A hónap végi jelentési fejfájás megszüntetése az AP automatizálásával (Kim Albrecht)

A hónap vége stresszes időszak sok számlatartozási osztály számára. A zárójelentések elkészítése monoton és időigényes feladat lehet, különösen azok számára, akik még mindig manuális folyamatoktól függenek a munka elvégzéséhez.

Szerencsére egyre több szervezet ébred rá, hogy ennek nem kell így lennie. A világjárvány idején sokan újraértékelték folyamataikat, és hamar rájöttek, milyen értéket hozhat a számlák (AP) automatizálása, nemcsak
amikor a műveletek egyszerűsítéséről és a távoli együttműködés támogatásáról van szó, de valós idejű adatokról is. Az alábbiakban bemutatunk néhány módszert a sok közül, amelyek segítenek ennek elérésében.

Időt és erőforrásokat takarít meg

Az AP automatizálása számos módon segít a hónap végi jelentéskészítés hatékonyságának és pontosságának növelésében. Az egyik leghatásosabb a hónap végi jelentésekhez kapcsolódó sok fárasztó manuális folyamat automatizálása. Ezek a folyamatok szükségtelenül tartanak
jelentős időt vesz igénybe, és az AP-csapatok a szükségesnél sokkal tovább tartanak a háttérirodában. Sokkal érzékenyebbek az emberi hibákra is, különösen amikor minden hónap végén össze kell foglalni a pénzügyi adatokat. Azonban számos folyamat
A számlaegyeztetéstől az adatellenőrzésig gyorsan és egyszerűen automatizálható, így értékes időt takaríthat meg, miközben kiküszöböli a költséges hibákat.

Az AP automatizálása a kézi jelentéskészítési eljárások szabványosítására is használható. Ezen eljárások közül sok nagymértékben eltér attól függően, hogy ki hajtja végre őket, ami gyorsan zavarokhoz és hibákhoz vezethet a csapat többi tagjában. Szabványosítása egy központi
Az AP automatizálása segít a szervezeteknek abban, hogy mindenki mindig ugyanazon a pénzügyi oldalon legyen. Ezenkívül a jól dokumentált eljárások a legmagasabb szintű gyorsaságot és pontosságot biztosítják a hónap végi zárójelentések, valamint más ellenőrzési folyamatok kezelésekor.

Az adatok és az emberek kezelésének egyszerűsítése

A hónap végi jelentéskészítés során egy másik kulcsfontosságú szempont maga az adat, amely gyakran eltemethet vagy késhet a kézi, papíralapú folyamatok során. Az AP automatizálása sokkal nagyobb láthatóságot biztosít a papíralapú számlák kiküszöbölésével, valós idejű jelentéskészítéssel,
valamint használatra kész, testreszabott riportok készítése a hónap/év végi záráshoz. Ennek eredményeként a releváns adatok szükség esetén mindig a megfelelő érdekelt felek kezében vannak.

A csapat együttműködésének javítására is használható. A hatékony AP-műveletek a csapattagok együttműködésén alapulnak a projektek gyors és hatékony megvalósítása érdekében. Az AP automatizálása lehetővé teszi ezt azáltal, hogy átláthatóságot teremt a csapatokban, így mindenki megérti
az egymásra ruházott feladatokat. Támogatja az együttműködést is, időtől, körülményektől és helytől függetlenül, a számlák jóváhagyása és a megkeresések napok vagy hetek helyett másodpercek vagy percek alatt megoldódnak.

A működési hatékonyság növelése az egész üzletágban

A hatékonyság optimalizálása a működés minden területén kulcsfontosságú ahhoz, hogy versenyképesek maradjunk a folyamatosan fejlődő globális piacon. Az AP automatizálása zökkenőmentesen hajtja végre azokat a feladatokat, amelyek elvégzése az alkalmazottak több órát is igénybe vehet. Valós időben is megteheti,
bármilyen eszközről vagy helyről, együttműködő és biztonságos környezetben, időt és pénzt takaríthat meg, miközben növeli a hatékonyságot és a termelékenységet.

Az AP automatizálása fájdalommentessé teheti a hónap végi zárójelentéseket – ha a megfelelő folyamatokat bevezetik. Bármely automatizálás végcélja, hogy megszüntesse a kézi feldolgozáshoz és a valós idejű együttműködés támogatásához kapcsolódó zavaros papírhajszát.
bármely helyszín. Ez nemcsak felszabadítja a csapat tagjait a stratégiaibb és innovatívabb tevékenységek elvégzésére, hanem a kulcsfontosságú pénzügyi adatokat is a rászorulók kezébe helyezi, amikor szükségük van rá, ami gyorsabb, tájékozottabb döntéshozatalt tesz lehetővé.
az üzlet minden szintjén.