買掛金のペーパーレス化: 導入ガイド

ペーパーレス化 買掛金勘定 威圧的です。 多くの場合、これは何年にもわたるデータのデジタル化、スタッフのトレーニング、ワークフローの変更を意味します。 ただし、この変更により大きな利益がもたらされる可能性があります。

このことを考慮： レヴベル研究 企業の 50% が、承認サイクルの長期化による支払いの遅れや割引の見逃しに取り組んでいることがわかりました。 驚くべきことに、中小企業の 79%、中堅企業の 68% が、手動によるデータ入力と非効率な手順を主な問題点として挙げています。 大企業にとっての主な問題は、ほとんどの請求書が紙の形式で届くことであり、60% がこの困難を経験しています。

これらの数字は、より効率的で合理的な処理方法の必要性を強調しています。 請求書, 発注書, 支払い。 買掛金処理のペーパーレス化が解決策となるでしょうか? この記事では、その理由を詳しく掘り下げていきます。 また、ペーパーレス システムへの移行に関するガイドや、シームレスな移行のための貴重なヒントも共有します。

買掛金のペーパーレス化とは何ですか？

ペーパーレス買掛金という用語は、紙の請求書の必要性を排除した、完全にデジタル化された AP プロセスを指します。 それには、 AP部門 テクノロジーを活用して請求書や関連文書をデジタル化し、承認プロセスを自動化し、電子的手段で支払いを実行します。

専門ツールの技術スタックや包括的なペーパーレス買掛金ソフトウェアを作成して、すべての側面を XNUMX か所で管理できます。 いずれにせよ、目標は手動の手順を排除し、エラーの可能性を減らし、速度と効率を向上させることです。

すべての企業は、ベンダーに期日どおりに支払い、早期支払いによる割引を受けられるようにしたいと考えています。 しかし、書類手続きや官僚的な手続きが邪魔になることもよくあります。 Excel と電子メールを組み合わせると、請求書の紛失、支払いの遅れ、レポートの遅れが発生しやすくなります。

ペーパーレス化がゲームチェンジャーとなるのはここです。 企業がスタッフを追加したり、労働時間を延長したりすることなく、より多くの請求書を管理できるようになります。 上の桜は？ 標準化された AP ワークフロー 時間の経過とともにさらに効率が向上するように調整できます。

なぜ買掛金のペーパーレス化が必要なのでしょうか?

請求書の処理には 15 ドルから 40 ドルの費用がかかる場合があります。 しかし、ここに希望の光があります。 AIIMレポート 自動請求書によりコストが 29.2% 削減できることが明らかになりました。 毎月 10,000 件の請求書を 10 件あたり 300,000 ドルで処理するとします。 年間およそXNUMX万ドルの節約になります。

ここで考えてみましょう。調査対象となった企業の約 50 分の 600,000 が、請求書処理コストをさらに削減することができました。なんと XNUMX% です。 つまり年間XNUMX万円の節約になります。 印象的ですよね？ ただし、ペーパーレス化のメリットは、単にお金を節約するだけではありません。

ペーパーレスに移行すると、チームは戦略的なタスクに優先順位を付けることができます。 人的エラーを最小限に抑え、コンプライアンスを強化します。 迅速な支払いを通じてベンダーとの関係を円滑にします。 環境への影響も言うまでもありません。 ペーパーレス化により、企業の二酸化炭素排出量を大幅に削減できます。

ペーパーレス買掛金システムはどのように機能しますか?

AP の担当者に最も嫌いなタスクは何かと尋ねると、おそらく手動データ入力だと答えるでしょう。 それはどこにでもあります。 請求書データの入力から支払いの追跡、アカウントの調整まで、リストは続きます。 ペーパーレスの買掛金システムを使えば、この苦労の多くは解消されます。

しかし、それだけではありません。 ペーパーレス買掛金システムがどのように動作し、AP ワークフローのさまざまな側面をどのように合理化できるかを見てみましょう。

1. 情報を取得し、文書をデジタル化する

注文書、領収書、請求書は、電子メール、Dropbox、Google ドライブ、郵便、ファックスなど、さまざまなチャネルから受け取ることがあります。 通常、このデータを手動で入力するか、紙の文書をスキャンしてシステムに取り込む必要があります。 このプロセスは時間がかかり、エラーが発生しやすく、ベンダーの支払いも遅れます。

Nanonets のようなペーパーレス買掛金システムには、AI-OCR (光学式文字認識)、事前設定されたルール、自動化されたワークフローなどの機能が備わっています。 あらゆるチャネルからドキュメント データを簡単にキャプチャできるようになります。 システムは、データが到着するとすぐにスキャン、抽出、検証し、デジタル化します。

構造化か非構造化か、通貨、税法、言語の違いなどは関係ありません。 システムはすべてを処理できます。 チームは Excel シートを見つめて手動で数値を照合する必要はありません。 その代わりに、データはすぐに利用でき、正確で、簡単に検索できるようになります。

2. 承認と照合のワークフローを自動化する

次のステップは、書類を承認してもらうことです。 これには、従来の設定では承認を得るために責任者に物理的にルーティングするか、電子メールを介してルーティングすることがよくあります。 AP の事務員は、タイムリーな承認を確実に行うために繰り返しフォローアップする必要があることがよくありました。

さらに、請求書の重複、詐欺、間違いを避けるために、請求書は対応する発注書および商品受領書と照合する必要があります。 多くの場合、各ドキュメントを手動で取得し、印刷し、行ごとに比較する必要があります。 それは世界で最も楽しい仕事ではありませんし、もちろん最も効率的な仕事でもありません。

ペーパーレス買掛金システムに切り替えると、このプロセス全体が自動化されます。 システムは、事前定義された承認ルールに基づいてドキュメントを適切な担当者にルーティングします。 Nanonets を使用すると、承認者に対する自動リマインダーとアラートを設定して、承認者が時間どおりにサインオフできるようにすることができます。 自動ステータス更新により、承認プロセスに関与するすべての関係者にとって、より透明性が高く効率的なコミュニケーション プロセスが促進されます。 これらの更新により、進捗状況を簡単に追跡できるようになり、全員がドキュメントの現在のステータスを確実に認識できるようになります。

また、システムは請求書と発注書および入庫を自動的に照合します。 不一致または不一致が発生した場合はアラートが生成されるため、エラーを早期に発見し、支払いの遅延や紛争を回避できます。 この自動化により手作業が軽減され、エラー、不正行為、潜在的な経済的損失の可能性が大幅に減少します。

3. 支払いを電子的に処理する

支払いの処理には通常、多くの書類や事務手続きが必要です。 小切手、郵便為替、銀行手形など、何でも構いません。 これらの従来の方法ではリソースが必要となり、処理時間が長くなり、ベンダーの支払いが遅れます。

AP の担当者は、正しい金額が適切なベンダーに送金されるように、各支払いを手動で記録する必要があります。 彼らはこれらの支払いを追跡し、銀行取引明細書と照合し、不一致が生じた場合には解決する必要があります。 最後に、これらの支払いを元の請求書と総勘定元帳と照合して、丹念に照合する必要があります。 このプロセスは時間がかかり、エラーが発生しやすくなります。

しかし、ペーパーレスの買掛金システムを使用すると、シームレスなデータ フローと自動化されたワークフローにより、これらの課題が効果的に軽減されます。 既存の銀行または決済プロセッサと統合して、スムーズかつ安全な支払いを促進できます。 ACH、クレジット カード、電信送金、さらにはバーチャル カードなど、自分に合った支払い方法を選択できます。

たとえば、Nanonets は Stripe や QuickBooks と統合されており、財務記録を最新の状態に保ちながら支払いの合理化を促進します。 キャッシュ フローとベンダーの条件に従って支払いをスケジュールできます。

ペーパーレス システムは、各支払いとそれに対応する請求書とベンダーの詳細を自動的に記録することもできます。 これは、手動で記録したり、銀行取引明細書と照合したりする必要がなくなることを意味します。 不一致がある場合は、システムによってリアルタイムでフラグが付けられるため、チームは迅速かつ効率的に問題を解決できます。 また、このシステムは、すべての支払いが元の請求書および総勘定元帳と正確に照合されていることを保証します。

4. レポートと監査証跡を自動化する

紙ベースのシステムでは、これらの作業により多くの時間と労力が必要になることがよくあります。 レポートを生成するには、大量の請求書、領収書、その他の文書を調べて、データを手動で入力および相互参照する必要があります。 紙の文書は見失いやすいため、明確な監査証跡を維持することも課題です。

ペーパーレス システムを使用すると、データは中央リポジトリに自動的に保存され、管理されます。 これにより、データの取得とレポートの生成が簡単になります。 月末締め、監査、財務予測など、必要なデータに即座にアクセスできます。

自動化されたリアルタイムのレポートにより、手動のデータ統合に費やす時間が削減されます。 また、財務業務に関する貴重な洞察も提供し、傾向の特定、異常の検出、データに基づいた意思決定を支援します。

監査証跡に関しては、システムは請求書の受領から支払いまで、行われたすべての承認と変更を含むすべてのアクティビティを記録します。 このレベルの透明性により、説明責任が確保され、コンプライアンスが簡素化され、潜在的な問題や紛争の調査が容易になります。 さらに、ERP または会計ソフトウェアとの統合により、すべての財務データが確実に同期され、最新の状態になり、不正確さや重複のリスクが軽減されます。

5. ベンダーに常に最新の情報を提供し、透明性を維持する

従来のセットアップでは、サプライヤーとの関係管理は非常に困難な場合があります。 支払いの遅延、請​​求書の紛失、コミュニケーションの誤りにより、ベンダーとの関係が悪化する可能性があります。 さらに、すべてのサプライヤーの条件や好みを追跡するのは困難な場合があります。

ただし、ペーパーレス買掛金システムを使用すると、このプロセスが簡素化されます。 請求書の処理と承認が迅速化されるということは、支払いが予定通りに行われることを意味し、ベンダーの満足度が向上します。 また、このシステムはすべてのベンダー情報を一元的に保存するため、アクセスと管理が簡単になります。

自動化されたサプライヤー ポータルを使用すると、ベンダーは請求書の提出、支払いステータスの追跡、およびリアルタイムでのコミュニケーションが可能になり、電子メールや電話のやり取りの必要性が軽減されます。 遅延や不一致が発生した場合には、自動通知、アラート、リマインダーが双方に送信されるため、透明性が確保され、誤解が軽減されます。

さらに、システムはサプライヤーごとに異なる支払条件、割引、その他の設定に対応し、これらの変数をシームレスに管理できます。 これにより、ベンダーの要件への準拠が保証され、早期支払い割引やその他のインセンティブを利用できるようになり、キャッシュ フローが最適化され、サプライヤーとの関係が強化されます。

結局のところ、ペーパーレス買掛金システムへの移行は、コストと時間を節約するだけではありません。 それは、AP プロセスを、効率、透明性、制御を推進する戦略的なビジネス機能に変換することです。

買掛金システムのペーパーレス化はどのように導入するのでしょうか？

さて、ペーパーレス買掛金システムの利点についてはご納得いただけたと思います。 これにより財務業務がどのように変革され、プロセスが合理化され、管理が強化されるかをご覧いただけます。 しかし、それをどうやって実装するのでしょうか？

ここでは、移行に向けた明確な道筋を示すための段階的な実装ガイドを示します。

ステップ 1: 現在のプロセスを評価する

改善が必要な領域と直面している課題を特定します。 支払いの遅れはありますか? 和解は難しいと思いますか？ エラーは頻繁に発生しますか? 最も頻繁に発生する場所はどこですか?

チームと話し、意見を集めてください。 彼らの主な問題点は何ですか? 彼らは最も多くの時間を何に費やしていますか? プロセスのどの部分が最も困難またはイライラすると感じますか? このフィードバックは、ペーパーレス買掛金システムに何が必要かを理解するのに役立ちます。

ステップ 2: ニーズと目的を定義する

現在の状況と課題を理解したら、新しいシステムで何を達成したいかを特定します。 請求書の処理をスピードアップしたいですか? 精度を上げるには？ 透明度を上げる？ コストを削減？

明確で測定可能な目標を設定します。 たとえば、請求書の処理時間を 50% 短縮したり、支払い調整の精度を 100% 達成したりすることが必要な場合があります。 次に、機能要件を特定します。 承認ワークフローが必要ですか? 既存の ERP や会計ソフトウェアとの統合はどうですか? リアルタイムのレポートと分析が必要ですか? サプライヤーポータル?

将来のニーズも考慮してください。 ビジネスが成長するにつれて、より多くのベンダーを導入したり、大量の請求書を処理したり、追加の規制に準拠したりすることが必要になる場合があります。 選択したシステムがこれらの変化に拡張して適応できることを確認してください。

ステップ 3: 潜在的なソリューションを調査および評価する

利用可能なペーパーレス買掛金システムの調査を開始します。 製品説明、ブログ投稿、顧客レビュー、ケーススタディ、デモビデオをご覧ください。 可能であれば、ウェビナーや製品デモンストレーションに参加してください。

市場にはペーパーレスの買掛金システムが多数存在します。 スタンドアロン システムもあれば、ERP または会計ソフトウェアと統合できるシステムもあります。 システムの機能、使いやすさ、拡張性、セキュリティ、顧客サポート、コストなどのさまざまな要素を考慮します。

自分のニーズに具体的に対応する機能を探してください。 たとえば、支払いの遅れに悩んでいる場合は、自動リマインダーと承認ワークフローを備えたシステムを選択してください。 データ入力エラーが問題になる場合は、正確な自動データ抽出を実現する高度な OCR テクノロジーを備えたシステムを選択してください。

ステップ 4: 導入プロセスを計画して実行する

選択した買掛金システムを実際に導入することは重要なステップです。 これには、ソフトウェアのインストールまたは設定、既存のデータの移行、ワークフローの設定、スタッフのトレーニングが含まれます。

導入プロセス中に考慮すべき事項のチェックリストを次に示します。

• データ移行： 既存のすべてのデータが新しいシステムに正確かつ安全に転送されるようにします。 これには、ベンダー情報、請求書データ、支払い履歴、その他の関連データが含まれます。
• ワークフローの設定: 希望のワークフローと承認プロセスを反映するようにシステムを構成します。 特定のニーズや要件に対応できるようにシステムが設定されていることを確認してください。
• 統合： 新しいシステムを他のソフトウェア (ERP や会計システムなど) と統合する必要がある場合は、これらの統合が正しく設定され、徹底的にテストされていることを確認してください。
• トレーニング： チームに包括的なトレーニングを提供して、新しいシステムの効果的な使用方法を確実に理解してもらいます。 これには、XNUMX 対 XNUMX のセッション、グループ ワークショップ、さらには自分のペースで進められるオンライン チュートリアルが含まれる場合があります。
• テスト： 運用を開始する前に、システムを徹底的にテストして、潜在的な問題を特定して修正します。 これには、データ移行の正確性のチェック、ワークフローのテスト、統合の検証、システムがユーザーフレンドリーで機能的であることの確認などが含まれます。
• サポート： 信頼できるサポート体制が整っていることを確認してください。 これは、ベンダーのカスタマー サポート チームまたは社内の IT チームから行うことができます。 導入中や導入後の問題をすぐに解決できる人がいるとベストです。

ステップ 5: パフォーマンスを監視して最適化する

ペーパーレス買掛金システムが稼働したら、そのパフォーマンスを継続的に監視し、改善または最適化の余地がある領域を特定することが重要です。

追跡する必要がある KPI のリストは次のとおりです。

請求書の処理時間: 請求書の受け取りから支払いまでにかかる時間を測定します。 処理時間が短いほど、プロセスがより効率的であることを示します。

請求書ごとのコスト: これにより、請求書の処理にかかる合計コストが計算されます。 コストが低いということは、システムがより効率的でコスト効率が高いことを示します。

請求書の正確性率: この KPI は、エラーなしで処理された請求書の割合を測定します。 精度が高いほど、コストのかかるミスが減少します。

請求書の例外率: これは、不一致またはエラーのために手動介入が必要な請求書の割合を追跡します。 例外率が低いほど、プロセスがより合理化され、自動化されていることを示します。

承認サイクルタイム: これは、請求書を受け取ってから承認されるまでにかかった時間を測定します。 この時間を短縮すると、買掛金処理全体がスピードアップします。

さらに、システムとそのビジネスへの影響を定期的にレビューします。 あなたのチームが目標を達成しているかどうかを確認しますか? 何か問題や障害はありますか? あなたのチームに追加のトレーニングが必要ですか? このシステムは、タイムリーな支払いとより良いコミュニケーションにより、ベンダーとの関係を改善するのに役立ちましたか?

ペーパーレス買掛金システムのベストプラクティス

ペーパーレス化を真に効果的にするには、規律と一貫性が必要です。 紙ベースの買掛金を処理するための標準的な慣行がすでに確立されている可能性があります。管理者の承認のために一定の基準を超える請求書をルーティングしたり、すべての請求書を特定のファイリング キャビネットに保管したりするなどです。

同様に、ペーパーレス システムに移行する場合は、新しいデジタル システムを最大限に活用するために特定のベスト プラクティスを確立する必要があります。

1. データインポートを自動化する

チームがすべての請求書をペーパーレス システムに手動でアップロードするのは面倒です。 電子メールの受信トレイを常に更新したり、添付ファイルをスキャンしたりすることは、ほとんど効率的ではありません。

代わりに、自動データ インポート機能を使用すると、時間を節約し、エラーの可能性を減らすことができます。 また、ボトルネックや遅延がなく、システムへの請求書のスムーズな流れも保証されます。

Nanonets は、電子メール、API 統合、OneDrive、Google Drive、Dropbox、Zapier など、多数の自動インポート オプションを提供します。 請求書の発行元に関係なく、請求書をシステムに簡単に自動的にインポートできます。

2. インテリジェントなデータのキャプチャと抽出を採用する

ビジネスが成長すると、さまざまな形式、スタイル、通貨、言語で請求書を受け取ることがあります。 単純な OCR や手動データ入力に頼って複雑さを処理することはできません。

AP 部門は、複雑さを理解し、それに応じて適応するために、インテリジェントなデータ収集および抽出システムを必要としています。 このようにして、さまざまな請求書を迅速かつ正確に処理できます。

Nanonets は AI とクラス最高の OCR を組み合わせて、形式や言語に関係なく、請求書から必要な情報を正確に抽出します。 構造化データ、半構造化データ、非構造化データ - ナノネットはすべてを処理できます。 これにより、データのギャップや不正確さなしに、さまざまなサプライヤーと連携できるようになります。

3. 自動承認ワークフローを実装する

注文書、請求書、その他の財務書類は、多くの場合、処理する前に複数の承認を必要とします。 手動承認ワークフローは時間がかかり、不透明で、不正行為を受けやすいため、支払い期限の遅れにつながる可能性があります。

承認ワークフローを自動化すると、透明性を高めながらこのプロセスを迅速化できます。 請求書の金額、部門、プロジェクト、またはその他の基準に基づいてカスタム承認シーケンスを設定できます。

Nanonets を使用すると、ビジネス ニーズに基づいて承認ワークフローをカスタマイズできます。 自動ルーティングと承認階層のルールを設定して、適切な請求書が適切なタイミングで適切な承認者に届くようにすることができます。 リアルタイムのステータス更新、自動アラート、リマインダーにより、各請求書の進行状況を明確に追跡し、透明性を維持し、支払いの遅延や支払い漏れを防ぐことができます。

4. データサイロを排除するための統合を設定する

AP システムから支払いシステム、会計システム、または ERP にデータを手動で転送するのに何時間も費やすことを想像してみてください。 時間がかかるだけでなく、間違いも発生しやすくなります。 請求金額にゼロが追加されたり、小数点が欠落した場合はどうなりますか?

シームレスなデータ転送を確保し、エラーを回避するには、さまざまなシステム間の統合が不可欠です。 時間の節約に役立つだけでなく、自動化された 3 方向の照合と調整により、データの精度と信頼性も向上します。

Nanonets は、他のシステムとうまく連携できるように構築されています。 QuickBooks、SAP、Oracle などの一般的な会計、ERP、支払いシステムとの統合をサポートしています。Nanonets からのデータはこれらのシステムとリアルタイムで簡単に同期できるため、データ サイロが排除され、スムーズでエラーのないデータ転送が保証されます。 こうすることで、手動でのデータ入力ではなく、戦略に重点を置くことができます。

5. システムを定期的に監査して最適化する

ペーパーレス システムが最適に機能していることを確認するには、システムのパフォーマンスを定期的に監査してレビューする必要があります。 精度、処理時間、エラー率などの主要な指標を追跡し、ユーザーからのフィードバックにも注意を払うと役立ちます。

定期的な監査は、問題やボトルネックを特定するだけでなく、改善の機会を明らかにするのにも役立ちます。 これらの洞察に基づいてシステムを最適化することで、ビジネスの進化と成長に合わせてシステムが確実にニーズを満たし続けることができます。

Nanonets は、AP プロセスを監視するための堅牢なリアルタイム分析およびレポート機能を提供します。 実用的な洞察を利用して、システムのパフォーマンスを継続的に向上させ、エラーを削減し、速度を向上させ、全体的な効率を向上させることができます。

5. セキュリティとコンプライアンスを優先する

財務データのセキュリティを維持することは、交渉の余地のない要件です。 同様に、罰則や法的問題を回避するには、さまざまな法律や規制を確実に遵守することが重要です。

ペーパーレス AP システムには、暗号化、安全なデータ ストレージ、ユーザー認証などの堅牢なデータ セキュリティ対策が必要です。 また、規制要件の変更に対応できる柔軟性も必要です。

Nanonets は、機密データを安全に保つための高度なセキュリティを提供します。 GDPR や CCPA などの世界的なプライバシー標準に準拠しています。 データ暗号化や安全なクラウドストレージなどの高度なセキュリティ対策を採用しています。 Nanonets の監査証跡では、あらゆるアクションの明確な記録も維持され、説明責任と規制遵守の確保に役立ちます。

最終的な考え

ペーパーレス AP プロセスへの移行は簡単な作業ではありません。 これには、慎重な計画、戦略立案、実行が含まれます。 ただし、適切なツールと効果的な戦略を使用すれば、利点が課題を上回ります。 効率性と透明性の向上からコスト削減、セキュリティの向上に至るまで、ペーパーレス AP システムの利点は議論の余地がありません。

ナノネットの力を活用することで、企業は AP プロセスを合理化し、運用目標を達成し、将来の成長に備えることができます。 これにより、手作業とそれに伴うエラーが軽減され、請求書の承認プロセスが加速され、データの精度が向上し、シームレスなシステム統合が促進されます。 Nanonets はセキュリティとコンプライアンスに重点を置いており、企業が自信を持ってペーパーレス環境に移行できる信頼性の高いソリューションを提供します。

ペーパーレス AP への道は複雑かもしれませんが、Nanonet を使用すれば、着手する価値があります。 効率性の向上、コスト削減、透明性、データ セキュリティといった今後のチャンスにより、デジタル ファーストの世界で競争力を維持することを目指す企業にとって、この取り組みは不可欠なものとなります。

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• 情報源： https://nanonets.com/blog/paperless-accounts-payable/