Ghidul cuprinzător pentru automatizarea achizițiilor

Te-ai săturat să introduci manual cererile, crearea comenzilor de cumpărare, și urmărirea facturilor? V-ați săturat să vă bazați pe metode care necesită forță de muncă în vârstă pentru a gestiona problemele de conformitate? V-ați dori să existe o modalitate de a vă eficientiza procesele de achiziții?

Dacă da, va trebui să știți totul despre automatizarea achizițiilor — un instrument puternic care vă poate ajuta să gestionați eficient procesul de achiziție. În acest articol, vom demistifica procesul de automatizare a achizițiilor și vom discuta numeroasele provocări (și beneficii), tendințele emergente și cele mai bune practici asociate cu acesta.

Ce este automatizarea achizițiilor?

Automatizarea achizițiilor este utilizarea tehnologiei pentru a eficientiza achiziția de bunuri și servicii. Este o modalitate de a automatiza sarcinile manuale pe tot parcursul proces de achiziție, făcându-l mai eficient și mai rentabil. Automatizarea acestui proces poate lua multe forme, de la mementouri automate prin e-mail până la utilizarea algoritmilor de inteligență artificială (AI).

Folosind tehnologii avansate precum AI, învățarea automată, automatizarea proceselor robotizate (RPA), procesarea limbajului natural (NLP) și blockchain, companiile pot automatiza diferite procese de achiziții. Aceste procese pot include procesarea comenzilor, graficele de plată, selecția și evaluarea furnizorilor, gestionarea documentelor, prognoza cererii, reconcilierea facturilor și automatizarea lanțului de aprovizionare.

---

Doriți să vă automatizați procesele AP manuale? Rezervați o demonstrație live de 30 de minute pentru a vedea cum Nanonets vă poate ajuta echipa să implementeze de la capăt la capăt Automatizarea AP.

Programează o demonstrație

Beneficiile automatizării achizițiilor

Costuri reduse

Automatizarea poate reduce timpul necesar pentru procesarea comenzilor, crearea cererilor de cumpărare și multe alte sarcini. Ceea ce înseamnă că vei cheltui mai puțini bani pe salarii și alte resurse.

Eficiență îmbunătățită

Când aveți mai puțini oameni care lucrează la fiecare sarcină, sunt mai puține erori făcute de judecata umană. Aceasta înseamnă că compania dvs. va putea face mai multe în mai puțin timp!

Calitate îmbunătățită

Cu mai puține greșeli făcute de oameni care nu sunt profesioniști pregătiți, există mai puțin loc pentru erori atunci când vine vorba de a vă asigura că totul este făcut corect înainte de a trece mai departe cu orice altceva legat în mod specific de procesele de achiziții din cadrul unei organizații în sine.

Agilitate crescută

Automatizarea achizițiilor este ca și cum ați avea o pereche de mâini în plus pentru a ajuta organizațiile să se adapteze la schimbările din piață și nevoile de afaceri. Îngrijirea sarcinilor repetitive de achiziții eliberează timp și resurse prețioase, astfel încât companiile să se poată concentra pe construirea de relații mai bune cu furnizorii, să vină cu idei inovatoare și să ia decizii strategice.

Luarea deciziilor bazate pe date

Atunci când companiile folosesc automatizarea achizițiilor, au acces la unele instrumente puternice pentru analiza datelor. Acestea includ lucruri precum analiza cheltuielilor, care vă ajută să înțelegeți câți bani cheltuiți pentru diferite lucruri și valorile de performanță, care vă pot spune cât de bine funcționează procesele dvs. de achiziții. Dar asta nu este tot – este inclusă și analiza predictivă, ceea ce înseamnă că puteți folosi datele pentru a prezice ce s-ar putea întâmpla în viitor. Având toate aceste informații, companiile pot lua decizii mai bune cu privire la modul în care își cheltuiesc banii și, de asemenea, pot identifica oportunități și riscuri pe care altfel nu le-ar fi observat. Deci, atunci când vine vorba de achiziții, utilizarea datelor pentru a stimula luarea deciziilor este cu siguranță calea de urmat!

Conformitate îmbunătățită

Atunci când companiile folosesc automatizarea în procesele lor de achiziții, se pot asigura că respectă toate regulile și reglementările care li se aplică. Aceasta include lucruri precum politicile de achiziții, standardele etice și cerințele de durabilitate. Prin automatizarea sarcinilor legate de conformitate, companiile pot reduce riscul de a avea probleme pentru nerespectarea regulilor. Asta ar putea însemna evitarea penalităților sau amenzilor, care pot fi cu adevărat costisitoare.

Ce este procesul de automatizare a achizițiilor?

Începerea cu achizițiile automate este mai simplă decât ați putea crede. Procesul în sine poate fi împărțit în câțiva pași cheie:

Colectare de date

Începeți prin a colecta date precum detalii despre produse și furnizori, istoricul comenzilor de achiziție, starea facturii și multe altele. Colectarea acestor informații vă va ajuta să înțelegeți mai bine nevoile și obiectivele dumneavoastră organizaționale.

Fă un pas înapoi și evaluează cât de eficient este procesul tău actual, unde sunt punctele de blocare și ce fel de automatizare ar ajuta la schimbarea lucrurilor.

Optimizarea achizițiilor

Odată ce aveți toate datele necesare, este timpul să vă optimizați procesul. Utilizați algoritmi pentru a analiza datele colectate și pentru a identifica potențiale economii de costuri, produse învechite, riscuri de cheltuire excesivă și oportunități de standardizare.

Automatizarea achizițiilor

Utilizați instrumente tehnologice pentru a automatiza procesul de achiziție, inclusiv comenzile de achiziție automate, selecția furnizorilor, gestionarea contractelor și multe altele. Acest lucru vă îmbunătățește capacitatea de a urmări și gestiona contractele, reducând în același timp costurile sub forma timpului de procesare și a cheltuielilor administrative.

Există o gamă largă de soluții diferite, de la soluții de bază la soluții complete la nivel de întreprindere, așa că este important să faceți cercetări despre ceea ce este disponibil și să găsiți cea mai potrivită pentru organizația dvs.

Fezabilitate și semnarea părților interesate

Fă-ți o idee despre costurile de implementare, astfel încât să știi în ce te afli odată ce faci mișcarea. Asigurați-vă că toți cei implicați în procesul de luare a deciziilor sunt la bord înainte de a vă angaja pentru a vă asigura că toată lumea este pe aceeași pagină și va sprijini trecerea de la hârtie la digital.

Elaborați un plan

Odată ce toate preliminariile au fost luate în considerare, este timpul să dezvoltăm un plan de implementare care să țină cont de instruirea angajaților, securitatea datelor și alți pași necesari înainte de a intra în funcțiune cu sistemele de achiziții automate.

Monitorizare și raportare

În cele din urmă, monitorizați măsurătorile de performanță, cum ar fi termenele de livrare, vizibilitatea cheltuielilor și performanța furnizorilor în timp, pentru a vă asigura că obiectivele sunt îndeplinite și că orice probleme sunt identificate și rezolvate rapid.

Provocările automatizării achizițiilor

Când vine vorba de achiziții automate, există câteva provocări de luat în considerare. În timp ce procesul poate suna simplu pe hârtie, poate fi complex în practică. Iată o detaliere a unor obstacole cu care vă puteți confrunta:

Managementul schimbării

Trecerea la soluții de achiziții automate necesită acceptarea părților interesate și a personalului din întreaga organizație. Acest lucru poate fi dificil, deoarece există adesea o oarecare rezistență la schimbare, iar adoptarea de noi tehnologii necesită timp.

Considerații privind costurile

Automatizarea necesită investiții inițiale atât în ​​termeni de timp, cât și de bani, ceea ce poate face ca trecerea să fie intimidantă pentru unele organizații. Evaluarea cu atenție a opțiunilor și înțelegerea costurilor asociate sunt esențiale atunci când alegeți o soluție automată care se potrivește cel mai bine nevoilor organizației dvs.

Integrarea datelor

Soluțiile de automatizare a achizițiilor au succes numai dacă se integrează cu sistemele și bazele de date existente pentru a oferi o imagine cuprinzătoare a datelor furnizorilor, prețurilor produselor, comenzilor de achiziție etc. sistem pentru a oferi istoric detaliat al tranzacțiilor pentru procese mai bune de luare a deciziilor în cadrul organizației.

---

Configurați fluxuri de lucru AP fără atingere și eficientizați procesul de conturi de plătit în secunde. Rezervați acum o demonstrație live de 30 de minute.

Programează o demonstrație

Cele mai bune practici pentru automatizarea achizițiilor

Evaluează-ți nevoile

Înainte de a începe să vă uitați la tehnologie, este important să evaluați exact ce încercați să realizați cu automatizarea achizițiilor. Doriți o mai bună vizibilitate a datelor privind cheltuielile? Doriți să îmbunătățiți performanța furnizorilor prin analize și informații? Există ineficiențe în procesele actuale care ar putea fi rezolvate cu noi instrumente sau sisteme? Odată ce aveți o imagine clară a ceea ce trebuie îmbunătățit, atunci este timpul pentru pasul doi!

Lucrați cu experți

Unul dintre cele mai importante lucruri pe care le puteți face este să implicați experți care au experiență în automatizarea achizițiilor. Ei vă vor putea ghida prin proces, ajutându-vă să vă planificați provocările și să identificați potențialele capcane. Consultarea unui expert poate îmbunătăți considerabil viteza și fiabilitatea tranziției dvs.

Alegeți tehnologia potrivită pentru afacerea dvs. și rămâneți cu ea!

Atunci când alegeți ce software de automatizare a achizițiilor are sens pentru organizația dvs., luați în considerare factori precum eficiența costurilor versus ușurința de utilizare în timp; scalabilitatea ambelor soluții software în sine, precum și capacitatea lor în cadrul organizațiilor mai mari. Indiferent dacă se integrează bine cu alte sisteme existente deja utilizate într-un mediu de întreprindere, cum ar fi platformele ERP. De asemenea, este important să nu priviți doar un singur furnizor, ci mai degrabă să cercetați mai multe opțiuni înainte de a lua orice decizie cu privire la procesul de automatizare a achizițiilor.

Elaborați un plan

Înainte de a implementa orice nou sistem software sau schimbare de proces – în special una la fel de complexă precum automatizarea achizițiilor – este înțelept să creați un plan explicit pentru modul în care vor funcționa lucrurile odată ce totul a fost pus în acțiune. Aceasta ar trebui să includă termene pentru fiecare pas, împreună cu valori specifice în funcție de care succesul poate fi măsurat mai târziu. De exemplu, ne așteptăm că această nouă politică ne va crește vânzările cu 20% pe parcursul a șase luni.

Cazuri de utilizare comune ale automatizării achizițiilor

Managementul stocurilor

Aceasta este una dintre cele mai de bază utilizări ale automatizării achizițiilor, deoarece vă permite să urmăriți nivelurile de inventar și să vă asigurați că nu rămâneți fără produse sau consumabile înainte de a fi necesare.

Gestiunea furnizorilor

Această caracteristică permite companiilor să țină evidența tuturor furnizorilor lor într-un singur loc, facilitând colaborarea cu aceștia în mod regulat și asigurând că toate plățile se efectuează fără probleme la sfârșitul fiecărei luni (sau an).

Gestionarea contractelor

Caracteristicile de gestionare a contractelor permit companiilor să creeze contracte cu furnizorii lor pentru a se asigura că standardele de control al calității sunt îndeplinite în mod constant în timp. Acest lucru ajută la prevenirea oricăror probleme să apară pe viitor din cauza performanței slabe din partea ambelor părți în timpul unui proiect sau a altor tipuri de acord între două părți.

Furnizor Relationship Management

Soluțiile de management al relațiilor cu furnizorii pot schimba jocul pentru organizațiile care lucrează cu furnizorii. Ele simplifică procesul de gestionare a relațiilor cu furnizorii prin automatizarea sarcinilor, cum ar fi urmărirea performanței furnizorilor, menținerea legăturii cu aceștia și colaborarea către obiective comune.

Tendințe emergente în automatizarea achizițiilor

Deși automatizarea achizițiilor este deja un schimbător de joc pentru procesul de cumpărare, aceasta va deveni mai bună. Iată câteva dintre tendințele emergente în automatizarea achizițiilor:

Inteligența artificială și învățarea în mașină

Soluțiile de automatizare bazate pe inteligență artificială devin din ce în ce mai populare și sunt capabile să analizeze datele rapid și precis pentru a lua decizii mai bune mai rapid. Nu numai asta, dar învățarea automată permite acestor instrumente să devină mai precise și mai eficiente în timp, pe măsură ce adună mai multe date.

Tehnologia Blockchain

Tehnologia Blockchain este utilizată în procesul de achiziție pentru a oferi un registru imuabil care înregistrează fiecare pas al procesului de achiziție. Acest lucru ajută la asigurarea unei mai mari transparențe, acuratețe și economii de costuri – și poate fi folosit pentru a susține conformitatea cu reglementările.

Digitalizarea documentelor

Digitalizarea documentelor a fost posibilă cu tehnologii bazate pe cloud precum OCR (recunoaștere optică a caracterelor). Această tehnologie permite ca documentele scanate să fie convertite în fișiere digitale, ceea ce permite timpi mai rapidi de procesare a documentelor. În plus, în loc să aibă documente împrăștiate peste tot, acestea sunt stocate în siguranță într-un singur sistem.

Promisiunea acestor tendințe emergente – plus dezvoltarea continuă a proceselor actuale – arată că automatizarea achizițiilor este aici pentru a rămâne ca o forță transformatoare în operațiunile de afaceri.

Cum poate ajuta Nanonets cu automatizarea achizițiilor?

Platforma bazată pe inteligență artificială a Nanonets poate ajuta la procesele de automatizare a achizițiilor prin automatizarea sarcinilor de captare și extragere a datelor din documente. De exemplu, platforma poate extrage date din facturi, comenzi de achiziție și alte documente legate de achiziții și poate popula automat acele date în sistemele de achiziții sau fluxurile de lucru. Această automatizare reduce riscul de erori, crește viteza de procesare și permite angajaților să se concentreze pe sarcini cu valoare adăugată mai mare.

În plus, Nanonets oferă un sistem cu o interfață de utilizator intuitivă și fluxuri de lucru personalizate pentru a eficientiza automatizarea procesului.

Programează o demonstrație

Concluzie

În concluzie, viitorul automatizării achizițiilor este aici. Odată cu el vine un set unic de oportunități și provocări. Dar cei care își îmbrățișează puterea vor culege roadele unei eficiențe sporite, o precizie mai bună și economii de costuri. Urmând cele mai bune practici prezentate aici, organizațiile își pot eficientiza procesele de achiziție și pot deveni mai competitive pe piața globală.

Cu Nanonets, companiile pot profita de cele mai noi tehnologii de învățare automată și AI pentru a-și automatiza procesele de achiziții pentru a îmbunătăți acuratețea, a reduce costurile și a-și folosi forța de muncă mai eficient.

Deci, nu vă fie frică să faceți pasul. Este timpul să începeți să vă automatizați procesul de achiziții și să vă duceți afacerea la următorul nivel.

• Distribuție de conținut bazat pe SEO și PR. Amplifică-te astăzi.
• PlatoAiStream. Web3 Data Intelligence. Cunoștințe amplificate. Accesați Aici.
• Mintând viitorul cu Adryenn Ashley. Accesați Aici.
• Cumpărați și vindeți acțiuni în companii PRE-IPO cu PREIPO®. Accesați Aici.
• Sursa: https://nanonets.com/blog/the-comprehensive-guide-to-procurement-automation/