प्राप्त करना बहुत सरल है क्योंकि अधिकांश जानकारी व्यवस्थित है। ओसीआर (ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकग्निशन) क्षमताओं की मदद से ऑटोमेशन सॉफ्टवेयर सही जानकारी निकाल सकता है, भले ही दस्तावेज छवियों के रूप में मौजूद हों और उन्हें उपयोग के लिए पॉप्युलेट किया गया हो।
- अर्ध-संरचित दस्तावेज - चालान या खरीद आदेश जैसे दस्तावेजों में डेटा फ़ील्ड सेट नहीं होते हैं और इसलिए निष्कर्षण थोड़ा मुश्किल हो जाता है। दस्तावेज़ स्वचालन सॉफ्टवेयर, ऐसे मामलों में, इसे संरचित डेटा में इकट्ठा करने और व्यवस्थित करने के लिए OCR और DL (डीप लर्निंग) के संयोजन का उपयोग करता है।
- बिना दस्तावेज के - बहुत कम संरचित डेटा फ़ील्ड के साथ, अनुबंधों, मेमो, पत्र, आदि जैसे दस्तावेज़ों से डेटा की निकासी तेजी से जटिल हो सकती है। फिर भी, ओसीआर और डीएल का उपयोग आवश्यक डेटा प्राप्त करने के लिए किया जा सकता है, महत्वपूर्ण पहलुओं पर अधिक ध्यान देने के साथ जो दस्तावेज़ीकरण प्रक्रिया में मूल्य जोड़ते हैं।
मान्यकरण
निष्कर्षण के लिए निम्नलिखित कदम व्यापार नियमों, आंतरिक नीतियों और बाहरी डेटा के मानकों के आधार पर स्रोत डेटा की सटीकता और गुणवत्ता की जांच कर रहा है।
- व्यापार नियमों के साथ - जाँच करना कि क्या डेटा का कोई दोहराव नहीं है, जैसा कि इनवॉइस के साथ आम है, और क्या प्राप्त किया गया डेटा व्यावसायिक आवश्यकताओं के अनुरूप है या नहीं
- आंतरिक नीतियों के साथ - एक संगठन डेटा को मान्य करते समय नीतियां निर्धारित कर सकता है। इसमें यह सत्यापित करना शामिल है कि निकाला गया डेटा कंपनी के दिशा-निर्देशों के अनुरूप है और उपयुक्त क्षेत्रों जैसे दिनांक, राशि, आदि में जानकारी प्राप्त करने और इनपुट करने के लिए कंपनी के दिशानिर्देशों के अनुरूप है।
- बाहरी डेटा के मानकों के साथ - अधिकांश दस्तावेजों में मानक दिशानिर्देश होते हैं जिन्हें बनाते समय पालन करने की आवश्यकता होती है और ये भी सत्यापन प्रक्रिया का एक महत्वपूर्ण हिस्सा बन जाते हैं। उदाहरण के लिए, इनवॉइस भिन्न हो सकते हैं, लेकिन इनवॉइस दिनांक, इनवॉइस नंबर, रिसीवर और प्रेषक पते, आपूर्ति तिथि, माल का विवरण और कुल राशि जैसे सामान्य फ़ील्ड हैं।
समृद्ध
डेटा संवर्धन मौजूदा डेटा को और अधिक पूर्ण बनाने के लिए आंतरिक जानकारी में मूल्य जोड़ने की प्रक्रिया को संदर्भित करता है। यह ज्यादातर बाहरी डेटा स्रोतों का उपयोग करके पूरा किया जाता है। इसके द्वारा किया जा सकता है:
- दस्तावेज़ीकरण पूर्ण करने के लिए मेटाडेटा के साथ विशेषताएँ जोड़ना।
- अधिक संपूर्ण चित्र के लिए पूरक जानकारी। उदाहरण: पूर्ण डाक या ज़िप कोड प्रदान करना
स्वचालित दस्तावेज़ जनरेशन
स्वचालन उपकरण संगठनों को आवश्यक डेटा प्राप्त करने और उन्हें आवश्यक दस्तावेज़ प्रकारों में बदलने में मदद कर सकते हैं। कम टर्नअराउंड समय में अधिक संख्या में दस्तावेज़ तैयार करने के लिए पूरी प्रक्रिया को सुचारू, सहज और त्रुटि मुक्त बनाया जा सकता है।
दस्तावेज़ बनाने की प्रक्रिया नीचे दी गई है:
टेम्प्लेट के साथ मर्ज करने के लिए इनपुट डेटा प्राप्त करना
स्वचालन उपकरण पहले उपयुक्त डेटाबेस या सिस्टम से आवश्यक जानकारी प्राप्त करते हैं। उदाहरण डेटा जैसे नाम, संख्या, पते आदि।
वांछित आउटपुट स्वरूप चुनना
उन दस्तावेजों का चयन करें जहां स्वचालन की आवश्यकता होगी और प्रभावी होगा। इन दस्तावेज़ों में कानूनी अनुबंध, चालान, कार्य आदेश और ग्राहक संचार शामिल हो सकते हैं, और उनमें से प्रत्येक के लिए विशिष्ट टेम्पलेट्स के साथ एक से अधिक प्रकार के दस्तावेज़ शामिल हो सकते हैं।
डेटा को एक विशिष्ट प्रारूप में कनवर्ट करें
एक बार जब इनपुट डेटा तैयार हो जाता है और स्वचालित पीढ़ी के लिए दस्तावेज़ चुना जाता है, तो चयनित जानकारी तब पूर्व-डिज़ाइन किए गए टेम्प्लेट में प्लेसमेंट के लिए तैयार होती है। इसमें डेटा का एक प्रकार से दूसरे प्रकार में परिवर्तन शामिल हो सकता है। छवि से पाठ तक उदाहरण।
विसंगतियों या संशोधनों के लिए सामग्री की जाँच करें
अंतिम आउटपुट उत्पन्न करने से पहले, दस्तावेज़ स्वचालन प्रणाली आवश्यक सामग्री में विसंगतियों या समायोजन की जांच करती है। एक उदाहरण फ़ील्ड के वर्ण हो सकते हैं जो निर्धारित सीमा से अधिक हैं। सॉफ्टवेयर ऐसी विसंगतियों का पता लगा सकता है और अंतिम दस्तावेज तैयार होने से पहले आवश्यक समायोजन कर सकता है।
दस्तावेज तैयार करें
एक बार जब दस्तावेज़ पूरी तरह से तैयार और तैयार हो जाता है, तो सॉफ़्टवेयर वांछित प्रारूप में संपूर्ण दस्तावेज़ उत्पन्न करने के लिए आगे बढ़ता है और इसे भविष्य में उपयोग के लिए फ़ोल्डर, दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (डीएमएस), या एंटरप्राइज़ सूचना प्रणाली (ईआईएम), आदि में संग्रहीत करता है।
दोहराए जाने वाले मैन्युअल कार्यों को स्वचालित करना चाहते हैं? हमारे नैनोनेट्स वर्कफ़्लो-आधारित दस्तावेज़ संसाधन सॉफ़्टवेयर की जाँच करें। ऑटोपायलट पर इनवॉइस, पहचान पत्र या किसी दस्तावेज़ से डेटा निकालें!
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दस्तावेज़ स्वचालन की आवश्यकता किसे है?
दस्तावेज़ स्वचालन उन उपयोगकर्ताओं के लिए बहुत आवश्यक है जिन्हें विभिन्न उद्देश्यों के लिए अक्सर दस्तावेज़ बनाने या उत्पन्न करने की आवश्यकता होती है। उद्योग जो जटिल, अंतर-निर्भर और दस्तावेज़-गहन वर्कफ़्लो से निपटते हैं, दस्तावेज़ स्वचालन से लाभ के लिए खड़े हो सकते हैं।
उद्योग के बावजूद, दस्तावेज़ स्वचालन समाधान का उद्देश्य किसी संगठन के कार्यभार और प्रशासन और रसद गतिविधियों को कम करना है। यह ऐसे दस्तावेज़ बनाने और साझा करने में मदद करता है जो अत्यधिक सटीक, सुसंगत, अनुपालन करने वाले होते हैं, और व्यावसायिक वर्कफ़्लो को सुचारू और प्रभावी बनाने के लिए लगातार आवश्यक होते हैं।
दस्तावेज़ स्वचालन की आवश्यकता होती है जहाँ उत्पादकता प्राथमिक महत्व की होती है। जब कर्मचारी 'प्रतीक्षा समय' से मुक्त होते हैं तो यह उन्हें अधिक उत्पादक बनने में सक्षम बनाता है। एक्सेस अनुमतियों वाला कोई भी उपयोगकर्ता आवश्यक दस्तावेज़ बना सकता है और उत्पन्न कर सकता है क्योंकि वे डिजीटल हैं और या संग्रहीत लोगों को केंद्रीकृत डेटाबेस से कार्यों को जल्दी से पूरा करने के लिए उपयोग करते हैं।
जबकि बहुत कम दस्तावेजों की आवश्यकता वाली छोटी कंपनियों को एक परिष्कृत दस्तावेज़ स्वचालन प्रणाली का उपयोग करने से लाभ नहीं हो सकता है, कई दस्तावेजों का उपयोग करने वाले कई विभागों वाले बड़े संगठन एक उपयुक्त और अनुकूलन योग्य दस्तावेज़ स्वचालन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने से सीधे लाभ उठा सकते हैं।
दस्तावेज़ स्वचालन के विविध लाभ
दस्तावेज़ स्वचालन समाधान दस्तावेज़ प्रसंस्करण और दस्तावेज़ निर्माण के साथ आने वाली समस्याओं को हल करने का एक साधन है। व्यावसायिक लेनदेन की बढ़ती संख्या के साथ, कई संगठन दस्तावेज़ निर्माण को आसान बनाने के लिए दस्तावेज़ स्वचालन सॉफ़्टवेयर क्षमताओं का लाभ उठाने के लिए खड़े हैं। सबसे महत्वपूर्ण लाभों का विवरण नीचे दिया गया है:
दस्तावेज़ों का तेज़ निर्माण
स्वचालन का प्रमुख लाभ यह है कि यह हर बार खरोंच से दस्तावेज़ बनाने के कठिन कार्यों को आसान बनाता है। दस्तावेज़ स्वचालन कर्मचारियों के मूल्यवान समय की बचत करते हुए, दस्तावेज़ों के निर्माण / निर्माण को गति देने में मदद करता है। मानक दस्तावेज़ों का रोल आउट बहुत अधिक तेज़ है और भले ही कई दस्तावेज़ों के लिए कई प्रतियों की आवश्यकता होती है, थोक कार्य को ऑटोमेशन सॉफ़्टवेयर द्वारा कुशलतापूर्वक और तेज़ी से नियंत्रित किया जाता है।
उपयोग की आसानी
स्वचालन विशेषज्ञों के आने और आवश्यक दस्तावेज़ बनाने के लिए अंतहीन प्रतीक्षा समय को समाप्त करने में मदद कर सकता है। उपयोगकर्ता एक पल में उच्च सटीकता के साथ आवश्यक दस्तावेज़ बनाने या उत्पन्न करने के लिए दस्तावेज़ स्वचालन सॉफ़्टवेयर क्षमताओं का उपयोग कर सकते हैं। यह समय की बर्बादी को कम करता है और व्यावसायिक दक्षता में वृद्धि के साथ अनुबंधों, बिक्री आदि को तेजी से बंद करता है।
त्रुटियों की कम घटना
दस्तावेज़ों के मैन्युअल निर्माण में कॉपी-पेस्ट करना शामिल हो सकता है या नए में विसंगतियाँ हो सकती हैं जिन्हें बार-बार सुधार और संपूर्ण मानव प्रयास की आवश्यकता होती है, जिससे वर्कफ़्लो में अनावश्यक देरी होती है। ऑटोमेशन गारंटीशुदा सटीकता के साथ इस प्रकार की त्रुटियों को खत्म करने या कम करने में मदद कर सकता है। पूर्वनिर्धारित टेम्पलेट्स और एआई-आधारित प्रौद्योगिकियों का उपयोग जो उपयोग करते हैं डेटा कैप्चर, आवश्यक जानकारी को आसानी से प्राप्त करने में मदद करें और लापता डेटा के मामले में संबंधित कर्मियों को अलर्ट भेजें।
मानक और निरंतरता बनाए रखें
मैन्युअल रूप से बनाए गए दस्तावेज़ हर बार उनके प्रारूप में संगत नहीं हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, दो व्यक्तियों द्वारा बनाया गया बिक्री प्रस्ताव उनकी शैलियों में हमेशा भिन्न हो सकता है। यह इसे प्राप्त करने वाले पक्षों के लिए भ्रमित करने वाला हो सकता है और कंपनी के लिए इसे ट्रैक करना मुश्किल हो सकता है। स्वचालन के साथ, टेम्प्लेट संरचना प्रदान करते हैं और केवल कुछ इनपुट डेटा को बदलने की आवश्यकता हो सकती है। यह सुनिश्चित करता है कि किसी भी प्रकार का दस्तावेज़, चाहे कितने भी व्यक्ति इससे निपटें, हमेशा सटीक और सुसंगत होता है।
लागत पर बचत
कम किए गए खर्च एक सुनिश्चित लाभ हैं जो संगठन दस्तावेज़ निर्माण / पीढ़ी को स्वचालित करने से अनुभव कर सकते हैं। संगठनात्मक नियंत्रण में सुधार के अलावा, स्वचालन दस्तावेजों की छपाई, भौतिक दस्तावेजों के लिए भंडारण कैबिनेट बनाने आदि जैसे समग्र खर्चों को काफी कम कर सकता है। बनाए गए या उत्पन्न किए गए डिजीटल दस्तावेजों को सभी आवश्यक डेटा के साथ केंद्रीकृत स्थानों में संग्रहीत किया जा सकता है, जिससे समय पर बचत की सुविधा मिलती है और कंपनियों के लिए लागत।
उत्पादकता में वृद्धि
दस्तावेज़ निर्माण, विशेष रूप से एक ही प्रकार का, एक थका देने वाला और दोहराव वाला कार्य है जो कर्मचारियों को उनके मूल्यवान समय से निकाल सकता है। चूंकि ऑटोमेशन टेम्प्लेट का उपयोग करता है और अन्य एकीकृत प्रणालियों से डेटा को आसानी से खींचता है, यह कर्मचारियों पर काम का बोझ कम करता है। कीमती समय को खाली करके, यह उन्हें ऐसे बोझिल, कम-कौशल वाले कार्यों से बचने और दक्षता के साथ अधिक महत्वपूर्ण या जटिल कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देता है, जिससे बेहतर नौकरी की संतुष्टि और उत्पादकता के स्तर में सुधार होता है।
गोपनीयता और सुरक्षा को बढ़ाता है
कागजी दस्तावेजों को आमतौर पर भौतिक अलमारियाँ या फाइलों में संग्रहीत किया जाता है जो क्षतिग्रस्त होने की संभावना होती है। ऑटोमेशन सिस्टम में दस्तावेजों के नुकसान को रोकने और डेटा सुरक्षा को बढ़ाने के लिए उपयुक्त एक्सेस अनुमतियों के साथ इनबिल्ट डिजिटल स्टोरेज स्पेस हैं। स्वचालन समाधान जिनमें अतिरिक्त सुरक्षा नियंत्रण होते हैं, कानूनी सेवाओं या स्वास्थ्य सेवा जैसे उद्योगों को उल्लंघनों और लीक के खिलाफ संवेदनशील डेटा को सुरक्षित रखने में मदद करते हैं। यह संगठनों को अनुपालन का अनुपालन करने, उल्लंघनों को रोकने और एक ही स्थान पर अपने सभी दस्तावेज़ों के लिए दस्तावेज़ सुरक्षा बनाए रखने में मदद करता है।
व्यावसायिक संबंधों और ग्राहक अनुभवों में सुधार करता है
कोई भी व्यवसाय अच्छे संबंधों पर पनपता है, चाहे वह आंतरिक, विक्रेता या ग्राहक हो। दस्तावेज़ों का मैन्युअल निर्माण अच्छे संबंधों को बनाए रखने पर एक टोल ले सकता है यदि वे त्रुटियों, देरी और विसंगतियों से ग्रस्त हैं। स्वचालन उपरोक्त सभी को आसान बनाता है। यह दस्तावेजों के त्वरित और आसान निर्माण/उत्पादन की सुविधा प्रदान करता है और उन्हें एक केंद्रीकृत स्थान पर आसानी से उपलब्ध कराता है। दस्तावेज़ स्वचालन के साथ बिक्री प्रक्रियाओं को बंद करना, स्वचालित अनुमोदन, और ई-हस्ताक्षर के साथ डिजिटल अनुबंधों पर हस्ताक्षर करना संभव है। ऑनलाइन दस्तावेज़ों तक सक्षम पहुंच अधिक विक्रेताओं के साथ साझेदारी करना और कई ग्राहकों तक पहुंचना आसान और सुरक्षित बनाती है। दस्तावेज़ों को कहीं भी, कभी भी एक्सेस करने की सुविधा, बेहतर संबंधों को बढ़ाती है और व्यक्तिगत ग्राहक अनुभवों में योगदान करती है।
रोबोटिक प्रक्रिया स्वचालन का उपयोग करना चाहते हैं? नैनोनेट्स वर्कफ़्लो-आधारित दस्तावेज़ प्रोसेसिंग सॉफ़्टवेयर देखें। कोई कोड नहीं। कोई परेशानी मंच नहीं।
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दस्तावेज़ स्वचालन को लागू करने में चुनौतियाँ
हालांकि दस्तावेज़ स्वचालन अत्यधिक फायदेमंद है, कुछ चुनौतियाँ हैं जिनका कई संगठन दस्तावेज़ीकरण प्रक्रियाओं के डिजिटलीकरण में सामना कर सकते हैं। आम लोगों का विवरण नीचे दिया गया है:
योजना आवश्यकताएँ और दस्तावेज़ीकरण प्रक्रियाएँ
अक्सर स्वचालन प्रक्रियाओं का प्रारंभिक बिंदु सबसे कठिन होता है। विभाग या व्यवसाय प्रक्रिया का चयन करने के लिए बहुत सारी योजनाएँ आवश्यक हैं जिन्हें संगठन के लिए फायदेमंद होने के लिए स्वचालित करने की आवश्यकता है। योजना में प्रक्रियाओं का चयन, दस्तावेज़ स्वचालन के उपयोग और समायोजन के लिए कर्मियों को पेश करने / प्रशिक्षित करने में लगने वाला समय और इसे स्थापित करने के लिए खर्च होने वाली लागत शामिल है। इसका अर्थ एक स्वचालन समाधान चुनना भी है जो लचीला, व्यापक, अनुकूलन योग्य है, और मौजूदा सिस्टम के साथ एकीकृत किया जा सकता है।
नियोजन में एक और मुद्दा यह है कि कितनी प्रक्रियाओं को स्वचालित करने की आवश्यकता है। एक बड़े संगठन में, विभिन्न विभाग स्वचालित होने के लिए विभिन्न प्रक्रियाओं को पसंद कर सकते हैं। हालांकि स्वचालन समाधान कई प्रक्रियाओं को संभालने में सक्षम हैं, लेकिन इसके लिए आवश्यक समय और प्रयास बहुत बड़ा होगा। इसके अलावा यदि स्वचालन अनुपयुक्त या अक्षम पाया जाता है, तो कंपनी पर अतिरिक्त खर्च का बोझ पड़ेगा। प्रक्रियाओं को प्राथमिकता देना और शुरू में एक या दो प्रक्रियाओं के लिए स्वचालन चुनना और फिर धीरे-धीरे विस्तार करना संगठनों को नुकसान से बचने और दस्तावेज़ स्वचालन को अधिक व्यवहार्य बनाने में मदद कर सकता है।
परिवर्तन को समझना और स्वीकार करना
यदि संबंधित विभाग या कर्मचारी इसका विरोध करते हैं तो स्वचालन के माध्यम से प्रलेखन प्रक्रियाओं में परिवर्तन लाना बहुत मुश्किल हो सकता है। जो उपयोगकर्ता दस्तावेज़ीकरण सॉफ़्टवेयर के लिए नए हैं, वे यह नहीं समझ सकते हैं कि ये समाधान वास्तव में कैसे काम करते हैं या स्वचालन के विचार के प्रति अनिच्छुक हो सकते हैं।
स्वचालन प्राप्त करने योग्य दस्तावेज के लिए, नेता कर्मचारियों से इनपुट ले सकते हैं और पहले उन्हें स्वचालन के लिए जाने के विचार के लिए उपयोग कर सकते हैं। दस्तावेज़ स्वचालन के सुचारू कार्यान्वयन को बनाए रखने के लिए समग्र समझ और स्वीकृति सुनिश्चित करने के लिए दो-तरफ़ा संचार, शीर्ष प्रबंधन / प्रमुखों की भागीदारी और उनके लाभों की व्याख्या कुछ ऐसे तरीके हैं।
परीक्षण और कार्यान्वयन
एक ऑटोमेशन सॉफ्टवेयर की योजना बनाने और उसे लागू करने के बीच की वास्तविकता बहुत अलग हो सकती है। समय-सीमा भिन्न हो सकती है, टीमों और बाहरी दलों के बीच समन्वय असंगत हो सकता है, और नियोजित प्रक्रियाओं में कोई भी परिवर्तन वास्तविक कार्यान्वयन के लिए मील के पत्थर को प्रभावित कर सकता है,
परीक्षण चरण कमियों को दूर करने और दस्तावेज़ स्वचालन में एक सुचारु परिवर्तन के लिए आवश्यक होने पर संशोधन करने में मदद करेगा। दस्तावेज़ स्वचालन समाधान के कार्यान्वयन को प्रभावी बनाने के लिए गो-लाइव चरण तक पहुँचने के लिए उचित मील के पत्थर स्थापित करना आवश्यक है।
रखरखाव और सुधार
ऑटोमेशन सॉफ्टवेयर में सुधार भी शामिल होता है क्योंकि संगठन को इसकी आदत पड़ने लगती है। अधिक प्रक्रियाओं को जोड़ने का अर्थ है गहन समीक्षा, मौजूदा स्वचालित प्रक्रियाओं में सुधार करना, और अतिरिक्त लागतें जो अधिक कार्यात्मकताओं के लिए रैंप करने और समाधान की प्रभावशीलता को बनाए रखने के लिए खर्च की जा सकती हैं।
इस तरह की चुनौती आम है और इसमें समाधान को कारगर बनाने के लिए शुरुआती संघर्ष शामिल हो सकते हैं लेकिन यह आसान दस्तावेज़ स्वचालन प्राप्त करने के लिए अच्छी तरह से लायक साबित हो सकता है जो आसान वर्कफ़्लो और बढ़ी हुई उत्पादकता में मदद कर सकता है।
सुरक्षा
महत्वपूर्ण दस्तावेजों के स्वचालन को लागू करने में प्रमुख चुनौतियों में से एक यह सुनिश्चित करना है कि वे सुरक्षित और सुरक्षित हैं। मैनुअल दस्तावेजों को व्यक्तिगत रूप से संभाला जाता है। हालांकि वे मानवीय भूल के शिकार हो सकते हैं, लेकिन आमतौर पर उनकी सुरक्षा से समझौता नहीं किया जाता है। स्वचालन के साथ, चीजें पूरी तरह से अलग हो सकती हैं।
जो संगठन एक प्रसिद्ध दस्तावेज़ स्वचालन समाधान का विकल्प नहीं चुनते हैं, वे दस्तावेज़ खोने या अनुपालन समस्याओं का सामना करने का जोखिम उठा सकते हैं। अधिकांश उद्योग जैसे स्वास्थ्य सेवा, कानूनी सेवाएं और वित्तीय सेवाएं संवेदनशील डेटा से संबंधित हैं जिनसे समझौता नहीं किया जा सकता है। चुनौती एक ऐसी प्रणाली को चुनने में है जिसमें क्लाउड-आधारित एकीकरण हो जो सुरक्षा मुद्दों को विफल कर सके, महत्वपूर्ण दस्तावेजों के सुरक्षित साझाकरण का समर्थन कर सके और अनुपालन सुनिश्चित कर सके।
दस्तावेज़ स्वचालन के लिए उपयुक्त दस्तावेज़
दस्तावेज़ स्वचालन कई उद्योगों के लिए उपयुक्त हो सकता है। उनके काम की प्रकृति के आधार पर, स्वचालन की जरूरतें भिन्न हो सकती हैं। कई कंपनियों द्वारा अक्सर आवश्यक कुछ सामान्य दस्तावेज़ और दस्तावेज़ स्वचालन के लिए एकदम उपयुक्त हैं:
- बिक्री उद्धरण
- गैर-प्रकटीकरण समझौते (एनडीए), सेवा समझौते, ऋण समझौते जैसे समझौते
- विक्रेता अनुबंध, रोजगार अनुबंध जैसे अनुबंध
- पत्र जैसे ग्राहक संचार पत्र, प्रस्ताव पत्र चालान
- चालान
- विभिन्न प्रकार की रिपोर्ट
सामान्यीकृत दस्तावेज़ों के अलावा, स्वचालित किए जा सकने वाले दस्तावेज़ उद्योगों के बीच भिन्न हो सकते हैं। उद्योग-वार कुछ दस्तावेज़ों की सूची यहां दी गई है, जिन्हें आसान प्रबंधन के लिए स्वचालित किया जा सकता है।
कानूनी सेवाएं
- रोजगार समझौते
- कंपनी सचिवीय दस्तावेज
- खरीद समझौते सांझा करें
- नियामक समझौते
- विल्स और ट्रस्ट समझौते
- कानूनी राय पत्र
हेल्थकेयर
- रोगी चिकित्सा रिकॉर्ड
- उपचार योजना
- नुस्खे
- रिपोर्ट
- timesheets
वित्त (फाइनेंस)
- चालान
- क्रय आदेश
- लदान बिल
- अनुपालन दस्तावेज
मानव संसाधन (HR)
- पर्चियां दें
- कर्मचारी प्रस्ताव पत्र
- आंतरिक संचार पत्र
- कर्मचारी पुस्तिका
बैंकों
- बैंक विवरण
- स्वागत पत्र
- समझौता पत्र
- ऋण समझौते
- अग्रिम अनुस्मारक
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दस्तावेज़ स्वचालन उपकरण चुनना
दस्तावेज़ स्वचालन समाधान डेटा निकालने और दस्तावेज़ बनाने के लिए उनका उपयोग करके व्यावसायिक प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित करने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं, जो उस विभाग के लिए मूल्यवान समय और प्रयास को बचा सकते हैं। हालांकि, सभी स्वचालन समाधान समान नहीं हैं। इसलिए व्यवसाय की जरूरतों के आधार पर सावधानीपूर्वक योजना और उचित शोध से सही सॉफ्टवेयर चुनने में मदद मिल सकती है।
स्वचालन समाधान उनके प्रस्तावों में व्यापक रूप से भिन्न हो सकते हैं। जबकि एक सॉफ़्टवेयर को तकनीकी विशेषज्ञता की आवश्यकता हो सकती है, दूसरा सभी प्रकार के दस्तावेज़ों का समर्थन नहीं कर सकता है। फिर भी दूसरे में बहुत अधिक क्षमताएं हो सकती हैं जिनकी किसी व्यवसाय को कभी आवश्यकता नहीं हो सकती है।
चुनने के लिए बाजार में इतने सारे विकल्पों के साथ, सही दस्तावेज़ स्वचालन समाधान का चयन करना कठिन हो सकता है। एक अच्छा सॉफ्टवेयर चुनते समय ध्यान रखने योग्य कुछ संकेत यहां दिए गए हैं:
उपयोगकर्ता के अनुकूल
किसी भी ऑटोमेशन सॉफ्टवेयर को चुनते समय, सबसे पहले यह जांचना चाहिए कि यह उपयोगकर्ता के अनुकूल कैसे है। उपयोगकर्ताओं को यह समझने में सक्षम होना चाहिए कि यह कैसे काम करता है और तकनीकी रूप से मजबूत न होने पर भी इसका कुशलता से उपयोग करता है। कोई भी सॉफ्टवेयर जो काम को सरल नहीं बनाता है और वास्तव में इसे और अधिक जटिल बनाता है, कुल विफलता होगी।
दस्तावेज़ स्वचालन सॉफ़्टवेयर को टेम्पलेट्स के आसान निर्माण को सक्षम करना चाहिए, मौजूदा लोगों का उपयोग करना चाहिए, और विशेषज्ञों को बुलाए बिना उपयोगकर्ताओं के लिए इसकी सुविधाओं के माध्यम से आसान नेविगेशन की सुविधा प्रदान करनी चाहिए।
अधिकांश दस्तावेज़ स्वचालन समाधान प्रदाता संभावित ग्राहकों को प्राप्त करने के लिए सीमित अवधि के लिए एक परीक्षण संस्करण पेश करने में प्रसन्न होंगे। इनका उपयोग यह समझने के लिए करें कि सॉफ्टवेयर कंपनी में कैसे फिट हो सकता है और दस्तावेज़ स्वचालन में दक्षता बढ़ाने के लिए कर्मचारियों की आवश्यकता है।
मौजूदा व्यापार प्रणालियों के साथ एकीकरण
यहां तक कि सबसे अच्छा दस्तावेज़ स्वचालन समाधान भी बेकार हो सकता है यदि वे मौजूदा सिस्टम के साथ अच्छा एकीकरण प्रदान नहीं करते हैं जो किसी व्यवसाय द्वारा उपयोग किए जाते हैं।
अच्छे ऑटोमेशन सॉफ्टवेयर में विभिन्न स्रोतों से डेटा प्राप्त करने की अंतर्निहित क्षमताएं होती हैं। सीआरएम सिस्टम, सीएमएस, फाइल स्टोरेज सिस्टम, एनालिटिक्स सॉफ्टवेयर, पेमेंट प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर और संचार सॉफ्टवेयर के साथ एकीकरण सबसे अधिक मांग वाला है।
एक दस्तावेज़ स्वचालन प्रणाली जो आसान एकीकरण की सुविधा प्रदान करती है, मूल्य के दस्तावेज़ बनाने या उत्पन्न करने के लिए विभिन्न स्रोतों से सटीक डेटा प्राप्त करने में मदद कर सकती है। विभिन्न स्रोतों से डेटा को एकीकृत करने और इकट्ठा करने के लिए एक सॉफ़्टवेयर की क्षमताओं के बारे में प्रदाता के साथ जाँच करने से संगठनों को एक स्वचालन समाधान की उपयोगिता के बारे में निर्णय लेने में मदद मिल सकती है।
अभिगम्यता
आधुनिक सुविधाओं में से एक जो एक स्वचालन सॉफ्टवेयर को अलग कर सकता है वह है इसकी पहुंच। आजकल, एक व्यवसाय के कई प्रतिनिधि आगे बढ़ रहे हैं और उन्हें ऐसे समाधानों की आवश्यकता होती है जो संभावित ग्राहकों या हितधारकों को प्रस्तुत करने के लिए जल्दी से दस्तावेज़ बना सकते हैं या उत्पन्न कर सकते हैं।
एक बिक्री प्रबंधक की कल्पना करें जिसे एक इच्छुक ग्राहक के साथ सौदा बंद करने के लिए प्रस्ताव बनाने की आवश्यकता है। एक दस्तावेज़ स्वचालन समाधान का उपयोग करना जो मोबाइल, टैबलेट या अन्य उपकरणों के साथ संगत है, आवश्यक दस्तावेजों को व्हिप करना और उन्हें चलते-फिरते साझा करना संभव बनाता है।
विभिन्न दस्तावेज़ स्वरूपों का समर्थन
दस्तावेज़ स्वचालन समाधान चुनते समय, यह सत्यापित करना सबसे अच्छा है कि क्या सॉफ़्टवेयर विभिन्न प्रकार के दस्तावेज़ स्वरूपों जैसे पाठ फ़ाइलें, छवि फ़ाइलें, PDF, पासवर्ड-संरक्षित दस्तावेज़, आदि का समर्थन करता है, जिनकी किसी व्यवसाय में आवश्यकता हो सकती है।
चयनित प्रणाली को विभिन्न दस्तावेज़ स्वचालन जैसे बल्क, इंटरएक्टिव और ऑन-डिमांड का समर्थन करने में सक्षम होना चाहिए। दस्तावेजों के थोक निर्माण में विशिष्ट व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए एक या अधिक प्रकार के दस्तावेजों की कई मात्रा में उत्पादन शामिल है।
इंटरएक्टिव डॉक्यूमेंट ऑटोमेशन तब होता है जब सॉफ्टवेयर टेम्प्लेट के आधार पर फॉर्म को ऑटो-क्रिएट करता है और फिर फॉर्म से डेटा को टेम्प्लेट में खींचकर एक डॉक्यूमेंट बनाता है। ऑन-डिमांड ऑटोमेशन, जैसा कि नाम से पता चलता है, एक 'उपयोगकर्ता की मांग' के जवाब में बनाए गए दस्तावेज़ को संदर्भित करता है जब आवश्यक जानकारी जमा की जाती है।
सुरक्षा पर ध्यान दें
दस्तावेज़ स्वचालन समाधान की तलाश में संगठनों को सुरक्षा के बारे में चिंतित होने की आवश्यकता है। व्यावसायिक दस्तावेज़ अद्वितीय हैं और भेद्यता से बचने और व्यावसायिक हितों की रक्षा के लिए डेटा चोरी के खिलाफ सुरक्षित होना चाहिए। डेटा खोने की चिंता के बिना दस्तावेज़ संयोजन और साझा करना संभव होना चाहिए। पासवर्ड सुरक्षा या एंड-टू-एंड एन्क्रिप्शन कुछ विशेषताएं हैं जो डेटा सुरक्षा सुनिश्चित कर सकती हैं। जबकि एक्सेस अनुमतियां डेटा को दुरुपयोग से बचाने के पक्ष में काम कर सकती हैं, उन्हें सुचारू वर्कफ़्लो बनाए रखने में बाधा नहीं बननी चाहिए।
संतोषजनक ग्राहक सहायता
किसी भी उत्पाद की तरह, दस्तावेज़ स्वचालन उपयोगकर्ताओं को भी प्रदाता से अच्छे ग्राहक समर्थन से अत्यधिक लाभ होगा। परीक्षण संस्करणों का उपयोग करते हुए भी उपयोगकर्ता समीक्षाओं और समर्थन द्वारा रेटिंग, कंपनी द्वारा प्रतिक्रिया देने और उपयोगकर्ताओं का समर्थन करने के तरीके में अंतर्दृष्टि प्रदान कर सकती है।
ईमेल, फोन, ऑनलाइन चैट इत्यादि सहित संचार के एक से अधिक चैनल होने पर अधिक प्रभावी हो सकता है जब आपके पास संदेह या गड़बड़ियां होती हैं जिन्हें व्यावसायिक वर्कफ़्लो में व्यवधान से बचने के लिए जल्दी से हल करने की आवश्यकता होती है।
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नैनोनेट्स के साथ दस्तावेज़ स्वचालन
नैनोनेट्स एक एआई-आधारित ओसीआर सॉफ्टवेयर है जो एमएल क्षमताओं के साथ पीडीएफ दस्तावेजों, स्कैन की गई फाइलों, छवियों आदि से संरचित और असंरचित डेटा के स्वचालित निष्कर्षण में मदद कर सकता है। पारंपरिक OCR सॉफ़्टवेयर की तुलना में, Nanonets लाभप्रद है क्योंकि प्रत्येक दस्तावेज़ प्रकार के लिए कोई अलग नियम और टेम्पलेट नहीं हैं।
नैनोनेट्स में उपयोग किए जाने वाले एआई एल्गोरिदम और ओसीआर मॉडल समय के साथ लगातार सीखते हैं, जिससे अर्ध-संरचित या यहां तक कि अनदेखी दस्तावेज़ प्रकारों को संभालना आसान हो जाता है। इन्हें कई बार प्रशिक्षित किया जा सकता है, विशिष्ट व्यावसायिक आवश्यकताओं के अनुरूप डेटा खींचने के लिए अनुकूलित किया जा सकता है, और डेवलपर्स की इन-हाउस टीम की आवश्यकता के बिना निष्पादित करने में काफी आसान है।
नैनोनेट्स का उपयोग करने से कई लाभ मिल सकते हैं जिनमें लागत पर बचत, उपयोग में आसानी, सटीकता और मापनीयता शामिल है। नैनोनेट्स को अलग करने वाले सबसे अनोखे लाभ हैं:
- कोई कोडिंग आवश्यक नहीं है
- कस्टम डेटा के साथ पूरी तरह से काम करता है
- लगातार एल्गोरिदम सीखना
- कोई पोस्ट-प्रोसेसिंग की आवश्यकता नहीं है
- डेटा बाधाओं को आसानी से संभालता है
- बहु भाषा क्षमता
- अनुकूलित आउटपुट
Takeaway
दस्तावेज़ स्वचालन उन व्यवसायों के लिए कई लाभ ला सकता है जो अपने संचालन के लिए कागजी कार्रवाई पर निर्भर हैं। यह अक्षमताओं को खत्म करने, कर्मचारियों पर काम के बोझ को कम करने और कार्यप्रवाह के सुचारू संक्रमण को सक्षम करने का एक प्रभावी समाधान है। एआई-आधारित उपकरणों के साथ दस्तावेज़ स्वचालन अनुकूलित व्यावसायिक दक्षता और लाभप्रदता के लिए संपूर्ण दस्तावेज़ निर्माण प्रक्रिया को सुव्यवस्थित कर सकता है।
अक्सर पूछे गए प्रश्न
किसी दस्तावेज़ को स्वचालित करने का क्या अर्थ है?
किसी दस्तावेज़ का स्वचालन एक डिजिटल उपकरण द्वारा असंरचित और/या अर्ध-संरचित दस्तावेज़ों से सार्थक जानकारी की निकासी को संदर्भित करता है। किसी दस्तावेज़ से इस प्रकार निकाली गई जानकारी एक संगठित प्रारूप है जिसे बाद में संसाधित या भावी पीढ़ी के लिए संग्रहीत किया जा सकता है।
क्या आप Word दस्तावेज़ों को स्वचालित कर सकते हैं?
एक शब्द में - हाँ! दस्तावेज़ एमएस वर्ड डॉक्स जैसे वर्ड प्रोसेसर दस्तावेज़ों के रूप में हो सकते हैं। अधिकांश उद्यमों को बाद के प्रसंस्करण के लिए दस्तावेजों में डेटा की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, कंपनियों को ऑनलाइन ऑर्डर के बाद के प्रसंस्करण के लिए वर्ड-आधारित चालान में मौजूद विवरण की आवश्यकता हो सकती है। दस्तावेजों के स्वचालन में दस्तावेज़ को सॉफ़्टवेयर में अपलोड करना और आगे की प्रक्रिया के लिए उपयुक्त रूप में स्टोर करने के लिए उनसे प्रासंगिक जानकारी निकालना शामिल है।
मैं एक स्वचालन दस्तावेज़ कैसे बना सकता हूँ?
दस्तावेज़ के स्वचालन में निम्नलिखित चरण शामिल हैं:
- दस्तावेज़ को उसके हार्ड-कॉपी रूप से एक डिजिटल संस्करण में परिवर्तित करना जिससे सार्थक डेटा निकाला जा सके।
- सार्थक सामग्री की पहचान करने के लिए दस्तावेज़ के तत्वों में अंतर करना
- पहचान की गई सामग्री के विश्लेषण के माध्यम से दस्तावेज़ का वर्गीकरण
- दस्तावेज़ से प्रासंगिक सामग्री निकालना
- भावी पीढ़ी के लिए संग्रहण के लिए डेटा एनालिटिक्स टूल के माध्यम से डेटा का बाद में प्रसंस्करण।
बुद्धिमान दस्तावेज़ स्वचालन क्या है?
जब किसी दस्तावेज़ से अर्थपूर्ण डेटा निकालने वाला डिजिटल टूल एमएल जैसी एआई सुविधाओं का उपयोग करता है, तो स्वचालन "इंटेलिजेंट ऑटोमेशन" बन जाता है, इस प्रक्रिया को स्वयं इंटेलिजेंट दस्तावेज़ प्रसंस्करण (आईडीपी) के रूप में संदर्भित किया जाता है। यह फ़ाइल प्रबंधन और ऑर्केस्ट्रेशन के साथ डेटा निष्कर्षण को जोड़ती है और इसमें न केवल डेटा का निष्कर्षण शामिल है, बल्कि वर्गीकरण, सत्यापन और भंडारण कार्य भी शामिल है। ये उपकरण जिनमें IDP शामिल हैं, स्वतंत्र रूप से या तालमेल के साथ विभिन्न प्रकार के दस्तावेज़ों से असंरचित डेटा निकालने और उन्हें संरचित, सार्थक जानकारी में बदलने के लिए काम कर सकते हैं।
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