45 de categorii de cheltuieli de afaceri pentru afaceri și startup-uri

Categoriile de cheltuieli ale afacerii sunt o clasificare sistematică a costurilor suportate în timpul funcționării unei afaceri, concepută pentru a organiza și urmări ieșirile financiare în scopuri precum pregătirea impozitelor, bugetarea și analiza financiară. Această clasificare ajută companiile să își gestioneze finanțele mai eficient, oferind informații despre modelele de cheltuieli și identificând potențialele deduceri fiscale.

Antreprenorii inteligenți și liderii de afaceri știu că diavolul este în detalii, în special când vine vorba de claritatea financiară. Această claritate financiară începe cu o abordare meticuloasă a clasificării cheltuielilor de afaceri. Procedând astfel, companiile nu numai că deschid calea pentru o sănătate financiară robustă, ci și se asigură că sunt poziționate strategic pentru a valorifica oportunitățile și a aborda provocările.

De ce să clasificăm cheltuielile de afaceri?

Procesul de clasificare a cheltuielilor de afaceri implică elaborarea unei liste cuprinzătoare de categorii de cheltuieli, iar apoi asigurarea faptului că fiecare tranzacție pe care o face compania dvs. este bine alocată la locul potrivit. De ce sunt toate acestea importante, vă puteți întreba?

1. Pregătire și deduceri fiscale:
   Clasificarea meticuloasă a cheltuielilor de afaceri ajută la eficientizarea procesului de pregătire a impozitelor, asigurându-se că nicio cheltuială deductibilă nu este trecută cu vederea. Această organizare atentă poate reduce semnificativ venitul impozabil, ducând la economii substanțiale. Simplifică procesul de identificare a cheltuielilor care sunt deductibile și cu cât, făcând timpul fiscal mai puțin descurajant și mai eficient.
2. Analytics și bugetare:
   O clasificare bine structurată a cheltuielilor oferă informații neprețuite asupra tiparelor de cheltuieli, ajutând companiile să identifice domeniile în care pot reduce costurile și pot aloca resursele mai eficient. Această viziune granulară a cheltuielilor le permite antreprenorilor să elaboreze bugete care sunt atât realiste, cât și strategice, sporind stabilitatea financiară și stimulând creșterea.
3. Gestionarea zilnică a fluxului de numerar:
   Înțelegerea unde și cum sunt cheltuite fondurile zilnic este crucială pentru menținerea unui flux de numerar sănătos. Categorizarea cheltuielilor permite companiilor să își urmărească angajamentele financiare și să ajusteze operațiunile după cum este necesar pentru a asigura lichiditatea. Gestionarea eficientă a fluxului de numerar este linia de salvare a oricărei afaceri, prevenind crizele de numerar și permițând un flux operațional fluid.

45 categorii de cheltuieli de afaceri pentru afaceri și startup-uri

Crearea unei liste exhaustive de categorii de cheltuieli de afaceri poate ajuta companiile și startup-urile să își urmărească mai bine finanțele, să bugeteze mai eficient și să profite de deducerile fiscale pentru a-și reduce venitul impozabil. Mai jos este o listă a 45 de categorii de cheltuieli de afaceri întâlnite frecvent de companiile din Statele Unite. Această clasificare este structurată pentru a optimiza pozițiile fiscale.

1. Publicitate și marketing: include reclame online, materiale tipărite și campanii de marketing. Aceste cheltuieli sunt în general complet deductibile.
2. Salarii și salarii: Compensarea angajaților, inclusiv salarii, salarii, bonusuri sau comisioane. Complet deductibil.
3. Munca Contractuală: Plăți către contractori independenți. Complet deductibil, dar companiile trebuie să emită Formularul 1099-NEC dacă plătesc mai mult de 600 USD într-un an.
4. Închiriere pe proprietate comercială: plăți de leasing pentru spații de birouri, vitrine și alte proprietăți comerciale. Complet deductibil.
5. Utilități: Servicii de energie electrică, apă, gaz, internet și telefonie pentru operațiuni comerciale. Complet deductibil.
6. Rechizite de birou și cheltuieli: costul articolelor de birou, cum ar fi pixuri, hârtie și cerneală de imprimantă. Complet deductibil.
7. Reparații și întreținere: Costurile pentru întreținerea proprietății și echipamentelor comerciale, fără a include îmbunătățirile majore. Complet deductibil.
8. Depreciere: Deducere pentru pierderea de valoare a activelor (de exemplu, vehicule, clădiri, echipamente) în timp. Calculat pe baza ghidurilor IRS.
9. Taxe profesionale: Taxe pentru servicii juridice, contabile și alte servicii profesionale. Complet deductibil.
10. Asigurări : prime de asigurare pentru afaceri, cum ar fi asigurarea de răspundere civilă, de malpraxis și de proprietate. Complet deductibil.
11. Taxe și licențe: Anumite taxe de stat, locale și federale; licențe și taxe de reglementare. Deductibil în general.
12. Interes: dobânda la împrumuturile comerciale, liniile de credit și creditele ipotecare pentru proprietăți comerciale. Complet deductibil.
13. Cheltuieli de calatorie: costuri pentru călătoria de afaceri, inclusiv cazare, transport și masă (sub rezerva limitărilor). Deductibil în conformitate cu regulile IRS.
14. Mese și divertisment: 50% deductibil pentru mesele de afaceri; costurile de divertisment nu mai sunt deductibile din Tax Cuts and Jobs Act (TCJA).
15. Educație și formare profesională: Costuri pentru ateliere, seminarii și materiale educaționale pentru dumneavoastră sau angajații dumneavoastră. Complet deductibil.
16. Software și abonamente: software pentru afaceri, servicii online și abonamente la publicații. Complet deductibil.
17. Taxe de membru: Taxe pentru asociațiile profesionale și organizațiile de afaceri. Deductibile, excluzând cele pentru cluburi organizate în scop de afaceri, agrement, recreere sau alte scopuri sociale.
18. Cheltuieli pentru biroul de acasă: Pentru cei care folosesc o parte din locuință în mod regulat și exclusiv pentru afaceri. Deductibilă în funcție de procentul de utilizare a locuinței pentru afaceri.
19. Cheltuieli cu vehiculul: Utilizarea comercială a unui vehicul, fie prin deducerea cheltuielilor reale, fie prin utilizarea ratei standard de kilometraj. Deductibil în conformitate cu regulile IRS.
20. Telecomunicaţii: Costuri pentru telefoane mobile și servicii de internet legate de afaceri. Complet deductibil.
21. Poștă și transport: costuri pentru corespondență, servicii de curierat și expediere pentru operațiunile de afaceri. Complet deductibil.
22. Taxe bancare: comisioane legate de conturile bancare de afaceri și cardurile de credit. Complet deductibil.
23. Beneficiile angajaților: asigurări de sănătate, contribuții la planul de pensionare și alte costuri pentru beneficiile angajaților. Deductibil în general.
24. Costuri legale și de reglementare: taxe pentru brevete, mărci comerciale și conformitate cu reglementările. Complet deductibil.
25. Cercetare și dezvoltare: Costurile asociate cu dezvoltarea de noi produse sau servicii. Potențial eligibil pentru credite fiscale pentru cercetare și dezvoltare.
26. Datorii neperformante: sume care vi se datorează pe care nu le puteți colecta. Deductibil în anumite condiții.
27. Contributii caritabile: Donații făcute către organizații caritabile calificate. Deductibil în limite bazate pe structura afacerii.
28. Cheltuieli de mișcare: Costurile de mutare a echipamentelor comerciale, a stocurilor și a consumabilelor. Deductibil dacă este legat de o schimbare a locației afacerii.
29. Dobânzi la impozitele plătite cu întârziere: Dobânda plătită pentru plata cu întârziere a impozitului. Deductibil.
30. Inventar pentru revânzare: Costul mărfurilor sau al materiilor prime, inclusiv transportul. Deductibil la momentul vânzării stocului.
31. Impozite imobiliare: Impozite pe proprietatea afacerii. Complet deductibil.
32. Impozite pe bunurile personale: Taxe pe proprietatea utilizată în afaceri, cum ar fi vehiculele și echipamentele. Complet deductibil.
33. Pierderi în caz de accident și furt: Pierderi din furt, vandalism, incendiu, furtună sau evenimente similare. Deductibil în anul în care s-a produs pierderea.
34. Prime de asigurări de sănătate: Pentru persoanele care desfășoară activități independente, potențial deductibile din venitul lor.
35. Planurile de pensionare: Contribuții la planurile de pensionare ale angajaților. Deductibil în limite.
36. Cadouri: Cadourile de afaceri sunt deductibile până la 25 USD de persoană pe an.
37. Venituri din străinătate: Cheltuieli legate de obținerea de venituri într-o țară străină. Sub rezerva deducerilor și excluderilor specifice.
38. Cheltuieli de mediu: Costuri pentru controlul poluării, remedierea mediului. Anumite cheltuieli se pot califica pentru anumite credite sau deduceri.
39. Îmbunătățiri ale eficienței energetice: Costuri pentru anumite îmbunătățiri eficiente energetic ale proprietăților comerciale. Se poate califica pentru deduceri sau credite.
40. Credit fiscal pentru oportunitate de muncă: Angajarea persoanelor din anumite grupuri care se confruntă cu bariere semnificative în calea angajării. Credit bazat pe un procent din salariul plătit.
41. Credit pentru persoane cu dizabilități: să vă faceți afacerea mai accesibilă persoanelor cu dizabilități. Un credit este disponibil pentru întreprinderile mici.
42. Costuri de inceput: Cheltuieli pentru începerea sau cumpărarea unei afaceri. Puteți alege să deduceți până la 5,000 USD în primul an și să amortizați restul.
43. Costuri organizatorice: Costuri pentru crearea legală a unei corporații sau parteneriate. Reguli de deducere similare cu costurile de pornire.
44. Taxe de procesare a cardului de credit: Taxe plătite pentru acceptarea plăților cu cardul de credit. Complet deductibil.
45. Echipament de siguranta: Costuri pentru echipamentul de siguranță necesar pentru funcționarea afacerii. Complet deductibil.

Cum să clasificați cheltuielile în afacerea dvs.?

Să ne aprofundăm în nuanțele clasificării cheltuielilor de afaceri.

1. Creați categorii

Primul pas în stăpânirea peisajului financiar al afacerii tale este să stabilești categorii clare și cuprinzătoare pentru cheltuielile tale.

Iată care sunt categoriile esențiale pe care orice afacere mică ar trebui să le ia în considerare:

• Costuri de operare
• Costurile de personal
• Tehnologie și software
• Marketing și publicitate
• Călătorii și divertisment
• Taxe profesionale
• Asigurări
• Taxe și licențe
• Cercetare și dezvoltare (R&D)

2. Subcategorii

Explorarea în subcategorii permite o urmărire și o analiză mai precisă a cheltuielilor, oferind informații mai profunde despre unde se îndreaptă banii dvs. și identificând domenii potențiale pentru economii de costuri. Ca exemplu de exercițiu, să rafinăm categoriile menționate mai sus:

• Costuri de operare
  • Utilitati (electricitate, apa, internet)
  • Chirie sau Ipoteca
  • Întreținere și reparații
  • Rechizite și echipamente de birou
• Costurile de personal
  • Salarii și salarii
  • Beneficii (asigurare de sănătate, planuri de pensionare)
  • Impozitele pe salarii
• Tehnologie și software
  • Abonamente software
  • Achiziții de hardware
  • Servicii de asistență IT
• Marketing și publicitate
  • Digital Marketing
  • Publicitate tipărită
  • Materiale promoționale
• Călătorii și divertisment
  • Transport (zboruri, inchirieri auto)
  • locuință
  • Mese și divertisment
• Taxe profesionale
  • Servicii juridice
  • Servicii de contabili
  • Consultanță în domeniul taxelor
• Asigurări
  • Asigurare de raspundere
  • Asigurare de proprietate
  • Compensarea lucrătorilor
• Taxe și licențe
  • Taxe pe venit
  • Impozite pe vânzări
  • Licențe și permise
• Cercetare și dezvoltare (R&D)
  • Dezvoltare de produs
  • Cercetare de piață
  • Taxe pentru brevete și mărci comerciale

3. Urmăriți cheltuielile

Piatra de temelie a unui management financiar solid este urmărirea meticuloasă a fiecărui ban care intră și iese din afacerea dvs. În lumea digitală de astăzi, folosirea tehnologiei pentru a automatiza acest proces nu este doar o comoditate; este o necesitate pentru a rămâne competitiv și informat. Iată cum să o faci eficient:

• Utilizați software de contabilitate: implementați o soluție software de contabilitate fiabilă, care se potrivește nevoilor afacerii dvs. Platforme precum Nanonets, QuickBooks, Xero sau FreshBooks pot automatiza urmărirea cheltuielilor, a facturării și a salarizării, reducând semnificativ potențialul de eroare umană și economisind timp.
• Chitanțe și facturi digitale: Încurajează păstrarea înregistrărilor digitale prin stocarea scanărilor sau fotografiilor chitanțelor și facturilor. Această practică nu numai că sprijină mediul, dar simplifică și procesele de recuperare și auditare.
• Integrați conturi bancare și carduri de credit: Multe soluții software de contabilitate oferă posibilitatea de a vă conecta direct conturile bancare de afaceri și cardurile de credit, permițând urmărirea în timp real a cheltuielilor și reconcilierea fără probleme.
• Clasificați imediat tranzacțiile: Fă-ți un obicei din a clasifica fiecare cheltuială pe măsură ce apare. Întârzierea acestei sarcini poate duce la inexactități și cheltuieli trecute cu vederea.

4. Revizuire regulată

Natura dinamică a afacerii necesită revizuiri regulate ale activităților dumneavoastră financiare. Această practică ajută la identificarea tendințelor, la gestionarea fluxului de numerar și la luarea deciziilor în cunoștință de cauză:

• Recenzii lunare: Dedicați timp în fiecare lună pentru a vă revizui cheltuielile clasificate. Căutați tendințe, cum ar fi creșteri neașteptate în anumite categorii și investigați eventualele anomalii.
• Benchmarking: comparați ratele dvs. de cheltuieli cu standardele din industrie sau cu afaceri similare. Acest benchmarking poate evidenția domenii de eficiență sau de îngrijorare, ghidând strategiile financiare viitoare.

5. Luați în considerare implicațiile fiscale

Înțelegerea și planificarea implicațiilor fiscale ale cheltuielilor de afaceri sunt cruciale. Nu toate cheltuielile sunt tratate în mod egal în conformitate cu legile fiscale, iar clasificarea adecvată poate duce la economii semnificative de impozite:

• Rămâneți informat cu privire la legile fiscale: Reglementările fiscale se schimbă frecvent, iar informarea vă poate ajuta să maximizați deducerile și creditele. Luați în considerare consultarea cu un profesionist fiscal pentru a asigura conformitatea și optimizarea beneficiilor fiscale.
• Distingeți între cheltuielile de afaceri și cele personale: Mențineți finanțele personale și afacerile separate pentru a simplifica pregătirea fiscală și pentru a susține cererile pentru cheltuielile de afaceri.
• Documentează totul: Păstrați înregistrări meticuloase ale tuturor cheltuielilor, inclusiv chitanțele și facturile. Documentația este crucială pentru fundamentarea deducerilor și poate fi neprețuită în cazul unui audit.
• Plan pentru deduceri: fiți proactiv în înțelegerea cheltuielilor care sunt complet deductibile, parțial deductibile sau deloc deductibile. Aceste cunoștințe pot influența deciziile de cheltuieli și strategiile fiscale pe tot parcursul anului.

Software de management al cheltuielilor pentru clasificarea cheltuielilor

În lumea competitivă a afacerilor, automatizarea este cheia pentru eficiență și pentru a rămâne în frunte. Clasificarea cheltuielilor, crucială, dar plictisitoare, se face fără efort Software de management al cheltuielilor ca Nanoneți.

15 cele mai bune soluții software de management al cheltuielilor în 2024

Explorați lumea software-ului de gestionare a cheltuielilor în 2024. Descoperiți cele mai bune soluții și aflați cum să o alegeți pe cea potrivită pentru afacerea dvs.

Să aruncăm o privire la modul în care un software de gestionare a cheltuielilor precum Nanonets automatizează clasificarea și gestionarea cheltuielilor.

Captură cheltuieli

Un angajat captează o chitanță folosind o aplicație mobilă sau încarcă un document de cheltuieli în orice format. Tehnologia OCR a aplicației extrage detalii cheie precum data, suma și comerciantul din chitanță.

Categorizare automată

Sistemul clasifică automat cheltuielile în categorii predefinite de companie, reducând nevoia de sortare manuală și îmbunătățind eficiența organizațională.

Codare GL

După clasificare, cheltuielii i se atribuie codul corect al Registrului general (GL), minimizând munca manuală și potențialele erori de codare.

Raportarea digitală a cheltuielilor

Cheltuielile sunt adăugate automat la un raport digital, eliminând introducerea manuală. Angajații pot revizui și ajusta detaliile dacă este necesar.

Flux de lucru de aprobare

Managerii primesc notificări în spațiul lor de lucru digital (de exemplu, Slack, Teams, Email) pentru a revizui și pot aproba sau respinge cheltuieli cu un singur clic, făcând procesul mai rapid.

Automatizarea rambursării

Cheltuielile aprobate sunt procesate pentru rambursare automat, integrându-se cu sistemele de salarizare pentru a emite plăți fără intervenție manuală.

Sincronizare ERP

Platforma exportă fără probleme datele de cheltuieli către software-ul ERP al companiei, eliminând introducerea manuală a datelor și îmbunătățind acuratețea datelor.

Reconciliere continuă

Sistemul oferă reconciliere în timp real, potrivirea automată a cheltuielilor cu tranzacțiile bancare și evidențiind discrepanțele pentru a asigura acuratețea și conformitatea financiară.

Concluzie

După cum sa discutat, clasificarea cheltuielilor ajută la pregătirea impozitelor, îmbunătățește analiza pentru bugetare și este vitală pentru gestionarea eficientă a fluxului de numerar.

Lista oferită de categorii de cheltuieli de afaceri oferă un cadru de referință pentru ca întreprinderile să își optimizeze pozițiile fiscale și să obțină o perspectivă mai profundă asupra operațiunilor lor financiare.

Mai mult decât atât, integrarea tehnologiei, în special prin intermediul software-ului de gestionare a cheltuielilor, cum ar fi Nanonets, a revoluționat modul în care întreprinderile abordează clasificarea cheltuielilor. Astfel de platforme automatizează procesul, asigurând acuratețea, eficiența și conformitatea, care sunt esențiale pentru companiile din lumea cu ritm rapid de astăzi. Această automatizare nu numai că economisește timp, dar oferă și perspective financiare în timp real, care sunt esențiale pentru luarea deciziilor de afaceri informate.

Sfatuim companiile sa:

• să adopte o abordare structurată pentru clasificarea cheltuielilor,
• valorifică tehnologia pentru a eficientiza procesele,
• să fie la curent cu legile fiscale,
• consultarea cu profesioniștii va îmbunătăți și mai mult strategia,
• și revizuiți în mod regulat pentru a identifica oportunitățile de creștere și economii.

Procedând astfel, companiile se pot asigura nu numai că sunt sănătoase din punct de vedere financiar, ci și pregătite pentru succes pe piața competitivă.

• Distribuție de conținut bazat pe SEO și PR. Amplifică-te astăzi.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Împuterniciți-vă. Accesați Aici.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Cunoștințe amplificate. Accesați Aici.
• PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Mediu inconjurator, Solar, Managementul deșeurilor. Accesați Aici.
• PlatoHealth. Biotehnologie și Inteligență pentru studii clinice. Accesați Aici.
• Sursa: https://nanonets.com/blog/45-business-expense-categories-for-businesses-and-startups/