Hogyan szervezzük a számlákat? – 3 módszer a számlák egyszerű nyomon követésére

A számlák az élet elkerülhetetlen részét képezik. Legyen szó üzletről, szabadúszóról vagy fizetett személyről, biztosan lesznek számlái. A túlterhelt számlák miatt biztosan elveszít és elfelejt néhányat.

Hatékony számlakezelés jobb szervezéssel kezdődik, így soha nem veszít el egy fontos számlát. De hogyan lehet hatékonyan megszervezni a számlákat? Hogy kezdjed? És melyek a bevált módszerek a számlák egyszerű nyomon követésére?

Három módszert tárgyalunk a számlák rendszerezésére, hogy mindig kéznél legyenek, amikor szüksége van rájuk.

---

Miért kell a számlákat rendszerezni?

Ha egyetlen személy kevesebb számlát kezel, akkor ez könnyen kezelhető. A számlák növekedésével azonban hibák történnek. Íme néhány ok, amiért komolyan kell vennie a számlakezelést:

A határidők és az összegek nyomon követése: Több számla, azok dátumának és összegének nyomon követése fárasztó feladat. És ha elmulasztja a kifizetéseket, előfordulhat, hogy extra összeget kell fizetnie.

Káros kreditpontszámok: Az időben történő számlafizetés a hitelképességéhez kapcsolódik. Egy itt lévő horpadás jelentős költséggel járhat.

Fizetési nyilvántartások vezetése: Egy vállalkozás számára kulcsfontosságú, hogy pénzügyi nyilvántartást vezessen a kifizetésekről, számlákról, számlákról és egyebekről, hogy megfeleljen az előírásoknak. Az audit során pontos és megbízható adatokat kell bemutatnia. A hiányzó számlák rossz jelzést küldhetnek, és további intenzív ellenőrzésekhez vezethetnek.

Nem hatékony költségvetés: A számlák képet adnak a kiadási trendekről, és segítenek figyelemmel kísérni költségvetését és kiadásait. A számlák kezelésének elmulasztása a költségvetés elvesztéséhez vezethet.  

Ezeken kívül a számlák rendszerezése segíthet a személyazonosság-lopás elleni küzdelemben, a pénzügyi nyilvántartások kezelésében és a számla időben történő kifizetésében.

---

3 módja annak, hogy profi módon rendezze a számlákat!

Ez a blog a számlák rendezésének három módját tárgyalja. Ezeket a módszereket a pontosság, a hatékonyság és a megbízhatóság növekvő sorrendjében helyezik el.

• A számlák kézi rendezése
• Számlák digitalizálása és rendezése asztali számítógépen
• Számlaszervezés automatizálása automatizált munkafolyamatokkal

---

A számlák kézi rendezése

A számlák kézi rendszerezése magában foglalja a papírmappák és -szekrények használatát a kiadások kategorizálásához. Létrehozhat például egy „Szórakoztatási költségek” feliratú mappát, amelyben tárolja a szórakozással kapcsolatos összes számlát, például vacsorákat, csapatkirándulásokat stb.

A számlák kézi rendszerezéséhez kövesse az alábbi lépéseket:

• Rendezze számláit esedékességük szerint, és kategorizálja a bejövő számlákat a kiadási kategória szerint.
• Hozzon létre egy nyilvántartó rendszert a számláihoz. Használjon mappákat vagy szekrényeket minden típusú kategóriához.
• A kifizetések és a határidők nyomon követéséhez használjon papíralapú vagy Excel-táblázatot, és írja le a számla összegét, esedékességét, fizetési állapotát és kategóriáját.
• Állítson be emlékeztetőket mobileszközén, hogy ne felejtse el a számlafizetést.
• Fizessen az esedékességkor, és frissítse az egyes számlák fizetési állapotát.
• Tárolja a kifizetett számlákat külön fájlban vagy archívumban, hogy az aktív számlakövető lap kezelhető legyen.
• Ismételje meg ezt a havi folyamatot, hogy számláit rendezve és ellenőrzés alatt tartsa.

Előnyök:

• Ez egy egyszerű módszer.
• Bárki követheti ezeket a lépéseket a számlák egy helyen történő kezeléséhez.

Hátrányok:

• Sok kézi erőfeszítésre van szükség.
• Nehéz meghatározni a kiadási trendeket.
• A nyugták könnyen elveszhetnek vagy megsérülhetnek.

---

Számlák digitalizálása és digitális rendezése

A számlák digitalizálása csökkentheti a számlák károsodásának vagy elvesztésének kockázatát. Kövesse az alábbi lépéseket a számlák digitális rendszerezéséhez:

• Az első lépés a számlák digitalizálása. Telefonja segítségével fotókat készíthet számláiról.
• Ön is használja számlaszkenner alkalmazás adatok kinyerése a számlából és a számlák hatékony digitalizálása.
• Töltse fel a beszkennelt képeket az asztalra.
• Hozzon létre mappákat a kiadási kategória alapján, és töltse fel a számlákat a kijelölt mappákba.
• Használjon fájlelnevezési konvenciót az egyes számlák gyors azonosításához, például a számla típusát és dátumát.
• Rendezze a digitális számlákat almappákba kategóriák vagy határidők alapján.
• Ezt megteheti asztali számítógépén vagy online rendszeren, például a Google Drive-on, a Sharepoint-on vagy egyebeken.
• Most használjon táblázatot vagy pénzügyi menedzsment eszközöket a számla esedékességeinek, fizetési állapotának és összegeinek nyomon követéséhez.
• Állítson be automatikus emlékeztetőket a számlák időben történő kifizetése érdekében.
• Az adatvesztés elleni védelem érdekében készítsen biztonsági másolatot digitális számláiról egy biztonságos felhőszolgáltatásba.

Előnyök:

• Könnyebb a kifizetések kategorizálása és nyomon követése, valamint pénzügyi elemzések elvégzése.
• A számlák digitális tárolása kiküszöböli a számlák elvesztésének vagy megrongálódásának kockázatát.

Hátrányok:

• A pénzügyi információk digitális tárolása aggályokat vethet fel az adatbiztonsággal kapcsolatban.
• A teljes gyakorlatot el kell végeznie minden új beérkező számlánál.
• Több biztonsági másolatot kell készítenie, hogy ne veszítse el az adatokat.  

---

Számlaszervezés automatizálása automatizált munkafolyamatokkal

Az automatizált munkafolyamatok nagyszerű lehetőséget kínálnak a számlák rendszerezése során felmerülő kézi feladatok kiküszöbölésére. A legtöbb számlaszervezési feladat szabályalapú, vagyis könnyen kódolható.

Platformok tetszik Nanonetek segíthet automatizálni a számlaszervezést kód nélküli munkafolyamatokkal, dokumentum-osztályozókés biztonságos felhőtárhely. Így néz ki egy automatizált számlakezelési munkafolyamat a Nanonets rendszeren:

• A beérkező számlák automatikusan feltöltésre kerülnek a Nanonets-re a dokumentumfeltöltési lehetőségek használatával.

• A számlát ezután a rendszer az OCR-modellbe irányítja, ahol a releváns adatok kinyerésre kerülnek, például a számla összege, esedékessége, fizetési címe, fizetési feltételei stb.

• Most több dolog történik a következő szakaszokban:

1. A számlaadatok megfelelően vannak formázva, ha hibásak. Például. dátumformátum, nagybetűk használata vagy speciális karakterek eltávolítása.
2. Nevezze át a számlát a számla összege, a költési kategória és egyebek alapján.
3. A számlaadatok alapján a számla a megfelelő kiadási kategóriákba kerül besorolásra.
4. Hiba esetén jóváhagyási munkafolyamat indul, amely elküldi Önnek a számlákat kézi ellenőrzésre.
5. A számlakivonattal is egyeztetheti a számla adatait, hogy ne számítsanak fel többletköltséget.

Előnyök:

• Hibamentes és megbízható folyamat
• létrehoz ellenőrzési nyomvonalak automatikusan.
• Nem áll fenn annak a veszélye, hogy egy számlát elveszítenek, megsérülnek vagy elfelejtenek időben fizetni.
• Az automatizálás sok időt, erőfeszítést és pénzt takarít meg.

Hátrányok:

• Egyszeri erőfeszítést kell tennie a munkafolyamatok beállításához. [Szakértői csapatunk segíthet a munkafolyamatok beállításában.]

---

Miért használja a Nanoneteket a számlák rendezésére?

[Beágyazott tartalmat]

A Nanonets egy mesterséges intelligencia alapú OCR szoftver fejlett, kód nélküli Munkafolyamat automatizálás és globális fizetési platform. A Nanonets segítségével bármilyen kézi folyamatot automatizálhat szabályalapú munkafolyamatokkal.

Nanonets OCR szoftver az egyik legjobb a piacon. Bármilyen dokumentumból képes adatokat kinyerni; PDF-ek, képek, kézzel írt dokumentumok, Excel, Word stb. 95%-nál nagyobb pontossággal és 10-szer gyorsabban, mint a kézi módszer.

Ezen kívül a Nanonets segítségével adatokat nyerhet ki dokumentumokból, osztályozhat dokumentumokat, és használhat adatbázist ellenőrizni a dokumentumokat, végre az adatok gazdagítása feladatokat, és exportálhat adatokat különböző formátumokba és adatbázisokba.

A lehetőségek száma végtelen.

Íme néhány ok, amiért érdemes megfontolni a nanoneteket:

• Automatikusan tölthet fel dokumentumokat több forrásból, például Gmail, Drive, SharePoint, asztali számítógépről stb.
• A beérkező dokumentumok osztályozása dokumentumosztályozóval.
• Kiváló dokumentumillesztés az egyszerűségért okmányellenőrzés.
• Adatok kinyerése bármely dokumentumból <15 perc alatt
• Egyéni munkafolyamatok beállítása az adatok javításához, jóváhagyási automatizálás, És így tovább.
• Biztonságos dokumentumtárolás és dokumentum archiválás.
• Zökkenőmentes integráció az adatok szinkronizálásához több mint 5000 szoftverrel.
• Teljesen testreszabható kód nélküli interfész.
• Ingyenes migrációs segítség.
• 7 napos ingyenes próbaidőszak
• Elkötelezett ügyfél-siker menedzser.
• Szerepalapú hozzáférés-vezérlés
• 24 × 7 támogatás

Íme egy pillantás arról, mire képesek a Nanonets, és még sok más:

Több mint 30,000 30 felhasználó használja a nanoneteket több mint XNUMX millió dokumentumfolyamat automatizálására. A Nanonets tökéletes választás azoknak a vállalkozásoknak, amelyek dokumentumfolyamataikat robusztus, biztonságos és kódmentes platform segítségével szeretnék optimalizálni.

Konkrét felhasználási esetre gondolsz? Forduljon csapatunkhoz így segíthetünk a használati esetedben.

---

Bővebben:

• SEO által támogatott tartalom és PR terjesztés. Erősödjön még ma.
• Platoblockchain. Web3 metaverzum intelligencia. Felerősített tudás. Hozzáférés itt.
• Forrás: https://nanonets.com/blog/how-to-organize-bills/