Le aziende che stabiliscono le migliori pratiche di contabilità fornitori aumentano la visibilità delle informazioni, riducono i tempi di elaborazione delle fatture, risparmiano denaro, rafforzano i controlli interni e la gestione del flusso di cassa, riducono le frodi e gli errori e migliorano le relazioni con i fornitori. Le migliori pratiche in materia di contabilità fornitori sono un sottoinsieme di migliori pratiche contabili. Le aziende che utilizzano le migliori pratiche nei processi di contabilità fornitori e nella contabilità ottengono un sostanziale vantaggio competitivo.
Secondo il rapporto annuale di Ardent Partners, “Lo stato degli ePayables nel 2023: aprire la strada a un futuro più intelligente"
"La capacità di elaborare direttamente le fatture è un'altra area in cui le organizzazioni Best-in-Class dimostrano la loro abilità. Mentre solo il 29% di tutte le altre possiede questa capacità, ben il 69% delle organizzazioni Best-in-Class è in grado di elaborare le fatture senza intervento manuale, l'inafferrabile "Santo Graal" della gestione delle fatture.t.”
Le migliori pratiche migliori per la contabilità fornitori
Le 10 migliori pratiche per la contabilità fornitori sono:
- Semplifica i processi AP e l'integrazione contabile.
- Utilizza un sistema di automazione AP intelligente, basato sulla tecnologia e senza supporti cartacei, per l'elaborazione diretta delle fatture.
- Implementare controlli interni efficaci e la segnalazione delle eccezioni.
- Integra i fornitori e automatizza le notifiche sullo stato tramite un portale fornitori.
- Automatizza l'abbinamento digitale a 2 o 3 vie delle fatture con gli ordini di acquisto e la ricezione dei documenti.
- Utilizza processi automatici di approvazione delle fatture AP.
- Ottimizzare i metodi di pagamento elettronico.
- Massimizza gli sconti per pagamenti anticipati.
- Riconciliare i pagamenti e i saldi dei conti fornitori nella contabilità generale.
- Ottimizza visibilità, metriche, business intelligence e reporting AP in tempo reale.
1 – Semplificare i processi AP e l'integrazione contabile
Semplifica i flussi di lavoro dei processi AP con AP senza carta. Un sistema di automazione AP ha l'integrazione ERP o del sistema contabile. Il software di automazione AP aiuterà la tua azienda a raggiungere i suoi obiettivi di best practice per l'elaborazione delle fatture della contabilità fornitori attraverso le best practice integrate per la contabilità fornitori e i flussi di lavoro AP automatizzati.
Vantaggi:
Ottieni efficienza ed evita i colli di bottiglia semplificando i flussi di lavoro della contabilità fornitori. L'automazione AP con l'integrazione ERP elimina la necessità di inserire ulteriori dati in un sistema contabile perché i dati vengono sincronizzati tra i sistemi.
2 – Utilizzare un sistema di automazione AP basato sulla tecnologia intelligente
Un moderno sistema di automazione AP basato su cloud, guidato da intelligenza artificiale (AI), machine learning (ML), OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) e automazione dei processi robotici (RPA) basati su regole per automatizzare le attività ripetitive costituirà la spina dorsale per l'implementazione molte di queste migliori pratiche nella contabilità dei fornitori della tua azienda.
Le parti interessate che utilizzano il sistema di automazione AP unificato ottengono l'accesso ai dati dei documenti elettronici rilevanti, tra cui la fattura del fornitore, l'ordine di acquisto, il contratto e il rapporto di ricezione con un repository di dati collegato al portale fornitori.
Il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) basato sull'intelligenza artificiale digitalizza e acquisisce con precisione fattura del venditore dati, inclusi gli elementi pubblicitari. I dati centralizzati dei documenti elettronici sono disponibili per l'utilizzo nella verifica automatizzata delle fatture, nell'abbinamento delle fatture e nell'ottenimento dell'approvazione delle fatture fornitore per il pagamento.
Vantaggi:
Oltre a migliorare in modo significativo l'efficienza dell'elaborazione delle fatture, l'utilizzo di un sistema di automazione AP basato sull'intelligenza artificiale aiuta la tua azienda a migliorare le relazioni con i fornitori attraverso comunicazioni migliori, incluso lo stato dei pagamenti e pagamenti più rapidi. Un moderno sistema di automazione AP basato su cloud elimina i documenti cartacei, rafforza i controlli interni e aiuta la tua azienda a visualizzare e controllare la spesa e a prendere decisioni migliori, utilizzando un sistema unificato accessibile alle parti interessate.
3 – Implementare solidi controlli interni e segnalazione delle eccezioni
Controlli interni sulla contabilità fornitori le migliori pratiche includono un'adeguata separazione dei compiti e la limitazione dell'accesso dei ruoli al Vendor Master File. Ad esempio, nella separazione dei compiti, il personale della contabilità fornitori responsabile dell'elaborazione delle fatture non può approvare le fatture per il pagamento, completare i pagamenti senza la dovuta approvazione, effettuare registrazioni di diario o registrare transazioni nella contabilità generale per chiudere i libri contabili.
Per quanto riguarda le migliori pratiche di controllo interno della contabilità fornitori, controlli interni efficaci dovrebbero utilizzare sistemi basati sulla tecnologia per rilevare e segnalare possibili errori, comprese le fatture duplicate, e prevenire potenziali frodi. Non pagare due volte le fatture evita costi che ridurrebbero il flusso di cassa in un determinato momento o per sempre se i fornitori non emettono tempestivamente crediti per pagamenti in eccesso o pagano rimborsi in contanti.
Vantaggi:
Le aziende devono mantenere forti controlli interni per prevenire frodi ed errori. Una soluzione di automazione AP fornisce una traccia di controllo e digitalizza le transazioni. Buoni controlli interni riducono anche i costi di audit esterni perché è necessario meno tempo per completare l’audit.
4 – Integrazione dei fornitori e automazione delle notifiche di stato tramite un portale fornitori
Il software di automazione AP include un portale per i fornitori onboarding dei fornitori della tua azienda e migliorare le comunicazioni, incluso lo stato di pagamento delle fatture del fornitore.
Vantaggi:
L'onboarding del fornitore tramite un portale nel software di automazione AP garantisce l'accuratezza dei dati nel file master del fornitore senza duplicazioni, può essere utilizzato per raccogliere moduli fiscali dei fornitori come i moduli W-9 o W-8 e indica lo stato del pagamento, la cronologia dei pagamenti e la fattura storia. Le fatture possono essere caricate dai fornitori tramite il portale fornitori o ricevute tramite e-mail o altri metodi disponibili.
5 – Automatizzare la corrispondenza digitale a 2 o 3 vie delle fatture
L'automazione dell'abbinamento delle fatture elettroniche è un altro elemento delle migliori pratiche di elaborazione delle fatture della contabilità fornitori. Il sistema di automazione AP dovrebbe funzionare Abbinamento fatture a tre vie per voce per merci con ordini d'acquisto e report di ricezione o l'abbinamento bidirezionale di fatture con ordini d'acquisto quando si ricevono report non sono applicabili al tipo di transazione fattura contabilità fornitori. La tua azienda dovrebbe pagare solo la quantità effettiva di merci ordinate e ricevute al prezzo dell'ordine di acquisto negoziato.
Vantaggi:
L'abbinamento automatico dei dati della fattura elettronica per voce con l'ordine di acquisto (PO) e il report di ricezione per l'abbinamento a tre (o fatture bidirezionali e abbinamento PO) garantiscono che le fatture vengano ricevute per gli articoli approvati dalla società e che i pagamenti vengano effettuati solo quando richiesto per beni o servizi autorizzati ricevuti.
6 – Utilizzare processi di approvazione automatica delle fatture AP
L'approvazione automatizzata è una delle migliori pratiche nei processi di contabilità fornitori. Software di automazione AP automatizza l'approvazione delle fatture della contabilità fornitori processo instradando le fatture al approvatore designato nel rispetto delle regole e dei limiti della politica aziendale. IL processo di approvazione della contabilità fornitori può utilizzare RPA per automatizzare il routing dell'approvazione o darti la possibilità di aggiungere approvatori designati. Se aggiungi approvatori, prendi in considerazione le migliori pratiche di controllo interno della contabilità fornitori, inclusa la separazione dei compiti, il loro livello di approvazione e l'autorità per approvare una fattura per il pagamento.
Vantaggi:
L'approvazione automatizzata delle fatture garantisce efficienza, assenza di documenti cartacei persi o mancanti e approvazioni più rapide da parte degli approvatori designati che possono approvare da qualsiasi luogo. I sistemi di automazione AP segnalano le eccezioni e duplicano le fatture per evitare errori di pagamento.
7 – Ottimizzare i metodi di pagamento elettronici
Le migliori pratiche in materia di contabilità fornitori includono l’effettuazione di pagamenti elettronici anziché l’utilizzo di assegni cartacei per pagare i fornitori. I truffatori hanno ampliato la frequenza del furto di assegni cartacei per posta e del lavaggio degli assegni per modificare in modo fraudolento i beneficiari e gli importi e rubare denaro ai pagatori. Oltre al rischio di perdite finanziarie, stampare assegni cartacei, firmare assegni di persona o con francobolli aziendali, riempire buste con assegni e spedire assegni richiede tempo inutile da parte del personale e costa denaro all'azienda.
I tipi di trasferimento elettronico di fondi (EFT) includono pagamenti ACH nazionali negli Stati Uniti, sistemi simili al di fuori degli Stati Uniti per trasferimenti da conto bancario a conto bancario, bonifici bancari, PayPal e trasferimenti di portafoglio digitale. La tua azienda dovrebbe sostituire gli assegni cartacei con un metodo di pagamento elettronico conveniente. Con i pagamenti globali, anche il cambio di valuta estera è una considerazione da gestire in modo efficace quando si pagano le fatture fornitore nella contabilità fornitori.
Vantaggi:
Effettuare pagamenti elettronici riduce i costi di pagamento per fattura, aumenta l’efficienza, riduce il rischio di frode, garantisce la sostenibilità ambientale e aumenta i tipi di metodi di pagamento che possono essere utilizzati.
8 – Massimizzare gli sconti per pagamenti anticipati
Massimizzare gli sconti per pagamenti anticipati offerti dai fornitori come termini di fattura (come 2/10 netto 30) è una delle migliori pratiche più essenziali per la contabilità fornitori perché è una strategia di riduzione dei costi che migliora la redditività e il flusso di cassa. Quando la tua azienda paga le fatture entro il 10° giorno anziché il 30° giorno in cui sono dovute per l'intero importo, può ridurre l'importo della fattura pagabile con uno sconto del 2%. Lo sconto non è del 2% all'anno, è del 2% guadagnato in 10 giorni, quindi vale la pena prenderlo.
Il tuo sistema di automazione AP accelera l'elaborazione delle fatture e l'approvazione delle fatture dei fornitori, consentendo di usufruire di questi sconti per pagamenti anticipati in tempo con le migliori pratiche di elaborazione delle fatture della contabilità fornitori. Quando applichi sconti per pagamenti anticipati in modo coerente, il tuo team finanziario contribuisce ai risultati aziendali anziché essere considerato un costo aziendale.
Vantaggi:
Guadagnare e usufruire di sconti per pagamenti anticipati consente di risparmiare denaro sostanziale (in particolare su acquisti di grandi scorte) e migliora il flusso di cassa, il margine lordo e la redditività.
9 – Riconciliare tempestivamente i pagamenti e i saldi dei conti fornitori
Riconcilia i pagamenti e i saldi dei conti fornitori nella contabilità generale in modo rapido e regolare per scoprire errori e irregolarità dei conti fornitori e stabilire l'affidabilità del saldo di cassa. È meglio eseguire la riconciliazione come processo automatizzato anziché utilizzare fogli di calcolo preparati manualmente.
Vantaggi:
I sistemi di automazione AP riconciliano automaticamente i pagamenti e i saldi dei conti fornitori. Di conseguenza, i saldi di cassa e debiti saranno più accurati e i libri contabili potranno essere chiusi prima.
10 – Ottimizza visibilità, metriche, business intelligence e reporting AP in tempo reale
Le migliori pratiche per la contabilità fornitori includono la visibilità in tempo reale sui saldi della contabilità fornitori, sui pagamenti pianificati e sulla spesa aziendale.
Le aziende raggiungono queste migliori pratiche negli obiettivi del processo di contabilità fornitori utilizzando l'automazione AP con analisi dei dati in tempo reale, metriche incluse KPI AP, business intelligence potenziata dall'intelligenza artificiale e migliore reporting della contabilità fornitori. Con tempestività rapporti sui conti fornitori, i dipartimenti contabilità e finanza possono esaminare questi report per verificare la tempestività dei pagamenti, risolvere problemi o controversie su discrepanze tra fornitori e richiedere rimborsi, se lo si desidera, per saldi a credito dovuti alla propria azienda da fornitori poco frequenti.
Vantaggi:
Tutte le parti interessate hanno visibilità su un unico sistema in tempo reale invece di utilizzare sistemi isolati. Il software di automazione AP fornisce dashboard in tempo reale, analisi e business intelligence basata sull'intelligenza artificiale per il processo decisionale. Con un sistema di automazione della contabilità fornitori, acquisirai anche le fatture prima per rendere i saldi dei conti fornitori e le spese aziendali più aggiornati per un'analisi quasi in tempo reale.
Conclusione
La trasformazione digitale con il software di automazione AP è fondamentale per ottenere i vantaggi delle migliori pratiche di contabilità fornitori. Per implementare le migliori pratiche nella contabilità fornitori, scopri un Software di automazione AP chiamato Flow di Nanonets.
- Distribuzione di contenuti basati su SEO e PR. Ricevi amplificazione oggi.
- PlatoData.Network Generativo verticale Ai. Potenzia te stesso. Accedi qui.
- PlatoAiStream. Intelligenza Web3. Conoscenza amplificata. Accedi qui.
- PlatoneESG. Carbonio, Tecnologia pulita, Energia, Ambiente, Solare, Gestione dei rifiuti. Accedi qui.
- Platone Salute. Intelligence sulle biotecnologie e sulle sperimentazioni cliniche. Accedi qui.
- Fonte: https://nanonets.com/blog/accounts-payable-best-practices/
- :ha
- :È
- :non
- :Dove
- $ SU
- 10
- 10°
- 2%
- 2023
- 30
- 30°
- a
- capacità
- accesso
- accessibile
- Il mio account
- Contabilità
- conti
- è possibile pagare per questi account
- automazione contabilità fornitori
- precisione
- preciso
- con precisione
- oh
- Raggiungere
- il raggiungimento
- presenti
- aggiungere
- Vantaggio
- AI
- Tutti
- anche
- quantità
- importi
- an
- .
- analitica
- ed
- annuale
- Un altro
- ovunque
- automazione ap
- applicabile
- approvazione
- approvazioni
- approvare
- approvato
- ardente
- SONO
- RISERVATA
- artificiale
- intelligenza artificiale
- Intelligenza artificiale (AI)
- AS
- At
- revisione
- autorità
- autorizzato
- automatizzare
- Automatizzata
- Automatico
- automaticamente
- Automatizzare
- Automazione
- disponibile
- evitare
- Spina dorsale
- Equilibrio
- saldi
- Banca
- BE
- perché
- essendo
- vantaggi
- oltre a
- MIGLIORE
- best practice
- Meglio
- fra
- Libri
- strozzature
- incassato
- affari
- business intelligence
- aziende
- by
- detto
- Materiale
- capacità
- catturare
- cattura
- Contanti
- flusso di cassa
- centralizzata
- carattere
- riconoscimento del personaggio
- caratterizzato
- Controlli
- Chiudi
- chiuso
- raccogliere
- Comunicazioni
- azienda
- Società
- competitivo
- completamento di una
- conformità
- conclusione
- collegato
- Prendere in considerazione
- considerazione
- costantemente
- contratto
- collaboratore
- di controllo
- controlli
- Costo
- costo effettivo
- Costi
- credito
- Crediti
- Valuta
- cruscotti
- dati
- Dati Analytics
- inserimento dati
- giorno
- Giorni
- Decision Making
- decisioni
- dimostrare
- dipartimenti
- designato
- desiderato
- individuare
- digitale
- portafoglio digitale
- Codice Sconto
- sconti
- scopri
- discrepanza
- controversie
- documento
- documenti
- Domestico
- Dont
- spinto
- dovuto
- Presto
- guadagnato
- in maniera efficace
- efficienza
- Elettronico
- pagamento elettronico
- elemento
- elimina
- migliorando
- assicura
- iscrizione
- ambientale
- Sostenibilità Ambientale
- ERP
- errori
- essential
- stabilire
- esempio
- eccezione
- exchange
- ampliato
- esterno
- extra
- più veloce
- Compila il
- finanziare
- finanziario
- flusso
- Nel
- estero
- moneta straniera
- per sempre
- forme
- frode
- truffatori
- Frequenza
- da
- pieno
- fondi
- Guadagno
- guadagnando
- Generale
- ottenere
- Dare
- globali
- Pagamenti globali
- Obiettivi
- buono
- merce
- lordo
- maniglia
- Avere
- Aiuto
- aiuta
- storia
- HTTPS
- if
- realizzare
- Implementazione
- competenze
- migliora
- miglioramento
- in
- includere
- inclusi
- Compreso
- Aumento
- Aumenta
- indica
- informazioni
- invece
- integrazione
- Intelligence
- Intelligente
- interno
- intervento
- ai miglioramenti
- inventario
- fattura
- elaborazione fattura
- fatture
- problema
- sicurezza
- IT
- elementi
- SUO
- rivista
- Le
- grandi
- apprendimento
- Ledger
- meno
- Livello
- piace
- limitativo
- limiti
- linea
- spento
- perso
- inferiore
- macchina
- machine learning
- fatto
- mailing
- mantenere
- make
- Fare
- gestione
- Manuale
- manualmente
- molti
- Margine
- Mastercard
- corrispondenza
- Massimizzare
- Maggio..
- metodo
- metodi
- Metrica
- mancante
- ML
- moderno
- soldi
- Scopri di più
- maggior parte
- devono obbligatoriamente:
- Vicino
- Bisogno
- negoziata
- rete
- no
- notifiche
- OCR
- of
- offerto
- on
- Onboard
- Procedura di Onboarding
- ONE
- esclusivamente
- riconoscimento ottico dei caratteri
- OTTIMIZZA
- or
- minimo
- ordini
- organizzazioni
- Altro
- Altri
- al di fuori
- Carta
- particolarmente
- partner
- Pavimentazione
- Paga le
- pagamento
- Pagamento
- metodo di pagamento
- metodi di pagamento
- pagamenti
- PayPal
- paese
- per
- Eseguire
- eseguita
- persona
- previsto
- Platone
- Platone Data Intelligence
- PlatoneDati
- PO
- corrispondenza po
- punto
- politica
- Portale
- possedere
- possibile
- Post
- potenziale
- pratiche
- preparato
- prevenire
- prezzo
- stampa
- processi
- Automazione di Processo
- i processi
- lavorazione
- redditività
- corretto
- fornisce
- abilità
- Acquista
- ordine di acquisto
- acquisti
- quantità
- rapidamente
- piuttosto
- tempo reale
- dati in tempo reale
- ricevuto
- ricevente
- riconoscimento
- riconciliazione
- ridurre
- riduce
- Rimborsi
- regolarmente
- Relazioni
- pertinente
- problemi di
- ripetitivo
- sostituire
- rapporto
- Reportistica
- Report
- deposito
- richiesta
- richiedere
- necessario
- risolvere
- responsabile
- colpevole
- Risultati
- recensioni
- rivedere
- Rischio
- Automazione di processo robotizzata
- Ruolo
- instradamento
- RPA
- norme
- s
- Risparmi
- Servizi
- dovrebbero
- significativamente
- firma
- in silenzio
- simile
- più intelligente
- So
- Software
- soluzione
- velocità
- spendere
- STAFF
- stakeholder
- Regione / Stato
- stati
- Stato dei servizi
- Strategia
- snellire
- razionalizzazione
- Rafforza
- Rafforza
- forte
- ripieno
- sostanziale
- fornitore
- fornitori
- Sostenibilità
- sistema
- SISTEMI DI TRATTAMENTO
- Fai
- presa
- task
- imposta
- team
- condizioni
- di
- che
- Il
- loro
- Strumenti Bowman per analizzare le seguenti finiture:
- questo
- Attraverso
- tempo
- tempestivo
- a
- top
- Top 10
- sentiero
- delle transazioni
- Le transazioni
- trasferimento
- trasferimenti
- Trasformazione
- Due volte
- Digitare
- Tipi di
- noi
- unificato
- Unito
- Stati Uniti
- inutile
- Unsplash
- up-to-date
- caricato
- uso
- utilizzato
- utilizzando
- venditore
- fornitori
- Convalida
- visibilità
- visualizzare
- Portafoglio
- lavaggio
- Modo..
- quando
- while
- OMS
- volere
- Wire
- con
- senza
- flussi di lavoro
- utile
- sarebbe
- scrittura
- anno
- Tu
- Trasferimento da aeroporto a Sharm
- zefiro