מעקב תקשורת: שיקול כלל החברה

הועלה מחדש על ידי אפלטון

עוקב: 0

תפקידה העיקרי של רשות הבורסה לניירות ערך (SEC) הוא להגן על משקיעים, על ידי ניסוח ואכיפת תקנות המחייבות חברות אחראיות על מעשיהן. אחת הדוגמאות הבסיסיות לכך היא שכל האינטראקציות בין ברוקרים למשקיעים חייבות להיבדק בקפדנות, כדי להבטיח שאין עוונות.

השכיחות של תקשורת דיגיטלית בעולם המודרני גרמה לשיפוץ רגולטורי, ומאז ספטמבר 2022, ה-SEC הרחיבה את דרישות השמירה באופן משמעותי. שתיים מהפעולות הבולטות שלהם מפורטות להלן.

ט) הפעלת כלל שיווקי חדש, אשר שינה מהותית אילו תקשורת חייבת להיקלט על ידי חברות מפוקחות.

ii) לצד רשות הרגולציה של התעשייה הפיננסית (FINRA) ועמלת המסחר בחוזים עתידיים בסחורות (CTFC), ניהול קנסות בשווי מיליארדי דולרים בתקיפה של כל התעשייה נגד השימוש הבלתי חוקי במכשירים ניידים.

כתוצאה מפעילות זו, הציות תפסו את מרכז הבמה. פלטפורמות מעקב תקשורת הן כיום פחות פוליסת ביטוח ויותר חובה. יותר מתמיד, פונקציית הציות משפיעה ישירות על התנהגויות הצוות, ולכן היישום שלה ישפיע על כל הארגון שהוא משרת, ולא רק על צוות הציות. זה כבר לא רק תיבה שצריך לסמן.

אנו נצלול עמוק לתוך התפקידים הקריטיים בתוך כל ארגון, וכיצד הם משפיעים על החלטת קנייה עבור ספקי ניטור ומעקב.

סגן מנהל כספים

עלות תועלת

כמו בכל מוצר או שירות שהחברה משתמשת בהם, העלות היא שיקול מרכזי עבור סמנכ"ל הכספים. עמידה בדרישות עשויה להיות עסק יקר, והפחתת סיכונים רבים סביב אי עמידה בדרישות תעמוד בראש סדר העדיפויות של סמנכ"ל הכספים. הנחת הערך של ספקים פוטנציאליים כלשהם תהיה גם קריטית, כלומר סדרי עדיפויות יטו לכיוון הצעות במחיר תחרותי.

עמלות שקופות

כאשר בוחנים הסכמי שירות, חשוב להבין כי עמלות 'סמויות' נפוצות בתחום המעקב. חברות עשויות לקבל חיוב נוסף עבור הדרכת פלטפורמה, למשל, תכונה שניתן לצפות באופן סביר להיכלל בעלות השירות.

השמיים
כלל SEC 17a-4 קובע כי יש לשמור על רישומים של תקשורת עסקית למשך 6 שנים. על מנת להשיג זאת, חברות עשויות לחייב עמלות ייצוא נתונים כאשר הן עוזבות את ספק המעקב שלהן. זה מקשר את המשתמשים ליחסי העבודה ללא הגבלת זמן, שכן עמלות הייצוא עלולות להיות יקרות ביותר, שכן הן בדרך כלל מבוססות על נפח הנתונים.

עמלות נסתרות מקשות מאוד על התקציב שכן סמנכ"ל הכספים לעולם לא יכול להיות בטוח מה נמצא מעבר לפינה, או מה מחכה בסוף החוזה.

לכידת פלטפורמה מודרנית

כאמור, ה-SEC וה-CTFC
הוציא קנסות בשווי של למעלה מ-2 מיליארד דולר בספטמבר האחרון על שימוש לא מורשה בוואטסאפ ברחבי התעשייה. כל סמנכ"ל כספים יהיה להוט לשמור על החברה שלו מחוץ לקו האש הפיננסי, כך שאמנם יש עלות גדולה יותר בניטור ערוצים נוספים (וואטסאפ, טלגרם), אבל הוא עשוי לראות שזה כדאי לשקט נפשי מלא.

לרגולטורים לוקח זמן לחוקק צורות חדשות של התנהגות בלתי הולמת, אך הראו נכונות להטיל עונשים בדיעבד לאחר שעשו זאת. מסמס לוואטסאפ, iMessage, WeChat וטלגרם, רשימת הערוצים הארגוניים השונים (בעיקר ניידים) גדלה ככל שהפלטפורמות הדיגיטליות התרבו. ציות חלקי הוא רק עוד ביטוי לאי ציות, ולכן יהיה הגיוני שמנהל הכספים יתמוך ב-COO שלו בלכידת כמה שיותר מהערוצים הללו, כדי למנוע הפתעות מגעילות בעתיד.

יכולות לכידה מתפתחות

סמנכ"ל הכספים צריך לחפש ספק שמסוגל להגיב במהירות כדי לפתח את המוצר שלו ולהתפתח עם הביקוש הרגולטורי. חלק מהספקים המובילים בנויים על מערכות מיושנות ודורשים מחזורי פיתוח מוצר ארוכים יותר, דבר שעלול להיות בעל השלכות פיננסיות מזיקות.

קצין מפעיל ראשי

הגבלות מינימליות

לכל עסק, תקשורת בתנאים של הלקוחות שלו מעניקה יתרון תחרותי. על ידי הגבלת מספר הערוצים המורשים שבהם ברוקרים יכולים להשתמש, פירוש הדבר עשוי להיות כריכתם לפלטפורמה שבה לקוח או לקוח פוטנציאלי לא מרגישים בנוח להשתמש בה. עסקאות מסתכמות בהקלה על חייהם של אנשים, ו-COO יידע שככל שהם מטילים פחות מגבלות, כך ייטב. לדוגמה, SMS הוא

השדרה המועדפת של תקשורת מותג עבור 48% מהצרכנים. הדוא"ל הוא הבא הגבוה ביותר, עם 24% בלבד.

זה לא רק לשמח את הצרכנים; ה-COO יכול לייעל את היעילות על ידי מתן אפשרות לברוקרים לפעול בהתאם, לא משנה מה ערוץ התקשורת המועדף עליהם.

אצבע על הדופק

לכידת פלטפורמות רבות אינה רק כיסוי רגולטורי. קיים סיכון מוניטין אם חברות לא יכולות לתפוס פלטפורמות מודרניות, מכיוון שהן לא יעסקו בלקוחות פוטנציאליים בעלי ידע טכנולוגי. ה-COO יכיר בכך שגישה שמרנית אינה בת קיימא בנוף הדיגיטלי הנוכחי, ועליו לחפש יכולת הסתגלות ולכידת פלטפורמה מודרנית בפתרון שלהן.

שרשור מקורי

שרשור מקורי צריך להופיע גם ברשימת המשאלות של ה-COO, שכן שוב, ככל שפחות הרגלים צריכים לשכלל, כך תהליך הציות יהיה יעיל יותר. בתחום מעקב התקשורת, התסכול התגבר סביב הודעות שאינן מוצגות בפורמט המקורי שלהן, מה שהופך את ביקורות הציות למבלבלות וגוזלות זמן. על ידי סקירת תוכן בפורמט שהם מזהים, הם יחסכו זמן ויזרזו את כל הפעולה.

תובנות הניתנות לפעולה

התובנות מנתונים בארכיון הן מניעים עסקיים חשובים. בעוד שכל הספקים יספקו מידע זה במידה מסוימת, אחד המבדלים העיקריים הוא איכות לכידת האתר. ניתן להעריך ולחוות בצורה הטובה ביותר את ביצועי האתר באמצעות 'השמעה חוזרת' - היכולת לגשת לגרסה אינטראקטיבית של האתר כפי שהוא נראה בזמן הצילום.

זה יעיל יותר מהתהליך המפורק יחסית של ניתוח צילומי מסך, מכיוון שהוא נותן תחושה אותנטית יותר למסע המשתמש. זה יותר מושך גם לרגולטורים, מאותה סיבה. כתוצאה מכך, ה-COO צריך להסתפק רק ביכולות הפעלה חוזרות מלאות כדי להבין טוב יותר את הלקוחות שלהם.

שירות לקוחות

תוכנת מעקב תקשורת היא טכנית, וככל שהיכולות שלה מתרחבות, היישום שלה על פני צוות רחב יותר הופך מסובך יותר. זה לעתים קרובות קשה עם עובדים מבוגרים, פחות מיומנים בדיגיטל, ולכן מוניטין של הכשרה מיידית ואפקטיבית ושירות לקוחות הוא בעל ערך רב. זה צריך להיות שיקול מרכזי עבור COO, כדי למנוע פגיעה בצווארי בקבוק.

מחלקה משפטית

ציות לכללי השיווק

באופן אידיאלי, פתרון המעקב ילכד את כל הערוצים הדיגיטליים כדי לעמוד בדרישות החדשות

כלל השיווק של SEC, שהיא חובה. על ידי לכידת הכל, החל מ-Slack ועד למייל, אתרי אינטרנט ומדיה חברתית, המחלקה המשפטית לא תצטרך לדאוג מההשלכות של החמצה של 'פרסומות' דיגיטליות.

תאימות של Mobicomms

כבר דנו בקנסות הענק שהונפקו ברחבי השירותים הפיננסיים בשנה האחרונה, בגין שימוש לא נכון באפליקציות הודעות ניידות. המחלקה המשפטית תצטרך לשקול שגם אם מזוהה סיכון ציות וערוצים מסוימים נאסרו, הם עדיין עלולים לשמש, ללא הרשאה, על ידי עובדים שבאו להסתמך על הנוחות שלהם. לכן זה האינטרס של הצוות המשפטי לתפוס כמה שיותר פלטפורמות.

יתר על כן, אם ניתן ליישם פתרון המפריד בין תקשורת עסקית ופרטית במכשירים אישיים (BYOD), זה בהחלט שווה בדיקה כשכבת הגנה נוספת.

חיפוש טקסט מלא

כאשר החזקה משפטית (או החזקה משפטית) מופעלת במהלך התהליך של
גילוי אלקטרוני, הארגון המדובר יכול להיאלץ לפתע לייצר רשומות אלקטרוניות בשווי שש שנים. ניתן להשתמש בתוכן שמור בארכיון כדי לתמוך במצבים כאלה, וזה שימושי ביותר אם ניתן לחפש בקלות את הנתונים המצטברים, כך שהמחלקה המשפטית יכולה לאתר את הסעיפים המתאימים מבלי להשתרש בנתונים עצומים. יכולת חיפוש היא אפוא תכונה בעלת ערך רב, ושצוותים משפטיים יהיו תלויים בה.

יכולות לכידה מתפתחות

ניטור משפטי תופס נתח גדול מהעומס היומיומי של הצוות המשפטי. חשוב שהפתרון שהם יבחרו יוכל להסתובב במהירות ולהסתגל לנוף התאימות הזמני, שאותו הם ידחפו לעמוד בקצב.

קצין טכנולוגיה ראשי

פתרון מוגן עתיד

ה-CTO עשוי להעדיף ספק שמתאים לערוצי תקשורת מודרניים. המשמעות היא פחות מגבלות, יכולת הסתגלות רבה יותר ואינטגרציות פשוטות יותר עם כל פרויקט טכנולוגי רחב יותר. גם אם החברה אינה משתמשת כעת בחבילה מלאה של פלטפורמות מודרניות, יכולת המעקב הרחבה יותר שימושית אם הם ירצו להרחיב את ערוצי התקשורת שלהם בעתיד.

Onboarding

בעוד שה-CTO יהיה בעל חשיבה טכנית, הם ייהנו מספק שמוביל בכניסה למטוס, שיבטיח שהכל יהיה במקום למעבר חלק תוך ניהול פרויקטים של התהליך החיוני (והרגיש) של העברת נתונים. יש להימנע מזמני תגובה ירודים וקשיי חיבור, לכן כדאי לערוך קצת מחקר כדי להבטיח שלא יבזבז זמן.

תעודה

מעקב אחר נתונים הוא הליך מורכב, רצוף שיקולים טכניים ומשפטיים. ה-CTO יצטרך שקט נפשי בכך שנתוני החברה שלהם מטופלים כראוי בפלטפורמה אמינה וחזקה. אישורי ISO ו-SOC מתאימים ורישומים עם הרשויות הרלוונטיות (כגון ספריית הספקים של FINRA Compliance) אמורים לספק ביטחון.

טובת הכלל

ברור שיש אינספור גורמים כאשר בוחנים ספק מעקב תקשורת. הצלחה נראית אחרת בכל תפקיד, ולכן תכונות שונות מספקות יתרונות שונים לבעלי עניין שונים.

רבים מהפרטים הללו קשורים באופן מהותי. לליקויים טכנולוגיים עלולות להיות בסופו של דבר השלכות משפטיות, אשר בתורן ישפיעו על הכספים של המשרד, וכן הלאה. לכן עסקים צריכים לשאוף לבחור בפתרון שיש לו את ההשפעה ההוליסטית הטובה ביותר על הארגון שלך, להרחיק אותם מהכותרות תוך השפעה מינימלית על ההתנהגות היומיומית של העובדים.

והכי חשוב, הם צריכים לעשות את המחקר שלהם. המצב הקיים משתנה לעתים קרובות בנוף הציות, וזה יהיה חכם להצטייד בפתרון שיכול להתאים אותו.