Como categorizar despesas comerciais?

Os empreendedores inteligentes sabem que o diabo está nos detalhes – especialmente quando se trata de clareza financeira. No centro dessa clareza está a etapa estratégica de categorizar as despesas comerciais. Isso significa classificar meticulosamente cada dólar gasto em grupos claramente definidos, permitindo uma visão panorâmica de onde os fundos fluem. Neste blog, vamos nos aprofundar no porquê e como categorizar suas despesas comerciais.

Por que categorizar despesas comerciais?

Quando se trata de gerenciar as finanças da sua empresa, uma das etapas fundamentais que você pode realizar é categorizar suas despesas. Isso envolve o desenvolvimento de uma lista abrangente de categorias populares de despesas comerciais, garantindo que cada transação realizada por sua empresa seja claramente atribuída ao seu devido lugar. Por que isso é importante, você pode perguntar? A resposta está na infinidade de benefícios que esta prática oferece.

Em primeiro lugar, categorizar as suas despesas é crucial para manter a coerência organizacional dentro da sua empresa. Ele simplifica o processo de rastreamento de saídas financeiras, tornando mais fácil ver para onde seu dinheiro está indo. Esta clareza é inestimável não apenas para a gestão quotidiana, mas também para fins orçamentais estratégicos. Ao ter uma visão clara dos seus padrões de gastos, você pode tomar decisões informadas sobre onde alocar recursos para um crescimento ideal.

Além disso, compreender quais despesas se enquadram em quais categorias é essencial na hora de tributar. Certas despesas são dedutíveis de impostos, o que significa que podem ser subtraídas do seu rendimento tributável total, reduzindo efetivamente o valor do imposto devido. É aqui que a magia da categorização realmente brilha. Ao atribuir diligentemente cada despesa à categoria correta, você pode maximizar suas deduções, reduzindo assim seu lucro tributável. O resultado? Mais fluxo de caixa que pode ser reinvestido em seu negócio, promovendo maior desenvolvimento e expansão.

Então, a questão agora é: como categorizar as despesas de uma maneira que não apenas mantenha seus registros financeiros organizados, mas também otimize suas deduções fiscais? Nas seções a seguir, nos aprofundaremos em algumas categorias comuns de despesas comerciais que você deve acompanhar em seu software de contabilidade. Também exploraremos como a categorização de despesas pode ser automatizada usando tecnologia.

Como categorizar despesas?

Vamos mergulhar nas nuances da categorização das despesas comerciais.

1. Crie categorias

O primeiro passo para dominar o cenário financeiro da sua empresa é estabelecer categorias claras e abrangentes para suas despesas. Esta tarefa fundamental é mais do que apenas um exercício de organização; é um movimento estratégico para obter insights práticos sobre suas operações financeiras. Aqui estão as categorias essenciais que toda pequena empresa deve considerar:

• Despesas operacionais: São as despesas do dia a dia necessárias para o funcionamento do seu negócio. Eles incluem aluguel ou hipoteca do seu espaço comercial, contas de serviços públicos, material de escritório e os custos associados à manutenção das instalações comerciais.
• Custos pessoais: Salários, vencimentos, benefícios e impostos sobre a folha de pagamento se enquadram nesta categoria. É crucial ficar atento a essas despesas, pois elas geralmente representam uma parte significativa de suas despesas totais.
• Tecnologia e software: Na era digital de hoje, investir em tecnologia e software é indispensável. Esta categoria cobre despesas relacionadas a assinaturas de software, compras de hardware, manutenção e serviços de suporte de TI.
• Marketing e Publicidade: quaisquer custos associados à promoção do seu negócio, como publicidade, materiais de marketing e campanhas de marketing digital, estão incluídos aqui. O marketing eficaz é vital para o crescimento, por isso é essencial acompanhar de perto essas despesas.
• Viagens e Entretenimento: Para muitas empresas, são necessárias reuniões com clientes, participação em eventos do setor e outras atividades relacionadas a viagens. Esta categoria captura todos os custos relacionados a viagens de negócios e entretenimento de clientes.
• Honorários profissionais: A terceirização de serviços profissionais, como assessoria jurídica, contabilidade e consultoria, pode ser crucial para o sucesso do negócio. Acompanhe essas despesas para garantir que você está obtendo um bom retorno do seu investimento.
• Seguros: A cobertura de seguro adequada não é negociável para proteger o seu negócio. Esta categoria inclui prêmios de seguro de responsabilidade civil, seguro de propriedade e quaisquer outras apólices de seguro empresarial.
• Impostos e Licenças: Os impostos, sejam eles impostos sobre a renda, vendas ou propriedade, e quaisquer taxas relacionadas a licenças ou autorizações comerciais, devem ser meticulosamente registrados nesta categoria.
• Pesquisa e Desenvolvimento (P&D): Para empresas focadas na inovação, as despesas relacionadas com investigação e desenvolvimento de produtos são críticas para o crescimento e a competitividade futuros.

2. Subcategorias

O detalhamento em subcategorias permite um rastreamento e análise mais precisos das despesas, fornecendo insights mais profundos sobre para onde seu dinheiro está indo e identificando áreas potenciais para economia de custos. Vamos refinar as categorias mencionadas acima:

• Despesas operacionais
  • Utilidades (eletricidade, água, internet)
  • Aluguel ou hipoteca
  • Manutenção e reparos
  • Material e equipamento de escritório
• Custos pessoais
  • Salários e remunerações
  • Benefícios (seguro saúde, planos de aposentadoria)
  • Impostos sobre os salários
• Tecnologia e software
  • Assinaturas de software
  • Compras de hardware
  • Serviços de suporte de TI
• Marketing e Publicidade
  • Digital Marketing
  • Publicidade impressa
  • Materiais Promocionais
• Viagens e Entretenimento
  • Transporte (voos, aluguel de carros)
  • Alojamento
  • Refeições e entretenimento
• Honorários profissionais
  • Serviços legais
  • Serviços de Contabilidade
  • Taxas de Consultoria
• Seguros
  • Seguro de responsabilidade Civil
  • Seguro de propriedade
  • Compensação dos trabalhadores
• Impostos e Licenças
  • Imposto de renda
  • Impostos sobre vendas
  • Licenças e permissões
• Pesquisa e Desenvolvimento (P&D)
  • Desenvolvimento de Produto
  • Pesquisa de mercado
  • Taxas de patentes e marcas registradas

3. Acompanhe despesas

A base de uma gestão financeira sólida é o acompanhamento meticuloso de cada centavo que entra e sai do seu negócio. No mundo digital de hoje, aproveitar a tecnologia para automatizar esse processo não é apenas uma conveniência; é uma necessidade para se manter competitivo e informado. Veja como fazer isso de forma eficaz:

• Use software de contabilidade: Implemente uma solução de software de contabilidade confiável que atenda às necessidades do seu negócio. Plataformas como Nanonets, QuickBooks, Xero ou FreshBooks podem automatizar o rastreamento de despesas, faturamento e folha de pagamento, reduzindo significativamente o potencial de erro humano e economizando tempo.
• Recibos e faturas digitais: Incentive a manutenção de registros digitais armazenando digitalizações ou fotos de recibos e faturas. Essa prática não apenas apoia o meio ambiente, mas também simplifica os processos de recuperação e auditoria.
• Integre contas bancárias e cartões de crédito: muitas soluções de software de contabilidade oferecem a capacidade de vincular diretamente suas contas bancárias comerciais e cartões de crédito, permitindo o rastreamento de despesas em tempo real e uma reconciliação perfeita.
• Categorize as transações imediatamente: Crie o hábito de categorizar cada despesa conforme ela ocorre. Atrasar esta tarefa pode levar a imprecisões e despesas negligenciadas.

4. Revisão Regular

A natureza dinâmica dos negócios exige revisões regulares de suas atividades financeiras. Esta prática ajuda a identificar tendências, gerenciar o fluxo de caixa e tomar decisões informadas:

• Revisões Mensais: Dedique tempo todos os meses para revisar suas despesas categorizadas. Procure tendências, como aumentos inesperados em determinadas categorias, e investigue quaisquer anomalias.
• Reuniões Financeiras Trimestrais: além das análises individuais, interaja trimestralmente com sua equipe ou consultor financeiro para discutir a saúde financeira do negócio. Essas reuniões são cruciais para o planejamento estratégico e ajustes.
• O benchmarking: compare seus índices de despesas com os padrões do setor ou negócios semelhantes. Esta avaliação comparativa pode destacar áreas de eficiência ou preocupação, orientando futuras estratégias financeiras.

5. Ajuste as categorias conforme necessário

A flexibilidade na sua abordagem de gestão financeira permite que a sua empresa se adapte às mudanças e desafios inesperados:

• Necessidades de negócios em evolução: à medida que sua empresa cresce ou muda de direção, seu sistema de categorização financeira pode precisar se adaptar. Esteja aberto para adicionar novas categorias ou consolidar as existentes para refletir melhor suas operações atuais.
• Ajustes sazonais: para empresas com variações sazonais, o ajuste de categorias ou orçamentos para refletir essas mudanças pode fornecer projeções e planejamento financeiro mais precisos.
• Tecnologia e mudanças de mercado: fique por dentro dos avanços tecnológicos e tendências de mercado que podem impactar suas categorias de despesas. Por exemplo, uma mudança para o trabalho remoto pode reduzir a necessidade de espaço de escritório, mas aumentar as despesas com tecnologia e software.

7. Considere as implicações fiscais

Compreender e planejar as implicações fiscais das despesas comerciais é crucial. Nem todas as despesas são tratadas igualmente pelas leis fiscais, e a categorização adequada pode levar a economias fiscais significativas:

• Mantenha-se informado sobre as leis fiscais: as regulamentações fiscais mudam frequentemente e manter-se informado pode ajudá-lo a maximizar deduções e créditos. Considere consultar um profissional tributário para garantir o cumprimento e a otimização dos benefícios fiscais.
• Distinguir entre despesas comerciais e pessoais: mantenha as finanças comerciais e pessoais separadas para simplificar a preparação de impostos e apoiar reivindicações de despesas comerciais.
• Documentar tudo: Mantenha registros meticulosos de todas as despesas, incluindo recibos e faturas. A documentação é crucial para fundamentar as deduções e pode ser inestimável no caso de uma auditoria.
• Plano de deduções: Seja proativo na compreensão de quais despesas são totalmente dedutíveis, parcialmente dedutíveis ou não dedutíveis. Este conhecimento pode influenciar as decisões de gastos e estratégias fiscais ao longo do ano.

8. Ser consistente

A consistência e a precisão na forma como as despesas são categorizadas e gerenciadas são fundamentais para manter registros financeiros confiáveis:

• Estabeleça Diretrizes Claras: Desenvolva um conjunto de regras para categorizar despesas e garanta que sejam seguidas de forma consistente. Essa padronização reduz confusões e erros, tornando a análise financeira mais direta.
• Atualize regularmente os registros financeiros: Crie uma rotina para atualizar e revisar seus registros financeiros regularmente. Atualizações consistentes evitam atrasos e facilitam a identificação de tendências e a solução imediata de problemas.
• Treine sua equipe: Se outros membros da equipe estiverem envolvidos na gestão financeira, certifique-se de que sejam treinados e compreendam a importância da consistência no rastreamento e categorização de despesas.
• Revise e refine processos: À medida que o seu negócio evolui, o mesmo deve acontecer com as suas práticas de gestão financeira. Revise regularmente seus processos quanto à eficiência e precisão e esteja aberto para fazer ajustes para melhorá-los.

Categorias de despesas com benefícios fiscais

Compreender como categorizar despesas e ativos em seu negócio de acordo com as diretrizes do IRS é uma abordagem estratégica para a gestão financeira que pode afetar significativamente seus resultados financeiros. A categorização adequada não apenas prepara você para uma época fiscal mais tranquila, mas também permite o planejamento estratégico para a gestão do fluxo de caixa. Para as pequenas empresas, em particular, onde a margem de erro é pequena e a taxa de sobrevivência é uma moeda ao ar além dos cinco anos, é fundamental dominar a arte de monitorizar despesas e aproveitar benefícios fiscais.

Uma despesa comercial abrange qualquer custo incorrido na busca pela geração de receita. O IRS estipula que para se qualificar para deduções fiscais, as despesas devem ser “comuns e necessárias”. Esta definição ampla inclui tudo, desde os salários que você paga aos seus funcionários até o aluguel do seu escritório.

Vamos explorar brevemente as oportunidades de deduções fiscais agora. Incorpore-os à sua estrutura de gerenciamento de despesas para maximizar sua eficiência tributária.

Despesas de Marketing e Publicidade: As despesas incorridas com marketing e publicidade do seu negócio, incluindo custos com cartões de visita, desenvolvimento de sites e publicidade em mídia digital ou tradicional, geralmente são dedutíveis de impostos. Esta categoria é ampla, abrangendo desde a criação de materiais publicitários até taxas de adesão para redes empresariais ou organizações comerciais, desde que tenham como objetivo promover o seu negócio.

Despesas com veículos e viagens: Para proprietários de empresas que utilizam veículos pessoais para fins comerciais, o IRS permite deduções de uma parte das despesas relacionadas com leasing, seguros, reparações, combustível e aluguer de garagem. Você tem a opção de usar a taxa de quilometragem padrão ou calcular as despesas reais com base na porcentagem de uso comercial do veículo. Além disso, despesas com viagens de negócios, incluindo transporte, hospedagem e alimentação (com algumas limitações), também são dedutíveis, ressaltando a necessidade de que estejam diretamente relacionadas ao negócio.

Prêmios de seguro: Os custos de seguro para proteger sua empresa, incluindo responsabilidade civil, propriedade, indenização trabalhista e prêmios de seguro saúde, geralmente são totalmente dedutíveis. Isso pode se estender a uma variedade de coberturas específicas relevantes para suas atividades comerciais e benefícios aos funcionários.

Remuneração e benefícios de funcionários: Salários, vencimentos, bônus e outras formas de remuneração de funcionários são despesas dedutíveis. Isso inclui impostos sobre a folha de pagamento e benefícios como seguro saúde, contribuições para planos de aposentadoria e assistência educacional, desde que sejam para o benefício de seus funcionários e atendam a determinados critérios.

Serviços Profissionais: As taxas pagas por serviços jurídicos, contábeis, de consultoria e de TI necessários e comuns para suas operações comerciais podem ser deduzidas. Isto apoia as empresas a aproveitarem conhecimentos externos sem arcar com todos os encargos financeiros.

Refeições de Negócios: Fazer networking ou discutir negócios durante uma refeição? Cinquenta por cento desses custos são dedutíveis. No entanto, se você fornecer refeições aos funcionários sob certas condições, como trabalhar até tarde ou festas no escritório, terá uma dedução de 100%.

Equipamento e Software: A compra ou aluguel de equipamentos comerciais, sejam máquinas, veículos ou móveis de escritório e software, pode oferecer deduções. O tratamento específico pode depender da natureza do ativo e do uso em seu negócio. O IRS permite a depreciação dos equipamentos ao longo da sua vida útil ou, em alguns casos, uma amortização imediata de 100% para itens abaixo de um determinado limite.

Despesas de serviços públicos e de escritório: Despesas comerciais regulares, como serviços públicos (eletricidade, água, internet) e aluguel ou juros de hipoteca de propriedades comerciais, são totalmente dedutíveis. Isso se estende a qualquer manutenção e reparos necessários para manter suas instalações comerciais operacionais.

Aluguel: O custo de locação do seu espaço comercial é dedutível. Se o seu negócio também exige aluguel de equipamentos, essas despesas entram na lista de deduções.

Contribuições de caridade: O envolvimento na filantropia pode gerar benefícios fiscais sob certas condições, acrescentando uma camada de responsabilidade fiscal aos seus esforços de responsabilidade social corporativa.

Despesas com cuidados de dependentes: Uma parte do que você paga por cuidados infantis ou dependentes pode ser dedutível, oferecendo alívio para proprietários de empresas que equilibram família e empresa.

Contribuições para aposentadoria: Investir no seu futuro e no dos seus funcionários através de planos de reforma não só garante o bem-estar a longo prazo, mas também oferece vantagens fiscais imediatas.

Dívida ruim: Uma realidade no mundo dos negócios, empréstimos a funcionários ou vendas a crédito a clientes que não são pagos podem, de fato, ser transformados em uma oportunidade de dedução. A advertência? Estas devem ser dívidas genuinamente relacionadas com negócios, uma estipulação que sublinha a importância da documentação e da devida diligência.

Custos iniciais e organizacionais: As despesas relacionadas com a abertura de uma empresa podem ser amortizadas e deduzidas ao longo de vários anos.

Taxas bancárias e juros: Os encargos relacionados a contas bancárias empresariais são dedutíveis. AAlém disso, dado que o custo do empréstimo, seja através de empréstimos ou de crédito, é inerentemente parte da actividade empresarial, o IRS permite a dedução de despesas com juros, incentivando as empresas a alavancar o crédito como uma ferramenta para o crescimento, sem penalizações indevidas.

Contrato de trabalho: Numa economia cada vez mais dependente de freelancers e prestadores de serviços, as despesas associadas a esta força de trabalho flexível são dedutíveis. Esta adaptabilidade no pessoal, reflectida em benefícios fiscais, sublinha a natureza evolutiva das operações empresariais modernas.

Educação e treinamento: Os custos para melhorar as competências dos funcionários e o desenvolvimento profissional são dedutíveis, desde que sejam relevantes para o seu negócio.

Home Office: Para quem opera seu império em casa, uma parte das despesas domésticas pode ser transformada em dedução empresarial, desde que o espaço seja utilizado exclusivamente para negócios.

Perdas de Acidentes: Desastres naturais e catástrofes imprevistas podem causar dificuldades financeiras significativas. No entanto, o IRS oferece uma tábua de salvação através de deduções para perdas incorridas, desde que estas não sejam compensadas por seguro. Esta categoria aborda o princípio mais amplo da gestão de riscos e as suas implicações fiscais.

Categorização automatizada de despesas com Nanonets

No atual cenário de negócios em rápida evolução, a automação tornou-se uma necessidade para se manter competitivo e eficiente. Isto é particularmente verdadeiro quando se trata da tarefa meticulosa de categorização de despesas – um processo que, embora crucial, pode ser demorado e sujeito a erros humanos. Digite Nanonets, uma plataforma de automação AP de ponta projetada para agilizar seu processo de gerenciamento de despesas, garantindo que seu negócio permaneça organizado, maximize seus benefícios fiscais, evite fraudes e forneça visibilidade criteriosa das despesas com esforço mínimo.

1. Captura automatizada de despesas:

Os recibos são capturados mais rapidamente do que uma bala, graças às maravilhas da tecnologia móvel e às integrações perfeitas para importar recibos da sua caixa de entrada de correio, aplicativos e bancos de dados.

2. Captura automatizada de dados:

Nanonets usa tecnologia avançada de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para extrair automaticamente dados de recibos, faturas e outros documentos financeiros. Esse recurso significa que, no momento em que um documento entra no seu sistema, a Nanonets começa a categorizar as despesas identificando informações importantes, como nomes de fornecedores, datas, valores e muito mais. Esta automação reduz a necessidade de entrada manual, reduzindo significativamente o tempo gasto e o risco de erros.

3. Categorização Inteligente:

Entendendo que cada empresa possui práticas financeiras únicas, a Nanonets oferece flexibilidade para personalizar regras e categorias de acordo com suas necessidades específicas. Quer você precise adicionar novas categorias de despesas, modificar as existentes ou configurar regras específicas para categorização automática, a Nanonets fornece as ferramentas para que isso aconteça. Essa personalização garante que seu processo de gerenciamento de despesas esteja alinhado às suas operações comerciais e estratégias de planejamento tributário.

Você também pode ligar Categorização Inteligente de Despesas, personalize categorias e subcategorias de despesas com base nas necessidades do seu negócio, e o Nanonets atribui automaticamente despesas às categorias e subcategorias apropriadas e detecta anomalias para análise posterior. Além do mais, esse recurso funciona imediatamente, sem exigir quaisquer dados de treinamento!

4. Aprovações fáceis: 

As verificações de conformidade orientadas pelo sistema são iniciadas primeiro, sinalizando apenas os valores discrepantes. Os gerentes conseguem se concentrar em questões reais, em vez de brincar de Whack-a-Mole com cada relatório. Você pode então adicionar humanos no circuito para garantir que as faturas sejam enviadas para aprovação à pessoa certa no momento certo. Além disso, você pode aplicar sua política de aprovação e verificações de validação personalizadas.

5. Integração com software de contabilidade e outros aplicativos:

Nanonets possui recursos de integração perfeita com softwares de contabilidade populares como QuickBooks, Xero e FreshBooks. Isso significa que, uma vez capturadas e categorizadas, as despesas podem ser importadas diretamente para o seu software de contabilidade, mantendo uma única fonte de verdade para seus dados financeiros.

6. Visibilidade em tempo real de gastos e orçamentos

Com Nanonets, você obtém acesso a relatórios em tempo real e insights analíticos sobre seus dados de despesas. Esse recurso permite monitorar padrões de gastos, identificar oportunidades de economia de custos e tomar decisões informadas com base em informações financeiras atualizadas. Além disso, ter visibilidade instantânea das despesas categorizadas pode facilitar um melhor orçamento, previsão e preparação de impostos.

7. Melhorar a conformidade e a prontidão para auditoria:

Auditorias contínuas e automatizadas facilitam a vida. As anomalias sobressaem como uma ferida no polegar e a aplicação das políticas é mais rigorosa do que um tambor.

Conclusão

Concluindo, dominar a arte da categorização de despesas não é apenas uma questão de higiene financeira; é um empreendimento estratégico que aumenta a eficiência operacional, a otimização tributária e a trajetória geral de crescimento do seu negócio. Através de uma categorização diligente e do aproveitamento de tecnologias de automação como Nanonets, as empresas podem alcançar um nível de clareza e eficiência financeira que antes era inatingível.

Ao adotar as práticas descritas neste blog, desde o estabelecimento de categorias de despesas abrangentes até a integração de ferramentas de gestão de despesas de ponta, os empreendedores podem obter informações valiosas sobre suas operações financeiras. Isto não só ajuda na tomada de decisões diárias, mas também posiciona o negócio para um crescimento sustentável e resiliência face às mudanças na dinâmica do mercado.

Pronto para revolucionar seu processo de gerenciamento de despesas e liberar todo o potencial de suas operações financeiras? Agende uma demonstração com Nanonets hoje mesmo! Descubra como nossa plataforma de automação AP pode agilizar sua categorização de despesas, aprimorar a otimização tributária e fornecer os insights necessários para impulsionar seus negócios.

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• Fonte: https://nanonets.com/blog/how-to-categorize-business-expenses/