6 najważniejszych KPI w zakresie zobowiązań do zmierzenia

6 najważniejszych KPI w zakresie zobowiązań do zmierzenia

Znacznik czasu: 29 września 2023 8:24
6 najważniejszych wskaźników KPI w zakresie zobowiązań do pomiaru inteligencji danych PlatoBlockchain. Wyszukiwanie pionowe. AI.

Zwiększ skuteczność swojej organizacji dzięki praktycznemu zastosowaniu właściwych kluczowych wskaźników efektywności! 

Peter Drucker powiedział kiedyś: „Jeśli czegoś nie zmierzysz, nie możesz tego ulepszyć”. 

Śledzenie wydajności działu rozliczeń z dostawcami w Twojej firmie wymaga znacznie więcej wysiłku niż samo śledzenie liczby faktur, których termin płatności minął! 

Strategiczne podejście do zarządzania zespołem AP może narazić Twój biznes na wir lukratywnych możliwości, a jednocześnie uniknąć problemów takich jak – słaby przepływ środków pieniężnych w firmie, kontrowersyjne relacje z dostawcami i zerowe źródła dodatkowych przychodów; dzisiaj pokażemy Ci, jak zastosowanie określonych wskaźników KPI może ostatecznie pomóc Twojemu zespołowi AP zwiększyć jego efektywność.

Czym są wskaźniki KPI? 

KPI to skrót od terminu – kluczowy wskaźnik wydajności. Jak sama nazwa wskazuje, KPI są wymiernymi wskaźnikami wykonania dowolnego konkretnego celu w pewnym okresie czasu. 

Właściciele firm i przeszkoleni specjaliści często mylą terminy – Kluczowy wskaźnik wydajności i Metryki. Oto czym się różnią: 

Kluczowe wskaźniki wydajności mają pozytywny wpływ na ogólne wyniki biznesowe. Odgrywają kluczową rolę we wspieraniu ogólnej strategii biznesowej i określają, co jest ważne, aby pomóc firmie rozwijać się w dłuższej perspektywie. Na przykład: Średni czas potrzebny na zatwierdzenie faktury i pozostała liczba dni do zapłaty. 

Z drugiej strony metryki są narzędziem do pomiaru codziennych działań w Twojej firmie, które pomagają wspierać kluczowe wskaźniki wydajności. Nie są one same w sobie środkiem krytycznym, ale mogą mieć niewielki wpływ na Twoją firmę. Przykładowymi metrykami mogą być: Procent faktur prostych i zwrot z inwestycji w automatyzację faktur. 

Istnieje wiele odmian kluczowych wskaźników wydajności, które mogą okazać się owocne dla Twojej firmy. Podczas gdy niektóre firmy lubią śledzić swoje miesięczne mierzalne postępy, inne wolą mieć bardziej długoterminową wizję. Oto kilka typowych wskaźników KPI, o których warto wiedzieć: 

Operational: Te KPI pomagają mierzyć wydajność Twojej firmy w krótszym czasie, koncentrując się głównie na procesie biznesowym. Przykład: Poziom błędów w raporcie finansowym. Raporty sporządzane na pracownika. 

Wiodący i opóźniony: Wskaźniki wyprzedzające pomagają śledzić rozwój Twojej firmy i przyszłe wyniki biznesowe. Natomiast opóźnione wskaźniki KPI pomagają śledzić przeszłe decyzje biznesowe. Połączenie obu może dać początek doskonałej strategii biznesowej. Przykład: Średni przychód na użytkownika. 

Funkcjonalny: Niektóre kluczowe wskaźniki wydajności mogą być powiązane z konkretnymi funkcjami, takimi jak księgowość, finanse itp. Przykład: koszty księgowości, obrót zobowiązań. 

Strategiczny: Pomagają one monitorować cele biznesowe w dłuższej perspektywie. Przykład: udział w rynku i zwrot z inwestycji.

Dlaczego wskaźniki KPI są ważne dla zespołów AP ds. rozliczeń z dostawcami?

Kluczowe wskaźniki wydajności mogą być kluczowym miernikiem pozwalającym zmierzyć, czy postęp zespołu ds. rozliczeń z dostawcami jest zgodny z ogólnymi celami biznesowymi Twojej firmy. Oto niektóre z kluczowych powodów, dla których KPI są coraz częściej wykorzystywane przez zespoły AP w różnych firmach: 

  1. Zmniejsz czynniki ryzyka: Wskaźniki KPI mogą odgrywać kluczową rolę we wskazywaniu kondycji Twojej organizacji. W dłuższej perspektywie mogą pomóc w ograniczeniu czynników ryzyka finansowego i przekształceniu Twojego biznesu w dochodowy. 
  2. Dopasuj swoje zespoły: Upewnij się, że Ty i Twoje zespoły ds. AP są zawsze na dobrej drodze do zamknięcia księgi na koniec miesiąca, a Ty jako menedżer będziesz mógł ocenić, czy potrzebujesz dodać zasoby – ludzi lub oprogramowanie, aby zwiększyć wydajność. 
  3. Śledzenie postępów: KPI zapewniają, że każdy pracownik zespołu AP czuje się odpowiedzialny za swoje postępy. Pomaga to również menedżerom zespołów w bardziej systematycznym poruszaniu się. 
  4. Dostosuj swoje strategie: Mając przejrzysty zapis tego, co sprawdza się w przypadku firmy, a co nie, możesz skierować swoje strategie biznesowe we właściwym kierunku i zgodnie z nimi pracować.

Jakie problemy zespołu AP mogą rozwiązać KPI?

Jeśli jesteś menedżerem AP, wiesz, jak trudne może być zarządzanie relacjami z dostawcami, śledzenie faktur i zarządzanie płynnością. Większość przedsiębiorstw postrzega zespół ds. AP jako kwintesencję źródła przychodów. 

Dział rozliczeń z dostawcami stanowi kluczowy element każdej domeny biznesowej. Nawet najmniejszy błąd w funkcjach biznesowych obsługiwanych przez dział może kosztować firmę poważną porażkę. 

Kluczowe wskaźniki wydajności mogą zapewnić głębszy wgląd w operacje biznesowe, a tym samym pomóc w znalezieniu kompleksowych rozwiązań problemów. 

Na przykład wysoki wskaźnik KPI, taki jak „Średni czas realizacji płatności”, może wskazywać, że występuje opóźnienie w płatnościach na rzecz dostawców biznesowych ze względu na niewystarczający przepływ środków pieniężnych w firmie. Dlatego działałoby to jako wskaźnik problemu z generowaniem przychodów w firmie. 

Kolejnym przykładem, który pomoże Ci zrozumieć znaczenie KPI dla zespołów AP, jest liczba faktur przetwarzanych przez firmę. Jeśli Twoja firma ma większą liczbę faktur w porównaniu do konkurencji, oznacza to, że współpracujesz ze zbyt wieloma dostawcami. Dlatego z kolei tracisz niesamowite rabaty wynikające z konsolidacji biznesu. 

Podobnie wiele wskaźników płatności może sugerować, że Twoja firma angażuje się w złośliwe praktyki związane z AP. Na przykład, jeśli chcesz śledzić, ile kosztuje Twój zespół przetworzenie pojedynczej faktury, możesz śledzić – Koszt faktury. 

Czy wiesz, że przetworzenie faktur w formie papierowej zajmuje zespołowi AP prawie 25 dni? Teraz, jeśli nie chcesz wpadać w ten nawias śledzenia, możesz śledzić czas realizacji!

Jakie są ważne wskaźniki KPI do śledzenia? 

Osiągaj wewnętrzne cele biznesowe i porównuj się z konkurencją biznesową, korzystając z kluczowych wskaźników wydajności! 

1. Koszt zobowiązań na fakturze 

Jeśli jesteś przekonany, że warto porównywać postępy swojego zespołu ds. AP z KPI, pierwszym KPI, który przyjdzie Ci do głowy, będzie – Koszt faktury do zapłaty. 

Jest to kluczowy wskaźnik wydajności, który może się różnić w zależności od firmy i branży. Dlatego warto każdą sekundę swojego czasu, aby to zmierzyć. Jak zapewne można się domyślić po nazwie, koszt faktury służy do obliczenia, ile pieniędzy kosztuje dział AP przetworzenie pojedynczej faktury. 

Mierzy się go dzieląc całkowite wydatki poniesione przez dział przez liczbę faktur przetworzonych w danym czasie. Aby uzyskać dokładniejsze dane dotyczące KPI, ważne jest, aby podczas obliczeń uwzględnić zarówno koszty bezpośrednie, jak i pośrednie. 

Koszty, które należy uwzględnić podczas obliczeń: koszt infrastruktury IT i wsparcia oprogramowania, koszt wszystkich pracowników zaangażowanych w dział AP, czas osoby zatwierdzającej oraz wszelkie dodatkowe koszty poniesione w postaci opłaty za zwłokę itp. 

Wysoki koszt faktury może wynikać z nieefektywności samego działu AP (głównie z powodu zadań ręcznych), częstych nieporozumień z dostawcą dotyczących faktur lub kiepskich szkoleń. 

Formuła = Całkowite wydatki działu AP/nr. przetworzonych faktur 

Całkowite wydatki muszą obejmować wszystkie koszty personelu i infrastruktury, o których prawdopodobnie myślisz, wraz z innymi kosztami ogólnymi. Nie. faktur powinna obejmować wszystkie zaplanowane, przetworzone i opłacone faktury w określonym okresie. 

Punkt odniesienia przemysłowy: Ręczne przetwarzanie pojedynczej faktury będzie kosztować ok średni od 12 do 30 dolarów. W przypadku niektórych organizacji może ona wzrosnąć do 40 USD. 

2. Średni czas płatności 

Jeśli mierzysz koszt faktury, poświęć trochę czasu na zmierzenie średniego czasu płatności swojego zespołu AP! 

Aby zmierzyć ten KPI, należy najpierw obliczyć całkowity czas spędzony przez zespół AP na przetwarzaniu faktur. Zegar obliczania tego wskaźnika zaczyna tykać od chwili otrzymania faktury przez dział do chwili otrzymania płatności przez wyznaczonego dostawcę. 

Im więcej czasu zajmuje zespołowi AP przetworzenie faktury, tym wyższy jest wskaźnik KPI kosztu faktury. 

Mówiąc prościej, im szybciej Twój zespół AP zajmie się obsługą poprzednich faktur, tym mniej będą zaległości, gdy nadejdą nowe faktury. Docelowy średni czas płatności może się różnić w zależności od firmy, głównie w zależności od ich polityki w zakresie przechowywania środków pieniężnych. Kluczowe jest tutaj zrozumienie, że ten wskaźnik daje wgląd w przepływy pieniężne Twojej firmy. 

Formuła = Całkowity czas przetwarzania faktur/liczba przetworzonych faktur 

Punkt odniesienia przemysłowy: Jest to wskaźnik zmienny i może wynosić średnio od 3.7 do 12.2 dni. 

3. Średni czas realizacji faktury

Jak wiesz, jeśli będziesz powoli przetwarzać faktury, Twoja firma może zacząć tracić pieniądze, zamiast je zarabiać. Oto niektóre z głównych przyczyn długiego średniego czasu przetwarzania faktury: 

Nadmiernie wyczerpujące przepływy pracy: Zbyt skomplikowany przepływ pracy jest problemem nie tylko dla zespołu AP, ale dla wszystkich działów pracujących we wszystkich obszarach. 

Opóźniona weryfikacja faktury: Mimo że faktury trafiają na właściwe biurka we właściwym czasie, większość z nich pozostaje niezatwierdzona całymi dniami. 

Czasochłonne kodowanie: Opóźnienie w przetwarzaniu faktur wydłuża się z powodu korzystania ze starszego oprogramowania lub podwójnego sprawdzania każdego odniesienia na fakturze. 

Średni czas przetwarzania faktury zależy również od wielkości firmy i jej dziedziny przemysłowej. Jak już się domyślasz, jeśli średni czas przetwarzania pojedynczej faktury jest długi, Twój zespół wpada w błędne koło wysokiego średniego czasu realizacji płatności i kosztu przypadającego na fakturę. 

Formuła = Czas spędzony na kluczowaniu + ponownym kluczowaniu + przeglądach materiałów + identyfikowaniu punktów kontrolnych na trasie + zatwierdzeniach + przekazywaniu + uzgadnianiu + aktualizacjach komunikacji. 

Punkt odniesienia w branży: Ręczne przetworzenie pojedynczej faktury może zająć małej i średniej firmie około 25 dni. 

4. Liczba faktur przetwarzanych dziennie na pracownika AP 

Kolejnym kluczowym wskaźnikiem KPI służącym do pomiaru wydajności Twojej i Twoich zespołów AP jest liczba faktur przetwarzanych dziennie na pracownika. Pomoże Ci to zrozumieć mocne strony Twojego zespołu AP, a także szare obszary, które należy ulepszyć. 

Czas potrzebny pracownikowi zespołu AP na przetworzenie faktury ma istotny wpływ także na inne działy biznesowe. Dopóki pracownik nie wprowadzi faktury do systemu ERP, żaden inny dział nie jest w stanie ocenić jej rozwoju. 

Inne główne problemy, które mogą wynikać z tego opóźnienia, to: utracone rabaty od dostawców, złe zarządzanie przepływami pieniężnymi, zakłócone relacje biznes-dostawca itp. 

W tym miejscu należy również wziąć pod uwagę zadanie przetwarzania wykonywane przez każdego pracownika AP. 

Punkt odniesienia w branży: Przeciętny pracownik AP przetwarza około 5 faktur na godzinę. To daje 42 faktury dziennie! 

5. Stawka wyjątku na fakturze 

Rozbieżności w danych na fakturze i zamówieniach lub wąskie gardło w procesie zatwierdzania faktur mogą prowadzić do wyjątków. Typowym przykładem wyjątku od faktury są błędy w przesyłaniu faktury lub oczekujące na zatwierdzenie. Może to opóźnić proces płatności faktury, a nawet spowodować złośliwe praktyki AP, takie jak duplikowanie płatności. 

Formuła = Wskaźnik wyjątku faktur/liczba przetworzonych faktur * 100 

Punkt odniesienia w branży: Średnia branżowa dla wskaźnika wyjątków na fakturach wynosi około 24.6%. 

6. % faktur przetworzonych w ramach terminów płatności (optymalizacja przepływów pieniężnych) 

Wskaźnik ten oblicza liczbę faktur od dostawców, które firma zapłaciła terminowo. Śledzi liczbę faktur opłaconych w podanym terminie w ramach warunków faktury lub wcześniej. Niska wartość tego wskaźnika może wskazywać na podatne na błędy ręczne przetwarzanie faktur, niejasne wytyczne dotyczące faktur od dostawców i kiepskie przeszkolenie personelu AP. 

Aby ułatwić Ci śledzenie wyżej wymienionych wskaźników KPI, przygotowaliśmy listę wskazówek. Oto, jak możesz śledzić kluczowe wskaźniki wydajności swojego zespołu AP: 

Zdefiniuj swoje krótko- i długoterminowe cele biznesowe, aby monitorować, czy przychody Twojej firmy rosną, czy też pozostają w stagnacji. 

Aby uzyskać skuteczny wgląd w monitorowanie KPI, musisz mieć pełny dostęp do danych historycznych i danych w czasie rzeczywistym. 

Wybierz odpowiednie wizualizacje dla każdej wyznaczonej metryki. Do wizualizacji danych biznesowych możesz używać kilku typów wykresów, wykresów i pulpitów nawigacyjnych. Inwestycja w odpowiednie innowacje w zakresie śledzenia KPI pomoże Ci podejmować lukratywne decyzje biznesowe. 

Wybierz spójne wskaźniki KPI, które uzupełnią wizualizacje i wyznacz odpowiednie punkty odniesienia. Dzięki wybranym benchmarkom KPI pozwól interesariuszom przetestować wskaźniki.

Jak śledzić KPI? 

Aby ułatwić Ci śledzenie wyżej wymienionych wskaźników KPI, przygotowaliśmy listę wskazówek. Oto, jak możesz śledzić kluczowe wskaźniki wydajności swojego zespołu AP: 

Zdefiniuj swoje krótko- i długoterminowe cele biznesowe, aby monitorować, czy przychody Twojej firmy rosną, czy też pozostają w stagnacji. 

Aby uzyskać skuteczny wgląd w monitorowanie KPI, musisz mieć pełny dostęp do danych historycznych i danych w czasie rzeczywistym. 

Wybierz odpowiednie wizualizacje dla każdej wyznaczonej metryki. Do wizualizacji danych biznesowych możesz używać kilku typów wykresów, wykresów i pulpitów nawigacyjnych. Inwestycja w odpowiednie innowacje w zakresie śledzenia KPI pomoże Ci podejmować lukratywne decyzje biznesowe. 

Wybierz spójne wskaźniki KPI, które uzupełnią wizualizacje i wyznacz odpowiednie punkty odniesienia. Dzięki wybranym benchmarkom KPI pozwól interesariuszom przetestować wskaźniki.

Jak automatyzacja poprawia KPI? 

Zadbaj o wewnętrzny sukces swojej firmy i odkryj najnowocześniejsze technologie, które pomogą skonsolidować Twój biznes! 

Księgowość to dla wielu firm nie lada wyzwanie. Nawet po rundach ręcznego przetwarzania danych zawsze pozostaje więcej danych firmowych do posortowania! Dlatego przedsiębiorstwa zmierzają w stronę ery automatyzacji. 

Wraz z pojawieniem się technologii możliwe jest dziś oszczędzanie pieniędzy i jednocześnie poprawa efektywności biznesowej. Może nie tylko zwolnić Cię z niektórych obowiązków administracyjnych firmy, ale także dostarczyć ważnych danych biznesowych w bardziej uporządkowanym formacie. 

Oto sześć istotnych powodów, dla których musisz nadążać za tym trendem! 

Oszczędzaj swój czas: Jeśli jesteś menedżerem punktu dostępowego, wiesz, jak boleśnie powolne przetwarzanie ręczne może wpłynąć na wskaźniki KPI Twojego punktu dostępu. Automatyzacja procesu rozliczeń pomaga wykonywać przyziemne zadania, takie jak wprowadzanie danych i sprawdzanie formularzy zakupów, z większą dokładnością i w krótszym czasie. 

Bezbłędne przetwarzanie faktur: My, ludzie, jesteśmy podatni na błędy, podczas gdy sztuczna inteligencja nie. Zautomatyzowane procesy AP prowadzą do niekończącego się powtarzania zadań AP przy zerowej liczbie błędów. 

Dostęp do dokumentów cyfrowych: Kolejną kluczową zaletą korzystania z zautomatyzowanego procesu AP jest to, że nie musisz się martwić o wypełnianie ważnych dokumentów. Dzięki automatyzacji możesz od razu tworzyć cyfrowe dokumenty i pożegnać się z trudami śledzenia, skanowania i wysyłania zamówień e-mailem.

Walidacji danych: Systemy śledzenia KPI umożliwiają wprowadzanie niezbędnych zmian biznesowych poprzez monitorowanie wykresów i innych statystyk. Możesz także monitorować postęp swojej firmy poprzez weryfikację danych. 

Zwiększona produktywność: Jedną z największych zalet automatyzacji procesu AP jest to, że możesz oszczędzić sobie żmudnych, ręcznych zadań i skupić się na ważniejszych zadaniach biznesowych. 

Poprawiona dostępność: Dzięki cyfryzacji możesz przenieść swoje procesy AP do chmury i nie martwić się już o przechowywanie dokumentów w odpowiednich szafkach!

Automatyzacja jest łatwa dzięki oprogramowaniu takiemu jak Flow Nanonets, które obsługuje kompleksowy proces płatności i pomaga 10-krotnie zwiększyć wydajność. Możesz zautomatyzować proces fakturowania, zatwierdzania i płatności. Synchronizuj dane w czasie rzeczywistym z systemem ERP, takim jak Quickbooks, w celu uzgadniania, monitorowania i przeprowadzania analiz procesu AP.

Już dziś umów się na demonstrację Flow by Nanonets:

Wniosek: przelew bankowy z Paypal

Dowiedz się, jak w bardziej strategiczny sposób osiągać cele w zakresie zobowiązań

Nie można podważać znaczenia automatyzacji dla digitalizacji procesów AP Twojego zespołu AP. 

Poczuj moc automatyzacji, poprawiając wydajność swojego zespołu poprzez zarządzanie żmudnymi zadaniami ręcznymi i digitalizację ważnych dokumentów! 

Nanonets może pomóc Ci efektywnie zarządzać zespołem ds. rozliczeń, dzięki czemu będziesz mógł spędzić czas na prowadzeniu swojej firmy od frontu! Dzięki możliwościom głębokiego uczenia się możesz łatwo przechwycić dowolne dane przemysłowe z dowolnego dokumentu! 

Zautomatyzuj przyziemne, ręczne zadania, takie jak składanie faktur w szafkach, skanowanie zamówień i wiele więcej! 

Przechwytuj dane z wielu zasobów i wykorzystuj je, aby rozwijać swój zespół AP! 

Uzyskaj wyłączny dostęp do rozwiązań niezależnych od szablonów, które pomagają łączyć różne informacje. 

Skróć czas gonienia za fakturami i zautomatyzuj pobieranie płatności! 

Ogranicz opóźnienia w płatnościach za faktury i popraw przepływ środków pieniężnych

Znak czasu:

Więcej z AI i uczenie maszynowe