Fakturaavbildning: Hvordan det kan automatisere AP-prosessen din

Fakturaavbildning er ikke lenger en futuristisk teknologi rett ut av Star Wars. De fleste av oss har skannet en QR-kode eller brukt Google Lens OCR-funksjoner for å oversette gateskilt i sanntid. De siste fremskrittene innen AI og ML har gjort programvare for fakturaavbildning mye mer robust, noe som gjør det mulig for AP-team å automatisere noen av de mest kjedelige aspektene ved leverandørgjeld-prosessene.

I dette blogginnlegget skal vi se på hvordan fakturaavbildning kan hjelpe med å automatisere leverandørgjeldsbehandling og hvordan Nanonets AP automatiseringsprogramvare kan automatisere hele prosessen for å spare tid, penger og ressurser.

Hva er fakturaavbildning?

Fakturaavbildning er prosessen med å digitalisere fakturaer og trekke ut data fra dem. Det er en måte å konvertere papirfakturaer til digitale filer som er enklere å lagre, få tilgang til og brukes til videre behandling.

Fakturabildefunksjonen er nå innebygd i fakturaautomatiseringsverktøy. Ikke bare oppdager og gjenkjenner disse verktøyene tekst, tall og annen informasjon fra fakturaer, de kan sende de utpakkede dataene til regnskapssystemer eller ERP-programvare for videre behandling.

Fakturaavbildning kan bidra til å effektivisere hele arbeidsflyten for leverandørgjeld, redusere manuell innsats og spare verdifull tid og ressurser. AP-team vil kunne behandle fakturaer raskere og mer nøyaktig, og det er mer sannsynlig at du får rabatter fra leverandører for rettidig betaling.

Hvordan fungerer fakturaavbildning

La oss være ærlige – ingen elsker å behandle fakturaer manuelt. Det er tidkrevende, repeterende og ofte den minst favorittdelen av jobben til en AP-kontorist. Tenk deg nå å måtte behandle 600-800 fakturaer i måneden. Den manuelle dataregistreringen alene ville ta mesteparten av teamets tid, og gi lite rom for mer kritiske oppgaver.

Det er her programvare for fakturabehandling hjelper. Programvaren følger vanligvis en tre-trinns prosess for å fullføre oppgaven.

• Den fysiske fakturaen skannes for å lage en digital versjon av dokumentet.
• Fakturadata tolkes basert på spesifikke forretningsregler som er etablert.
• Sørg for at dataene er nøyaktige og fullstendige og send dem ut til berørte parter for å få nødvendig godkjenning
• Det arkiveres i ethvert Enterprise Resource Planning (ERP)-system for videre behandling og analyse.

Nå er det to typer fakturabehandlingsverktøy der ute: regelbasert og AI-basert. Regelbaserte systemer er avhengige av forhåndsbestemte regler som er basert på spesifikke søkeord eller mønstre som forventes å bli funnet på fakturaen. AI-baserte verktøy bruker ML for å lære hvordan og forutsi hvilke data som skal trekkes ut og behandles fra fakturaer.

Et regelbasert system kan programmeres til å søke etter ordet "totalt" etterfulgt av et dollarbeløp for å få fakturaens totale kostnad. Regelbaserte systemer kan være effektive for enkle fakturabehandlingsoppgaver, men de kan slite med mer komplekse fakturaer eller de som ikke følger det forventede formatet.

Et intelligent verktøy kan gjenkjenne ulike fakturaformater og justere behandlingen deretter. Intelligente verktøy kan være mer fleksible og nøyaktige enn regelbaserte systemer, men de kan kreve mer opplæringsdata og ekspertise å etablere.

[Innebygd innhold]

Nanonets AP automatiseringsprogramvare leveres med innebygd fakturaavbildning. Du kan skanne og laste opp fakturaer i bulk, automatisere datautvinning fullstendig, rute fakturaer til de riktige godkjenningene, tildele dem til teammedlemmer og betale leverandører med bare noen få klikk.

Her er en trinnvis oversikt over hvordan fakturaavbildning fungerer i vår AP-automatiseringsprogramvare:

1. Last opp fakturaer til systemet i alle formater, inkludert PDF- og bildefiler.
2. Trekk ut kritisk informasjon fra fakturaene automatisk ved hjelp av OCR- og AI-baserte teknologier.
3. Match fakturaer med innkjøpsordrer og varemottak.
4. Ruter fakturaer til riktige godkjenninger.
5. Betal automatisk leverandører basert på konfigurerte regler.

Automatisering frigjør kreditorteam til å fokusere på viktige oppgaver som å analysere forbruksmønstre, leverandørforhold, overholdelse og prisforhandling. Dette øker effektiviteten og produktiviteten.

Grunner til å ta i bruk fakturaavbildning og automatisering i AP-arbeidsflyten

Bedrifter har hatt stor nytte av de siste innovasjonene innen fakturaavbildningsteknologi. Det har gjort datautvinning mer uanstrengt og produktivt enn noen gang før, så mye at fakturaautomatisering er i ferd med å bli normen for selskaper som ønsker å forbedre AP-arbeidsflytene sine.

For leverandører betyr dette raskere betalinger og redusert risiko for fakturafeil. Automatiserte arbeidsflyter for ruting og godkjenning eliminerer behovet for å følge opp betalinger eller håndtere forsinkede transaksjoner, noe som fører til økt tillit og færre betalingsrelaterte tvister.

Disse fordelene er ikke begrenset til leverandører alene. AP-teamet ditt drar fordel av automatisert dataregistrering og enkle AP-oppgaver, og frigjør verdifull tid til å fokusere på strategiske oppgaver, noe som fører til forbedrede leverandørforhold, bedre kontanthåndtering og mer effektiv forhandling av betalingsbetingelser.

Mer om hvordan automatisering av fakturaavbildning hjelper både AP-team og leverandører:

1. Forhindre svindel

Siden hver faktura går gjennom 2-veis, 3-veis eller 4-veis matching av innkjøpsordrer og salgskvitteringer til fakturaer (tilrettelagt av OCR-teknologi), vil falske leverandører ikke kunne dra nytte av virksomheten din. Det forhindrer også uredelige betalinger fra å bli behandlet, inkludert de som er et resultat av feil datainntasting, falsk fakturering eller falske sjekker.

I tillegg kan automatiserte fakturagodkjenninger og et revisjonsspor for regnskapsteamet og revisorer settes opp for å legge til enda et lag med beskyttelse mot uredelige aktiviteter.

2. Reduser menneskelige feil

Manuell datainntasting er utsatt for feil, noe som fører til feil betalinger, straffer og anstrengte forhold til leverandører. Med fakturaavbildning og automatisering reduseres disse feilene betydelig ettersom programvaren fanger opp og behandler fakturadata nøyaktig.

Dette sikrer også at ingen fakturaer går tapt eller glemt, noe som ytterligere forbedrer påliteligheten og effektiviteten til AP-prosessen din. Du kan estimere kontantstrømmen din riktig og ta de nødvendige skritt for å opprettholde en sunn kontantstrømbalanse.

3. Sørg for samsvar

Tilsyn blir mindre skremmende ettersom all nødvendig dokumentasjon er lett tilgjengelig, tilgjengelig på et sentralt sted og sporbar. Dessuten sikrer integrasjonene med ERP-systemet at alle transaksjoner registreres og spores i sanntid.

Gjennomgangs- og godkjenningsrutingsprosessene sikrer at hver faktura er verifisert i henhold til selskapets og regulatoriske retningslinjer. I tillegg kan du sette opp skatteregler og forskrifter i programvaren for automatisk å beregne og bruke de riktige skattesatsene på fakturaer, og sikre overholdelse av lokale og internasjonale skattelover.

4. Oppretthold bedre leverandørrelasjoner

Leverandører setter pris på raske svar og nøyaktige betalinger. Og automatisert fakturabehandling sørger for at alle fakturaer betales i tide. Dessuten, siden systemet holder dem oppdatert med automatiserte varsler, føler de seg tryggere på transaksjonene sine med virksomheten din – og dette reduserer behovet for oppfølging.

Dette nivået av åpenhet kan føre til bedre forhandling av vilkår, rabatter og muligens til og med eksklusive avtaler. Dette gjør det også lettere å løse eventuelle tvister eller problemer som kan oppstå, noe som fører til sterkere, mer samarbeidsforhold.

5. Overvåk leverandørens ytelse bedre

Med all leverandørinformasjon sentralisert, blir det mer håndterbart å overvåke ytelsen deres og ta datadrevne beslutninger. Uventede forsinkelser i lagerpåfylling kan unngås ettersom systemet kan forutsi og varsle når en lagerpåfylling er nødvendig basert på leverandørens historiske data.

Dette nivået av framsyn sikrer ikke bare en jevn forsyningskjede, men reduserer også risikoen for over- eller underbeholdning, og optimaliserer dermed lagerstyringen.

6. Forbedre AP-teamets moral og produktivitet

Tenk deg å fortelle et AP-teammedlem at de ikke trenger å jage sine kolleger eller lagkamerater fra andre avdelinger for å få godkjenning. Eller at de aldri vil ha manuelt behandlet fakturaer igjen. Det er nettopp det fakturaavbildning og automatisering kan gi.

Å eliminere kjedelige og repeterende oppgaver kan øke arbeidstilfredsheten og høyere produktivitetsnivåer. I tillegg, med rask og nøyaktig behandling av fakturaer, kan teamet unngå stress i siste liten og oppnå en bedre balanse mellom jobb og privatliv.

7. Forbedret økonomisk prognose

Med sanntidsoppdateringer på fakturabetalinger kan AP-team få et klart bilde av selskapets kontantstrøm. Dette muliggjør bedre økonomisk prognoser og planlegging. For eksempel kan det å vite når en stor betaling forfaller bidra til å justere budsjettet og unngå potensielle kontantstrømproblemer.

8. Forbedre lønnsomheten

Ved å automatisere fakturaprosessen kan bedrifter redusere kostnadene ved å behandle hver enkelt faktura betydelig. Dette, kombinert med å dra nytte av rabatter ved tidlig betaling og unngå bøter for forsinket betaling eller overholdelsesrelaterte straffer, kan føre til en merkbar forbedring i selskapets bunnlinje.

Videre kan evnen til nøyaktig å forutsi kontantstrøm og budsjett effektivt også bidra til økt lønnsomhet. Ved å forstå bedriftens økonomiske situasjon tydelig kan det tas bedre beslutninger som kan påvirke virksomhetens lønnsomhet positivt. 

Automatisering av fakturaavbildning øker AP-effektiviteten

Automatisering av fakturaavbildning og -behandling har vist seg å være en game-changer for våre kunder, noe som har resultert i betydelige kostnads- og tidsbesparelser.

[Innebygd innhold]

Maryland-basert fullservice-entreprenør for miljøsanering, ACM-tjenester, er et godt eksempel på denne transformasjonen. De integrerte Nanonets OCR-løsning i driften, og resultatene var strålende – hele 90 % kutt i fakturabehandlingstiden.

Det som pleide å være en 20-timers ukentlig oppgave ble til en oppgave som kunne pakkes opp på en enkelt dag. Ikke bare satte dette fart på fakturautvinningsprosessen, men det førte også til et lykkeligere arbeidsmiljø. Kostnaden for å behandle fakturaer falt for ACM Services. I tillegg, ved å gjøre opp fakturaene sine raskt, var de i stand til å få rabatter for tidlig betaling fra leverandørene sine.

[Innebygd innhold]

Ascend-egenskaper, et Storbritannia-basert eiendomsforvaltningsselskap var i stand til å spare 80 % i fakturabehandlingskostnader etter å ha implementert et automatisert fakturaavbildningssystem. De hadde 5 heltidsansatte dedikert til manuell fakturabehandling. Etter automatisering trengte de bare én, noe som frigjorde resten av teamet til å fokusere på mer strategiske oppgaver.

Avsluttende tanker

Hvis du vurderer å implementere et automatisert fakturaavbildningssystem, er det viktig å velge en løsning som passer bedriftens behov. Se etter et system som tilbyr sanntidssporing, integrasjon med ERP-systemet ditt og tilpassbare godkjenningsarbeidsflyter.

Husk at målet er å strømlinjeforme AP-prosessen, redusere manuelle oppgaver og forbedre bunnlinjen. Med den riktige løsningen kan du nå disse målene og mer.

Sjekk ut Nanonets OCR og AP automatiseringsløsning for en omfattende, brukervennlig og effektiv måte å automatisere fakturabildeprosessen på. Med vår avanserte AI-teknologi kan du drastisk redusere fakturabehandlingstiden, forbedre nøyaktigheten og forbedre teamets produktivitet.

• SEO-drevet innhold og PR-distribusjon. Bli forsterket i dag.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Styrk deg selv. Tilgang her.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Kunnskap forsterket. Tilgang her.
• PlatoESG. Bil / elbiler, Karbon, CleanTech, Energi, Miljø, Solenergi, Avfallshåndtering. Tilgang her.
• BlockOffsets. Modernisering av eierskap for miljøkompensasjon. Tilgang her.
• kilde: https://nanonets.com/blog/invoice-imaging-automate-accounts-payable-processing/