Topp 6 KPI-er for leverandørgjeld å måle

Topp 6 KPI-er for leverandørgjeld å måle

Tidsstempel: 29. september 2023 8
Topp 6 KPI-er for leverandørgjeld for å måle PlatoBlockchain Data Intelligence. Vertikalt søk. Ai.

Forbedre organisasjonens effektivitet med praktisk anvendelse av de riktige nøkkelindikatorene! 

Peter Drucker sa en gang, "Hvis du ikke måler det, kan du ikke forbedre det." 

Å spore ytelsen til kreditoravdelingen i bedriften din krever mye mer innsats enn bare å spore antall fakturaer som har gått over forfallsdatoen! 

En strategisk tilnærming til å håndtere AP-teamet ditt kan utsette virksomheten din for en virvelvind av lukrative muligheter samtidig som du unngår problemer som – dårlig kontantstrøm i selskapet, kontroversielle forhold til leverandørene og null kilder til ytterligere inntekter; i dag skal vi vise deg hvordan bruk av visse KPIer til slutt kan hjelpe AP-teamet ditt med å øke effektiviteten.

Hva er KPIer? 

KPI er et akronym for begrepet – key performance indicator. Som navnet antyder, er KPIer en kvantifiserbar indikator på ytelsen til et bestemt mål over en periode. 

Bedriftseiere og utdannede fagfolk blir ofte forvirret mellom begrepene – Key Performance Indicator og Metrics. Her er hvordan de to skiller seg: 

Nøkkelytelsesindikatorer har en positiv innvirkning på dine samlede forretningsresultater. De spiller en nøkkelrolle i å støtte den overordnede forretningsstrategien din og forteller hva som er viktig for å hjelpe virksomheten til å vokse i det lange løp. For eksempel: Gjennomsnittlig tid det tar å godkjenne en faktura og utestående dager. 

Beregninger, på den annen side, er et verktøy for å måle de daglige aktivitetene i virksomheten din som bidrar til å støtte nøkkelindikatorene. De er ikke et kritisk tiltak i seg selv, men kan likevel ha en liten innvirkning på virksomheten din. Et eksempel på beregninger kan være – prosentandel av direkte fakturaer og avkastning på fakturaautomatisering. 

Det er mange varianter av nøkkelresultatindikatorer som kan vise seg å være fruktbare for virksomheten din. Mens noen virksomheter liker å spore deres månedlige målbare fremgang, liker andre å ha en mer langsiktig visjon. Her er noen av de vanlige typene KPIer du bør vite om: 

operasjonell: Disse KPI-ene hjelper med å måle ytelsen til virksomheten din i en kortere tidsramme mens de hovedsakelig fokuserer på forretningsprosessen. Eksempel: Økonomirapport feilrate, Rapporter produsert per ansatt. 

Ledende og etterslep: Ledende indikatorer hjelper deg med å spore veksten til virksomheten din og fremtidige forretningsresultater. Mens de etterslepende KPIene hjelper til med å spore dine tidligere forretningsbeslutninger. En blanding av begge kan gi en utmerket forretningsstrategi. Eksempel: Gjennomsnittlig inntekt per bruker. 

funksjonell: Noen av nøkkelindikatorene kan være knyttet til spesifikke funksjoner som regnskap, økonomi osv. Eksempel: Regnskapskostnader, Leverandørgjeldsomsetning. 

Strategisk: Disse hjelper deg med å overvåke forretningsmålene dine på lang sikt. Eksempel: Markedsandel og avkastning på investeringen.

Hvorfor er KPIer viktige for leverandørreskontro AP-team?

Key Performance Indicators kan være en avgjørende beregning for å måle om fremdriften til leverandørgjeld-teamet stemmer overens med de overordnede forretningsmålene til bedriften din. Noen av de kritiske årsakene til at KPI-er blir stadig mer brukt av AP-team på tvers av virksomheter er: 

  1. Reduser risikofaktorer: KPIer kan spille en avgjørende rolle for å indikere helsen til organisasjonen din. I det lange løp kan de bidra til å redusere økonomiske risikofaktorer og gjøre virksomheten din til en lønnsom. 
  2. Juster lagene dine: Sørg for at du og AP-teamene dine alltid er på vei til bokavslutningen på månedsskiftet, og at du som leder kan vurdere om du trenger å legge til ressurser – enten personer eller programvare for å øke ytelsen. 
  3. Spor fremgang: KPIer sikrer at hver ansatt i AP-teamet føler seg ansvarlig for fremgangen sin. Dette hjelper også teamlederne til å flytte ting på en mer systematisk måte. 
  4. Juster strategiene dine: Med en klar oversikt over hva som fungerer for virksomheten og hva som ikke fungerer, kan du styre forretningsstrategiene dine i riktig retning og jobbe deretter.

Hva er smertepunktene som KPI-er kan løse for AP-teamet?

Hvis du er en AP-sjef, vet du hvor vanskelig det kan bli å administrere leverandørrelasjoner, holde styr på fakturaer og administrere likviditet. De fleste bedrifter ser på et AP-team som en typisk inntektssap. 

Kreditoravdelingen utgjør en kritisk komponent i alle forretningsdomene. Selv den minste feil i forretningsfunksjonene som håndteres av avdelingen kan koste selskapet et stort tilbakeslag. 

Key Performance Indicators kan gi dypere innsikt i forretningsdriften og dermed bidra til å komme frem til helhetlige løsninger på problemene. 

For eksempel kan en høy KPI som "Gjennomsnittlig tid til betaling" indikere at det er en forsinkelse i betalingene som skal gjøres til forretningsleverandørene fordi det ikke er nok kontantstrøm i selskapet. Derfor vil dette fungere som en indikator på at det er et problem med inntektsgenerering i virksomheten. 

Et annet eksempel som vil hjelpe deg å forstå viktigheten av KPIer for AP-teamene er antallet fakturaer som behandles av selskapet. Hvis bedriften din har et høyere antall fakturaer sammenlignet med konkurrentene, betyr dette at du jobber med alt for mange leverandører. Derfor går du i sin tur glipp av fantastiske rabatter ved å konsolidere virksomheten. 

På samme måte kan mange betalingsindikatorer antyde at virksomheten din deltar i ondsinnet AP-praksis. Hvis du for eksempel vil spore hvor mye det koster teamet ditt å behandle én enkelt faktura, kan du spore – kostnad per faktura. 

Visste du at det tar nesten 25 dager for et AP-team å behandle papirbaserte fakturaer? Nå hvis du ikke vil falle i denne sporingsbraketten, kan du spore ledetiden!

Hva er de viktige KPIene å spore? 

Oppnå interne forretningsmål og benchmark mot bedriftens konkurrenter ved å bruke Key Performance Indicators! 

1. Leverandørgjeld kostnad per faktura 

Hvis du er overbevist om å benchmarke AP-teamets fremgang med KPIer, vil den første KPIen du trenger å tenke på være – Leverandørgjeld kostnad per faktura. 

Nå er dette en nøkkelindikator som kan variere på tvers av virksomheter og bransjer. Derfor er det verdt hvert sekund av tiden din å måle den. Som du sikkert kan se av navnet, brukes Cost Per Invoice til å beregne hvor mye penger det koster AP-avdelingen å behandle en enkelt faktura. 

Det måles ved å dele den totale utgiften avdelingen har påført med antall fakturaer behandlet i løpet av den gitte tiden. For å få et mer nøyaktig KPI-tall er det viktig at du vurderer både direkte og indirekte kostnader under beregningene dine. 

Kostnader som skal inkluderes under beregninger: IT-infrastruktur og programvarestøttekostnader, kostnader for alle ansatte som er involvert i AP-avdelingen, godkjennerens tid og eventuelle tilleggskostnader i form av forsinkelsesgebyr, etc. 

En høy kostnad per faktura kan være et resultat av ineffektivitet i selve AP-avdelingen (hovedsakelig på grunn av manuelle oppgaver), hyppige uenigheter med leverandøren angående fakturaene, eller mindre opplæring. 

Formel = Totale utgifter til AP-avdelingen/nr. av behandlede fakturaer 

De totale utgiftene må inkludere alle personal- og infrastrukturkostnader du sannsynligvis kan tenke deg sammen med andre faste kostnader. Nr. av fakturaer bør inkludere alle planlagte, behandlede og betalte fakturaer i løpet av den angitte tidsperioden. 

Industriell målestokk: Manuell behandling av en enkelt faktura vil koste deg en gjennomsnittlig på $12–$30. For noen organisasjoner kan det gå oppover til $40. 

2. Gjennomsnittlig tid til betaling 

Hvis du måler kostnaden per faktura, så bruk litt tid til å måle den gjennomsnittlige tiden til betaling for AP-teamet ditt også! 

For å måle denne KPIen må du først beregne den totale tiden som AP-teamet bruker på å behandle fakturaer. Klokken for å beregne denne beregningen begynner å tikke så snart avdelingen mottar en faktura til den utpekte leverandøren mottar betalingen. 

Jo mer tid det tar for AP-teamet å behandle en faktura, desto høyere blir KPI for kostnad per faktura. 

I lekmannstermer, jo raskere AP-teamet ditt jobber med å håndtere tidligere fakturaer, jo mindre tilbaketrukket vil de være når nye fakturaer kommer. Målet for gjennomsnittlig tid til betaling kan variere mellom selskaper hovedsakelig avhengig av deres retningslinjer med hensyn til å holde på kontanter. Det som er avgjørende her er å forstå at denne beregningen gir deg et innblikk i selskapets kontantstrøm. 

Formel = Total tid brukt under behandling av fakturaer/ Antall behandlede fakturaer 

Industriell benchmark: Det er en variabel beregning og kan gjennomsnittlig være mellom 3.7 – 12.2 dager. 

3. Gjennomsnittlig tid per faktura

Som du vet, kan bedriften din begynne å tape penger i stedet for å tjene penger hvis du behandler fakturaene sakte. Noen av hovedårsakene bak en høy gjennomsnittlig tid per behandlet faktura kan være: 

Overuttømmende arbeidsflyter: En altfor komplisert arbeidsflyt er ikke bare et problem for AP-teamet, men for alle avdelingene som jobber over hele linja. 

Forsinket fakturabekreftelse: Selv om fakturaene lander på de riktige forretningspultene til rett tid, sitter de fleste ugodkjente på skrivebordet i flere dager. 

Tidkrevende koding: Lagtiden for fakturabehandling kryper opp på grunn av bruk av eldre programvare eller dobbeltsjekking av hver referanse i fakturaen. 

Gjennomsnittlig tid per behandlet faktura avhenger også av størrelsen på virksomheten og dens industrielle domene. Som du kanskje har gjettet nå, hvis gjennomsnittstiden for behandling av en enkelt faktura er høy, blir teamet ditt sittende fast i en ond sirkel med høy gjennomsnittlig tid til betaling og kostnad per faktura. 

Formel = Tid brukt på inntasting + nytasting + materialgjennomganger + identifisering av rutesjekkpunkter + godkjenninger + remittering + avstemming + kommunikasjonsoppdateringer. 

Bransjereferanse: En liten til mellomstor bedrift kan ta omtrent 25 dager å behandle én enkelt faktura manuelt. 

4. Antall fakturaer behandlet per dag per AP-ansatte 

En annen kritisk KPI for å måle ytelsen din og ditt AP-team er antall fakturaer behandlet per dag per ansatt. Dette vil hjelpe deg å forstå styrken til AP-teamet ditt og også gråsonene som de trenger å forbedre seg på. 

Tiden det tar en ansatt i AP-teamet å behandle en faktura, påvirker også andre forretningsavdelinger betydelig. Inntil og med mindre en faktura blir arkivert i ERP-systemet av den ansatte, kan ingen annen avdeling vurdere utviklingen. 

Andre store problemer som kan stamme fra denne forsinkelsen er – tapte leverandørrabatter, feilstyring av kontantstrøm, forstyrrede forretnings-leverandørforhold, etc. 

Her må du også vurdere behandlingsoppgaven som håndteres av hver AP-medarbeider. 

Bransjereferanse: En gjennomsnittlig AP-ansatt behandler omtrent 5 fakturaer hver time. Det utgjør 42 fakturaer per dag! 

5. Fakturaunntakssats 

Uoverensstemmelser i fakturadata og innkjøpsordrene eller en flaskehals i fakturagodkjenningsprosessen kan føre til unntak. Et typisk eksempel på fakturaunntak er når det er rutefeil med fakturabehandling eller det er en avventende godkjenning. Dette kan forsinke fakturabetalingsprosessen og kan til og med gi opphav til ondsinnet AP-praksis som dupliserte betalinger. 

Formel = Unntakssats for fakturaer/ Antall behandlede fakturaer * 100 

Bransjereferanse: Industrigjennomsnittet for fakturaunntak er rundt 24.6 %. 

6. % fakturaer behandlet innenfor betalingsvilkårene (kontantstrømoptimalisering) 

Denne beregningen beregner antall leverandørfakturaer som selskapet har betalt i tide. Den sporer antall fakturaer som er betalt på den oppførte datoen innenfor fakturavilkårene eller før det. En lav verdi for denne beregningen kan indikere en feilutsatt manuell fakturabehandling, uklare retningslinjer for leverandørfakturaer og underordnet opplæring av AP-ansatte. 

For å hjelpe deg med å holde oversikt over de ovennevnte KPIene uten problemer, har vi vevet en liste med retningslinjer. Slik kan du spore nøkkelytelsesindikatorene til AP-teamet ditt: 

Definer kortsiktige og langsiktige forretningsmål for å overvåke om bedriftens inntekter vokser eller står stille. 

For å få kraftig innsikt i KPI-overvåking, må du ha full tilgang til historiske data og sanntidsdata. 

Velg de riktige visualiseringene for hver angitte beregning. Du kan bruke flere typer diagrammer, grafer og instrumentbord for å visualisere forretningsdataene dine. Å investere i de riktige innovasjonene for å spore KPIer vil hjelpe deg med å ta lukrative forretningsbeslutninger. 

Velg sammenhengende KPIer for å utfylle visualiseringer og sett de riktige standardene. Med dine valgte KPI-benchmarks, la interessentene teste indikatorene.

Hvordan sporer du KPIene? 

For å hjelpe deg med å holde oversikt over de ovennevnte KPIene uten problemer, har vi vevet en liste med retningslinjer. Slik kan du spore nøkkelytelsesindikatorene til AP-teamet ditt: 

Definer kortsiktige og langsiktige forretningsmål for å overvåke om bedriftens inntekter vokser eller står stille. 

For å få kraftig innsikt i KPI-overvåking, må du ha full tilgang til historiske data og sanntidsdata. 

Velg de riktige visualiseringene for hver angitte beregning. Du kan bruke flere typer diagrammer, grafer og instrumentbord for å visualisere forretningsdataene dine. Å investere i de riktige innovasjonene for å spore KPIer vil hjelpe deg med å ta lukrative forretningsbeslutninger. 

Velg sammenhengende KPIer for å utfylle visualiseringer og sett de riktige standardene. Med dine valgte KPI-benchmarks, la interessentene teste indikatorene.

Hvordan forbedrer automatisering KPI? 

Styr bedriftens interne suksess og oppdag banebrytende teknologier for å konsolidere virksomheten din! 

Regnskap er en krevende oppgave for flere virksomheter. Selv etter runder og runder med manuell databehandling, sitter du på en eller annen måte alltid igjen med mer bedriftsdata å sortere! Dette er grunnen til at bedrifter er på vei mot automatiseringens æra. 

Med inntoget av teknologi er det i dag mulig å spare penger og forbedre virksomhetens effektivitet på samme tid. Det kan ikke bare frita deg fra noen administrative selskapsoppgaver, men også gi deg viktige forretningsdata i et mer strukturert format. 

Her er seks overbevisende grunner til at du må øke tempoet med denne trenden! 

Spar tid: Hvis du er en AP-administrator, vil du være kjent med hvor smertefullt langsom manuell behandling kan påvirke AP-KPIene dine. Automatisering av leverandørgjeld-prosessen hjelper deg med å få hverdagslige oppgaver som å legge inn data og sjekke kjøpsskjemaer utført med høyere nøyaktighet og i en kortere tidsramme. 

Feilfri fakturabehandling: Vi mennesker er utsatt for feil, mens AI ikke er det. Automatiserte AP-prosesser fører til endeløs repetisjon av AP-oppgaver uten feil. 

Tilgang til digitaliserte dokumenter: En annen viktig fordel med å bruke en automatisert AP-prosess er at du ikke trenger å bekymre deg for å fylle ut viktig papirarbeid. Gjennom automatisering kan du umiddelbart lage digitaliserte dokumenter helt fra begynnelsen og si farvel til bryet med å følge, skanne og sende innkjøpsordrer på e-post.

Datavalidering: KPI-sporingssystemer gir deg muligheten til å gjøre de nødvendige forretningsendringene gjennom å overvåke grafene og annen statistikk. Du kan også kartlegge fremdriften til virksomheten din gjennom datavalidering. 

Forbedret produktivitet: En av de største fordelene med å automatisere AP-prosessen er at du kan spare deg selv fra kjedelige manuelle oppgaver og fokusere på viktigere forretningsoppgaver. 

Forbedret tilgjengelighet: Gjennom digitalisering kan du ta AP-prosessene dine til skyen og ikke lenger bekymre deg for å arkivere papirene i de riktige skapene!

Automatisering er enkelt med programvare som Flow Nanonets som kan håndtere ende-til-ende leverandørgjeld-prosessen og hjelpe deg med 10 ganger effektiviteten. Du kan automatisere fakturaene, godkjenningen og betalingsprosessen. Synkroniser data i sanntid med ERP-en din som Quickbooks for avstemming, overvåking og utføring av analyser på AP-prosessen din.

Planlegg en demo med Flow by Nanonets i dag:

Konklusjon: Bankoverføring med Paypal

Lær hvordan du kan nå dine leverandørgjeldsmål mer strategisk

Betydningen av automatisering for digitalisering av AP-prosessene til AP-teamet ditt kan ikke undergraves. 

Opplev kraften til automatisering ved å forbedre teamets effektivitet gjennom å administrere kjedelige manuelle oppgaver og digitalisere viktig papirarbeid! 

Nanonets kan hjelpe deg med å administrere leverandørgjeld-teamet ditt effektivt, slik at du kan bruke tiden din på å lede virksomheten din fra fronten! Gjennom kreftene til dyp læring kan du enkelt fange alle industrielle data fra ethvert dokument du ønsker! 

Automatiser hverdagslige manuelle oppgaver som å arkivere fakturaer i skap, skanne innkjøpsordrer og mye mer! 

Fang data fra flere ressurser og bruk dem til å fremme AP-teamet ditt! 

Få eksklusiv tilgang til malagnostiske løsninger som hjelper til med å slå sammen prikkene mellom varierte opplysninger. 

Kutt ned tiden du bruker på å jage fakturaer og automatiser betalingsinnkrevingen din! 

Reduser sene fakturabetalinger og forbedre kontantstrømmen

Tidstempel:

Mer fra AI og maskinlæring