45 kategorii wydatków biznesowych dla firm i start-upów

Kategorie wydatków służbowych to systematyczna klasyfikacja kosztów poniesionych w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej, mająca na celu organizowanie i śledzenie wypływów finansowych do celów takich jak przygotowanie podatków, budżetowanie i analiza finansowa. Taka kategoryzacja pomaga firmom efektywniej zarządzać swoimi finansami, zapewniając wgląd w wzorce wydatków i identyfikując potencjalne ulgi podatkowe.

Inteligentni przedsiębiorcy i liderzy biznesowi wiedzą, że diabeł tkwi w szczegółach – szczególnie jeśli chodzi o przejrzystość finansową. Ta przejrzystość finansowa zaczyna się od skrupulatnego podejścia do kategoryzacji wydatków biznesowych. W ten sposób przedsiębiorstwa nie tylko torują drogę do dobrej kondycji finansowej, ale także zapewniają sobie strategiczną pozycję umożliwiającą wykorzystywanie szans i stawianie czoła wyzwaniom.

Dlaczego warto kategoryzować wydatki biznesowe?

Proces kategoryzacji wydatków biznesowych polega na opracowaniu kompleksowej listy kategorii wydatków, a następnie upewnieniu się, że każda transakcja przeprowadzana przez Twoją firmę jest starannie przypisana do właściwego miejsca. Dlaczego to wszystko jest ważne, możesz zapytać?

1. Przygotowanie i odliczenia podatkowe:
   Dokładne kategoryzowanie wydatków służbowych pomaga usprawnić proces przygotowania podatku, zapewniając, że żaden wydatek podlegający odliczeniu nie zostanie przeoczony. Ta staranna organizacja może znacznie zmniejszyć dochód podlegający opodatkowaniu, co prowadzi do znacznych oszczędności. Upraszcza proces identyfikacji, które wydatki można odliczyć i w jakiej wysokości, dzięki czemu czas rozliczeń podatkowych jest mniej zniechęcający i bardziej efektywny.
2. Analityka i budżetowanie:
   Dobrze zorganizowana kategoryzacja wydatków zapewnia bezcenny wgląd w wzorce wydatków, pomagając firmom zidentyfikować obszary, w których mogą obniżyć koszty i efektywniej alokować zasoby. Ten szczegółowy wgląd w wydatki umożliwia przedsiębiorcom tworzenie budżetów, które są zarówno realistyczne, jak i strategiczne, zwiększając stabilność finansową i wspierając wzrost.
3. Codzienne zarządzanie przepływami pieniężnymi:
   Zrozumienie, gdzie i jak codziennie wydawane są środki, ma kluczowe znaczenie dla utrzymania zdrowych przepływów pieniężnych. Kategoryzacja wydatków pozwala firmom śledzić swoje zobowiązania finansowe i dostosowywać operacje w razie potrzeby, aby zapewnić płynność. Efektywne zarządzanie przepływami pieniężnymi to ratunek dla każdej firmy, zapobiegający załamaniom finansowym i umożliwiający płynny przepływ operacyjny.

45 kategorii wydatków biznesowych dla firm i start-upów

Utworzenie wyczerpującej listy kategorii wydatków biznesowych może pomóc firmom i startupom lepiej śledzić swoje finanse, efektywniej zarządzać budżetem i korzystać z ulg podatkowych w celu zmniejszenia dochodu podlegającego opodatkowaniu. Poniżej znajduje się lista 45 kategorii wydatków służbowych powszechnie spotykanych przez firmy w Stanach Zjednoczonych. Struktura tej kategoryzacji ma na celu optymalizację pozycji podatkowych.

1. Reklama i Marketing: obejmuje reklamy internetowe, materiały drukowane i kampanie marketingowe. Wydatki te z reguły podlegają pełnemu odliczeniu.
2. Wynagrodzenia i płace: Wynagrodzenia dla pracowników, w tym wynagrodzenia, premie i prowizje. W pełni podlegające odliczeniu.
3. Praca kontraktowa: Płatności na rzecz niezależnych wykonawców. Całkowicie podlega odliczeniu, ale firmy muszą wydać formularz 1099-NEC, jeśli płacą więcej niż 600 dolarów rocznie.
4. Wynajem nieruchomości biznesowej: Opłaty leasingowe za powierzchnię biurową, witryny sklepowe i inne nieruchomości biznesowe. W pełni podlegające odliczeniu.
5. Użytkowe: Usługi elektryczne, wodne, gazowe, internetowe i telefoniczne dla działalności gospodarczej. W pełni podlegające odliczeniu.
6. Materiały biurowe i wydatki: Koszt artykułów biurowych, takich jak długopisy, papier i tusz do drukarki. W pełni podlegające odliczeniu.
7. Naprawy i konserwacji: Koszty utrzymania majątku i wyposażenia przedsiębiorstwa, z wyłączeniem większych ulepszeń. W pełni podlegające odliczeniu.
8. Amortyzacja: Odliczenie utraty wartości aktywów (np. pojazdów, budynków, sprzętu) w czasie. Obliczono na podstawie wytycznych IRS.
9. Honoraria: Opłaty za usługi prawne, księgowe i inne usługi profesjonalne. W pełni podlegające odliczeniu.
10. Ubezpieczenia: Składki na ubezpieczenie biznesowe, takie jak ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej, nadużycia w sztuce i ubezpieczenie mienia. W pełni podlegające odliczeniu.
11. Podatki i licencje: Niektóre podatki stanowe, lokalne i federalne; licencje i opłaty regulacyjne. Generalnie do odliczenia.
12. Interest: Odsetki od kredytów biznesowych, linii kredytowych i kredytów hipotecznych na nieruchomości biznesowe. W pełni podlegające odliczeniu.
13. Koszty podróży: Koszty podróży służbowych, w tym zakwaterowanie, transport i wyżywienie (z zastrzeżeniem ograniczeń). Możliwość odliczenia zgodnie z wytycznymi IRS.
14. posiłki i rozrywka: 50% odliczenia za posiłki służbowe; koszty rozrywki nie podlegają już odliczeniu od ustawy o obniżkach podatków i zatrudnieniu (TCJA).
15. Edukacja i szkolenie: Koszty warsztatów, seminariów i materiałów edukacyjnych dla Ciebie lub Twoich pracowników. W pełni podlegające odliczeniu.
16. Oprogramowanie i subskrypcje: Oprogramowanie dla biznesu, usługi online i subskrypcje publikacji. W pełni podlegające odliczeniu.
17. Składki członkowskie: Opłaty dla stowarzyszeń zawodowych i organizacji biznesowych. Odliczeniu, z wyłączeniem klubów organizowanych w celach biznesowych, rekreacyjnych, rekreacyjnych lub innych celach społecznych.
18. Wydatki na biuro domowe: Dla osób regularnie i wyłącznie korzystających z części domu w celach biznesowych. Odliczenie na podstawie procentu wykorzystania domu do celów biznesowych.
19. Koszty pojazdu: Wykorzystanie pojazdu do celów służbowych poprzez odliczenie rzeczywistych wydatków lub zastosowanie standardowej stawki za przebieg. Możliwość odliczenia zgodnie z wytycznymi IRS.
20. Telekomunikacja: Koszty telefonów komórkowych i usług internetowych związanych z działalnością gospodarczą. W pełni podlegające odliczeniu.
21. Opłata pocztowa i wysyłka: Koszty przesyłek pocztowych, usług kurierskich i wysyłki w przypadku operacji biznesowych. W pełni podlegające odliczeniu.
22. Opłaty bankowe: Opłaty związane z firmowymi rachunkami bankowymi i kartami kredytowymi. W pełni podlegające odliczeniu.
23. Świadczenia pracownicze: Ubezpieczenie zdrowotne, składki na plan emerytalny i inne koszty świadczeń pracowniczych. Generalnie do odliczenia.
24. Koszty prawne i regulacyjne: Opłaty za patenty, znaki towarowe i zgodność z przepisami. W pełni podlegające odliczeniu.
25. Badania i rozwój: Koszty związane z rozwojem nowych produktów lub usług. Potencjalnie kwalifikujące się do ulg podatkowych na badania i rozwój.
26. Złe długi: Kwoty należne Tobie, których nie możesz odebrać. Możliwość odliczenia pod pewnymi warunkami.
27. Składki na cele charytatywne: Darowizny przekazane kwalifikującym się organizacjom charytatywnym. Możliwość odliczenia w ramach limitów zależnych od struktury biznesowej.
28. Koszty przeprowadzek: Koszty przeniesienia sprzętu biznesowego, zapasów i materiałów eksploatacyjnych. Możliwość odliczenia w przypadku zmiany lokalizacji prowadzenia działalności.
29. Odsetki od podatku zapłaconego po terminie: Odsetki za zwłokę w płatnościach podatków. Podlegający potrąceniu.
30. Zapasy do odsprzedaży: Koszt towarów lub surowców, w tym fracht. Odliczenie w momencie sprzedaży zapasów.
31. Podatki od nieruchomości: Podatki od majątku przedsiębiorstwa. W pełni podlegające odliczeniu.
32. Podatki od majątku osobistego: Podatki od majątku wykorzystywanego w działalności gospodarczej, takiego jak pojazdy i sprzęt. W pełni podlegające odliczeniu.
33. Straty w wyniku wypadków i kradzieży: Straty powstałe w wyniku kradzieży, wandalizmu, pożaru, burzy lub podobnych zdarzeń. Odliczenie w roku, w którym wystąpiła strata.
34. Składki na ubezpieczenie zdrowotne: Dla osób prowadzących działalność na własny rachunek, potencjalnie podlegające odliczeniu od dochodu.
35. Plany emerytalne: Składki na pracownicze plany emerytalne. Odliczane w ramach limitów.
36. Prezenty: Prezenty biznesowe można odliczyć do kwoty 25 USD na osobę rocznie.
37. Dochód uzyskany za granicą: Wydatki związane z uzyskaniem dochodu za granicą. Z zastrzeżeniem określonych odliczeń i wyłączeń.
38. Wydatki środowiskowe: Koszty kontroli zanieczyszczeń i rekultywacji środowiska. Niektóre wydatki mogą kwalifikować się do określonych ulg lub odliczeń.
39. Poprawa efektywności energetycznej: Koszty niektórych energooszczędnych ulepszeń nieruchomości komercyjnych. Może kwalifikować się do odliczeń lub kredytów.
40. Ulga podatkowa na możliwość pracy: Zatrudnianie osób z określonych grup, które napotykają znaczne bariery w zatrudnieniu. Kredyt na podstawie procentu wypłacanego wynagrodzenia.
41. Kredyt dla osób niepełnosprawnych: Zwiększenie dostępności Twojej firmy dla osób niepełnosprawnych. Kredyt jest dostępny dla małych firm.
42. Koszty uruchomienia: Wydatki na rozpoczęcie lub zakup firmy. Możesz zdecydować się na odliczenie do 5,000 USD w pierwszym roku i amortyzację pozostałej części.
43. Koszty organizacyjne: Koszty prawnego utworzenia korporacji lub spółki osobowej. Podobne zasady odliczania jak koszty początkowe.
44. Opłaty za przetwarzanie kart kredytowych: Opłaty pobierane za przyjmowanie płatności kartą kredytową. W pełni podlegające odliczeniu.
45. Wyposażenie bezpieczeństwa: Koszty sprzętu zabezpieczającego wymaganego do prowadzenia działalności gospodarczej. W pełni podlegające odliczeniu.

Jak kategoryzować wydatki w firmie?

Zagłębmy się w niuanse kategoryzowania wydatków służbowych.

1. Utwórz kategorie

Pierwszym krokiem do opanowania krajobrazu finansowego Twojej firmy jest ustalenie jasnych i kompleksowych kategorii wydatków.

Oto podstawowe kategorie, które powinna wziąć pod uwagę każda mała firma:

• Koszty operacyjne
• Koszty personelu
• Technologia i oprogramowanie
• Marketing i reklama
• Podróże i rozrywka
• Honoraria
• Ubezpieczenia
• Podatki i licencje
• Badania i rozwój (B + R)

2. Podkategorie

Szczegółowa analiza podkategorii pozwala na dokładniejsze śledzenie i analizę wydatków, zapewniając głębszy wgląd w to, na co idą Twoje pieniądze i identyfikując potencjalne obszary oszczędności. Jako przykładowe ćwiczenie doprecyzujmy kategorie wymienione powyżej:

• Koszty operacyjne
  • Media (prąd, woda, internet)
  • Wynajem lub kredyt hipoteczny
  • Konserwacja i naprawy
  • Materiały i sprzęt biurowy
• Koszty personelu
  • Wynagrodzenia i płace
  • Benefity (ubezpieczenie zdrowotne, plany emerytalne)
  • Podatki dochodowe
• Technologia i oprogramowanie
  • Subskrypcje oprogramowania
  • Zakupy sprzętu
  • Usługi wsparcia IT
• Marketing i reklama
  • Digital Marketing
  • Wydrukuj ogłoszenie
  • Materiały promocyjne
• Podróże i rozrywka
  • Transport (loty, wynajem samochodów)
  • Kwatery
  • posiłki i rozrywka
• Honoraria
  • Usługi prawnicze
  • Usługi księgowe
  • Opłaty konsultacyjne
• Ubezpieczenia
  • Ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej
  • Ubezpieczenie mienia
  • Kompensacja pracowników
• Podatki i licencje
  • Podatki dochodowe
  • Podatki od sprzedaży
  • Licencje i pozwolenia
• Badania i rozwój (B + R)
  • Rozwój produktu
  • Badania rynku
  • Opłaty za patenty i znaki towarowe

3. Śledź wydatki

Podstawą solidnego zarządzania finansami jest skrupulatne śledzenie każdego grosza wpływającego i wypływającego z Twojej firmy. W dzisiejszym cyfrowym świecie wykorzystanie technologii do automatyzacji tego procesu to nie tylko wygoda; jest to konieczne, aby zachować konkurencyjność i wiedzę. Oto jak to zrobić skutecznie:

• Skorzystaj z oprogramowania księgowego: Wdrożyj niezawodne oprogramowanie księgowe, które odpowiada potrzebom Twojej firmy. Platformy takie jak Nanonets, QuickBooks, Xero lub FreshBooks mogą zautomatyzować śledzenie wydatków, fakturowanie i płace, znacznie zmniejszając ryzyko błędu ludzkiego i oszczędzając czas.
• Cyfrowe paragony i faktury: Zachęcaj do prowadzenia dokumentacji cyfrowej poprzez przechowywanie skanów lub zdjęć rachunków i faktur. Praktyka ta nie tylko wspiera środowisko, ale także upraszcza procesy wyszukiwania i audytu.
• Zintegruj konta bankowe i karty kredytowe: Wiele rozwiązań oprogramowania księgowego umożliwia bezpośrednie połączenie firmowych kont bankowych i kart kredytowych, co pozwala na śledzenie wydatków w czasie rzeczywistym i bezproblemowe uzgadnianie.
• Natychmiast kategoryzuj transakcje: Wyrób sobie nawyk kategoryzowania każdego wydatku na bieżąco. Opóźnianie tego zadania może prowadzić do niedokładności i przeoczenia wydatków.

4. Regularny przegląd

Dynamiczny charakter biznesu wymaga regularnych przeglądów Twojej działalności finansowej. Praktyka ta pomaga w identyfikowaniu trendów, zarządzaniu przepływami pieniężnymi i podejmowaniu świadomych decyzji:

• Miesięczne recenzje: Poświęć czas w każdym miesiącu na przegląd swoich skategoryzowanych wydatków. Szukaj trendów, takich jak nieoczekiwane wzrosty w niektórych kategoriach, i badaj wszelkie anomalie.
• Benchmarking: Porównaj swoje wskaźniki wydatków ze standardami branżowymi lub podobnymi firmami. Taka analiza porównawcza może uwypuklić obszary efektywności lub budzące obawy, wyznaczając kierunki przyszłych strategii finansowych.

5. Rozważ implikacje podatkowe

Zrozumienie i planowanie skutków podatkowych wydatków biznesowych ma kluczowe znaczenie. Nie wszystkie wydatki są traktowane jednakowo w świetle przepisów podatkowych, a właściwa kategoryzacja może prowadzić do znacznych oszczędności podatkowych:

• Bądź na bieżąco z przepisami podatkowymi: Przepisy podatkowe często się zmieniają, a bycie na bieżąco może pomóc Ci zmaksymalizować odliczenia i ulgi. Rozważ konsultację z doradcą podatkowym, aby zapewnić zgodność i optymalizację korzyści podatkowych.
• Rozróżnij wydatki służbowe i osobiste: Trzymaj finanse biznesowe i osobiste oddzielnie, aby uprościć przygotowanie podatków i wsparcie roszczeń z tytułu wydatków służbowych.
• Dokumentuj wszystko: Prowadź skrupulatną dokumentację wszystkich wydatków, w tym rachunków i faktur. Dokumentacja jest kluczowa dla uzasadnienia odliczeń i może być nieoceniona w przypadku kontroli.
• Plan odliczeń: Bądź proaktywny w ustalaniu, które wydatki podlegają odliczeniu w całości, częściowo lub w ogóle nie podlegają odliczeniu. Wiedza ta może wpływać na decyzje dotyczące wydatków i strategie podatkowe przez cały rok.

Oprogramowanie do zarządzania wydatkami umożliwiające kategoryzację wydatków

W konkurencyjnym świecie biznesu automatyzacja jest kluczem do wydajności i pozostania na czele. Kategoryzacja wydatków, kluczowa, ale żmudna, jest łatwa dzięki Oprogramowanie do zarządzania wydatkami lubić Nanonet.

15 najlepszych rozwiązań w zakresie oprogramowania do zarządzania wydatkami w 2024 r

Poznaj świat oprogramowania do zarządzania wydatkami w 2024 roku. Odkryj najlepsze rozwiązania i dowiedz się, jak wybrać odpowiednie dla swojego biznesu.

Przyjrzyjmy się, jak oprogramowanie do zarządzania wydatkami, takie jak Nanonets, automatyzuje kategoryzację wydatków i zarządzanie nimi.

Przechwytywanie wydatków

Pracownik rejestruje paragon za pomocą aplikacji mobilnej lub przesyła dokument wydatku w dowolnym formacie. Technologia OCR zastosowana w aplikacji wyodrębnia z paragonu kluczowe szczegóły, takie jak data, kwota i sprzedawca.

Automatyczna kategoryzacja

System automatycznie kategoryzuje wydatki na predefiniowane kategorie firmowe, redukując potrzebę ręcznego sortowania i poprawiając efektywność organizacyjną.

Kodowanie GL

Po kategoryzacji wydatkowi przypisywany jest prawidłowy kod księgi głównej (GL), co minimalizuje pracę ręczną i potencjalne błędy kodowania.

Cyfrowe raportowanie wydatków

Wydatki są dodawane do raportu cyfrowego automatycznie, co eliminuje konieczność ręcznego ich wprowadzania. W razie potrzeby pracownicy mogą przeglądać i dostosowywać szczegóły.

Proces zatwierdzania

Menedżerowie otrzymują powiadomienia w swojej cyfrowej przestrzeni roboczej (np. Slack, Teams, e-mail), aby przeglądać i zatwierdzać lub odrzucać wydatki jednym kliknięciem, co przyspiesza proces.

Automatyzacja zwrotów

Zatwierdzone wydatki są przetwarzane w celu uzyskania zwrotu automatycznie, integrując się z systemami płacowymi w celu wystawiania płatności bez ręcznej interwencji.

Synchronizacja ERP

Platforma bezproblemowo eksportuje dane o wydatkach do firmowego oprogramowania ERP, eliminując ręczne wprowadzanie danych i zwiększając dokładność danych.

Ciągłe pojednanie

System oferuje uzgadnianie w czasie rzeczywistym, automatyczne dopasowywanie wydatków do transakcji bankowych i podkreślanie rozbieżności, aby zapewnić dokładność finansową i zgodność.

Wnioski

Jak już wspomniano, kategoryzacja wydatków pomaga w przygotowywaniu podatków, usprawnia analitykę na potrzeby budżetowania i jest niezbędna do skutecznego zarządzania przepływami pieniężnymi.

Podana lista kategorii wydatków biznesowych stanowi ramy odniesienia dla firm, umożliwiające optymalizację ich pozycji podatkowych i uzyskanie głębszego wglądu w swoje operacje finansowe.

Co więcej, integracja technologii, w szczególności poprzez oprogramowanie do zarządzania wydatkami, takie jak Nanonets, zrewolucjonizowało podejście firm do kategoryzacji wydatków. Platformy takie automatyzują proces, zapewniając dokładność, wydajność i zgodność, które są niezbędne dla firm w dzisiejszym dynamicznym świecie. Ta automatyzacja nie tylko oszczędza czas, ale także zapewnia wgląd w dane finansowe w czasie rzeczywistym, które są kluczowe dla podejmowania świadomych decyzji biznesowych.

Doradzamy firmom –

• przyjąć ustrukturyzowane podejście do kategoryzacji wydatków,
• wykorzystać technologię do usprawnienia procesów,
• bądź na bieżąco z przepisami podatkowymi,
• konsultacje z profesjonalistami jeszcze bardziej udoskonalą strategię,
• i regularnie je przeglądać, aby zidentyfikować możliwości wzrostu i oszczędności.

W ten sposób przedsiębiorstwa mogą zapewnić sobie nie tylko dobrą kondycję finansową, ale także przygotowanie do osiągnięcia sukcesu na konkurencyjnym rynku.

• Dystrybucja treści i PR oparta na SEO. Uzyskaj wzmocnienie już dziś.
• PlatoData.Network Pionowe generatywne AI. Wzmocnij się. Dostęp tutaj.
• PlatoAiStream. Inteligencja Web3. Wiedza wzmocniona. Dostęp tutaj.
• PlatonESG. Węgiel Czysta technologia, Energia, Środowisko, Słoneczny, Gospodarowanie odpadami. Dostęp tutaj.
• Platon Zdrowie. Inteligencja w zakresie biotechnologii i badań klinicznych. Dostęp tutaj.
• Źródło: https://nanonets.com/blog/45-business-expense-categories-for-businesses-and-startups/