Apa itu pencocokan dua arah?

Akuntansi di perusahaan mana pun melibatkan penanganan faktur setiap bulan.

Salah satu tugas tersulit saat menanganinya adalah verifikasi faktur ini.

Semua faktur yang diterima oleh perusahaan untuk produk atau jasa yang telah dibeli dari vendor harus diperiksa keakuratannya sebelum pembayaran dilakukan.

Untuk itu, seluruh rincian pembelian sebagaimana disebutkan dalam invoice dicocokkan dengan pesanan pembelian yang bersangkutan untuk memastikan bahwa produk/jasa yang dipesan dikirimkan dengan benar dan sesuai harga yang disepakati. Proses verifikasi ini disebut pencocokan 2 arah.

Mari kita segera memahami cara kerjanya.

Rekap Proses Pengadaan

Sebelum memahami pencocokan 2 arah, mari kita rekap dengan cepat cara kerja pengadaan dalam lingkungan bisnis.

Pesanan pembelian (PO) adalah perjanjian mengikat secara hukum yang dikeluarkan oleh pembeli kepada vendor, yang menginformasikan jenis produk/jasa yang dipesan serta jumlah dan harga yang disepakati.

Faktur adalah dokumen yang mengikat secara hukum yang diterbitkan oleh vendor kepada pembeli bersamaan dengan atau setelah penyerahan produk/jasa kepada pelanggan. Ini memiliki semua rincian vendor, pelanggan, produk/layanan yang dikirimkan, harga dan mode pembayaran.

Katakanlah departemen TI di perusahaan ABC, memerlukan 10 kursi eksekutif putar untuk para eksekutif TI-nya.

• Departemen TI dapat (bergantung pada kebijakan perusahaan) mengeluarkan permintaan pembelian di seluruh hierarki manajerial yang sesuai.
• Permintaan pembelian dikirim ke departemen Pembelian (atau yang setara) di perusahaan untuk menemukan vendor produk/layanan yang sesuai.
• Setelah vendor diidentifikasi, dasar yang diperlukan dilakukan untuk mengidentifikasi produk dan harga. Misalnya XYZ, pemasok perabot kantor dapat menyediakan kursi eksekutif putar dengan harga $250 per kursi, untuk dikirimkan dalam lima hari.
• Setelah pemasok XYZ diselesaikan, pesanan pembelian dihasilkan oleh departemen pembelian ABC, mengutip produk dan harga yang disepakati.
• Satu salinan PO dikirim ke XYZ, satu disimpan oleh departemen Pembelian ABC, satu lagi ke Departemen Hutang Usaha.
• Ketika XYZ memasok kursi, faktur diberikan bersamaan dengan atau setelah penyerahan ke ABC.

Setelah invoice diperoleh, proses pencocokan dilakukan oleh tim hutang usaha di ABC.

Apa itu pencocokan 2 arah?

Pencocokan dua arah, juga dikenal sebagai pencocokan pesanan pembelian, adalah proses untuk memverifikasi rincian pada pesanan pembelian dan faktur terkait cocok agar tagihan dapat dibayar.

Pencocokan biasanya dilakukan untuk jumlah yang ditagih dan harga faktur. Kondisi berikut harus dipenuhi:

• Kuantitas invoice kurang dari atau sama dengan jumlah yang dipesan dalam PO.
• Harga faktur kurang dari atau sama dengan harga yang dikutip dalam PO.

Pencocokan yang berhasil dapat mengacu pada pencocokan tepat 100%, atau ditentukan menggunakan toleransi pencocokan (misalnya >=95% pencocokan diperlukan) berdasarkan pengaturan bisnis.

Hanya setelah pertandingan berhasil setelah verifikasi oleh tim AP, pembayaran dimulai.

Jika pencocokan gagal, pemrosesan faktur dan pembayaran dihentikan sementara. Manajer hutang dagang secara manual memeriksa faktur dan menyetujui pembayaran faktur atau menolak faktur.

Ini adalah pencocokan 2 arah.

Mari kita rangkum proses pencocokan 2 arah dalam diagram alur agar mudah dipahami.

grafik TB
A[Kebutuhan Pembelian] –> C[Kirim permintaan pembelian ke Departemen Pembelian]
C –> D[Departemen Pembelian menemukan vendor yang sesuai]
D -> E[Selesaikan vendor XYZ]
E -> F[Departemen Pembelian menghasilkan Pesanan Pembelian]
F -> G[Kirim satu salinan PO ke XYZ, simpan satu di Departemen Pembelian, kirim satu ke Departemen Hutang]
G -> H[Vendor XYZ memasok kursi dan menyediakan faktur]
H –> I[Proses pencocokan oleh Tim Hutang]
I –> J{Periksa kondisi:
1. Kuantitas faktur ≤ Kuantitas PO
2. Harga invoice ≤ Harga PO}
J –> |Kecocokan ≥ 95%| K[Pertandingan berhasil, lakukan pembayaran]
J –> |Cocok 95%| L[Pencocokan tidak berhasil, jeda pemrosesan dan pembayaran faktur]
L –> M[Manajer Hutang Usaha memeriksa faktur secara manual]
M –> |Menyetujui| K
M –> |Tolak| N[Tolak faktur]

Dalam contoh di atas, misalkan ABC tidak mengikuti pencocokan 2 arah.

Setelah diskusi diskon, mereka mengeluarkan pesanan pembelian untuk 10 kursi dengan harga total diskon $2000 ($200/kursi bukannya $250/kursi) sesuai kesepakatan dengan XYZ.

Setelah meninjau dan menerima pesanan pembelian, dan mengirimkan 10 kursi, XYZ mengirimkan faktur dengan harga asli $2500 ($250/kursi). Pembuat faktur di XYZ mungkin tidak mengetahui diskon yang ditawarkan oleh staf pemasaran XYZ ke departemen pembelian di ABC untuk pembelian massal. Atau bisa juga merupakan praktik bisnis buruk yang disengaja.

Jika detail faktur tidak dibandingkan dan cocok dengan detail PO, tim AP (Hutang Usaha) di ABC dapat membayar tambahan $500 yang awalnya dibebaskan.

Proses pencocokan dua arah dapat membantu menangkap kesalahan ini sebelum pembayaran dilakukan. Proses tersebut memastikan bahwa hanya faktur untuk jumlah dan kuantitas yang benar yang dibayarkan.

Pentingnya pencocokan 2 arah

Pencocokan dua arah sangat penting untuk menjaga keakuratan dan pengendalian keuangan dalam hutang usaha.

• Jaminan Akurasi: Pencocokan dua arah memastikan keakuratan faktur dengan memverifikasinya terhadap pesanan pembelian yang sesuai, mencegah kelebihan pembayaran atau pembayaran untuk barang/jasa yang tidak terkirim.
• Pengendalian keuangan: Hal ini meningkatkan kontrol keuangan dan mengurangi risiko kesalahan atau penipuan dalam proses hutang usaha.
• Hubungan Vendor: Penerapan yang efektif menumbuhkan transparansi dan kepercayaan dalam hubungan vendor, karena perbedaan dapat segera diatasi dan diselesaikan.
• Pemenuhan: Hal ini memastikan kepatuhan terhadap kebijakan pengadaan internal dan peraturan eksternal, meminimalkan risiko keuangan dan masalah audit.
• Penghematan biaya: Dengan menghindari kelebihan pembayaran dan menyelesaikan perbedaan secara efisien, perusahaan dapat menghemat biaya secara signifikan dalam jangka panjang.

Cara kerja pencocokan 2 arah manual

Pencocokan 2 arah manual biasanya hanya disukai oleh bisnis dengan volume transaksi yang sangat rendah atau bisnis dengan persyaratan khusus yang memerlukan pengawasan manusia.

Begini prosesnya.

Mari kita ambil contoh XYZ Inc., dan jelajahi cara mereka menerapkan pencocokan 2 arah manual. XYZ Inc. menggunakan Quickbooks untuk akuntansi. Seperti inilah proses pengadaan mereka dengan pencocokan 2 arah.

1. Pembuatan Pesanan Pembelian (PO):

• Quickbooks menawarkan modul pembuatan dan manajemen PO.
• XYZ Inc. membuat / menerima PO untuk vendor langsung di Quickbooks, merinci barang pesanan, jumlah, harga, dan tanggal pengiriman.

2. Penerimaan Faktur Vendor:

• Setelah menerima kiriman, XYZ Inc. mendapat faktur dari vendor, juga masuk ke Quickbooks.
• Tim entri data secara manual mengisi rincian item, jumlah, harga, pajak, dan diskon terhadap setiap faktur.

3. Proses Pencocokan Manual:

• Tim hutang dagang secara manual mencocokkan rincian faktur dengan PO terkait di Quickbooks, memastikan kuantitas dan harga selaras.

4. Verifikasi dan Persetujuan:

• Faktur yang terverifikasi disetujui untuk pembayaran dalam Quickbooks, sementara perbedaan ditandai untuk ditinjau.
• Peninjau secara manual memproses faktur yang gagal dalam pencocokan 2 arah.

5. Inisiasi Pembayaran:

• Menggunakan Quickbooks, XYZ Inc. memulai pembayaran untuk faktur yang disetujui, mengikuti prosedur pembayarannya.

Meskipun sangat teliti, proses ini memberikan landasan bagi integritas keuangan.

Tantangan dalam pencocokan 2 arah

Meskipun pencocokan 2 arah manual memastikan pendekatan langsung dalam memverifikasi faktur terhadap pesanan pembelian, hal ini menimbulkan beberapa tantangan:

Tantangan ketidakcocokan data: Tim hutang harus menyelaraskan pesanan pembelian dengan faktur dengan memeriksanya secara manual yang menyebabkan detail terlewat dan operasi lambat, sehingga membahayakan produktivitas dan hubungan bisnis.

Waktu Pemrosesan yang Lama: Hutang usaha sering kali mengalami ketidakakuratan data hingga 20% dari faktur, sehingga mendedikasikan sekitar 25% waktunya untuk menyelesaikan masalah tersebut, sehingga menunda proses dan meningkatkan risiko operasional.

Risiko penipuan dan pencurian: Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) menemukan bahwa organisasi biasanya kehilangan 5% pendapatan setiap tahunnya karena penipuan, dimana penjahat sering kali menipu hutang dagang dengan meyakinkan faktur palsu, sehingga menimbulkan risiko yang signifikan terhadap kewaspadaan dan integritas keuangan.

Mengelola berbagai format faktur: Organisasi besar menangani pesanan pembelian dan faktur dari berbagai sumber dalam beragam format seperti dokumen word, spreadsheet, dokumen XML untuk EDI, PDF, gambar, dan dokumen kertas. Konsolidasi manual rentan terhadap kesalahan, yang menyebabkan masalah seperti kelebihan pembayaran, pembayaran yang salah, dan duplikasi faktur, yang pada akhirnya menyebabkan hilangnya produktivitas dan kepercayaan.

Implikasi biaya dari pemrosesan manual: Pencocokan faktur dan pesanan pembelian tradisional melibatkan biaya yang signifikan karena tenaga kerja, bahan, dan ongkos kirim, dengan dampak keuangan tambahan dari denda, biaya keterlambatan, dan hilangnya bisnis karena kesalahan pemrosesan. Biaya pemrosesan faktur manual diketahui mencapai $15-50/faktur.

Bagaimana cara mengotomatiskan pencocokan 2 arah?

Pencocokan 2 arah otomatis seperti memiliki robot yang berguna untuk tugas akuntansi Anda.

Hari ini, Otomasi AP alat dapat secara otomatis memeriksa apakah detail pada faktur sesuai dengan yang ada dalam pesanan pembelian Anda, sehingga menghemat waktu dan mengurangi kesalahan.

Alat-alat ini dapat bekerja dengan sistem akuntansi lain; banyak sistem telah siap menggunakan opsi integrasi, atau API/middleware untuk menyediakan transfer data yang lancar antar sistem yang berbeda.

Dengan integrasi ini, bisnis dapat mengintegrasikan pencocokan 2 arah otomatis ke dalam alur kerja AP mereka dengan lancar, sambil tetap menggunakan perangkat lunak akuntansi yang mereka sukai.

Perangkat lunak otomatisasi AP Nanonets, misalnya, dapat diintegrasikan dengan sistem akuntansi lain, seperti QuickBooks dan Sage. Berikut adalah gambaran sederhana dari alur kerja pencocokan 2 arah otomatis.

Bagaimana cara kerjanya?

Mari kita lihat bagaimana perangkat lunak AP Automation seperti Nanonets mengotomatiskan proses pencocokan dua arah sepenuhnya.

1. Pengumpulan Faktur Otomatis

Nanonets menyederhanakan proses ini dengan secara otomatis mengimpor faktur dan PO dari email, drive, perangkat lunak akuntansi, dan database segera setelah mereka tiba, memastikan bahwa setiap bagian data menemukan tempatnya di repositori digital terpusat.

Nanonets dapat secara otomatis mengambil faktur dan PO yang dikirim melalui email langsung dari kotak masuk Anda, mengekstraksi informasi yang relevan dengan lancar dari badan email dan lampiran.

Semua invoice yang ditulis tangan dan dicetak dapat dengan mudah dipindai menggunakan smartphone atau langsung diunggah ke platform.

Faktur dan PO juga dapat diimpor ke Nanonets dari email, aplikasi, dan database Anda.

2. Entri Data Otomatis

Ucapkan selamat tinggal pada berjam-jam entri data manual. Dengan Nanonets AI, faktur dibaca dengan akurasi lebih dari 99%, sehingga secara drastis mengurangi waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas yang membosankan.

Ini berarti tim Anda dapat fokus pada pekerjaan yang lebih bermakna sementara Nanonets menangani ekstraksi data dan input langsung ke perangkat lunak akuntansi/ERP Anda, tanpa intervensi manual apa pun.

3. Pencocokan 2 arah yang cerdas

Memanfaatkan AI, Nanonets secara otomatis melakukan pencocokan dua arah, tiga arah, atau empat arah dengan membaca dan melakukan referensi silang data faktur yang diekstraksi dengan pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan laporan inspeksi yang diimpor dari berbagai sumber.

4. Perutean Persetujuan

Sistem menandai setiap perbedaan untuk ditinjau oleh manusia, namun sebaliknya, faktur yang sesuai dengan kriteria perusahaan secara otomatis diarahkan untuk disetujui atau langsung disetujui berdasarkan aturan yang telah ditentukan sebelumnya.

5. Persetujuan

Persetujuan dengan Nanonets tidak lagi menjadi hambatan. Mereka menjadi fleksibel dan berada di tempat yang digunakan organisasi Anda—baik di email, Slack, atau Teams. Hal ini menghilangkan kebutuhan akan panggilan telepon yang mengganggu dan rentetan pengingat yang sudah biasa.

6. Integrasi ERP

Integrasi yang siap digunakan memastikan bahwa faktur dan PO dicatat dalam perangkat lunak akuntansi/ERP Anda secara otomatis segera setelah terjadi.

Faktur yang disetujui secara otomatis dimasukkan ke dalam antrean pembayaran di perangkat lunak akuntansi Anda.

7. Analisis Waktu Nyata

Nanonets lebih dari sekadar pemrosesan transaksi dengan menawarkan kemampuan analitik tingkat lanjut dan pelaporan data waktu nyata.

Hal ini membantu Anda mendapatkan wawasan waktu nyata mengenai proses utang usaha, memungkinkan Anda memantau pola pengeluaran, mengidentifikasi peluang penghematan biaya, dan menyempurnakan perkiraan keuangan.

Memilih perangkat lunak yang tepat untuk pencocokan 2 arah

Memilih perangkat lunak yang tepat untuk mengotomatisasi pencocokan 2 arah bergantung pada ukuran dan jenis bisnis Anda.

Beberapa opsi berfungsi sebagai solusi mandiri atau sebagai bagian dari sistem akuntansi yang lebih besar, bergantung pada apa yang sudah Anda gunakan. Misalnya, integrasi dengan sistem yang ada, seperti ERP, diperlukan untuk beberapa alat.

• Nanonets memudahkan penanganan faktur dan pesanan pembelian dengan mengotomatiskan proses pencocokan. Ini mengimpor faktur dan PO secara otomatis, menggunakan AI untuk entri dan pencocokan data yang akurat, menandai ketidakcocokan untuk peninjauan manual yang mudah dan lancar, dan memperbarui data dalam perangkat lunak akuntansi / ERP Anda secara real time.
• Alat Hutang Oracle secara otomatis mencocokkan faktur dengan PO, memeriksa kepatuhan terhadap tingkat toleransi yang ditetapkan, dan memperbarui jumlah dan jumlah yang ditagih berdasarkan rincian faktur.
• Sage Intacct menyederhanakan pembelian dengan alur kerja yang ditetapkan untuk transaksi dan persetujuan. MineralTree mengotomatiskan pencocokan faktur dengan PO atau tanda terima untuk Sage Intacct, menangkap detail dari faktur secara otomatis dan memasukkannya ke dalam proses persetujuan dan pembayaran. Itu menjaga semuanya tetap konsisten dengan ERP perusahaan.
• Nexonia Expenses menawarkan manajemen pengeluaran berbasis cloud yang fleksibel dengan integrasi mendalam ke dalam sistem Anda.
• Tipalti menyederhanakan pemrosesan faktur dengan OCR dan ekstraksi data, menetapkan aturan untuk mencocokkan faktur dengan PO dan mempersiapkannya untuk pembayaran.
• DocuWare menggunakan AI untuk mengekstrak data faktur utama, memeriksa vendor dan duplikat yang valid, dan mencocokkan faktur dengan PO dan catatan pengiriman, sehingga memastikan jumlah yang akurat.

Tersedia banyak alat pencocokan 2 arah, masing-masing dengan fitur yang dirancang untuk kebutuhan berbeda.

Mengapa Anda harus mengotomatiskan pencocokan 2 arah

Mengotomatiskan proses pencocokan 2 arah menawarkan banyak keuntungan.

Penanganan Tanpa Kertas

Ketika dokumen seperti faktur dan pesanan pembelian semuanya digital, penanganan tanpa kertas menghilangkan kebutuhan akan kertas dan mengurangi jumlah pekerjaan manual yang diperlukan. Artinya segala sesuatunya berjalan lebih cepat, berkembang dengan mudah, dan lebih fleksibel. Dokumen dikirim, diubah menjadi bentuk digital, disortir, diperiksa, disetujui, dan diproses tanpa ada yang perlu memindahkan kertas. Begini cara kerjanya:

1. Sistem mencari email baru.
2. Dibutuhkan lampiran dari email untuk mengerjakannya.
3. Sistem membaca lampiran untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan.
4. Ia memeriksa rincian dalam faktur atau pesanan pembelian berdasarkan aturan yang ditetapkan.
5. Faktur dibuat, dicocokkan dengan pesanan pembelian dan kwitansi sesuai aturan, memastikan tidak ada pengulangan.
6. Ini memungkinkan pengguna mengetahui apakah faktur ditangani dengan benar.

AI membantu sistem menjadi lebih baik dari waktu ke waktu, belajar dari penggunanya dan kebutuhan unik mereka.

Pencocokan Cepat

Mencocokkan pesanan pembelian dapat dilakukan dengan sangat cepat oleh sistem, sebuah pekerjaan yang akan sangat sulit dilakukan sendirian.

Menangani Banyak Dokumen dalam Skala Besar

Ketika ada banyak pesanan pembelian dan faktur, otomatisasi membuat penyortiran semuanya menjadi lebih mudah dan cepat.

Selalu Siap untuk Audit

Sistem melacak semuanya, memastikan semuanya benar dan cepat. Dengan dokumen yang telah disetujui dan diatur, proses audit menjadi lebih lancar.

Lebih Sedikit Pekerjaan, Lebih Banyak Produktivitas

AI menggunakan algoritma kompleks untuk memahami data seperti otak manusia, tetapi lebih cepat. Ia belajar dan menjadi lebih baik, yang berarti lebih sedikit pemeriksaan manual yang diperlukan.

Dengan pekerjaan yang tidak terlalu rutin, tim keuangan dapat fokus pada tugas yang lebih penting seperti perencanaan dan analisis, yang dapat membantu keuntungan perusahaan.

Lebih Sedikit Kesalahan

Sistem AI dapat mendeteksi kesalahan sejak dini, sehingga mencegah masalah yang lebih besar di kemudian hari. Jika ada yang salah, tim IT akan segera diberitahu untuk memperbaikinya.

menghemat Uang

Meskipun memerlukan biaya awal, menjalankan sistem AI ini bisa jauh lebih murah dibandingkan membayar gaji penuh.

Aman dan Mampu Berkembang

Sistem dapat bekerja sepanjang waktu, tidak seperti manusia, sehingga menjadikan pengoperasian lebih efisien dan aman.

---

Sebuah survei oleh Penelitian Levvel menunjukkan bahwa persetujuan faktur yang lebih cepat dan peningkatan produktivitas karyawan adalah dua manfaat teratas yang dialami dari peralihan ke AI-enabled 2-cara dan 3-pencocokan cara proses, serta berbagai manfaat nyata lainnya yang dilaporkan oleh bisnis yang mengotomatiskan pemrosesan faktur dan pencocokan 2 arah.

Penting untuk dicatat bahwa mengotomatiskan pemrosesan faktur dan pencocokan pesanan pembelian bermanfaat bagi banyak fungsi dalam bisnis Anda:

• Eksekutif keuangan dapat menurunkan pengeluaran dan mengalokasikan kembali sumber daya untuk meningkatkan laba dan mendukung ekspansi strategis dan perusahaan.
• Eksekutif perusahaan mendapatkan wawasan tentang kinerja dan manajemen arus kas melalui analisis dasbor yang disediakan oleh berbagai alat otomatisasi.
• Tim Hutang Usaha dapat menghilangkan kebutuhan akan faktur kertas dan proses manual dengan memanfaatkan perutean otomatis, pengkodean, dan pencocokan faktur pemasok sesuai dengan prinsip akuntansi yang ditetapkan.
• Akuntan dan Staf Peneliti mendapatkan akses langsung dan komprehensif terhadap pesanan pembelian dan faktur, membantu dalam aktivitas perencanaan di masa depan.

Kesimpulan

Konsep pencocokan 2 arah adalah proses penting dalam bidang akuntansi dalam bisnis apa pun, terutama berfokus pada memastikan keakuratan dan integritas transaksi antara perusahaan dan vendornya.

Ini melibatkan prosedur verifikasi yang cermat di mana rincian pesanan pembelian (PO) dicocokkan dengan yang ada pada faktur terkait untuk memastikan bahwa produk atau layanan yang dipesan dikirimkan dengan benar dan dengan harga yang disepakati.

Proses ini tidak hanya melindungi terhadap kelebihan pembayaran atau pembayaran barang yang tidak terkirim namun juga memperkuat kontrol keuangan, menumbuhkan kepercayaan dalam hubungan vendor, dan mematuhi standar kepatuhan.

Meskipun pencocokan 2 arah manual menawarkan presisi melalui pengawasan manusia, hal ini penuh dengan tantangan seperti ketidakcocokan data, inefisiensi waktu, risiko penipuan, dan tingginya biaya pemrosesan manual.

Dengan munculnya otomatisasi, pencocokan 2 arah menjadi proses yang mulus dan bebas kesalahan. Platform seperti Nanonets mengotomatiskan pencocokan 2 arah dan berintegrasi secara lancar dengan sistem akuntansi. Otomatisasi ini menyederhanakan pemrosesan faktur, meningkatkan akurasi data, dan memungkinkan analisis real-time, yang pada akhirnya berkontribusi pada pengelolaan keuangan dan efisiensi operasional yang lebih kuat.

• Konten Bertenaga SEO & Distribusi PR. Dapatkan Amplifikasi Hari Ini.
• PlatoData.Jaringan Vertikal Generatif Ai. Berdayakan Diri Anda. Akses Di Sini.
• PlatoAiStream. Intelijen Web3. Pengetahuan Diperkuat. Akses Di Sini.
• PlatoESG. Karbon, teknologi bersih, energi, Lingkungan Hidup, Tenaga surya, Penanganan limbah. Akses Di Sini.
• PlatoHealth. Kecerdasan Uji Coba Biotek dan Klinis. Akses Di Sini.
• Sumber: https://nanonets.com/blog/what-is-two-way-matching/