Przystosowanie się do świata, w którym wydarzenia hybrydowe są nową normą

Hybrid event AV to złożony biznes, który wymaga dbałości o szczegóły, solidnego zestawu umiejętności technicznych i umiejętności szybkiego myślenia. AVTEAMUK opanował wszystkie trzy.

Na początku pandemii Matthew Thompson, właściciel i dyrektor zarządzający firmy, pomógł swojemu zespołowi i klientom w szybkim przejściu od osobistej produkcji wydarzeń do modelu hybrydowego. AJA Video Systems opowiedziała mu o tej transformacji i o tym, jak wykorzystuje technologię, aby nadążyć za szybko zmieniającą się przestrzenią.

Co zainspirowało uruchomienie AVTEAMUK i jakie usługi świadczycie? 
Byłem szefem AV w Royal College of Surgeons w Anglii, kiedy organizacja zdecydowała się zburzyć i odbudować. Zdecydowałem się na zakup istniejącego sprzętu uczelni i uruchomienie AVTEAMUK w 2017 roku. Jesteśmy głównie firmą zajmującą się produkcją wydarzeń na żywo i współpracujemy z klientami w dziedzinie obronności, cyberbezpieczeństwa, usług komunalnych, opieki zdrowotnej, edukacji, przedsiębiorstw i rozrywki. Dzięki naszej pracy projektowej nawiązaliśmy również relacje z kluczowymi miejscami w Wielkiej Brytanii. Nasz zespół pomaga znaleźć najlepszy sposób, aby pomóc klientom w przeprowadzeniu wydarzenia - zarówno fizyczne, jak i hybrydowe. Zajmujemy się wszystkim, od wynajmu sprzętu po załogę, planowanie i logistykę. Po podpisaniu umowy z klientem tworzymy propozycję, która przedstawia oceny ryzyka, plany pięter projektu i nie tylko. Po wydarzeniu wykonujemy z klientami zmywanie, aby zidentyfikować obszary, w których następna impreza mogłaby się poprawić.

Opowiedz nam więcej o swojej roli i rozpocznij działalność
Jako założyciel, właściciel i dyrektor zarządzający AVTEAMUK noszę wiele kapeluszy i jestem zaangażowany w prowadzenie biznesu – od planowania projektu po kierownictwo techniczne, obsługę, dostawę, fakturowanie, planowanie i marketing. Wpadłam do AV przez przypadek po ukończeniu studiów na wydziale produkcji medialnej. Zamierzałem pracować przy filmie VFX, ale wybrałem inny kierunek i zacząłem pracować dla firmy AV. Mój drugi występ odbył się jako technik AV w College of Surgeons, gdzie później pełniłem funkcję kierownika produkcji mediów. Do 2008 roku byłem szefem AV. Utrzymywałem dobre stosunki z uczelnią, a AVTEAMUK jest teraz jej preferowanym dostawcą.

Jak pandemia wpłynęła na twoją pracę? 
Od czasu wybuchu pandemii byliśmy świadkami zmiany paradygmatu w produkcji wydarzeń, która drastycznie zmieniła naszą codzienność. Musieliśmy przestawić się na wsparcie większej liczby imprez hybrydowych, co przełożyło się na inwestycje w nowe technologie. Teraz 99% projektów, które podejmujemy, to projekty hybrydowe. Jednak klienci stosujący hybrydowy model wydarzeń po raz pierwszy wymagają dodatkowego coachingu. Pomagamy przeprowadzić ich przez cały proces, ponieważ często są zaskoczeni, ile dodatkowej pracy wnosi wirtualny komponent.

Czy wydarzenia hybrydowe zostaną na dobre?
Jeśli chodzi o produkcję wydarzeń, pandemia otworzyła puszkę Pandory, a hybryda jest nową normą; nie ma odwrotu. Na szczęście technologia przeprowadzania wydarzeń hybrydowych szybko się rozwinęła, a połączenie wydarzeń fizycznych i wirtualnych ma wiele zalet, w tym szerszy, globalny zasięg odbiorców. To powiedziawszy, wydarzenia fizyczne nie znikają. Niektórzy sponsorzy klientów chcą mieć dostęp do odbiorców na miejscach fizycznych, a nie do listy potencjalnych klientów po webinarze. Hybrid oferuje to, co najlepsze z obu światów.

Jakie są wyzwania związane z produkcją imprez hybrydowych? 
Nie zdawaliśmy sobie sprawy, ile więcej pracy wymagają wydarzenia hybrydowe, dopóki nie zaczęliśmy ich robić. Nie chodzi tylko o wstępne planowanie, ale także zarządzanie wieloma elementami podczas wydarzenia, od moderowania transmisji na żywo po włączanie interakcji w mediach społecznościowych w czasie rzeczywistym. Na przykład, jeśli 3,000 osób ogląda transmisję na żywo i ktoś chce zadać pytanie, możemy poprosić załogę o prowadzenie wirtualnych zielonych pokoi, w których przeprowadzamy test z tym uczestnikiem przed wysłaniem ich na żywo do transmisji. Musimy również przygotować większość treści z wyprzedzeniem, ponieważ zmiany w ostatniej chwili w prezentacjach PowerPoint lub Keynote mogą powodować opóźnienia. Mimo to nie zawsze możemy uzyskać dostęp do treści wszystkich osób przed wydarzeniem.

Aby sprostać tym wyzwaniom, często zatrudniamy na miejscu dyrektora technicznego, który zajmuje się kamerą i pokazem, technika graficznego prowadzącego materiały do ​​prezentacji, inżyniera dźwięku, operatorów kamer, biegaczy i innych kluczowych pracowników. W rezultacie imprezy hybrydowe wymagają większych załóg. Z technicznego punktu widzenia dostępnych jest również wiele platform hybrydowych – a każdy klient ma swoje preferencje (Hopin, Zoom, Teams, All in the Loop). Nieustannie opracowujemy nowe rozwiązania i usługi, aby umożliwić naszym klientom realizację ich wizji hybrydowej za pomocą preferowanej platformy. Nadążanie za całą tą nową technologią może być kłopotliwe.

Jak zmieniłeś swój przepływ pracy, aby wspierać produkcję wydarzeń hybrydowych?
Zainwestowaliśmy dużo w nową technologię, w tym AJA Io 4K Plus. Jest to przenośne rozwiązanie I/O, które możemy zabrać ze sobą wszędzie i pozwala nam w ciągu kilku sekund wprowadzić dowolne źródła SDI do naszych laptopów. Ta prędkość ma kluczowe znaczenie, ponieważ miejsca często pobierają opłatę za nocleg – a czas to pieniądz. Na szczęście możemy szybko połączyć część wideo przepływu pracy, ponieważ Io 4K Plus łatwo łączy się z komputerem przez Thunderbolt. Ma również tak fajny zestaw funkcji, który daje nam elastyczność w radzeniu sobie z nieoczekiwanymi zakrzywionymi kulami klienta. AJA jest liderem na rynku wideo i tworzy niezawodne produkty wysokiej jakości. W zależności od projektu wykorzystujemy również NDI do pozyskiwania innych źródeł; używamy przede wszystkim vMix do przesyłania strumieniowego. Wiele z tych technologii można podłączyć do mobilnego hybrydowego wózka produkcyjnego, który zbudowaliśmy. Zawiera wszystkie mikrofony, monitory, technologię przesyłania strumieniowego, rejestratory i inny sprzęt, a także gniazdo dla Io 4K Plus. Nasz zespół może rozładować urządzenie z ciężarówki, wtoczyć na miejsce – i możemy być szybko gotowi do pracy.

Opowiedz nam o jednym ze swoich najnowszych projektów 
Niedawno zakończyliśmy produkcję na kursie mistrzowskim z chirurgii aorty. Chirurdzy przyjechali z Holandii, a my rejestrowaliśmy i transmitowaliśmy ich demonstracje do wirtualnych uczestników na całym świecie. Nie mieliśmy dużo czasu na ustawienie AV w obszarze operacyjnym, więc Io 4K Plus się przydał, ponieważ mogliśmy łatwo podpiąć się do naszego laptopa. Mieliśmy członka zespołu chodzącego z łatwym systemem kamer, górną kamerą i kamerą na głowie chirurga. Udało nam się uchwycić kilka świetnych ujęć.

Jakie trendy technologiczne monitorujesz?
Mimo że większość naszych projektów jest przesyłana strumieniowo w rozdzielczości 1080p, w miarę możliwości pozyskujemy materiał w 4K, zwłaszcza gdy częścią pakietu jest rolka z najciekawszymi momentami lub promocją. Daje nam to większą stabilizację i większą elastyczność w postach, dlatego przyglądamy się innowacjom w technologii 4K. Mówiąc ogólniej, przyglądamy się również technologiom, które mogą przyspieszyć wdrażanie na miejscu bez obniżania jakości produkcji. Wdrożenie tych przepływów pracy na żywo może zająć dość dużo czasu, jeśli weźmiesz pod uwagę wideo, dźwięk, projekcję, scenę, oświetlenie i inne potrzeby. Celem jest skrócenie czasu konfiguracji do zaledwie kilku godzin.