Os 6 principais KPIs de contas a pagar para medir

Aumente a eficácia da sua organização com a aplicação prática dos indicadores-chave de desempenho corretos! 

Peter Drucker disse uma vez: “Se você não medir, não poderá melhorá-lo.” 

Acompanhar o desempenho do departamento de Contas a Pagar da sua empresa exige muito mais esforço do que apenas acompanhar a quantidade de faturas que estão vencidas! 

Uma abordagem estratégica para lidar com sua equipe de AP pode expor seu negócio a um turbilhão de oportunidades lucrativas, ao mesmo tempo que evita problemas como – fluxo de caixa deficiente dentro da empresa, relacionamentos controversos com os fornecedores e zero fontes de receitas adicionais; hoje vamos mostrar como o emprego de determinados KPIs pode ajudar sua equipe de AP a aumentar sua eficiência.

O que são KPIs? 

KPI é um acrônimo para o termo – indicador chave de desempenho. Como o nome sugere, os KPIs são um indicador quantificável do desempenho de qualquer objetivo específico durante um período de tempo. 

Proprietários de empresas e profissionais treinados muitas vezes ficam confusos entre os termos – Indicador Chave de Desempenho e Métricas. Veja como os dois diferem: 

Os principais indicadores de desempenho têm um impacto positivo nos resultados gerais do seu negócio. Eles desempenham um papel fundamental no apoio à sua estratégia geral de negócios e identificam o que é importante para ajudar o negócio a crescer no longo prazo. Por exemplo: Tempo médio necessário para aprovar uma fatura e Dias a pagar pendentes. 

As métricas, por outro lado, são uma ferramenta para medir as atividades diárias do seu negócio que ajudam a apoiar os principais indicadores de desempenho. Eles não são uma medida crítica por si só, mas ainda podem ter um impacto menor em seus negócios. Um exemplo de métricas pode ser – Porcentagem de faturas diretas e ROI na automação de faturas. 

Existem muitos tipos de indicadores-chave de desempenho que podem ser frutíferos para o seu negócio. Embora algumas empresas gostem de acompanhar seu progresso mensurável mensalmente, outras gostam de ter uma visão mais de longo prazo. Aqui estão alguns dos tipos comuns de KPIs que você deve conhecer: 

Operacional: Esses KPIs ajudam a medir o desempenho do seu negócio em um período de tempo mais curto, concentrando-se principalmente no processo de negócios. Exemplo: Taxa de erro do relatório financeiro, Relatórios produzidos por funcionário. 

Liderança e atraso: Os indicadores antecedentes ajudam a acompanhar o crescimento do seu negócio e os resultados futuros do negócio. Já os KPIs atrasados ​​ajudam a rastrear suas decisões de negócios anteriores. Uma combinação de ambos pode dar origem a uma excelente estratégia de negócios. Exemplo: receita média por usuário. 

Funcional: Alguns dos principais indicadores de desempenho podem estar associados a funções específicas como contabilidade, finanças, etc. Exemplo: Custos contabilísticos, Rotatividade de contas a pagar. 

Estratégico: Isso ajuda a monitorar suas metas de negócios no longo prazo. Exemplo: participação de mercado e retorno do investimento.

Por que os KPIs são importantes para equipes de AP de contas a pagar?

Os principais indicadores de desempenho podem ser uma métrica crucial para medir se o progresso da sua equipe de Contas a Pagar está alinhado com as metas gerais de negócios da sua empresa. Algumas das razões críticas pelas quais os KPIs estão sendo cada vez mais usados ​​pelas equipes de AP em todas as empresas são: 

1. Reduza os fatores de risco: Os KPIs podem desempenhar um papel crucial na indicação da saúde da sua organização. No longo prazo, eles podem ajudar a reduzir os fatores de risco financeiro e tornar seu negócio lucrativo. 
2. Alinhe suas equipes: Certifique-se de que você e suas equipes de AP estejam sempre no caminho certo para o fechamento contábil no final do mês e que você, como gerente, possa avaliar se precisa adicionar recursos – pessoas ou software para aumentar o desempenho. 
3. Rastrear progresso: Os KPIs garantem que cada funcionário da equipe de AP se sinta responsável por seu progresso. Isso também ajuda os gerentes de equipe a movimentar as coisas de maneira mais sistemática. 
4. Ajuste suas estratégias: Com um registro claro do que funciona e do que não funciona para o negócio, você pode orientar suas estratégias de negócios na direção certa e trabalhar de acordo.

Quais são os pontos problemáticos que os KPIs podem resolver para a equipe de AP?

Se você é gerente de contas a pagar, sabe como pode ser difícil gerenciar relacionamentos com fornecedores, acompanhar faturas e gerenciar liquidez. A maioria das empresas vê uma equipe de AP como uma fonte de receita por excelência. 

O departamento de Contas a Pagar é um componente crítico de todos os domínios de negócios. Mesmo o menor erro nas funções de negócios gerenciadas pelo departamento pode custar à empresa um grande revés. 

Os principais indicadores de desempenho podem fornecer insights mais profundos sobre as operações de negócios e, assim, ajudar a chegar a soluções abrangentes para os problemas. 

Por exemplo, um KPI alto como “Prazo médio para pagamento” pode indicar que há um atraso nos pagamentos a serem feitos aos fornecedores comerciais porque não há fluxo de caixa suficiente na empresa. Portanto, isso funcionaria como um indicador de que há um problema de geração de receita no negócio. 

Outro exemplo que ajudaria você a entender a importância dos KPIs para as equipes de AP é a quantidade de faturas processadas pela empresa. Se a sua empresa tem um número de faturas maior em comparação com os seus concorrentes, isso significa que você está trabalhando com muitos fornecedores. Portanto, você está perdendo descontos incríveis na consolidação de negócios. 

Da mesma forma, muitos indicadores de pagamento podem indicar que sua empresa está envolvida em práticas maliciosas de AP. Por exemplo, se quiser acompanhar quanto custa para sua equipe processar uma única fatura, você pode acompanhar – Custo por fatura. 

Você sabia que uma equipe de contas a pagar leva quase 25 dias para processar faturas em papel? Agora se você não quer cair nessa faixa de rastreamento, então você pode acompanhar o lead time!

Quais são os KPIs importantes a serem monitorados? 

Alcance metas de negócios internas e compare com seus concorrentes de negócios usando indicadores-chave de desempenho! 

1. Custo de contas a pagar por fatura 

Se você está convencido de avaliar o progresso de sua equipe de AP com KPIs, então o primeiro KPI que passaria pela sua cabeça seria – Custo de contas a pagar por fatura. 

Agora, este é um indicador-chave de desempenho que pode variar entre empresas e setores. Portanto, vale cada segundo do seu tempo para medi-lo. Como você provavelmente pode perceber pelo nome, Custo por fatura é usado para calcular quanto custa ao departamento de AP processar uma única fatura. 

É medido dividindo a despesa total suportada pelo departamento pelo número de faturas processadas num determinado período de tempo. Para obter um valor de KPI mais preciso, é importante considerar os custos diretos e indiretos durante seus cálculos. 

Custos a serem incluídos durante os cálculos: custos de infraestrutura de TI e suporte de software, custo de todos os funcionários envolvidos no departamento de contas a pagar, tempo do aprovador e quaisquer custos adicionais suportados na forma de taxas de atraso no pagamento, etc. 

Um alto custo por fatura pode ser resultado de ineficiências dentro do próprio departamento de Contas a Pagar (em grande parte devido a tarefas manuais), desentendimentos frequentes com o fornecedor em relação às faturas ou treinamento abaixo da média. 

Fórmula = Despesas totais do departamento AP/Nº. de faturas processadas 

As despesas totais devem incluir todos os custos de pessoal e infraestrutura que você provavelmente possa imaginar, juntamente com as outras despesas gerais. O não. das faturas deve incluir todas as faturas programadas, processadas e pagas durante o período estipulado. 

Referência industrial: O processamento manual de uma única fatura custará um média de $ 12- $ 30. Para algumas organizações, pode subir até US$ 40. 

2. Tempo médio de pagamento 

Se você estiver medindo o custo por fatura, reserve algum tempo para medir também o tempo médio de pagamento de sua equipe de AP! 

Para medir esse KPI, você precisa primeiro calcular o tempo total gasto pela equipe de contas a pagar no processamento de faturas. O relógio para cálculo dessa métrica começa a contar assim que o departamento recebe uma fatura até o momento em que o fornecedor designado recebe o pagamento. 

Quanto mais tempo a equipe de contas a pagar leva para processar uma fatura, maior será o KPI de custo por fatura. 

Em termos gerais, quanto mais rápido sua equipe de AP trabalhar no tratamento das faturas anteriores, menos atrasos eles terão quando novas faturas chegarem. O Prazo Médio de Pagamento alvo pode diferir entre empresas, principalmente dependendo das suas políticas no que diz respeito à retenção de numerário. O que é crucial aqui é entender que essa métrica dá uma ideia do fluxo de caixa da sua empresa. 

Fórmula = Tempo total gasto no processamento de faturas/Nº de faturas processadas 

Referência industrial: é uma métrica variável e pode ter uma média entre 3.7 e 12.2 dias. 

3. Tempo médio por fatura

Como você sabe, sua empresa pode começar a perder dinheiro em vez de ganhá-lo se você processar suas faturas lentamente. Algumas das principais razões por trás de um alto tempo médio por fatura processada podem ser: 

Fluxos de trabalho excessivamente exaustivos: Um fluxo de trabalho excessivamente complicado não é um incômodo apenas para a equipe de AP, mas para todos os departamentos que trabalham de forma geral. 

Verificação de fatura atrasada: Mesmo que as faturas cheguem às mesas de negócios certas, na hora certa, a maioria delas permanece sem aprovação na mesa por dias a fio. 

Codificação demorada: O tempo de atraso no processamento de faturas aumenta devido ao uso de software legado ou à verificação dupla de cada referência na fatura. 

O Tempo Médio por Fatura Processada também depende do tamanho do negócio e do seu domínio industrial. Como você já deve ter adivinhado, se o tempo médio de processamento de uma única fatura for alto, sua equipe ficará presa em um ciclo vicioso de tempo médio de pagamento e custo por fatura elevados. 

Fórmula = Tempo gasto em digitação + redigitação + revisões de materiais + identificação de pontos de verificação de rota + aprovações + envio + reconciliação + atualizações de comunicação. 

Referência da indústria: Uma pequena e média empresa pode levar cerca de 25 dias para processar manualmente uma única fatura. 

4. Número de faturas processadas por dia por equipe de AP 

Outro KPI crítico para medir o desempenho de você e de sua equipe de AP é o número de faturas processadas por dia, por funcionário. Isso o ajudará a compreender os pontos fortes de sua equipe de AP e também as áreas cinzentas que eles precisam melhorar. 

O tempo que um funcionário da equipe de AP leva para processar uma fatura também afeta significativamente outros departamentos comerciais. Até e a menos que uma fatura seja arquivada no sistema ERP pelo funcionário, nenhum outro departamento poderá avaliar sua evolução. 

Outros problemas importantes que podem resultar deste atraso são: descontos de fornecedores perdidos, má gestão do fluxo de caixa, relações comerciais-fornecedores interrompidas, etc. 

Aqui, você também precisará considerar a tarefa de processamento realizada por cada membro da equipe de AP. 

Referência da indústria: Um funcionário médio da equipe de AP processa aproximadamente 5 faturas por hora. Isso perfaz 42 faturas por dia! 

5. Taxa de exceção de fatura 

Discrepâncias nos dados da fatura e nos pedidos de compra ou gargalos no processo de aprovação da fatura podem levar a exceções. Um exemplo típico de exceção de fatura é quando há erros de roteamento no processamento da fatura ou há uma aprovação pendente. Isso pode atrasar o processo de pagamento da fatura e até dar origem a práticas maliciosas de AP, como pagamentos duplicados. 

Fórmula = Taxa de exceção de faturas/ Nº de faturas processadas * 100 

Referência da indústria: A média industrial da taxa de isenção de faturas gira em torno de 24.6%. 

6. % de faturas processadas dentro das condições de pagamento (otimização do fluxo de caixa) 

Esta métrica calcula o número de faturas de fornecedores que a empresa pagou em dia. Ele rastreia o número de faturas pagas na data listada dentro dos prazos da fatura ou antes disso. Um valor baixo para esta métrica pode indicar um processamento manual de faturas propenso a erros, diretrizes pouco claras relacionadas às faturas do fornecedor e treinamento insuficiente da equipe de AP. 

Para ajudá-lo a controlar facilmente os KPIs mencionados acima, elaboramos uma lista de diretrizes. Veja como você pode acompanhar os principais indicadores de desempenho de sua equipe de AP: 

Defina suas metas de negócios de curto e longo prazo para monitorar se a receita da sua empresa está crescendo ou estagnada. 

Para obter insights poderosos sobre o monitoramento de KPI, você precisa ter acesso completo aos dados históricos e em tempo real. 

Escolha as visualizações corretas para cada métrica designada. Você pode usar vários tipos de tabelas, gráficos e painéis para visualizar seus dados de negócios. Investir nas inovações certas para monitorar KPIs ajudará você a tomar decisões de negócios lucrativas. 

Escolha KPIs coesos para complementar as visualizações e definir os benchmarks certos. Com os benchmarks de KPI escolhidos, permita que as partes interessadas testem os indicadores.

Como você rastreia os KPIs? 

Para ajudá-lo a controlar facilmente os KPIs mencionados acima, elaboramos uma lista de diretrizes. Veja como você pode acompanhar os principais indicadores de desempenho de sua equipe de AP: 

Defina suas metas de negócios de curto e longo prazo para monitorar se a receita da sua empresa está crescendo ou estagnada. 

Para obter insights poderosos sobre o monitoramento de KPI, você precisa ter acesso completo aos dados históricos e em tempo real. 

Escolha as visualizações corretas para cada métrica designada. Você pode usar vários tipos de tabelas, gráficos e painéis para visualizar seus dados de negócios. Investir nas inovações certas para monitorar KPIs ajudará você a tomar decisões de negócios lucrativas. 

Escolha KPIs coesos para complementar as visualizações e definir os benchmarks certos. Com os benchmarks de KPI escolhidos, permita que as partes interessadas testem os indicadores.

Como a automação melhora o KPI? 

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A contabilidade é uma tarefa difícil para diversas empresas. Mesmo depois de rodadas e rodadas de processamento manual de dados, de alguma forma você sempre fica com mais dados da empresa para classificar! É por isso que as empresas estão caminhando para a era da automação. 

Com o advento da tecnologia, hoje é possível economizar dinheiro e ao mesmo tempo melhorar a eficiência dos negócios. Ele pode não apenas liberá-lo de algumas tarefas administrativas da empresa, mas também fornecer dados comerciais importantes em um formato mais estruturado. 

Aqui estão seis razões convincentes pelas quais você deve acompanhar essa tendência! 

Economize seu tempo: Se você é um gerente de AP, está familiarizado com o quão dolorosamente lento o processamento manual pode afetar seus KPIs de AP. Automatizar seu processo de Contas a Pagar ajuda a realizar tarefas rotineiras, como inserir dados e verificar formulários de compra, com maior precisão e em menor tempo. 

Processamento de faturas sem erros: Nós, humanos, somos propensos a erros, enquanto a IA não. Os processos automatizados de AP levam à repetição infinita de tarefas de AP sem erros. 

Acesso a documentos digitalizados: Outra vantagem importante de usar um processo de AP automatizado é que você não precisa se preocupar em preencher papéis importantes. Por meio da automação, você pode criar documentos digitalizados imediatamente desde o início e dar adeus ao trabalho de acompanhar, digitalizar e enviar pedidos de compra por e-mail.

Data de validade: Os sistemas de rastreamento de KPI oferecem a capacidade de fazer as alterações necessárias nos negócios por meio do monitoramento de gráficos e outras estatísticas. Você também pode traçar o andamento do seu negócio por meio da validação de dados. 

Produtividade Aprimorada: Uma das maiores vantagens de automatizar seu processo de AP é que você pode evitar tarefas manuais tediosas e se concentrar em tarefas de negócios mais importantes. 

Acessibilidade aprimorada: Através da digitalização, você pode levar seus processos de AP para a nuvem e não se preocupar mais em arquivar a papelada nos armários certos!

A automação é fácil com softwares como Flow Nanonets, que podem lidar com o processo de contas a pagar de ponta a ponta e ajudá-lo a aumentar sua eficiência em 10 vezes. Você pode automatizar suas faturas, aprovação e processo de pagamento. Sincronize dados em tempo real com seu ERP, como Quickbooks, para reconciliação, monitoramento e execução de análises em seu processo de AP.

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Conclusão: Transferência Bancária com Paypal

Aprenda como atingir suas metas de contas a pagar de maneira mais estratégica

A importância da automação para digitalizar os processos de AP de sua equipe de AP não pode ser prejudicada. 

Experimente o poder da automação melhorando a eficiência da sua equipe por meio do gerenciamento de tarefas manuais tediosas e da digitalização de documentos importantes! 

Nanonets podem ajudá-lo a gerenciar sua equipe de Contas a Pagar com eficiência, para que você possa dedicar seu tempo liderando seus negócios desde o início! Através dos poderes do aprendizado profundo, você pode capturar facilmente quaisquer dados industriais de qualquer documento que desejar! 

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• Fonte: https://nanonets.com/blog/top-6-ap-kpis/