Ce este potrivirea în două sensuri?

Contabilitatea în orice companie implică gestionarea facturilor în fiecare lună.

Una dintre cele mai dificile sarcini în timp ce vă ocupați de acestea este verificarea acestor facturi.

Toate facturile primite de o companie pentru produse sau servicii care au fost achiziționate de la un furnizor trebuie verificate pentru corectitudine înainte de inițierea plății.

Pentru aceasta, toate detaliile achiziției, așa cum sunt menționate în factură, sunt corelate cu comanda de achiziție corespunzătoare pentru a se asigura că produsul/serviciile care au fost comandate au fost livrate corect și la prețul convenit. Acest proces de verificare se numește potrivire în două direcții.

Să înțelegem rapid cum funcționează.

Recapitulare a procesului de achiziții

Înainte de a înțelege potrivirea în două direcții, să recapitulăm rapid modul în care funcționează achizițiile într-un cadru de afaceri.

Ordin de achiziție (PO) este un acord obligatoriu din punct de vedere juridic emis de achizitor catre furnizor, care informeaza despre tipul de produs/serviciu comandat si despre cantitatea si preturile convenite.

Factură este un document obligatoriu din punct de vedere juridic care este emis de către vânzător cumpărătorului împreună cu sau după livrarea produsului/serviciului către client. Conține toate detaliile despre furnizor, client, produs/serviciu livrat, preț și mod de plată.

Să presupunem că departamentul IT al unei companii ABC necesită 10 scaune de conducere pivotante pentru directorii săi IT.

• Departamentul IT poate (în funcție de politica companiei) să emită o cerere de achiziție în ierarhia managerială corespunzătoare.
• O cerere de achiziție este trimisă la departamentul de achiziții (sau echivalent) din companie pentru a găsi furnizorii corespunzători ai produsului/serviciului.
• Odată ce un vânzător este identificat, se realizează pregătirea necesară pentru a identifica produsul și prețul. De exemplu, XYZ, un furnizor de mobilier de birou poate oferi scaune de conducere pivotante la un preț de 250 USD per scaun, care urmează să fie livrate în cinci zile.
• Odată ce furnizorul XYZ este finalizat, comanda de cumparare este generat de departamentul de achiziții al ABC, citând produsul și prețul convenit.
• O copie a PO este trimisă la XYZ, una este reținută de departamentul de achiziții al ABC, una la Departamentul de conturi de plătibile.
• Când XYZ furnizează scaunele, factură este furnizat împreună cu sau după livrarea către ABC.

Acum că factura a fost obținută, procesul de potrivire este efectuat de echipa de conturi de plătitori de la ABC.

Ce este potrivirea în două direcții?

Potrivire în două sensuri, cunoscut și sub denumirea de potrivire a comenzii de achiziție, este un proces pentru a verifica dacă detaliile de pe comenzile de cumpărare și facturile asociate potrivi astfel încât factura să poată fi plătită.

Potrivirea se face de obicei pentru cantitatea facturată și prețul pe factură. Trebuie îndeplinite următoarele condiții:

• Cantitatea pe factură este mai mică sau egală cu suma comandată în OP.
• Prețul pe factură este mai mic sau egal cu prețul menționat în OP.

O potrivire reușită se poate referi la o potrivire 100% exactă sau definită folosind o toleranță de potrivire (de exemplu, este necesară potrivirea >=95%) în funcție de setarea comercială.

Doar odată ce meciul este reușit, după verificarea de către echipa AP, plata este inițiată.

În cazul unei potriviri nereușite, procesarea facturii și plata este întreruptă. Un manager de conturi de plătibile verifică manual factura și fie aprobă plata facturii, fie respinge factura.

Aceasta este o potrivire în două direcții.

Să rezumăm procesul de potrivire în două direcții într-o diagramă flux pentru o înțelegere ușoară.

graficul TB
A[Nevoia unei achiziții] –> C[Trimiteți cererea de cumpărare către Departamentul de achiziții]
C –> D[Departamentul de achiziții găsește furnizorul potrivit]
D –> E[Finalizare furnizor XYZ]
E –> F[Departamentul de achiziții generează comanda de achiziție]
F –> G[Trimiteți o copie a PO către XYZ, păstrați una în Departamentul de Achiziții, trimiteți una la Departamentul de Conturi de Plătibile]
G –> H[Vânzătorul XYZ furnizează scaunele și furnizează factura]
H –> I[Proces de potrivire de către echipa Accounts Payable]
I –> J{Verificați condiții:
1. Cantitatea facturii ≤ cantitatea PO
2. Preț pe factură ≤ preț PO}
J –> |Potrivire ≥ 95%| K[Potrivire de succes, inițierea plății]
J –> |Meci 95%| L[Potrivire nereușită, întrerupeți procesarea și plata facturii]
L –> M[Accounts Payable Manager verifică manual factura]
M –> |Aproba| K
M –> |Respinge| N[Respingeți factura]

În exemplul de mai sus, să presupunem că ABC nu a respectat potrivirea în două direcții.

După discuțiile cu reduceri, ei emit o comandă de achiziție pentru 10 scaune la un preț total redus de 2000 USD (200 USD/scaun în loc de 250 USD/scaun) conform acordului cu XYZ.

După examinarea și acceptarea comenzii de achiziție și livrarea celor 10 scaune, XYZ trimite o factură pentru prețul inițial de 2500 USD (250 USD/scaun). Este posibil ca creatorul facturii de la XYZ să nu fi fost conștient de reducerea oferită de persoana de marketing XYZ departamentului de achiziții de la ABC pentru achiziția în bloc. Sau ar putea fi o practică comercială proastă deliberată.

Dacă detaliile facturii nu sunt comparate și corelate cu detaliile PO, echipa AP (Conturi de plătit) de la ABC poate plăti suma suplimentară de 500 USD la care a fost renunțat inițial.

Un proces de potrivire bidirecțională poate ajuta la identificarea acestei greșeli înainte de efectuarea unei plăți. Procesul asigură că sunt plătite doar facturile pentru suma și cantitatea corectă.

Importanța potrivirii în două direcții

Potrivirea bidirecțională este crucială pentru menținerea acurateței și a controlului financiar în conturile de plăți.

• Asigurarea preciziei: Potrivirea bidirecțională asigură corectitudinea facturilor prin verificarea lor față de comenzile de achiziție corespunzătoare, prevenind plata în exces sau plata pentru bunuri/servicii nelivrate.
• Control financiar: Îmbunătățește controlul financiar și reduce riscul de erori sau fraudă în procesul contului de plătit.
• Relația cu furnizorul: Implementarea eficientă încurajează transparența și încrederea în relațiile cu furnizorii, deoarece discrepanțele sunt abordate și rezolvate cu promptitudine.
• Conformitate: Acesta asigură conformitatea cu politicile interne de achiziții și cu reglementările externe, minimizând riscurile financiare și problemele de audit.
• Economii: Evitând plățile în exces și rezolvând discrepanțe în mod eficient, companiile pot economisi costuri semnificative pe termen lung.

Cum funcționează potrivirea manuală în două direcții

Potrivirea manuală în două direcții este de obicei favorizată numai de companiile cu volume de tranzacții foarte mici sau de cele cu cerințe specifice care necesită supraveghere umană.

Iată cum arată procesul.

Să luăm exemplul XYZ Inc. și să explorăm modul în care implementează potrivirea manuală în două direcții. XYZ Inc. folosește Quickbooks pentru contabilitate. Așa arată procesul lor de achiziție cu potrivirea în două direcții.

1. Generarea comenzii de achiziție (PO):

• Quickbooks oferă un modul de creare și gestionare a PO.
• XYZ Inc. creează / primește un PO pentru furnizor direct în Quickbooks, detaliind articolele comandate, cantitățile, prețurile și datele de livrare.

2. Primirea facturii furnizorului:

• La primirea expedierii, XYZ Inc. primește o factură de la vânzător, conectată de asemenea la Quickbooks.
• Echipa de introducere a datelor completează manual detaliile articolului, cantitățile, prețurile, taxele și reducerile pentru fiecare factură.

3. Procesul manual de potrivire:

• Echipa de conturi de plătibile potrivește manual detaliile facturii cu OP-ul corespunzător din Quickbooks, asigurându-se că cantitățile și prețurile sunt aliniate.

4. Verificare și aprobare:

• Facturile verificate sunt aprobate pentru plată în Quickbooks, în timp ce discrepanțele sunt semnalate pentru examinare.
• Examinatorii procesează manual facturile care nu pot fi potrivite în două direcții.

5. Inițierea plății:

• Folosind Quickbooks, XYZ Inc. inițiază plata pentru facturile aprobate, urmând procedurile de plată ale acestora.

Deși meticulos, acest proces stabilește o bază pentru integritatea financiară.

Provocări în potrivirea în două direcții

În timp ce potrivirea manuală în două direcții asigură o abordare practică a verificării facturilor față de comenzile de achiziție, aceasta ridică câteva provocări:

Provocări privind nepotrivirea datelor: Echipa de conturi de plătibile trebuie să alinieze comenzile de achiziție cu facturile verificându-le manual, ceea ce duce la pierderi de detalii și operațiuni lente, riscând productivitatea și relațiile de afaceri.

Timp lung de procesare: Conturile de plătit se confruntă adesea cu inexactități ale datelor în până la 20% din facturi, dedicând aproximativ 25% din timp rezolvării unor astfel de probleme, ceea ce întârzie procesele și crește riscurile operaționale.

Riscuri de fraudă și furt: Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) constată că organizațiile pierd, de obicei, 5% din venituri anual din cauza fraudei, infractorii deseori înșelând conturile de plătit prin facturi frauduloase convingătoare, prezentând un risc semnificativ pentru vigilență și integritate financiară.

Gestionarea mai multor formate de factură: Organizațiile mari gestionează comenzile de achiziție și facturile din diverse surse în diverse formate, cum ar fi documente Word, foi de calcul, documente XML pentru EDI, PDF-uri, imagini și documente pe hârtie. Consolidarea manuală este predispusă la erori, ceea ce duce la probleme precum plăți în exces, plăți incorecte și duplicarea facturilor, provocând în cele din urmă pierderi de productivitate și încredere.

Implicații de cost ale procesării manuale: Potrivirea tradițională a facturii și a comenzii de achiziție implică costuri semnificative datorate forței de muncă, materialelor și poștale, cu impact financiar suplimentar din penalități, taxe de întârziere și pierderi de afaceri din cauza erorilor de procesare. Se știe că costurile de procesare manuală a facturilor ajung până la 15-50 USD/factură.

Cum se automatizează potrivirea în două sensuri?

Potrivirea automată în două direcții este ca și cum ai avea un robot util pentru sarcinile tale de contabilitate.

Astăzi, Automatizare AP instrumentele pot verifica automat dacă detaliile de pe facturi se potrivesc cu ceea ce este în comenzile dvs. de achiziție, economisind timp și reducând erorile.

Aceste instrumente pot funcționa cu alte sisteme de contabilitate; multe sisteme au opțiuni de integrare gata de utilizare sau API/middleware pentru a oferi un transfer de date fără întreruperi între diferitele sisteme.

Cu aceste integrări, companiile pot integra perfect potrivirea bidirecțională automată în fluxurile lor de lucru AP, utilizând în același timp software-ul de contabilitate cu care se simt confortabil.

Software-ul de automatizare AP al Nanonets, de exemplu, poate fi integrat cu alte sisteme de contabilitate, precum QuickBooks și Sage. Iată o descriere simplificată a fluxului de lucru automatizat de potrivire bidirecțională.

Cum functioneaza?

Să aruncăm o privire la modul în care un software de automatizare AP precum Nanonets automatizează complet procesul de potrivire în două sensuri.

1. Colectare automată a facturilor

Nanonets simplifică acest proces importând automat facturile și OP-urile din e-mailuri, drive-uri, software de contabilitate și baze de date de îndată ce sosesc, asigurându-se că fiecare parte de date își găsește locul într-un depozit digital centralizat.

Nanonets poate prelua automat facturile și OP-urile trimise prin e-mail direct din căsuța dvs. de e-mail, extragând informații relevante fără probleme atât din corpurile de e-mail, cât și din atașamente.

Toate facturile scrise de mână și tipărite pot fi scanate cu ușurință folosind un smartphone sau încărcate direct pe platformă.

Facturile și OP-urile pot fi, de asemenea, importate în Nanonets din e-mail, aplicații și baze de date.

2. Introducerea automată a datelor

Spuneți la revedere orelor de introducere manuală a datelor. Cu Nanonets AI, facturile sunt citite cu o acuratețe de peste 99%, reducând drastic timpul petrecut cu sarcini obositoare.

Aceasta înseamnă că echipa dvs. se poate concentra pe o muncă mai semnificativă, în timp ce Nanonets se ocupă de extragerea datelor și de introducerea datelor direct în software-ul dvs. de contabilitate / ERP, fără nicio intervenție manuală.

3. Potrivire inteligentă în 2 căi

Folosind inteligența artificială, Nanonets realizează automat potrivire în două, trei sau patru direcții citind și încrucișând datele extrase ale facturii cu comenzile de achiziție, primind rapoarte și rapoarte de inspecție importate din diverse surse.

4. Ruta de aprobare

Sistemul semnalează orice discrepanțe pentru examinare umană, dar în caz contrar, facturile care corespund criteriilor companiei sunt direcționate automat spre aprobare sau aprobate direct pe baza unor reguli prestabilite.

5. Aprobări

Aprobarile cu Nanonets nu mai sunt un blocaj. Ei devin flexibili și locuiesc acolo unde se află organizația dvs., indiferent dacă este vorba de e-mail, Slack sau Teams. Acest lucru elimină nevoia de apeluri telefonice perturbatoare și barajul prea familiar de mementouri.

6. Integrari ERP

Integrările gata de utilizare asigură că facturile și OP-urile sunt înregistrate automat în software-ul dvs. de contabilitate / ERP imediat ce apar.

Facturile aprobate sunt puse automat în coadă pentru plată în software-ul dvs. de contabilitate.

7. Analize în timp real

Nanonets depășește simpla procesare a tranzacțiilor, oferind capabilități avansate de analiză și raportare a datelor în timp real.

Acest lucru vă ajută să obțineți informații în timp real asupra procesului de conturi de plăți, permițându-vă să monitorizați modelele de cheltuieli, să identificați oportunitățile de economisire a costurilor și să îmbunătățiți previziunile financiare.

Selectarea software-ului potrivit pentru potrivirea bidirecțională

Alegerea software-ului potrivit pentru automatizarea potrivirii în două direcții depinde de dimensiunea și tipul afacerii dvs.

Unele opțiuni funcționează ca soluții de sine stătătoare sau ca parte a unui sistem de contabilitate mai mare, în funcție de ceea ce utilizați deja. De exemplu, integrarea cu sistemele existente, cum ar fi ERP, este necesară pentru unele instrumente.

• Nanonets facilitează gestionarea facturilor și a comenzilor de achiziție prin automatizarea procesului de potrivire. Importă automat facturile și OP-urile, folosește inteligența artificială pentru introducerea și potrivirea exactă a datelor, semnalează nepotrivirile pentru revizuiri manuale simple și fără întreruperi și actualizează datele din software-ul de contabilitate/ERP în timp real.
• Instrumentul Oracle Payables potrivește automat facturile cu OP-urile, verifică conformitatea cu nivelurile de toleranță stabilite și actualizează cantitățile și sumele facturate pe baza detaliilor facturii.
• Sage Intacct eficientizează achizițiile cu fluxuri de lucru stabilite pentru tranzacții și aprobări. MineralTree automatizează potrivirea facturilor cu OP-uri sau chitanțe pentru Sage Intacct, captând detaliile din facturi automat și inserându-le în procesele de aprobare și plată. Păstrează totul în concordanță cu ERP-ul companiei.
• Nexonia Expenses oferă un management flexibil al cheltuielilor bazat pe cloud, cu integrare profundă în sistemele dumneavoastră.
• Tipalti simplifică procesarea facturilor cu OCR și extragerea datelor, stabilind reguli pentru potrivirea facturilor cu OP și pregătindu-le pentru plată.
• DocuWare folosește inteligența artificială pentru a extrage datele cheie ale facturii, pentru a verifica furnizorii validi și duplicate și pentru a potrivi facturile cu bonurile de comandă și note de livrare, asigurând sume exacte.

Sunt disponibile multe instrumente de potrivire în două direcții, fiecare cu caracteristici concepute pentru nevoi diferite.

De ce ar trebui să automatizați potrivirea în două direcții

Automatizarea procesului de potrivire în două direcții oferă multiple avantaje.

Manipulare fără hârtie

Atunci când documentele precum facturile și comenzile de achiziție sunt toate digitale, manipularea fără hârtie reduce nevoia de hârtie și reduce cantitatea de muncă manuală necesară. Aceasta înseamnă că lucrurile funcționează mai repede, pot crește ușor și sunt mai flexibile. Documentele sunt trimise, transformate în formă digitală, sortate, verificate, aprobate și procesate fără ca nimeni să fie nevoie să mute hârtie. Iată cum funcționează:

1. Sistemul caută e-mailuri noi.
2. Este nevoie de atașamente din e-mailuri pentru a lucra la ele.
3. Sistemul citește atașamentele pentru a obține informațiile necesare.
4. Verifică detaliile din facturi sau comenzi de cumpărare în raport cu regulile stabilite.
5. Se întocmește o factură, se potrivește cu comenzile și chitanțele conform regulilor, asigurându-se că nu există repetări.
6. Le permite utilizatorilor să știe dacă facturile au fost gestionate corect.

AI ajută sistemul să se îmbunătățească în timp, învățând de la utilizatorii săi și de la nevoile lor unice.

Potrivire rapidă

Potrivirea comenzilor de achiziție poate fi realizată foarte rapid de către sistem, o muncă pe care oamenii ar fi foarte greu de realizat singuri.

Gestionarea multor documente la scară

Când există o mulțime de comenzi de achiziție și facturi, automatizarea face mult mai ușor și mai rapid să le sortați pe toate.

Întotdeauna gata pentru audituri

Sistemul ține evidența tuturor, asigurându-se că totul este corect și rapid. Cu documentele deja aprobate și organizate, procesele de audit sunt mai fluide.

Mai puțină muncă, mai multă productivitate

AI folosește algoritmi complecși pentru a înțelege date precum creierul uman, dar mai rapid. Învață și se îmbunătățește, ceea ce înseamnă că este nevoie de mai puține verificări manuale.

Cu mai puțină muncă de rutină, echipa financiară se poate concentra pe sarcini mai importante, cum ar fi planificarea și analiza, care pot ajuta profiturile companiei.

Mai puține erori

Sistemele AI pot detecta greșelile de la început, prevenind probleme mai mari ulterior. Dacă ceva nu este în regulă, informează rapid echipa IT să remedieze.

Economiește bani

Deși există un cost inițial, rularea acestor sisteme AI poate fi mult mai ieftină decât plata unui salariu întreg.

Securizat și capabil să crească

Sistemul poate funcționa tot timpul, spre deosebire de oameni, făcând operațiunile mai eficiente și mai sigure.

---

Un sondaj realizat de Cercetare de nivel arată că aprobarea mai rapidă a facturilor și creșterea productivității angajaților sunt primele două beneficii experimentate de la trecerea la AI activat 2-mod și 3-potrivirea modului procesele, împreună cu numeroase alte beneficii tangibile raportate de companii care automatizează procesarea facturilor și potrivirea bidirecțională.

Este imperativ să rețineți că automatizarea procesării facturilor și a potrivirii comenzilor de cumpărare beneficiază de mai multe funcții în afacerea dvs.:

• Directorii financiari pot reduce cheltuielile și realoca resurse pentru a îmbunătăți profitul și pentru a sprijini expansiunea strategică și corporativă.
• Directorii corporativi obțin informații despre performanță și gestionarea fluxului de numerar prin analiza tabloului de bord oferită de numeroase instrumente de automatizare.
• Echipele de conturi de plătibile pot elimina nevoia de facturi pe hârtie și procese manuale, utilizând rutarea automată, codificarea și potrivirea facturilor furnizorilor în conformitate cu principiile contabile stabilite.
• Contabilii și personalul de cercetare au acces imediat și cuprinzător la comenzile de achiziție și facturile, ajutând în activitățile viitoare de planificare.

Concluzie

Conceptul de potrivire în două direcții este un proces vital în domeniul contabilității în cadrul oricărei afaceri, axat în primul rând pe asigurarea acurateții și integrității tranzacțiilor dintre o companie și furnizorii săi.

Presupune o procedură de verificare meticuloasă în care detaliile comenzilor de achiziție (PO) sunt corelate cu cele de pe facturile corespunzătoare pentru a confirma că produsele sau serviciile comandate au fost livrate corect și la prețurile convenite.

Acest proces nu numai că protejează împotriva plăților în exces sau a plății pentru mărfuri nelivrate, dar și întărește controlul financiar, încurajează încrederea în relațiile cu furnizorii și respectă standardele de conformitate.

În timp ce potrivirea manuală în două direcții oferă precizie prin supravegherea umană, este plină de provocări precum nepotrivirea datelor, ineficiența timpului, riscurile de fraudă și costul ridicat al procesării manuale.

Odată cu apariția automatizării, potrivirea în două direcții devine un proces elegant, rezistent la erori. Platforme precum Nanonets automatizează potrivirea bidirecțională și se integrează perfect cu sistemele de contabilitate. Această automatizare eficientizează procesarea facturilor, îmbunătățește acuratețea datelor și permite analize în timp real, contribuind în cele din urmă la un management financiar mai robust și la eficiența operațională.

• Distribuție de conținut bazat pe SEO și PR. Amplifică-te astăzi.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Împuterniciți-vă. Accesați Aici.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Cunoștințe amplificate. Accesați Aici.
• PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Mediu inconjurator, Solar, Managementul deșeurilor. Accesați Aici.
• PlatoHealth. Biotehnologie și Inteligență pentru studii clinice. Accesați Aici.
• Sursa: https://nanonets.com/blog/what-is-two-way-matching/