Kebutuhan Layanan Keuangan yang Tidak Nyaman untuk Pengarsipan WhatsApp (Harriet Christie)

Pada bulan September 2022, Securities Exchange Commission (SEC) dan Commodity Futures Trading Commission (CTFC) mencapai penyelesaian dengan total sekitar $1.8 miliar dengan

12 bank investasi terkemuka di Wall Street. Institusi terkemuka, termasuk Morgan Stanley, Citigroup, Goldman Sachs, dan Bank of America, dihukum karena gagal memantau penggunaan aplikasi perpesanan yang tidak sah oleh karyawan, seperti Whatsapp, dengan
kolega dan klien. 

Penyelidikan mengikuti dari denda $ 200 juta JP Morgan pada Desember 2021, dengan pintu air tampaknya terbuka. Pihak berwenang tampaknya telah menggunakan angka penyelesaian awal sebesar $200 juta itu sebagai tolok ukur bagi industri tersebut, yang menandakan akhir dari kesepakatan tidak resmi.
tenggang waktu yang diberikan perusahaan beradaptasi dengan pandemi.  

Sanksi monumental seperti itu tentu saja memiliki dampak seismik pada lanskap jasa keuangan, dengan dampak yang jauh melampaui raksasa yang tampaknya dijadikan contoh. Tapi bagaimana kita bisa sampai ke tahap ini, dan bagaimana perusahaan mengatasinya
perilaku karyawan yang jelas tidak akan ditoleransi lagi?

Ada apa dengan WhatsApp? 

mandat SEC bahwa bank menyimpan catatan semua komunikasi antara klien dan broker. Pertukaran pribadi, seperti yang terjadi melalui WhatsApp,
jauh lebih sulit untuk dipantau, dan kemungkinan data dikompromikan hanya meningkat saat perangkat pribadi diperkenalkan ke persamaan. 

Penting untuk dicatat bahwa masalahnya di sini bukan pada WhatsApp itu sendiri; kekhawatiran yang sama berlaku dengan WeChat, Telegram, dan aplikasi perpesanan 'sementara' lainnya. Ini adalah kesulitan dalam mendokumentasikan komunikasi pada platform terenkripsi ini, dan selanjutnya
pelanggaran persyaratan pencatatan, yang bermasalah. 

Kelelahan Panggilan Telepon 

Sampai relatif baru-baru ini, konsumen memiliki pilihan terbatas yang tersedia bagi mereka jika mereka ingin menjangkau perusahaan yang diatur. Untuk mendiskusikan rekening bank mereka, misalnya, mereka harus menelepon atau pergi ke cabang lokal mereka untuk pertemuan pribadi.
diskusi. Sekarang, mereka dapat berkomunikasi dengan organisasi melalui banyak saluran digital. 

Ini bukan hanya pilihan, tapi preferensi. WhatsApp, Facebook Messenger, dan Telegram termasuk di antaranya

aplikasi yang paling banyak diunduh di Q1 2022, dan WhatsApp sendiri memiliki astronomi
2 miliar pengguna aktif di seluruh dunia. Berdasarkan
Forbes, 93% konsumen AS ingin berkomunikasi melalui pesan teks, dengan kecepatan, kemudahan penggunaan, dan keakraban (konsumen) dengan platform membuktikan keuntungan yang menentukan.  

Ini bekerja dua arah; juga lebih mudah dan lebih efisien bagi karyawan untuk berkomunikasi melalui alat yang biasa mereka gunakan dalam kehidupan sehari-hari, daripada yang disediakan oleh pemberi kerja mereka. 

Saluran Jarak Jauh 

Gangguan pandemi Covid-19 menyebabkan ketergantungan yang jauh lebih besar pada aplikasi perpesanan, karena kedekatan fisik, bahkan dengan rekan kerja, dilarang. Pada 2019, 68.1 juta pengguna ponsel AS mengakses WhatsApp untuk berkomunikasi. Angka ini diproyeksikan ke

tumbuh menjadi 85.8 juta pengguna pada tahun 2023. Produk sampingan dari ketergantungan pada saluran digital baru ini adalah peningkatan jumlah pekerja yang menggunakan

ponsel atau tablet pribadi untuk bisnis, karena garis mulai kabur dan kehidupan profesional dan pribadi saling terkait. 

Karyawan lebih cenderung bertindak santai saat bekerja dari jarak jauh, baik itu berarti istirahat lebih lama atau mengirim pesan kepada klien atau kolega melalui saluran yang tidak sah. Setelah membiarkan kebiasaan komunikasi ini terjadi selama periode yang berkelanjutan, mereka
sekarang sangat sulit untuk beralih kembali ke tingkat sebelum Covid, mengingat kenyamanan dan kegunaan yang melekat yang sudah biasa bagi karyawan. 

Membayar Tagihan 

JP Morgan
Denda $ 200 juta dolar pada bulan Desember 2021 adalah penalti signifikan pertama dalam penyelidikan yang juga memengaruhi selusin bank investasi terkemuka tersebut hingga $1.8 miliar. Tindakan keras SEC sejak itu terus meluas, seperti yang dilakukan Wall Street

raksasa ekuitas swasta telah mengungkapkan bahwa mereka sedang diselidiki.  

Unit penegakan juga telah diluncurkan
pertanyaan tentang protokol Penasihat Investasi Terdaftar (RIA) yang lebih kecil untuk komunikasi bisnis 'off-channel'. RIA tunduk pada peraturan yang sama dengan perusahaan besar yang sebelumnya dihukum, jadi meskipun mereka mungkin terhindar dari penyergapan
penyelidikan awal, mereka harus menyadari bahwa mereka berada di garis bidik regulator. 

Apa Sekarang? 

Situasi tersebut membuat para pemimpin bisnis dan tim kepatuhan berada dalam kebingungan. Haruskah mereka mengorbankan kenyamanan dan efisiensi operasional dalam mengejar kepatuhan, langsung melarang aplikasi perpesanan dan sebaliknya mengandalkan solusi yang telah dicoba dan diuji dari
email, panggilan telepon dan, pada tingkat lebih rendah, media sosial? 

Ini mungkin pilihan yang menggoda mengingat besarnya hukuman yang diberikan. Ini tentu saja menjadi pendekatan yang lebih populer sejak, pada Juli 2022, baru saja

15% perusahaan keuangan memantau WhatsApp. 

Tapi itu tidak sesederhana itu. Melarang karyawan menggunakan saluran tertentu tidak berarti bahwa semua risiko dihilangkan. Pelarangan alat bantu mungkin akan menyebabkan ketidakpuasan karyawan dan “kesenjangan kepatuhan” di tempat kerja.
Pilihan yang lebih aman bagi para pemimpin bisnis adalah memahami platform yang lebih disukai karyawan dan konsumen, kemudian mengembangkan kebijakan yang sesuai.  

Pada akhirnya, jika karyawan ingin menggunakan aplikasi yang tidak sah, mereka akan melakukannya, kecuali ada prosedur pengawasan untuk mengawasinya dengan benar. Ini memiliki akibat yang sangat besar bagi orang-orang seperti Goldman Sachs, Bank of America dkk, yang belum berhasil
langkah ini, terlepas dari sumber daya mereka.  

Bisakah WhatsApp Dipantau? 

Opsi yang lebih disukai di sini tentunya adalah memberdayakan staf untuk menggunakan platform yang paling nyaman bagi mereka, meminimalkan batasan jika memungkinkan.  

Untuk mencapai kepatuhan pada platform terenkripsi seperti WhatsApp, pemimpin bisnis harus memastikan bahwa mereka dapat merekam, memelihara, dan memantau percakapan. Ini lebih mudah diucapkan daripada dilakukan, dan prosesnya secara historis menjadi sumber kesulitan besar. Namun, di
beberapa tahun terakhir, solusi baru telah dikembangkan secara khusus untuk mengatasi kebutuhan yang muncul ini.  

Sama seperti sebelumnya untuk platform media sosial, vendor pengarsipan digital terkemuka telah membangun teknologi untuk menangkap dan mengarsipkan data komunikasi dari aplikasi seperti WhatsApp, WeChat, Signal, dan Telegram. Ini menyelamatkan para pemimpin bisnis dari frustrasi
harus memilih antara efisiensi dan kepatuhan; keduanya sekarang dapat hidup berdampingan dengan sangat damai. 

Yang terpenting, perusahaan juga dapat mengalokasikan nomor sekunder pada perangkat pribadi, yang memungkinkan karyawan untuk membedakan antara kontak bisnis dan yang tidak terkait dengan pekerjaan, dan menangkap data yang sesuai. Artinya, privasi juga bisa terjaga meski ditinggikan
tingkat pemeriksaan profesional. 

Akan kontra-intuitif untuk mengabaikan permintaan yang meningkat untuk aplikasi perpesanan terenkripsi di tempat kerja. Untungnya, bisnis tidak lagi harus melakukannya.